Czy dyrektor szkoły gminnej może wydać decyzję o umorzeniu należności czynszowej?

Szkoła podstawowa wynajmowała osobie fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą pomieszczenia na sklepik dla uczniów. Osoba ta zachorowała, a następnie przeszła na rentę, likwidując działalność. Za okres prowadzenia tej działalności pozostały zaległości czynszowe w kwocie ponad 5000 zł. Były najemca wystąpił do dyrektora szkoły o ich umorzenie. Czy należność tę można umorzyć na podstawie Ordynacji podatkowej, jeśli rada gminy nie upoważniła dyrektora szkoły do umarzania należności na podstawie uofp, ponieważ dotąd nie było takiej konieczności?

Nie, dyrektor szkoły nie może wydać takiej decyzji, gdyż do umarzania należności cywilnoprawnych nie mają zastosowania przepisy Ordynacji podatkowej. Ponieważ należności z czynszów najmu stanowią dochody budżetu gminy o charakterze cywilnoprawnym, warunki umarzania takich należności powinny być określone w uchwale rady gminy, w której trzeba wskazać nie tylko szczegółowe zasady, sposób i tryb udzielania ulg, ale także organy lub osoby uprawnione do ich udzielania (art. 59 ust. 1-3 uofp). W przypadku otrzymania wniosku od dłużnika w tej sprawie dyrektor szkoły powinien przede wszystkim sprawdzić, jaki organ lub osoba zostały upoważnione do udzielania ulg w przypadku należności budżetu JST pobieranych przez jednostki budżetowe. W uchwałach rad gmin sprawy te bywają różnie uregulowane - może być też tak, że w przypadku wszystkich należności budżetowych decyzje w tej sprawie podejmuje wyłącznie zarząd JST (tu: wójt gminy). W takim przypadku wniosek dłużnika należy przekazać temu organowi. Jeśli w uchwale w ogóle nie została rozstrzygnięta kwestia udzielania ulg w spłacie należności pobieranych przez jednostki budżetowe, dyrektor szkoły powinien przedstawić wójtowi taką konieczność, ponieważ to on odpowiada za przygotowanie projektów aktów prawnych podejmowanych przez organ stanowiący JST (art. 30 ust. 2 pkt 1 ustawy o samorządzie gminnym). Po podjęciu odpowiedniej uchwały należy poinformować dłużnika o właściwym trybie załatwienia jego sprawy.

Rozliczenie podróży służbowej odbytej pojazdem pracownika

Pracodawca wskazał na poleceniu wyjazdu służbowego jako miejsce rozpoczęcia podróży służbowej miejscowość oddaloną od miejscowości, w której mieści się siedziba zakładu pracy, o 40 km. Podróż obywa się pojazdem własnym pracownika. Jak należy rozliczyć koszty tej podróży:

● uwzględniając w rozliczeniu liczbę kilometrów pomiędzy granicami obu tych miejscowości (2 x 40 km),

● rozliczając ww. kilometry (2 x 40 km) oraz dodatkowo 8 km przejechanych po miejscowości docelowej od jej granicy do miejsca oddelegowania?

Żaden z przedstawionych sposobów rozliczenia podróży służbowej nie jest właściwy. W przypadku odbywania krajowej podróży służbowej samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy, zwrot kosztów tej podróży rozlicza się w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu, ustalonej przez pracodawcę (§ 3 ust. 3 i 4 rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej). Jeśli chodzi o sposób podania liczby kilometrów w tym rozliczeniu, podaje się ją według wskazania licznika pojazdu - przy czym uwzględnia się zazwyczaj kilometry od siedziby jednostki do miejsca oddelegowania. Wyjątkowo, jeśli pracownik wyjeżdża w delegację prosto z domu - uwzględnia się kilometry liczone spod domu pracownika - jednak pod warunkiem, że jest ich tyle samo lub mniej niż spod siedziby jednostki (zasada ta wynika z ogólnej dyspozycji art. 44 ust. 3 pkt 1 uofp - zgodnie z którą wydatki publiczne powinny być ponoszone w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów i optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów).

Zasady wypłaty ryczałtu na dojazd środkami komunikacji miejskiej

Jeżeli pracownik jechał na szkolenie pociągiem, a w docelowej miejscowości nie korzystał z komunikacji miejskiej, to czy przysługuje mu ryczałt za dojazdy komunikacją miejską?

Nie, takiemu pracownikowi nie przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejskiej, ponieważ ryczałt ten nie przysługuje, jeśli pracownik faktycznie nie ponosił takich kosztów (§ 9 ust. 2 rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej).

Dokumentowanie wydatków w jednostce budżetowej

Kierowca domu pomocy społecznej (DPS) przedłożył w księgowości kserokopię pokwitowania wpłaty gotówkowej za wydanie karty parkingowej dla samochodu jednostki, służącego do przewozu osób niepełnosprawnych (oryginał potwierdzenia wpłaty został złożony razem z wnioskiem o wydanie karty). Czy na podstawie tej kserokopii można zwrócić kierowcy pieniądze?

Nie, fakt dokonania wydatku na zakup karty parkingowej nie może być udokumentowany kserokopią dowodu księgowego, ponieważ nie stanowi ona dowodu źródłowego, w rozumieniu art. 20 ust. 2 i 3 uor. Jeśli do wniosku o wydanie karty parkingowej należy dołączyć dowód wniesienia opłaty za tę kartę, to kierowca powinien zachować oryginał pokwitowania w celu przedłożenia w księgowości własnej jednostki, a do wniosku załączyć kserokopię tego dowodu potwierdzoną za zgodność z oryginałem (w przypadku pokwitowań wpłaty wpłacający otrzymuje oryginał dowodu wpłaty, który pełni funkcję dowodową, i jednostka przyjmująca wpłatę nie ma prawa ani mu tego pokwitowania nie wydać, ani żądać jego zwrotu). W zaistniałej sytuacji dyrektor DPS powinien wystąpić do kontrahenta o niezwłoczne przekazanie mu właściwego obcego dowodu zewnętrznego (odpowiednio do przepisów obowiązujących u wystawcy - oryginału pokwitowania wpłaty lub faktury/rachunku, z adnotacją o dokonaniu zapłaty gotówką), a do tego czasu zaewidencjonować operację gospodarczą (rozrachunki z kierowcą z tytułu pokrycia przez niego wydatków jednostki ze środków prywatnych) na podstawie dowodu zastępczego, wskazanego w polityce rachunkowości jednostki (art. 20 ust. 3 pkt 3 uor). Dopiero po otrzymaniu właściwego dowodu źródłowego kierowcy można zwrócić poniesione przez niego wydatki na zakup karty parkingowej, wcześniej nie ma pewności co do tego, czy faktycznie ich dokonał.

Użytkowanie oprogramowania do prowadzenia ksiąg rachunkowych CUW

Od 1 stycznia 2017 r. w gminie będzie działało Centrum Usług Wspólnych (CUW) obejmujące jednostki oświatowe (do tej pory księgowość była prowadzona w poszczególnych szkołach) i w związku z tym nasunęła się wątpliwość odnośnie do programu księgowego do prowadzenia ksiąg rachunkowych. Wszystkie szkoły używają tego samego programu, na podstawie zakupionych przez nie licencji, z tym że użytkują różne wersje tego oprogramowania. Czy po zorganizowaniu wspólnej obsługi księgi rachunkowe każdej szkoły muszą być nadal prowadzone w osobnym programie, czy można je scalić i prowadzić za pomocą jednego oprogramowania?

Przyjęcie rozwiązań w opisanym zakresie będzie zależało od warunków, na jakich poszczególne szkoły zawarły umowy licencji na użytkowanie oprogramowania do prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz poziomu wydatków, jakie mogą zostać poniesione z budżetu JST na organizację i funkcjonowanie CUW.

Organizacja CUW nie zmienia nic, jeśli chodzi o obowiązki z zakresu prowadzenia ksiąg rachunkowych - co oznacza, że każda szkoła czy inna jednostka oświatowa objęta wspólną obsługą musi mieć założone odrębne księgi rachunkowe. Jedynie prowadzenie tych ksiąg jest powierzone innej jednostce organizacyjnej. Księgi te - w zależności od zasad sprawowania wspólnej obsługi - mogą być prowadzone techniką ręczną lub komputerową, w tym drugim przypadku za pomocą oprogramowania:

● używanego dotąd przez poszczególne jednostki obsługiwane (stanowiącego ich wartość niematerialną i prawną w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 14 uor),

● którego licencja zostanie nabyta przez jednostkę obsługującą, w celu prowadzenia własnych ksiąg rachunkowych oraz ksiąg rachunkowych jednostek obsługiwanych (będzie stanowiła wartość niematerialną i prawną jednostki obsługującej, natomiast licencje jednostek obsługiwanych zostaną zlikwidowane, a ich wartość zdjęta z ich ksiąg rachunkowych).

Oba rozwiązania mają swoje plusy i minusy.

Rozwiązanie 1

Jest możliwe do zastosowania, pod warunkiem że poszczególne jednostki, dla których ma być zorganizowana wspólna obsługa, użytkowały takie samo oprogramowanie, licencje na to oprogramowanie były nabyte na czas nieokreślony, a umowy licencyjne zawierają odpowiednie postanowienia dotyczące zasad użytkowania oprogramowania przez nabywcę licencji, w przypadku gdy prowadzenie jego ksiąg rachunkowych jest powierzane innej jednostce. W tej sytuacji poszczególne jednostki powierzałyby prowadzenie ksiąg rachunkowych jednostce obsługującej na podstawie dostarczonego przez nie oprogramowania, natomiast jednostka obsługująca dla prowadzenia własnych ksiąg rachunkowych powinna nabyć odrębną licencję na oprogramowanie, które może być takie samo lub inne niż oprogramowanie służące do prowadzenia ksiąg rachunkowych jednostek obsługiwanych. Okolicznością, jaka może być brana pod uwagę przy wyborze tego rozwiązania, może być oszczędność, wynikająca z tego, że nowo tworzona jednostka obsługi wraz z przyjęciem prowadzenia ksiąg rachunkowych mogłaby otrzymać nieodpłatnie od jednostek obsługiwanych sprzęt komputerowy do prowadzenia ksiąg rachunkowych. Rozwiązanie to, chociaż możliwe do zastosowania, może być jednak nieopłacalne. Zależy to od warunków, na jakich poszczególne jednostki dotąd użytkowały oprogramowanie, a w szczególności od wysokości:

● stałych opłat licencyjnych,

● kosztów nadzoru informatycznego sprawowanego przez autora lub dostawcę oprogramowania,

● kosztów ujednolicenia oprogramowania, które przez poszczególne jednostki mogło być rozbudowywane modułowo,

● kosztów zakupu oprogramowania dodatkowego do prowadzenia ksiąg rachunkowych, które w poszczególnych małych jednostkach mogły być nadal prowadzone techniką ręczną (np. jest tak nadal w przypadku ewidencji środków trwałych i pozostałych środków trwałych).

Ponadto należy wziąć pod uwagę konieczność zakupu nowych licencji, w przypadku licencji, które były nabyte przez poszczególne jednostki na czas określony i mogą wygasać w różnym czasie, a także nabycia nowego sprzętu komputerowego, jeśli sprzęt użytkowany dotąd przez poszczególne szkoły byłby przestarzały i niekompatybilny.

Rozwiązanie 2

W tym przypadku z chwilą utworzenia jednostki sprawującej wspólną obsługę zapewnienie oprogramowania do prowadzenia ksiąg rachunkowych zarówno jednostki obsługującej, jak i jednostek obsługiwanych będzie należało do jednostki obsługującej. Nabycie jednego oprogramowania (wielostanowiskowej licencji na użytkowanie oprogramowania do prowadzenia ksiąg rachunkowych kilku - kilkunastu jednostek) może być korzystniejsze ze względu na to, że zazwyczaj koszty opłat licencyjnych i nadzoru informatycznego są niższe niż w przypadku umów licencyjnych zawieranych pojedynczo. Ponadto w takim przypadku może być opłacalne także zakupienie dodatkowych modułów do prowadzenia ksiąg rachunkowych, które dotąd w pojedynczych jednostkach były prowadzone techniką ręczną. Osobną kwestią jest pozyskanie sprzętu komputerowego - może być on przyjęty nieodpłatnie od poszczególnych jednostek obejmowanych wspólną obsługą, w których stanie się on zbędny, a w razie gdyby nie nadawał się do nowego zastosowania - zakupiony nowy, od razu z uwzględnieniem potrzeb nowej jednostki CUW.

Podane rozwiązania dotyczą organizacji wspólnej obsługi jednostek budżetowych należących do systemu oświaty, a więc dla których możliwe jest użytkowanie jednego i tego samego oprogramowania do prowadzenia ksiąg rachunkowych. W sytuacji gdy CUW będzie obejmowało nie tylko jednostki oświatowe, ale też inne jednostki budżetowe (np. pomocy społecznej), a także samorządowe zakłady budżetowe czy samorządowe instytucje kultury, prowadzenie ich ksiąg rachunkowych za pomocą jednego oprogramowania może nie być możliwe (m.in. ze względu na odmienne zasady księgowania operacji gospodarczych w jednostkach budżetowych, samorządowych zakładach budżetowych i u osób prawnych). W takiej sytuacji CUW albo będzie musiało prowadzić księgi rachunkowe różnych jednostek za pomocą różnego oprogramowania (np. dostarczonego przez poszczególne jednostki) albo też pojawią się na rynku nowe propozycje oprogramowania do prowadzenia ksiąg rachunkowych przez CUW, uwzględniające konieczność prowadzenia ksiąg rachunkowych różnego typu jednostek sektora finansów publicznych.

Oprac. Izabela Motowilczuk

Jednolity Plik Kontrolny w samorządzie!

Aktualnie na forach internetowych gorącym tematem jest Jednolity Plik Kontrolny. Z Ministerstwa Finansów uzyskaliśmy informację, że w sprawie jego stosowania w samorządzie będzie oficjalny komunikat. Zaraz po otrzymaniu zamieścimy go na facebooku - www.facebook.com/PRBinfor.pl.