Przy konstruowaniu każdej umowy funkcjonującej w obrocie gospodarczym należy pamiętać o najważniejszych jej elementach, takich jak:

1) oznaczenie stron, w tym ustalenie prawidłowej reprezentacji stron,

2) przedmiot umowy - określenie, czego umowa będzie dotyczyć; treść pozostałej części umowy powinna w zasadzie sprowadzać się do uszczegółowienia tego, co stanowi przedmiot umowy,

3) świadczenia stron - im bardziej szczegółowo zostaną opisane świadczenia, tym mniej wątpliwości będzie budzić podpisana umowa; warto określić, co będzie świadczone, kiedy, gdzie, przez kogo, w jaki sposób i na jakich zasadach, według jakich procedur, w jaki sposób np. będzie prowadzony nadzór ze strony "zamawiającego" i jakie zabezpieczenia zostaną ustalone z tytułu prawidłowego wykonania umowy oraz z tytułu gwarancji i rękojmi itd.,

4) skutki naruszenia umowy - to bardzo istotna, często niedoceniana część umowy; oprócz kar umownych można w tej części zawrzeć prawo wykonania obowiązków drugiej strony na jej koszt,

5) odpowiedzialność - istotne jest uregulowanie wzajemnej odpowiedzialności stron, np. odszkodowawczej,

6) warunki zakończenia umowy - ustalenie zasad dotyczących wypowiedzenia, odstąpienia czy też rozwiązania umowy,

7) postanowienia końcowe - umowa w tej części powinna rozstrzygać takie kwestie, jak: warunki zmiany umowy, wybór prawa właściwego i sądu właściwego.

Należy zachować maksymalną precyzję w każdym z fragmentów umowy, by nie pozostawiać wolnego pola do rozbieżnych interpretacji poszczególnych jej zapisów.

W praktyce często można spotkać się z błędnym przekonaniem, że to prawnicy powinni konstruować umowy. Nie zawsze jest to dobre rozwiązanie. Wskazane jest, aby pierwsza wersja umowy została przygotowana przez pracownika komórki merytorycznej, któremu znane są wszelkie okoliczności towarzyszące danemu zdarzeniu gospodarczemu (najlepiej potrafi przewidzieć praktyczne konsekwencje zaistniałych zdarzeń). A zatem to pracownik merytoryczny, prowadzący sprawę, powinien zmierzyć się z obowiązkiem jak najtrafniejszego opisania przedmiotu umowy. Rolą prawnika przy prostych i typowych umowach jest zweryfikowanie, czy zapisy wprowadzone przez pracownika merytorycznego nie stoją w sprzeczności z prawem i czy mają moc prawną oraz czy nie zostały przez niego zastosowane niedozwolone klauzule.

Do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany (art. 78 § 1 zd. drugie ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny; dalej: k.c.). Przy podpisywaniu umowy należy pamiętać o następujących zasadach:

● zasada 1 - podpis powinien znajdować się pod treścią oświadczeń zawartych w dokumencie,

● zasada 2 - podpis musi być własnoręczny, aby w wyniku badań grafologicznych można było stwierdzić, od kogo pochodzi, z wyjątkiem oświadczenia woli, złożonego w postaci elektronicznej, opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu (takie oświadczenie woli jest równoznaczne ze złożonym w formie pisemnej),

● zasada 3 - nie jest podpisem tzw. faksymile, czyli odciśnięty w formie pieczęci obraz podpisu; nie można też mówić o dochowaniu formy pisemnej wtedy, gdy podpisany dokument został przesłany tylko faksem lub pocztą elektroniczną.

Kierownik jednostki nie ma obowiązku parafowania czy podpisywania każdej strony umowy, jeżeli wewnętrzne uregulowania, obowiązujące w danej jednostce, o tym nie stanowią. Dla zachowania formy pisemnej wystarczy własnoręczny podpis na końcu umowy. Jeśli dokument składa się z wielu stron i załączników, to dobrą praktyką jest parafowanie każdej strony umowy. Zamyka to drogę do ewentualnych nadużyć polegających na próbach podmieniania niektórych stron umowy czy też załączników. Parafowanie umowy oznacza jej wstępną akceptację, pełni funkcję zabezpieczającą i porządkową, ale nie jest oświadczeniem woli. Zgoda na umowę pojawi się dopiero wtedy, kiedy strony zdecydują się na jej podpisanie. Podstawową zasadą jest podpisanie dokumentu na samym jego końcu - na ostatniej stronie na dole. Złożenie podpisu (podpisów) w tym miejscu oznacza, że podpisujący zgadza się z postanowieniami umowy widniejącymi nad podpisem (podpisami) oraz na poprzednich stronach.

Oświadczenia woli w jednostkach organizacyjnych sektora finansów publicznych zawsze składają upoważnieni kierownicy tych jednostek lub członkowie zarządów. Należy jednak mieć na uwadze fakt, że kierownik jednostki, w celu realizacji zadań, może zaciągać zobowiązania pieniężne do wysokości kwot wydatków określonych w zatwierdzonym planie finansowym jednostki. Złożenie podpisu na umowie przez głównego księgowego jednostki (kontrasygnata głównego księgowego) w ramach wykonania obowiązków wynikających z art. 54 pkt 1 ust. 3 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (dalej: uofp) w zakresie przeprowadzania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych stanowi potwierdzenie (gwarantuje), że jednostka dysponuje środkami finansowymi niezbędnymi do wykonania zaciągniętego zobowiązania. Dowodem dokonania przez głównego księgowego tej kontroli jest jego podpis złożony - obok podpisu pracownika właściwego rzeczowo - na dokumentach dotyczących danej operacji, który oznacza, że:

● nie zgłasza zastrzeżeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników oceny prawidłowości tej operacji i jej zgodności z prawem,

● nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów dotyczących tej operacji,

● zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym jednostki.

Zobowiązaniem pieniężnym będzie także czynność, która przy niepieniężnej istocie treści zobowiązania może w przyszłości spowodować obowiązek spełnienia świadczenia pieniężnego jako świadczenia zastępczego, np. w razie obowiązku naprawienia szkody trzeba będzie wypłacić odszkodowanie lub karę umowną. Kontrasygnata konieczna jest również przy czynnościach prawnych, które jedynie potencjalnie mogą skutkować powstaniem zobowiązania pieniężnego, jak np. umowy przedwstępne. Kontrasygnata głównego księgowego nie jest wymagana, jeżeli czynność prawna dotyczy zobowiązania o charakterze majątkowym, ale jego przedmiotem nie są kwoty pieniężne, np. zobowiązania wynikające z umowy zamiany, której istota polega na przeniesieniu prawa własności jednej rzeczy za przeniesienie prawa własności innej rzeczy.

Kontrola wstępna sprawowana przez głównego księgowego jednostki obejmuje kwestie formalne i rachunkowe, nie dotyczy natomiast merytorycznej strony kontrolowanej operacji. Główny księgowy nie ponosi odpowiedzialności za realizację umowy w jej części merytorycznej.

Kontrasygnata głównego księgowego ma istotne znaczenie m.in. dla ustalenia odpowiedzialności kierownika jednostki z tytułu naruszenia dyscypliny finansów publicznych w sytuacji, gdy kierownik zostaje wprowadzony w błąd przez głównego księgowego. Otóż projekt umowy kontrasygnowanej przez głównego księgowego daje podstawę kierownikowi jednostki do jej podpisania, a tym samym zaciągnięcia zobowiązania z niej wynikającego i pozostawania w przekonaniu, że wydatek związany z realizacją przedmiotowej umowy mieści się w planie finansowym jednostki. W takiej sytuacji trudno jest zarzucić kierownikowi jednostki dokonanie zamówienia w sposób niezgodny z ustawą z 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (dalej: upzp) i przypisać mu zamiar udzielenia zamówienia publicznego mimo braku zabezpieczenia środków na ten cel w planie finansowym jednostki.

Brak kontrasygnaty głównego księgowego nie powoduje nieważności umowy, gdyż w rozumieniu prawa cywilnego kontrasygnata nie jest oświadczeniem woli.

Odmienne znaczenie, co stanowi wyjątek od reguły wynikający wprost z art. 262 ust. 1 uofp, ma kontrasygnata skarbnika (głównego księgowego budżetu), która jest warunkiem skuteczności prawidłowo złożonego oświadczenia woli jednostki samorządu terytorialnego. Oświadczenie woli bez kontrasygnaty jest wprawdzie ważne, lecz nie wywoła skutków prawnych. Oznacza to, że jeśli kontrasygnata zostanie udzielona (np. w terminie wyznaczonym przez stronę, która zawarła z jednostką samorządu terytorialnego umowę), to ostatecznie dojdzie do zawarcia skutecznej umowy. Kontrasygnata stanowi potwierdzenie (gwarancję), że jednostka samorządu terytorialnego dysponuje środkami finansowymi potrzebnymi do wykonania zaciągniętego zobowiązania, nie stanowi natomiast formy wyrażenia zgody przez skarbnika na dokonanie czynności prawnej. Oznacza ona jednak akceptację skarbnika co do legalności dokonywanych czynności. Oczywiście chodzi tu o czynności, w których przedmiotem od chwili ich powstania jest suma pieniężna mająca charakter świadczenia głównego.

Czynności prawnych polegających na zaciąganiu kredytów i pożyczek oraz udzielaniu pożyczek, poręczeń i gwarancji, a także emisji papierów wartościowych, zgodnie z art. 262 ust. 1 uofp, dokonuje dwóch członków zarządu wskazanych w uchwale przez zarząd, z zastrzeżeniem, że ww. czynności prawnych w gminie dokonuje wójt (burmistrz, prezydent miasta). Dla ważności tych czynności konieczna jest kontrasygnata skarbnika jednostki samorządu terytorialnego. Skarbnik jednostki samorządu terytorialnego jest jedyną osobą uprawnioną do złożenia kontrasygnaty w odniesieniu do czynności prawnych polegających na zaciąganiu kredytów i pożyczek oraz udzielaniu pożyczek, poręczeń i gwarancji, a także emisji papierów wartościowych. Treść art. 262 ust. 1 uofp wskazuje jednoznacznie na wykluczenie jakiejkolwiek subdelegacji tego uprawnienia skarbnika jednostki samorządu terytorialnego, w wyniku której inna osoba przez niego upoważniona mogłaby złożyć kontrasygnatę.

Skarbnik, który odmówi złożenia kontrasygnaty, dokonuje jej na pisemne polecenie przewodniczącego zarządu jednostki samorządu terytorialnego, chyba że wykonanie polecenia stanowiłoby przestępstwo albo wykroczenie. W takim przypadku na skarbniku spoczywa obowiązek powiadomienia o tym organu stanowiącego jednostki samorządu terytorialnego oraz właściwej regionalnej izby obrachunkowej. Kontrasygnata głównego księgowego nie wymaga formy aktu notarialnego i może być udzielona (data, podpis, pieczątka) już po dokonaniu czynności prawnej oraz może być dokonana w dwojaki sposób:

● sposób 1 - na dokumencie, który stwierdza daną czynność prawną,

● sposób 2 - na dokumencie odrębnym zawierającym w swej treści opis (oznaczenie) operacji, której kontrasygnata dotyczy.

Skarbnik jednostki samorządu terytorialnego został ustawowo wyposażony w kompetencję do upoważniania głównych księgowych jednostek sektora finansów publicznych do kontrasygnowania czynności prawnych, które mogą spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych (majątkowych). O tym stanowią: art. 46 ust. 3 ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (dalej: ustawa o samorządzie gminnym), art. 48 ust. 3 ustawy z 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym oraz art. 57 ust. 3 ustawy z 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa. Kompetencja do upoważniania głównych księgowych jednostek sektora finansów publicznych do kontrasygnowania czynności prawnych, które mogą spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych (majątkowych), została przypisana wyłącznie skarbnikowi.

W polskim prawie istnieje zakaz subdelegacji kompetencji przez organy uprawnione do stanowiska bądź ustanawiania określonej normy prawnej. Stąd też wyklucza się możliwość jakiejkolwiek subdelegacji tego uprawnienia, co oznacza, że nie może być ono nikomu przekazane pod rygorem nieważności.

Prawo do udzielania upoważnienia przez skarbnika jednostki samorządu terytorialnego nie ma charakteru cywilnoprawnego. Ma ono jedynie charakter administracyjny. Upoważnienie udzielone przez skarbnika jest ważne i skuteczne do czasu jego odwołania lub zmiany. Upoważnienie takie traci moc również wraz z wygaśnięciem stosunku pracy głównego księgowego jednostki sektora finansów publicznych, natomiast jest ważne i skuteczne w przypadku zmiany personalnej na stanowisku skarbnika jednostki samorządu terytorialnego.

Główny księgowy jednostki sektora finansów publicznych, który otrzymał od skarbnika upoważnienie do kontrasygnowania określonych czynności, jest zobligowany do działania w granicach przekazanego mu upoważnienia. Jeżeli otrzymane upoważnienie zawiera kwotowe ograniczenie czynności, które są przedmiotem kontrasygnaty, wówczas główny księgowy zobowiązany jest do przestrzegania limitu określonego w tym upoważnieniu. Sankcją nieważności skutkuje dokonanie przez głównego księgowego kontrasygnaty czynności prawnej, która prowadziłaby do powstania zobowiązania pieniężnego przekraczającego kwotę określoną w upoważnieniu.

PRZYKŁAD

Czy jeśli wójt gminy podpisuje aneksy do umów, dotyczące np. wykonania robót inwestycyjnych lub remontowych, to aneksy te powinien kontrasygnować również skarbnik gminy?

Tak, pod warunkiem że aneksy te powodują powstanie po stronie gminy zobowiązań pieniężnych. Kontrasygnata skarbnika odnosi się do czynności prawnych podejmowanych przez organ wykonawczy gminy (wójta). Jeżeli czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, zgodnie z art. 46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym oraz art. 262 uofp, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy (głównego księgowego budżetu) lub osoby przez niego upoważnionej. Brak podpisu skarbnika powoduje więc nieskuteczność czynności prawnej. A zatem podpisanie dokumentu przez wójta, przed uznaniem treści tego dokumentu przez skarbnika lub osobę przez niego upoważnioną, jest wprawdzie ważne, lecz wydaje się nielogiczne, gdyż nie wywoła skutków prawnych. Dlatego też kontrasygnata skarbnika lub osoby przez niego upoważnionej powinna być złożona przed podpisaniem aneksu przez wójta. Skarbnik lub osoba przez niego upoważniona gwarantuje, że jednostka dysponuje środkami finansowymi niezbędnymi do wykonania zaciągniętego zobowiązania w kwocie objętej aneksem do umowy, odnosząc się tym samym przede wszystkim do realizacji uchwały budżetowej.

PRZYKŁAD

Czy wójt gminy może w przepisach wewnętrznych (regulaminie) powierzyć kontrasygnowanie umów innej osobie niż skarbnik gminy?

Nie, wójt gminy nie ma kompetencji do powierzenia kontrasygnowania czynności prawnych innej osobie niż skarbnik gminy. Tylko skarbnik gminy może upoważnić inną osobę do składania kontrasygnaty (np. pod swoją nieobecność) przy czynnościach prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych - art. 46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym. Kontrasygnata jest potrzebna do skuteczności takiej czynności. Tym samym takiej kontrasygnaty nie może składać np. zastępca skarbnika z upoważnienia wójta, zastępca skarbnika mógłby to zrobić, ale tylko z upoważnienia skarbnika gminy. Ewentualna kontrasygnata zastępcy skarbnika bez upoważnienia skarbnika gminy jest nieważna.

PRZYKŁAD

Czy skarbnik gminy (powiatu, województwa) może odmówić kontrasygnowania umów? Jeśli tak, to w jakich sytuacjach?

Tak, kontrasygnata jest m.in. potwierdzeniem legalności czynności. Skarbnik sprawdza, czy dana czynność nie nosi znamion przestępstwa lub wykroczenia. W sytuacji stwierdzenia ich wystąpienia skarbnik zobowiązany jest do wskazania tych faktów, co jest przesłanką odmowy złożenia przez niego kontrasygnaty. Ponadto skarbnik ma prawo odmówić dokonania kontrasygnaty w sytuacji, gdy np. zobowiązania przekraczałyby plan finansowy wydatków ustalony w uchwale budżetowej gminy (powiatu, województwa). Gdy skarbnik odmówił kontrasygnaty, ma obowiązek jej dokonania w przypadku pisemnego polecenia swojego zwierzchnika (wójta, starosty, marszałka). Pisemne polecenie jest aktem nakazującym podległemu pracownikowi wykonanie określonej czynności. Jego niewykonanie jest naruszeniem art. 100 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy, zgodnie z którym pracownik jest obowiązany m.in. stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę. Odmowa wykonania polecenia może skutkować konsekwencjami przewidzianymi w prawie pracy, tj. odpowiedzialnością porządkową, dyscyplinarną lub być podstawą do rozwiązania stosunku pracy. Skarbnik w takiej sytuacji nie może odmówić udzielenia kontrasygnaty, z wyjątkiem gdyby dokonanie tej czynności wywoływało skutki naruszające prawo; wówczas skarbnik obowiązany jest powiadomić organ stanowiący danej jednostki samorządu terytorialnego oraz właściwą regionalną izbę obrachunkową. Powiadomienie organu stanowiącego i regionalnej izby obrachunkowej nie upoważnia tych organów do wstrzymania lub unieważnienia czynności, mogą one natomiast zawiadomić organy ścigania (prokuraturę) o podejrzeniu popełnienia przestępstwa lub wykroczenia oraz rzecznika dyscypliny finansów publicznych o czynności noszącej znamiona naruszenia dyscypliny finansów publicznych.

Zawarcie umowy ma swój finał w księgowości, ponieważ w księgach rachunkowych jednostki sektora finansów publicznych ujmuje się wszystkie etapy rozliczeń poprzedzające płatność dochodów i wydatków, a w zakresie wydatków i kosztów - także zaangażowanie środków (art. 40 ust. 2 pkt 2 uofp). Zaangażowanie związane jest także ze wstępną oceną celowości zaciągania zobowiązań, w wyniku której dochodzi m.in. do zawarcia umów. Ewidencja zaangażowania w księgach rachunkowych jednostki daje również możliwość skuteczniejszej kontroli zgodności dokonywanych wydatków z planem finansowym wydatków jednostki, a tym samym zmniejsza niebezpieczeństwo przekroczenia planu finansowego wydatków. Główny księgowy poprzez złożenie swojego podpisu, na ogół w formie dokonywania kontrasygnaty umów i zleceń oraz zamówień, potwierdza, że jednostka dysponuje środkami finansowymi wystarczającymi na pokrycie zobowiązań wynikających z tych dokumentów. Istotą zaangażowania wydatków budżetowych jest ustalenie ich wartości przed dokonaniem tych wydatków. Zaangażowanie powinno być ujęte na podstawie np. umowy, a korygowane z datą jej aneksowania. Po zmianach wniesionych w zawartej umowie główny księgowy powinien dokonać korekty wartości zaangażowania. Ewidencją zaangażowania powinny być objęte umowy i inne dokumenty, mające "wymiar finansowy" i zawierające termin płatności przyszłego zobowiązania. W przypadku umów wieloletnich o ustalonej wartości dla poszczególnych lat budżetowych należy zaangażowanie podzielić na obciążające rok bieżący i lata przyszłe. Z tytułu umów bezterminowych o znanej stawce miesięcznej, np. umów o pracę zawartych na czas nieokreślony, zaangażowanie może być wyliczone jedynie w czasie ściśle określonym, a więc w danym roku budżetowym, którego dotyczy plan wydatków budżetowych. Umowy, które dotyczą np. dostaw energii elektrycznej, dostaw wody i odprowadzania ścieków, dostaw gazu ziemnego, usług pocztowych czy usług transportowych, najczęściej zawierają jedynie ceny jednostkowe, stąd zaangażowanie powinno być ustalane i ujmowane w ewidencji księgowej jednostki z chwilą powstania takiego zobowiązania, tj. w dacie wystawienia lub otrzymania faktury, w zależności od uregulowań wewnętrznych obowiązujących w danej jednostce sektora finansów publicznych. Istnieje również możliwość ustalenia wartości zaangażowania, jeśli uregulowania wewnętrzne jednostki tę kwestię obejmują, po kontroli urządzeń pomiarowych, tj. dokonaniu odczytu przez inkasenta.

Wartość zaangażowania nie powinna przekraczać kwot określonych w planie wydatków budżetowych jednostki. Jednak w sytuacji, gdy zaangażowanie określonych wydatków budżetowych byłoby konieczne, mimo braku ich pokrycia w planie finansowym wydatków budżetowych jednostki, wówczas powinno być ono ujęte w ewidencji księgowej jednostki i odpowiednio zaprezentowane w sprawozdawczości danej jednostki.

Zaangażowanie środków, poprzedzające dokonanie wydatków budżetowych, ujmuje się na kontach ewidencji pozabilansowej. Ewidencja na kontach pozabilansowych ma charakter uzupełniający do podstawowej ewidencji księgowej, którą jednostka prowadzi na kontach bilansowych. Oczywiście ewidencja pozabilansowa nie ma wpływu na wartość aktywów i pasywów ujmowanych w sprawozdaniu finansowym danej jednostki. Do ewidencji pozabilansowej nie stosuje się tak rygorystycznych wymagań dotyczących ujmowania zdarzeń gospodarczych na kontach księgowych, jak dla ewidencji bilansowej, np. nie stosuje się zasady podwójnego zapisu, która mówi, że każda operacja gospodarcza jest ewidencjonowana na co najmniej dwóch różnych kontach, po dwóch różnych stronach tych kont i w identycznej wartości. Mimo że ewidencja pozabilansowa nie jest obwarowana tak ścisłymi regułami, jest ona ważna i służy działaniom kontrolnym w zakresie realizacji budżetu w układzie "klasycznym" (według szczegółowych podziałek obowiązującej klasyfikacji budżetowej), jak i w układzie zadaniowym.

Plan kont zawarty w rozporządzeniu Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (dalej: rozporządzenie w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont) przewiduje konta pozabilansowe służące m.in. do ewidencji zaangażowania.

W jednostkach budżetowych do ewidencji prawnego zaangażowania wydatków budżetowych ujętych w planie finansowym jednostki danego roku budżetowego oraz w planie finansowym niewygasających wydatków budżetowych ujętych do realizacji w danym roku budżetowym służy konto 998 "Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego".

Ewidencja szczegółowa do konta 998 powinna być prowadzona według podziałek klasyfikacyjnych planu finansowego danej jednostki, z wyodrębnieniem planu niewygasających wydatków. Na koniec roku konto to nie wykazuje salda.

Natomiast do ewidencji prawnego zaangażowania wydatków budżetowych przyszłych lat oraz niewygasających wydatków przeznaczonych do realizacji w latach następnych służy konto 999 "Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat".

Ewidencja szczegółowa do konta 999 powinna być prowadzona według podziałek klasyfikacyjnych planu finansowego, z wyodrębnieniem planu niewygasających wydatków. Na koniec roku konto może wykazywać saldo Ma oznaczające zaangażowanie wydatków budżetowych lat przyszłych.

Oprócz kont 998 i 999 rozporządzenie w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont wymienia jeszcze inne konta służące do ewidencji zaangażowania wydatków, tj. konto:

● 983 "Zaangażowanie wydatków środków europejskich roku bieżącego",

● 984 "Zaangażowanie wydatków środków europejskich przyszłych lat",

● 985 "Zaangażowanie środków samorządowych zakładów budżetowych".

Konta: 983 i 984 funkcjonują analogicznie do kont 998 i 999. Natomiast konto 985 służy do ewidencji prawnego zaangażowania środków pieniężnych przewidzianych w planach finansowych samorządowych zakładów budżetowych na sfinansowanie ich działalności, niezależnie od tego, w którym roku nastąpią wydatki z rachunku bankowego zakładu. Zaangażowanie należy ewidencjonować w księgach rachunkowych zakładu według chronologii "zapadania poszczególnych decyzji", tj. pod datą podpisania umowy lub innego dokumentu, a w przypadku np. otrzymanych decyzji - pod datą ich uprawomocnienia, których realizacja z kolei spowoduje powstanie zobowiązań, a w konsekwencji konieczność ich sfinansowania ze środków własnych samorządowego zakładu budżetowego.

Dokonując zapisów na ww. kontach księgowych, trzeba pamiętać, że na jednostkach budżetowych oraz na samorządowych zakładach budżetowych ciąży obowiązek wprowadzania do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego, w postaci zapisu, każdego zdarzenia, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym (art. 20 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości; dalej: uor). Oznacza to konieczność bieżącego ujmowania w ewidencji księgowej jednostki operacji związanych m.in. z zaangażowaniem wydatków budżetowych, w tym wynikających z zawartych umów.

MARIA JASIŃSKA

magister ekonomii, skarbnik jednostki samorządu terytorialnego z wieloletnim doświadczeniem w zakresie finansów publicznych i rachunkowości budżetowej, szkoleniowiec z rachunkowości budżetowej i sprawozdawczości jednostek sektora finansów publicznych. Ma także doświadczenie w pełnieniu funkcji przewodniczącego i członka rad nadzorczych spółek jednostek samorządu terytorialnego

GRZEGORZ KURZĄTKOWSKI

magister ekonomii, pracownik komórki finansowej urzędu jednostki samorządu terytorialnego z doświadczeniem w ewidencji i rozliczaniu projektów współfinansowanych ze środków UE