Interpretacja indywidualna z dnia 23.04.2015, sygn. IPPP3/4512-106/15-2/ISZ, Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie, sygn. IPPP3/4512-106/15-2/ISZ

W zakresie możliwości przechowywania faktur VAT zakupowych, faktur VAT sprzedażowych, faktur korygujących, duplikatów tych faktur oraz załączników do faktur, otrzymanych w formie papierowej, a następnie zeskanowanych i archiwizowanych w formie elektronicznej za lata od stycznia 2011 do daty wdrożenia systemu archiwizacji oraz po dacie wdrożenia tego systemu jak również w zakresie prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego zawartą w tych fakturach

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749, z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770, z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 28 stycznia 2015 r. (data wpływu 9 lutego 2015 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przechowywania faktur VAT zakupowych, faktur VAT sprzedażowych, faktur korygujących, duplikatów tych faktur oraz załączników do faktur, otrzymanych w formie papierowej, a następnie zeskanowanych i archiwizowanych w formie elektronicznej za lata od stycznia 2011 do daty wdrożenia systemu archiwizacji oraz po dacie wdrożenia tego systemu jak również w zakresie prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego zawartą w tych fakturach - jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 9 lutego 2015 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przechowywania faktur VAT zakupowych, faktur VAT sprzedażowych, faktur korygujących, duplikatów tych faktur oraz załączników do faktur, otrzymanych w formie papierowej, a następnie zeskanowanych i archiwizowanych w formie elektronicznej za lata od stycznia 2011 do daty wdrożenia systemu archiwizacji oraz po dacie wdrożenia tego systemu jak również w zakresie prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego zawartą w tych dokumentach fakturach.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

1. Głównym przedmiotem działalności (zwanej dalej Spółką) jest działalność w zakresie płatnej telewizji satelitarnej, czyli nadawanie sygnału telewizyjnego do klientów indywidualnych za pomocą nadajników satelitarnych. Klientami Spółki są przede wszystkim osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej. W ramach swojej działalności Spółka współpracuje z agentami (dystrybutorami) Spółki, czyli niezależnymi prawnie i organizacyjnie podmiotami gospodarczymi świadczącymi usługi agencyjne na rzecz Spółki. Usługi agencyjne obejmują przede wszystkim pośredniczenie w zawieraniu umów pomiędzy Spółką a indywidualnym klientem (abonentem), przyjmowanie reklamacji klientów w imieniu Spółki, wydawanie, odbieranie i wymianę sprzętu niezbędnego do odbioru sygnału telewizyjnego nadawanego przez Spółkę, etc.
2. W zakresie dystrybucji usług telewizyjnych Spółka współpracuje także z sieciami telewizji kablowej, które nadają w swoich sieciach telewizyjnych programy emitowane przez Spółkę.
3. Z drugiej strony Spółka współpracuje z podmiotami świadczącymi na jej rzecz usługi produkcji programów telewizyjnych, producentów i dystrybutorów filmów, seriali, czy kanałów telewizyjnych, od których nabywa licencje i prawa do emisji. Są to zarówno krajowe, jak i zagraniczne podmioty gospodarcze.
4. W ramach prowadzonej działalności Spółka otrzymuje miesięcznie od swoich kontrahentów znaczącą ilość faktur kosztowych i faktur dotyczących zakupów inwestycyjnych a ich ilość z miesiąca na miesiąc wzrasta.
5. Mając na uwadze wynikający z obowiązujących przepisów prawa okres, przez jaki Spółka zobowiązana jest przechowywać dokumenty księgowe, ich archiwizacja staje się coraz trudniejsza, łączy się bowiem z koniecznością podnajmu coraz większej powierzchni archiwum.
6. Obecnie Spółka rozważa wdrożenie elektronicznego systemu archiwizowania i obiegu dokumentów. Część otrzymywanych w formie papierowej dokumentów zewnętrznych będzie skanowana i archiwizowana w formie elektronicznej, oprócz archiwizowania w formie papierowej tylko niektórych dokumentów. Archiwizacja elektroniczna dotyczyć będzie dokumentów księgowych otrzymywanych od kontrahentów w formie papierowej. Spółka zamierza archiwizować w ten sposób w szczególności: faktury VAT zakupowe, faktury VAT sprzedażowe, faktury korygujące, duplikaty tych faktur, załączniki do faktur, oraz różnego rodzaju rachunki i rozliczenia (dalej zwane łącznie dokumentami).
7. Dokumenty powyższe otrzymywane przez Spółkę w formie papierowej będą wprowadzane do ewidencji księgowej według dotychczasowych zasad. Po zaewidencjonowaniu dokumentu w księgach rachunkowych, dokument wprowadzony zostanie do systemu archiwizacji. Każdy dokument wprowadzony do systemu archiwizacji otrzyma unikalną nazwę i zostanie przyporządkowany do odrębnej lokalizacji odpowiadającej określonym kryteriom. Procedura elektroniczna udostępni wydajne i szybkie wyszukiwanie dokumentu, jak również samego obrazu w postaci skanu w formacie PDF lub innym. Dokumenty będą podzielone na faktury sprzedaży i faktury zakupu oraz na pozostałe dokumenty a następnie na poszczególne okresy rozliczeniowe. Każdy dokument będzie opisany w systemie informatycznym za pomocą takich samych informacji jak w chwili obecnej, co umożliwi wyszukiwanie dokumentów według tych samych co obecnie kryteriów. Całość archiwum programu będzie zbudowana na wzór szaf i segregatorów z podziałem na poszczególne rodzaje dokumentów, w sposób obecnie stosowany w Spółce a w ich ramach na poszczególne okresy rozliczeniowe. Baza danych systemu archiwizacji będzie przechowywana na serwerze spółki a kopie będą archiwizowane na dyskach sieciowych w zaszyfrowanych folderach oraz na płycie DVD. Dostęp do bazy danych i do kopii bezpieczeństwa będzie chroniony i możliwy tylko dla uprawnionych do tego celu osób. Zarządzaniem i archiwizacją bazy danych w informatycznym środowisku zajmować się będą administratorzy systemów informatycznych Spółki.
8. Po zeskanowaniu dokumentów Spółka zamierza prowadzić archiwizację dokumentów otrzymywanych w formie papierowej jedynie w postaci plików elektronicznych. Po zeskanowaniu dokumentów papierowych i ich zarchiwizowaniu w wersji elektronicznej papierowe wersje dokumentów będą niszczone. Elektroniczna baza archiwizacji dokumentów przechowywać będzie obrazy zeskanowanych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Spółka będzie przechowywać elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów, w sposób zapewniający:

1. Autentyczność pochodzenia - pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, integralność treści - co oznacza że w dokumencie nie zmieniono danych, które powinny zawierać oraz czytelność tych dokumentów od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
2. Łatwe ich odszukanie.
3. Zapewnienie organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do dokumentów oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

1. Czy w przypadku wprowadzenia systemu archiwizowania opisanego powyżej, Spółka będzie uprawniona do archiwizowania dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, w postaci skanów dokumentów i zaprzestania archiwizowania otrzymywanych papierowych dokumentów i ich niszczenia po zeskanowaniu i zarchiwizowaniu w formie elektronicznej, z zachowaniem prawa obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego zawartą w tych dokumentach (fakturach VAT)...
2. Czy możliwe jest zeskanowanie i zarchiwizowanie w formacie PDF, a następnie zniszczenie także faktur papierowych otrzymanych przez Spółkę za lata od stycznia 2011 roku do daty wdrożenia systemu archiwizacji - z zachowaniem prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego zawartą w tych fakturach...

Zdaniem Wnioskodawcy:

Ad. 1.

W ocenie Spółki opisana procedura przechowywania faktur VAT spełnia wszelkie wymogi przewidziane w przepisach prawa podatkowego w zakresie dotyczącym przechowywania faktur.

Zgodnie z art. 112 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie natomiast z art. 112a ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy przechowują otrzymane faktury w:

• podziale na okresy rozliczeniowe,
• sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz
• w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podatnicy także zostali zobowiązani do zapewnienia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie zgodnie z odrębnymi przepisami bezzwłocznego dostępu do faktur, a w przypadku ich przechowywania w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy o VAT). Należy wspomnieć, że również regulacje prawa unijnego nakładają na każdego podatnika szczególne obowiązki dotyczące przechowywania wszystkich faktur. Zgodnie z art. 244 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. UE L Nr 347, str. 1 ze zm.), każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę czy usługobiorcę lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał.

Zgodnie z art. 247 ust. 2 ww. Dyrektywy państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w postaci oryginalnej, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej. Jednak Polski ustawodawca nie skorzystał z tej opcji, co oznacza, że faktury mogą być przechowywane przez polskich podatników w dowolnej formie (papierowej lub elektronicznej), niezależnie od jej oryginalnej postaci, jednakże pod warunkiem spełnienia wymogów wskazanych w art. 112a ustawy o VAT, a między innymi w zakresie zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 ustawy o VAT). Natomiast przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych jakie powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy o VAT).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy o VAT).

Przez pojęcie kontrole biznesowe zawarte w art. 106m ust. 4 ustawy, należy rozumieć proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługobiorcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) a także w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia jej aż do końca okresu przedawnienia.

Z kolei pojęcie wiarygodna ścieżka audytu, użyte także w tym przepisie oznacza, iż związek pomiędzy dokumentami a realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia - w wyniku posiadania dostatecznych danych dla powiązania dokumentów i zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami.

W opisanej we wniosku sprawie wymogi związane z zachowaniem autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktury zostaną zachowane w związku z wprowadzeniem opisanego systemu archiwizacji dokumentów. Papierowa faktura VAT zapisana w formie elektronicznej (zeskanowana) w bazie danych nie będzie mogła być w żaden sposób modyfikowana, a jej elektroniczny obraz nie będzie wykazywał żadnych różnic w stosunku do faktury otrzymanej w formie papierowej. Faktura taka będzie łatwa do odszukania w systemie ze względu na jej podział na poszczególne rodzaje faktur, ich odpowiedniej numeracji oraz przyporządkowania do odpowiedniego okresu rozliczeniowego. Dostęp do dokumentu źródłowego (zeskanowanego) będzie zatem możliwy w każdym czasie do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

System elektronicznej archiwizacji zapewni przechowywanie dokumentów w sposób bezpieczny i trwały.

Powyższe przesądza, że sposób archiwizacji dokumentów opisany przez Spółkę, spełni wymogi określone w art. 106m i art. 112a ustawy o VAT, bowiem Spółka zapewni autentyczność i integralność treści faktur w okresie do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zatem faktury te mogą być archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej.

Ad. 2.

Do 31 grudnia 2010 r. ust. 1-2 par 21 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług wskazywały, że :

1. podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur, faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
2. dokumenty o których mowa w ust. 1, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający no ich łatwe oszukanie.

Natomiast wprowadzone od 1 stycznia 2011 r. zmiany nie przewidują już wymogu przechowywania faktur, faktur korygujących, a także duplikatów tych dokumentów w oryginalnej postaci.

Obecnie obowiązujące przepisy art. 112 ustawy o VAT obligują podatników do przechowywania ewidencji dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, natomiast zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy przechowują otrzymane faktury:

• w podziale na okresy rozliczeniowe,
• w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz
• w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego

Zarchiwizowanie przez Spółkę dokumentów - faktur VAT z okresu od stycznia 2011 r. do daty wdrożenia elektronicznego systemu archiwum w formie ich elektronicznego zeskanowania (oraz likwidacji ich formy papierowej) dokonane będzie w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie z zachowaniem zasady autentyczności ich pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur.

Spółka stoi zatem na stanowisku, że zeskanowane i przechowywane w wersji elektronicznej (plik PDF) faktury VAT otrzymane pierwotnie w formie papierowej dalej będą uprawniać Spółkę do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego zawartą w tych fakturach.

Stanowisko Spółki zarówno w kwestii pytania nr 1 jak i pytania nr 2 potwierdzają liczne interpretacje indywidualne Dyrektora Izb Skarbowych np.;

• interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 4 lutego 2014 r. (nr IBPP2/443-1036/13/ICZ),
• interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 29 stycznia 2013 r. (ILPP4/443-504/12-2/EWW),
• interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 17 grudnia 2013 r. (nr IPPP1/443-1064/13-5/ISZ),
• interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 20 listopada 2013 r. (nr ILPP4/443-397/13-2/EWW).

Biorąc pod uwagę powołane we wniosku obowiązujące obecnie przepisy oraz fakt że metoda i sposób archiwizacji dokumentów opisana przez Spółkę przechowywania faktur w formie elektronicznej, spełnia warunki autentyczności i integralności oraz pozwala na ich łatwe odszukanie i bezzwłoczny dostęp, a także umożliwia organom podatkowym również przetwarzanie danych w nich zawartych - Spółka stoi na stanowisku, że w obu sytuacjach (pytanie nr 1 i pytanie nr 2), możliwe będzie archiwizowanie dokumentów papierowych w formie skanów bez konieczności dalszego przechowywania ich w postaci papierowej, z zachowaniem prawa Spółki do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego zawartą w tych fakturach.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z treścią art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054, z późn. zm.), podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Na podstawie art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast fakturą elektroniczną w myśl pkt 32 tego artykułu jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

W myśl art. 106g ust. 1 ww. ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Jak stanowi art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury ust. 2 ww. artykułu.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy o VAT).

Na podstawie art. 106m ust. 4 powołanej ustawy o podatku od towarów i usług, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 cyt. ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Zgodnie z art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Według art. 112a ust. 1 ustawy, podatnicy przechowują:

1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ww. ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy o VAT).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W tym miejscu należy dodatkowo wskazać, że stosownie do przepisu art. 218 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz.Urz. UE L Nr 347, str. 1 ze zm.) - dalej jako Dyrektywa - dla celów dyrektywy państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w niniejszym rozdziale (Rozdział 3 Sekcja 2 - definicje). Regulacje prawa unijnego nakładają na każdego podatnika szczególne obowiązki dotyczące przechowywania wszystkich faktur.

W myśl art. 244 Dyrektywy, każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał. Państwa członkowskie mogą również wymagać, by podatnicy mający siedzibę na ich terytorium przechowywali na tym terytorium faktury wystawione osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub faktury wystawione w imieniu i na rzecz tych podatników przez osoby trzecie, a także wszystkie faktury, które otrzymali, w przypadku gdy faktury nie są przechowywane za pomocą środków elektronicznych gwarantujących pełny dostęp on-line do tych danych (art. 245 ust. 2 zd. drugie Dyrektywy).

Na uwagę zasługuje również norma wyrażona w art. 247 ust. 2 Dyrektywy, zgodnie z którą aby zapewnić spełnienie wymogów, o których mowa w art. 233, państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Podkreślenia wymaga fakt, że krajowy ustawodawca odstąpił - na gruncie aktualnie obowiązujących przepisów - od tego opcjonalnego dla niego wymogu.

Obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania, otrzymywanych w formie papierowej faktur (tj. faktur VAT zakupowych, faktur VAT sprzedażowych, faktur korygujących, duplikatów tych faktur oraz załączników do faktur), w formie elektronicznej w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści oraz czytelność faktury, a ten warunek można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Należy zwrócić uwagę, że już w obowiązujących od 2011 r. przepisach w zakresie e-fakturowania powyższe obowiązki były wymagane. W przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej wskazano przykładowe sposoby zapewniania spełnienia tych wymogów (bezpieczny podpis elektroniczny lub elektroniczna wymiana danych EDI). Te przykładowe sposoby zapewnienia spełnienia wymogów autentyczności pochodzenia i integralności treści dawały przedsiębiorcom pewność prawa.

Od 1 stycznia 2013 r. ustawodawca wskazał kolejny przykładowy sposób spełnienia tych wymogów - kontrole biznesowe, które zapewniają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą i dostawą towarów lub świadczeniem usług. Dla potrzeb podatku od towarów i usług dotyczących fakturowania kontrole biznesowe należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności w zakresie tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralności treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu jej przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojecie wiarygodna ścieżka audytu, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Z przedstawionego we wniosku opisu sprawy wynika, że w ramach prowadzonej działalności, Spółka otrzymuje miesięcznie od swoich kontrahentów znaczącą ilość faktur kosztowych i faktur dotyczących zakupów inwestycyjnych. Spółka rozważa wdrożenie elektronicznego systemu archiwizowania i obiegu dokumentów. Część otrzymywanych w formie papierowej dokumentów zewnętrznych będzie skanowana i archiwizowana w formie elektronicznej, oprócz archiwizowania w formie papierowej tylko niektórych dokumentów. Archiwizacja elektroniczna dotyczyć będzie dokumentów księgowych otrzymywanych od kontrahentów w formie papierowej.

Wnioskodawca wskazał, że zamierza archiwizować w ten sposób dokumenty za lata od stycznia 2011 r. do daty wdrożenia systemu oraz po tej dacie, tj. w szczególności: faktury VAT zakupowe, faktury VAT sprzedażowe, faktury korygujące, duplikaty tych faktur, załączniki do faktur. Dokumenty te otrzymywane przez Spółkę w formie papierowej będą wprowadzane do ewidencji księgowej według dotychczasowych zasad. Po zaewidencjonowaniu dokumentu w księgach rachunkowych, dokument wprowadzony zostanie do systemu archiwizacji. Każdy dokument wprowadzony do systemu archiwizacji otrzyma unikalną nazwę i zostanie przyporządkowany do odrębnej lokalizacji odpowiadającej określonym kryteriom. Procedura elektroniczna udostępni wydajne i szybkie wyszukiwanie dokumentu, jak również samego obrazu w postaci skanu w formacie PDF lub innym. Dokumenty będą podzielone na faktury sprzedaży i faktury zakupu oraz na pozostałe dokumenty a następnie na poszczególne okresy rozliczeniowe. Wnioskodawca wskazał, że każdy dokument będzie opisany w systemie informatycznym za pomocą takich samych informacji jak w chwili obecnej, co umożliwi wyszukiwanie dokumentów według tych samych co obecnie kryteriów. Całość archiwum programu będzie zbudowana na wzór szaf i segregatorów z podziałem na poszczególne rodzaje dokumentów, w sposób obecnie stosowany w Spółce a w ich ramach na poszczególne okresy rozliczeniowe. Baza danych systemu archiwizacji będzie przechowywana na serwerze spółki a kopie będą archiwizowane na dyskach sieciowych w zaszyfrowanych folderach oraz na płycie DVD. Dostęp do bazy danych i do kopii bezpieczeństwa będzie chroniony i możliwy tylko dla uprawnionych do tego celu osób. Zarządzaniem i archiwizacją bazy danych w informatycznym środowisku zajmować się będą administratorzy systemów informatycznych Spółki. Po zeskanowaniu dokumentów Spółka zamierza prowadzić archiwizację dokumentów otrzymywanych w formie papierowej jedynie w postaci plików elektronicznych. Po zeskanowaniu dokumentów papierowych i ich zarchiwizowaniu w wersji elektronicznej papierowe wersje dokumentów będą niszczone. Elektroniczna baza archiwizacji dokumentów przechowywać będzie obrazy zeskanowanych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Wnioskodawca wskazał, że będzie przechowywać elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów, w sposób zapewniający:

1. Autentyczność pochodzenia - pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, integralność treści - co oznacza że w dokumencie nie zmieniono danych, które powinny zawierać oraz czytelność tych dokumentów od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, tj. papierowa faktura VAT zapisana w formie elektronicznej (zeskanowana) w bazie danych nie będzie mogła być w żaden sposób modyfikowana, a jej elektroniczny obraz nie będzie wykazywał żadnych różnic w stosunku do faktury otrzymanej w formie papierowej.
2. Łatwe ich odszukanie, tj. faktura taka będzie łatwa do odszukania w systemie ze względu na jej podział na poszczególne rodzaje faktur, ich odpowiedniej numeracji oraz przyporządkowania do odpowiedniego okresu rozliczeniowego.
3. Zapewnienie organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do dokumentów oraz przetwarzanie danych w nich zawartych, tj. dostęp do dokumentu źródłowego (zeskanowanego) będzie zatem możliwy w każdym czasie do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. System elektronicznej archiwizacji zapewni przechowywanie dokumentów w sposób bezpieczny i trwały.

Jak już wskazano, wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści oraz czytelność faktury, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. w formie obrazu elektronicznego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci.

Zatem, w analizowanej sprawie należy stwierdzić, że przechowywanie dokumentów w szczególności: faktur VAT zakupowych, faktur VAT sprzedażowych, faktur korygujących, duplikatów tych faktur oraz załączników do faktur, otrzymanych w formie papierowej w formie elektronicznej archiwizacji dokumentów w sposób opisany przez Wnioskodawcę, za lata od stycznia 2011 do daty wdrożenia systemu archiwizacji oraz po dacie wdrożenia tego systemu, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu, jest zgodne z powyższymi przepisami.

Sposób przechowywania dokumentów określony powyższymi przepisami w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznego modelu archiwizacji niezależnie od formy, w jakiej Spółka otrzymała bądź będzie otrzymywać dokumenty papierowe (tj. faktury VAT zakupowe, faktury VAT sprzedażowe, faktury korygujące, duplikaty tych faktur, załączniki do faktur).

W odniesieniu do kwestii dotyczącej prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego zawartą w tych dokumentach (fakturach), należy stwierdzić, że zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy, w brzmieniu obowiązującym do 31 grudnia 2013 r., kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług, z uwzględnieniem rabatów określonych w art. 29 ust. 4. Natomiast w myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy, w brzmieniu obowiązującym od dnia 1 stycznia 2014 r., kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Z powyższych przepisów wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 tej ustawy.

Co do zasady prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/ elektroniczna) ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy należy uznać, że dokumenty (faktury) przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej w ramach opisanego systemu archiwizacji przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów będą potwierdzały prawo Spółki do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w nich, w zakresie w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT i jednocześnie nie wystąpią przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy o podatku od towarów i usług. W konsekwencji, fakt zniszczenia papierowych wersji przedmiotowych dokumentów (faktur), które zostaną objęte systemem archiwizacji nie będzie miał wpływu na możliwość odliczenia (bądź zachowanie zrealizowanego prawa do odliczenia) podatku VAT naliczonego wynikającego z takich dokumentów (faktur).

Wobec tego, w niniejszej sprawie stwierdzić należy, że w przypadku wprowadzenia opisanego systemu archiwizowania, Spółka będzie uprawniona do archiwizowania dokumentów (faktur VAT zakupowych, faktur VAT sprzedażowych, faktur korygujących, duplikatów tych faktur oraz załączników do faktur), wyłącznie w formie elektronicznej, w postaci skanów dokumentów i zaprzestania archiwizowania otrzymywanych papierowych dokumentów i ich niszczenia po zeskanowaniu i zarchiwizowaniu w formie elektronicznej. W stosunku do tych dokumentów (faktur) Wnioskodawca zachowa prawo obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego zawartą w tych dokumentach (fakturach). Możliwe jest również zeskanowanie i zarchiwizowanie w formacie PDF, a następnie zniszczenie także dokumentów (faktur VAT zakupowych, faktur VAT sprzedażowych, faktur korygujących, duplikatów tych faktur oraz załączników do faktur) papierowych otrzymanych przez Spółkę za lata od stycznia 2011 roku do daty wdrożenia systemu archiwizacji. W tym przypadku Wnioskodawca również zachowa prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego zawartą w tych fakturach.

Tym samym, stanowisko Wnioskodawcy w tym zakresie należało uznać za prawidłowe.

W tym miejscu wskazać należy, że przepisy ustawy o podatku od towarów i usług oraz przepisy wykonawcze do tej ustawy nie regulują kwestii dokumentowania czynności innych niż objętych ustawą o VAT, w szczególności wystawiania i przechowywania różnego rodzajów rachunków i rozliczeń. Zatem, z uwagi na okoliczność, że wymienione przez Wnioskodawcę w opisie sprawy różnego rodzaju rachunki i rozliczenia nie są dokumentami przewidzianymi przez przepisy o podatku od towarów i usług i jako takie nie są objęte regulacją tych przepisów.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi Dz. U. z 2012r., poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.

Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie