Wstęp

Zatrudniając przynajmniej jednego pracownika, pracodawca musi założyć i prowadzić dokumentację pracowniczą. Niektóre dokumenty pracownicze powinny być sporządzane w określonej przepisami formie, inne pracodawca może stworzyć samodzielnie.

W niniejszym opracowaniu zostały omówione najważniejsze kwestie związane z prowadzeniem przez pracodawcę dokumentacji pracowniczej. Książka uwzględnia najnowsze zmiany w przepisach, w wyniku których zmianie uległy niektóre dokumenty związane z zatrudnianiem pracowników. Przedstawiamy m.in., jak wypełnić świadectwo pracy po zmianach od 1 stycznia 2017 r. Nie zabrakło też informacji o dokumentowaniu kwestii związanych z innymi aspektami zatrudnienia, np. zawieraniem umów o pracę, ewidencjonowaniem czasu pracy, odpowiedzialnością porządkową czy badaniami profilaktycznymi pracowników.

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej ma istotne znaczenie praktyczne, pozwala bowiem ustalić uprawnienia pracownicze pracowników. W przypadku sporu ze stosunku pracy brak właściwej dokumentacji jest okolicznością obciążającą pracodawcę.

Wszelkie zaniedbania w zakresie prowadzenia akt osobowych oraz innej dokumentacji są naruszeniem praw pracowniczych. Pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu, która nie prowadzi dokumentacji pracowniczej, może być ukarana grzywną w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł.

Język polski w dokumentacji pracowniczej

Pracodawca jest co do zasady zobowiązany do tworzenia oraz gromadzenia wszelkiej dokumentacji pracowniczej w języku polskim.

Nie ma jednak przeszkód prawnych, aby dokumenty pracownicze były jednocześnie sporządzone w wersji lub wersjach obcojęzycznych. Podstawą ich wykładni jest wersja w języku polskim, jeżeli osoba świadcząca pracę jest obywatelem polskim (art. 8 ust. 1a ustawy o języku polskim).

Natomiast umowa o pracę lub inny dokument wynikający z zakresu prawa pracy mogą być sporządzone w języku obcym na wniosek osoby świadczącej pracę, jeżeli:

● włada ona tym językiem,
● nie jest obywatelem polskim,
● została pouczona o prawie do sporządzenia umowy lub innego dokumentu w języku polskim (art. 8 ust. 1b ustawy o języku polskim).

Ochrona danych osobowych

Gromadzona przez pracodawcę dokumentacja pracownicza stanowi zbiór danych osobowych, którego administratorem jest pracodawca. Pozyskiwanie, gromadzenie, utrwalanie, przechowywanie i udostępnianie danych o pracownikach stanowi ich przetwarzanie i jest dopuszczalne tylko w określonych przypadkach.

Pracodawca powinien upoważnić na piśmie pracowników zajmujących się sprawami pracowniczymi do przetwarzania danych osobowych (art. 37 ustawy o ochronie danych osobowych). Upoważnienie to sporządza się oddzielnie dla każdego pracownika i określa się w nim zakres upoważnienia do przetwarzania danych.

Pracodawca powinien prowadzić ewidencję osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych (art. 39 ustawy o ochronie danych osobowych). Przetwarzanie danych osobowych bez upoważnienia jest zagrożone karą grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do 2 lat. Ta sama kara grozi pracodawcy, który nie wyda pracownikowi zajmującemu się sprawami pracowniczymi stosownego upoważnienia (art. 51 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych).

Pracownicy nie mogą przetwarzać danych osobowych bez pisemnego upoważnienia pracodawcy.

Przepisy prawa pracy ściśle wskazują, jakich danych pracodawca może żądać od osoby podejmującej pracę. Pracodawca może wymagać od takiej osoby wyłącznie podania (art. 22¹ § 1 ustawy - Kodeks pracy, dalej: k.p.):

● imienia (imion) i nazwiska,
● imion rodziców,
● daty urodzenia,
● miejsca zamieszkania (adresu do korespondencji),
● wykształcenia,
● przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.

Pracodawca nie może więc żądać od kandydata do pracy innych danych, np. o stanie cywilnym, rodzinnym itp. Żądanie od kandydata do pracy innych informacji, np. zaświadczenia o niekaralności, jest dopuszczalne tylko w sytuacji, gdy ze względu na rodzaj zatrudnienia zezwalają na to odpowiednie, powszechnie obowiązujące przepisy prawa, stanowiące, że określone stanowisko może objąć jedynie osoba wcześniej niekarana. W innych przypadkach żądanie takiego zaświadczenia jest niedopuszczalne.

Przykład

Pracodawca prowadzący piekarnię uzależnił zatrudnienie nowych pracowników w zakładzie od przedłożenia zaświadczenia z rejestru skazanych potwierdzającego niekaralność kandydata do pracy. Zaświadczenia te pracodawca przechowywał w części A akt osobowych pracowników. Postępowanie pracodawcy było nieprawidłowe, bowiem przepisy nie wymagają od zatrudnianych przez niego pracowników przedstawienia takich dokumentów.

Po zatrudnieniu pracownika, oprócz podanych wyżej danych, pracodawca ma prawo domagać się także:

● innych danych osobowych, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy (np. prawo do świadczeń z zfśs, do dni wolnych z tytułu opieki nad dziećmi),
● numeru PESEL,
● innych danych, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów.

Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia w kwestionariuszu osobowym lub w inny sposób, np. przez okazanie dowodu osobistego.

Przepisy wewnątrzzakładowe

Regulamin pracy

Regulamin pracy jest aktem prawa wewnątrzzakładowego obowiązującym u konkretnego pracodawcy.

Po zmianie przepisów od 1 stycznia 2017 r. obowiązek utworzenia regulaminu pracy spoczywa na pracodawcach zatrudniających co najmniej 50 pracowników, chyba że w zakładzie obowiązuje układ zbiorowy pracy, który reguluje kwestie zastrzeżone dla regulaminu.

Pracodawca zatrudniający co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników wprowadza regulamin pracy, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wystąpi z wnioskiem o jego wprowadzenie. Pracodawca zatrudniający mniej niż 50 pracowników również może wprowadzić regulamin pracy (art. 104 § 2 ustawy - Kodeks pracy, dalej: k.p.).

Tworząc regulamin pracy, warto brać pod uwagę, że nie powinien to być akt bardzo obszerny, który przytacza większość przepisów Kodeksu pracy. Tak rozbudowany regulamin będzie mało czytelny dla pracowników, a poza tym w każdym przypadku zmiany przepisów Kodeksu pracy będzie konieczna zmiana treści regulaminu.

Regulamin pracy ma za zadanie dostosowanie ogólnie obowiązujących przepisów prawa pracy do specyfiki danego zakładu pracy. Powinien zatem uszczegóławiać i dostosowywać przepisy kodeksowe do warunków pracy w danym zakładzie.

W regulaminie pracy powinny być zawarte postanowienia regulujące przede wszystkim:

● organizację pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu, wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, a także w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej (tzw. tabela norm przydziału określająca, jaka odzież i na jaki okres przysługuje pracownikom zatrudnionym na określonych stanowiskach oraz rodzaje środków ochrony indywidualnej);
● systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe. Muszą być one w regulaminie pracy nazwane i wskazane precyzyjnie w stosunku do poszczególnych grup pracowników. Przy ustalaniu okresu rozliczeniowego warto pamiętać, że musi on być wskazany w regulaminie pracy w precyzyjny sposób (np. 1 miesiąc, 2 miesiące). Błędem jest przepisywanie do regulaminu zwrotów kodeksowych, np. "w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy". Dodatkowo okresy rozliczeniowe dłuższe niż jeden miesiąc muszą być określone w przedziałach czasowych, wskazujących, od jakiego miesiąca należy je liczyć np.: styczeń - kwiecień, maj - sierpień, wrzesień - grudzień każdego roku kalendarzowego;
● porę nocną, która musi być zawsze określona bez względu na to, czy w danym zakładzie pracy wykonuje się pracę w godzinach nocnych;
● termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia - te elementy również muszą być określone w regulaminie w sposób precyzyjny. Regulamin musi np. wskazywać konkretną datę wypłaty pracownikom wynagrodzenia za pracę, a nie posługiwać się np. zwrotem "do 10. dnia następnego miesiąca";
● wykaz prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom, wykaz prac lekkich dozwolonych pracownikom młodocianym, rodzaje prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego. Wszystkie te wykazy muszą być dostosowane do warunków występujących w danym zakładzie pracy i do rodzaju prac, jakie się w nim wykonuje, a nie tylko przytaczać przepisy regulujące te zagadnienia. W przypadku gdy pracodawca nie zatrudnia pracowników młodocianych, wystarczy, że w regulaminie pracy zamieści zapis, że nie zatrudnia pracowników młodocianych i dlatego nie zawarto w nim wykazu prac wzbronionych i dozwolonych takim osobom. W razie zatrudnienia pracowników młodocianych trzeba będzie podać w regulaminie wykazy prac wzbronionych i dozwolonych tym osobom;
● obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, a także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą;
● przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy;
● informacje na temat stosowanych kar porządkowych. Zapisy te powinny odpowiadać regulacjom zawartym w Kodeksie pracy. Pracodawca nie może zatem tworzyć nowego katalogu tych kar, gdyż jest to niedozwolone;
● inne postanowienia regulujące organizację i porządek pracy w zakładzie, np. wprowadzenie 60-minutowej przerwy w pracy, wydłużenie rocznego limitu godzin nadliczbowych, ustalenie innych godzin czasu pracy w niedziele i święta itp.

Poza elementami obowiązkowymi regulamin pracy może zawierać również inne postanowienia regulujące organizację pracy w zakładzie pracy.

Regulamin pracy wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników (art. 104³ § 1 k.p.). Podanie regulaminu do wiadomości następuje w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Może to być wywieszenie na tablicy ogłoszeń, rozdanie każdemu z pracowników treści regulaminu lub rozesłanie go do pracowników np. pocztą elektroniczną.

Pracodawca jest zobowiązany zapoznać każdego pracownika z treścią regulaminu pracy przed rozpoczęciem przez niego pracy.

Regulamin wynagradzania

Obowiązek określenia warunków wynagradzania pracowników w regulaminie wynagradzania od 1 stycznia 2017 r. dotyczy tych pracodawców, którzy zatrudniają co najmniej 50 pracowników nieobjętych zakładowym układem zbiorowym pracy bądź ponadzakładowym układem zbiorowym pracy (art. 77² k.p.). Pracodawca zatrudniający mniej niż 50 pracowników, nieobjętych zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy, może ustalić warunki wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania. Pracodawca zatrudniający co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników, nieobjętych zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy, powinien wprowadzić regulamin wynagradzania, jeżeli zażąda tego zakładowa organizacja związkowa.

W regulaminie wynagradzania pracodawca określa wszystkie kwestie związane z przysługującymi pracownikom świadczeniami pieniężnymi, takimi jak np.: premie, odprawy, nagrody, świadczenia związane z podróżą służbową itp.

Ustalając te kwestie, należy szczegółowo uregulować dla każdego z tych składników zasady przyznawania (np. zaliczenie poszczególnych okresów do stażu pracy, od którego zależy nabycie prawa do świadczeń i wysokość określonego świadczenia, w tym okresów pracy w innych zakładach czy w gospodarstwie rolnym), wysokość, jak również warunki pozbawienia takich świadczeń.

Obwieszczenie o systemach czasu pracy

Jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu pracy, musi ustalić systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy w obwieszczeniu (art. 150 § 1 k.p.).

Wzór obwieszczenia w sprawie systemów i rozkładów czasu pracy oraz okresów rozliczeniowych

Pracodawca musi zapoznać zatrudnionych pracowników z takim obwieszczeniem, np. przez wywieszenie go na tablicy ogłoszeń lub zebranie na tym dokumencie podpisów pracowników o zapoznaniu się z nim. Można również umieścić takie obwieszczenie w części B akt osobowych każdego pracownika, na którym będzie widniał podpis zatrudnionego.

Informacja o równym traktowniu w zatrudnieniu

Pracodawca jest zobowiązany udostępnić pracownikom tekst przepisów dotyczących równego traktowania w zatrudnieniu w formie pisemnej informacji rozpowszechnionej na terenie zakładu pracy (np. przez wywieszenie na tablicy ogłoszeń) lub zapewnić pracownikom dostęp do tych przepisów w inny sposób przyjęty u danego pracodawcy. Może np. zamieścić tekst tych przepisów w regulaminie pracy, z którym każdy pracownik ma obowiązek zapoznać się przed dopuszczeniem go do pracy, albo może przekazać pracownikom indywidualnie tekst tych przepisów.

Zasady równego traktowania zostały zawarte w art. 18^3a-18^3c k.p. i to właśnie tekst tych przepisów powinien być udostępniony pracownikom.

Wzór potwierdzenia pracownika o zapoznaniu się z informacją o równym traktowaniu w zatrudnieniu

Przejście zakładu pracy na nowego pracodawcę

Przejście zakładu pracy lub jego części na nowego pracodawcę oraz związane z tym obowiązki informacyjne wobec zatrudnionych pracowników są zróżnicowane w zależności od tego, czy w zakładzie pracy działają, czy też nie związki zawodowe. Procedura jest bardzo podobna mimo zawarcia odpowiednich regulacji w dwóch odrębnych aktach prawnych: Kodeksie pracy oraz ustawie o związkach zawodowych.

1. Procedura stosowana, gdy w zakładzie działają związki zawodowe

W przypadku gdy w przejmowanym i przejmującym zakładzie pracy działają związki zawodowe, dotychczasowy i nowy pracodawca są zobowiązani, co najmniej na 30 dni przed przewidywanym przejściem zakładu lub jego części, do poinformowania na piśmie działające u każdego z nich zakładowe organizacje związkowe o:

● terminie tego przejścia,
● przyczynach przejścia,
● prawnych, ekonomicznych i socjalnych skutkach dla swoich pracowników,
● zamierzonych działaniach dotyczących warunków zatrudnienia tych pracowników, w szczególności warunków pracy, płacy i przekwalifikowania.

Wzór informacji o przejściu zakładu pracy, gdy w zakładzie działają związki zawodowe

Na tym procedura informacyjna się kończy w sytuacji, gdy dotychczasowy lub nowy pracodawca nie zamierza zmieniać warunków zatrudnienia przejętych pracowników. Gdy nowy pracodawca chce podjąć takie działania, musi przystąpić do negocjacji z zakładowymi organizacjami związkowymi w celu zawarcia porozumienia w tym zakresie, w terminie nie dłuższym niż 30 dni od dnia przekazania informacji o planowanych działaniach. Zawarcie porozumienia nie jest jednak obligatoryjne. Jego brak daje pracodawcy legitymację do samodzielnego podejmowania działań w sprawach dotyczących warunków zatrudnienia pracowników. Podejmując je, pracodawca musi jednak uwzględnić ustalenia dokonane w toku negocjacji ze związkami.

2. Procedura stosowana, gdy w zakładzie nie działają związki zawodowe

W przypadku gdy u obu pracodawców nie działają zakładowe organizacje związkowe, dotychczasowy i nowy pracodawca informują na piśmie swoich pracowników o identycznych kwestiach, jak ma to miejsce w przypadku informacji dla związków zawodowych. Taki sam jest również termin przekazania tej informacji, gdyż powinno to nastąpić na co najmniej 30 dni przed przewidywanym terminem przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę. Informacja powinna być przekazana indywidualnie każdemu z pracowników.

Wzór informacji o przejściu zakładu pracy, gdy w zakładzie nie ma związków zawodowych

Jeżeli w jednym z zakładów działają związki zawodowe, a w drugim nie, każdy z pracodawców stosuje taką samą procedurę informacyjną, z tym że w jednym przypadku skierowaną do związków zawodowych, a w drugim bezpośrednio do pracowników.

3. Uprawnienia pracownika

Bez względu na to, czy w zakładzie działają, czy też nie, związki zawodowe, pracownik w terminie 2 miesięcy od przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę, może bez wypowiedzenia za 7-dniowym uprzedzeniem rozwiązać stosunek pracy z pracodawcą. Dla celów dowodowych pracownik powinien to zrobić na piśmie. W pisemnej informacji o przejściu zakładu lub jego części należy pracownika pouczyć o możliwości skorzystania z takiego prawa. Rozwiązanie przez pracownika umowy w tym trybie rodzi dla niego skutki, jakie przepisy prawa pracy wiążą z rozwiązaniem stosunku pracy przez pracodawcę za wypowiedzeniem.

Pracownikowi, który rozwiązał w takiej sytuacji stosunek pracy za 7-dniowym uprzedzeniem, nie przysługuje z tego tytułu wynagrodzenie za okres wypowiedzenia, jak również żadne odszkodowanie.

Wzór pisma rozwiązującego umowę o pracę za 7-dniowym uprzedzeniem

AKTA OSOBOWE

Pracodawca ma obowiązek prowadzić (art. 94 pkt 9a k.p.):

● dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz
● akta osobowe pracowników.

Dokumentacja, jaką każdy pracodawca musi gromadzić w związku z zatrudnieniem pracowników, to:

● akta osobowe,
● ewidencja czasu pracy,
● karta (lista) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą,
● karta ewidencyjna przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Każdy z pracodawców ma obowiązek założyć i prowadzić odrębnie dla każdego pracownika ww. dokumentację.

Akta osobowe składają się z 3 części i obejmują:

Część A	Dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie pracownika
Część B	1. Dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy 2. Dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia pracownika
Część C	Dokumenty związane z zakończeniem zatrudnienia

Każde akta osobowe muszą zostać podzielone na części A, B i C bez względu na to, czy pracodawca zgromadził, czy nie jakiekolwiek dokumenty przypisane do poszczególnych części akt. Błędne jest postępowanie pracodawcy, który wyodrębnia część C akt osobowych dopiero z chwilą zwolnienia określonego pracownika z pracy. Niedopuszczalne jest również tworzenie części D akt osobowych dla przechowywania pozostałych dokumentów, które nie powinny być umieszczane w części A, B lub C akt.

W poszczególnych częściach akt osobowych zamieszcza się następujące dokumenty pracownicze:

Część A

1. Dokumenty, które pracodawca ma obowiązek zgromadzić przed dopuszczeniem pracownika do pracy: ● orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku, ● świadectwo ukończenia gimnazjum - w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego.

2. Dokumenty, których pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie: ● wypełniony kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie, ● świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, ● dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania oferowanej pracy, ● inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Część B

1. Dokumenty, które pracodawca ma obowiązek zgromadzić przed dopuszczeniem pracownika do pracy: ● pisemne potwierdzenie zapoznania się pracownika z treścią regulaminu pracy, a w razie jego braku z obwieszczeniem dotyczącym systemów i rozkładów czasu pracy, ● pisemne potwierdzenie zapoznania się z przepisami oraz zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy, ● zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy, ● umowa o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie - potwierdzenie w formie pisemnej ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków.

2. Dokumenty gromadzone w części B akt w trakcie zatrudnienia pracownika: ● dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy, ● pisemne potwierdzenie zapoznania się pracownika z informacją o warunkach zatrudnienia wynikającą z art. 29 § 3 k.p., ● zaświadczenia z odbywanych przez pracownika szkoleń okresowych z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy, ● orzeczenia lekarskie wydawane w związku z przeprowadzanymi badaniami okresowymi i kontrolnymi, ● oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka, o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień rodzicielskich, ● inne dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia, np.: - dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, - dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych, - oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie, - dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej, - dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego i urlopu wychowawczego, - dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy przez pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego, - dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu bezpłatnego, - umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy, - wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy, stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy, a także stosowania do niego systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta, - wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy, - korespondencję z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy, - informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony;

Część C

Pracodawca gromadzi dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia: ● oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę, ● kopia wydanego pracownikowi świadectwa pracy, ● inne dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, np.: - dotyczące żądania wydania świadectwa pracy (art. 97 § 11 k.p.) oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 k.p.), - potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym (art. 884 § 2 k.p.c.), - umowa o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę, - orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.

Wszystkie dokumenty gromadzone w aktach osobowych muszą być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane. Każda z części akt powinna zawierać pełny spis zgromadzonych w niej dokumentów. Numeracja w spisie musi odpowiadać numerom nadanym poszczególnym dokumentom w aktach.

W aktach osobowych należy przechowywać jedynie kopie lub odpisy składanych przez pracownika dokumentów. Inaczej jest w przypadku zaświadczeń lekarskich otrzymywanych w wyniku przeprowadzonych badań lekarskich. Jeżeli badanie jest realizowane na podstawie skierowania pracodawcy, w aktach osobowych należy przechowywać jeden z dwóch oryginalnych egzemplarzy orzeczenia. Jeśli natomiast badanie zostałoby zrealizowane w trakcie pracy u innego pracodawcy, w aktach osobowych należy przechowywać kopię lub odpis orzeczenia przedstawionego przez pracownika. W aktach osobowych można również przetrzymywać tylko kopie zaświadczeń i certyfikatów potwierdzających podnoszenie kwalifikacji pracowników, jak np.: książki operatora maszyn budowlanych, potwierdzenia uprawnień elektroenergetycznych, uprawnień do montażu rusztowań itd.

Przykład

Pracodawca skierował pracownika na szkolenie podnoszące kwalifikacje zawodowe. Szkolenie zostało w całości sfinansowane przez pracodawcę i odbywało się w czasie pracy pracownika. Na zakończenie szkolenia uczestnikom wydano zaświadczenia o odbytym szkoleniu. W związku z tym, że to pracodawca finansował szkolenie, kadrowa nakazała umieszczenie oryginałów zaświadczeń z tych szkoleń w aktach osobowych pracowników. Takie postępowanie kadrowej jest niezgodne z przepisami, gdyż to nie pracodawca otrzymał zaświadczenia o odbytych szkoleniach, tylko otrzymali je pracownicy uczestniczący w szkoleniu, którzy składają wyłącznie ich kopie do akt osobowych.

ZATRUDNIENIE PRACOWNIKA

Kwestionariusz osobowy

Pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie złożenia wypełnionego kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Nie oznacza to jednak, że jest to dokument obowiązkowy, który pracodawca musi uzyskać od kandydata do pracy. Ma on raczej dla pracodawcy charakter informacyjny, obrazujący doświadczenie i kompetencje osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Pomocniczy wzór kwestionariusza osobowego został ustalony w rozporządzeniu w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (dalej: rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej). Wzór ten może być przez pracodawcę modyfikowany, jednak w każdym przypadku należy pamiętać o przepisach z zakresu ochrony danych osobowych oraz ustalonym w Kodeksie pracy katalogu informacji, jakie pracodawca może żądać od kandydata do pracy.

W przypadku przyjęcia pracownika do pracy pracodawca może zażądać od niego wypełnienia kwestionariusza osobowego dla pracownika.

Badania lekarskie

Każdy z pracowników podlega wstępnym oraz okresowym profilaktycznym badaniom lekarskim (art. 229 k.p.). Badania wstępne pracownik ma obowiązek odbyć przed dopuszczeniem do pracy.

Pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika, który nie posiada orzeczenia o braku przeciwwskazań do pracy na zajmowanym stanowisku pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie.

Obowiązkowym badaniom wstępnym nie podlegają jednak osoby przyjmowane ponownie do pracy u danego pracodawcy na to samo stanowisko (lub stanowisko na takich samych warunkach pracy), na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym samym pracodawcą (art. 229 § 1¹ pkt 1 k.p.). Badaniom wstępnym nie podlegają również osoby przyjmowane do pracy u innego pracodawcy na dane stanowisko w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy, jeżeli przedstawią pracodawcy aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie, a pracodawca ten stwierdzi, że warunki te odpowiadają warunkom występującym na danym stanowisku pracy, z wyłączeniem osób przyjmowanych do wykonywania prac szczególnie niebezpiecznych.

Wzór skierowania na badania profilaktyczne

Wypełniając skierowania na badania lekarskie, pracodawca musi postępować zgodnie z aktualnie obwiązującym wzorem, w którym należy zwrócić uwagę na odnośniki gwiazdkowe, z których wynika, że:

● wypełniając skierowanie na wstępne badania profilaktyczne, przed zatrudnieniem pracownika, nie można wpisać jego numeru PESEL do skierowania, a jedynie datę urodzenia,
● w punkcie określającym stanowisko/stanowiska pracy należy wskazać rodzaj pracy, podstawowe czynności oraz sposób i czas ich wykonywania,
● należy wskazać wszystkie czynniki szkodliwe, uciążliwe i niebezpieczne, z jakimi styka się pracownik, wykonując swoją pracę.

Skierowanie na badania lekarskie pracodawca musi wydać pracownikowi w dwóch egzemplarzach. Jeden pozostawia u lekarza medycyny pracy, drugi zatrzymuje dla siebie. Posiadanym skierowaniem pracownik może się posłużyć u kolejnego pracodawcy, któremu musi go przedłożyć, jeżeli pracodawca ten chce uznać ważność badań lekarskich pracownika z poprzedniego zakładu.

Badanie musi zostać przeprowadzone wyłącznie przez uprawnionego lekarza medycyny pracy, który na tej podstawie wystawi orzeczenie lekarskie. Badania wstępne, okresowe i kontrolne pracowników oraz inne świadczenia zdrowotne są wykonywane na podstawie pisemnej umowy zawartej przez podmiot obowiązany do ich zapewnienia.

Lekarz jest zobowiązany wydać orzeczenie lekarskie osobie badanej oraz pracodawcy. Zatem powinien wydać dwa oryginalne egzemplarze tego orzeczenia. Pracodawca umieszcza to orzeczenie w aktach osobowych pracownika.

Pracownik, otrzymując oryginalne orzeczenie, może przedłożyć go kolejnemu pracodawcy wraz ze skierowaniem na to badanie w celu zweryfikowania jego ważności u kolejnego pracodawcy, na podstawie czynników szkodliwych, uciążliwych i niebezpiecznych, które zostały zapisane w tym skierowaniu.

Zaświadczenie wystawione przez lekarza profilaktyka do celów sanitarno-epidemiologicznych, jak również wpis w książeczce zdrowia nie są wystarczające i nie zastępują badań określających zdolność pracownika do pracy na danym stanowisku pracy. Mimo ważności badań do celów sanitarno-epidemiologicznych pracodawca powinien skierować pracownika na badania związane z zatrudnieniem na danym stanowisku.

Przykład

Pracownik został zatrudniony jako kierowca samochodu dostawczego w firmie cateringowej. W związku z kontaktem pracownika z żywnością został poddany badaniom do celów sanitarno-epidemiologicznych, które nie wykazały w tym zakresie przeciwwskazań do wykonywania przez niego pracy. Pracodawca nie poddał pracownika badaniom profilaktycznym, uznając, że badania do celów sanitarno-epidemiologicznych są wystarczające. Pracownik - wioząc towar - dostał ataku epilepsji, w wyniku czego doprowadził do wypadku drogowego. Gdyby pracodawca poddał pracownika badaniom profilaktycznym, lekarz medycyny pracy musiałby ocenić, czy jest on zdolny do wykonywania pracy na stanowisku kierowcy mimo schorzenia padaczkowego. Postępowanie pracodawcy było zatem nieprawidłowe.

Pracodawca, otrzymując od pracownika orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku pracy, musi zwrócić uwagę na następujące elementy tego orzeczenia:

● poprawność wskazanych danych osobowych pracownika,
● poprawność wskazania pracodawcy,
● stanowisko pracy wskazane przez lekarza,
● zakreślenie przez lekarza profilaktyka odpowiednich danych dotyczących zdolności pracownika do wykonywania pracy na wskazanym stanowisku,
● datę następnego badania profilaktycznego.

Orzeczenie ze wstępnych profilaktycznych badań lekarskich pracodawca umieszcza w części A akt osobowych pracownika. Wszystkie pozostałe orzeczenia (okresowe, kontrolne) należy umieszczać w części B akt.

Szkolenie wstępne bhp

Każdego nowo zatrudnionego pracownika pracodawca musi poddać szkoleniom wstępnym w zakresie bhp. W zakres takiego szkolenia wchodzi instruktaż ogólny oraz instruktaż stanowiskowy przeprowadzony zgodnie z programem opracowanym przez pracodawcę lub jednostkę przeprowadzającą szkolenia.

Fakt odbycia szkoleń wstępnych powinien być potwierdzony w karcie szkolenia wstępnego pracowników. Pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika nieposiadającego takich szkoleń.

Zaświadczenia ze wszystkich szkoleń bhp pracodawca powinien przechowywać w części B akt osobowych pracowników.

Wzór karty szkolenia wstępnego bhp

Pracodawcy niejednokrotnie błędnie wypełniają kartę szkolenia wstępnego pracowników. Karta ta zawiera bowiem dwa identyczne bloki dotyczące szkolenia na stanowisku pracy pracownika (instruktażu stanowiskowego). Pracodawca przy przyjęciu pracownika do pracy wypełnia jedynie pierwszy blok dotyczący tego szkolenia, a nie obydwa, jak to czyni wielu z nich. Drugi z bloków jest niejako zapasowy, który pracodawca będzie musiał wypełnić, gdy przeniesie pracownika na inne stanowisko pracy, co będzie wymagało poddania go ponownemu szkoleniu stanowiskowemu.

Pracownik musi potwierdzić odbycie przez niego szkoleń wstępnych na karcie szkolenia.

Zakres obowiązków pracownika

Zakres obowiązków (zakres czynności) związany z wykonywaniem przez pracownika pracy na określonym stanowisku nie musi być sporządzany w formie pisemnej. Konkretne czynności, jakie pracownik ma obowiązek wykonywać w związku ze świadczeniem określonego rodzaju pracy, mogą mu zostać przekazane przez pracodawcę lub jego przedstawiciela również w formie ustnej. Jednak pisemne określenie tych obowiązków jest korzystne zarówno dla pracodawcy, dla bezpośredniego przełożonego pracownika, jak i dla samego pracownika. W takim przypadku zarówno bezpośredni przełożony będzie wiedział, czego może wymagać od podległego pracownika, jak i pracownik będzie miał jasność, jakie czynności w związku z zajmowanym stanowiskiem musi wykonywać. Należy jednak pamiętać, że zakres czynności pracownika stanowi doprecyzowanie określonego w umowie o pracę rodzaju pracy i nie może wykraczać poza jego ramy.

Zakres obowiązków pracownika nie może wykraczać poza rodzaj pracy ustalony w umowie o pracę.

Przykład

Pracodawca zatrudnił pracownicę na stanowisku kadrowej. Przez rok zatrudnienia pracownica nie dostała pisemnego zakresu czynności. Zakres obowiązków został jej przekazany przez pracodawcę w formie ustnej. Po upływie roku zatrudnienia pracodawca sporządził dla pracownicy pisemny zakres obowiązków, w którym wpisał konieczność zastępowania magazyniera podczas jego nieobecności w pracy.

Pracownica nie musi przyjmować takiego zakresu czynności, gdyż czynności magazynowe nie mieszczą się w ogólnie pojętym zakresie pracy kadrowej. Aby wprowadzić taki zakres czynności, pracodawca musiałby najpierw dokonać zmiany umowy o pracę tej pracownicy w części dotyczącej zajmowanego przez nią stanowiska pracy.

Nie oznacza to jednak, że pisemny zakres czynności pracownika nie może zawierać punktu nakazującego wykonywane pracownikowi innych czynności i poleceń pracodawcy (najczęściej ostatni punkt zakresu czynności). Taki punkt może, a nawet powinien się znaleźć w pisemnym zakresie czynności, gdyż nie ma możliwości sporządzić pełnego, zamkniętego katalogu czynności, jakie ma wykonywać pracownik w związku z zatrudnieniem na danym stanowisku pracy. Na podstawie tego punktu nie można jednak powierzyć pracownikowi wykonania czynności, które nie mieszczą się w ramach zatrudnienia na danym stanowisku pracy.

Sporządzenie w formie pisemnej zakresu czynności powoduje obowiązek umieszczenia tego dokumentu w aktach osobowych pracownika. Taki zakres czynności należy umieścić w części akt osobowych przeznaczonej na dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy oraz przebiegiem zatrudnienia pracownika, a zatem w części B akt.

Zapoznanie z regulaminem pracy i wynagradzania

Obowiązujące przepisy prawa pracy nakazują przed dopuszczeniem pracownika do pracy uzyskanie jego pisemnego potwierdzenia zapoznania się z treścią regulaminu pracy (art. 104³ § 2 k.p., § 3 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej). Informację w tym zakresie pracodawca jest następnie zobowiązany zamieścić w części B akt osobowych pracownika.

Mimo że nie ma przepisów nakazujących pracodawcy odebranie takiego oświadczenia dotyczącego regulaminu wynagradzania, to jednak w interesie pracodawcy leży, aby pracownik potwierdził również zaznajomienie się z tym aktem prawa wewnątrzzakładowego.

Wzór oświadczenia pracownika o zapoznaniu się z regulaminem pracy i wynagradzania

PRZEBIEG ZATRUDNIENIA

Zawarcie umowy o pracę

Umowa o pracę jest najpopularniejszym sposobem nawiązywania stosunku pracy. Wyróżniamy umowę o pracę na czas nieokreślony oraz umowy terminowe: na czas określony oraz na okres próbny (art. 25 k.p.). Zarówno zawarcie umowy, jak i każda jej zmiana powinny mieć formę pisemną. Jeżeli umowa o pracę nie została podpisana, pracodawca powinien najpóźniej przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdzić mu na piśmie ustalenia co do stron umowy, jej rodzaju oraz warunków (art. 29 § 2 k.p.).

1. Treść umowy o pracę

Każda umowa o pracę powinna zawierać niezbędne, wymagane przepisami prawa elementy. Należą do nich:

● strony umowy - dane pracodawcy (nazwa i adres firmy lub imię i nazwisko oraz adres pracodawcy) oraz dane pracownika (imię i nazwisko oraz adres);
● rodzaj umowy (na czas nieokreślony, określony, na zastępstwo itd.);
● data zawarcia umowy;
● rodzaj pracy - tj. stanowisko, zawód, funkcja, specjalność. Najczęściej jest to podanie nazwy stanowiska pracy, na którym będzie zatrudniony pracownik, np. stolarz, sekretarka, pracownik ochrony itd.;
● miejsce wykonywania pracy - to jeden z najważniejszych elementów umowy o pracę. Nie ma problemu z jego określeniem w sytuacji, gdy praca jest wykonywana stale w jednym miejscu - wówczas w umowie wskazuje się adres tego miejsca pracy. Problem pojawia się w przypadku pracowników, których praca jest świadczona stale w różnych miejscach, np. przedstawicieli handlowych, ekip budowlanych itp. W takim przypadku wskazanie jako miejsca pracy siedziby pracodawcy wiązałoby się każdorazowo z koniecznością refundacji pracownikom kosztów podróży służbowej. Najczęściej eksperci prawa pracy wskazują jako słuszne maksymalne rozszerzenie w umowie o pracę miejsca pracy do jednostki podziału terytorialnego kraju, a zatem określonego miasta, powiatu, województwa czy regionu;
● wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia - należy wymienić wszystkie składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi. W przypadku wynagrodzenia prowizyjnego wynagrodzenie za pracę można określić procentowo, np. 5% zysku netto firmy. Jeżeli pracownik jest wynagradzany akordowo, można podać jego wynagrodzenie, np. wskazując stawkę należności za wykonane zadanie, czynność lub usługę;
● wymiar czasu pracy - np. pełny etat, 1/2 etatu, 1/4 etatu;
● termin rozpoczęcia pracy - to data, w której ma zostać nawiązany z pracownikiem stosunek pracy, a nie dzień, w którym pracownik ma stawić się do pracy (art. 26 k.p.). Częste błędy w tym punkcie powodują, że pracownik jest wcześniej zgłaszany do ubezpieczenia społecznego niż dochodzi do nawiązania z nim stosunku pracy. Dotyczy to najczęściej takich dni jak 1 stycznia, 1 maja, 1 listopada, które też należy w treści umowy o pracę wpisywać w punkcie dotyczącym terminu rozpoczęcia pracy, jeżeli w zgłoszeniu do ubezpieczeń, taki dzień został wskazany jako data powstania obowiązku ubezpieczeniowego. To, kiedy pracownik rozpoczyna fizycznie pracę, wynika z jego rozkładu czasu pracy lub indywidualnego grafiku, który otrzymał w tym zakresie;
● inne postanowienia - w tym miejscu pracodawca i pracownik mogą uzgodnić dodatkowe elementy łączącego ich stosunku pracy;
● w przypadku zatrudnienia pracownika na część etatu obowiązkowym zapisem w umowie o pracę jest uzgodniony przez pracodawcę i pracownika dopuszczalny limit godzin pracy ponad określony w umowie o pracę wymiar czasu pracy, których przekroczenie uprawnia pracownika do dodatku jak za pracę w godzinach nadliczbowych (art. 151 § 5 k.p.).

Pracodawca jest zobowiązany sporządzić umowę o pracę w dwóch egzemplarzach, z których jeden przekazuje pracownikowi, a drugi jest wpinany do części B akt osobowych pracownika.

Od 22 lutego 2016 r. weszły w życie przepisy ograniczające długość trwania umów na czas określony. Okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony, a także łączny okres zatrudnienia na podstawie umów o pracę na czas określony zawieranych między tymi samymi stronami stosunku pracy, nie może przekraczać 33 miesięcy, a łączna liczba tych umów nie może przekraczać 3 (art. 25¹ § 1 k.p.). Jeżeli okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony jest dłuższy niż 33 miesiące lub jeżeli liczba zawartych umów jest większa niż 3, uważa się, że pracownik, odpowiednio od dnia następującego po upływie 33 miesięcy lub od dnia zawarcia 4. umowy o pracę na czas określony, jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony. Ustawodawca wskazał jednak 4 wyjątki, kiedy umowę będzie można zawrzeć na dłuższy okres niż 33 miesiące lub będzie można ich zawrzeć więcej niż 3. Dotyczy to umów zawartych:

1) w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy,

2) w celu wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym,

3) w celu wykonywania pracy przez okres kadencji,

4) w przypadku gdy pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie

- jeżeli ich zawarcie w danym przypadku służy zaspokojeniu rzeczywistego okresowego zapotrzebowania i jest niezbędne w tym zakresie w świetle wszystkich okoliczności zawarcia umowy.

Powyższe przyczyny muszą być jednak wskazane w treści umowy o pracę.

Ustawodawca, wprowadzając nowy wzór umowy o pracę obowiązujący od 22 lutego 2016 r., przewidział miejsce, w którym należy te przyczyny wskazać. Jest to nowy ust. 3 w treści umowy o pracę: "Przyczyny uzasadniające zawarcie umowy".

Wzór umowy o pracę

W przypadku powołania się przez pracodawcę na obiektywne przyczyny leżące u podstaw zawarcia z pracownikiem umowy na okres dłuższy niż 33 miesiące pracodawca musi dodatkowo zawiadomić właściwego okręgowego inspektora pracy w terminie 5 dni roboczych drogą pisemną lub elektroniczną.

Informacja musi wskazywać przyczynę, ze względu na którą pracodawca zawarł umowę na okres dłuższy niż 33 miesiące.

Wzór zawiadomienia o zawarciu umowy na okres przekraczający 33 miesiące

2. Zmiana warunków umowy o pracę

Zmiana warunków umowy o pracę wymaga każdorazowo formy pisemnej (art. 29 § 4 k.p.). Może się ona odbywać za wspólnym porozumieniem pracodawcy i pracownika lub bez takiego porozumienia w trybie wypowiedzenia zmieniającego.

Porozumienie stron w zakresie zmiany warunków umowy o pracę może być zawarte w każdym czasie i nie wymaga stosowania żadnego okresu wypowiedzenia. Musi być ono jednak dokonane na piśmie. Obowiązujące przepisy nie określają wzoru takiego porozumienia.

Wzór porozumienia zmieniającego warunki pracy i płacy

Kopię zawartego porozumienia pracodawca umieszcza w części B akt osobowych pracownika.

Jeżeli w dokumencie będącym zmianą warunków umowy o pracę pracownika (nawet na jego korzyść, np. podniesienie wynagrodzenia) nie znajdzie się zapis, że pracodawca i pracownik postanowili wspólnie zmienić umowę, a dokument ten będzie miał formę jednostronną, w której pracodawca samodzielnie przesądza o zmianie tych warunków, np. "podnoszę Pana wynagrodzenie za pracę", "awansuję Pana na stanowisko" itd., to przy podpisie pracownika pod takim dokumentem musi się znaleźć zapis "wyrażam zgodę". W przeciwnym razie nie dochodzi do zmiany warunków zatrudnienia pracownika. Takie pisemne wyrażenie zgody na zmianę warunków zatrudnienia będzie najczęściej niezbędne w pismach zatytułowanych: "Aneks" lub "Angaż".

Przy zmianie warunków łączącej pracodawcę i pracownika umowy o pracę lepiej nie sporządzać nowej umowy o pracę.

Przykład

Pracodawca po roku zatrudniania pracownika, chcąc zmienić mu dotychczasowe warunki pracy i płacy, sporządził nową umowę o pracę, w której zawarł zmianę stanowiska pracownika (z kierowcy na pracownika gospodarczego), wymiar jego czasu pracy (z pełnego na 1/2 etatu) oraz zmianę wynagrodzenia (z 2000 zł na 1000 zł brutto miesięcznie). Pracodawca postąpił nieprawidłowo. Nie wiadomo, czy zawarł z pracownikiem dodatkową umowę o pracę i obecnie będzie go zatrudniał łącznie na 1,5 etatu na podstawie dwóch umów o pracę, czy zmienił umowę poprzednio łączącą go z tym pracownikiem.

W przypadku gdy pracownik nie wyraża zgody na zmianę warunków zatrudnienia wynikających z umowy o pracę w drodze porozumienia stron, pracodawca musi zastosować tzw. tryb wypowiedzenia zmieniającego warunki umowy o pracę (art. 42 k.p.).

Wypowiedzenie to jest obwarowane takimi samymi warunkami, jak definitywne wypowiedzenie umowy pracownikowi. Wypowiedzenie musi zatem:

● być poprzedzone konsultacją związkową (jeżeli u pracodawcy działają związki zawodowe),
● być dokonane na piśmie z podaniem okresu wypowiedzenia,
● zawierać przyczynę wypowiedzenia (w przypadku umowy na czas nieokreślony),
● zawierać propozycję nowych warunków pracy i/lub płacy,
● wskazywać pouczenie o możliwości odwołania się pracownika do sądu pracy w terminie 21 dni od dnia otrzymania wypowiedzenia,
● zawierać informacje o konieczności złożenia przez pracownika do połowy okresu wypowiedzenia oświadczenia o odmowie przyjęcia nowych warunków umowy o pracę, co będzie równoznaczne z rozwiązaniem umowy z upływem okresu wypowiedzenia.

Informacja o warunkach zatrudnienia

Pracodawcy, którzy mają obowiązek utworzenia regulaminu pracy, muszą poinformować pracowników na piśmie w ciągu 7 dni od zawarcia umowy o pracę o:

● obowiązującej ich dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
● częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę,
● wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego,
● długości okresu wypowiedzenia umowy obowiązującej pracownika,
● układzie zbiorowym, którym pracownik jest objęty.

Pracodawcy, którzy nie muszą tworzyć regulaminu pracy, informują pracowników dodatkowo o: porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz o przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Poinformowanie pracownika o obowiązujących go warunkach zatrudnienia może nastąpić przez samo wskazanie odpowiednich przepisów prawa pracy, bez przytaczania ich treści.

Informację o warunkach zatrudnienia pracodawca może sformułować, wskazując odpowiednie przepisy Kodeksu pracy bez podawania ich treści.

Trzeba jednak pamiętać, że pracownikowi należy wskazać konkretny przepis, z którego wynika jego wymiar urlopu wypoczynkowego lub okres wypowiedzenia umowy o pracę, a nie cały artykuł Kodeksu pracy, na podstawie którego pracownik będzie i tak musiał obliczyć ten wymiar. Nieprawidłowy jest zapis, w którym pracodawca podaje pracownikowi, że obowiązuje go urlop na podstawie art. 154 k.p., bez wskazania konkretnego paragrafu i punktu szczegółowo wskazującego na 20 lub 26 dni urlopu.

Pracodawca może podać informację o warunkach zatrudnienia także w sposób bardziej wyczerpujący, opisując obowiązujące pracownika warunki pracy.

Największe problemy sprawia pracodawcom podanie informacji o obowiązującej pracownika normie dobowej i tygodniowej.

Określając normę tygodniową, należy podać, że wynosi ona w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy przeciętnie 40 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym. Natomiast norma dobowa wynosi 8 godzin. Wystarczy także wskazać w tym przypadku art. 129 § 1 k.p., który określa te normy. Jednak przy określaniu normy dobowej i tygodniowej występują wątpliwości, które dotyczą sformułowania informacji o tych normach dla osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy oraz w szczególnych systemach czasu pracy.

Norma dobowa i tygodniowa dla niepełnoetatowca jest taka sama, jak dla pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy. Należy bowiem odróżnić normę od wymiaru. Przekroczenie normy skutkuje pracą w godzinach nadliczbowych. Natomiast wymiar czasu pracy jest określony w umowie o pracę, a jego przekroczenie nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych. Dla niepełnoetatowca, pracującego np. na 1/2 etatu, przekroczenie wymiaru czasu pracy ponad 1/2 etatu nie będzie pracą w godzinach nadliczbowych. W jego przypadku przekroczenie normy czasu pracy nastąpi przy pracy powyżej pełnego etatu. Dlatego, określając niepełnoetatowcowi normy czasu pracy, należy to zrobić tak samo, jak w przypadku pracownika pełnoetatowego.

W szczególnych systemach czasu pracy, takich jak np. system równoważny, ma miejsce świadczenie pracy powyżej 8 godzin na dobę. Jest ono równoważone skróceniem czasu pracy w innych dniach okresu rozliczeniowego. W takim przypadku, określając normę dobową, należy zaznaczyć, że wynosi ona 8 godzin na dobę, ale wymiar dobowy może zostać wydłużony do 12 godzin. Norma tygodniowa wynosi w takich systemach przeciętnie 40 godzin w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy.

Zakaz konkurencji w czasie trwania stosunku pracy

W zakresie określonym w odrębnej umowie pracownik nie może prowadzić działalności konkurencyjnej wobec pracodawcy ani świadczyć pracy w ramach stosunku pracy lub na innej podstawie na rzecz podmiotu prowadzącego taką działalność (art. 101¹ k.p.).

Pracodawca musi zatem zawrzeć z pracownikiem odrębną umowę w tym zakresie. Umowa ta powinna określać w sposób jak najbardziej szczegółowy działalność, od jakiej ma się powstrzymać pracownik w trakcie trwania stosunku pracy.

Umowę taką pracodawca może zawrzeć ze wszystkimi pracownikami. Może ona być zawarta zarówno w momencie nawiązania stosunku pracy, jak i w okresie późniejszym.

Pracodawca powinien przechowywać kopię zawartej umowy w części B akt osobowych pracownika. Określając w umowie rodzaj działalności konkurencyjnej, musi być ona związana z działalnością prowadzoną przez pracodawcę.

Wzór umowy o zakazie konkurencji w czasie trwania stosunku pracy

Wspólna odpowiedzialność materialna

W celu zapewnienia pełniejszej ochrony swojego mienia pracodawca może powierzyć, z obowiązkiem wyliczenia się, określone mienie więcej niż jednemu pracownikowi (art. 125 k.p.). Ma to szczególne uzasadnienie w magazynach, sklepach, hurtowniach, w których jest jednocześnie zatrudnionych kilka osób. Pracodawca może wówczas liczyć na większą samokontrolę pracowników zatrudnionych w tych placówkach i tym samym na większą ochronę swojego mienia. Przyjęcie takiej wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników może nastąpić wyłącznie na podstawie pisemnej umowy zawartej między pracownikami a pracodawcą. W umowie tej określa się przede wszystkim części, w jakich każdy z pracowników będzie odpowiadał za powierzone mienie.

Umowa o wspólnej odpowiedzialności materialnej nie może być jednak zawarta z dowolną liczbą pracowników. Liczba pracowników w miejscu powierzenia mienia nie może przekraczać:

● 8 osób - jeżeli praca w miejscu powierzenia mienia odbywa się na 1 zmianę,
● 12 osób - przy pracy na 2 zmiany,
● 16 osób - przy pracy na 3 zmiany.

Od tej reguły istnieje jeden wyjątek, mianowicie w zakładach usługowych, żywienia zbiorowego, sklepach samoobsługowych i preselekcyjnych maksymalna liczba pracowników zatrudnionych na jedną zmianę, która może przyjąć wspólną odpowiedzialność materialną, to 24 (§ 2 rozporządzenia w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie).

Wzór umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej

Uprawnienia związane z rodzicielstwem

Zarówno pracownicy, która urodziła lub przyjęła dziecko na wychowanie, jak również pracownikowi-ojcu przysługują określone uprawnienia z tym związane. Wzory niektórych wniosków przewidzianych do ubiegania się o uprawnienia rodzicielskie określa rozporządzenie z 8 grudnia 2015 r. w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków (Dz.U. z 2015 r. poz. 2243). Rozporządzenie określiło zawartość:

1) wniosku o udzielenie części urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego lub jego części, urlopu rodzicielskiego lub jego części i urlopu ojcowskiego lub jego części,

2) wniosku w sprawie rezygnacji z części urlopu macierzyńskiego, części urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego lub jego części,

3) wniosku o łączenie korzystania z urlopu rodzicielskiego lub jego części z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego takiego urlopu,

4) wniosku o udzielenie urlopu wychowawczego lub jego części,

5) treść wniosku o obniżenie wymiaru czasu pracy pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego,

W dalszym ciągu pracownica nie ma obowiązku po porodzie zwracać się do pracodawcy z pisemnym wnioskiem o udzielnie jej urlopu macierzyńskiego. Pracodawca powinien udzielić pracownicy takiego urlopu samodzielnie na podstawie informacji o dacie urodzenia dziecka/dzieci przez pracownicę.

Pracownica nie musi składać wniosku o udzielenie podstawowego urlopu macierzyńskiego.

Inaczej wygląda sytuacja rezygnacji przez pracownicę z części urlopu macierzyńskiego. W takim przypadku musi ona złożyć pracodawcy pisemny wniosek, który należy umieścić w części B jej akt osobowych.

Równocześnie pracownik-ojciec może skorzystać z pozostałej części urlopu macierzyńskiego na pisemny wniosek złożony swojemu pracodawcy.

Wzór wniosku o kontynuację urlopu macierzyńskiego przez ojca dziecka

Podobne wnioski mogą dotyczyć urlopu ojcowskiego (który przysługuje ojcu dziecka, które nie ukończyło 24 miesięcy życia oraz do upływu 24 miesięcy od dnia uprawomocnienia się postanowienia o przysposobienia dziecka),

Pracownikowi, którego staż pracy u wszystkich pracodawców wynosi co najmniej 6 miesięcy, przysługuje urlop wychowawczy w wymiarze 36 miesięcy w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem. Urlop jest udzielany na okres nie dłuższy niż do zakończenia roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6. rok życia. (art. 186 § 2 k.p.).

Wniosek o udzielenie urlopu wychowawczego pracownik składa pracodawcy w formie pisemnej w terminie nie krótszym niż 21 dni przed rozpoczęciem korzystania z urlopu. Wniosek ten musi zawierać następujące elementy:

1) imię i nazwisko pracownika;

2) imię i nazwisko dziecka, na które ma być udzielony urlop wychowawczy albo jego część;

3) wskazanie okresu, na który ma być udzielony urlop wychowawczy albo jego część na dane dziecko;

4) wskazanie okresu urlopu wychowawczego, który dotychczas został wykorzystany na dane dziecko;

5) określenie liczby części urlopu wychowawczego, z których dotychczas skorzystano na dane dziecko.

Wzór wniosku o udzielenie pracownikowi urlopu wychowawczego albo jego części

Każdy z pracodawców powinien odebrać pisemne oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w:

● art. 148 pkt 3 k.p. - czas pracy pracowników zatrudnionych w równoważnym systemie czasu pracy, systemie skróconego tygodnia pracy oraz systemie pracy weekendowej opiekujących się dzieckiem do ukończenia przez nie 4. roku życia nie może przekraczać 8 godzin, bez ich zgody,
● art. 178 § 2 k.p. - pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4. roku życia nie wolno bez jego zgody zatrudniać w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy, jak również delegować poza stałe miejsce pracy,
● art. 186⁷ § 1 k.p. - prawo do obniżenia wymiaru czasu pracy w okresie, w którym mógłby korzystać z urlopu wychowawczego,
● art. 188 k.p. - pracownikowi wychowującemu przynajmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy w wymiarze 16 godzin albo 2 dni z zachowaniem prawa do wynagrodzenia.

Najprostszym sposobem odbierania oświadczeń od pracowników w tym zakresie jest sporządzenie wzoru pisemnego oświadczenia, w którym pracownik jedynie pozakreśla odpowiednie informacje. Informacja nie musi obejmować wszystkich uprawnień wskazanych w ww. przepisach, a jedynie te, które mogą dotyczyć określonego pracownika.

Oświadczenia tego nie trzeba odbierać od pracownika co roku. Wystarczy, że z treści oświadczenia wynika, że o zmianie decyzji w zakresie korzystania z uprawnień w nim wskazanych, pracownik poinformuje pracodawcę.

Wzór oświadczenia pracownika o zakresie korzystania z uprawnień rodzicielskich

Okresowe szkolenia bhp

Pracownicy podlegają szkoleniom okresowym z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy, mającym na celu aktualizację i ugruntowanie wiedzy w tym zakresie. Zanim jednak pracodawca przeprowadzi szkolenia okresowe bhp, musi ustalić częstotliwość i czas trwania tych szkoleń dla poszczególnych grup pracowników zatrudnionych w zakładzie. Pracodawca może to zrobić w drodze odrębnego zarządzenia lub zawrzeć takie postanowienia w regulaminie pracy. Najłatwiejszym sposobem ustalenia tych zasad jest zawarcie ich w formie tabelarycznej.

Częstotliwość i czas trwania szkoleń okresowych pracowników

Stanowisko pracy	Częstotliwość szkolenia	Czas trwania szkolenia
1. Administracyjno-biurowe	co 6 lat	8 godzin
2. Robotnicze dla pracowników wykonujących pracę na wysokości	co 1 rok	12 godzin
3. Robotnicze dla pracowników niewykonujących pracy na wysokości	co 3 lata	8 godzin

Ustalenie częstotliwości i czasu trwania szkoleń okresowych musi być skonsultowane z przedstawicielami pracowników. Warto zatem na dokumencie ustalającym te zasady zamieścić podpis przedstawiciela załogi. Po przeprowadzeniu szkoleń okresowych pracodawca musi wydać pracownikom zaświadczenia potwierdzające odbyte szkolenia. Wydane zaświadczenia muszą być zgodne ze wzorem wynikającym z obowiązujących przepisów.

Wzór zaświadczenia o ukończeniu okresowego szkolenia bhp

Jeżeli organizatorem szkolenia jest sam pracodawca, to musi on zapewnić dodatkowo:

● programy poszczególnych rodzajów szkolenia opracowane dla określonych grup stanowisk,
● dzienniki zajęć,
● protokoły przebiegu egzaminów,
● rejestr wydanych zaświadczeń.

W przypadku zlecenia tych szkoleń jednostce zewnętrznej, to ona zapewnia ww. dokumentację.

Pracodawca ma obowiązek przechowywać odpis zaświadczenia z okresowych szkoleń bhp w części B akt osobowych pracowników.

Często się zdarza, że organizator szkolenia błędnie wpisuje formę szkolenia, w jakiej było ono prowadzone. W zależności od rodzaju szkolonych pracowników może się ono odbywać w formie: instruktażu, kursu, seminarium lub samokształcenia kierowanego.

Przykład

Pracodawca przeprowadził samodzielnie szkolenia okresowe dla zatrudnionych pracowników wykonujących pracę na stanowisku robotnika ogólnobudowlanego. W zaświadczeniach ze szkoleń umieścił zapis, że szkolenie odbywało się w formie kursu trwającego zgodnie z opracowanym programem szkolenia dla tych stanowisk 8 godzin. Tak wypisane zaświadczenie jest błędne, gdyż po pierwsze, szkolenie okresowe na stanowiskach robotniczych może się odbywać wyłącznie w formie instruktażu, a po drugie, kurs oznacza formę szkolenia o czasie trwania nie krótszym niż 15 godzin lekcyjnych, składającego się z zajęć teoretycznych i praktycznych, umożliwiającego uzyskanie, aktualizowanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. Inspektor pracy kontrolujący takie zaświadczenia będzie mógł złożyć zawiadomienie do prokuratury o podejrzeniu popełnienia przez pracodawcę przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów, tj. w tym przypadku zaświadczeń ze szkoleń bhp.

Wszelkie szkolenia bhp odbywają się w czasie pracy pracowników i pracodawca musi odnotować w prowadzonej ewidencji pełny czas trwania tych szkoleń jako czas pracy pracowników.

Dokumentacja płacowa

Pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika imienną kartę (listę) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą.

Na listach płac pracodawca musi wskazać wszystkie składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi do wypłaty w danym miesiącu (wynagrodzenie zasadnicze, wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych, dodatek za pracę w porze nocnej, premię, wynagrodzenie urlopowe itd.). Obecnie pracodawcy nie mają problemów z prowadzeniem list płac w związku z dostępnością wielu programów informatycznych w tym zakresie. Należy jednak pamiętać, że program taki musi umożliwiać pracodawcy dokonanie wydruku indywidualnych kart wypłacanego wynagrodzenia.

W przypadku gdy pracodawca wypłaca wynagrodzenia dla pracowników przelewami na ich indywidualne konta bankowe, nie musi żądać od pracowników podpisywania list płac. Potwierdzenie przelewu wynagrodzenia widoczne na koncie pracodawcy jest wystarczającym dowodem w tym zakresie.

Jeżeli jednak pracodawca wypłaca pracownikom wynagrodzenia do ręki, to każdorazowo musi żądać od pracownika potwierdzenia tego faktu podpisem na liście płac. Warto również, aby do celów dowodowych pracodawca żądał od pracowników wskazania daty odbioru tego wynagrodzenia.

Przykład

Pracodawca wypłacił pracownikowi należne wynagrodzenie za luty i marzec 2017 r. Pracownik nie podpisał listy płac za te miesiące, po czym rozwiązał z pracodawcą umowę o pracę w trybie natychmiastowym z powodu ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków przez pracodawcę względem pracownika, polegających na niewypłaceniu mu należnego wynagrodzenia za pracę za luty i marzec 2017 r. Pracodawca, nie mając żadnych dowodów potwierdzających odbiór tego wynagrodzenia przez pracownika, nie tylko może być zmuszony do ponownego wypłacenia pracownikowi wynagrodzenia, ale również zapłaty odszkodowania za okres wypowiedzenia w związku z takim trybem rozwiązania umowy przez pracownika.

Ewidencja czasu pracy

Niezwykle ważnym elementem dokumentacji pracowniczej jest ewidencja czasu pracy pracownika. Każdy z pracodawców, bez względu na liczbę zatrudnionych pracowników, musi założyć i prowadzić taką ewidencję w zakresie przewidzianym odpowiednimi przepisami prawa pracy (art. 149 k.p.). Obowiązek ten ciąży na pracodawcy od pierwszego dnia zatrudnienia pracownika. Nie ma przy tym znaczenia, w jakim systemie i rozkładzie czasu pracy jest zatrudniony pracownik. Taki obowiązek spoczywa bowiem na pracodawcy w każdym z systemów, w jakich pracownik jest zatrudniony (podstawowym, równoważnych, przerywanym, weekendowym, zadaniowym, skróconego tygodnia pracy, w ruchu ciągłym). Często zdarza się, że pracodawcy błędnie interpretują postanowienia art. 149 § 2 k.p., zgodnie z którymi w stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy czy pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej nie ewidencjonuje się godzin pracy. Zapis ten w żadnym razie nie oznacza, że w stosunku do ww. grup pracowników nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy. Przesądza on jedynie o braku konieczności ewidencjonowania godzin pracy, a nie możliwości w ogóle nieprowadzenia takiego dokumentu.

Pracodawca, który nie prowadzi ewidencji czasu pracy choćby jednego pracownika, popełnia wykroczenie zagrożone karą grzywny od 1 tys. zł do 30 tys. zł (art. 281 pkt 5 k.p.).

Pracodawcy, który nie prowadzi ewidencji czasu pracy, grozi grzywna w wysokości od 1 tys. zł do 30 tys. zł.

Ewidencja czasu pracy poszczególnych pracowników powinna być prowadzona w formie indywidualnych kart czasu pracy. Dla każdego z pracowników pracodawca powinien zatem prowadzić taką kartę oddzielnie. Nie może być ona prowadzona jako zbiór danych dotyczący kilku pracowników. Dlatego listy obecności, które są bardzo często praktykowane wśród pracodawców, nie spełniają tego warunku, gdyż na jednej liście podpisuje się przeważnie kilku lub kilkunastu pracowników.

Nie ma natomiast znaczenia, jaki okres będą obejmowały poszczególne karty ewidencji czasu pracy. Mogą być one tygodniowe, miesięczne lub roczne, jednak najczęściej używane ze względów praktycznych są karty miesięczne.

Ewidencja czasu pracy może być również prowadzona przez pracodawców w formie elektronicznej. Najczęściej ma ona formę elektronicznego rejestrowania wejść i wyjść pracowników z pracy bądź formę komputerowego rejestrowania ewidencji czasu pracy za pomocą odpowiedniego programu. Nie ma przeszkód, by właśnie w takiej formie ewidencjonować czas pracy pracowników, jeśli taka ewidencja będzie zawierała wszystkie niezbędne informacje, o których mowa niżej. Ponadto musi istnieć możliwość wydruku z tych programów indywidualnej ewidencji, odrębnie dla każdego z pracowników.

Pracodawca może prowadzić ewidencję czasu pracy w formie elektronicznej.

Pracodawca ma obowiązek prowadzić ewidencję czasu pracy pracowników w taki sposób, aby mógł na jej podstawie ustalić ich wynagrodzenie oraz inne świadczenia związane z pracą. W kartach czasu pracy należy ewidencjonować następujące informacje:

● czas pracy w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedzielę i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych, oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy,
● dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.

Ponadto w stosunku do pracowników młodocianych pracodawca ma obowiązek uwzględniać w prowadzonej ewidencji również ich czas pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Każdy z pracodawców jest zatem zobowiązany do wykazywania w prowadzonej ewidencji, jaka była aktywność zawodowa pracownika każdego dnia. Ważne jest przy tym, aby czas pracy pracownika w poszczególnych dniach - dobach był szczegółowo ewidencjonowany. W tym bowiem zakresie zdarzają się najczęstsze nieprawidłowości przy ewidencjonowaniu czasu pracy. Otóż wpisywanie w ewidencji wyłącznie liczby godzin przepracowanych przez pracownika w danym dniu, np. 8 godzin czy 10 godzin, najczęściej nie może być uznane za prawidłowe. Taki sposób ewidencjonowania czasu pracy w poszczególnych dobach może być stosowany wyłącznie w przypadku, gdy pracownicy wykonują pracę na jednej zmianie w ściśle określonych stałych godzinach. W pozostałych sytuacjach ewidencjonowanie czasu pracy powinno wskazywać godziny rozpoczynania i kończenia pracy przez pracowników w poszczególnych dobach. Tylko taki sposób ewidencjonowania czasu pracy pozwala ocenić przestrzeganie przez pracodawcę np. obowiązku zapewnienia pracownikom odpoczynków dobowych i tygodniowych. Szczególnie ważne jest to w przypadku pracowników wykonujących pracę na zmiany.

Przykład

Pracownik wykonywał pracę na drugą zmianę w godz. od 14.00 do 22.00 i następnie w tej samej dobie pracowniczej ponownie rozpoczął pracę o godz. 6.00 następnego dnia, po jedynie 8 godzinach nieprzerwanego odpoczynku. Pracodawca zewidencjonował pracownikowi pracę w obu tych dniach jako 8 godzin. Pracodawca postąpił nieprawidłowo. Z ewidencji nie wynika ani praca pracownika bez należnego odpoczynku dobowego, ani konieczność wypłaty mu odpowiedniego wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych. Prowadzenie ewidencji wyłącznie w ten sposób może być uznane za nierzetelne.

Równie częstym błędem pracodawców przy ewidencjonowaniu czasu pracy jest mylenie doby astronomicznej z dobą pracowniczą zdefiniowaną w Kodeksie pracy.

Przykład

Pracownik rozpoczął pracę w porze nocnej w sobotę 5 marca 2017 r. o godz. 22.00 i 6 marca pracował do godz. 6.00. W prowadzonej dokumentacji ta praca powinna być zewidencjonowana 5 marca, kiedy rozpoczęła się jego doba pracownicza. Doba pracownicza to 24 kolejne godziny, poczynając od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Ponadto ewidencjonowanie takiej pracy w kolejnym dniu, tj. 6 marca, powodowałoby np., że pracownik, który rozpoczął pracę w niedzielę o godz. 22.00 i pracował do godz. 6.00 w poniedziałek, nie miałby w ogóle wykazanej pracy w niedzielę.

W przypadku gdy pracownik wykonywał pracę w niedzielę, święto lub w inny dzień wolny wynikający z zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia czasu pracy i za pracę w tym dniu otrzymał inny dzień wolny, należy w prowadzonej ewidencji wskazać konkretnie, za który dzień pracy otrzymał dany dzień wolny. Można to zrobić, wpisując w pustej kratce ewidencji oznaczającej dzień wolny pracownika datę dnia, za który pracownik to wolne otrzymał. Ponadto należy pamiętać, że w przypadku udzielania pracownikowi na jego wniosek czasu wolnego w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych, do kart ewidencji czasu pracy muszą być dołączone wnioski pracownika w tym zakresie.

Niezwykle ważną kwestią w prowadzeniu ewidencji czasu pracy jest jej rzetelność. Jeżeli pracownik na polecenie pracodawcy wykonywał w jednym dniu pracę dłużej np. o 2 godziny (łącznie przepracował 10 godzin), a następnego dnia na wniosek pracownika został mu udzielony w zamian czas wolny i przepracował tylko 6 godzin, to właśnie taki wymiar czasu pracy powinien być mu w każdym z tych dni wskazany w ewidencji (10 godzin jednego dnia i 6 godzin drugiego). Nie jest natomiast dopuszczalne wpisanie pracownikowi w obu tych dniach po 8 godzin, co jest często praktykowane przez pracodawców. Podobnie jest w przypadku, gdy np. pracownik wykonywał pracę w niedzielę, za którą miał wolny poniedziałek, a w ewidencji czasu pracy zaznacza się pracę w poniedziałek, natomiast w niedzielę już nie. Postępując w ten sposób, pracodawca narusza przepisy dotyczące ewidencji czasu pracy. Grozi za to kara grzywny od 1 tys. do 30 tys. zł.

Ruchomy czas pracy

Pracodawca, po spełnieniu określonych w Kodeksie pracy warunków, może legalnie planować pracownikowi czas pracy z naruszeniem doby pracowniczej. Pozwala na to stosowanie tzw. ruchomego czasu pracy.

Kodeks pracy umożliwia stosowanie organizacji czasu pracy w ramach ruchomego czasu pracy (art. 140¹ k.p.) pozwalających na:

1) ustalanie rozkładów czasu pracy przewidujących różne godziny rozpoczynania pracy w dniach pracy pracowników,

2) określenie przedziału czasu, w którym pracownik swobodnie decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy.

Możliwość wprowadzenia tzw. ruchomego czasu pracy ustala się:

● w układzie zbiorowym pracy lub w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi; jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 241^25a k.p., albo w porozumieniu zawieranym z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy - jeżeli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe.

W zależności od tego, czy pracodawca chce wprowadzić w zakładzie rozkłady umożliwiające naruszanie doby pracowniczej, czy przedział czasowy, w którym pracownik swobodnie decyduje o godzinach rozpoczęcia pracy, porozumienie może wyglądać w sposób przedstawiony we wzorze.

Wzór porozumienia o wprowadzeniu ruchomego rozkładu czasu pracy (art. 140¹ § 1 k.p.)

Wzór porozumienia o wprowadzeniu ruchomego rozkładu czasu pracy (art. 140¹ § 2 k.p.)

Rozkłady czasu pracy, o których mowa w art. 140¹ k.p., mogą być także stosowane na pisemny wniosek pracownika, niezależnie od ustalenia takich rozkładów czasu pracy przez pracodawcę dla całej załogi lub poszczególnych grup pracowników.

Wzór wniosku pracownika o ustalenie indywidualnego ruchomego rozkładu czasu pracy

Wyjścia prywatne

Konieczność naruszenia przez pracownika obowiązującego rozkładu czasu pracy może wynikać również z powodu wyjścia na zaplanowaną wizytę lekarską, do urzędu w celu załatwienia spraw prywatnych lub innych osobistych potrzeb związanych z koniecznością przerwania pracy przez pracownika lub późniejszego jej rozpoczęcia. W każdym z takich przypadków pracownik, nie chcąc korzystać z urlopu wypoczynkowego udzielonego na cały dzień, będzie musiał odpracować wolne godziny. Należy zatem pamiętać, że nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych czas odpracowania zwolnienia od pracy, udzielonego pracownikowi, na jego pisemny wniosek, w celu załatwienia spraw osobistych. Ustawodawca nie wskazał jednak żadnego wzoru wniosku, jaki pracownik musi złożyć, aby mógł skorzystać z takiego zwolnienia.

Wzór wniosku o wyjście prywatne

Nie ma również przeszkód prawnych, aby w zakładzie stworzono jedną książkę pisemnych wniosków o wyjścia osobiste. W takim przypadku wpis do tej książki będzie jednoznaczny ze złożeniem przez pracownika wniosku o wyjście osobiste.

Potwierdzenie obecności w pracy

Pracodawca jest zobowiązany do wskazania w regulaminie pracy sposobu potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy. W przypadku gdy pracodawca nie tworzy regulaminu pracy, musi takie elementy zawrzeć w informacji o warunkach zatrudnienia udzielanej pracownikowi nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę (art. 29 § 3 k.p.).

Najpopularniejszym stosowanym sposobem potwierdzania przez pracowników obecności w pracy są listy obecności, na których pracownicy składają podpisy w każdym dniu pracy. Należy jednak pamiętać, że lista obecności nie jest dokumentem obowiązkowym i pracodawca nie musi go prowadzić.

Przykład

Pracodawca zapisał w regulaminie pracy, że pracownicy potwierdzają obecność w pracy przez zgłoszenie przyjścia do pracy bezpośredniemu przełożonemu. Poza tym pracodawca nie prowadzi żadnych innych dokumentów potwierdzających przybycie i obecność w pracy. Takie postępowanie pracodawcy jest zgodne z obowiązującymi przepisami prawa pracy i nie stanowi ich naruszenia.

Tradycyjne listy obecności, na których pracownicy składają jedynie podpisy, nie spełniają wymagań ewidencji czasu pracy i nie mogą być uznane w tym zakresie za wystarczające.

Pracodawca może jednak stworzyć wyłącznie jeden dokument, który będzie zastępował zarówno listę obecności, jak też ewidencję czasu pracy i będzie to zgodne z aktualnymi przepisami prawa pracy. Mianowicie wystarczy, że pracodawca zaprowadzi indywidualne listy obecności dla pracowników, w których zobowiąże ich do wpisywania godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy każdego dnia.

W takim przypadku ewidencję czasu pracy będą tworzyć sami pracownicy i pracodawca nie będzie musiał prowadzić dodatkowego dokumentu w tym zakresie. Pracodawcy pozostanie jedynie uzupełniać w tej ewidencji przyczyny nieobecności pracownika w pracy, np. urlopy wypoczynkowe, zwolnienia chorobowe itd.

Ponadto pracodawcy pozostanie kontrola nad prawidłowym prowadzeniem tej dokumentacji przez pracowników.

Należy jednak pamiętać, że jeżeli lista obecności pracowników jest wspólna i obejmuje wszystkich lub większą grupę pracowników, to nie należy w niej zaznaczać przyczyn nieobecności pracowników w pracy, gdyż może to wywołać zastrzeżenia w zakresie ochrony danych osobowych pracowników. Przyczyny nieobecności ewidencjonuje się w kartach ewidencji czasu pracy, do których nie mają dostępu wszyscy pracownicy.

Wzór indywidualnej ewidencji czasu pracy zastępującej listę obecności

Ewidencja czasu pracy
Imię i nazwisko pracownika:
Dzień miesiąca	Miesiąc i rok: II 2017 r.				Miesiąc i rok: III 2017 r.
	Godzina rozpoczęcia pracy	Podpis	Godzina zakończenia pracy	Podpis	Godzina rozpoczęcia pracy	Podpis	Godzina zakończenia pracy	Podpis
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1.
2.
....
30.
31.

Urlopy wypoczynkowe

Dokumentacja pracownicza w zakresie urlopów wypoczynkowych nie musi być u pracodawcy bardzo rozbudowana.

1. Plan urlopów

Plan urlopów jest wymagany tylko i wyłącznie u pracodawców, u których działa zakładowa organizacja związkowa, która nie wyraża zgody na nietworzenie planu urlopów (art. 163 § 1¹ k.p.). W przypadku gdy organizacja związkowa wyraża zgodę na nietworzenie planu, warto posiadać do celów dowodowych dokument, który będzie to potwierdzał.

Mimo że przepisy nie regulują szczegółowo kwestii terminu tworzenia takiego planu, to jednak należy przyjąć, że powinien on być opracowany pod koniec danego roku kalendarzowego na rok następny. Wynika to z faktu, że pracownik nabywa prawo do pełnego urlopu wypoczynkowego w danym roku 1 stycznia, a zatem już w tym dniu może wnioskować do pracodawcy o jego udzielenie.

Przepisy nie nakazują również, aby plan urlopów obejmował cały rok kalendarzowy. Dlatego nie ma przeszkód, aby pracodawca tworzył plany obejmujące np. odrębnie dwa półrocza. W obowiązujących przepisach nie ma określonego wzoru planu urlopów, jaki ma obowiązek stworzyć pracodawca.

Przykładowy plan urlopów na 2017 r.

Imię i nazwisko pracownika	Przysługujący wymiar urlopu	Miesiące
		I	II	III	IV	V	VI	VII	VIII	IX	X	XI	XII
1. Ewelina Wąsik	26 + 5 za 2016 r.			9-13			9-20		3-7				21-30
2. Adam Szyszko	26	30	2-13					3-12					24-29
3.Grzegorz Burkacki	20						30		7-18		30		23-31
4. Stefan Mucha	26		6-8			6-15		13-17					23-31
5. Krzysztof Kolasa	20 + 2 za 2016 r.	2-3			2	25, 29			3-14				28-30

W planie urlopów pracownicy w poszczególnych rubrykach tabeli oznaczających miesiące w 2017 r. wskazują liczbę dni urlopu, jakie planują wykorzystać w konkretnym miesiącu, lub daty korzystania z urlopu w danym miesiącu.

Planem urlopów nie należy obejmować należnych każdemu pracownikowi 4 dni urlopu na żądanie. Zatem, tworząc plan urlopów, pracodawca obejmuje planem urlopowym 16 dni dla pracowników mających 20-dniowy roczny wymiar czasu pracy oraz 22 dni dla pracowników mających prawo do 26 dni urlopu w roku.

Ponadto należy pamiętać, aby cały zaległy urlop wypoczynkowy z poprzedniego roku pracownik zaplanował do 30 września następnego roku kalendarzowego.

2. Udzielanie urlopu

Powszechnie obowiązujące przepisy prawa pracy nie wymagają żadnych pisemnych wniosków urlopowych. Urlop wypoczynkowy może być równie dobrze udzielony pracownikowi na podstawie jego ustnego wniosku i ustnej zgody pracodawcy w tym zakresie. Jednak w razie sporu co do prawidłowości udzielenia urlopu w tej formie, może powstać trudność w udowodnieniu, czy pracownik z takim wnioskiem wystąpił, a pracodawca wyraził na niego zgodę. Dlatego często się zdarza, że pracodawcy wprowadzają w przepisach wewnątrzzakładowych obowiązek zwracania się do pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej z pisemnym albo elektronicznyym wnioskiem o udzielenie urlopu wypoczynkowego. Wzór takiego wniosku musi w tym przypadku opracować pracodawca.

Wzór wniosku urlopowego

W przypadku gdy w zakładzie są stosowane pisemne wnioski urlopowe, powinny być one przechowywane przez pracodawcę do celów dowodowych.

3. Odwołanie z urlopu

Odwołanie pracownika z urlopu wypoczynkowego nie wymaga żadnej szczególnej formy. Wystarczy, że pracodawca skontaktuje się z pracownikiem przebywającym na urlopie i poinformuje go o odwołaniu z urlopu oraz konieczności stawienia się do pracy w określonym dniu. Pracodawca może odwołać pracownika z urlopu tylko wówczas, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu.

Kary porządkowe

Odpowiedzialność porządkowa pracowników polega na ponoszeniu przez nich ujemnych konsekwencji swojego zachowania mającego związek z wykonywaną pracą. Pracodawca może wówczas zastosować kary porządkowe. Jednak musi to przebiegać przy uwzględnieniu odpowiedniej procedury przewidzianej w Kodeksie pracy.

Stosowanie przez pracodawcę kar porządkowych jest ograniczone dwoma terminami. Kara może być zastosowana nie później niż w terminie 2 tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego i nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dopuszczenia się tego naruszenia (art. 109 § 1 k.p.). Terminy te są ostateczne i nie mogą być przedłużane ani przywracane. Upływ któregokolwiek z nich odbiera pracodawcy możliwość ukarania pracownika za określone naruszenie obowiązków służbowych.

Przykład

Pracownik dopuścił się naruszenia porządku i dyscypliny pracy 4 stycznia 2017 r. W tym czasie pracodawca przebywał poza granicami kraju i nie upoważnił żadnej innej osoby w zakładzie do działania w jego imieniu w sprawach z zakresu prawa pracy. Pracodawca wrócił do zakładu 26 maja 2017 r. Nie może on już zatem nałożyć na pracownika kary porządkowej, mimo że dopiero w tym dniu dowiedział się o nagannym zachowaniu pracownika. Upływ 3-miesięcznego terminu od dnia dopuszczenia się przez pracownika przewinienia ostatecznie pozbawił pracodawcę prawa do nałożenia na pracownika odpowiedniej kary.

Zastosowanie kary polega na przedstawieniu pracownikowi pisemnej informacji w tym zakresie. W informacji pracodawca jest zobowiązany podać:

● rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych,
● datę dopuszczenia się przez pracownika tego naruszenia,
● informację o prawie zgłoszenia sprzeciwu od nałożonej kary (art. 110 k.p.).

Warto ponadto zawrzeć w informacji o udzielonej karze zapis o wysłuchaniu pracownika przed nałożeniem kary i wskazać datę, kiedy to nastąpiło.

Odpis zawiadomienia o ukaraniu składa się do części B akt osobowych pracownika. Pracodawca ma obowiązek usunąć taki odpis z akt po roku nienagannej pracy pracownika. Po tym okresie zastosowaną karę uznaje się za niebyłą. Rok nienagannej pracy należy rozumieć jako rok, w którym pracownik nie został ponownie ukarany karą porządkową. Zatarcie kary może jednak nastąpić wcześniej, jeśli pracodawca z własnej inicjatywy lub na wniosek reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej uzna karę pracownika za niebyłą i jej odpis usunie z jego akt osobowych.

Pracownik za to samo przewinienie nie może zostać ukarany więcej niż jedną karą porządkową.

Wzór pisma o wymierzeniu pracownikowi kary porządkowej

Od wręczonej informacji o nałożonej karze porządkowej pracownikowi przysługuje prawo wniesienia sprzeciwu do pracodawcy w terminie 7 dni.

Wzór pisma o wniesieniu sprzeciwu od kary porządkowej

Pracodawca może w formie pisemnej odpowiedzieć pracownikowi na sprzeciw od nałożenia kary porządkowej.

Wzór pisma o odrzuceniu sprzeciwu od kary porządkowej

Całość dokumentacji związanej z udzieleniem pracownikowi kary porządkowej pracodawca musi przechowywać w części B akt osobowych pracownika.

Ewidencja odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej

Pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

W ewidencji tej najważniejsze jest wykazanie wszystkich elementów odzieży oraz środków ochrony, które zostały wydane pracownikowi (lub za które wypłacono ekwiwalent), daty ich wydania oraz złożenie podpisu pracownika potwierdzającego ich odbiór. Karty te muszą być tworzone odrębnie dla każdego pracownika. Nie może to być lista z danego dnia, w którym pracodawca wydał całej załodze np. obuwie ochronne.

Wzór karty ewidencji odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej

Karta ewidencji odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej
Imię i nazwisko pracownika: .................................................... Stanowisko pracy: ...................................................................
Lp.	Rodzaj wydanego środka	Data wydania	Okres używalności	Podpis pracownika
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Warto w kartotekach ewidencji odzieży i obuwia roboczego zawrzeć rubrykę dotyczącą okresu używalności odzieży i obuwia roboczego, jaki został dla nich przewidziany. Pracodawcy łatwiej wówczas kontrolować, czy wszyscy pracownicy zostali wyposażeni w należną odzież oraz środki ochrony indywidualnej przewidziane do stosowania na danym stanowisku pracy.

W pierwszej kolejności pracodawca musi zatem ustalić zakładowe zasady przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej. Musi ona zawierać wszystkie elementy wyposażenia pracownika, które powinny być mu przydzielane w związku z zatrudnieniem na określonym stanowisku pracy.

Wzór informacji o zasadach przydziału odzieży i obuwia roboczego

Zasady przydziału odzieży i obuwia roboczego w zakładzie ............................................
Stanowisko	Rodzaj środka	Termin używalności
Sprzątaczka	- fartuch roboczy - obuwie robocze - rękawice ochronne	12 miesięcy 12 miesięcy do zużycia
Pracownik gospodarczy	- spodnie robocze - bluza robocza - buty robocze - rękawice ochronne - hełm ochronny	12 miesięcy 12 miesięcy 12 miesięcy do zużycia do zużycia

Nie należy ustalać okresu używalności środków ochrony indywidualnej (kask ochronny, rękawice, okulary, półmaski ochronne itd.). Środki te zawsze są wydawane pracownikom "do zużycia", które może nastąpić zarówno w dniu wydania takiego środka, jak i po kilku latach.

Potwierdzenie wydania pracownikom odzieży i obuwia roboczego, a w szczególności środków ochrony indywidualnej, jest dla pracodawcy niezwykle ważne. Pracownik nie może być dopuszczony do pracy bez stosowania ustalonych dla jego stanowiska środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego.

Przykład

Pracodawca wydał pracownikom zatrudnionym na stanowisku ogólnobudowlanym szelki bezpieczeństwa zabezpieczające przed upadkiem z wysokości. Nie potwierdził jednak tego faktu w karcie przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej. Pracownik wykonywał pracę związaną z montażem rusztowania systemowego i nie stosował wydanych mu przez pracodawcę szelek bezpieczeństwa. Pracownik stracił równowagę i spadł z 3 podestu montowanego rusztowania. Poniósł śmierć na miejscu. W przedstawionej sytuacji pracodawca nie ma bezpośredniego dowodu potwierdzonego podpisem pracownika, że otrzymał on szelki bezpieczeństwa. Jest to niekorzystne dla pracodawcy w przypadku badania sprawy przez prokuratora.

ZAKOŃCZENIE ZATRUDNIENIA

Wypowiedzenie umowy o pracę

Wypowiedzenie pracownikowi umowy o pracę musi nastąpić na piśmie. Jest ono skuteczne od chwili zapoznania się pracownika z treścią wypowiedzenia.

Pracodawca jest zobowiązany do zawarcia w wypowiedzeniu umowy o pracę pouczenia o przysługującym pracownikowi prawie wniesienia odwołania do sądu pracy w terminie 21 dni od jego otrzymania. Taki termin odwołania od wypowiedzenia obowiązuje od 1 stycznia 2017 r.

W przypadku wypowiedzenia umowy o pracę zawartej z pracownikiem na czas nieokreślony, pracodawca jest zobowiązany każdorazowo zawrzeć w nim przyczynę wypowiedzenia takiej umowy. Powinna być ona wskazana w sposób wyczerpujący i konkretny. Ograniczenie się wyłącznie do ogólnikowo wskazanej przyczyny może być dla pracodawcy kłopotliwe w przypadku odwołania się pracownika od wypowiedzenia do sądu pracy. Dodatkowo w przypadku wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony pracodawca ma obowiązek przeprowadzenia procedury konsultacji związkowej.

Wzór wypowiedzenia umowy o pracę

Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia

Pracodawca może rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika w razie:

● ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych. Przyczynami, które uzasadniają takie rozwiązanie umowy, są np. niestawianie się do pracy bez usprawiedliwienia, spożywanie alkoholu w pracy, celowe działanie na szkodę pracodawcy;
● popełnienia przez pracownika w czasie trwania umowy o pracę przestępstwa, które uniemożliwia dalsze zatrudnianie go na zajmowanym stanowisku, jeżeli przestępstwo jest oczywiste lub zostało stwierdzone prawomocnym wyrokiem;
● zawinionej przez pracownika utraty uprawnień koniecznych do wykonywania pracy na zajmowanym stanowisku. Wskutek utraty takich uprawnień zatrudnianie pracownika na danym stanowisku staje się bezprzedmiotowe. Dotyczy to zawodów, przy wykonywaniu których należy się wykazać określonymi uprawnieniami, np. kierowców, operatorów specjalistycznych maszyn, lekarzy itp.

- art. 52 § 1 k.p.

Możliwość rozwiązania z pracownikiem umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia jest ograniczona w czasie. Pracodawca nie może tego uczynić po upływie 1 miesiąca od uzyskania wiadomości o okolicznościach uzasadniających rozwiązanie umowy (art. 52 § 2 k.p.).

Rozwiązanie każdej umowy o pracę (na okres próbny, czas określony, na zastępstwo itd.) bez zachowania okresu wypowiedzenia (dyscyplinarnie) musi:

● nastąpić na piśmie,
● zawierać pouczenie o możliwości odwołania się pracownika - w terminie 21 dni do właściwego sądu pracy,
● określać przyczynę uzasadniającą to rozwiązanie.

Rozwiązanie umowy za porozumieniem stron

Rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron jest możliwe w każdym czasie i w terminie dogodnym dla stron umowy. Nie ma przy tym znaczenia, czy pracownik pozostaje w tym czasie na urlopie wypoczynkowym, zwolnieniu chorobowym, czy jest nieobecny w pracy z powodu innej usprawiedliwionej przyczyny. Decydujące znaczenie ma w tym przypadku wola stron stosunku pracy. Nie ma również przeszkód, by do takiego rozwiązania doszło w trakcie trwającego okresu wypowiedzenia umowy pracownika.

Przepisy prawa pracy nie przewidziały żadnej szczególnej formy rozwiązania umowy o pracę za porozumieniem stron. Może być ona rozwiązana w tej formie również na podstawie ustnego porozumienia pracodawcy i pracownika. Warto jednak, by w celach dowodowych takie rozwiązanie było potwierdzone na piśmie. Jeżeli pracownik składa prośbę o rozwiązanie umowy za porozumieniem stron w konkretnym dniu, pracodawca ma możliwość przychylić się do takiej prośby bądź odmówić.

Gdy pracodawca wyrazi zgodę na porozumienie stron, wskazując jednak inną datę rozwiązania umowy niż zaproponowana przez pracownika, to aby doszło do rozwiązania umowy za porozumieniem, pracownik będzie musiał wyrazić zgodę na zaproponowany przez pracodawcę nowy termin rozwiązania umowy.

Wygaśnięcie stosunku pracy

Jedną z form rozwiązania umowy o pracę jest wygaśnięcie stosunku pracy. Do tego rozwiązania umowy dochodzi z mocy prawa. Nie musi być ono zatem dokonane przez oświadczenie pracownika lub pracodawcy. Często jednak pracodawcy sporządzają pismo o wygaśnięciu stosunku pracy dla pracownika. Wygaśnięcie stosunku pracy najczęściej ma miejsce z powodu:

● śmierci pracownika,
● śmierci pracodawcy,
● upływu 3 miesięcy nieobecności pracownika w pracy z powodu tymczasowego aresztowania.

Zakaz konkurencji po ustaniu stosunku pracy

Umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy można zawrzeć tylko z pracownikami mającymi dostęp do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę (art. 101² § 1 k.p.). Zakaz konkurencji po ustaniu stosunku pracy zawsze jest odpłatny (nawet gdyby strony nie przewidziały tego w umowie, należy się minimalne gwarancyjne wynagrodzenie). Umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy musi być zawarta na piśmie pod rygorem nieważności (art. 101³ k.p.).

Wzór umowy o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy

Pracodawca przechowuje umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy w części C akt osobowych pracownika.

Świadectwo pracy

Świadectwo pracy jest dokumentem wydawanym pracownikowi w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem jego stosunku pracy. Od 1 stycznia 2017 r. w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest zobowiązany niezwłocznie wydać pracownikowi świadectwo pracy, jeżeli nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy. Ustawodawca zrezygnował zatem z konieczności wydawania świadectwa pracy pracownikowi w okresach 24-miesięcznych. Świadectwo pracy dotyczy okresu lub okresów zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy.

W przypadku nawiązania z tym samym pracownikiem kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy, pracodawca jest zobowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy wyłącznie na jego wniosek, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej; wniosek może być złożony w każdym czasie i dotyczyć wydania świadectwa pracy obejmującego poprzedni okres zatrudnienia albo wszystkie okresy zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy. Taki zapis nie oznacza jednak, że pracodawca nie może wydać pracownikowi z własnej inicjatywy świadectwa pracy, jeżeli doszło do rozwiązania z nim stosunku pracy, pomimo że w dalszym ciągu zamierza zatrudniać tego pracownika na kolejną umowę o pracę (art. 97 § 1 i § 1¹ k.p.).

Świadectwo pracy zawiera określone w przepisach informacje dotyczące zatrudnienia pracownika, a w szczególności służy kolejnemu z pracodawców do prawidłowego ustalenia uprawnień pracownika. Obowiązek wydania świadectwa pracy jest bezwarunkowy i nie może być uzależniany od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą. Niewydanie w terminie świadectwa pracy jest wykroczeniem przeciwko prawom pracowniczym zagrożonym karą grzywny od 1 tys. zł do 30 tys. zł (art. 282 § 1 pkt 3 k.p.).

Niezwykle ważne jest również prawidłowe sporządzenie wydawanego pracownikowi świadectwa pracy. Powinno być ono wypełnione zgodnie z obowiązującym wzorem i instrukcją jego wypełniania, określonymi w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Socjalnej z 30 grudnia 2016 r. (Dz.U. z 2016 r. poz. 2292) w sprawie świadectwa pracy.

Najczęstsze błędy w świadectwach pracy pojawiają się w punkcie dotyczącym wykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego (ust. 5 pkt 1 świadectwa). Należy tam wskazać liczbę dni (można też podać liczbę godzin) wykorzystanego przez pracownika urlopu należnego w roku ustania stosunku pracy (a nie urlopu zaległego, który pracownik wykorzystywał w tym roku) oraz liczbę dni urlopu, za który przysługuje ekwiwalent pieniężny.

Przykład

Pracownik z 7-letnim stażem pracy, zatrudniony na pełny etat, rozwiązał umowę o pracę 31 stycznia 2017 r. Zarówno w 2016 r., jak i w 2017 r. nie korzystał w ogóle z urlopu wypoczynkowego. Miał zatem 20 dni urlopu zaległego za 2016 r. i proporcjonalnie 2 dni urlopu za 2017 r. W wydanym pracownikowi świadectwie pracy w ust. 5 pkt 1 należy wskazać wyłącznie urlop za 2017 r. przez zawarcie przykładowo zapisu "2 dni (16 godzin)".

Niekiedy pracodawcy rozdzielają w tym punkcie urlop wykorzystany przez pracownika w naturze od tego, za który przysługuje ekwiwalent pieniężny, zamieszczając np. zapis: "10 dni + 4 dni ekwiwalent pieniężny". Taki zapis nie będzie błędem, jednak nie ma konieczności rozbijania tego urlopu na takie dwie części, wystarczy łącznie wskazać jako rozliczone przez pracodawcę 14 dni urlopu wypoczynkowego.

Często pracodawcy zamieszczają w ust. 5 pkt 1 świadectwa pracy zapis: "wypłacono ekwiwalent za 13 dni urlopu", mimo że na dzień wydania świadectwa pracy takiego ekwiwalentu jeszcze na rzecz pracownika nie przelali. Taki zapis będzie zatem nieprawidłowy.

W ust. 3 świadectwa pracodawca wskazuje tryb i podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

Przykład

Pracownik był zatrudniony na czas określony. Jego umowa rozwiązała się z upływem terminu, na jaki była zawarta. Umowa o pracę zawarta na czas określony ulega rozwiązaniu, a nie wygaśnięciu. Pracodawca powinien zatem w ust. 3 pkt 1 świadectwa pracy zapisać: "rozwiązanie z upływem okresu, na jaki była zawarta umowa - art. 30 § 1 pkt 4 k.p.".

Pracodawcy często mają wątpliwości, czy w świadectwie pracy należy zamieszczać okresy nieusprawiedliwionej nieobecności pracowników. Zdarza się, że wpisują te dni w ust. 5 pkt 13 świadectwa pracy, w którym wymienia się okresy nieskładkowe. Jest to jednak błędne postępowanie. Nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy nie jest okresem nieskładkowym uwzględnianym przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty i obliczaniu ich wysokości. W związku z tym, tzw. NN nie należy uwzględniać w ust. 5 pkt 13 treści świadectwa pracy. Świadectwo pracy nie zawiera także innych rubryk, gdzie pracodawca miałby obowiązek wpisywać nieusprawiedliwione nieobecności pracownika. Zatem tzw. NN nie należy w ogóle zamieszczać w świadectwie pracy.

Jedną z nowości od 1 stycznia 2017 r. jest wskazywanie w świadectwie pracy wykorzystanego przez pracownika urlopu ojcowskiego i rodzicielskiego. Jednak zgodnie z instrukcją wypełniania świadectwa pracy - pracodawca wskazuje wykorzystany urlop ojcowski i rodzicielski tylko w przypadku, gdy pracownik ze względu na wiek dziecka mógłby korzystać z takiego urlopu w kolejnym stosunku pracy; w przypadku gdy pracownik wykorzystywał więcej niż jeden urlop ojcowski lub rodzicielski - pracodawca wskazuje odrębnie urlop wykorzystany na każde z dzieci, podając imię i nazwisko dziecka.

Przykład

Pracownik w styczniu 2017 r. wykorzystał urlop ojcowski na starsze dziecko w wymiarze 2 tygodni w jednej części i bezpośrednio po nim na młodsze dziecko 1 tydzień. Starsze dziecko pracownika ukończyło 24 miesiące życia w lutym 2017 r. Następnie pracownikowi rozwiązała się umowa o pracę 31 marca 2017 r. Wydając świadectwo pracy, pracodawca musi zamieścić w nim informację jedynie o urlopie ojcowskim, jaki pracownik wykorzystał na młodsze dziecko, które na dzień rozwiązania stosunku pracy nie ukończyło jeszcze wieku uprawniającego ojca do tego urlopu.

Podobnie wygląda sytuacja wypełniania świadectwa pracy w miejscu dotyczącym urlopu rodzicielskiego. W tym przypadku należy jednak pamiętać, że pracownik ma czas na skorzystanie z takiego urlopu do zakończenia roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6. rok życia. Dodatkowo po nowelizacji przepisów Kodeksu pracy obowiązującej od 2 stycznia 2016 r. urlop rodzicielski może zostać przerwany i w świadectwie pracy również należy wykazywać liczbę części urlopu rodzicielskiego wykorzystanego po takiej przerwie.

W instrukcji wypełniania nowego świadectwa pracy ustawodawca przesądził również, że wskazując tryb i podstawę prawną rozwiązania umowy o pracy należy wskazać art. 52, art. 53 lub art. 55 k.p., co na poprzednich zasadach było wątpliwe. Obecnie przy rozwiązaniu stosunku pracy w trybie tzw. dyscyplinarnym pracodawca powinien wskazań w świadectwie pracy (ust. 3 świadectwa) zapis: rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę art. 30 § 1 pkt 3 w zw. z art. 52 Kodeksu pracy.

Wzór świadectwa pracy

OBOWIĄZKI PRACODAWCY W ZAKRESIE UBEZPIECZEŃ SPOŁECZNYCH WOBEC PRACOWNIKÓW

Do obowiązków pracodawcy należy prowadzenie korespondencji z ZUS z tytułu zatrudniania pracowników. Kontakty z ZUS polegają na składaniu wymaganych ustawowo dokumentów, począwszy od zgłoszeniowych, poprzez rozliczeniowe, informacyjne, aż po wyrejestrowujące. Płatnik ma wyznaczone terminy oraz formę przekazywania dokumentacji. Wzory deklaracji, raportów, formularzy zgłoszeniowych i innych, a także kody, symbole w nich używane określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 222 ze zm.).

Dokumenty zgłoszeniowe

Stosunek pracy stanowi tytuł do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych oraz ubezpieczenia zdrowotnego. Osoba będąca pracownikiem podlega więc zgłoszeniu w ZUS do ubezpieczeń: emerytalnego, rentowych, chorobowego, wypadkowego oraz zdrowotnego.

Zgłoszenia dokonuje płatnik składek, tj. pracodawca, w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeń, a więc od dnia nawiązania stosunku pracy (stosunek pracy nawiązuje się w terminie określonym w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy, a jeżeli terminu tego nie określono - w dniu zawarcia umowy). Do rejestracji pracownika w systemie ubezpieczeń, służy formularz ZUS ZUA. Jedynie osoby przebywające na urlopach wychowawczych lub pobierające zasiłek macierzyński zgłaszane są do ubezpieczeń z tych tytułów przez wykazanie ich w imiennym raporcie miesięcznym, a nie przez złożenie oddzielnego ZUS ZUA.

Przykład

3 kwietnia 2017 r. z Katarzyną J. została zawarta umowa o pracę. Dzień zawarcia umowy jest jednocześnie dniem rozpoczęcia pracy. Od tego dnia Katarzyna J. powinna być objęta ubezpieczeniami z tytułu stosunku pracy. Pracodawca powinien złożyć zgłoszenie ZUS ZUA najpóźniej 10 kwietnia 2017 r.

Zgłoszenie ZUS ZUA składa się w formie elektronicznej lub w formie wydruku z oprogramowania interfejsowego (np. aktualnej wersji programu Płatnik) albo w postaci dokumentu pisemnego (w przypadku płatników rozliczających składki za nie więcej niż 5 osób). Na podstawie pierwszego zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych zakładane jest indywidualne konto osoby ubezpieczonej.

Płatnik składek, którego pracownik powiadomił o konieczności zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego uprawnionego członka rodziny, ma obowiązek dokonać takiego zgłoszenia, w terminie 7 dni od dnia, w którym ubezpieczony o tym poinformował, na druku ZUS ZCNA.

Dokumenty do wyrejestrowania lub zmiany/korekty danych

Każda osoba, w stosunku do której wygasł tytuł do ubezpieczeń społecznych, podlega wyrejestrowaniu z tych ubezpieczeń. Dotyczy to więc również pracownika, z którym umowa o pracę uległa rozwiązaniu lub wygaśnięciu. Zgłoszenie wyrejestrowania płatnik składek jest zobowiązany złożyć także w terminie 7 dni od daty zaistnienia tego faktu, czyli od dnia ustania stosunku pracy. Właściwym do wyrejestrowania formularzem jest ZUS ZWUA. Formularz ten należy złożyć w formie, w której płatnik jest zobowiązany do korespondencji z ZUS, a więc takiej jak w przypadku ZUS ZUA.

Dokument ZUS ZWUA składa się nie tylko w razie wygaśnięcia tytułu do ubezpieczeń. W trakcie zatrudnienia mogą bowiem wystąpić zmiany w stosunku do danych uprzednio wykazanych w zgłoszeniu ZUS ZUA. O wszelkich zmianach należy powiadomić ZUS.

Jeżeli dotyczą one: tytułu ubezpieczenia, rodzajów ubezpieczeń i terminów ich powstania, płatnik składek zawiadamia ZUS właśnie przez złożenie zgłoszenia wyrejestrowania - ZUS ZWUA i ponownego zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych zawierającego prawidłowe dane - ZUS ZUA.

W taki sposób należy zawiadomić ZUS, np. w razie zmiany kodu tytułu do ubezpieczenia (uzyskanie orzeczenia o stopniu niepełnosprawności czy prawa do emerytury/renty).

Przykład

Pracownik zgłoszony do ubezpieczeń społecznych oraz ubezpieczenia zdrowotnego z kodem tytułu ubezpieczenia 011000 (pracownik niemający wcześniej ustalonego prawa do emerytury lub renty oraz nieposiadający orzeczenia o niepełnosprawności), od 1 kwietnia 2017 r. ma ustalone prawo do emerytury. W takim przypadku płatnik składek musi najpierw złożyć za tego pracownika druk ZUS ZWUA z kodem 600, z datą wyrejestrowania 1 kwietnia 2017 r., a następnie złożyć formularz ZUS ZUA również z tą samą datą, ale ze zmienionym kodem tytułu ubezpieczenia uwzględniającym nabycie prawa do emerytury przez pracownika, tj. 011010.

Taka sama procedura obowiązuje w razie wykrycia błędu (przez ZUS lub samego płatnika) w powyższych danych, np. w dacie powstania obowiązku ubezpieczeniowego z tytułu stosunku pracy.

Przykład

Zgłaszając pracownika do ubezpieczeń na formularzu ZUS ZUA, pracodawca wpisał błędną datę powstania obowiązku ubezpieczeń. Zamiast 1 marca 2017 r. wpisał 1 lutego 2017 r. Aby skorygować ten błąd, powinien wyrejestrować pracownika na formularzu ZUS ZWUA z datą dokonania zgłoszenia, tj. 1 lutego 2017 r. z kodem 600, a następnie na formularzu ZUS ZUA dokonać prawidłowego zgłoszenia z faktyczną datą powstania obowiązku ubezpieczeń, tj. 1 marca 2017 r.

Zgłoszenia zmiany lub korekty danych dotyczących osoby ubezpieczonej dokonuje się w terminie 7 dni od zaistnienia zmian bądź stwierdzenia nieprawidłowości.

W okresie zatrudnienia, po dokonaniu zgłoszenia na druku ZUS ZUA, u pracownika mogą ulec zmianie dane identyfikacyjne i/lub dane ewidencyjne. Mogą także zostać ujawnione błędy w tych danych. Wówczas należy złożyć odpowiedni dokument w ZUS zawiadamiający o zmianach (aktualizujący) lub o korekcie tych danych. W zależności od tego, w jakich danych te zmiany/błędy wystąpiły, płatnik składek musi wypełnić i złożyć druk ZUS ZUA lub ZUS ZIUA.

Korygowanie lub zmiana danych pracownika w formularzach ZUS

Rodzaj formularza	Rodzaj błędu lub zmiany danych identyfikacyjnych lub ewidencyjnych
ZUS ZUA	● drugie imię, ● nazwisko rodowe, ● obywatelstwo, ● dane adresowe
ZUS ZIUA	● PESEL, ● seria i numer dowodu osobistego lub paszportu, jeśli ubezpieczonemu nie nadano numeru PESEL, ● nazwisko, ● pierwsze imię, ● data urodzenia

Obowiązek informacyjny płatnika wobec pracownika

Płatnik składek jest zobowiązany przekazać ubezpieczonemu na piśmie lub za jego zgodą - w formie dokumentu elektronicznego, informacje zawarte w raportach imiennych przekazanych za niego do ZUS, w celu ich weryfikacji. Można skorzystać z gotowego formularza Informacja miesięczna dla osoby ubezpieczonej/informacja roczna dla osoby ubezpieczonej lub przekazać dane w innej formie, jeżeli będzie spełniała wymogi określone w art. 41 ust. 8 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: ustawa systemowa).

Informacja przekazywana pracownikowi powinna zawierać:

● zestawienie należnych składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne, a także
● dane o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe,
● okresy przerw w opłacaniu składek oraz zestawienie wypłaconych świadczeń z tytułu absencji pracownika,
● symbol NFZ,
● datę jej sporządzenia oraz podpis płatnika składek lub podpis osoby przez niego upoważnionej.

Nie ma obowiązku przekazywania informacji co miesiąc. Jest ona doręczana ubezpieczonemu jedynie na jego żądanie, ale nie częściej niż raz na miesiąc, za miesiąc poprzedni. Jeśli co miesiąc są przekazywane informacje o danych z raportów rozliczeniowych, to płatnik nie ma obowiązku przekazywania informacji rocznej, chyba że ubezpieczony wystąpi o jej wydanie. Informację roczną przekazuje się ubezpieczonemu w terminie do 28 lutego danego roku, w podziale na poszczególne miesiące, za rok ubiegły.

1. Informacja miesięczna dla pracownika - jak wypełnić

Informacja miesięczna powinna odzwierciedlać dane przekazane do ZUS w raportach ZUS RCA i ZUS RSA, za dany miesiąc rozliczeniowy.

Blok I Dane organizacyjne. Na początku formularza wpisuje się identyfikator informacji za miesiąc rozliczeniowy, a więc numer, miesiąc i rok.

W II Bloku płatnik składek wpisuje swoje dane identyfikacyjne, tj. NIP, Regon oraz - jeśli jest osobą fizyczną - nr PESEL, imię, nazwisko, datę urodzenia.

Blok III.A. Dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej - nazwisko, imię, typ i numer identyfikatora (najczęściej P, tj. PESEL)

Blok III.B. Zestawienie należnych składek na ubezpieczenia społeczne. W tym bloku płatnik podaje kod tytułu ubezpieczenia, tj. 0110xx, kod NFZ. Kolejne pola to: informacja o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tzw. limit 30-krotności) - cyfra 1, 2 lub 3 wskazuje, kto przekazał informację o przekroczeniu - sam ubezpieczony, płatnik czy ZUS, wymiar czasu pracy pracownika z umowy o pracę - podaje się w ułamku zwykłym, np. 3/4 etatu, 1/1 - pełny etat.

W polach od 05 do 07 należy wpisać podstawę wymiaru składek na poszczególne ubezpieczenia społeczne. W polach od 08 do 15 należy wpisać kwoty poszczególnych składek finansowanych przez ubezpieczonego i płatnika. Następne pola wypełnia się wówczas, gdy składki pracownika są finansowane przez budżet państwa lub Fundusz Kościelny. W ostatnim polu, tj. 29, wpisuje się łączną kwotę składek, czyli stanowiącą sumę wartości z poprzednich pól.

Blok III.C. Zestawienie należnych składek na ubezpieczenie zdrowotne. W tym bloku wpisuje się podstawę wymiaru składki zdrowotnej (po pomniejszeniu o część składek społecznych finansowanych przez pracownika) oraz kwotę składki zdrowotnej finansowanej przez ubezpieczonego.

Blok III.D. Zestawienie wypłaconych świadczeń i wynagrodzeń za czas absencji chorobowej oraz rodzaje i okresy przerw w opłacaniu składek. Należy przenieść dane z raportu ZUS RSA za miesiąc, za który sporządzana jest miesięczna informacja (o ile taki raport został w danym miesiącu sporządzony dla pracownika). Ważne jest prawidłowe podanie 3-znakowego kodu świadczenia lub przerwy, a w polu 02 "Okres od-do" - prawidłowe jego określenie. Okres ten nie może bowiem wykraczać poza ostatni dzień kalendarzowy miesiąca, za który był sporządzany raport ZUS RSA (czyli "Data od" i "Data do" nie mogą być wcześniejsze niż pierwszy dzień kalendarzowy miesiąca i nie mogą być późniejsze niż ostatni dzień miesiąca kalendarzowego, za który był sporządzony raport).

Blok IV. Oświadczenie płatnika składek. W tym bloku należy wpisać datę wypełnienia informacji, a płatnik lub osoba upoważniona powinna złożyć podpis oraz opieczętować dokument pieczątką firmową.

Przykład wypełnionej miesięcznej informacji za marzec 2017 r. dla pracownika zatrudnionego na 1/2 etatu*

Obowiązek informacyjny płatnika wobec ZUS

Oprócz zgłaszania i comiesięcznego rozliczania pracowników, pracodawcy mają jeszcze obowiązek informowania ZUS o wysokości przychodów pracownika lub o innych okolicznościach mających wpływ na uprawnienia do wypłaty świadczeń przez ZUS, np. zasiłków z ubezpieczenia chorobowego/wypadkowego w trakcie i po ustaniu zatrudnienia, emerytury lub renty. W związku z tym pracodawcy mają obowiązek wypełniania i przesyłania do ZUS takich zaświadczeń.

1. Zaświadczenie o przychodach emeryta/rencisty

Do końca lutego każdego roku pracodawcy zatrudniający pracowników będących emerytami lub rencistami muszą powiadomić ZUS o łącznej wysokości przychodu osiągniętego przez emeryta/rencistę w ubiegłym roku kalendarzowym. Zaświadczenie o rocznym przychodzie może mieć dowolną formę (nie ma sformalizowanego druku), ale powinno zawierać te informacje, które są niezbędne ZUS do rozliczenia się świadczeniobiorcy (w tym przypadku pracującego emeryta lub rencisty) z uzyskanych zarobków. Należy wyjaśnić, że prawo do emerytury lub renty może ulec zawieszeniu lub zmniejszeniu, na zasadach określonych w ustawie o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, w razie osiągania przychodu z tytułu działalności podlegającej obowiązkowi ubezpieczenia społecznego oraz z tytułu służby (wojskowej, w Policji czy Państwowej Straży Pożarnej). Za działalność podlegającą obowiązkowi ubezpieczenia społecznego (z której przychody mają wpływ na ewentualne ograniczenie świadczenia) uważa się m.in.:

● zatrudnienie,
● służbę lub inną pracę zarobkową albo
● prowadzenie pozarolniczej działalności, w tym osiąganie przychodów z zagranicy, a także
● przychód osiągany przez członków rad nadzorczych z tytułu pełnienia tej funkcji.

W zaświadczeniu o przychodach za dany rok kalendarzowy wykazuje się wyłącznie:

● przychód osiągnięty z etatu (po nabyciu prawa do emerytury lub renty) w wysokości stanowiącej podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, a więc nie wykazuje się przychodów zwolnionych z oskładkowania; uwzględnia się także przychody z dodatkowo zawartej z pracownikiem - emerytem/rencistą umowy zlecenia bądź o dzieło lub wykonywanej na rzecz własnego pracodawcy. Należy przy tym pamiętać, że w zaświadczeniu należy wykazać przychód wypłacony lub postawiony do dyspozycji w danym roku kalendarzowym, np. jeśli wynagrodzenie za grudzień 2016 r. zostało wypłacone w styczniu 2017 r., to zalicza się je do przychodów osiągniętych w 2017 r. (a więc powinno być ujęte w zaświadczeniu za 2017 r. składanym do końca lutego 2018 r.),
● kwoty wypłaconych zasiłków: chorobowego, macierzyńskiego i opiekuńczego oraz wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, wypłacanego na podstawie przepisów Kodeksu pracy, i kwoty świadczenia rehabilitacyjnego i wyrównawczego, zasiłku wyrównawczego i dodatku wyrównawczego.

Ponadto zaświadczenie powinno zawierać takie elementy jak: dane zakładu pracy, dane osoby ubezpieczonej (imię, nazwisko, adres zamieszkania, serię i nr dokumentu tożsamości, nr PESEL), a także pieczątkę zakładu pracy. Zaświadczenie powinno być opatrzone podpisem i pieczątką imienną osoby wystawiającej dokument oraz zawierać symbol i numer pobieranego świadczenia, do którego jest uprawniona ubezpieczona osoba.

Wzór zaświadczenia o przychodach osiągniętych przez emeryta/rencistę
w 2017 r.

Zaświadczeń nie trzeba przekazywać np. za inwalidów wojennych, wojskowych, za emerytów, którzy powszechny wiek emerytalny, ustalany indywidualnie - w zależności od daty urodzenia - ukończyli przed podjęciem pracy zarobkowej lub przed przejściem na emeryturę, gdyż u tych osób świadczenie nie ulega ani zmniejszeniu, ani zawieszeniu, bez względu na wysokość dodatkowego przychodu.

2. Zaświadczenie płatnika składek

Prawo do zasiłków, zarówno z ubezpieczenia chorobowego, jak i wypadkowego oraz ich wysokość, ustalają i wypłacają w danym roku kalendarzowym pracodawcy albo ZUS. Zależy to od liczby osób ubezpieczonych, które pracodawca zgłaszał do ubezpieczenia chorobowego na dzień 30 listopada poprzedniego roku. W przypadku płatników składek, którzy na ten dzień nie zgłaszali nikogo do ubezpieczenia chorobowego, stan ubezpieczonych ustala się na pierwszy miesiąc, w którym dokonali takiego zgłoszenia. Jeżeli liczba ubezpieczonych wyniesie 20 lub mniej, wówczas płatnikiem zasiłków jest ZUS. W tym przypadku pracodawca ma obowiązek kompletowania wszystkich dowodów uprawniających do wypłaty danego zasiłku i przekazywania ich ZUS. Jednym z takich dokumentów jest zaświadczenie płatnika składek. Zaświadczenie to jest również obowiązkowe, jeśli zasiłek ma być wypłacony przez ZUS osobie uprawnionej za okres po ustaniu ubezpieczenia, np. pracownikowi, którego umowa o pracę rozwiązała się w trakcie choroby. Wówczas nawet pracodawca, który w danym roku jest płatnikiem zasiłków, musi przekazać do ZUS zaświadczenie płatnika składek w celu wypłaty zasiłku za okres po wygaśnięciu tytułu do ubezpieczeń.

Obecnie nie ma sformalizowanego ustawowo zaświadczenia płatnika składek. Formularz ten musi jednak zawierać informacje mające wpływ na prawo do zasiłków określone w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 8 grudnia 2015 r. w sprawie zakresu informacji o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lub ich wysokość oraz dokumentów niezbędnych do przyznania i wypłaty zasiłków. Oznacza to, że płatnicy składek mogą takie zaświadczenie przygotować samodzielnie lub skorzystać z formularza udostępnionego przez ZUS o dotychczasowej nazwie ZUS Z-3.

Ustawa z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (dalej: ustawa zasiłkowa) nie określa ściśle terminu na przekazanie do ZUS zaświadczenia płatnika składek ZUS Z-3. Jako że stanowi ono jeden z dowodów zasiłkowych, "termin" jest tu uzależniony od dostarczenia przez pracownika wszystkich niezbędnych dokumentów do wypłaty danego rodzaju zasiłku (np. zaświadczenie lekarskie ZUS ZLA przy zasiłku chorobowym). Po ich otrzymaniu pracodawca powinien bez zbędnej zwłoki (od ręki) wypełnić druk ZUS Z-3 i cały komplet dowodów przekazać ZUS. Komplet dokumentów za pracownika aktualnie zatrudnionego pracodawca składa w terenowej jednostce organizacyjnej ZUS, właściwej ze względu na siedzibę płatnika składek. Natomiast jeśli zasiłek ma być wypłacany już po ustaniu ubezpieczenia, były pracodawca składa zaświadczenie w terenowej jednostce organizacyjnej ZUS właściwej ze względu na miejsce zamieszkania byłego pracownika. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy jednostka ZUS właściwa ze względu na siedzibę płatnika składek, zobowiązana do wypłaty zasiłku w czasie trwania ubezpieczenia, podjęła już wypłatę zasiłku, a tymczasem ustało ubezpieczenie. Wówczas kontynuuje tę wypłatę również za okres po ustaniu ubezpieczenia.

Druk zaświadczenia ZUS Z-3 należy wypełniać czytelnie, starannie i przede wszystkim zgodnie z pouczeniem znajdującym się na końcu formularza. Tam znajdują się wskazówki i objaśnienia do każdego z punktów formularza.

Do prawidłowego wypisania tego zaświadczenia konieczna jest również znajomość przepisów ustawy zasiłkowej w zakresie ustalania podstawy wymiaru zasiłków, a także dysponowanie dokumentacją kadrową (dokumentami zebranymi w aktach osobowych).

W górnej części formularza płatnik składek stawia swoją pieczątkę, jeśli ją posiada i sporządza zaświadczenie w formie papierowej. Następnie wpisuje swoje dane identyfikacyjne, zgodnie z podpowiedziami, tj. NIP i Regon (nr PESEL wpisuje tylko wtedy, gdy nie nadano obu tych numerów lub jednego z nich), nazwę skróconą, nazwisko, imię.

W kolejnej części płatnik wpisuje swoje dane adresowe.

Dalej należy wypełnić dane identyfikacyjne (PESEL, nazwisko, imię, datę urodzenia) oraz adresowe pracownika.

Pod spodem płatnik zaznacza, o jaki rodzaj zasiłku pracownik występuje oraz za jaki okres (od-do). Kolejne części obejmują dane o zatrudnieniu.

Instrukcja wypełniania druku ZUS Z-3

Nr punktu druku ZUS Z-3	Jak wypełnić
pkt 1	Należy podać okres zatrudnienia, tj. datę jego rozpoczęcia oraz ustania (w przypadku umowy na czas określony lub rozwiązania umowy o pracę), w przypadku trwania umowy bezterminowej w miejscu "do dnia" można wpisać "umowa na czas nieokreślony"; ponadto należy podać wymiar czasu pracy wraz z datą rozpoczęcia pracy w tym wymiarze. Należy również zaznaczyć, czy pracownik zatrudniony jest na podstawie umowy o pracę tymczasową oraz czy wykonuje pracę za granicą.
pkt 2	Dotyczy tzw. okresu wyczekiwania, to miejsce wypełnia się tylko w przypadku, gdy okres ubezpieczenia chorobowego podany w pkt 1 poprzedzający okres niezdolności do pracy jest krótszy niż 30 dni oraz jeżeli nie zachodzą okoliczności uprawniające do wypłaty zasiłku chorobowego od pierwszego dnia ubezpieczenia, a więc bez okresu wyczekiwania, m.in. ze względu na10-letni okres obowiązkowego ubezpieczenia (poparty np. świadectwami pracy).
pkt 3	Należy podać informacje o poprzednich okresach ubezpieczenia (niezależnie od występujących przerw między nimi, z wyłączeniem okresów nauki), jeżeli okres zatrudnienia u aktualnego płatnika składek podany w pkt 1 jest krótszy niż rok. Nie jest wymagane udokumentowanie poprzednich okresów ubezpieczenia, w przypadku gdy okres pracy u aktualnego płatnika jest dłuższy niż rok.
pkt 4	Wypełnia się tylko w razie niezdolności do pracy spowodowanej wypadkiem przy pracy lub w drodze do/z pracy albo chorobą zawodową.
pkt 5	Należy podać, czy w okresie danej niezdolności do pracy pracownik miał okresy urlopu bezpłatnego, wychowawczego, przebywania w areszcie tymczasowym lub odbywania kary pozbawienia wolności w trakcie niezdolności do pracy, jeśli takie okresy występowały.
pkt 6	Wpisuje się okresy, za które wypłacono wynagrodzenie chorobowe ze środków pracodawcy w danym roku kalendarzowym wraz z kodami literowymi; jeżeli w poprzednim roku kalendarzowym wypłacone było wynagrodzenie za okres wliczany do jednego okresu zasiłkowego, należy podać również okresy wypłaty wynagrodzenia z poprzedniego roku kalendarzowego.
pkt 7	Należy wpisać okresy, za które płatnik wypłacił dany rodzaj zasiłku oraz podać kod literowy choroby (z druku ZUS ZLA) lub stawkę % zasiłku macierzyńskiego (jeśli podane okresy dotyczą tego rodzaju zasiłku).
pkt 8	Wpisuje się serię i numer zaświadczenia lekarskiego oraz datę jego wpływu do płatnika składek.
pkt 9	Należy wpisać liczbę osób ubezpieczonych zgłaszanych przez płatnika składek do ubezpieczenia chorobowego (na dzień 30 listopada poprzedniego roku kalendarzowego, lub według stanu na pierwszy miesiąc, przez płatników, którzy na 30 listopada nie zgłaszali nikogo do ubezpieczenia chorobowego).
pkt 10	Wpisuje się rodzaj udzielonego urlopu (wg Kodeksu pracy) dla potrzeb wypłaty zasiłku macierzyńskiego .
pkt 11	W tabeli uwzględnia się składniki wynagrodzenia brutto przysługujące za okresy miesięczne. W kolumnach "Rok" i "Miesiąc" należy podać miesiące uwzględniane w podstawie wymiaru zasiłku, np. 12 kalendarzowych miesięcy ubezpieczenia poprzedzających miesiąc absencji. Jeśli okres zatrudnienia jest krótszy, podaje się liczbę pełnych miesięcy kalendarzowych ubezpieczenia. Kolumny 3 i 4 są przeznaczone na wpisanie liczby dni, które faktycznie w danym miesiącu pracownik przepracował oraz liczby dni, które pracownik był obowiązany przepracować zgodnie z obowiązującym go czasem pracy. W kolumnie 5 należy wskazać przyczynę nieobecności, np. chorobę. Jeżeli pracownik jest wynagradzany pensją zasadniczą i ewentualnie innymi składnikami jak dodatki, premie, w stałej miesięcznej wysokości, to wpisuje się je w kolumnie 6, w kwotach brutto wynikających z umowy o pracę (nawet jeśli liczba dni faktycznie przepracowanych różniła się od obowiązkowego nominału). Wynagrodzenie godzinowe, tj. w stałej stawce godzinowej, również traktuje się jak wynagrodzenie stałe. Wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy traktuje się na równi z wynagrodzeniem za pracę. Wynagrodzenie zmienne, np. akordowe, prowizyjne i/lub składniki zmienne, takie jak np. premie, należy wpisać w kolumny 7 i 8. W kolumnie 7 wpisuje się zmienne wynagrodzenie zasadnicze oraz inne składniki proporcjonalnie zmniejszane za okresy pobierania zasiłków, w kwotach wypłaconych, bowiem odpowiedniego uzupełnienia dokona ZUS (jeśli w danym miesiącu pracownik przepracował co najmniej połowę obowiązującego go wymiaru czasu pracy). Z kolei w kolumnie 8 wpisuje się kwoty zmiennych składników wliczanych do podstawy zasiłkowej w wysokości faktycznie wypłaconej, bez uzupełniania, np. wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych, nocnych, premie obniżane za okresy pobierania zasiłków w sposób inny niżproporcjonalny lub pomniejszane za okresy zasiłkowe, jednak sposób pomniejszenia nie wynika z wewnętrznych przepisów płacowych. W kolumnie 9 wpisuje się procent potrąconej składki. Zazwyczaj jest to łączna część składek społecznych finansowana przez ubezpieczonego - 13,71%. Jednak w sytuacji, gdy w miesiącu, z którego wynagrodzenie jest uwzględniane przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku, przychód pracownika przekroczył roczną podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, należy obliczyć średni wskaźnik potrąconych pracownikowi za ten miesiąc składek na ubezpieczenia społeczne. Przeliczenia dokonuje się w następujący sposób: (łączna kwota potrąconych składek × 100)  przychód stanowiący podstawę wymiaru składki chorobowej
pkt 12	Należy wpisać składniki wynagrodzenia za okresy kwartalne (analogicznie do tabeli z pkt 11)
pkt 13	Należy wpisać składniki za okresy roczne (analogicznie do tabeli z pkt 11).
pkt 14	Należy wpisać składniki wynagrodzenia za okresy inne niż miesięczne, kwartalne lub roczne (analogicznie do tabeli z pkt 11).
pkt 15	Dotyczy pracownika, z którym pracodawca dodatkowo zawarł umowę zlecenia lub o dzieło albo który otrzymuje dodatkowe składniki wynagrodzenia tylko do określonego terminu. Jeżeli okres, do którego składnik jest przyznany, nie upłynął przed powstaniem niezdolności do pracy, podaje się okres, do którego składnik przysługuje, oraz jego kwotę. W przypadku umowy zlecenia/o dzieło (jeśli okres, na który jest zawarta, nie upłynął przed rozpoczęciem niezdolności do pracy) należy podać okres, na jaki umowa została zawarta, oraz przychód osiągnięty z tego tytułu, w rozbiciu na poszczególne miesiące, z których wynagrodzenie jest przyjmowane do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku.
pkt 16	Należy wpisać dodatkowe informacje, mające wpływ na ustalenie wysokości zasiłku, np. jeśli wynagrodzenie pracownika stanowiące podstawę wymiaru zasiłku wraz ze składnikami przysługującymi za okres pobierania zasiłku osiąga poziom minimalnego (np. wynagrodzenie zasadnicze 1500 zł + 500 zł dodatek stażowy niepomniejszany za okresy choroby), należy podać miesięczne kwoty składników, do których pracownik zachowuje prawo za okres niezdolności do pracy. Podstawy wymiaru zasiłku nie ustala się na nowo, jeżeli między okresami pobierania zasiłków nie było przerwy albo przerwa była krótsza niż 3 miesiące kalendarzowe. Jeżeli w związku z tym w pkt 11-14 zostało podane wynagrodzenie z innego okresu niż 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających powstanie niezdolności do pracy, należy podać dodatkowo poprzedni(e) okres(y) pobierania zasiłku lub wynagrodzenia za okres choroby (jeżeli nie zostały wykazane w pkt 6 i 7).
pkt 17	Wpisuje się nr rachunku bankowego pracownika, jeżeli pracownik wyraził zgodę na przekazanie zasiłku na konto.

Przykład

Pan Paweł był zatrudniony dotychczas u obecnego płatnika na 1/2 etatu. Od 1 marca 2017 r. podniesiono mu wymiar czasu pracy do pełnego etatu. Po zmianie wynagrodzenie pracownika składa się z wynagrodzenia zasadniczego w stałej miesięcznej stawce 4000 zł oraz ze zmiennej premii miesięcznej zmniejszanej proporcjonalnie za okresy niezdolności do pracy. Pan Paweł za marzec otrzymał premię w wysokości 329 zł. Pracownik chorował w okresie od 8 do 17 marca 2017 r. Podstawa wymiaru zasiłku chorobowego zostanie ustalona z wynagrodzenia za marzec 2017 r. (tj. dla pełnego etatu), mimo że pracownik rozchorował się przed upływem 3 pełnych kalendarzowych miesięcy od ostatniego okresu pobierania świadczenia chorobowego. W tym przypadku druk ZUS Z-3 powinien być wypełniony w następujący sposób:

Przykładowo wypełniony druk ZUS Z-3*

3. Zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu ZUS Rp-7

Jest to dokument wystawiany przez pracodawcę (lub jego prawnego następcę, likwidatora albo syndyka), potwierdzający wysokość wynagrodzeń uzyskiwanych w czasie trwania stosunku pracy. Jeśli pracownik wystąpi do zakładu pracy z wnioskiem o wydanie druku Rp-7, to niezależnie od liczby osób zatrudnionych pracodawca ma obowiązek nieodpłatnego wystawienia takiego dokumentu (art. 121 i 125 ustawy emerytalnej). Zaświadczenie ZUS Rp-7 jest niezbędne przy ustalaniu kapitału początkowego lub uprawnień emerytalno-rentowych. Z wnioskiem o jego wydanie może wystąpić zarówno osoba aktualnie zatrudniona, jak i były pracownik. Druk Rp-7 należy wypełniać zgodnie z instrukcją i objaśnieniami.

W pierwszej części druku ZUS Rp-7 należy podać dane identyfikacyjne płatnika składek, tj.:

● NIP,
● REGON oraz
● PESEL lub serię i numer dowodu osobistego lub paszportu (tylko w przypadku płatnika nieposiadającego numeru NIP lub REGON).

Dokument należy potwierdzić pieczęcią zakładu pracy, którą należy umieścić w lewym górnym rogu formularza.

W pkt 1-2 Rp. 7 należy podać dane identyfikacyjne pracownika oraz informacje dotyczące stosunku pracy.

Informacje o zatrudnieniu pracownika

Dane osobowe pracownika oraz informacje o zatrudnieniu	Informacje o okresach składkowych i nieskładkowych w okresie zatrudnienia
● imię i nazwisko pracownika (dla mężatek również nazwisko panieńskie) ● data urodzenia, PESEL ● okres zatrudnienia ● ostatnio zajmowane stanowisko pracy oraz wymiar etatu	● okres pobierania wynagrodzenia za pracę ● okres pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy (art. 92 k.p.) ● okres pobierania zasiłku chorobowego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego ● okresy urlopu bezpłatnego, wychowawczego ● inne okresy, za które nie zostało wypłacone wynagrodzenie lub zasiłek chorobowy (z wyjątkiem pierwszego dnia choroby)

Przy czym należy pamiętać, że w pkt 2 druku ZUS Rp-7 należy wpisać tylko pierwsze okresy pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy i pozostałych zasiłków. Jeżeli pracownikowi świadczenia te były wypłacane wielokrotnie, należy sporządzić dodatkowy wykaz okresów pobierania wynagrodzenia chorobowego oraz zasiłków, który będzie stanowić załącznik do zaświadczenia ZUS Rp-7. Załącznik muszą podpisać te same osoby, które wystawiły i podpisały zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu (ZUS Rp-7).

Wynagrodzenie pracownika powinno być podawane w jednostkach pieniężnych obowiązujących w okresie, z którego są wykazywane. W tabeli (pkt 3 druku RP-7) należy uwzględnić tylko te składniki wynagrodzenia pracownika, które stanowiły podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (przed 1 stycznia 1999 r.) lub na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (od 1 stycznia 1999 r.). O tym, czy dany składnik stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia, decydują przepisy obowiązujące w okresie jego wypłacenia. Wypłaty poszczególnych składników należy doliczać do roku, za który przysługują, bez względu na datę ich wypłacenia. Jeżeli nie jest możliwe ustalenie, za jaki okres składnik wynagrodzenia przysługiwał, wówczas należy go doliczyć do roku, w którym został wypłacony.

Składniki wynagrodzenia, jakie należy wykazać w poszczególnych kolumnach tabeli w pkt 3 Rp-7

Nr kolumny tabeli w druku Rp-7	Składniki wynagrodzenia (przychodu, dochodu, uposażenia), jakie należy wykazać w danej kolumnie
2	stałe składniki wynagrodzenia, np.: wynagrodzenie zasadnicze, dodatek za wysługę lat, dodatek funkcyjny, dodatek służbowy, dodatek za pracę wykonywaną w warunkach szkodliwych lub niebezpiecznych dla zdrowia. W przypadku przekroczenia 30-krotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia należy wykazać roczną podstawę wymiaru składek z komentarzem "limit", podając miesiąc przekroczenia limitu
3	składniki zmienne lub uznaniowe, np.: premie regulaminowe, z zysku, eksportowe, nagrody za osiągnięcia zawodowe, dydaktyczno-wychowawcze dla nauczycieli, trzynastki, wynagrodzenie za nadgodziny, należy podać także rodzaj wypłaconego składnika wynagrodzenia, np. premia z zysku
4	inne wypłaty, np.: ● rekompensaty pieniężne wypłacane pracownikowi obok wynagrodzenia lub zasiłku z ubezpieczenia społecznego, ● honoraria wypłacane dziennikarzom za pracę dziennikarską przez macierzystą redakcję oraz pracownikom własnym za prace związane z przygotowaniem, organizacją i realizacją programu radiowego i telewizyjnego, ● wartość rekompensaty pieniężnej ustalonej z tytułu okresowego niepodwyższania płac w sferze budżetowej, ● kwota zasiłku macierzyńskiego, od którego została opłacona składka na ubezpieczenie emerytalne i rentowe, ● należy podać także rodzaj wypłaconego składnika. Jeżeli w danym roku pracownik osiągnął "limit" podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, wówczas w kolumnie tej należy wykazać wynagrodzenie stanowiące podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe wypłacone ponad "limit" z opisem "ubezpieczenie wypadkowe"
5	świadczenia w naturze i ekwiwalent za te świadczenia, np. wynajem lokalu, oraz należy podać rodzaj tego świadczenia
6	świadczenia pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacone zamiast wynagrodzenia: zasiłek chorobowy, zasiłek opiekuńczy, zasiłek macierzyński (od którego nie była opłacona składka na ubezpieczenia emerytalne i rentowe), zasiłek wyrównawczy, dodatek wyrównawczy, świadczenie wyrównawcze i rehabilitacyjne, wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy (z art. 92 k.p. lub innych przepisów w tym zakresie)
7	łączna kwota wszystkich składników wynagrodzenia wykazanych w poszczególnych kolumnach danego roku kalendarzowego

W kolejnych punktach (4-5) należy podać sposób zgłaszania pracowników do ubezpieczenia społecznego (do 31 grudnia 1998 r.) oraz ewentualnie nr NKP płatnika oraz oddział ZUS. Ponadto należy podać informację, na podstawie jakich dokumentów został sporządzony dokument, np. umowa o pracę, aneksy, listy płac, karty wynagrodzeń. Jeżeli pracodawca ma wątpliwości, czy od danego składnika były naliczone składki, wpisuje go do pkt 6 formularza z informacją, za jaki okres dany składnik przysługiwał, a także datę jego wypłaty oraz rodzaj wypłaconego składnika. W końcowej części formularza Rp-7 należy wpisać miejscowość oraz datę jego wystawienia, a także umieścić pieczątkę służbową i podpisy dwóch osób, m.in. kierownika komórki finansowej oraz płatnika składek lub osoby przez nich upoważnione.

Przykładowo wypełniony druk Rp-7*

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 18^3a-18^3e, art. 22, art. 22¹, art. 29, art. 30, art. 42, art. 52, art. 63, art. 97, art. 100-101³, art. 104-104³, art. 108-113, art. 125, art. 129, art. 154², art. 163, art. 167, art. 168, art. 180-183, art. 229, art. 237³, art. 237⁶-237⁹, art. 237¹¹, art. 281, art. 282 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666; ost. zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 60),

● art. 389 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 459),

● art. 8 ustawy z 7 października 1999 r. o języku polskim (j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 43, poz. 224; ost. zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 60),

● art. 7, art. 23, art. 49, art. 51 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 922),

● § 1-8a oraz załączniki do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286 ost. zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 2005),

● § 1 oraz załącznik do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Socjalnej z 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (Dz.U. z 2016 r. poz. 2292),

● § 3 rozporządzenia Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 2067),

● § 12, § 16 ust. 3 i 4, załącznik nr 3 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. Nr 180, poz. 1860; ost. zm. Dz.U. z 2007 r., Nr 196, poz. 1420),

● § 2 rozporządzenia Rady Ministrów z 4 października 1974 r. w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie (j.t. Dz.U. z 1996 r. Nr 143, poz. 663),

● art. 103, art. 104, art. 121, art. 125, art. 125a ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 887; ost. zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 38),

● art. 61, art. 62, art. 64 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 372; ost. zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 396),

● art. 36 ust. 1, ust. 2, ust. 2a, ust. 4, ust. 9, ust. 9a, ust. 10, ust. 11, ust. 13, ust. 14 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 963; ost. zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 60),

● załącznik nr 1-2, 4-5, 12, 14, 16a, 16b rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 222; ost. zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 319),

● załącznik nr 1 do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 8 grudnia 2015 r. w sprawie zakresu informacji o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lub ich wysokość oraz dokumentów niezbędnych do przyznania i wypłaty zasiłków (j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 87).

ALEKSANDER P. KUŹNIAR

specjalista w zakresie prawa pracy

IZABELA NOWACKA

specjalista w zakresie kadr i płac