Dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy, w każdym przypadku gdy:

● stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz

● jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15 000 zł. Przy czym transakcje w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego walut obcych ogłaszanego przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji (art. 22 ust. 1 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej).

Wraz z obniżeniem limitu transakcji gotówkowych do updof dodano przepis art. 22p. Wynika z niego, że podatnicy prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą nie mogą zaliczać do kosztów uzyskania przychodów kosztu w tej części, w jakiej kwota płatności dotycząca transakcji powyżej 15 000 zł zostanie dokonana bez pośrednictwa rachunku płatniczego.

PRZYKŁAD

Podatnik 3 marca 2017 r. otrzymał fakturę wystawioną również tego dnia na zakup towaru handlowego o wartości brutto 16 000 zł (netto 13 008,13 zł, VAT 2991,87 zł). Termin płatności tej faktury to 17 marca 2017 r. Podatnik fakturę zapłacił gotówką, chociaż powinien ją zapłacić przelewem. W takim przypadku nie zaliczy do kosztów tej faktury. Jest jednak zobowiązany do rozliczenia przychodu ze sprzedaży tego towaru.

W przypadku wcześniejszego zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów takiego wydatku (z uwagi na wcześniejszy moment rozliczenia kosztu podatkowego), w miesiącu dokonania płatności bez pośrednictwa rachunku płatniczego, podatnik prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą ma obowiązek:

● zmniejszyć koszty uzyskania przychodów albo

● w przypadku braku możliwości zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów - zwiększyć przychody (art. 22p ust. 2 updof).

Dokumenty sporządzane przez podatnika określające wysokość zmniejszenia kosztów lub zwiększenia przychodów

Aby potwierdzić zmniejszenie kosztów lub zwiększenie przychodów, podatnik powinien wystawić dokument zawierający następujące dane:

● datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zmniejszenia kosztów lub zwiększenia przychodów,

● wskazanie faktury, a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury, wskazanie umowy albo innego dokumentu stanowiącego podstawę zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów,

● wskazanie kwoty, o którą podatnik zmniejsza koszty uzyskania przychodów lub zwiększa przychody,

● podpis osoby sporządzającej dokument

(§ 12 ust. 3 pkt 1c rozporządzenia w sprawie prowadzenia pkpir).

Podatnik dla własnej informacji może rozszerzyć zakres tych danych o numer pozycji w pkpir faktury (innego dowodu), której dotyczy dowód sporządzony przez podatnika.

Zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów należy dokonać poprzez wpisanie kwoty zmniejszenia ze znakiem minus (-) lub kolorem czerwonym (§ 12 ust. 4b rozporządzenia w sprawie prowadzenia pkpir).

PRZYKŁAD

Podatnik 31 marca 2017 r. otrzymał fakturę wystawioną również tego dnia na zakup towaru handlowego o wartości brutto 16 000 zł (netto 13 008,13 zł, VAT 2991,87 zł). Termin płatności tej faktury to 14 kwietnia 2017 r. Podatnik fakturę zaliczył do kosztów w dacie 31 marca 2017 r. poprzez zapis w kolumnie 10 pkpir.

Zapis w pkpir - marzec 2017 r.

Podatnik fakturę zapłacił gotówką 14 kwietnia 2017 r., chociaż powinien zapłacić ją za pośrednictwem rachunku płatniczego. W takim przypadku w kwietniu 2017 r. jest zobowiązany wystornować z kosztów fakturę na zakup towaru (na czerwono lub ze znakiem minus). Podstawą zapisu będzie dokument sporządzony przez podatnika 14 kwietnia 2017 r.

Zapis w pkpir - kwiecień 2017 r.

Obowiązek zmniejszenia kosztów (zwiększenia przychodów) dotyczy wyłącznie części niezapłaconej wbrew obowiązkowi przez rachunek płatniczy. Jednocześnie należy przyjąć, że w przypadku płatności tylko częściowo dokonywanych przelewem, które dotyczą zakupów opodatkowanych VAT, części płatności dokonywane przelewem należy proporcjonalnie przyporządkować do kwot VAT. Nie jest dopuszczalne przyjmowanie, że kwoty płacone przelewem dotyczą tylko części netto zakupów.

PRZYKŁAD

Podatnik 31 marca 2017 r. otrzymał fakturę wystawioną również tego dnia na zakup towaru handlowego o wartości brutto 16 000 zł (netto 13 008,13 zł, VAT 2991,87 zł). Termin płatności tej faktury to 14 kwietnia 2017 r. Podatnik fakturę zaliczył do kosztów w dacie 31 marca 2017 r. poprzez zapis w kolumnie 10 pkpir.

Zapis w pkpir - marzec 2017 r.

Podatnik połowę faktury, a więc 8000 zł zapłacił gotówką 14 kwietnia 2017 r., chociaż powinien zapłacić ją za pośrednictwem rachunku płatniczego. Drugą połowę zapłacił przelewem. W takim przypadku podatnik w kwietniu 2017 r. jest zobowiązany wystornować z kosztów część faktury zapłaconą gotówką (na czerwono lub ze znakiem minus). Podstawą zapisu będzie dokument sporządzony przez podatnika 14 kwietnia 2017 r.

Zapis w pkpir - kwiecień 2017 r.

Wydatki na nabycie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych opłacone gotówką

Nowe regulacje stosuje się również odpowiednio w przypadku:

1) nabycia lub wytworzenia środków trwałych albo nabycia wartości niematerialnych i prawnych;

2) dokonania płatności:

a) po likwidacji pozarolniczej działalności gospodarczej,

b) po zmianie formy opodatkowania na zryczałtowaną formę

- z tym że zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów następuje za rok podatkowy, w którym nastąpiła likwidacja tej działalności, albo za rok podatkowy poprzedzający rok podatkowy, w którym nastąpiła zmiana formy opodatkowania (art. 22p ust. 3 updof).

PRZYKŁAD

Podatnik w marcu 2017 r. nabył od innego przedsiębiorcy środek trwały o wartości początkowej 15 000 zł (wartość netto 15 000 zł, VAT naliczony 3450 zł). W dacie nabycia podatnik zaliczył go do środków trwałych poprzez wpis do ewidencji środków trwałych. Od następnego miesiąca (tj. od kwietnia 2017 r.) rozpoczął amortyzację środka trwałego według metody liniowej. Stawka amortyzacyjna wynosi 20%, a odpis miesięczny - 250 zł. Podatnik przelewem zapłacił tylko część ceny, tj. 14 760 zł. Jedną piątą ceny zapłacił gotówką (3690 zł). W takim przypadku 1/5 odpisu będzie wyłączona z kosztów. Do kosztów podatnik zaliczy miesięcznie tylko 200 zł z tytułu tego odpisu amortyzacyjnego.

Zapis w pkpir

Wydatki gotówkowe dokonywane na przełomie 2016 r. i 2017 r.

Należy podkreślić, że nowe przepisy mają zastosowanie do płatności dokonywanych w roku podatkowym rozpoczynającym się po 31 grudnia 2016 r. Przy tym przepisów tych nie stosuje się do płatności dotyczących kosztów zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów przed 1 stycznia 2017 r. (art. 4 ust. 3 ustawy z 13 kwietnia 2016 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz ustawy o swobodzie działalności gospodarczej).

PRZYKŁAD

Podatnik 31 grudnia 2016 r. otrzymał fakturę wystawioną również tego dnia na zakup towaru o wartości netto 28 000 zł. Termin płatności tej faktury to 31 stycznia 2017 r. Podatnik fakturę zaliczył do kosztów w dacie 31 grudnia 2016 r. poprzez zapis w kolumnie 10 pkpir.

Zapis w pkpir - grudzień 2016 r.

Podatnik fakturę zapłacił gotówką 31 stycznia 2017 r. Nie ma jednak obowiązku korygować kosztów uzyskania przychodów 2016 r. Nowych przepisów nie stosuje się do wydatków zaliczonych do kosztów w 2016 r., mimo że ich termin płatności przypada w 2017 r.

Nowe przepisy stosuje się natomiast do transakcji, które zostały zawarte do końca 2016 r., ale z których koszty są rozpoznawane już w 2017 r. Pod uwagę bierze się jednak limit obowiązujący do końca 2016 r., tj. 15 000 euro (art. 4 ust. 2, art. 5 ustawy z 13 kwietnia 2016 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz ustawy o swobodzie działalności gospodarczej).

PRZYKŁAD

Podatnik w grudniu 2016 r. zawarł umowę na zakup towaru o wartości 80 000 zł netto. Kwota ta przekroczyła równowartość w złotych 15 000 euro. Dostawa towaru miała miejsce 31 stycznia 2017 r., wtedy też wystawiono fakturę. Termin płatności tej faktury to 28 lutego 2017 r. Podatnik fakturę zaliczył do kosztów w dacie 31 stycznia 2017 r. poprzez zapis w kolumnie 10 pkpir.

Zapis w pkpir - styczeń 2017 r.

Podatnik fakturę zapłacił gotówką 28 lutego 2017 r., chociaż powinien zapłacić ją przelewem. W takim przypadku podatnik w lutym jest zobowiązany wystornować z kosztów fakturę (na czerwono lub ze znakiem minus).

Zapis w pkpir - luty 2017 r.

Kompensata i barter nie podlegają nowym regulacjom

Ministerstwo Finansów potwierdziło, że omawiana regulacja nie dotyczy przypadków, w których dochodzi między przedsiębiorcami do kompensat wzajemnych zobowiązań i należności oraz wymian barterowych. Dotyczy natomiast płatności dokonywanych kartą płatniczą oraz za pomocą systemów pośredniczących w dokonywaniu płatności, takich jak PayPal czy PayU (komunikat MF na ten temat opublikowaliśmy w "Mk" nr 21/2016).

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 22 ust. 1 ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz.1829; ost.zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 2255

● art. 22p ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 2032; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 60

● art. 4 ust. 2 i 3, art. 5 ustawy z 13 kwietnia 2016 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz ustawy o swobodzie działalności gospodarczej - Dz.U. z 2016 r. poz. 780

● § 12 ust. 3 pkt 1c i ust. 4b rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów - j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 1037; ost.zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 2280

Grzegorz Ziółkowski

doradca podatkowy, właściciel kancelarii doradztwa podatkowego, autor licznych publikacji z dziedziny podatków