Podajemy zasady rozliczania do poszczególnych paragrafów zakupów z faktur wielopozycyjnych, w sytuacji gdy opis na fakturze zawiera:

1) dwie lub więcej pozycji (towary i usługi - robocizna), natomiast z treści umowy zawartej przez jednostkę wynika zakup usługi,

2) dwie lub więcej pozycji (towary i usługi), natomiast z treści umowy zawartej przez jednostkę wynika zakup towaru oraz wykonanie usługi,

3) dwie lub więcej pozycji (towary i usługi), natomiast z treści umowy wynika wyłącznie zakup towaru.

SYTUACJA 1

Opis na fakturze zawiera dwie lub więcej pozycji (towary i usługi - robocizna), natomiast z treści umowy zawartej przez jednostkę wynika zakup usługi

PRZYKŁAD 1

Jednostka A zleciła naprawę uszkodzonego samochodu. Warsztat samochodowy wystawił fakturę, w której wyszczególniono robociznę na kwotę 500 zł i części zużyte do naprawy uszkodzonych podzespołów samochodu na kwotę 3200 zł. Zgodnie z zawartą umową pomiędzy jednostką a warsztatem samochodowym, jednostka zleciła wykonanie prac naprawczych, traktując to zlecenie jako zakup usługi. Jednostka nie zamierzała nabywać towarów wyszczególnionych w treści faktury.

W tych okolicznościach pojawił się problem z poprawnym zaklasyfikowaniem przedmiotowego wykonania prac.

Jednostka uważa, że zakupiła usługę naprawy, a wyszczególnione pozycje na fakturze, odnoszące się do materiałów użytych w toku naprawy, mają dla niej walor tylko informacyjny. W związku z tym jednostka zaklasyfikowała otrzymaną fakturę jako zakup usługi naprawy samochodu. W takiej sytuacji należy uznać za właściwe ujęcie wydatku w paragrafie usługowym (427).

PRZYKŁAD 2

Jednostka B zleciła drobne prace konserwacyjne, związane z instalacją alarmową i ppoż. na łączną kwotę 1200 zł. Zgodnie z zawartą umową, ustalone wynagrodzenie jest wynagrodzeniem ryczałtowym.

Po wykonaniu prac jednostka otrzymała fakturę, w której wyszczególniono koszt materiałów oraz robociznę. W tych okolicznościach pojawił się problem z poprawnym zaklasyfikowaniem przedmiotowego wykonania prac.

Jednostka uważa, że zakupiła usługę naprawy, a wyszczególnione pozycje na fakturze, odnoszące się do materiałów użytych w toku naprawy, mają dla niej walor tylko informacyjny. W związku z tym jednostka zaklasyfikowała otrzymaną fakturę jako zakup usługi konserwacji instalacji systemu alarmowego i ppoż. W takiej sytuacji uznać należy za właściwe ujęcie wydatku w paragrafie usługowym (427).

PRZYKŁAD 3

Jednostka C ma urządzenie wielofunkcyjne. W ramach zawartej umowy wykonawca zobowiązany jest do realizacji czynności serwisowych dotyczących urządzenia wielofunkcyjnego. Za określone w umowie prace wykonawcy przysługuje zryczałtowane wynagrodzenie. Jednym z obowiązków jest prowadzenie bieżących przeglądów urządzenia oraz stosownie do okoliczności usuwanie awarii. Na fakturze za usunięcie awarii wykonawca wyszczególnił zużyte materiały i robociznę.

W takiej sytuacji należy uznać, że jednostka zakupiła usługę pod tytułem: "Naprawa urządzenia wielofunkcyjnego". Wyszczególnione materiały użyte do naprawy powinny być potraktowane jako składowa usługi.

PRZYKŁAD 4

Jednostka D zleciła wykonanie montażu bramy wjazdowej na swoją posesję. Zgodnie z umową, za wykonane prace budowlane wykonawca ma otrzymać wynagrodzenie zryczałtowane w wysokości 2700 zł. Za wykonane prace została wystawiona faktura z wyszczególnieniem:

1) dostawa bramy wjazdowej - 1700 zł,

2) montaż bramy wjazdowej - 1000 zł.

W tych okolicznościach jednostka, kierując się postanowieniami umowy, powinna zaklasyfikować montaż bramy jako zakup usługi (paragraf 430).

SYTUACJA 2

Opis na fakturze zawiera dwie lub więcej pozycji (towary i usługi), natomiast z treści umowy zawartej przez jednostkę wynika zakup towaru oraz wykonanie usługi

PRZYKŁAD 1

Jednostka A zleciła naprawę uszkodzonego samochodu oraz zakup materiałów koniecznych do naprawy uszkodzonego samochodu. Warsztat samochodowy wystawił fakturę, w której wyszczególniono robociznę na kwotę 1500 zł i części zużyte do naprawy uszkodzonych podzespołów samochodu na kwotę 2700 zł.

W tych okolicznościach jednostka dokonała zakupu materiałów oraz usługi naprawy. W związku z tym jednostka zaklasyfikowała otrzymaną fakturę jako zakup usługi naprawy samochodu i zakup materiałów zużytych podczas naprawy samochodu. W takiej sytuacji uznać należy za właściwe ujęcie wydatku w dwóch paragrafach (427 i 421).

PRZYKŁAD 2

Jednostka B zakupiła na jednym z portali aukcyjnych aparat cyfrowy za kwotę 1200 zł. Dodatkowo jednostka musi ponieść koszty przesyłki zakupionego towaru w wysokości 25 zł, które nie są wliczane w cenę sprzedaży aparatu cyfrowego.

W takiej sytuacji jednostka powinna rozdzielić zakup na dwa odrębne świadczenia:

1) zakup (aparat cyfrowy) - np. paragraf 421,

2) koszt przesyłki (transport) - paragraf 430.

PRZYKŁAD 3

Nowo powstała jednostka C zamierza wdrożyć podpis elektroniczny. W związku z tym jednostka planuje zakupić zestaw z czytnikiem USB na dwa lata do podpisu elektronicznego oraz zakupić usługę wdrożenia podpisu elektronicznego. W związku z realizacją przedmiotowej umowy jednostka otrzymała fakturę, w której zostały wyodrębnione dwie pozycje:

1) zestaw - 250 zł,

2) usługa wdrożenia - 125 zł.

A zatem jednostka nabywa zestaw z czytnikiem USB jako towar, natomiast wdrożenie stanowić będzie zakup usługi.

PRZYKŁAD 4

Jednostka E otrzymała fakturę wielopozycyjną na łączną kwotę 3400 zł. Zgodnie z zawartą umową, wykonawca zobowiązany był do dostawy towaru (żaluzje aluminiowe zewnętrzne) za cenę 2200 zł.

Za wykonanie montażu strony ustaliły wynagrodzenie w kwocie 1000 zł. Koszt dojazdu do jednostki ustalono w kwocie 1,50 zł za każdy kilometr. Poniesione wydatki nie mają związku z realizacją zadań inwestycyjnych. Na fakturze wyszczególnione zostały trzy pozycje:

1) żaluzje aluminiowe zewnętrzne zwijane wykonane przez wykonawcę - 2200 zł,

2) usługi montażowe wyrobów własnej produkcji - 1000 zł,

3) koszty transportu do jednostki według stawki 1,50 zł za kilometr - 200 zł.

A zatem jednostka nabywa towar oraz usługę montażu zakupionych żaluzji.

PRZYKŁAD 5

Jednostka F otrzymała fakturę wielopozycyjną:

1) filtr powietrza, filtr oleju, olej zimowy,

2) żarówka H-7,

3) obudowa reflektora - przód,

4) robocizna.

Fakturę opłacono gotówką w ramach udzielonej pracownikowi zaliczki. Jednostka nie ma zawartej na piśmie umowy, a dostarczona do jednostki faktura stanowi rozliczenie otrzymanej przez pracownika zaliczki. Jednostka postanowiła rozliczyć w ramach klasyfikacji budżetowej przedmiotową fakturę według następującego sposobu:

1) filtr powietrza, filtr oleju, olej zimowy, żarówka H-7 - zostały zaliczone do materiałów i potraktowane jako materiały własne wykorzystane w związku z bieżącą konserwacją samochodu,

2) obudowa reflektora - przód - jednostka zaliczyła tę pozycję faktury do zakupu materiałowego w związku z naprawą samochodu z materiału powierzonego wykonawcy,

3) robocizna - jednostka potraktowała robociznę jako zakup usługi.

Przy zaklasyfikowaniu otrzymanej faktury założono, że jednostka traktuje poszczególne pozycje faktury jako samodzielne dla siebie świadczenia. Innymi słowy, jeśli na fakturze podana jest nazwa towaru i osobno nazwa usługi, to jednostka odpowiednio zakupiła towar i usługę. Oznacza to, że celem jednostki był zakup materiałów i robocizna. Uznać raczej należy, że jednostka zamierzała nabyć usługę złożoną, dla której elementy rzeczowe są tylko środkiem do realizacji celu - naprawa i konserwacja samochodu służbowego.

SYTUACJA 3

Opis na fakturze zawiera dwie lub więcej pozycji (towary i usługi), natomiast z treści umowy wynika wyłącznie zakup towaru

PRZYKŁAD

Jednostka w ramach zakupów przez Internet nabyła książkę za kwotę 135 zł. Dodatkowo jednostka musi ponieść koszty przesyłki zakupionej książki w wysokości 15 zł, które wliczane są w cenę sprzedaży. Faktura zawiera dwie pozycje:

1) książka - 120 zł,

2) koszt przesyłki - 15 zł.

W opisanej sytuacji wartość książki wynosi łącznie 135 zł. Koszt przesyłki wyodrębniony na fakturze ma dla jednostki charakter informacyjny. Decydujące znaczenie w takich sytuacjach mają postanowienia umowy zawartej pomiędzy jednostką a sprzedawcą. Nie powinno dochodzić do sytuacji, kiedy kwota wykazana na fakturze podlega podziałowi na zakupioną książkę i koszty jej przesyłki. Treść faktury powinna być zgodna z rzeczywistym przebiegiem transakcji. Innymi słowy, jeśli postanowienia umowy nie wskazują inaczej, to taki zakup dla jednostki jest zakupem tylko towaru.

W przypadku braku możliwości ustalenia, w sposób niebudzący wątpliwości, czy jednostka nabywa tylko towar, w którego cenę wliczane są koszty przesyłki (przedmiotowa książka), czy też jednostka dodatkowo zakupuje usługę transportu nabytego towaru (koszt przesyłki), jednostka albo potraktuje to jako zakup książki w cenie nabycia, albo zakup książki i usługi transportu.

W związku z otrzymywaniem przez jednostki faktur wielopozycyjnych szczególne znaczenie mają te faktury, które dokumentują tzw. koszty dojazdu do jednostki. Tutaj bardzo często pojawia się pytanie: czy należy sztucznie oddzielać taki koszt od reszty świadczenia. W sensie ekonomicznym mamy do czynienia z jednym kompleksowym świadczeniem wykonywanym na rzecz jednostki. Stąd też koszt dojazdu, jakim jest obciążana jednostka, powinien być przyporządkowany do świadczenia podstawowego. Należy przyjąć zasadę: jaki paragraf dla świadczenia głównego, taki paragraf dla kosztów dojazdu.