Jak zorganizować obsługę księgową w trakcie urlopu głównego księgowego?

Główny księgowy jednostki zaplanował 3-tygodniowy urlop. Czy w trakcie jego nieobecności można realizować wypłaty na podstawie niepodpisanych przez głównego księgowego dokumentów (podpisze je po powrocie), czy też może i powinien podpisać część dowodów wypłat in blanco (np. KW, listy płac)?

Nie, żadne z opisanych rozwiązań - uzupełnianie podpisów przez głównego księgowego po powrocie z urlopu lub podpisywanie dokumentów in blanco - nie jest dopuszczalne. Niestety kontrole przeprowadzane w małych i średniej wielkości jednostkach organizacyjnych wykazują bardzo często nieprawidłowość polegającą na tym, że w czasie nieobecności głównego księgowego (tak planowanych, np. urlopów wypoczynkowych, jak i nieplanowanych, np. zwolnień lekarskich) do zaciągania zobowiązań oraz dokonania wydatków budżetowych dochodzi na podstawie dokumentów nieskontrolowanych i niezatwierdzonych przez głównego księgowego, który po powrocie do pracy uzupełnia brakujące podpisy na dowodach źródłowych z wstecznymi datami albo nie podając dat dokonania kontroli wstępnej. Postępowanie takie naraża jednak głównego księgowego na odpowiedzialność za nieprawidłowe operacje, które zatwierdza z wyprzedzeniem (podpisując dowody in blanco) lub post factum. Może to być odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych lub nawet odpowiedzialność karna, jeśli na podstawie takich dowodów zostanie popełniona defraudacja. W praktyce za ustalenie w ramach procedur kontroli zarządczej zasad pełnienia zastępstw i realizowania operacji gospodarczych pod nieobecność głównego księgowego odpowiada kierownik jednostki. W tym względzie stosowane są następujące rozwiązania (zależne od obsady komórki księgowości):

● rozwiązanie 1 - utworzenie w strukturze organizacyjnej jednostki stanowiska zastępcy głównego księgowego,

● rozwiązanie 2 - powierzenie obowiązków w zakresie zastępowania głównego księgowego kierownikowi komórki finansowo-budżetowej,

● rozwiązanie 3 - czasowe powierzenie obowiązków głównego księgowego innym pracownikom księgowości jednostki, mającym odpowiednią wiedzę.

Czy w księgach rachunkowych jednostki muszą być ujęte zobowiązania o spornej wysokości?

Kontrahent jednostki wystawił faktury za wykonanie robót budowlanych, doliczając kary umowne za nieterminowy odbiór prac. Jednostka nie zgadza się z ich naliczeniem, ponieważ odbiór był opóźniony nie tylko z winy jednostki, ale też kontrahenta. Kontrahent wystąpił o ustalenie wysokości swoich należności do sądu. Czy do rozstrzygnięcia sprawy przez sąd zobowiązania te powinny być ujmowane w księgach rachunkowych jednostki? Jeśli tak, to w jakiej wysokości i na jakim koncie?

Tak, zobowiązania sporne podlegają ujęciu w księgach rachunkowych jednostki. W przypadku opisanym w pytaniu należność główna za wykonanie robót budowlanych, wynikająca z faktury, która nie jest przedmiotem sporu ani co do jej istnienia, ani wysokości, powinna być ujęta na koncie 201 "Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami" i uiszczona w terminie określonym w umowie łączącej strony. Natomiast należność, co do której strony pozostają w sporze w kwestii jej wysokości (jednostka zgadza się z samym faktem naliczenia kar umownych za opóźniony odbiór, jednak nie z ich wysokością, która według niej powinna być obniżona o kary za dni zwłoki, za które odpowiada kontrahent), powinna być zaewidencjonowana od chwili wniesienia przez kontrahenta powództwa do sądu na koncie 240 "Pozostałe rozrachunki", analitycznie "Zobowiązania sporne", w kwocie takiej, jaką naliczył kontrahent.

W jaki sposób powinno funkcjonować konto 201 po podziale?

W zakładzie budżetowym, po otrzymaniu zaleceń z regionalnej izby obrachunkowej o konieczności zapewnienia dwusaldowości na kontach zespołu 2, planowane jest wprowadzenie zamiast konta 201 "Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami" kont: 201 "Rozrachunki z odbiorcami (należności)" i 202 "Rozrachunki z dostawcami (zobowiązania)". Czy po takim podziale konta te będą mogły być jednosaldowe?

Nie, nawet po podziale konta 201 w sposób opisany w pytaniu konta te muszą być kontami dwusaldowymi. Wynika to ze sposobu funkcjonowania dzielonego konta 201, opisanego w pkt. 29 załącznika nr 3 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont. Najlepiej objaśnia to następujący przykład.

PRZYKŁAD

Po podziale konta 201 - na koncie tym ujmowane są wyłącznie rozrachunki z odbiorcami. Konto to będzie więc obciążane poprzez przypisanie należności kontrahentów na podstawie faktur wystawionych przez zakład i uznawane na podstawie dowodów wpłat należności przez kontrahentów. Podstawowym saldem tego konta będzie saldo Wn oznaczające stan należności niespłaconych przez kontrahentów. Jeśli jednak jeden z kontrahentów dokona zapłaty w kwocie przewyższającej przypisane mu należności (a może to wynikać zarówno z błędnego przypisania kwoty należności, jak i z nadpłacenia należności przez kontrahenta), kwota nadpłaty powinna być wykazana jako saldo Ma konta 201 oznaczające zobowiązania jednostki wobec kontrahenta z tytułu nadpłaty. Jeżeli konto 201 po podziale będzie funkcjonowało jako konto jednosaldowe, wykazujące saldo wyłącznie po stronie Wn, kwota nadpłaty zostanie na nim automatycznie zredukowana do per salda, pomniejszając saldo Wn - w efekcie czego nie można będzie uznać, że jednostka wykonała zalecenie pokontrolne RIO.

Dwusaldowość kont zespołu 2 musi być zapewniana przez algorytmy oprogramowania służącego do prowadzenia ksiąg rachunkowych. Jeśli oprogramowanie błędnie działa - tak jak w tym przypadku - jedynym sposobem na jego poprawienie jest zlecenie dokonania niezbędnych korekt przez autora (dostawcę) oprogramowania.

Czy podatników niebędących przedsiębiorcami obowiązują przepisy o JPK?

Czy i w jakim zakresie ostatnia nowelizacja Ordynacji podatkowej dotycząca Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK), w zakresie okresów przejściowych na dostosowanie ksiąg rachunkowych do przesyłania organom podatkowym, będzie obowiązywać jednostki sektora publicznego, takie jak: jednostki budżetowe, samorządowe zakłady budżetowe, instytucje kultury i inne osoby prawne tworzone na podstawie odrębnych ustaw, które nie są przedsiębiorcami w rozumieniu ustawy o swobodzie działalności gospodarczej?

Wątpliwości w zakresie stosowania przepisów o okresach przejściowych na dostosowanie oprogramowania używanego przez podatników do wymogów przesyłania informacji z prowadzonej ewidencji dla celów sporządzenia deklaracji na VAT (JPK), a także przesyłania na żądanie organów podatkowych ksiąg rachunkowych w całości lub części oraz dowodów księgowych do podmiotów sektora finansów publicznych, które nie mają statusu przedsiębiorcy, zostały rozstrzygnięte w drodze interpretacji wydanej przez Ministra Finansów na podstawie upoważnienia z art. 14a § 1 Ordynacji podatkowej (pismo nr PK4.8012.55.2016 z 20 czerwca 2016 r. - odpowiedź Ministerstwa Finansów na pytanie redakcji PORADNIKA Rachunkowości Budżetowej umieściliśmy na facebooku 21 czerwca 2016 r. - patrz: www.facebook.com/PRBinfor). Minister Finansów zalecił stosowanie do tych jednostek sektora finansów publicznych odpowiednio przepisów dotyczących przedsiębiorców, tym samym rozstrzygając, że mają do nich zastosowanie podane w ustawie okresy przejściowe na dostosowanie prowadzonej za pomocą komputerów ewidencji księgowej do wymogów koniecznych do generowania informacji podatkowych dla organów podatkowych. Po odpowiednim zastosowaniu przepisów obowiązki w zakresie przesyłania określonych informacji podatkowych dla jednostek sektora finansów publicznych niemających statusu przedsiębiorcy powstaną z uwzględnieniem okresów przejściowych podanych w zestawieniach:

* Euro przelicza się na złote według średniego kursu ogłaszanego przez NBP w ostatnim dniu roku obrotowego wybranego do określenia statusu przedsiębiorcy.

Oprac. IZABELA MOTOWILCZUK