Jaką odpowiedzialność ponoszą biura księgowe
Osoby, które prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą i zdecydują się na opodatkowanie na zasadach ogólnych bądź podatkiem liniowym są zobligowane przepisami do prowadzenie Książki Przychodów i Rozchodów, czyli tzw. KPIR.
Jest to obowiązek podatnika i to na nim spoczywa odpowiedzialność za poprawność rozliczeń z fiskusem. Nic nie stoi na przeszkodzie, by przedsiębiorca samodzielnie dopełniał powyższego obowiązku, jednak większość decyduje się na outsourcing usług księgowych, aby pozbyć się żmudnego obowiązku. Wiele osób błędnie uważa, że podpisanie umowy z biurem rachunkowym zwalnia ich również z odpowiedzialności. Z art. 26 ordynacji podatkowej wprost wynika, że za błędy w księgowości odpowiada podatnik. Ten pogląd podziela również Najwyższy Sąd Administracyjny. Podatnikowi pozostaje regres, czyli możliwość dochodzenia odszkodowania od biura księgowego przed sądem cywilnoprawnym.
Co zatem może zrobić właściciel firmy by uniknąć negatywnych skutków ewentualnej kontroli skarbowej? Przede wszystkim należy sprawdzić czy firma, której powierzył prowadzenie KPIR posiada odpowiednie uprawnienia do wykonywania usługi - prowadzenie biura rachunkowego wymaga posiadania certyfikatu Ministra Finansów, a posługiwanie się tytułem doradcy podatkowego - wpisu na listę doradców.
Bardzo ważne jest sprawdzenie czy usługobiorca jest ubezpieczony. Każde biuro rachunkowe ma taki obowiązek, warto mimo wszystko sprawdzić czy taka polisa istnieje i na jaką kwotę jest biuro ubezpieczone. Ustawa nakłada obowiązek ubezpieczenia do kwoty stanowiącej równowartość 10 000 euro, ale jej nie ogranicza. Dobre biura księgowe podnoszą kwoty ubezpieczenia chcąc jak najpełniej chronić swoich klientów. Wiedzą, że nawet najlepsza księgowa to tylko człowiek, któremu zdarza się popełnić błąd.
Następnym krokiem powinno być sprawdzenie umowy, proponowanej przez biuro księgowe pod kątem zapisów ograniczających odpowiedzialność biura. Nieuczciwe firmy stosują zapisy, które ograniczają lub wręcz zwalniają je całkowicie z odpowiedzialności. W sytuacji wykazania winy po stronie zleceniobiorcy i tak można dochodzić zadośćuczynienia, ale ww. zapisy znacznie utrudniają procedurę, zarówno przed ubezpieczycielem, jak i w sądzie. Pamiętajmy że Kodeks Cywilny zezwala na dowolne kształtowanie stosunków cywilnoprawnych miedzy stronami. Tak więc zawsze możemy negocjować umowę i żądać wprowadzenie zapisów chroniących nasz interes i wykreślenia przeciwnych.
Ponadto należy pamiętać, że usługowe prowadzenie książki przychodów i rozchodów jest usługą taką jak każda inna i przedsiębiorca jako jej beneficjent ma prawo sprawdzać na bieżąco poziom i sposób jej wykonywania. Można zatem żądać wglądu w dokumenty, zadawać pytania i oczekiwać wyczerpujących informacji. W razie wątpliwości może zlecić wykonanie audytu podatkowego.
Rzetelne biura same zlecają audyt doświadczonym doradcom podatkowym, co najmniej u kilku losowo wybranych klientów. Taka dodatkowa kontrola daje możliwość wychwycenia ewentualnych pomyłek i wprowadzenia niezbędnych korekt przed kontrolą Urzędu Skarbowego.
Część odpowiedzialności za prawidłową współpracę z biurem leży też po stronie klienta. Przedsiębiorca musi pamiętać o terminowym dostarczaniu dokumentów. Jeśli jego firma generuje duże ilości dokumentów powinien przekazywać je do biura kilka razy w ciągu miesiąca. Dzięki takiemu rozwiązaniu księgowi mogą wprowadzać dokumenty na bieżąco i unikają pomyłek, o które łatwo przy pracy na ostatnią chwilę. Zarówno biuro księgowe, jak i klient powinni być zainteresowani wypracowaniem sprawnie działającej procedury przekazywania dokumentów i informacji. Nie można zapominać, że do właściwego zaksięgowania kosztów nie wystarczą tylko faktury, ale również umowy, bez nich księgowy pracuje po omacku, czasem domyślając się jak powinien być zaksięgowany dany koszt.
Wybór biura księgowego to bardzo ważna decyzja. Dobry i doświadczony specjalista z dziedziny podatków jest w stanie nie tylko poprawnie zaksięgować dostarczone mu dokumenty, ale również doradzić jak zbudować odpowiednią strukturę podatkową i podpowiedzieć jak zarządzać finansami. Nie zawsze zatem najtańsza oferta jest dla naszego portfela najłaskawsza. Czasem warto zapłacić więcej i móc spokojnie spać bez obaw o kontrolę Urzędu Skarbowego.
