Od ponad 10 lat w DHL przeprowadzane jest badanie opinii pracowników. Dzięki badaniu pracownicy mogą wskazać, co dobrze funkcjonuje w firmie, a co wymaga jeszcze poprawy. Wysoka frekwencja (w 2016 roku było to 90 proc.) świadczy o dużym zainteresowaniu badaniem oraz o jego wiarygodności. To także dowód, że pracownicy są przekonani do efektów, jakie przyniosą działania naprawcze podejmowane na podstawie uzyskanych wyników. Zresztą trudno, żeby było inaczej - wyniki omawiane są na warsztatach w zespołach, a wspomniane działania proponują i realizują sami pracownicy. Wspierają ich HR biznes partnerzy, którzy wspólnie z menedżerami monitorują potem wdrażanie zmian.

Pomysły na zmiany są bardzo różne. Na przykład dziewięć lat temu dział HR zainicjował zorganizowanie w okresie świątecznym aukcji na cele charytatywne. Idea spotkała się z zainteresowaniem pracowników i na przestrzeni lat rozwinęła się tak bardzo, że obecnie nie tylko dochody z aukcji są ośmiokrotnie wyższe niż w pierwszej edycji, ale dodatkowo inne jednostki w poszczególnych lokalizacjach organizują niezależne aukcje, wspierając miejscowe społeczności. Z roku na rok sukcesywnie przybywa osób włączających się w tę inicjatywę.

Na filmie i Yammerze

Komunikacja wewnętrzna w firmie takiej jak DHL Parcel ma duże znaczenie. Rozproszona struktura i ponad 2 tys. pracowników w kilkudziesięciu lokalizacjach to nie lada wyzwanie. Tempo, jakim cechuje się praca w logistyce, sprawia, że spotkania osób z różnych lokalizacji nie są częste. W związku z tym zdarza się tak, że ludzie na co dzień współpracujący ze sobą, utrzymujący kontakt mailowy czy telefoniczny, nigdy nie mieli okazji spotkać się twarzą w twarz. Dział Komunikacji i PR postanowił wyjść naprzeciw sygnalizowanym potrzebom i wdrożył nowoczesne formy komunikacji.

Dotychczasowe wywiady z pracownikami i artykuły o ich pracy, publikowane w firmowym intranecie, zastąpiły krótkie filmy z cyklu "Przedstaw nam swoją jednostkę!". Dwuosobowa ekipa - Piotr Flakiewicz, ekspert ds. komunikacji wewnętrznej, i Marek Marczak, ekspert ds. projektów multimedialnych i intranetu (autorzy programu), odwiedzają wybrane lokalizacje i w poszczególnych odcinkach prezentują funkcjonowanie centrów sortowania, punktów obsługi klienta itp. Na filmach, które trwają od 3 do 6 minut, przedstawiają pracowników podczas wykonywania codziennych obowiązków, ich stanowiska pracy, sytuacje, z którymi muszą się zmierzyć, narzędzia, którymi się posługują, oraz technologie wykorzystywane przez DHL Parcel. To sprawia, że pracownicy poznają strukturę firmy, funkcje poszczególnych osób - poznają tych, którzy dotychczas pozostawali dla nich anonimowi. Prezentując osoby na różnych stanowiskach i o różnym zakresie obowiązków, pokazują jednocześnie, że każdy pracownik jest dla firmy istotny i nie ma znaczenia to, czy dana osoba pracuje, sortując paczki, czy może jej codzienną pracą są rozmowy z klientami.

Ekipa programu "Przedstaw nam swoją jednostkę!" stara się, by był on jak najbardziej atrakcyjny. Na przykład wizyta w sortowni w miejscowości Moszna rozpoczęła się od wspinaczki na 250-metrowy komin, który znajduje się na terenie wspomnianej jednostki. Gotowość do podejmowania nietypowych wyzwań sprawia, że program cieszy się dużą popularnością, a pracownicy chętnie angażują się w jego współtworzenie.

- Dzięki tej nowoczesnej formie komunikacji pracownicy nie tylko poznają się nawzajem, ale także mogą poznać specyfikę pracy poszczególnych działów. Widzimy, jak nasza praca wpływa na pracę innych i tym bardziej świadomie możemy grać jako jedna drużyna. Dotychczas powstało 10 odcinków programu "Przedstaw nam swoją jednostkę!". Każdy odcinek ma średnio 1,5 tys. odsłon w naszym firmowym intranecie

- mówi Agata Boroń, menedżer Centrum Usług Wspólnych DHL Parcel.

Nowością jest również wykorzystanie wewnętrznej platformy komunikacyjnej, jaką jest Yammer. Po kilku miesiącach od uruchomienia liczba jego użytkowników wynosi ok. 700 osób i stale rośnie. Dostęp do serwisu posiadają pracownicy logujący się za pomocą swojego służbowego adresu mailowego.

- Pracownicy doceniają fakt, że komunikacja wewnętrzna nie opiera się na mediach jednostronnych, przypominających swoim działaniem tubę zarządu, ale na narzędziach interaktywnych, w których to sami pracownicy mogą inicjować jakieś wydarzenia

- tłumaczy Agata Boroń.

Jest to komunikacja zarówno firmowa, choć nie tak sformalizowana jak inne kanały, jak i przestrzeń umożliwiająca wypowiedź każdemu pracownikowi. Toteż obok powitań nowo zatrudnionych na Yammerze jest też miejsce na relacje koleżeńskie, pytania adresowane do ekspertów, ciekawostki dotyczące koleżanek i kolegów pracujących w innych krajach, konkursy etc. Jest to mobilne źródło wiedzy na temat firmy i jej pracowników.

Rekrutacja 2.0

Innym przykładem aktywizowania pracowników do działań wykraczających poza ich zwykłe role jest włączenie wszystkich w procesy rekrutacyjne. Program Rekrutacja 2.0 zakłada np. system "cieni". Program ten wystartował w sierpniu 2016 roku i polega na udziale doświadczonych menedżerów w rekrutacjach prowadzonych przez pracowników dopiero zaczynających pracę w roli menedżerów.

- Nie chodzi przy tym o to, by wyręczać w pracy menedżera czy Dział HR. Zależało nam na tym, żeby młodzi stażem menedżerowie mogli uzyskać informację zwrotną na temat prowadzonej przez siebie rekrutacji ze strony bardziej doświadczonej osoby pracującej w tej samej roli, co oni, a także, żeby mogli wyjaśniać swoje wątpliwości na bieżąco

- tłumaczy Agata Boroń.

DHL Parcel jest wyodrębnioną w strukturze częścią firmy DHL Express (Poland) Sp. z o.o. Świadczy kompleksowe usługi w zakresie krajowych przesyłek ekspresowych oraz drogowych przesyłek międzynarodowych. Jest jednym z wiodących graczy na rynku KEP, prekursorem innowacyjnych rozwiązań e-commerce skierowanych do klientów w Polsce i w Europie. Firma może się pochwalić certyfikatami Lider Zarządzania Zasobami Ludzkim 2011, Great Place to Work 2012 oraz Top Employers Polska 2016.

W dwa miesiące po starcie programu w DHL Parcel wyłoniono i specjalnie przygotowano do pełnienia tych zadań 30 "cieni". Cały proces wyłaniania odpowiednich kandydatów miał miejsce podczas dorocznej sesji paneli menedżerskich, w czasie których zarządzający firmą rozmawiają o potencjale pracowników, tworzone są plany sukcesji oraz typowane talenty.

Istnieje też program poleceń. Pracownicy polecający znajomych do pracy w DHL Parcel mogą liczyć na punkty, które można potem zamienić na nagrody. Wybór jest duży, poczynając od bonów zakupowych, po kolację z prezesem czy nagrody grupowe (np. kosz owoców przez miesiąc dla danej jednostki). Ta ostatnia opcja jest atrakcyjna ze względu na to, że gdy składa się cały zespół, szybciej można uzbierać punkty potrzebne na nagrodę. Program poleceń do pracy wystartował w 2016 roku i jest pilotowany w wybranych jednostkach.

O mały włos

Pracowników DHL Parcel udało się też dodatkowo zaangażować w akcję "O mały włos" (OMW). Polega ona na zgłaszaniu sytuacji, które grożą wypadkiem w pracy. Opisy takich sytuacji wrzucane są do rozmieszczonych w firmie specjalnych puszek. Nie zdecydowano się na zaangażowanie technologii do tej akcji, bo najwięcej takich sytuacji zazwyczaj ma miejsce na halach, gdzie nie korzysta się z komputerów, dlatego wygrała "opcja papierowa". Miesięcznie do puszek trafia po kilka zgłoszeń, na ogół bardzo trafnych, sugerujących proste rozwiązania przynoszące wymierne efekty.

Tego rodzaju inicjatywny promowane są za pomocą filmów. Na jednym z nich zainscenizowano zaplątanie się pracownika w taśmy skłębione na podłodze i jego (prawie) upadek, do którego w ostatniej chwili nie doszło. W tym momencie odczytano komunikat: "O mały włos! Zatrzymaj wypadki, zanim one zatrzymają ciebie! Zgłoś o mały włos"!

Program został wdrożony na początku 2016 roku, a do końca września 2016 zgłoszono i skutecznie wdrożono 45 takich pomysłów, co oznacza, że udało się zapobiec przynajmniej 45 wypadkom.

Angażujące szkolenia

W roku 2014 w DHL wprowadzono nową formę krótkich i skondensowanych szkoleń - Esperesso Session. Dzięki temu, że sama sesja trwa krótko, menedżerowie są w stanie bez strat dla procesów delegować pracowników do udziału w szkoleniu.

W 2015 roku odbyły się 64 sesje Espresso, w których wzięło udział 589 pracowników. W ubiegłorocznym badaniu opinii pracowników (frekwencja wynosiła 94 proc.) w kategorii "Uczenie się i rozwój" uzyskano wynik 87 proc. zadowolonych z oferty szkoleniowej i rozwojowej - jest to wzrost o 3 pkt. proc. rok do roku.

Na wysokie wskaźniki zaangażowania niezaprzeczalny wpływ mają też menedżerowie. Zaproponowano im zupełnie nowe podejście do nauki: warsztaty podejmowania decyzji i działań w warunkach silnego stresu (prowadzili je trenerzy pracujący również z siłami specjalnymi). Uczestnicy mieli okazję poznać sposoby radzenia sobie ze stresem i stawiania czoła trudnym sytuacjom. Omawiane i doświadczane były nie tylko aspekty psychologiczne, ale również reakcje fizjologiczne organizmu. Każdy z uczestników miał okazję nauczyć się własnego sposobu zarządzania emocjami i reakcjami fizjologicznymi oraz poznać techniki możliwe do zastosowania w realiach biznesowych. Szkolenie było prowadzone przy użyciu niestandardowych metod - jego dodatkowymi elementami była obecność jadowitych węży i skorpionów.

Każdy może być trenerem

W październiku 2016 roku zainaugurowano w DHL Parcel największy program rozwojowy PeP EXPERT, który do końca 2019 roku ma objąć ponad 5 tys. osób, czyli praktycznie wszystkich pracowników i kurierów. Przygotowywano się do niego przez półtora roku. W 2017 roku planowane są kolejne takie trzy, cztery sesje szkoleniowe dla ponad 1200 osób.

- 28 trenerów-facylitatorów według tego samego programu szkoliło symultanicznie pierwszych 280 osób. Zakres tych szkoleń był bardzo szeroki - od kultury organizacyjnej, postaw i wartości DHL po konkretne kompetencje i umiejętności, jakie PeP EXPERCI powinni mieć. Trenerami byli nasi pracownicy, którzy przeszli specjalne szkolenia train the trainer. Docelowo zbudujemy grupę 55 takich facylitatorów. To bardzo motywujące, gdy każda osoba mająca predyspozycje w tym kierunku może zostać facylitatorem

- mówi Agata Boroń.

Paweł Berłowski