Płatnik składek musi liczyć się z obowiązkiem poddania się okresowej kontroli w zakresie prawidłowości opłacania składek na ubezpieczenia społeczne, którą przeprowadza ZUS. Praktyka wskazuje, że obecnie ZUS bada ze szczególną wnikliwością sposób oskładkowania umów cywilnoprawnych zawieranych przez płatników. W wyniku takiej kontroli często wydaje decyzję kwestionującą rodzaj zawieranych umów i nakładającą na płatnika obowiązek zapłaty zaległych składek z powodu przekwalifikowania umowy o dzieło w umowę zlecenia. Taka decyzja, jeżeli stanie się prawomocna, oznacza dla płatnika obowiązek zapłaty zaległych składek wraz z odsetkami, niejednokrotnie za wiele lat wstecz.

Uprawnienia kontrolne ZUS

Często występujące wśród przedsiębiorców przekonanie, że ZUS nie ma prawa kwestionować rodzaju zawartej umowy cywilnoprawnej, jest błędne, ponieważ zakwestionowanie rodzaju umowy wynika z zakresu kontroli, który jest wskazany w art. 86 ust. 2 ustawy systemowej.

PRZYKŁAD

ZUS wszczął 7 kwietnia 2015 r. kontrolę u przedsiębiorcy i zażądał okazania wszystkich umów o dzieło zawartych przez tego płatnika w okresie ostatnich 3 lat. Większość umów o dzieło zawarta była z osobami zajmującymi się ochroną fizyczną obiektów wskazanych przez zlecającego dzieło. Wszystkie te umowy zostały zakwalifikowane przez ZUS jako "nienazwane umowy cywilnoprawne o charakterze umowy zlecenia". ZUS, badając treść zawartych umów, może zakwestionować ich rodzaj, co mieści się w zakresie kontroli wskazanym w ustawie systemowej. ZUS sprawdził:

● prawidłowość zgłoszeń do ubezpieczeń - stwierdził brak zgłoszenia do ubezpieczeń osób, które zdaniem ZUS były zleceniobiorcami, a nie wykonawcami dzieła, z tytułu umów, które w jego ocenie powinny zostać oskładkowane, oraz

● prawidłowość obliczania, potrącania oraz opłacania składek - z tytułu umów zawartych przez płatnika te należności nie zostały opłacone, co skutkuje zaległościami w płatnościach na rzecz ZUS.

Decydując się na zawarcie umowy cywilnoprawnej, płatnik musi zatem precyzyjnie określić, jakiego rodzaju umowa może zostać zawarta w konkretnym przypadku. Musi także zadbać - i to już na etapie zawierania umowy - o zachowanie dowodów, które potwierdzą prawidłowość jej zawarcia w ewentualnym postępowaniu odwoławczym po niekorzystnej decyzji ZUS. Stanowisko sądów w tego rodzaju sprawach nie jest jednolite, a dla rozstrzygnięcia sprawy mają znaczenie wszystkie okoliczności, nawet te, które na etapie zawierania umowy mogły wydawać się mało istotne.

Przedmiot umowy o dzieło i umowy zlecenia

Główną cechą odróżniającą umowę zlecenia od umowy o dzieło jest jej przedmiot. W przypadku umowy zlecenia przyjmujący zlecenie (zleceniobiorca) zobowiązuje się, najczęściej za określonym wynagrodzeniem (ale możliwe jest wykonywanie pracy na zlecenie bez wynagrodzenia), dokonać pewnych czynności na rzecz dającego zlecenie (zleceniodawcy) (art. 734 § 1 Kodeksu cywilnego). Działania zleceniobiorcy nie muszą zakończyć się uzyskaniem określonego rezultatu (chociaż wymierny rezultat prac wykonanych w ramach umowy zlecenia nie jest wykluczony). Przedmiotem umowy zlecenia jest wykonywanie pewnych czynności, w określonym czasie, z zachowaniem należytej staranności.

Inaczej jest w przypadku umowy o dzieło. Przedmiotem tego rodzaju umowy jest wykonanie przez przyjmującego zamówienie dzieła. Dzieło może mieć jednak różny charakter: materialny, niematerialny, samoistny lub niesamoistny (będzie istniało niezależnie od wykonawcy) i możliwy do obiektywnego zweryfikowania. Z tego względu umowę o dzieło powszechnie nazywa się "umową rezultatu", podczas gdy umowa zlecenia nazywana jest "umową starannego działania".

PRZYKŁAD

Firma Alpha Ogrody Sp. z o.o. zajmuje się projektowaniem i utrzymaniem terenów zielonych i ogrodów. Swoje usługi świadczy na rzecz zarówno osób fizycznych, jak i klientów instytucjonalnych. Zasadą stosowaną w tej spółce jest zatrudnianie projektantów na podstawie umowy o dzieło. Osoby te zajmują się projektowaniem nowych terenów, a także wykonują projekty modernizacji terenów na rzecz podmiotów, które już są klientami spółki. Płatnik dba jednak o to, aby rezultat każdej umowy zawartej z projektantem był możliwy do obiektywnego zweryfikowania. Pilnuje również, aby w dokumentacji dotyczącej każdej z umów pozostał protokół odbioru dzieła, podpisany przez uprawnione do tego osoby z ramienia spółki, a także przez osobę oddelegowaną przez klienta firmy. Takie postępowanie płatnika jest prawidłowe.

Przykładowe określenie przedmiotu umowy o dzieło

Przykładowe zapisy w umowie dotyczące odbioru dzieła

Przykładowy protokół odbioru projektu po wykonaniu umowy o dzieło

Aspekt wymiernego rezultatu dzieła jest jednym z najważniejszych przy przekwalifikowaniu umowy, stosowanym w postępowaniu kontrolnym przez ZUS.

Jak widać na powyższym przykładzie, ZUS w interpretacji przepisów dotyczących umów o dzieło idzie bardzo daleko - w zacytowanej decyzji wskazuje, jakoby wymogiem uznania umowy za umowę o dzieło był "materialny efekt pracy". Jest to argument chybiony, ponieważ dzieło, określone jako rezultat umowy, może mieć charakter zarówno materialny, jak i niematerialny (np. wykonanie utworu artystycznego na evencie firmowym będzie miało charakter niematerialny, a nie znaczy to, że takiego wykonania nie można zamówić w ramach umowy o dzieło).

UWAGA!

ZUS uznaje "wyraźnie sprecyzowany" rezultat wykonania umowy jako bezwzględny warunek uznania jej za umowę o dzieło.

Im bardziej szczegółowo i wyczerpująco zostanie określony przedmiot umowy, tym mniejsza jest możliwość skutecznego podważenia jej rodzaju. W przypadku umowy zlecenia trzeba możliwie dokładnie, wyczerpująco opisać zakres obowiązków, których wykonywania podejmuje się zleceniobiorca, natomiast w przypadku umowy o dzieło trzeba jak najbardziej precyzyjnie zdefiniować samo dzieło, czyli ten rezultat działań wykonawcy, który będzie podlegał odbiorowi po zakończeniu umowy (zapisy umowne powinny wskazać np. projekt, według którego ma być wykonany, specyfikację materiałów, z których należy wykonać dzieło, precyzyjne wskazanie czasu i miejsca wykonania dzieła oraz techniki, z użyciem której ma być wykonane itp.).

UWAGA!

Im bardziej szczegółowo i wyczerpująco zostanie określony przedmiot umowy, tym mniejsza możliwość skutecznego podważenia jej rodzaju.

Warto również pamiętać o stosowaniu w zapisach umowy o dzieło odpowiedniej formy czasownika określającego daną czynność. Zawsze należy używać jego dokonanej formy - a zatem nie: "malowanie ścian w gabinecie nr 5", lecz: "pomalowanie ścian w gabinecie nr 5", nie: "tłumaczenie z języka polskiego na język angielski zbioru artykułów", ale: "przetłumaczenie z języka polskiego na język angielski zbioru artykułów", nie: "aktualizowanie bazy danych", lecz "zaktualizowanie bazy danych".

Sposób wypłaty wynagrodzenia

Umowa zlecenia może być wykonywana nieodpłatnie (chociaż w praktyce zdarza się to rzadko i wymagane jest wówczas, gdy nieodpłatny charakter umowy wynika wprost z jej zapisów), natomiast umowa o dzieło jest ze swej natury umową odpłatną. Sposób wypłaty wynagrodzenia nie jest w przepisach sprecyzowany - dopuszczalne jest wynagrodzenie wypłacane:

● jednorazowo (np. po zakończeniu wykonywania umowy) lub

● w częściach (np. zaliczka, wypłata w ratach).

Jest to o tyle ważne, że ZUS, kwestionując zawarcie umowy o dzieło, często powołuje się również na argument, jakoby wypłata wynagrodzenia w ratach (np. miesięcznych, dwumiesięcznych) miała wskazywać na to, że faktycznie została zawarta umowa zlecenia. Taki pogląd nie ma uzasadnienia w obowiązujących przepisach i powinien zostać zakwestionowany w odwołaniu od decyzji ZUS.

PRZYKŁAD

Firma Alpha Ogrody Sp. z o.o. zawarła z jednym z architektów terenów zielonych kilka umów o dzieło, których przedmiotem było wykonanie projektu i nadzór nad odpowiednimi nasadzeniami, zgodnymi ze stworzonym projektem, na terenach wskazanych przez klientów firmy. Wszystkie umowy o dzieło (na każdy z projektów oddzielne) zostały zawarte na okresy półroczne (w terminie 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy dzieło miało być gotowe do odbioru przez zamawiającego). Wynagrodzenie za wykonanie dzieła określono kwotowo i miało być wypłacane w miesięcznych ratach, zgodnie z harmonogramem poszczególnych prac. ZUS zakwestionował zawarcie umów o dzieło z projektantem, wskazując m.in. na fakt, że określone w umowie wynagrodzenie było wypłacane w miesięcznych ratach, a ponadto że czynności wykonywane przez projektanta są powtarzalne i rozciągnięte w czasie. Płatnik odwołał się od niekorzystnej decyzji ZUS do sądu, wskazując, że wynagrodzenie było wypłacane zgodnie z harmonogramem prac, każdorazowo po odebraniu kolejnego etapu robót, co było potwierdzane protokołem odbioru podpisanym przez zamawiającego dzieło. Co do "powtarzalności" czynności płatnik wskazał, że projektant realizował u niego równolegle kilka dużych projektów i powtarzalność pewnych czynności w takiej sytuacji jest oczywista - co nie zmienia faktu, że w wyniku tych czynności za każdym razem powstawał inny, ściśle określony wytwór - zagospodarowany roślinnością teren zielony. Sąd przychylił się do odwołania płatnika i zmienił decyzję ZUS, uznając, że projektant faktycznie był zatrudniony na umowę o dzieło. Decydujące dla rozstrzygnięcia były dowody przedstawione przez płatnika, a mianowicie:

● umowy o dzieło - zawarte na wykonanie każdorazowo odrębnego projektu terenu zielonego wraz z nadzorem autorskim nad jego wykonaniem,

●protokoły częściowe odbioru poszczególnych etapów prac, sporządzane pod koniec każdego miesiąca, z potwierdzeniem ich wykonania przez zamawiającą spółkę (protokoły te uzasadniły comiesięczną wypłatę wynagrodzenia wykonawcy dzieła),

●protokół końcowy odbioru projektu potwierdzony przez wykonawcę dzieła, zamawiającego dzieło, a także przez osobę upoważnioną do odbioru ze strony klienta spółki Alpha Ogrody.

Postępowanie kontrolne ZUS

O tym, czy w toku kontroli ZUS zamierza przyjrzeć się szczególnie zawieranym przez płatnika umowom o dzieło, łatwo przekonać się już na wstępnym etapie postępowania - kompletując na żądanie inspektora kontroli wskazane przez niego dokumenty. W pierwszej kolejności inspektor kontroli poprosi o okazanie:

● wszystkich zawieranych przez płatnika umów o dzieło, razem z całą dotyczącą ich dokumentacją - a zatem z protokołami odbioru dzieła, rachunkami wystawionymi przez wykonawcę w celu uzyskania wynagrodzenia,

● list płac (jeżeli uwidocznione są na nich wypłaty z tytułu umów cywilnoprawnych),

● wydruków z kont księgowych, na których zaksięgowane są należności z tego tytułu.

Jeżeli dzieła, będące przedmiotem badanych umów, mają charakter materialny, inspektor ZUS może domagać się ich okazania (np. wykonany projekt, plan, konspekt, sesja fotograficzna). Gdy po wyczerpaniu tego rodzaju środków dowodowych (lub wobec ich braku) pozostały jeszcze okoliczności niewyjaśnione, mające wpływ na wynik postępowania kontrolnego, wówczas do złożenia zeznań często zostaną wezwani świadkowie. Jeśli wymagają tego okoliczności i nie ma możliwości ustalenia stanu faktycznego w inny sposób, przesłuchany może zostać również sam płatnik - w charakterze strony postępowania (art. 87 ust. 1 pkt 5 i pkt 6 ustawy systemowej). W takiej sytuacji stroną jest również wykonawca dzieła, które ZUS kwestionuje. Warto o tym pamiętać, ponieważ jako strona ma on zapewniony czynny udział w postępowaniu na każdym jego etapie.

UWAGA!

W toku kontroli ZUS może przesłuchać świadków oraz kontrolowanego płatnika i wykonawcę dzieła.

Analiza wybranych decyzji ZUS dotyczących zakwestionowania umowy o dzieło i przekwalifikowania jej w umowę zlecenia, jak również analiza oficjalnych komunikatów ZUS związanych z tym tematem pozwala na sformułowanie swego rodzaju "katalogu" najczęstszych argumentów, którymi uzasadniane są decyzje organu rentowego. Niektóre z nich wydają się trafne, jednak część idzie w interpretacji obowiązujących przepisów bardzo daleko. Niestety, trzeba mieć świadomość, że często jedynym sposobem, aby udowodnić swoje racje, jest postępowanie odwoławcze przed sądem. Znając sposób argumentacji, można już na etapie planowania zawarcia umowy o dzieło, a także w czasie jej trwania i po zakończeniu, zadbać o zgromadzenie odpowiedniej dokumentacji i dowodów, pozwalających obronić prawa płatnika czy to w toku kontroli, czy też (gdyby stanowisko ZUS było nieugięte) w postępowaniu odwoławczym przed sądem.

Dowody, jakie może przedstawić płatnik wobec argumentów ZUS na podstawie wydanych dotychczas decyzji w sprawie przekwalifikowania umów cywilnoprawnych

Kolejną istotną informacją dla płatnika jest to, że jako strona postępowania ma zapewnione prawo do czynnego uczestniczenia w postępowaniu na każdym jego etapie. Przysługuje mu tzw. inicjatywa dowodowa. Oznacza to, że może wskazać wszelkie dowody, które jego zdaniem mają wpływ na rozstrzygnięcie w sprawie i które w związku z tym należy rozpatrzyć. Jeżeli inspektor kontroli je pominie, wówczas jest to mocny argument przy sporządzaniu odwołania od decyzji wydanej na podstawie niepełnego materiału dowodowego.

Przykład

Firma Kama Sp. j. zatrudnia wiele osób na podstawie umów o dzieło. Przy niektórych umowach o dzieło nie było protokołów odbioru zamówionego dzieła i na tej podstawie inspektor ZUS zakwestionował umowy, wskazując, że w istocie nie doprowadziły do uzyskania przez wykonawcę określonego, wymiernego rezultatu. Płatnik składek stwierdził jednak, że wszystkie umowy o dzieło kończyły się odbiorem zamówionego materiału przez zamawiającego, tylko w przypadku niektórych nie zachowano pisemnej formy protokołu, a część protokołów odbioru uległa zagubieniu. Na potwierdzenie tego płatnik wskazał 3 osoby, które były świadkami odbioru zamówionych dzieł od ich wykonawców, i zażądał przesłuchania tych osób w terminie, o którym zostanie z wyprzedzeniem zawiadomiony. Wyraził także chęć skorzystania z prawa obecności przy przesłuchaniu świadków. Oprócz tego jako osoby, które koniecznie należy przesłuchać na tę okoliczność, wskazał także wykonawców kwestionowanych umów o dzieło. Inspektor kontroli ma obowiązek uwzględnić żądanie płatnika i przeprowadzić dowód z zeznań świadków oraz z zeznań wykonawców dzieł. Płatnik składek powinien też znać wcześniej termin przesłuchania i ma prawo w nim uczestniczyć, chociaż nie może ingerować w przesłuchanie ani go zakłócać.

Procedura odwoławcza od decyzji ZUS

Jeżeli jednak stanowisko ZUS jest dla płatnika niekorzystne, sprawa nie jest jeszcze przegrana. Po zakończeniu czynności kontrolnych inspektor kontroli ZUS sporządza protokół pokontrolny, który jest odzwierciedleniem przebiegu kontroli ZUS. Znajdzie się w nim opis stanu faktycznego oraz będą przywołane przepisy, które w ustalonym stanie zostały przez płatnika naruszone. Płatnik może złożyć pisemne zastrzeżenia do ustaleń dokonanych w toku postępowania (i powinien to zrobić, jeżeli nie zgadza się z ustaleniami). W zastrzeżeniach musi wskazać, które z ustaleń kontroli uznaje za nieprawidłowe. Ma na to 14 dni od daty doręczenia protokołu kontroli. Po otrzymaniu zastrzeżeń inspektor kontroli musi się do nich ustosunkować w formie pisemnej. Może nie zgodzić się z zastrzeżeniami, przyjąć je lub przyjąć część z nich, a część uznać za bezzasadne.

Jeżeli zastrzeżenia do protokołu nie zostały uwzględnione przez ZUS, a płatnik nadal nie zgadza się z ustaleniami (i w związku z tym nie chce sporządzić dokumentów korygujących na podstawie spornych ustaleń) - pozostaje oczekiwać na wydanie przez ZUS decyzji pokontrolnej. Dopiero wydanie decyzji przez ZUS otwiera płatnikowi drogę do złożenia odwołania i poddania sprawy kontroli ocenie sądu. Odwołanie należy wnieść w nieprzekraczalnym terminie 1 miesiąca od dnia doręczenia decyzji (art. 83 ust. 2 ustawy systemowej w zw. z art. 477⁹ § 1 Kodeksu postępowania cywilnego). Odwołanie wnosi się na piśmie do jednostki organizacyjnej ZUS, która wydała decyzję, lub do protokołu sporządzonego przez tę jednostkę (art. 83 ust. 5 ustawy systemowej).

Korzystne dla płatników jest to, że odwołania od decyzji ZUS rozpatrują nie sądy administracyjne, lecz sądy powszechne. Rozpatrując sprawę z odwołania od decyzji ZUS, sąd I instancji nie ma możliwości przekazania sprawy do ponownego rozpatrzenia przez organ - musi zbadać okoliczności sprawy i albo utrzymać skarżoną decyzję, albo ją zmienić (art. 477¹⁴ § 1 i 2 Kodeksu postępowania cywilnego). Zwrot sprawy do ponownego rozpoznania bezpośrednio organowi rentowemu istnieje dopiero przed sądem drugiej instancji (art. 477^14a Kodeksu postępowania cywilnego).

Przykład

Spółka Maripol otrzymała z ZUS decyzję pokontrolną kwestionującą 80% zawartych umów o dzieło i nakładającą obowiązek odprowadzenia od tych umów wszystkich składek jak od umów zlecenia, wraz z odsetkami. Płatnik nie zgadza się z decyzją. Jeżeli terminowo wniesie odwołanie do sądu, to w toku procesu odwoławczego ma zapewnione uzyskanie rozstrzygnięcia swojej sprawy przed sądem. Sąd rozpatrujący odwołanie płatnika w I instancji nie ma możliwości przekazania sprawy do ponownego rozpatrzenia przez ZUS - musi sam zbadać wszelkie okoliczności, zebrać brakujące dowody (jeżeli takie występują) i wydać orzeczenie w sprawie zawieranych przez płatnika umów.

Podstawa prawna:

● art. 83, art. 86-88, art. 89 ust. 4-6, art. 91, art. 92a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2015 r., poz. 121

● art. 627, art. 734 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 121; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 539

● art. 477⁹ § 1 i 2, art. 477¹⁴ § 1 i 2, art. 477^14a ustawy z 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego - j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 101; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 539

Joanna Stolarska

ekspert prawa ubezpieczeń społecznych, redaktor MONITORA prawa pracy i ubezpieczeń, autorka licznych publikacji i opracowań z zakresu składkowego, były wieloletni pracownik ZUS