Nie, taki sposób nie jest zabroniony przez żadne ogólnie obowiązujące przepisy, ponieważ w ogóle nie regulują one podobnych kwestii, zostawiając je do rozstrzygnięcia kierownikom jednostek. Mimo to praktyka stosowana w jednostkach nie jest właściwa, ponieważ może wprowadzać w błąd co do osoby, która zatwierdziła dokumenty. Podpis na dokumencie księgowym złożony na dowód zatwierdzenia go pod względem merytorycznym powinien pozwalać na zidentyfikowanie bez żadnych wątpliwości osoby, która go złożyła, ponieważ poświadcza ona, że zarówno operacja, jak i sam dokument są prawidłowe.

Złożenie nieczytelnej parafki na pieczęci imiennej innego pracownika może powodować, że w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w przeprowadzaniu lub dokumentowaniu operacji (aż do przestępstwa defraudacji włącznie) nie będzie można ustalić, kto jest za nie odpowiedzialny. Poza tym sam fakt dysponowania imienną pieczęcią jednego pracownika przez innego pracownika jest dyskusyjny, ponieważ daje okazję do popełnienia nadużyć na konto tego pracownika. W takim przypadku istnieje zwiększone ryzyko użycia cudzej pieczęci i sfałszowania podpisu tej osoby w celu dokonania nadużyć na jej konto - i ryzyko to powinno być wyeliminowane w systemie kontroli zarządczej ustalonym w jednostce przez jej kierownika na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, poprzez całkowity zakaz przekazywania pieczęci imiennych poszczególnych pracowników innym pracownikom.

W praktyce nie ma potrzeby, aby podpisy na dokumentach na dowód przeprowadzenia ich kontroli pod względem merytorycznym były składane na pieczęciach imiennych. Wystarczy podpis odręczny - na tyle czytelny, aby można było zidentyfikować osobę, która go złożyła. Podpis ten może zawierać imię, nazwisko i określenie stanowiska osoby, która go składa, bądź też samo imię i nazwisko, nawet w formie skróconej (parafka). Ważne jest, aby podpis ten był zgodny z listą wzorów podpisów osób upoważnionych do wykonywania kontroli merytorycznej w jednostce.

Oprac. Izabela Motowilczuk