Jak postąpić z naliczonymi odsetkami ustawowymi o niskiej wartość

Państwowa jednostka budżetowa naliczyła odsetki ustawowe w wysokości 1,27 zł za kilkudniowe opóźnienie płatności pozostałej części należności przez kontrahenta. Jednostka nie wystawiła noty odsetkowej i nie wysłała kontrahentowi informacji o naliczonych odsetkach i pozostałej części należności głównej. Jednostka nie wysłała takiej informacji do kontrahenta z uwagi na to, iż koszty wysyłki są wyższe od naliczonych odsetek. Jakie jest prawidłowe postępowanie państwowej jednostki budżetowej dotyczącej umorzenia tych należności, w świetle obowiązujących przepisów?

Naliczone odsetki ustawowe o niskiej wartości mogą zostać umorzone.

W przypadku występowania zaległości z tytułu niewpłaconych w terminie należności jednostka sektora finansów publicznych zobowiązana jest do naliczania i ewidencjonowania odsetek nie później niż na koniec każdego kwartału, zgodnie z ogólnymi zasadami określonymi w art. 40 ust. 2 pkt 3 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (dalej: uofp).

Ponadto wymóg naliczania i ewidencjonowania odsetek za nieterminowe uiszczanie wpłat zawarty jest również w szczegółowym przepisie wykonawczym do uofp, tj. w § 8 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (dalej: rozporządzenie w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont).

Przepis ten stanowi, że odsetki od należności i zobowiązań, w tym również tych, do których stosuje się przepisy dotyczące zobowiązań podatkowych, ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału.

A zatem, w przypadku gdy kontrahent w wyznaczonym terminie nie dokonał zapłaty należności w określonej kwocie, państwowa jednostka budżetowa zobowiązana jest naliczyć należne odsetki i ująć w księgach rachunkowych za okres od dnia wymagalności do dnia zapłaty, zgodnie z zasadami określonymi w przepisach uofp i rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont.

W przypadku odsetek ustawowych, które odnoszą się do należności o charakterze cywilnoprawnym, ich naliczanie i ewidencja w księgach rachunkowych następuje bez względu na kwotę.

Tym samym postępowanie jednostki budżetowej polegające na naliczeniu i ujęciu w księgach rachunkowych odsetek ustawowych w wysokości 1,27 zł za kilkudniową zwłokę w zapłacie zobowiązania pieniężnego przez kontrahenta, w kontekście ww. przepisów było prawidłowe.

Brak wystawienia i wysyłania kontrahentowi przez państwową jednostkę budżetową noty odsetkowej, a także informacji o naliczonych odsetkach i pozostałej nieuiszczonej części należności głównej, z punktu widzenia gospodarnego i efektywnego wydatkowania środków publicznych wynikającego z art. 44 ust. 3 pkt 1 uofp, było - moim zdaniem - właściwe.

Należności pieniężne mające charakter cywilnoprawny, przypadające organom administracji rządowej, państwowym jednostkom budżetowym i państwowym funduszom celowym, mogą być umarzane w całości albo w części lub ich spłata może być odraczana lub rozkładana na raty (art. 55 uofp).

Zgodnie z przepisami art. 56 ust. 1 uofp, należności pieniężne mające charakter cywilnoprawny, przypadające organom administracji rządowej, państwowym jednostkom budżetowym i państwowym funduszom celowym, mogą być z urzędu umarzane w całości, jeżeli:

• osoba fizyczna zmarła, nie pozostawiając żadnego majątku albo pozostawiła majątek niepodlegający egzekucji na podstawie odrębnych przepisów, albo pozostawiła przedmioty codziennego użytku domowego, których łączna wartość nie przekracza kwoty 6000 zł,
• osoba prawna została wykreślona z właściwego rejestru osób prawnych przy jednoczesnym braku majątku, z którego można by egzekwować należność, a odpowiedzialność z tytułu należności nie przechodzi z mocy prawa na osoby trzecie,
• zachodzi uzasadnione przypuszczenie, że w postępowaniu egzekucyjnym nie uzyska się kwoty wyższej od kosztów dochodzenia i egzekucji tej należności lub postępowanie egzekucyjne okazało się nieskuteczne,
• jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej uległa likwidacji,
• zachodzi interes publiczny.

Do umarzania, odraczania terminów lub rozkładania na raty spłat należności cywilnoprawnych jest uprawniony m.in. kierownik państwowej jednostki budżetowej - w odniesieniu do pozostałych należności przypadających tej jednostce budżetowej, jeżeli wartość należności głównej nie przekracza kwoty 40 000 zł (art. 58 ust. 1 pkt 2 uofp).

Dodatkowo, w myśl przepisów art. 58 ust. 4 uofp, przytoczone powyżej przepisy w zakresie umarzania mają również zastosowanie do umarzania, odraczania lub rozkładania na raty spłat odsetek od tych należności oraz do umarzania, odraczania lub rozkładania na raty spłaty innych należności ubocznych.

Zatem w sytuacji opisanej w pytaniu okoliczności wyszczególnione w:

• art. 56 ust. 1 pkt 3 uofp (zachodzi uzasadnione przypuszczenie, że w postępowaniu egzekucyjnym nie uzyska się kwoty wyższej od kosztów dochodzenia i egzekucji tej należności),
• art. 56 ust. 1 pkt 5 uofp (zachodzi interes publiczny - ze względu na gospodarne i efektywne wydatkowanie środków publicznych)

- jak najbardziej mogą być przesłanką do podjęcia przez kierownika państwowej jednostki budżetowej decyzji o umorzeniu zaległych należności o tak niskiej wartości kwotowej.

Podstawy prawne

• art. 40 ust. 2 pkt 3, art. 44 ust. 3 pkt 1, art. 55, art. 56 ust. 1, art. 58 ust. 1 pkt 2 i ust. 4 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1870; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 1475)

• § 8 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 760)

Radosław Tyburczy

ekonomista, biegły sądowy z dziedziny rachunkowości budżetowej i finansów publicznych, kierownik oddziału kontroli finansowej w Urzędzie Wojewódzkim w Bydgoszczy, współpracuje z jednostkami samorządu terytorialnego w zakresie kontroli, autor licznych publikacji