1/2014 [dodatek: Rachunkowość w oświacie], data dodania: 31.12.2013 Jaką datę należy zamieścić na pieczątkach dotyczących wstępnej kontroli dokumentu księgowego
Do księgowości szkoły podstawowej 3 stycznia 2014 r. wpłynęła faktura z 27 grudnia 2013 r. Jaką datę należy wpisać na pieczątkach: "Sprawdzono pod względem merytorycznym", "Sprawdzono pod względem formalno-rachunkowym"? Czy powinna to być data grudniowa, ponieważ faktura będzie ujęta w koszty 2013 r., czy też data styczniowa, zgodna z datą wpływu?
Prawidłowo daty umieszczone na pieczątkach "Sprawdzono pod względem merytorycznym", "Sprawdzono pod względem formalno-rachunkowym" powinny mieścić się w przedziale pomiędzy dniem wpływu dokumentu księgowego do szkoły (w opisanym przypadku - 3 stycznia 2014 r.) a dniem, w którym kierownik jednostki (dyrektor szkoły) wyda polecenie zrealizowania na jego podstawie wydatku publicznego.
Daty podane na pieczątkach "Sprawdzono pod względem merytorycznym", "Sprawdzono pod względem formalno-rachunkowym", zamieszczone na dokumencie księgowym, nie mają nic wspólnego z potwierdzeniem daty wpływu tego dokumentu do jednostki ani jego ujęciem w księgach rachunkowych. Sprawdzenie prawidłowości dokumentu księgowego pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym stanowi część procedur kontrolnych związanych z realizacją wydatków w jednostkach sektora finansów publicznych, ustalanych zgodnie z wymogami art. 68 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych przez ich kierowników. Zwyczajowo, według tych procedur, każdy dokument, na podstawie którego ma zostać dokonany wydatek publiczny, powinien być sprawdzony pod kątem: merytorycznym, formalnym i rachunkowym.
Kontrola merytoryczna i formalno-rachunkowa dokumentu księgowego jest kontrolą wstępną, tzn. powinna być przeprowadzona przez upoważnionych do tego pracowników jednostki przed realizacją wydatku. Fakt jej przeprowadzenia potwierdza się poprzez złożenie podpisu oraz podanie daty jej faktycznego wykonania.
Tabela. Podstawowy zakres kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej dokumentu księgowego
| Kontrola pod względem | ||
| merytorycznym | formalnym | rachunkowym |
| Należy stwierdzić, czy operacja wskazana w dokumencie: ● jest uzasadniona pod względem gospodarczym, jej wykonanie jest niezbędne dla prawidłowego działania jednostki, a kwota, na jaką opiewa, mieści się w jej planie finansowym, ● została przeprowadzona przez upoważnione do tego osoby, zgodnie z ogólnie obowiązującymi przepisami, umowami zawartymi przez jednostkę oraz jej procedurami wewnętrznymi, z zachowaniem należytej staranności oraz powszechnie stosowanymi normami i standardami, ● została opisana w dokumencie zgodnie z jej faktycznym przebiegiem. | Należy potwierdzić, że dokument został sporządzony przez uprawnioną do tego osobę, na obowiązującym formularzu, zawiera w swojej treści wszystkie elementy wymagane prawem, nie zawiera błędów w danych opisujących realizowaną operację oraz niedozwolonych poprawek. | Należy sprawdzić, czy dokument nie zawiera błędów rachunkowych w wyliczeniach. |
IZABELA MOTOWILCZUK
magister administracji, były wieloletni inspektor kontroli gospodarki finansowej w regionalnej izbie obrachunkowej, autor licznych publikacji
Podstawa prawna
● art. 68 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 885; ost.zm. Dz.U. z 2013 r. poz. 938)
