Wstęp

Niewykonanie lub niewłaściwe wykonanie kontroli merytorycznej dowodów księgowych to jedna z najczęściej powtarzających się nieprawidłowości w kontrolach przeprowadzanych w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych tworzących sektor publiczny. Wynika to z nieuświadomienia kierownictwu tych jednostek oraz ich szeregowym pracownikom, czym naprawdę jest i jaką rolę w kontroli zarządczej pełni wstępna kontrola wydatkowych dowodów księgowych pod względem merytorycznym. Wskazówki zawarte w Poradniku z pewnością rozwieją wątpliwości w tym zakresie. Na przykładach wskazano:

● jak w praktyce sprawdzać pod względem merytorycznym różnego rodzaju dokumenty wydatkowe,

● jaki jest zakres przedmiotowy kontroli merytorycznej dla większości dokumentów wewnętrznych i zewnętrznych stosowanych w jednostkach,

● co należy zawrzeć w treści opisu merytorycznego dla różnych rodzajów dokumentów,

● na jakich dokumentach nie ma potrzeby zamieszczania opisu merytorycznego,

● jak należy postępować w razie stwierdzenia błędów merytorycznych w dokumentach (włącznie ze wskazaniem, jak postępować, aby odzyskać środki publiczne wydatkowane niezgodnie z prawem).

W Poradniku przedstawiono m.in.:

● uregulowania prawne odnoszące się do wydatkowania środków publicznych i do mechanizmów mających zapewniać ich przestrzeganie,

● zakres przedmiotowy i podmiotowy kontroli merytorycznej dowodów księgowych (w tym w odniesieniu do wstępnej kontroli operacji gospodarczych i finansowych oraz dokumentujących je dowodów księgowych, wykonywanej przez głównego księgowego),

● sposób dokumentowania faktu przeprowadzenia kontroli merytorycznej,

● szczególne zasady przeprowadzania kontroli merytorycznej w przypadkach, gdy nie jest ona przeprowadzana przed realizacją operacji, ale po (zaliczki, opłacanie zobowiązań jednostki za pomocą kart płatniczych),

● najczęstsze nieprawidłowości w zakresie wykonywania i dokumentowania kontroli merytorycznej dokumentów księgowych, wskazano przyczyny ich powstania oraz sposoby ich zapobiegania.

Poza tym Poradnik zawiera:

● wzory upoważnień do sprawdzania dowodów księgowych pod względem merytorycznym,

● kartę wzorów podpisów osób upoważnionych do zatwierdzania dokumentów pod względem merytorycznym,

● wzory uregulowań wewnętrznych dotyczących sposobu opisywania dokumentów pod względem merytorycznym,

● wzory opisów merytorycznych dla wszystkich podstawowych aspektów kontroli merytorycznej dla różnych rodzajów operacji gospodarczych i dokumentujących je dowodów księgowych.

Uzupełnieniem Poradnika jest zestaw ćwiczeń, za pomocą których można przetestować wiedzę pracowników jednostki na temat podstawowych zasad przeprowadzenia kontroli merytorycznej dokumentów źródłowych.

IZABELA MOTOWILCZUK

magister administracji, były wieloletni inspektor kontroli gospodarki finansowej w regionalnej izbie obrachunkowej, autor licznych publikacji z zakresu finansów i rachunkowości jednostek sektora publicznego, ze szczególnym uwzględnieniem samorządowych jednostek organizacyjnych