STAN FAKTYCZNY: W gminie obsługą księgową jednostek budżetowych (chodzi o szkoły i przedszkola) zajmuje się komórka organizacyjna w postaci referatu oświaty. Wątpliwość dotyczy dokumentowania najmu sali gimnastycznej lub sal lekcyjnych dla innych podmiotów. Wynajem następuje na podstawie umów zawieranych przez dyrektorów szkół z upoważnienia burmistrza, a faktury za te czynności wystawia osoba w referacie finansowym. Na fakturach wpisujemy gminę jako sprzedawcę, a jako nabywcę np. osobę fizyczną. Czy takie postępowanie jest prawidłowe?

Drugie pytanie dotyczy opłat za wyżywienie oraz za godziny w przedszkolach. W tym przypadku szkoły zbierają od rodziców opłaty na kwitariuszach przychodowych, a potem wpłacają je na konto gmin. Następnie osoba z referatu wystawia fakturę ze stawką zwolnioną i "wciąga" to do rejestru sprzedaży. Czy takie działanie jest poprawne? Na fakturach jako sprzedawcę wskazuje się gminę, a jako nabywcę - szkołę, przedszkole lub miejsko-gminny ośrodek pomocy społecznej.

Na podstawie jakiego dokumentu zaksięgować opłatę za wydanie duplikatu legitymacji (jest to czynność zwolniona)? Czy wystawić fakturę, czy inny dokument? Jeżeli inny dokument, to jaki i kogo wpisać jako nabywcę i sprzedawcę?

ODPOWIEDŹ: O ile prawidłowe jest dokumentowanie świadczenia usług wynajmu fakturami ze wskazaniem gminy jako sprzedawcy oraz najemcy (np. osoby fizycznej) jako nabywcy, o tyle dokumentowanie tych opłat za pomocą faktur wskazujących jako nabywcę szkołę, przedszkole lub miejsko-gminny ośrodek pomocy społecznej nie jest prawidłowe. Natomiast opłaty za wydanie duplikatów można wykazywać w ewidencji VAT na podstawie dowolnych dokumentów - chyba że osoby żądające wydania duplikatu żądają również wystawienia faktury.

Faktury powinny zawierać m.in. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy (art. 106e ust. 1 pkt 3 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług; dalej: ustawa o VAT). W przypadku świadczenia usług najmu wynajmujący jest podatnikiem, zaś najemca nabywcą usług najmu. W przedstawionym stanie faktycznym umowy najmu są zawierane przez dyrektorów szkół w imieniu gminy - a więc to gmina jest wynajmującym. Prawidłowe jest więc dokumentowanie świadczenia tych usług fakturami z gminą wskazaną jako sprzedawca oraz najemcą (np. Janem Kowalskim) wskazanym jako nabywca.

Jeśli chodzi o drugą kwestię, to zarówno opłaty za wyżywienie w przedszkolach, jak i opłaty za wychowanie/edukację ponad 5-godzinny limit stanowią wynagrodzenie za świadczenie usług (na rzecz rodziców dzieci) podlegających opodatkowaniu, lecz zwolnionych z VAT (zob. np. interpretację indywidualną dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 12 stycznia 2015 r., sygn. IBPP1/443-939/14/AW). Nabywcami tych usług są rodzice dzieci. Nie jest więc prawidłowe dokumentowanie świadczenia tych usług za pomocą faktur wskazujących jako nabywcę szkołę, przedszkole lub miejsko-gminny ośrodek pomocy społecznej. Opłaty, o których mowa, mogą być ujmowane w ewidencji VAT na podstawie faktur wystawianych rodzicom (tj. z danymi rodziców jako nabywców), lecz nie jest to konieczne (z wyłączeniem przypadków, gdy rodzice zażądali wystawienia faktury - art. 106b ust. 3 ustawy o VAT). Znacznie prościej jest ujmować te opłaty w ewidencji VAT na podstawie zbiorczych dokumentów potwierdzających wysokość opłat.

Odnosząc się natomiast do trzeciej części pytania, wydanie duplikatu legitymacji również jest czynnością podlegającą opodatkowaniu VAT, lecz zwolnioną z tego podatku (zob. np. interpretację indywidualną dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 27 kwietnia 2011 r., sygn. IBPP1/443-165/11/AW).

Nabywcą jest w takim przypadku osoba żądająca wydania duplikatu, a więc to na tę osobę powinna zostać wystawiona faktura (jeżeli osoba ta zażąda wystawienia faktury) lub inny imienny dokument (jeżeli jest wystawiany). Wystawienie faktury albo innego imiennego dokumentu nie jest jednak bezwzględnie konieczne - opłaty te mogą być bowiem ujmowane w ewidencji VAT na podstawie dowolnego, innego dokumentu potwierdzającego jej otrzymanie.

Do momentu przejścia przez macierzystą gminę na scentralizowany model rozliczania VAT na fakturach wystawianych w dwóch ostatnich przypadkach jako sprzedawca wskazywana powinna być jednostka dokonująca danej czynności (np. przedszkole czy szkoła). Natomiast od momentu przejścia na scentralizowany model rozliczania VAT na fakturach wystawianych w tych przypadkach jako sprzedawca powinna być wskazywana gmina.

TOMASZ KRYWAN

prawnik, doradca podatkowy, właściciel kancelarii doradztwa podatkowego, autor wielu publikacji z zakresu podatków

PODSTAWA PRAWNA

● art. 106b ust. 3, art. 106e ust. 1 pkt 3 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 710; ost.zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 1579)

PRZECZYTAJ TEŻ:

● Podatek od towarów i usług w jednostce oświatowej po jego centralizacji.

● Ewidencja księgowa w szkole po centralizacji VAT.