Opis merytoryczny na dowodzie księgowym jest uzupełnieniem opisu operacji gospodarczej. Jeśli w dowodzie księgowym są zawarte wszystkie informacje odzwierciedlające charakter przeprowadzonej operacji gospodarczej oraz jej faktyczny przebieg, nie ma konieczności zamieszczania na nim dodatkowego opisu. W opisach uzupełniających nie powtarza się także danych, które zawiera dokument źródłowy. Opisy powinny być zwięzłe i zawierać treści niezbędne do tego, aby główny księgowy mógł na ich podstawie wykonać wstępną kontrolę prawidłowości operacji gospodarczej przed zleceniem dokonania wypłaty ze środków publicznych, a odpowiedni pracownicy mogli prawidłowo zadekretować dokument (przypisując prawidłowe konta syntetyczne, podziałki klasyfikacji budżetowej, kody wydatków strukturalnych) i ująć w księgach rachunkowych.

Ogólne wskazówki na temat zawartości opisu merytorycznego powinny być zawarte w dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady rachunkowości. W szczególności w opisie merytorycznym należy zawrzeć:

● numer umowy, na podstawie której zostały zrealizowane dostawy, usługi lub roboty budowlane,

● wskazanie trybu, w jakim udzielono zamówienia publicznego,

● informacje niezbędne do oceny zgodności realizowanej operacji z przepisami prawa, jej celowości, gospodarności.

Na przykład w przypadku dowodów zakupu środków trwałych i pozostałych środków trwałych należy wskazać także docelowego użytkownika i miejsce użytkowania, a w przypadku zakupu materiałów - właściwy magazyn.

Niestety, niewykonanie lub niewłaściwe wykonanie kontroli merytorycznej dowodów księgowych to jedna z najczęściej powtarzających się nieprawidłowości.

Aby ułatwić prawidłowe sporządzanie własnych dokumentów księgowych oraz przeprowadzanie kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej dowodów obcych i własnych, przygotowaliśmy publikację "Zasady sporządzania i kontroli dowodów księgowych w jednostkach sektora finansów publicznych".

Publikacja zawiera m.in. instruktaż sporządzania dowodów księgowych, wzory upoważnień do sprawdzania dowodów księgowych pod względem merytorycznym i/lub formalnym oraz rachunkowym, wzory uregulowań wewnętrznych dotyczących sposobu opisywania dokumentów pod względem merytorycznym oraz wzory opisów merytorycznych.

oprac. MAŁGORZATA MAJEWSKA

red. merytoryczny książki "Zasady sporządzania i kontroli dowodów księgowych w jednostkach sektora finansów publicznych"