Jak rozliczyć w VAT delegację zagraniczną pracownika

PROBLEM

RADA

UZASADNIENIE

Sposób rozliczenia zakupów dokonanych od zagranicznych podatników zależy od tego, gdzie będzie miejsce świadczenia tych usług.

Usługi zakupione od zagranicznych kontrahentów

Faktury za hotele i restauracje za granicą nie będą w ogóle rozliczane w VAT. Wynika to z faktu, że miejsce świadczenia usług hotelowych i restauracyjnych nie jest w Polsce, a jest to warunek wystąpienia importu usług.

Usługi hotelowe zaliczane są do usług związanych z nieruchomościami. Na podstawie art. 28e ustawy o VAT usługi te są opodatkowane w miejscu położenia hotelu. W omawianym przypadku w Emiratach Arabskich. Natomiast usługi restauracyjne są opodatkowane w miejscu, gdzie są faktycznie świadczone (art. 28i ustawy o VAT), czyli również w tym przypadku nie będzie to Polska. Miejsce świadczenia usług najmu samochodu jest uzależnione od tego, czy jest to najem krótkoterminowy, czy nie.

Definicja

Przez krótkoterminowy wynajem środków transportu rozumie się ciągłe posiadanie środka transportu lub korzystanie z niego przez okres nieprzekraczający 30 dni.

Jeśli najem samochodu nie przekroczył 30 dni, miejsce jego świadczenia na podstawie art. 28j ustawy o VAT znajduje się w kraju, w którym samochód został oddany do użytkowania. W takim przypadku miejsce świadczenia usługi nie będzie znajdowało się w Polsce.

Gdy nie był to najem krótkoterminowy, miejsce świadczenia na podstawie art. 28b ustawy o VAT znajduje się Polsce. Państwa firma jako nabywca jest wtedy zobowiązana do rozliczenia importu usług, tj. podatku należnego i naliczonego. Co do podatku naliczonego obowiązują te same ograniczenia jak w przypadku najmu samochodu w Polsce. Oznacza to, że zasadniczo będzie możliwe odliczenie tylko 50% VAT (art. 86a ustawy o VAT). Ponieważ jest to import usług, których miejsce świadczenia jest ustalone na podstawie art. 28b ustawy, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wykonania usługi (zakończenia umowy), chyba że wcześniej została wpłacona zaliczka. Do przeliczenia przyjmujemy kurs z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego.

Przykład

Pracownik spółki będący w delegacji w Emiratach Arabskich wynajął samochód osobowy. Umowa była zawarta na 50 dni. Dlatego miejsce świadczenia tej usługi znajduje się w Polsce. Podstawa opodatkowania, po przeliczeniu, wyniosła 5000 zł, a VAT - 1150 zł. Spółka odliczy z tej kwoty 575 zł.

Zakup biletu lotniczego to de facto zakup usługi transportu lotniczego. Gdy trasa przebiega poza granicami Polski, aby prawidłowo rozliczyć tego rodzaju usługi, należy odwołać się do § 3 rozporządzenia Ministra Finansów z 16 grudnia 2013 r. w sprawie miejsca świadczenia usług oraz zwrotu kwoty podatku naliczonego jednostce dokonującej nabycia (importu) towarów lub usług. Wynika z niego, że miejscem świadczenia usług międzynarodowego transportu lotniczego jest zawsze terytorium Polski.

Definicja

Przez usługi transportu międzynarodowego rozumie się przewóz lub inny sposób przemieszczania osób środkami transportu morskiego, lotniczego i kolejowego:

a) z miejsca wyjazdu na terytorium kraju do miejsca przyjazdu poza terytorium kraju,

b) z miejsca wyjazdu poza terytorium kraju do miejsca przyjazdu na terytorium kraju,

c) z miejsca wyjazdu poza terytorium kraju do miejsca przyjazdu poza terytorium kraju, jeżeli trasa przebiega na pewnym odcinku przez terytorium kraju (tranzyt).

Z przedstawionej definicji jednoznacznie wynika, że aby można było mówić o usługach transportu międzynarodowego, musi dojść do przewozu osób m.in. środkami transportu lotniczego poza Polskę. Nie musi to być kraj spoza UE.

Gdy bilet lotniczy na trasy międzynarodowe jest kupiony od podatnika, który ma w Polsce siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności, z którego świadczy te usługi, to nie rozliczamy importu usług. Nie odliczymy też VAT, gdyż usługi te są opodatkowane stawką 0%.

Problem z rozliczeniem powstaje, gdy usługę świadczy podmiot zagraniczny. Analiza § 3 rozporządzenia z 16 grudnia 2013 r. prowadzi do wniosku, że w przypadku międzynarodowego transportu lotniczego osób za miejsce świadczenia tego rodzaju usług należy uznać terytorium Polski. Jednak regulacja ta odnosi się wyłącznie do świadczących usługę. Ustawodawca, posługując się stwierdzeniem "w przypadku świadczenia", odniósł się tylko do podmiotów świadczących usługi międzynarodowego transportu lotniczego osób lub towarów, które są zarejestrowane na terytorium Polski. W takim przypadku nabywca nie rozlicza importu usług.

W piśmie Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 29 listopada 2012 r. (sygn. IPTPP2/443-816/12-4/IR) czytamy:

Wnioskodawca dokonując zakupu biletów lotniczych staje się nabywcą usługi, wykonanej przez zagranicznego przewoźnika. Zatem na wnioskodawcy nie ciąży obowiązek jej opodatkowania, bowiem ustawodawca w żaden sposób nie wiąże tego obowiązku z nabywcą usługi - nie występuje w przedmiotowej sprawie import usług w rozumieniu art. 2 pkt 9 ustawy, a zainteresowany nie jest podatnikiem, o którym mowa w art. 17 ust. 1 pkt 4 ustawy.

Potwierdził to także Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w piśmie z 30 października 2013 r. (sygn. IBPP4/443-353/13/PK).

Otrzymaną od zagranicznego przewoźnika fakturę lub bilet Państwa firma powinna potraktować jako dokument potwierdzający zagraniczny zakup, który nie podlega rozliczeniu w deklaracji VAT.

Zakupy od polskich podatników

Jeśli dysponują Państwo fakturą za przejazd taksówką, to odliczycie z niej VAT na zasadach ogólnych, tj. w miesiącu otrzymania faktury lub w dwóch następnych miesiącach. Paragon nie stanowi podstawy do odliczenia VAT.

Otrzymany bilet kolejowy na przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 km może być uznany za fakturę, gdy zawiera:

● numer i datę wystawienia,

● imię i nazwisko lub nazwę podatnika,

● numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,

● informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,

● kwotę podatku,

● kwotę należności ogółem.

Bilet PKP na odległość co najmniej 50 km spełnia te warunki. Dlatego nie ma potrzeby występowania o fakturę. Możemy odliczyć VAT z takiego biletu w miesiącu otrzymania lub dwóch następnych miesiącach, gdyż zapłata za bilet powoduje powstanie obowiązku podatkowego. Potwierdzają to organy podatkowe.

Takiego statusu nie mają bilety wydrukowane ze strony internetowej lub ściągnięte w formacie PDF. Bilety te nie mają numeru NIP przewoźnika. Dlatego aby odliczyć VAT, należy wystąpić o fakturę. Potwierdzają to również PKP na swojej stronie internetowej.

Podstawa prawna:

• art. 17 ust. 1 pkt 4, art. 28b, art. 28e, art. 28i, art. 28j, art. 86 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 710; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 60;

• § 3 rozporządzenia Ministra Finansów z 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur - Dz.U. z 2013 r. poz. 1485;

• § 3 rozporządzenia Ministra Finansów z 16 grudnia 2013 r. w sprawie miejsca świadczenia usług oraz zwrotu kwoty podatku naliczonego jednostce dokonującej nabycia (importu) towarów lub usług - Dz.U. z 2013 r. poz. 1656; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 351

Marcin Jasiński

Ekspert w zakresie VAT