MARCIN BINAŚ

specjalista w zakresie podatków i opłat stanowiących w całości dochody własne gmin, pracownik Wydziału Kontroli RIO w Szczecinie

Początek roku to okres szczególnie wytężonej pracy w urzędach gmin (miast) na stanowiskach związanych z wymiarem podatków lokalnych, czyli podatków od nieruchomości, od środków transportowych, rolnego i leśnego. Dwa pierwsze zostały uregulowane w ustawie z 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (dalej: u.p.o.l.), natomiast dwa kolejne podatki obejmujące nieruchomości gruntowe zostały uregulowane w odrębnych ustawach, tj. odpowiednio z 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym oraz z 30 października 2002 r. o podatku leśnym.

Wszelkie niezbędne czynności związane z wymiarem podatków lokalnych muszą być wykonane w ściśle określonym terminie, tj. z reguły do początku lutego, tak aby można było przystąpić do naliczenia kwot zobowiązań w decyzjach lub nakazach płatniczych, a następnie je doręczyć.

Aktualizacja ewidencji podatkowej

Każdy organ podatkowy (tj. wójt, burmistrz lub prezydent miasta) ma obowiązek prowadzić w systemie informatycznym ewidencję podatkową nieruchomości na potrzeby wymiaru i poboru podatków: od nieruchomości, rolnego i leśnego (art. 7a ust. 1 u.p.o.l.). W praktyce sprowadza się to do użytkowania odpowiedniego programu, w którym gromadzi się dane niezbędne do wymiaru tych podatków (zarówno w zakresie podatników, jak i będących przedmiotami opodatkowania nieruchomości). Dane, jakie w zakresie nieruchomości i podatników taka ewidencja powinna zawierać, zostały określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z 22 kwietnia 2004 r. w sprawie ewidencji podatkowej nieruchomości.

Żeby można było ustalać dla osób fizycznych kwoty zobowiązań podatkowych, dane temu służące muszą być aktualne i odzwierciedlać stan faktyczno-prawny na dzień 1 stycznia danego roku (w celu ustalenia kwot zobowiązań na cały rok podatkowy/kalendarzowy).

W tym celu, zanim organ podatkowy przystąpi do naliczania kwot podatków, musi mieć całkowitą pewność, że kwoty poszczególnych zobowiązań faktycznie przypadają do zapłaty. Dlatego organ do prowadzonej ewidencji przed wymiarem na dany rok ma obowiązek wprowadzić wszelkie korekty informacji lub informacje składane pierwszy raz w związku z zachodzącymi zmianami w zakresie prawa własności do nieruchomości.

Źródłem wiedzy dla organu podatkowego w zakresie podmiotów, od których gminie przypada kwota zobowiązania podatkowego do zapłaty lub którym nie powinien takich zobowiązań naliczać (np. z uwagi na dokonaną sprzedaż), mogą być również przesyłane do urzędów gmin (miast) akty notarialne czy zawiadomienia z prowadzonych przez starostów ewidencji gruntów i budynków. Różnica polega na tym, że wymienione dokumenty (tj. akty notarialne i zawiadomienia z ewidencji gruntów) są podstawą dla organów podatkowych nie do naliczenia kwot zobowiązań, lecz do wezwania podatników do złożenia informacji podatkowych lub ich korekt. Dopiero informacje od podatników będą podstawą do naliczenia kwot zobowiązań za zgłoszone w nich powierzchnie nieruchomości zarówno budynkowych, jak i gruntowych.

Doręczanie decyzji i nakazów płatniczych

Zobowiązanie podatkowe powstaje z dniem doręczenia decyzji organu podatkowego, ustalającej wysokość tego zobowiązania (art. 21 § 1 pkt 2 ustawy z 9 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa; dalej: Ordynacja podatkowa). Jest to niezwykle istotna regulacja, gdyż ustala dla organów podatkowych sposób powstawania zobowiązań podatkowych w sytuacjach, kiedy podatnikami są osoby fizyczne. Ustawodawca w art. 21 § 1 pkt 2 - Ordynacji podatkowej wskazał wprost, że dopiero z dniem doręczenia decyzji (mającej tym samym konstytutywny charakter) tworzącej nowy stan prawny, materializuje się po stronie podatnika obowiązek polegający na zapłacie ustalonej kwoty zobowiązania w kwotach i terminach wynikających z decyzji.

Z orzecznictwa

Dzień doręczenia decyzji podatkowej stronie ma rozstrzygające znaczenie w przypadku decyzji konstytutywnych, o których mowa w art. 21 § 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej, gdyż z tym dniem ustawa wiąże moment powstania zobowiązania podatkowego, a dla podatnika rozpoczyna bieg termin płatności ustalonego nią podatku.

Wyrok WSA w Opolu z 7 maja 2014 r., sygn. akt I SA/Op 264/14

Dlatego w trakcie procesu doręczania decyzji, podmioty wykonujące te czynności (np. pracownicy urzędów, sołtysi w gminach wiejskich, pracownicy firm kurierskich czy Poczty Polskiej) w celu zapewnienia przede wszystkim skuteczności wykonywanych w tym zakresie czynności, mają obowiązek wykonywania ich zgodnie z wytycznymi wskazanymi w artykułach od 144 do 154c Ordynacji podatkowej.

Jednym z ważniejszych przepisów ze wskazanego zakresu jest art. 152 § 1 Ordynacji podatkowej, zgodnie z którym "odbierający pismo potwierdza doręczenie pisma własnoręcznym podpisem, ze wskazaniem daty doręczenia". Istotność tego wynika z tego, że wskazuje na dwa elementy, jakie muszą łącznie zaistnieć, żeby doręczenie decyzji można było uznać za skuteczne:

1) złożenie przez podatnika własnoręcznego podpisu (z reguły na zwrotnym potwierdzeniu odbioru) wraz

2) ze wskazaniem daty.

Z orzecznictwa

Pokwitowanie faktu doręczenia pisma następuje poprzez złożenie przez osobę odbierającą własnoręcznego podpisu na potwierdzeniu odbioru. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 roku - Ordynacja podatkowa (...) nie reguluje zasad dotyczących składania podpisu. Praktyka wskazuje jednak na potrzebę składania podpisów czytelnych z podaniem pełnego imienia osoby odbierającej. Należy zauważyć, że w przypadku doręczania pisma przez pocztę, ma w tym przedmiocie zastosowanie § 35 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 9 stycznia 2004 roku w sprawie warunków wykonywania powszechnych usług pocztowych (...). Pokwitowanie odbioru przesyłki rejestrowanej (przyjmowanej za pokwitowaniem przyjęcia i doręczanej za pokwitowaniem odbioru) powinno zawierać czytelny podpis odbiorcy i datę odbioru. Również data doręczenia powinna zostać własnoręcznie wpisana przez osobę odbierającą pismo. Data powinna zostać oznaczona dokładnie, czyli z podaniem dnia, miesiąca oraz roku. Wskazuje się, że tylko wówczas pokwitowanie odbioru będzie spełniało funkcję dowodu potwierdzającego fakt doręczenia przesyłki adresatowi w określonej dacie, gdy obok swojego podpisu adresat własnoręcznie umieści datę odbioru przesyłki.

Postanowienie NSA z 30 czerwca 2011 r., sygn. akt II FSK 362/11

Pobór podatków lokalnych w drodze inkasa

Podatnik po odebraniu decyzji ma kilka możliwości dokonania zapłaty podatku. Są to: przelew internetowy, wpłata gotówkowa w kasie danego urzędu czy dowolnym punkcie przyjmującym wpłaty gotówkowe.

Może również (o ile organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego podejmie w tym zakresie uchwałę) dokonać zapłaty u osób wskazanych w danej uchwale jako inkasenci, tj. osoby, które są uprawnione do pobierania na terenie danej gminy wpłat gotówkowych z tytułu należnych gminie podatków.

Określając w uchwale inkasentów, rada gminy (rada miasta) powinna mieć na uwadze, że takie osoby będą w pewnym okresie czasu (od poboru do wpłaty na konto gminy) dysponować środkami finansowymi, często w znacznych ilościach. Dlatego organ stanowiący powinien mieć to na uwadze i np. rozważyć wprowadzenie kwotowych ograniczeń w zakresie pobieranych przez inkasentów kwot z jednoczesnym wprowadzeniem możliwie krótkiego terminu na dokonanie przez inkasenta wpłaty pobranych środków na konto gminy.

Ponadto sami inkasenci wykonywanych przez siebie czynności nie powinni sprowadzać tylko do pobierania kwot środków finansowych z uwagi na to, że te czynności wiążą się z obowiązkiem wystawienia pokwitowań (często na formularzach stanowiących druki ścisłego zarachowania).

Wystawiane pokwitowania to dowody księgowe, na podstawie których do ksiąg rachunkowych wprowadzane są jako dochody inkasowane. Dlatego takie pokwitowania (co na uwadze powinni mieć nie tylko inkasenci, lecz również osoby ich rozliczające w urzędach) powinny być wypełniane zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości. Oznacza to, że powinny zawierać:

● określenie: rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego oraz stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

● opis operacji oraz jej wartość,

● datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą, także datę sporządzenia dowodu,

● podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

● stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Przepisy regulujące wskazane etapy procesu związanego z dokonywanym corocznie wymiarem podatkowym nie były w ostatnim czasie zmieniane ale ich poprawne wykonywanie wymaga nie tylko ich znajomości, lecz również wprowadzenia w poszczególnych urzędach odpowiedniej organizacji pracy przez wójtów, burmistrzów i prezydentów miast.

PODSTAWY PRAWNE

● ustawa z 30 października 2002 r. o podatku leśnym (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 374; ost. zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 1579)

● art. 21 § 1 pkt 2, art. 152 § 1 ustawy z 9 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (j.t. Dz.U. z 2015 r. poz. 613; ost. zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 2261)

● art. 21 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1047; ost. zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 2255)

● art. 7a ust. 1 ustawy z 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 716; ost. zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 1923)

● ustawa z 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 617; ost. zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 1579)

● rozporządzenie Ministra Finansów z 22 kwietnia 2004 r. w sprawie ewidencji podatkowej nieruchomości (Dz.U. z 2004 r. nr 107, poz. 1138)