Odsetki od nieterminowych płatności nalicza się i ewidencjonuje nie później niż na koniec każdego kwartału. Zasada ta wynika z art. 40 ust. 2 pkt 3 uofp. Natomiast rozporządzenie w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont obliguje do ujmowania w księgach rachunkowych odsetek od należności i zobowiązań, w tym również tych, do których stosuje się przepisy dotyczące zobowiązań podatkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału (§ 8 ust. 5).

Ujęcie księgowe odsetek od zobowiązań cywilnoprawnych i publicznoprawnych, generalnie, odbywa się na tych samych zasadach. Różnice co do wysokości odsetek nie są czynnikiem decydującym o sposobie ujęcia księgowego. Czy będą to odsetki ustalane jak dla zaległości podatkowych, czy odsetki ustawowe, przebieg zapisów księgowych będzie taki sam.

W praktyce problem odsetek w kwestii ujęcia księgowego może dotyczyć odsetek związanych z wyrównaniem jakiegoś świadczenia, gdy wypłata takiego świadczenia mieści się w zakresie działalności operacyjnej danej jednostki. Tu pojawia się dylemat, czy odsetki nie powinny być ujęte na koncie zespołu 4 - "Koszty według rodzajów i ich rozliczenie" tak jak na koncie zespołu 4 ujmowane jest świadczenie podstawowe.

Należy uznać, że odsetki takie powinny być księgowane na koncie 751 "Koszty finansowe", jeśli odsetki nie są powiązane ze świadczeniem rozliczanym w ciężar funduszy celowych. Wtedy takie odsetki powinny obciążać koszt funduszu celowego - zapis na stronie Wn konta 853 "Fundusze celowe".

Zaprezentowano przykłady powiązań księgowych dotyczące odsetek w działalności danej jednostki wraz z podziałem na:

● budżet,
● dochody własne,
● fundusze celowe.

Schemat. Ewidencja odsetek - budżet

Schemat. Ewidencja odsetek - dochody własne (jednostki systemu oświaty)

Schemat. Ewidencja odsetek - fundusze celowe

W przypadku umorzenia odsetek przez wierzyciela albo przedawnienia się zobowiązania odsetkowego zapisy księgowe powinny przebiegać w sposób podany na poniższych schematach.

Schemat. Ewidencja umorzenia/przedawnienia odsetek - budżet

Uwaga! W schemacie pominięto zapisy księgowe kwoty długu z faktury.

Schemat. Ewidencja umorzenia/przedawnienia odsetek - fundusze celowe

Uwaga! W schemacie pominięto zapisy księgowe kwoty długu z faktury.

PRZYKŁAD 1

Jednostka ma nieopłaconą w terminie fakturę za zakupy w paragrafie 470 "Szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej" - faktura z marca 2015 r. Brak zapłaty jest wynikiem sporu co do jakości wykonanej usługi szkoleniowej. Jednostka zalicza kwotę z faktury do roszczeń spornych. W kwietniu 2015 r. do jednostki wpływa nota odsetkowa na kwotę 1,50 zł. Wierzyciel powołuje się na wyrok Sądu Najwyższego z 13 października 1994 r. (sygn. akt CRN 121/94), zgodnie z którym dłużnik opóźnia się z zapłatą, jeżeli nie spełnia świadczenia w terminie, w którym stało się ono wymagalne, także wówczas, gdy kwestionuje jego istnienie lub wymagalność.

Dlatego też wierzyciel jednostki uważa, że ma prawo naliczać odsetki, mimo że jednostka traktuje otrzymaną fakturę jako roszczenie sporne.

SCHEMAT. Ewidencja odsetek

Uwaga! W przykładzie pominięto zapisy księgowe kwoty długu z faktury.

PRZYKŁAD 2

Jednostka ma nieopłaconą w terminie fakturę za zakupy w paragrafie 470 "Szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej" - faktura z marca 2015 r. Brak zapłaty jest wynikiem sporu co do jakości wykonanej usługi szkoleniowej. Jednostka zalicza kwotę z faktury do roszczeń spornych. W kwietniu 2015 r. do jednostki wpływa nota odsetkowa na kwotę 3,50 zł. Wierzyciel powołuje się na wyrok Sądu Najwyższego z 13 października 1994 r. (sygn. akt CRN 121/94), zgodnie z którym dłużnik opóźnia się z zapłatą, jeżeli nie spełnia świadczenia w terminie, w którym stało się ono wymagalne, także wówczas, gdy kwestionuje jego istnienie lub wymagalność.

Jednostka, która otrzymała notę odsetkową, uważa, że nie może ona być wystawiona, gdyż, kierując się wyrokiem Sądu Najwyższego z 15 stycznia 2004 r. (sygn. akt II CK 352/02), o opóźnieniu się wierzyciela ze spełnieniem świadczenia można mówić jedynie wówczas, gdy bezspornie wyjaśnione zostały okoliczności konieczne do ustalenia jego wysokości.

Wniosek jest taki, że wierzyciel jednostki uważa, że ma prawo naliczać odsetki, mimo że jednostka traktuje otrzymaną fakturę jako roszczenie sporne, a jednostka uważa, że wierzyciel nie ma takiego prawa.

SCHEMAT. Ewidencja odsetek

Uwaga! W przykładzie pominięto zapisy księgowe kwoty długu z faktury.

PRZYKŁAD 3

Jednostka ma nieopłaconą w terminie fakturę za zakupy w paragrafie 470 "Szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej". Z uwagi na upływ terminu zapłaty jednostka wystąpiła do wierzyciela o prolongatę już wymagalnego świadczenia. Wierzyciel prolongował termin o następne 14 dni.

Trzy miesiące później jednostka otrzymała notę odsetkową na kwotę 2,50 zł. W uzasadnieniu swego działania wierzyciel jednostki powołuje się na wyrok Sądu Najwyższego - Izba Cywilna z 12 marca 2002 r. (sygn. akt IV CKN 862/00), gdzie w tezie drugiej tego wyroku zawarte jest sformułowanie następującej treści: Jeśli roszczenie nie stało się jeszcze wymagalne, to dokonane w ramach swobody kontraktowej stron przedłużenie lub skrócenie terminu płatności jest oczywiście dozwolone. Natomiast przedłużenie lub skrócenie terminu płatności dokonane po dniu, w którym roszczenie stało się wymagalne, nie ma żadnego wpływu na jego wymagalność.

Dlatego też wierzyciel jednostki uważa, że ma prawo naliczać odsetki mimo dokonania prolongaty już wymagalnego świadczenia pieniężnego. Jednostka nie traktuje noty odsetkowej jako roszczenia spornego.

Schemat. Ewidencja odsetek

MACIEJ WOJDOWSKI

prawnik, specjalista z zakresu finansów publicznych i rachunkowości, wieloletni trener wiodących firm szkoleniowych. Tematyką finansów publicznych i rachunkowości budżetowej zajmuje się od 1997 r. Autor wielu publikacji, w tym wzorcowego planu kont dla jednostek systemu pomocy społecznej oraz jednostek systemu oświaty

PODSTAWA PRAWNA:

● Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 885; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 532)