Tak, kierownik jednostki może powierzyć głównemu księgowemu jednostki wykonywanie części obowiązków przewidzianych dla pracownika, który będzie przebywał na dłuższym urlopie zdrowotnym.

Głównym księgowym jednostki sektora finansów publicznych (dalej: główny księgowy) jest pracownik, któremu kierownik jednostki powierza obowiązki i odpowiedzialność w zakresie:

● prowadzenia rachunkowości jednostki,

● wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi,

● dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych (art. 54 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych; dalej: uofp).

Ponadto, zgodnie z art. 54 ust. 3 pkt 2 uofp, dowodem dokonania przez głównego księgowego wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych jest jego podpis złożony na dokumentach dotyczących danej operacji. Złożenie podpisu przez głównego księgowego na dokumencie, obok podpisu pracownika właściwego rzeczowo, oznacza, że nie zgłasza on zastrzeżeń do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów dotyczących tej operacji.

W myśl wskazanych przepisów, czynności polegające na sprawdzeniu dokumentów pod względem formalno-rachunkowym przewidziane są dla właściwego rzeczowo pracownika, który został do tych zadań wyznaczony i który na dowód realizacji tych czynności złożył na nich swój podpis. Z kolei zadaniem głównego księgowego jest wstępna kontrola dokumentów dotyczących danej operacji pod względem rzetelności i prawidłowości czynności dokonanych przez właściwego rzeczowo pracownika.

Kierownik jednostki sektora finansów publicznych (dalej: kierownik jednostki) jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej tej jednostki (art. 53 ust. 1 uofp). Dodać warto, iż na mocy art. 53 ust. 2 uofp, kierownik jednostki może powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej pracownikom jednostki. Przyjęcie obowiązków przez te osoby powinno być potwierdzone dokumentem w formie odrębnego imiennego upoważnienia albo wskazania w regulaminie organizacyjnym tej jednostki.

W związku z tym, że czynność polegająca na zatwierdzeniu dokumentu do wypłaty przypisana jest kierownikowi jednostki - dokonuje on jej osobiście lub na mocy art. 53 ust. 2 uofp powierza ją innemu pracownikowi.

Najwłaściwszą formą postępowania jest dokonywanie sprawdzenia dokumentów pod względem formalno-rachunkowym przez wyznaczonego pracownika komórki finansowo-księgowej, ponownej wstępnej kontroli przez głównego księgowego i zatwierdzenie tych dokumentów do wypłaty przez kierownika jednostki (upoważnionego przez niego pracownika jednostki).

Dokonywanie opisywanych czynności determinowane jest wielkością jednostki oraz liczbą zatrudnionych w niej pracowników. W przypadku małej jednostki, gdzie zadania z zakresu czynności finansowo-księgowych wykonywane są wyłącznie przez jedną osobę (głównego księgowego); czynności związane ze sprawdzeniem dokumentów pod względem formalno-rachunkowym i jednocześnie wstępna kontrola zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych należą wyłącznie do głównego księgowego.

A więc w sytuacji opisanej w pytaniu zakres czynności przewidziany dla pracownika, który będzie przebywał na dłuższym urlopie zdrowotnym (rozliczanie delegacji polegające na sprawdzeniu ich pod względem formalno-prawnym), może zostać powierzony przez kierownika jednostki głównej księgowej jednostki.

Obowiązki z zakresu zatwierdzania sprawdzonych delegacji do wypłaty kierownik jednostki może powierzyć innej upoważnionej osobie, np. zastępcy kierownika. Oczywiście, zgodnie z wymogiem art. 53 ust. 2 uofp, musi to być pracownik tej jednostki, a przyjęcie przez taką osobę czynności w powyższym zakresie powinno być potwierdzone dokumentem w formie odrębnego imiennego upoważnienia albo wskazania w regulaminie organizacyjnym tej jednostki.

RADOSŁAW TYBURCZY

biegły sądowy z dziedziny rachunkowości budżetowej i finansów publicznych, kierownik oddziału kontroli finansowej w urzędzie wojewódzkim, współpracuje z jednostkami samorządu terytorialnego i instytucjami państwowymi w zakresie kontroli i analiz finansowo-księgowych

Podstawa prawna

● art. 53 ust. 1 i 2, art. 54 ust. 1 i 3 pkt 2 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 885; ost.zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 1146)