Tak, pracownik, któremu powierzono wykonywanie kontroli merytorycznej dokumentów będących podstawą wypłaty środków publicznych, powinien sprawdzić prawidłowość merytoryczną faktury wystawionej przez kontrahenta zarówno w odniesieniu do umowy, jak i regulaminów oraz cenników stanowiących integralną część tej umowy, nawet jeśli nie są do niej fizycznie dołączone. Bez odniesienia się do tych dokumentów nie jest możliwe ani sprawdzenie, czy kontrahent prawidłowo:

● wykonał usługi (ogólny regulamin świadczenia usług),

● naliczył ceny za wykonane usługi (ogólny cennik usług).

A zatem nie byłoby możliwe wykonanie dwóch podstawowych aspektów kontroli merytorycznej, stanowiącej ważny element kontroli zarządczej w zakresie wykonywania wydatków budżetowych (art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych - wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, oraz art. 68 ust. 1 i 2 tej samej ustawy - kontrola zarządcza stanowi zespół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy, w tym do jej celów należą: skuteczność i efektywność działań oraz ochrona zasobów).

W sytuacjach, w których ogólna umowa zawarta z kontrahentem powołuje się na ramowe regulaminy świadczenia usług, ogólne cenniki czy inne dokumenty istotne dla ustalenia rodzaju, zakresu, jakości i ceny usług, wszystkie dodatkowe dokumenty powinny znaleźć się w jednostce w posiadaniu pracownika odpowiedzialnego za wykonywanie merytorycznej kontroli wydatków budżetowych, ponieważ bez nich nie będzie mógł prawidłowo wypełnić przypisanych mu obowiązków w tym zakresie.

Takie dokumenty dawniej zazwyczaj były dołączane w formie papierowej do zawieranej przez strony umowy, tak więc nie było problemu z ich pozyskaniem przez pracownika zobowiązanego do wykonywania kontroli merytorycznej dowodów księgowych.

Obecnie, w dobie postępującej informatyzacji, kontrahenci zawierający umowy masowe (np. działający w branży telekomunikacyjnej, bankowej, ubezpieczeniowej), nie dołączają obszernych regulaminów świadczonych usług czy cenników do zawieranych umów, zamieszczając w nich jedynie postanowienia o tym, że stanowią one ich integralną część i są dostępne do wglądu na stronie internetowej kontrahenta (w formie elektronicznej) lub w siedzibie kontrahenta (w formie papierowej). W takim przypadku pracownik odpowiedzialny za wykonanie kontroli merytorycznej dokumentów księgowych musi mieć zapewnioną przez pracodawcę możliwość uzyskania tych dokumentów (skserowania w siedzibie kontrahenta, pobrania ze strony internetowej i wydrukowania).

IZABELA MOTOWILCZUK

magister administracji, były wieloletni inspektor kontroli gospodarki finansowej w regionalnej izbie obrachunkowej, autor licznych publikacji

PODSTAWA PRAWNA

● art. 44 ust. 3 pkt 1, art. 68 ust. 1 i 2 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 885; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 1190)