Po zmianach przepisów od 1 stycznia 2017 r. pracodawca jest zobowiązany:

● w związku z ustaniem stosunku pracy niezwłocznie wydać pracownikowi świadectwo pracy, ale tylko wtedy, gdy nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia ustania poprzedniego stosunku pracy,

● wydać pracownikowi świadectwo pracy wyłącznie na jego wniosek w przypadku nawiązania z tym samym pracownikiem kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia ustania poprzedniego stosunku pracy, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Wniosek może być złożony w każdym czasie i dotyczyć wydania świadectwa pracy obejmującego poprzedni okres zatrudnienia albo wszystkie okresy zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy. Pracodawca jest zobowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia złożenia wniosku.

W związku z tymi zmianami utraciło moc dotychczasowe rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania, a 30 grudnia 2016 r. zostało wydane nowe rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy.

Zmiany wprowadzone w nowym rozporządzeniu wynikają głównie z konieczności dostosowania przepisów rozporządzenia do nowych zasad wydawania świadectw pracy obowiązujących od 1 stycznia 2017 r. oraz do aktualnie obowiązujących przepisów o uprawnieniach rodzicielskich pracowników. Ponadto zostały doprecyzowane te przepisy, które w praktyce budziły największe wątpliwości. Rozporządzenie z 30 grudnia 2016 r. zawiera także nowy, pomocniczy wzór świadectwa pracy.

Po zmianie przepisów obecnie z rozporządzenia wprost wynika, jakie konkretnie uprawnienia rodzicielskie, z których korzystał pracownik, podlegają wykazaniu w świadectwie pracy, oprócz urlopu wychowawczego.

Urlop ojcowski

Zgodnie z nowym wzorem świadectwa pracy obecnie informacje o wykorzystanym urlopie ojcowskim trzeba podać w ust. 5 pkt 3 świadectwa pracy. Dotychczas w świadectwie pracy nie było specjalnej rubryki na wskazanie informacji o wykorzystaniu takiego urlopu. Dane o skorzystaniu z urlopu ojcowskiego były podawane w ust. 4 pkt 9 świadectwa pracy, gdzie należało wskazać informację o wykorzystaniu dodatkowego urlopu i innych uprawnień pracowniczych, które miały wpływ na uprawnienia pracownicze u kolejnego pracodawcy.

Od 2 stycznia 2016 r. urlop ojcowski w wymiarze do 2 tygodni może być wykorzystywany przez pracownika-ojca wychowującego dziecko jednorazowo albo w 2 częściach (każda po 1 tydzień), nie dłużej jednak niż:

● do ukończenia przez dziecko 24. miesiąca życia albo

● do upływu 24 miesięcy od dnia uprawomocnienia się postanowienia orzekającego przysposobienie dziecka i nie dłużej niż do ukończenia przez dziecko 7. roku życia, a w przypadku dziecka, wobec którego podjęto decyzję o odroczeniu obowiązku szkolnego, nie dłużej niż do ukończenia przez nie 10. roku życia

(art. 182³ § 1 i § 1¹ Kodeksu pracy).

Zgodnie z nowymi przepisami pracodawca wskazuje jednak wykorzystanie tego urlopu tylko wtedy, gdy pracownik ze względu na wiek dziecka mógłby korzystać z takiego urlopu w trakcie kolejnego zatrudnienia. Jeżeli natomiast podczas zatrudnienia pracownik wykorzystał więcej niż jeden urlop ojcowski, pracodawca powinien podać odrębnie urlop wykorzystany na każde z dzieci oraz ich imiona i nazwiska. Kolejny pracodawca musi bowiem mieć informację, czy pracownik, którego zatrudnił, jest jeszcze uprawniony do urlopu ojcowskiego, czy już nie.

Przykład

Umowa o pracę z pracownikiem rozwiązała się 31 stycznia 2017 r. Pracownik ma dwoje dzieci - córkę urodzoną 23 marca 2015 r. i syna urodzonego 26 listopada 2016 r. Pracownik wykorzystał pełny 2-tygodniowy urlop ojcowski na córkę i 1 tydzień urlopu ojcowskiego na syna. Pracodawca musi wykazać w świadectwie pracy wykorzystane przez pracownika urlopy ojcowskie w następujący sposób:

Gdyby jednak córka urodziła się ponad 2 lata temu, np. 15 stycznia 2015 r., albo nawet 1 lutego 2015 r., to wykorzystany na opiekę nad nią urlop ojcowski nie podlega już wykazaniu w świadectwie pracy, bo pracownik i tak nie miałby do niego prawa w związku z wiekiem córki.

Jeżeli pracownik, z którym ustaje stosunek pracy, ma dziecko w wieku uprawniającym pracownika do korzystania z urlopu ojcowskiego, ale pracownik do dnia ustania stosunku pracy nie korzystał z tego urlopu, tej rubryki nie wypełnia się. Można zatem postawić w niej kreskę (-) albo wpisać: "nie korzystał".

Urlop rodzicielski

Zgodnie z nowym wzorem świadectwa pracy w osobnej rubryce w ust. 5 pkt 4 należy wykazać wykorzystany przez pracownika urlop rodzicielski wraz z podstawą prawną jego udzielenia. Dotychczas, tak jak w przypadku urlopu ojcowskiego, nie było specjalnej rubryki w świadectwie pracy na wskazanie informacji o wykorzystaniu urlopu rodzicielskiego. Dane o skorzystaniu z tego urlopu były podawane w ust. 4 pkt 9 świadectwa pracy, gdzie należało wskazać informację o wykorzystaniu dodatkowego urlopu i innych uprawnień pracowniczych, które miały wpływ na uprawnienia pracownicze u kolejnego pracodawcy.

Od 2 stycznia 2016 r. urlop rodzicielski przysługujący w wymiarze do 32 tygodni (w razie urodzenia jednego dziecka) lub do 34 tygodni (w razie urodzenia bliźniąt) może być wykorzystywany jednorazowo albo w 4 częściach do końca roku kalendarzowego, w którym dziecko ukończy 6. rok życia:

● na podstawie art. 179¹ § 1 Kodeksu pracy, tj. po złożeniu wniosku o ten urlop nie później niż 21 dni po porodzie,

● na podstawie art. 182^1d § 1 Kodeksu pracy, tj. po złożeniu wniosku o ten urlop w terminie nie krótszym niż 21 dni przed rozpoczęciem korzystania z tego urlopu.

Ponadto od 2 stycznia 2016 r. urlop rodzicielski w wymiarze do 16 tygodni może być udzielony w terminie nieprzypadającym bezpośrednio po poprzedniej części tego urlopu albo bezpośrednio po wykorzystaniu zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający części tego urlopu - nie później niż do zakończenia roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6. rok życia (art. 182^1c § 1 Kodeksu pracy). Możliwość wykorzystania maksymalnie 16 tygodni urlopu rodzicielskiego w późniejszym terminie dotyczy jedynie przypadku, gdy pracownik wnioskuje o ten urlopu w okresie 21 dni przed jego rozpoczęciem. Te "odroczone" części urlopu rodzicielskiego pomniejszają przy tym liczbę części przysługującego urlopu wychowawczego.

Także w przypadku urlopu rodzicielskiego pracodawca wskazuje w świadectwie pracy jego wykorzystanie tylko wtedy, gdy pracownik ze względu na wiek dziecka mógłby korzystać z tego urlopu w trakcie kolejnego zatrudnienia. Zatem urlop rodzicielski należy wykazać w świadectwie pracy, gdy na dzień rozwiązania stosunku pracy nie upłynął jeszcze rok kalendarzowy, w którym dziecko ukończyło 6. rok życia.

Jeżeli natomiast pracownik wykorzystał więcej niż jeden urlop rodzicielski, pracodawca powinien wskazać odrębnie urlop wykorzystany na każde z dzieci, podając ich imię i nazwisko. Dzięki temu kolejny pracodawca będzie wiedział, czy pracownik, którego zatrudnił, jest jeszcze uprawniony do tego urlopu, czy już nie.

Przykład

Umowa o pracę z pracownicą rozwiąże się 30 czerwca 2017 r. Pracownica ma dwoje dzieci - córkę urodzoną 12 maja 2013 r. i syna urodzonego 5 grudnia 2015 r. Pracownica wykorzystała urlop rodzicielski na córkę w pełnym wymiarze (po złożeniu jednego wniosku). Natomiast z urlopu rodzicielskiego na syna korzystała w 3 częściach po 8 tygodni. W związku z tym pracodawca musi wykazać w świadectwie pracy wykorzystane przez pracownicę urlopy rodzicielskie na oboje dzieci w następujący sposób:

Przykład

Umowa o pracę z pracownicą rozwiąże się 31 marca 2017 r. Pracownica ma jedno dziecko - córkę urodzoną 4 listopada 2015 r. Pierwsze 16 tygodni urlopu rodzicielskiego pracownica wykorzystała od razu po urlopie macierzyńskim, a kolejne 8 tygodni po przerwie, we wrześniu i październiku 2016 r. Wykazanie wykorzystanego urlopu rodzicielskiego w świadectwie pracy powinno nastąpić w taki sposób:

Urlop wychowawczy

Od 1 stycznia 2017 r. w świadectwie pracy należy zamieścić informację nie tylko o wykorzystanym przez pracownika urlopie wychowawczym, tak jak to było dotychczas, ale także o podstawie prawnej, na jakiej urlop ten był wykorzystywany. Możliwość skorzystania z urlopu wychowawczego w wymiarze do 36 miesięcy istnieje na podstawie:

● art. 186 § 2 Kodeksu pracy - przysługującego na każde dziecko do końca roku kalendarzowego, w którym dziecko ukończy 6. rok życia, oraz

● art. 186 § 3 Kodeksu pracy - przysługującego tylko na dziecko wymagające osobistej opieki pracownika z powodu stanu zdrowia potwierdzonego orzeczeniem o niepełnosprawności lub stopniu niepełnosprawności. Dotyczy to dzieci do ukończenia 18. roku życia.

Jednak pracodawca powinien każdorazowo wskazać w świadectwie pracy podstawę prawną właściwą dla daty, w której pracownikowi udzielono urlopu wychowawczego.

Jeżeli pracownik wykorzystał więcej niż jeden urlop wychowawczy, pracodawca wskazuje w ust. 5 pkt 5 świadectwa pracy odrębnie urlop wykorzystany na każde z dzieci.

Przykład

Umowa o pracę z pracownicą zostanie rozwiązana 15 maja 2017 r. Pracownica ma dwoje dzieci - syna urodzonego 29 marca 2004 r. (z orzeczoną niepełnosprawnością) i córkę urodzoną 5 stycznia 2011 r., a ojciec dzieci nie żyje. Zatem potencjalnie na każde z tych dzieci przysługuje jeszcze urlop wychowawczy. Pracodawca wskazał pracownicy wykorzystanie urlopów wychowawczych w świadectwie pracy w następujący sposób (zgodnie z ówczesnym brzmieniem przepisów):

Ochrona pracowników uprawnionych do urlopu wychowawczego i pracujących w obniżonym etacie

W świadectwie pracy w ust. 5 pkt 6 należy także wskazać wykorzystany przez pracownika okres ochrony stosunku pracy, przysługujący pracownikom uprawnionym do urlopu wychowawczego i pracującym w obniżonym wymiarze czasu pracy. Dotychczas nie było specjalnej rubryki do wykazania takich okresów w świadectwie pracy. Pracodawca nie może wypowiedzieć ani rozwiązać umowy o pracę w okresie od dnia złożenia przez pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego wniosku o obniżenie wymiaru czasu pracy do dnia powrotu do nieobniżonego wymiaru czasu pracy, nie dłużej jednak niż przez łączny okres 12 miesięcy. Kolejny pracodawca musi więc mieć informację, czy pracownik uprawniony do urlopu wychowawczego, który chciałby skorzystać z uprawnienia do pracy w obniżonym wymiarze czasu pracy, wciąż podlega szczególnej ochronie przed zwolnieniem z pracy, czy nie, a jeżeli tak - to jak długo.

Nie wykazuje się natomiast w świadectwie pracy okresu, w którym pracownik korzystał ze szczególnej ochrony stosunku pracy w związku z korzystaniem z urlopu wychowawczego. Ten okres nie podlega bowiem żadnym limitom.

Brak obowiązku opatrywania świadectwa pracy pieczęcią

Z pomocniczego wzoru świadectwa pracy został usunięty wymóg opatrzenia świadectwa pracy pieczęcią pracodawcy. Wystarczy zatem, że świadectwo pracy podpisze pracodawca lub osoba reprezentująca pracodawcę albo osoba upoważniona do składania oświadczeń w imieniu pracodawcy.

Krąg osób uprawnionych do otrzymania świadectwa pracy

Tak jak dotychczas pracodawca wydaje świadectwo pracy bezpośrednio pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej. Nowością jest, że upoważnienie do odbioru świadectwa pracy przez osobę trzecią może być dostarczone pracodawcy przez pracownika nie tylko w formie papierowej, ale i elektronicznej (a więc np. przesłane e-mailem).

Ponadto został doprecyzowany krąg osób uprawnionych do otrzymania świadectwa pracy po śmierci pracownika. W razie wygaśnięcia stosunku pracy z powodu śmierci pracownika pracodawca - tak jak dotychczas - sporządza świadectwo, a następnie włącza je do akt osobowych zmarłego pracownika. Po zmianach od 1 stycznia 2017 r. pracodawca wydaje to świadectwo na wniosek małżonka albo innej osoby uprawnionej do ubiegania się o rentę rodzinną, a w razie braku takich osób - innej osoby będącej spadkobiercą pracownika. W nowym przepisie doprecyzowano, że w tym przypadku wniosek o wydanie świadectwa pracy może zostać złożony w formie papierowej lub elektronicznej. Pracodawca ma natomiast na wydanie świadectwa pracy 7 dni od dnia złożenia wniosku o jego wydanie przez uprawnione osoby.

Termin na wydanie świadectwa

Pracodawca jest zobowiązany wydać świadectwo pracy "niezwłocznie" (art. 97 § 1 Kodeksu pracy). Rozporządzenie doprecyzowuje, że ma być ono wydane w dniu, w którym następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy, a jeżeli z przyczyn obiektywnych nie jest to możliwe, pracodawca - w ciągu 7 dni - przesyła je pracownikowi lub upoważnionej przez niego osobie za pośrednictwem operatora pocztowego albo doręcza je w inny sposób.

Sposób oraz tryb prostowania i uzupełniania świadectwa pracy

Przepisy dotyczące prostowania i uzupełniania wydanego uprzednio świadectwa pracy w znacznej części powtarzają dotychczasowe regulacje w tym zakresie. Zmiany polegają głównie na precyzyjnym określeniu terminów, w których pracodawca ma wydać nowe albo uzupełnić uprzednio wydane pracownikowi świadectwo pracy. W razie uwzględnienia przez sąd pracy powództwa pracownika o sprostowanie świadectwa pracy pracodawca musi wydać pracownikowi nowe świadectwo pracy w ciągu 3 dni od dnia uprawomocnienia się orzeczenia sądu w tej sprawie. Także w pozostałych przypadkach, w których pracodawca wydaje nowe lub ma uzupełnić wcześniej wydane świadectwo pracy, obowiązuje 3-dniowy termin (liczony od prawomocnego wyroku albo od przedłożenia świadectwa pracy przez pracownika).

Podstawa prawna:

● art. 97 § 1-1³, art. 179¹ § 1, art. 182^1a § 1, art. 182^1c-182^1d § 1, art. 182³ § 1 i § 1¹, art. 182⁴, art. 186 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 60

● § 2-5, § 7, § 9 oraz załącznik do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy - Dz.U. z 2016 r. poz. 2292

● § 1-3, § 5, § 7 i załącznik do uchylonego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania - Dz.U. Nr 60, poz. 282; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 251, poz. 1509

Bożena Lenart

specjalista z zakresu prawa pracy, prawnik, autorka licznych publikacji z tej tematyki