Podstawowym obowiązkiem pracodawcy zatrudniającego cudzoziemców jest ustalenie dla nich tzw. właściwego ustawodawstwa. Oznacza to, że w pierwszej kolejności pracodawca musi określić, przepisy którego kraju trzeba stosować przy opłacaniu składek za zatrudnioną osobę.

Wytyczne, czym należy się kierować przy ustalaniu tej kluczowej kwestii w odniesieniu do obywateli Ukrainy, znajdują się w polsko-ukraińskiej umowie o zabezpieczeniu społecznym.

UWAGA!

Firma zatrudniająca cudzoziemca musi ustalić, przepisy którego kraju będą obowiązujące, ponieważ zasadniczo taka osoba podlega systemowi ubezpieczeniowemu tylko jednego kraju.

Ustalenie właściwego ustawodawstwa

O istnieniu (lub nieistnieniu) obowiązku ubezpieczeniowego w stosunku do pracownika z Ukrainy nie decyduje jego obywatelstwo ani miejsce stałego zamieszkania. Podstawową kwestią jest miejsce wykonywania pracy (art. 6 umowy między Rzecząpospolitą Polską a Ukrainą o zabezpieczeniu społecznym, dalej umowa polsko-ukraińska). Jeżeli zatem obywatel Ukrainy zawarł z polską firmą umowę o pracę oraz wykonuje swoje obowiązki na podstawie tej umowy w Polsce, podlega polskiemu systemowi ubezpieczeń na takich samych zasadach jak zatrudnieni Polacy.

Przykład

Polska spółka zatrudniła na podstawie umowy o pracę, na okres 1 roku, 5 obywateli Ukrainy. Osoby te posiadają wizę i wymagane zezwolenie na pracę. Są zatem pracownikami na obszarze Polski i z tego tytułu podlegają ubezpieczeniom w Polsce.

Zasada ustalania właściwego ustawodawstwa zgodnie z miejscem wykonywania pracy ma zastosowanie nie tylko do pracowników etatowych, ale także do osób pracujących na innej podstawie. Jeżeli polski podmiot zatrudnia osobę z Ukrainy na podstawie umowy cywilnoprawnej, która będzie realizowana na terenie Polski, obowiązek ubezpieczeniowy ustala zgodnie z polskimi przepisami ubezpieczeniowymi.

Przykład

Polska agencja reklamowa zamierza zatrudnić na podstawie umowy zlecenia na okres 10 miesięcy obywatela Ukrainy. W ramach umowy osoba ta będzie prowadziła kampanię reklamową kosmetyków dla dzieci. Z tytułu umowy zlecenia wykonywanej w Polsce będzie podlegała obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu.

Przykład

Polski przedsiębiorca prowadzący cyrk objazdowy zamierza zatrudnić na podstawie umowy o dzieło ukraińską akrobatkę. W ramach zawartej umowy ma ona w czasie 5 przedstawień (wystawianych w Poznaniu i okolicach) zastąpić polską artystkę, która uległa kontuzji. Ponieważ przedsiębiorca zawarł z Ukrainką umowę o dzieło, nie ma obowiązku zgłoszenia jej do ubezpieczeń. W polskim systemie taka umowa nie stanowi dla zatrudnionego wykonawcy tytułu do ubezpieczeń.

Jeżeli jednak obywatel Ukrainy, na podstawie umowy z polskim podmiotem, wykonuje pracę poza granicami Polski, wówczas nie jest pracownikiem w rozumieniu polskich przepisów (nie wykonuje pracy na terenie Polski i nie podlega polskim ubezpieczeniom).

Przykład

Spółka z o.o. w Warszawie otworzyła swój oddział na obszarze Ukrainy. Podpisała kontrakt z ukraińską firmą na budowę osiedla mieszkaniowego. Zatrudniła 10 obywateli Ukrainy, którzy przez 6 miesięcy będą wykonywać prace montażowe na Ukrainie. W tym przypadku zatrudnione osoby będą objęte ubezpieczeniami na Ukrainie.

Pracownik z Ukrainy może w wyjątkowych sytuacjach podlegać ustawodawstwu swojego własnego kraju. Jeżeli firma, która go zatrudnia, jest zarejestrowana na terenie Ukrainy i oddelegowuje swojego pracownika do pracy na terenie Polski, może zachować dla niego prawo do pozostania w ukraińskim systemie ubezpieczeniowym, gdy okres takiego oddelegowania nie przekracza 24 miesięcy. Musi jednak uzyskać dla pracownika zaświadczenie o ubezpieczeniu PL-UA1. Podobnie będzie, gdy pracodawca z Polski zechce wysłać swojego pracownika do pracy na Ukrainę. Wówczas nadal może rozliczać za niego składki w Polsce, pod warunkiem że okres oddelegowania nie przekracza 24 miesięcy. Dokumentem potwierdzającym podleganie ubezpieczeniom w Polsce będzie zaświadczenie PL-UA1.

UWAGA!

Polski pracodawca wysyłający swoich zatrudnionych do pracy na Ukrainie może zachować dla nich polskie ustawodawstwo w zakresie ubezpieczeń na okres oddelegowania, po uzyskaniu poświadczenia formularza PL-UA1.

W przypadku gdy praca na podstawie takiego oddelegowania przedłuży się ponad 24 miesiące, to ustawodawstwo kraju delegującego jest stosowane przez kolejny okres nieprzekraczający 36 miesięcy, jeżeli instytucja ubezpieczeniowa kraju oddelegowania wyrazi na to zgodę (art. 7 umowy polsko-ukraińskiej). Władze obu państw mogą także wspólnie ustalić wyjątki od zasady podlegania ubezpieczeniom w państwie wykonywania pracy (art. 8 umowy polsko-ukraińskiej).

Przykład

Firma z siedzibą w Kijowie deleguje na okres 24 miesięcy 15 swoich pracowników w celu realizacji kontraktu na budowę linii kolejowej w okolicach Gdańska. Prawdopodobnie budowa będzie trwała dłużej - około 3 lat. W związku z tym po uzyskaniu zgody polskiej instytucji ubezpieczeniowej osoby te będą podlegać ubezpieczeniom na Ukrainie przez okres kolejnych 12 miesięcy podczas wykonywania pracy w Polsce.

Zakres podlegania ubezpieczeniom

Zgodnie z polskimi przepisami obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym podlegają osoby, które na terytorium Polski są m.in. pracownikami oraz zleceniobiorcami (art. 6 ust. 1 pkt 1 i pkt 4 ustawy systemowej). Wszyscy pracownicy i zleceniobiorcy podlegają obowiązkowo ubezpieczeniu wypadkowemu (art. 12 ust. 1 ustawy systemowej). W przypadku pracowników obowiązkowe jest też ubezpieczenie chorobowe, natomiast zleceniobiorcy mogą do niego przystąpić dobrowolnie, na swój wniosek (art. 11 ust. 1 i ust. 2 ustawy systemowej). Osoby te są także objęte obowiązkowo ubezpieczeniem zdrowotnym (art. 66 ust. 1 pkt 1 lit. a i e ustawy zdrowotnej). Umowa o dzieło nie stanowi, zgodnie z polskimi przepisami, tytułu do objęcia ubezpieczeniami społecznymi i zdrowotnym. Musi jednak zostać prawidłowo zawarta, ponieważ ZUS bardzo często kwestionuje zawarcie umowy o dzieło w sytuacji, gdy wykonywane na jej podstawie prace w rzeczywistości odpowiadają czynnościom umowy zlecenia.

Przykład

Polski pracodawca - firma z branży przetwórczej - zatrudnił 36 pracowników z Ukrainy do działu konfekcjonowania wyrobów (zatrudnione osoby zajmują się pakowaniem gotowych produktów). Spółka zawarła z Ukraińcami umowy o dzieło i nie zgłosiła żadnego z nich do ZUS. W razie kontroli wysoce prawdopodobne jest zakwestionowanie takich umów przez ZUS i uznanie, że w rzeczywistości są to umowy o charakterze zlecenia, a nawet - jeżeli będą na to wskazywać okoliczności - umowy o pracę. Wówczas płatnik będzie musiał zgłosić te osoby do ubezpieczeń i opłacić za nie należne składki wraz z odsetkami. Grozi mu także opłata dodatkowa w wysokości nawet do 100% nieopłaconych składek (art. 24 ust. 1a ustawy systemowej).

Za pracowników i zleceniobiorców z Ukrainy, podlegających polskiemu systemowi ubezpieczeniowemu, należy także opłacać składki na fundusze pozaubezpieczeniowe - Fundusz Pracy i FGŚP, stosując wszystkie przepisy obowiązujące w tym zakresie w odniesieniu do polskich pracowników.

Zgłoszenia pracownika lub zleceniobiorcy - cudzoziemca do ubezpieczeń dokonuje polska firma jako płatnik składek, na formularzu ZUS ZUA (ZUS ZZA, jeżeli zleceniobiorca podlega tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu), z odpowiednim kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 xx (pracownik) albo 04 11 xx (zleceniobiorca). W dokumentach zgłoszeniowych za zatrudnioną osobę z Ukrainy należy wpisać jej numer PESEL, a jeśli ubezpieczonemu nie nadano numeru PESEL - serię i numer dowodu osobistego lub paszportu. Jeżeli cudzoziemcy nie mają takich numerów identyfikacyjnych, to w zgłoszeniu do ubezpieczeń na formularzu ZUS ZUA (ZUS ZZA) w bloku III powinny zostać wpisane seria i numer paszportu.

Podstawa wymiaru składek

Podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników (w tym także cudzoziemców) jest przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany u pracodawcy z tytułu pozostawania w ramach stosunku pracy (art. 18 ust. 1 i ust. 2 oraz art. 20 ust. 1 w zw. z art. 4 pkt 9 ustawy systemowej). Przychód stanowi także podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne zleceniobiorców, jeżeli w umowie agencyjnej lub umowie zlecenia albo innej umowie o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, określono odpłatność za jej wykonywanie kwotowo, w kwotowej stawce godzinowej lub akordowej albo prowizyjnie (art. 18 ust. 3 ustawy systemowej). W przypadku cudzoziemców stosuje się także wszystkie wyłączenia z podstawy wymiaru składek, o których mowa w § 2 ust. 1 pkt 1-32 rozporządzenia składkowego.

Koszty zakwaterowania w podstawie oskładkowania

Jeśli pracodawca udostępnia zatrudnionej osobie lokal mieszkalny na czas wykonywania obowiązków w Polsce, wówczas takie świadczenie będzie dla niej przychodem ze stosunku pracy, który należy oskładkować. Do podstawy wymiaru składek przyjmuje się wartość pieniężną świadczenia. W celu ustalenia wartości pieniężnej świadczenia w naturze uwzględnia się w pierwszej kolejności obowiązujące u pracodawcy przepisy płacowe (§ 3 pkt 3 zdanie 1 rozporządzenia składkowego). W razie braku takich regulacji u płatnika stosuje się § 3 pkt 3 rozporządzenia składkowego. Zasady ustalania wartości pieniężnej świadczenia w formie udostępnienia lokalu mieszkalnego przedstawiono w tabeli.

Przykład

Spółka z siedzibą w Krakowie zatrudniła 2 obywateli Ukrainy na podstawie umowy o pracę i umowy zlecenia. Osoby te przez 8 miesięcy będą wykonywać prace na budowie w okolicach Wrocławia. Spółka nieodpłatnie udostępniła im należące do niej spółdzielcze mieszkanie we Wrocławiu. Regulamin wynagradzania nie przewiduje ekwiwalentu z tytułu udostępnienia pracownikom lokali mieszkalnych. W związku z tym, w celu ustalenia podstawy wymiaru składek, należy przyjąć czynsz obowiązujący w spółdzielni mieszkaniowej - 750 zł. W tym przypadku do podstawy wymiaru składek z tytułu nieodpłatnego udostępnienia lokalu mieszkalnego należy doliczyć: u pracownika 375 zł i u zleceniobiorcy 375 zł (pełna kwota czynszu spółdzielczego 750 zł : 2).

Zasady ustalania wartości pieniężnej świadczenia - udostępnienia lokalu mieszkalnego - w celu uwzględnienia jej w podstawie wymiaru składek

Warto pamiętać, że w sytuacji gdy firma udostępnia lokal mieszkalny jednocześnie kilku pracownikom, dla ustalenia podstawy wymiaru składek wartość tego świadczenia należy podzielić przez liczbę osób, którym lokal jest udostępniany. ZUS wyjaśnia, że istotne jest przy tym, kto jest stroną umowy najmu lokalu. Jeśli stroną wynajmu jest pracodawca, to do podstawy wymiaru składek wchodzi:

● pełne wynagrodzenie (przychód) pracownika, przed potrąceniem kosztów wynajmu lokalu, oraz

● pełne kwoty czynszów wynikające z przepisów cytowanego rozporządzenia.

W poradniku "Ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne Polaków zatrudnionych za granicą oraz cudzoziemców pracujących w Polsce" (2013 r., s. 25) ZUS stwierdził:

Natomiast jeżeli stroną umowy najmu lokalu jest pracownik, to w takim przypadku nie ma zastosowania przepis § 3 rozporządzenia, do podstawy wymiaru składek wchodzi wówczas (...) pełne wynagrodzenie (przychód) pracownika, przed potrąceniem kosztów wynajmu lokalu oraz kwota opłaty za wynajem lokalu finansowana przez pracodawcę.

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 6-8, art. 20 umowy z 18 maja 2012 r. pomiędzy Rzecząpospolitą Polską a Ukrainą o zabezpieczeniu społecznym - Dz.U. z 2013 r., poz. 1373

● art. 1-4 Porozumienia Administracyjnego z 18 maja 2012 r. w sprawie stosowania Umowy między Rzecząpospolitą Polską a Ukrainą o zabezpieczeniu społecznym - Dz.U. z 2013 r., poz. 1375

● art. 4 pkt 9, art. 6 ust. 1 pkt 1 i pkt 4, art. 11, art. 12 ust. 1, art. 18 ust. 1-3 oraz art. 20 ust. 1, art. 24 ust. 1a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2015 r., poz. 121

● art. 66 ust. 1 pkt 1 lit. a i lit. e, art. 81 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych - Dz.U. z 2015 r., poz. 581

● § 2 ust. 1, § 3 pkt 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - Dz.U. z 1998 r. Nr 161, poz. 1106; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1967

● art. 12 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 478

● art. 104 ust. 1, art. 107 ust. 1 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy - j.t. Dz.U. z 2015 r., poz. 149; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 357

● art. 9, art. 10 ustawy z 13 lipca 2006 r. o ochronie roszczeń pracowniczych w razie niewypłacalności pracodawcy - j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 272; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 923

Małgorzata Kozłowska

radca prawny, od 10 lat zajmuje się prawem ubezpieczeń społecznych, autorka licznych publikacji z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń, specjalizuje się m.in. w problematyce koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w UE, były wieloletni pracownik ZUS