Jak zmienić księgowego?
Dobry księgowy to podstawa i wie o tym każdy przedsiębiorca. Liczba biur rachunkowych wciąż rośnie, jednak prowadzenie ksiąg i rozliczeń to nie wszystko. Czego brakuje dzisiejszym księgowym? Przede wszystkim natury doradczej. Przedsiębiorcy oczekują podpowiedzi jak uniknąć niepotrzebnych wydatków, korzystnie rozliczyć podatki, gdzie ulokować gotówkę. Pamiętajmy, że końcówka roku to idealny moment na zmianę księgowego. Podpowiadamy jak to zrobić.
Finanse w dobrych rękach
Dobry fachowiec zaksięguje wszelkie przychody i rozchody przedsiębiorstwa, poprowadzi rozliczenia miesięczne, wykona bilanse, sprawozdania i rozliczenia roczne. To jednak nie wszystko. Osoba prowadząca firmę liczy również na proaktywne podejście, czyli profesjonalne doradztwo w przypadku wyboru formy opodatkowania, czy rozliczania kosztów. Dzięki dobrze prowadzonej księgowości, właściciel firmy może w każdej chwili zareagować na spadek dochodów, czy zmiany dokonujące się na rynku. A przede wszystkim nie musi myśleć już o terminach i właściwych formularzach rozliczeń z urzędami i kontrahentami.
Straty z powodu księgowego?
Nie da się ukryć, że źle prowadzona księgowość może narazić przedsiębiorcę nie tylko na straty, ale również na kary chociażby ze strony Urzędu Skarbowego. Trzeba zdać sobie sprawę, że nawet korzystanie z usług zewnętrznego biura, nie zwalnia przedsiębiorcy z odpowiedzialności w razie kontroli skarbowej. Warto również pamiętać, że w przypadku otrzymania kary za błędy spowodowane przez złą pracę księgowych, przedsiębiorca może wystąpić do winnych o odszkodowanie. Każde biuro rachunkowe powinno posiadać obowiązkową polisę OC. Po co jednak narażać się na niepotrzebny stres, gdy można rozważyć zmianę biura rachunkowego?
Wymienić biuro rachunkowe "na zakładkę"
Jeżeli przedsiębiorca nie jest zadowolony z dotychczasowej pracy biura rachunkowego, a na dodatek podejrzewa, że złe prowadzenie księgowości może narazić go na kary i straty, powinien zmienić księgowych. Zanim to jednak nastąpi powinien dać czas nowej firmie rachunkowej na zapoznanie się ze specyfiką przedsiębiorstwa, jego bieżącą sytuacją oraz dokładne sprawdzenie działań poprzedniej firmy księgowej. Dobrze więc działać na tzw. "zakładkę" - najpierw nawiązać kontakt i omówić szczegóły współpracy z nowym biurem rachunkowym, a dopiero później zerwać umowę z poprzednim, odwołując przyznane mu pełnomocnictwa. Po rozwiązaniu umowy, księgowi mają obowiązek oddać oryginały wszystkich przekazanych przez przedsiębiorcę dokumentów. Najlepiej jest gdy poprzednie i nowo zatrudnione biuro rachunkowe porozumiewają się bez konieczności czynnego udziału przedsiębiorcy i przekazują sobie płynnie wszystkie niezbędne dokumenty. Nie zawsze jest to jednak możliwe i nie zawsze chce tego sam przedsiębiorca.
By uniknąć błędów
Jak zweryfikować profesjonalizm nowego biura rachunkowego? Obecnie każdy może wykonywać zawód księgowego. Nie ma wymogu posiadania certyfikatu księgowego (wydawanego niegdyś przez Ministra Finansów), ale warto zwrócić uwagę, czy w biurze księgowym są zatrudnione osoby, które posiadają takie uprawnienia nadane na mocy wcześniej obowiązujących przepisów. Warto również zwrócić uwagę, czy dane biuro rachunkowe posiada obowiązkową polisę OC oraz jaka jest jej wysokość. Jeśli działanie biura księgowego narazi przedsiębiorcę na straty, może on wtedy zaspokoić swoje roszczenia względem biura, a nawet wystąpić o odszkodowanie. Przedsiębiorcę zainteresować powinny też takie rzeczy, jak godziny i dni pracy biura, możliwości różnorodnego kontaktowania się z księgowymi, sposób powiadamiania o terminach, podatkach i ich wysokości. Ważne jest też, by dowiedzieć się jakie dodatkowe raporty, informacje, zestawienia biuro jest w stanie przygotować i w jaki sposób je dostarcza oraz czy udostępnia narzędzia i jakie, do wystawiania faktur.
Niezbędne powiadomienia i formularze
Rozwiązując umowę z biurem rachunkowym konieczne jest cofnięcie wystawionych mu pełnomocnictw. Wszystkie trzeba odwołać pisemnie. Natomiast upoważnienie do składania deklaracji drogą elektroniczną - formularz UPL-1 - odwołuje się dostarczając do urzędu skarbowego formularz OPL-1. Oddając księgowość firmy w nowe ręce przedsiębiorca ma obowiązek zawiadomić o tym fakcie odpowiednie urzędy. Zmiana biura rachunkowego wymaga dokonania aktualizacji wpisu przedsiębiorcy do CEIDG. Może to zrobić sam przedsiębiorca lub nowy księgowy, ale pod warunkiem, że posiada odpowiednie pełnomocnictwo. Formularz można złożyć osobiście w urzędzie miasta lub gminy, pocztą lub elektronicznie. Jednak dwie ostatnie drogi wymagają poświadczenia u notariusza lub posiadania podpisu elektronicznego.
Większość firm rozgląda się za nowym biurem rachunkowym pod koniec roku. To dobry moment, gdyż księgowość zamyka jeden okres rozliczeniowy i rozpoczyna kolejny.
Adam Głos
Prezes Zarządu Tax Care
