Milczenie podwładnych nie jest przejawem braku zaangażowania, a jedynie lękiem przed oceną kolegów i lidera.

Wiadomo, że grupa pracowników może być jednocześnie w różnych fazach rozwoju w zależności od wyzwań, posiadanej wiedzy, wreszcie autorytetu lidera, który zespołem zarządza. Kiedy członkowie zespołu czują obawę, strach lub gdy do grupy dołączy choćby jedna nowa osoba, bardzo łatwo może pojawić się bierność zespołu. Ci sami pracownicy na spotkaniach prywatnych mogą się silnie różnić, żartując i obśmiewając się wzajemnie lub być w fazie kryzysu odpowiedzialności i narzekania, natomiast w obliczu dyrektywnego, silnego lidera mogą funkcjonować w silnej zależności. Najczęściej ma to miejsce, kiedy zespół nie jest pewny lidera i jego sposobu zarządzania, czyli zwykle wtedy, kiedy lider jest nową osobą lub stosuje autokratyczne formy zarządzania. Jak więc zarządzać zespołem pracowników i go motywować, aby stawał się mniej zależny od lidera i brał większą odpowiedzialność za samodzielność w działaniu? Mądrze motywowany zespół może bowiem osiągać ponadprzeciętne wyniki, jednocześnie chroniąc wartości, takie jak: wzajemny szacunek, dbałość o siebie i swoich bliskich, dzielenie się wiedzą, wzajemna pomoc .

Bierny zespół

Faza zależności, czyli bierności zespołu, najczęściej występuje, kiedy lider tworzy nowy zespół lub staje na czele już istniejącego i jest dla pozostałych członków po prostu nową osobą. W grupie wiele zależy od lidera, bo przecież przydziela on pracę, przyznaje premie, wydaje zgodę np. na urlopy. Im lider ma większą władzę, tym większa szansa, że na początku współpracy jego zespół wejdzie w fazę zależności.

W tej fazie lider spotka się bardzo często z biernością zespołu i bezgraniczną akceptacją swoich decyzji. Dla wielu szefów ta faza rozwoju grupy jest bardzo wygodna, bo wtedy nikt się nie buntuje, a cały zespół jest wpatrzony w lidera jak w obrazek. Faza zależności charakteryzuje się dużą akceptacją i poszukiwaniem uznania ze strony grupy i lidera. Pracownicy są dla siebie życzliwi i unikają konfliktów. Dopiero zaczynają się poznawać i szukają u szefa akceptacji. Ważne w tym momencie jest bezpieczeństwo, dlatego naturalnie pracownicy poszukują podobieństw pomiędzy sobą i kiedy je odnajdą, mają poczucie, że łączy ich nie tylko praca, ale również zainteresowania, wartości. Zespół patrzy na szefa, jak na kogoś o wielkiej mocy i mądrości. Ta cecha przypisywania innym samych pozytywnych cech jest charakterystyczna dla tego etapu rozwoju zespołu. Jednak komunikacja pomiędzy pracownikami jest dość powierzchowna i stereotypowa.

Najtrudniejszym zjawiskiem w tej fazie rozwoju jest dość duża bierność grupy. Taki zespół dobrze pracuje z szefami dyrektywnymi, którzy wydają rozkazy i oczekują szybkiego ich wykonania. Właśnie dlatego autokratyczni szefowie lubią tę fazę, bo mogą mocno kontrolować grupę, a jednocześnie pracownicy nie skarżą się, nie narzekają, a wręcz nadmiernie wierzą w kompetencje takiego szefa, mówiąc o nim w samych superlatywach.

Dziecinna zależność

Bierność, wpatrzenie w lidera jak w bóstwo, pytania o to, kiedy będzie przerwa i czy można wyjść do toalety - takie dziecinne zachowania są dość charakterystyczne dla tego momentu rozwoju zespołu. W dużych organizacjach, które są zarządzane twardą ręką, na zebraniach zespołu będącego w tej fazie może się również pojawić zjawisko rozproszenia odpowiedzialności — nikt nie chce się podjąć projektu bez wyraźnego wskazania ze strony formalnego lidera, kto czym ma się zająć.

W takiej fazie rozwoju zespołu lider powinien unikać wybuchów emocjonalnych, a także gróźb, obśmiewania innych, pouczania i dobrych rad, czyli wszystkich tych zachowań, które mogą wzmocnić w zespole poczucie, że nie jest akceptowany i podlega silnej ocenie ze strony szefa.

WAŻNE

Jak motywować grupę biernych podwładnych?

● Nie traktuj milczenia grupy, jako wyrazu lekceważenia Ciebie jako szefa.

● Stosuj dyrektywne metody kierowania zespołem.

● Życzliwie pomagaj podwładnym w podejmowaniu zadań i osiąganiu celów.

● Formułuj pytania i instrukcje w zwięzłej i precyzyjnej formie, tak aby ludzie wiedzieli, czego od nich potrzebujesz i dlaczego dla Ciebie to jest takie ważne.

Co warto robić w fazie zależności?

Kiedy zespół nie jest pewny, za co będzie rozliczany i jaki model współpracy ma tworzyć, będzie pracować intensywnie jedynie w sytuacji, kiedy bezpośredni szef będzie go kontrolował. Kiedy tej kontroli zabraknie, aktywność natychmiast będzie spadała. To właśnie jedna z cech charakteryzujących fazę zależności: lider musi mocno kontrolować swoich współpracowników. Ale kiedy przestanie na nich patrzeć, to zespół zmniejsza swoją efektywność. Właśnie dlatego faza zależności rzadko jest najlepszym rozwiązaniem w organizacjach, które oczekują wyników i często te oczekiwania zwiększają.

Jeśli lider chce przeprowadzić swój zespół do fazy, w której wykaże się on większym zaangażowaniem, może to zrobić poprzez nazywanie swoich celów, intencji, motywów działań i decyzji. Warto również, aby stopniowo stawiał przed pracownikami nowe wyzwania, jednocześnie nie zrażając się, jeśli pewne zadania nie są realizowane w zadowalający sposób. Krytyka zespołu na tym etapie nie jest najlepszym pomysłem. Za każdym razem, kiedy tylko się da, lider powinien podejmować działania, aby integrować zespół. Dodatkowo warto, aby zostawiał członkom zespołu pole do jak największych interakcji. Może to osiągnąć poprzez przekazywanie im zadań do wspólnego rozwiązania lub tworząc mniejsze zespoły (dwu-, trzyosobowe), gotowe podejmować nowe wyzwania.

Od milczenia i bierności do zaangażowania

W Polsce wielu liderów świadomie lub intuicyjnie akceptuje bierne zespoły, ponieważ jest im wtedy łatwiej nimi kierować. Jest też faktem, że wiele zespołów będących w fazie zależności dobrze funkcjonuje, bo mają bardzo mocnego lidera, który zawsze jest na stanowisku i wyraźnie wskazuje podwładnym kierunek działania. Jednak rzadko się zdarza, aby taki zespół osiągał wysoką efektywność. Po pierwsze, zawsze potrzebuje bliskości lidera, co np. w zespołach rozproszonych jest trudniejsze ze względu na ograniczenia terytorialne i czasowe, a po drugie, jednak faza zależności charakteryzuje się biernością i brakiem inicjatywy pracowników, co dziś, w obliczu wyzwań i skomplikowanych procesów biznesowych, może przekreślić szansę takiego zespołu na sukces. Dlatego tak ważne jest, aby lider potrafił świadomie motywować podwładnych i przeprowadzi ich z fazy zależności do kolejnych etapów rozwoju.

Kiedy lider spotyka się z milczeniem i biernością zespołu, warto, żeby zastosował kilka technik (ramka powyżej), które pomogą mu przeprowadzić podwładnych ze stanu bierności do większego zaangażowania. Warto pamiętać, że tak naprawdę milczenie podwładnych nie jest przejawem braku zaangażowania, a jedynie lękiem przed oceną kolegów i lidera. Zniwelowanie tych obaw jest już sygnałem przeprowadzenia zespołu z fazy bierności do zaangażowania. A o to właśnie chodzi.

4 kroki przełamania milczenia zespołu

Krok 1. Zapytaj grupę o powody milczenia

Kiedy po kilku podjętych przez lidera próbach zaangażowania zespołu nadal panuje milczenie, można wykorzystać bardzo silne narzędzie, jakim jest skonfrontowanie zespołu z jego odpowiedzialnością. Można np. powiedzieć: "Prosiłem was o pomysły, jak wdrożyć nowy projekt w naszym zespole, bo zależy mi na waszym zaangażowaniu. Nikt z was nie zdecydował się zgłosić żadnego pomysłu. Dlatego chcę was zapytać: z jakiego powodu tak się stało?".Warto, aby po zadanym pytaniu lider wytrwał jedną, maksymalnie dwie minuty w ciszy. Ta cisza, jeśli nie będzie przerwana zagadywaniem ludzi, spowoduje, że zespół zacznie z większą świadomością dźwigać odpowiedzialność za zgłaszanie nowych pomysłów.

Krok 2. Wyjaśnij sytuację

Klaryfikacja to inaczej nazwanie stanu ducha grupy. Ważne, aby unikać tutaj jakichkolwiek ocen, w rodzaju: No nie, nie można być tak nieodpowiedzialnym, bo takie oceny jedynie pogłębią milczenie i zależność grupy w tym momencie. Lider powinien nazywać to, co widzi, odwoływać się do faktów, a nie do interpretacji uczuć czy też nastawień. W tym momencie można powiedzieć: "Kiedy milczycie jako grupa, to dla mnie nie jest komfortowa sytuacja. Zależy mi, aby zrozumieć powody waszego milczenia. Dlatego proszę każdego z was po kolei o odpowiedź na pytanie, dlaczego milczy. Przypominam, nie chcę nikogo rozliczać, a jedynie zrozumieć sytuację".

Krok 3. Zadaj wszystkim pytanie: "Dlaczego milczałeś?"

Celem jest pobudzenie grupy do wzięcia większej odpowiedzialności i skonfrontowania podwładnych z banalnymi czasem odpowiedziami. Z każdą następną wypowiedzią w zespole będzie wzrastało poczucie większego wpływu na pracę grupy. Niezależnie, jak bardzo dziwne wydawać się mogą odpowiedzi podwładnych, warto aby poprzez dosłowną parafrazę lider pomógł grupie nabrać większej odwagi w podjęciu odpowiedzialności. Dlatego nie warto zrażać się nawet banalnymi odpowiedziami, takimi jak np.: "Jestem dzisiaj jakiś taki... rozkojarzony?". Należy wytrwać i poprowadzić rundę pytań do końca. Okaże się, że już po dwóch, trzech wypowiedziach pracowników i kolejnych parafrazach lidera kolejne osoby zaczną odpowiadać sensowniej, dostrzegając, co się dzieje w zespole. Z czasem mogą się pojawiać ważniejsze, głębsze odpowiedzi, które będą wymagały działania lidera, np. grupa wskaże dwie, trzy najważniejsze bariery przeszkadzające ludziom w zaangażowaniu się. Wtedy warto je zrozumieć i podjąć działanie, aby je zburzyć lub odpowiadając na nie, zwiększyć poczucie bezpieczeństwa w zespole: "Słyszę, że obawiacie się, że jeśli czyjś pomysł nie będzie dobry, to inni - i ja również - was wyśmiejemy? I to jest jeden z głównych powodów, dla których milczycie?".

W tej fazie rozwoju grupa szczególnie obawia się oceny i dlatego wybiera bezpieczniejsze dla niej milczenie, aby nie wpaść w niełaskę lidera. Dodatkowo członkowie zespołu nie chcą ryzykować, że słabo wypadną w dyskusjach wobec innych kolegów, dlatego najczęściej milczą. Nawet jeśli mają wątpliwości lub inne zdanie, rzadko decydują się o nim powiedzieć. Lęk przed negatywną oceną, czasem wygłupieniem się bardzo często powstrzymuje ludzi przed zabraniem głosu. Dlatego nie należy się na nich złościć, tylko trzeba zaangażować zespół do poszukiwania rozwiązań nazwanych obaw.

WAŻNE

Wyzwania menedżera w motywowaniu zespołu

● Jak sobie radzić z biernością i brakiem aktywności grupy?

● Jak dyrektywnie prowadzić zespół, aby budować jego siłę i zaufanie?

● Jak budować poczucie bezpieczeństwa w zespole i przygotować zespół do podjęcia wyzwań biznesowych i sportowych?

● Jak ośmielać zespół do lepszego przepływu informacji?

Krok 4. Zaangażuj zespół do poszukiwania rozwiązań

To jest moment, w którym lider angażuje zespół. Może powiedzieć: "Słyszę, że jednym z głównych powodów, dla których milczycie, jest obawa przed negatywną oceną zespołu i moją. Proszę, zastanówmy się wspólnie, co mogłoby tę obawę zmniejszyć, żebyśmy w przyszłości mogli swobodnie wymieniać poglądy i dzielić się pomysłami. Pytam, bo zależy mi na waszym zaangażowaniu i bez niego nie widzę w najbliższym roku szansy na realizację zadań, które mamy do zrealizowania jako zespół." Zazwyczaj wtedy zespół zaczyna ufać liderowi i poszukiwać wspólnych rozwiązań.

Robert Zych

Współwłaściciel firmy szkoleniowej Kontrakt OSH. Autor książek: "Lider sprzedaży", "Gen sprzedawcy", "Szef w roli coacha", "Klient w centrum uwagi" oraz najnowszej - "Szef w relacji z zespołem".

robert.zych@kontraktosh.pl