Jak wydawać świadectwa pracy w okresie przejściowym po wejściu w życie nowelizacji Kodeksu pracy

Do 30 czerwca 2017 r. pracodawcy powinni wydać niektórym pracownikom śAwiadectwa pracy. Dotyczy to pracowników zatrudnionych u tego samego pracodawcy na podstawie umowy o pracę zawartej na okres próbny lub na czas określony. Pracodawca jest zobowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy obejmujące zakończone do 1 stycznia 2017 r. okresy zatrudnienia na podstawie takich umów, zawartych w ciągu 24 miesięcy, począwszy od dnia zawarcia pierwszej z tych umów, jeżeli 1 stycznia 2017 r. nie upłynął termin na wydanie świadectwa.

Od 1 stycznia 2017 r. w związku z ustaniem zatrudnienia pracodawca, niezależnie od rodzaju umowy o pracę, jest zobowiązany niezwłocznie wydać pracownikowi świadectwo pracy, jeżeli nie zamierza go zatrudnić w ciągu 7 dni od ustania poprzedniego zatrudnienia. Natomiast w przypadku zatrudnienia w ciągu 7 dni − pracodawca jest zobowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy wyłącznie na jego wniosek złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Pracownik może złożyć taki wniosek w każdym czasie i prosić o wydanie świadectwa pracy dotyczącego poprzedniego okresu zatrudnienia albo wszystkich okresów zatrudnienia, za które dotychczas nie uzyskał świadectwa pracy.

Okres przejściowy

W związku z tym, że do 31 grudnia 2016 r. obowiązywały inne zasady wydawania świadectw pracy, wprowadzone zostały regulacje dotyczące zasad wydawania świadectw pracy w okresie przejściowym. Zgodnie z nimi:

jeżeli 1 stycznia 2017 r. nie upłynął termin na wydanie świadectwa pracy zgodnie z dotychczasowymi zasadami, pracodawca wydaje pracownikowi świadectwo pracy za zakończone 1 stycznia 2017 r. okresy zatrudnienia (tj. ostatnim dniem zatrudnienia na podstawie takiej umowy był dzień 31 grudnia 2016 r.), za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy, w terminie 6 miesięcy od 1 stycznia 2017 r.,

przed upływem terminu 6 miesięcy od 1 stycznia 2017 r. pracownik może żądać wydania świadectwa pracy za zakończone 1 stycznia 2017 r. okresy zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy. Pracodawca jest zobowiązany wydać świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia złożenia pisemnego wniosku pracownika w tej sprawie,

do wydania świadectwa pracy w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy zawartego na podstawie umowy o pracę na okres próbny lub na czas określony trwającej 1 stycznia 2017 r. stosuje się nowe przepisy.

Grupa pracowników, których dotyczy okres przejściowy

Świadectwa pracy za okres pracy na podstawie terminowej umowy o pracę zakończonej przed 1 stycznia 2017 r.

Jeżeli za okres pracy na podstawie terminowych umów o pracę zakończonych najpóźniej 31 grudnia 2016 r. było wydane świadectwo pracy w ostatnim dniu ubiegłego roku, zastosowanie miały w tym przypadku stare przepisy (tj. dotyczące wydawania "zbiorczych" świadectw pracy za okres umów terminowych zawartych w okresie 24 miesięcy).

Jeżeli natomiast stosunek pracy na podstawie terminowej umowy o pracę uległ zakończeniu pod rządami starych przepisów (tj. ostatnim dniem zatrudnienia był 31 grudnia 2016 r.), ale nie upłynął jeszcze 24- miesięczny okres na wydanie świadectwa pracy - pracodawca wydaje pracownikowi świadectwo pracy za zakończone 1 stycznia 2017 r. (czyli o godz. 0:00 w dniu 1 stycznia 2017 r. nie ma już stosunku pracy) okresy zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy - w terminie 6 miesięcy od 1 stycznia 2017 r. (tj. najpóźniej do 30 czerwca 2017 r.).

Przykład

Druga umowa o pracę na czas określony zawarta między stronami rozwiązała się 17 grudnia 2016 r. Okres 24 miesięcy od dnia zawarcia pierwszej z umów upływa 10 maja 2017 r. Z tym dniem na podstawie starych przepisów pracodawca powinien wystawić pracownikowi świadectwo pracy. Po zmianie przepisów dotyczących wydawania świadectw pracy termin ten nie jest jednak wiążący dla pracodawcy, bo ma on w świetle nowych regulacji obowiązek wydać świadectwo najpóźniej do końca czerwca 2017 r. Ponadto świadectwo pracy musi być wydane zgodnie z przepisami nowego rozporządzenia w sprawie świadectw pracy. Nie ma jednak przeszkód prawnych, aby pracodawca wydał świadectwo pracy z własnej inicjatywy przed upływem 6 miesięcy albo żeby pracownik wystąpił do pracodawcy z wnioskiem o wcześniejsze wydanie świadectwa pracy (w tym przypadku pracodawca ma 7 dni na wydanie świadectwa pracy).

Przykład

1 stycznia 2015 r. pracodawca zawarł z pracownikiem umowę o pracę na czas określony do 31 grudnia 2016 r. Od 1 stycznia 2017 r. pracodawca podpisał z pracownikiem kolejną umowę o pracę na czas nieokreślony. Świadectwo pracy zostało wystawione 3 stycznia 2017 r. Pracodawca w tym przypadku postąpił właściwie, bowiem umowa o pracę na czas określony trwała 24 miesiące, a zatem po jej rozwiązaniu powstał obowiązek wystawienia świadectwa pracy na starych zasadach. Natomiast z uwagi na to, że świadectwo pracy było wydawane już w nowym stanie prawnym, a więc pod rządami nowego rozporządzenia w sprawie świadectw pracy, powinno ono odpowiadać wymogom zawartym w tym akcie prawnym.

Świadectwa pracy za okres pracy na podstawie terminowej umowy o pracę trwającej 1 stycznia 2017 r.

W przypadku wydawania świadectwa pracy w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy zawartego na podstawie umowy o pracę na okres próbny lub na czas określony trwającej 1 stycznia 2017 r. stosuje się nowe przepisy.

Przykład

Jeżeli umowa o pracę na czas określony została zawarta np. na okres od 1 stycznia 2016 r. do 30 czerwca 2017 r., to zgodnie z nowymi zasadami pracodawca powinien niezwłocznie wydać pracownikowi świadectwo pracy, jeżeli nie zamierza z nim nawiązać kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania tej umowy, tj. najpóźniej do 7 lipca 2017 r. W tym przypadku świadectwo pracy będzie obejmowało tylko tę jedną umowę o pracę trwającą 1 stycznia 2017 r. Jeżeli natomiast umowa ta była poprzedzona innymi terminowymi umowami o pracę, to pracodawca ma także obowiązek wydać "zbiorcze" świadectwo pracy obejmujące te umowy w ciągu 6 miesięcy od 1 stycznia 2017 r., tj. do końca czerwca 2017 r.

W przypadku nawiązania z tym samym pracownikiem kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania poprzedniego stosunku pracy, pracodawca jest zobowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy wyłącznie na jego wniosek, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Wniosek może być złożony w każdym czasie. Pracodawca jest zobowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia złożenia wniosku. Także w odniesieniu do umów o pracę zakończonych przed 1 stycznia 2017 r., za które nie wydano świadectwa pracy, pracownik ma prawo zwrócić się do pracodawcy z wnioskiem o wydanie świadectwa pracy w terminie wcześniejszym niż upływ 6 miesięcy, licząc od 1 stycznia 2017 r.

Przykład

Pracownik wykonywał pracę u danego pracodawcy na podstawie umowy o pracę na okres próbny w okresie luty-marzec 2015 r., następnie na podstawie umowy o pracę na czas określony w okresie kwiecień-grudzień 2015 r. Od 1 stycznia 2016 r. pracownik został zatrudniony na umowę o pracę na czas nieokreślony, która rozwiązała się na mocy porozumienia stron 15 kwietnia 2016 r. Po ponad trzech miesiącach przerwy, tj. od 1 sierpnia 2016 r., pracownik został ponownie zatrudniony na podstawie terminowej umowy o pracę na 1 rok. Świadectwo pracy zostało wydane tylko za okres pracy na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony - niezwłocznie po rozwiązaniu umowy o pracę. Zatem pracodawca ma obowiązek wydać (bo nie minął jeszcze 24-miesięczny okres na wydanie świadectwa pracy wynikający z dotychczasowych przepisów) "zbiorcze" świadectwo pracy za okres pracy na podstawie dwóch terminowych umów o pracę przypadających w 2015 r. (tj. na okres próbny i na czas określony) - najpóźniej do końca czerwca 2017 r. Natomiast za okres pracy na podstawie ostatniej i trwającej 1 stycznia 2017 r. umowy o pracę na czas określony (tj. zawartej 1 sierpnia 2016 r.) - pracodawca wyda świadectwo pracy po jej zakończeniu, jeżeli nie będzie dalej zatrudniał tego pracownika, albo na żądanie, jeżeli zdecyduje się kontynuować z nim współpracę.

Świadectwa pracy za okres pracy na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony

Jeżeli 1 stycznia 2017 r. trwała umowa o pracę na czas nieokreślony to do wydania świadectwa pracy w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem takiego stosunku pracy stosuje się nowe przepisy, w tym także przepisy nowego rozporządzenia dotyczącego świadectw pracy.

Przykład

Pracownik był zatrudniony u jednego pracodawcy w okresie od 1 lipca 2015 r. do 31 maja 2016 r. na podstawie dwóch umów o pracę na czas określony i następnie od 1 czerwca 2016 r. na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony. W takim przypadku pracodawca ma obowiązek wydać pracownikowi do 30 czerwca 2017 r. "zbiorcze" świadectwo pracy za okres dwóch pierwszych umów terminowych. Natomiast w przypadku rozwiązania umowy o pracę na czas nieokreślony - począwszy od 1 stycznia 2017 r. - pracodawca musi niezwłocznie wydać świadectwo pracy na nowych zasadach, tj. zgodnie z przepisami nowego rozporządzenia w terminie 7 dni. Można uznać, że nie będzie błędem w takim przypadku, jeżeli pracodawca wystawi jedno "zbiorcze" świadectwo pracy za okres zatrudnienia obejmujący zarówno dwie terminowe umowy o pracę, jak i umowę o pracę na czas nieokreślony. Takie działanie pracodawcy znajduje także praktyczne uzasadnienie, ponieważ takie "zbiorcze" świadectwo pracy i tak musi być wystawione zgodnie z przepisami nowego rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy.

Świadectwa pracy za okres umów na czas wykonania określonej pracy

Od 22 lutego 2016 r. usunięte zostały z Kodeksu pracy umowy na czas wykonania określonej pracy. Umowy takie od 22 lutego 2016 r. nie mogą być zatem zawierane, a w praktyce funkcjonują tylko te umowy, które zostały podpisane przed tym dniem i trwają np. do dziś. Z tego powodu umowy na czas wykonania określonej pracy nie zostały wymienione w przepisach przejściowych dotyczących wydawania świadectw pracy.

Do 31 grudnia 2016 r. świadectwa pracy za okres pracy na podstawie umów na czas wykonania określonej pracy były wydawane na takich samych zasadach, jak świadectwa pracy za czas wykonywania pracy na podstawie umów o pracę na czas określony ("zbiorcze" świadectwa pracy). W związku z tym, jeżeli w praktyce zaistnieje przypadek, że na dzień 1 stycznia 2017 r. będzie trwała taka umowa, to należy ją potraktować jak umowę o pracę na czas określony. Analogicznie, jeżeli w dniu 1 stycznia br. były zakończone umowy o wykonanie określonej pracy, za które pracownik nie otrzymał świadectwa pracy i jednocześnie nie upłynął jeszcze 24-miesięczny okres na jego wydanie, to pracodawca ma na to czas do końca czerwca 2017 r.

Przykład

Pracownik był zatrudniony w okresie luty-kwiecień 2015 r. na podstawie umowy o wykonanie określonej pracy. Następnie od maja 2015 do kwietnia 2016 r. pracodawca zatrudnił tego pracownika na okres 1 roku na umowę o pracę na czas określony. Za okres trwania tych dwóch umów nie wydano świadectwa pracy do 1 stycznia 2017 r. (24-miesięczny okres upłynął w lutym 2017 r.). W związku z tym pracodawca ma obowiązek wydać świadectwo pracy obejmujące okres pracy na podstawie dwóch umów do końca czerwca 2017 r.

W praktyce nie wydaje się, że brak regulacji przejściowej dotyczącej umów zawieranych w celu wykonania określonej pracy będzie powodował wątpliwości, bowiem tego rodzaju umowy zazwyczaj nie były zawierane na długi czas, a biorąc pod uwagę, że nie można ich zawierać od 22 lutego 2016 r., w najbliższym czasie przestaną one w ogóle funkcjonować w obrocie prawnym.

Świadectwa pracy za okres pracy na podstawie umowy o pracę zawartej przed 21 marca 2011 r., trwający 1 stycznia 2017 r.

W praktyce mogą się zdarzyć przypadki, w których 1 stycznia 2017 r. będą trwały długoterminowe umowy o pracę na czas określony (np. na 8 czy 10 lat), zawarte przed dniem 21 marca 2011 r., tj. przed zmianami przepisów Kodeksu pracy dotyczącymi obowiązku wydawania zbiorczych świadectw pracy w ciągu 24 miesięcy od zakończenia pierwszej z umów (ustawa z 5 stycznia 2011 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy). Zgodnie z przepisami z 2011 r. pracodawca wydawał świadectwo pracy zgodnie z dotychczasowymi przepisami, jeżeli 21 marca 2011 r. trwały dotychczasowe umowy, a nowe przepisy stosowano do stosunków pracy nawiązanych na podstawie terminowych umów o pracę, poczynając od 21 marca 2011 r. W obecnym stanie prawnym przepisy przejściowe obowiązujące w tamtym okresie nie będą już miały zastosowania. Należy przyjąć, że zgodnie z zasadą, że przepisy późniejsze uchylają przepisy wcześniejsze przy rozwiązywaniu umów o pracę na czas określony zawartych przed 21 marca 2011 r. należy zastosować obecnie obowiązujące nowe regulacje dotyczące wydawania świadectw pracy.

Warto zauważyć, że dopiero przepisy ustawy z 25 czerwca 2015 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw, które weszły w życie 22 lutego 2016 r., wprowadziły zmiany, których celem było ograniczenie nieuzasadnionego wykorzystywania tych umów o pracę, poprzez ograniczenie okresu zatrudnienia na podstawie terminowych umów o pracę zawieranych z jednym pracodawcą do 33 miesięcy i ograniczeniu liczby tych umów do nie więcej niż trzech. Ten 33-miesięczny okres liczony od dnia wejścia w życie przepisów upłynie dopiero w listopadzie 2018 r., zatem dopiero 21 listopada 2018 r. terminowe umowy o pracę zawarte na bardzo długie okresy przekształcą się w umowy o pracę na czas nieokreślony, a do tego dnia będą one rozwiązywane, co z kolei będzie skutkowało obowiązkiem wydania świadectwa pracy.

Przykład

Pracodawca zawarł z pracownikiem umowę o pracę na czas określony od 1 stycznia 2010 r. do 31 grudnia 2017 r. (7 lat). Z dniem rozwiązania tej umowy pracodawca musi niezwłocznie wydać pracownikowi świadectwo pracy, jeżeli nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania dotychczasowego stosunku pracy. Świadectwo pracy będzie obejmowało cały 7-letni okres zatrudnienia u tego pracodawcy na podstawie umowy o pracę na czas określony.

W przypadku jednak nawiązania z tym samym pracownikiem kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania terminowej umowy o pracę, pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy wyłącznie na jego wniosek, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.

Podstawa prawna:

• art. 97 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666; ost. zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 60),

• art. 2, art. 22 ustawy z 16 grudnia 2016 r. o zmianie niektórych ustaw w celu poprawy otoczenia prawnego przedsiębiorców (Dz. U. z 2016 r. poz. 2255),

• art. 2 ustawy z 5 stycznia 2011 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy (Dz.U. z 2011 r. poz. 181),

• § 4 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (Dz.U. z 2016 r. poz. 2292).

Małgorzata Podgórska

specjalista z zakresu prawa pracy