Na początku kwietnia 2017 r. jeden z klientów mojego biura rachunkowego przyniósł mi kilka faktur za zakup towarów handlowych. Zakupu tych towarów dokonał we wrześniu oraz w październiku 2016 r. Kiedy powinienem je wpisać do pkpir? Czy mam się cofnąć do 2016 r.? Czy może powinienem je wpisać do pkpir na bieżąco, tj. w kwietniu 2017 r.? Nie złożyliśmy jeszcze zeznania za 2016 r.

Zakup towarów handlowych należy ujmować w pkpir w miesiącu ich otrzymania. W związku z tym otrzymane od klienta z opóźnieniem faktury powinien Pan wpisać do pkpir we wrześniu oraz październiku 2016 r. Nie powinien ich Pan wpisywać w pkpir na bieżąco, tj. w kwietniu br. Szczegóły - w uzasadnieniu.

Zakup materiałów oraz towarów handlowych powinien być wpisany do kolumny 10 pkpir niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed ich przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży (§ 17 ust. 1 rozporządzenia w sprawie pkpir). Jeżeli towar został dostarczony przed otrzymaniem faktury, to zapisu w księdze należy dokonać na podstawie sporządzonego opisu przyjęcia lub specyfikacji dostawcy. Opis musi być potwierdzony datą i podpisem osoby przyjmującej towar. Należy go przechowywać jako dowód zakupu wraz z nadesłaną następnie fakturą (§ 16 ust. 2 rozporządzenia w sprawie pkpir).

W przedstawionym przypadku nabycie towarów handlowych powinno być wpisane do pkpir we wrześniu oraz październiku 2016 r., tj. w miesiącach, w których nastąpił zakup tych towarów przez klienta Pana biura rachunkowego. Przy braku faktur podatnik jest zobowiązany do sporządzenia opisu przyjęcia towaru. Zapis we wrześniu lub w październiku powinien być dokonany również w przypadku zaniedbania podatnika i dostarczenia faktur do biura rachunkowego po terminie. W pytaniu nie podano przyczyny tak późnego dostarczenia faktur. Z pytania nie wynika także, aby zakupy towarów, których dotyczą dostarczone w kwietniu br. faktury, zostały udokumentowane opisami ich przyjęcia. Nie zmienia to jednak faktu, że zakup towarów powinien być wpisany w pkpir odpowiednio we wrześniu i październiku 2016 r.

Zapisu można dokonać na koniec miesiąca, w którym kupiono towary. W kolumnie 2 pkpir należy wpisać datę wystawienia faktury, ponieważ taki dzień wynika z dokumentu stanowiącego podstawę zapisu w księdze. Organy podatkowe powinny zaakceptować również zapis, który nie zachowuje chronologii numeracji pozycji, tj. kiedy podatnik wprowadza numerację z literami np. 160a, 160b, jeżeli zapisy w danym miesiącu skończyły się przykładowo na pozycji 160. W kolumnie "Uwagi" należy wtedy wyjaśnić przyczynę braku chronologii w numeracji pozycji, czyli podać, że zapis został dokonany już po zamknięciu danego okresu rozliczeniowego.

PRZYKŁAD

Podatnik kupił we wrześniu 2016 r. partię towarów na podstawie trzech faktur wystawionych 10 września 2016 r. Faktury te z powodu swojego zapomnienia dostarczył do biura rachunkowego dopiero w kwietniu 2017 r. Wcześniej nie poinformował biura o dokonaniu tych zakupów. W pkpir zakup ten biuro zaewidencjonowało na koniec września z datą 10 września 2016 r. Załóżmy, że zapisy w pkpir we wrześniu 2016 r. zakończono na numerze 460. W wyniku uzupełnienia zapisów wprowadzono do księgi we wrześniu 2016 r. zapisy o numerze 460a, 460b i 460c.

Zapis w pkpir - wrzesień 2016 r.

W przedstawionym przykładzie, w wyniku korekty, zmniejszył się dochód podatnika za wrzesień 2016 r. Podatnik nie złożył jeszcze zeznania rocznego za 2016 r. Jeżeli wpłacił za wrzesień 2016 r. zaliczkę na podatek, to po korekcie powstała nadpłata w tej zaliczce. Jednak zwrot nadpłaty w zaliczce na podatek dochodowy następuje wyłącznie na wniosek podatnika w przypadkach uzasadnionych jego ważnym interesem (art. 77a Ordynacji podatkowej). W przedstawionej sytuacji praktyczniej jest rozliczyć powstałą nadpłatę w zeznaniu rocznym składanym za 2016 r. Podatnik w zeznaniu rocznym poda przychody i koszty już po uwzględnieniu korekty. Natomiast zaliczkę za wrzesień 2016 r. wykaże w wysokości faktycznie wpłaconej. To przełoży się zaś na zmniejszenie zobowiązania podatkowego albo zwiększenie nadpłaty w zeznaniu rocznym za 2016 r. Tym samym podatnik odzyska nadwyżkę w zaliczce na podatek za wrzesień 2016 r.

Kary za nierzetelne prowadzenie pkpir

Należy zdawać sobie sprawę, że niedbalstwo związane z brakiem faktur może być zagrożone karą z Kodeksu karnego skarbowego (dalej: k.k.s.). Karze z k.k.s. podlega bowiem ten, kto prowadzi księgi nierzetelnie (art. 61 § 1 k.k.s.). Księgę uważa się natomiast za rzetelną, jeżeli dokonywane w niej zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty (§ 11 ust. 3 rozporządzenia w sprawie pkpir). Księgę uznaje się za rzetelną również wtedy, gdy m.in. podatnik uzupełnił zapisy lub dokonał korekty błędnych zapisów w księdze przed rozpoczęciem kontroli przez organ podatkowy (§ 11 ust. 4 pkt 4 rozporządzenia w sprawie pkpir). Uzupełnienie zapisów przed rozpoczęciem kontroli chroni zatem podatnika przed zarzutem nierzetelności pkpir i ukaraniem z tego tytułu.

PODSTAWA PRAWNA:

● § 11 ust. 3 i ust. 4 pkt 4, § 16 ust. 2 i § 17 ust. 1 rozporządzenie Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów - j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 1037; ost.zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 2280

● art. 61 § 1 ustawy z 10 września 1999 r. - Kodeks karny skarbowy - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 2137; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 648

● art. 77a ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa - j.t. Dz.U z 2017 r. poz 201; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 648

Grzegorz Ziółkowski

doradca podatkowy, właściciel kancelarii doradztwa podatkowego, autor licznych publikacji z dziedziny podatków