Zobowiązania to wynikający z przeszłych zdarzeń obowiązek wykonania świadczeń o wiarygodnie określonej wartości, które spowodują wykorzystanie już posiadanych lub przyszłych aktywów jednostki (art. 3 ust. 1 pkt 20 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości; dalej: uor), czyli musi być to zdarzenie przeszłe oraz musi dotyczyć świadczeń (pojęcie to należy rozumieć szeroko) wiarygodnie określonych. Dodatkowo takie zdarzenie musi powodować wykorzystanie już posiadanych aktywów jednostki (środki pieniężne) albo przyszłych aktywów. Z tej definicji płynie jeszcze jeden wniosek - nie każde zdarzenie w momencie powstania pociąga za sobą obowiązek świadczenia. Tym samym nie ma obowiązku spełnienia danego świadczenia i angażowania przez jednostkę jej zasobów.

Kierując się tą definicją, wskazane jest wyróżnianie tych zdarzeń, które angażują zasoby, i tych, które takiego zaangażowania zasobów nie wywołują.

Ustawa o rachunkowości zawiera także definicję zobowiązań finansowych, zobowiązań warunkowych oraz zobowiązań krótkoterminowych.

Tabela. Definicje zobowiązań

Rodzaj zobowiązania	Definicja z uor
Zobowiązania finansowe	Zobowiązanie jednostki do wydania aktywów finansowych albo do wymiany instrumentu finansowego z inną jednostką, na niekorzystnych warunkach (kredyty czy pożyczki zaciągane przez jednostki) - art. 3 ust. 1 pkt 27.
Zobowiązania warunkowe	Obowiązek wykonania świadczeń, których powstanie jest uzależnione od zaistnienia określonych zdarzeń (zobowiązania uzależnione od ziszczenia się określonego warunku) - art. 3 ust. 1 pkt 28.
Zobowiązania krótkoterminowe	Ogół zobowiązań z tytułu dostaw i usług, a także całość lub tę część pozostałych zobowiązań, które stają się wymagalne w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego (zobowiązania, co do których okres jest wyznacznikiem zaliczania do krótkoterminowych albo długoterminowych zobowiązań) - art. 3 ust. 1 pkt 22.

Podział na zobowiązania krótkoterminowe oraz długoterminowe ma szczególne znaczenie w kontekście sporządzania skonsolidowanego bilansu jednostki samorządu terytorialnego, gdyż wszystkie jednostki objęte konsolidacją powinny w ten sam sposób ujmować zdarzenia - zobowiązania.

1. Zasady rachunkowości

Rachunkowość, aby spełniała stawiane przed nią cele - wiarygodność, rzetelność, kompletność oraz terminowość prezentacji danych - musi działać zgodnie z pewnymi normami, zasadami, regułami, koncepcjami czy też wzorcami postępowania.

Naczelną zasadą rachunkowości jest koncepcja "prawdziwego i wiernego obrazu" sytuacji majątkowej, finansowej oraz wyniku finansowego danej jednostki sektora finansów publicznych. Koncepcja ta zbudowana jest na bardzo prostym i słusznym założeniu, że jednostka zobowiązana jest do prowadzenia rachunkowości w sposób zapewniający pozyskanie jasnych i rzetelnych informacji o jej stanie majątkowym, finansowym oraz wyniku finansowym. Przekładając to na zobowiązania ujmowane w księgach rachunkowych, jednostka powinna ujmować wszelkie zdarzenia, z którymi wiąże się wykorzystanie zasobów majątkowych danej jednostki sektora finansów publicznych. Tej właśnie koncepcji podporządkowane są pozostałe zasady rachunkowości, które można traktować jako zasady uzupełniające, uszczegółowiające koncepcję "prawdziwego i wiernego obrazu".

1.1. Zasada memoriału

Zasada memoriału polega na całościowym ujęciu do danego okresu sprawozdawczego wszystkich osiągniętych (wykonanych) albo/i przypadających przychodów i kosztów związanych z tymi przychodami niezależnie od terminu zapłaty. Innymi słowy, jednostka nie powinna przyporządkowywać zdarzeń do danego okresu sprawozdawczego, kierując się datą wpływu albo wypływu środków pieniężnych (metoda kasowa), jeśli przepisy szczególne dotyczące finansów publicznych nie stanowią inaczej. Odnosząc to do zobowiązań, jednostka nie może księgować zobowiązania pod datą jego spełnienia, lecz powinna ująć najpierw zobowiązanie przypadające na dany okres sprawozdawczy, a następnie uregulować takie zobowiązanie.

PRZYKŁAD

Jednostka otrzymała fakturę za zakup usługi remontowej w paragrafie 427 "Zakup usług remontowych" na kwotę 1500 zł. Faktura dokumentuje zakup usługi odnoszonej memoriałowo do marca 2015 r. Ujęcie księgowe tej faktury w miesiącu dokonania zapłaty (np. w kwietniu czy w maju) byłoby już naruszeniem zasady memoriału.

Ewidencję księgową przedstawia schemat.

SCHEMAT. Powstanie zobowiązania i jego zapłata

W bezpośredniej styczności z zasadą memoriału występuje zasada współmierności.

1.2. Zasada współmierności

Zasada współmierności wyraża się w powinności zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów. Do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego należy zaliczać koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione.

Przykładem tej zasady będzie tworzenie w jednostce biernych rozliczeń międzyokresowych przy wykorzystaniu konta 640 "Rozliczenia międzyokresowe kosztów" - bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów.

PRZYKŁAD

Jednostka zamierza zrealizować remont obiektu hali sportowej. Planowany koszt tego przedsięwzięcia to 20 000 zł. W związku z tym jednostka, kierując się zasadą współmierności kosztów i przychodów, zamierza utworzyć rezerwę związaną z tym remontem na kwotę 20 000 zł.

1.3. Zasada ostrożności

Zasada ostrożności, zwana częściej także "zasadą ostrożnej wyceny", zobowiązuje jednostkę do tego, aby poszczególne składniki aktywów i pasywów wyceniała, stosując rzeczywiście poniesione na ich nabycie (wytworzenie) ceny (koszty).

W tym celu w wyniku finansowym, bez względu na jego wysokość, należy uwzględnić:

● zmniejszenia wartości użytkowej lub handlowej składników aktywów, w tym również dokonywane w postaci odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych,

● wyłącznie niewątpliwe pozostałe przychody operacyjne i zyski nadzwyczajne,

● wszystkie poniesione pozostałe koszty operacyjne i straty nadzwyczajne,

● rezerwy na znane jednostce ryzyko, grożące straty oraz skutki innych zdarzeń.

Zdarzenia te należy uwzględnić także wtedy, gdy zostaną one ujawnione między dniem bilansowym a dniem, w którym rzeczywiście następuje zamknięcie ksiąg rachunkowych.

Zasada ostrożności w aspekcie ewidencji zobowiązań zasadniczo sprowadza się do rzetelnej wyceny na dzień bilansowy. Kierując się tą zasadą i regulacjami zawartymi w uor oraz w komunikacie nr 2 Ministra Finansów z 21 marca 2014 r. w sprawie ogłoszenia uchwały Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia znowelizowanego Krajowego Standardu Rachunkowości nr 6 "Rezerwy, bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów, zobowiązania warunkowe" (dalej: KRS nr 6), każda jednostka powinna w swoim planie kont uwzględnić zawarte w nich regulacje formalnoprawne.

PRZYKŁAD

Jednostka w związku z toczącym się postępowaniem sądowym, dotyczącym procesu inwestycyjnego: budowa obiektu infrastruktury użyteczności publicznej, zamierza utworzyć rezerwę na zobowiązania w wysokości wiarygodnie oszacowanej kwoty - 25 000 zł. Utworzenie takiej rezerwy jest praktycznym wyrazem zastosowania zasady ostrożności.

1.4. Zasada ciągłości

Zasada ciągłości zobowiązuje jednostkę do konsekwentnego stosowania jednolitego sposobu postępowania przez jednostkę w kolejnych okresach sprawozdawczych (kolejnych latach). Zasada ta zapewnia porównywalność prezentowanych informacji w sprawozdaniu finansowym o stanie majątku, źródłach jego finansowania oraz wyniku na prowadzonej działalności za dane okresy sprawozdawcze.

PRZYKŁAD

Jednostka ponosi wydatki związane z zakupem usług telefonii stacjonarnej. Na koszt tej usługi składa się zarówno abonament, jak i zrealizowane połączenia telefoniczne. Abonament rozliczany jest do miesiąca obecnego, a rozmowy do miesiąca poprzedniego:

● abonament - marzec,

● koszt rozmów telefonicznych - luty.

W tych okolicznościach jednostka zamierza ujmować w kosztach tego samego miesiąca (marzec 2015 r. i dalej) zarówno abonament telefoniczny, jak i koszty połączeń. Kierując się zasadą ciągłości, jednostka stosować będzie takie rozwiązanie w trakcie roku budżetowego i na przełomie lat.

Wspierając się jeszcze zasadą istotności, jednostka przy odpowiednim zapisie w swej polityce rachunkowości zamierza prowadzić zaprezentowany w przykładzie sposób ujmowania w księgach rachunkowych zakupu usług telefonii stacjonarnej.

Zapis w polityce rachunkowości powinien jednoznacznie wskazywać na sposób ujęcia w księgach rachunkowych wszelkich faktur zakupowych, gdzie koszt dotyczy dwóch różnych okresów sprawozdawczych. Jednostka może np. zapisać w polityce rachunkowości, że:

1) "faktury zakupowe, których koszt obejmuje dwa okresy sprawozdawcze następujące po sobie, ujmuje się w miesiącu, na który przypada ostatni okres sprawozdawczy"

albo

2) "faktury zakupowe, które dokumentują poniesione koszty dotyczące więcej niż jednego okresu sprawozdawczego, ujmuje się w księgach rachunkowych miesiąca, w którym nastąpił wpływ faktury do jednostki".

Podane przykłady są propozycją zapisu w polityce rachunkowości. Każda jednostka może według własnego uznania określić taki zapis, z tym, że należy zawsze pamiętać o zasadzie ciągłości i istotności.

1.5. Zasada zakazu kompensat

Zgodnie z tą zasadą, jednostka nie może kompensować ze sobą wartości różnych co do rodzaju aktywów i pasywów, przychodów i kosztów związanych z nimi oraz zysków i strat nadzwyczajnych.

PRZYKŁAD 1

Na dzień bilansowy, tj. na 31 grudnia 2015 r., jednostka A ma należności na kwotę 1000 zł, zaś jej zobowiązania na ten dzień wynoszą 20 000 zł. Wartość skompensowana to 19 000 zł zobowiązań ujętych w bilansie oraz brak należności do bilansu.

W praktyce oznacza to, że jeśli jednostka w księgach rachunkowych wykazuje należności na kwotę 1000 zł oraz zobowiązania w wysokości 20 000 zł, to zgodnie z zakazem kompensowania musi w sprawozdaniu wykazać odpowiednio należności na kwotę 1000 zł oraz zobowiązania na kwotę 20 000 zł.

W przypadku zastosowania kompensaty jednostka prezentowałaby tylko i wyłącznie zobowiązania w wysokości 19 000 zł, co należy uznać za stan nieodpowiadający stanowi faktycznemu.

Zakazu kompensat nie wolno mylić z prawnie dopuszczalną możliwością potrącania wzajemnych wierzytelności. Takie potrącenie w praktyce bardzo często nazywane jest kompensatą, przy czym nie jest to kompensata w znaczeniu opisanym w ww. przykładzie. Jeśli zatem, zgodnie z prawem, istnieje możliwość skompensowania (potrącenia) wzajemnych, bezspornych i wymagalnych wierzytelności, to nie jest to naruszenie zasady zakazu kompensat z uor.

PRZYKŁAD 2

Jednostka B ma wierzytelność na kwotę 50 000 zł od podmiotu Y. Podmiot Y ma wierzytelność od jednostki B. Jednostka B i podmiot Y są względem siebie wierzycielami i dłużnikami. Potrącenie wzajemnych wierzytelności pomiędzy jednostką B i podmiotem Y nie jest kompensowaniem, o którym stanowi uor.

1.6. Zasada istotności

Zasada istotności nakłada na jednostkę obowiązek wyodrębnienia w rachunkowości wszystkich zdarzeń istotnych do oceny sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki, przy zachowaniu zasady ostrożności. Jednak jednostka może w ramach przyjętych zasad rachunkowości stosować uproszczenia, jeżeli takie uproszczenia nie wywierają istotnie ujemnego wpływu na prezentację sytuacji majątkowej, finansowej oraz wyniku finansowego jednostki.

PRZYKŁAD

Jednostka ponosi wydatki związane z zakupem mediów w paragrafie 426 "Zakup energii". Na koszt tej usługi składa się zarówno opłata stała, jak i pozostałe elementy kalkulacji kosztowej opłaty za media.

Jednostka zamierza zastosować uproszczenie polegające na ujęciu zakupu mediów w dacie otrzymania faktury za media.

Kierując się zasadą ciągłości, jednostka stosować będzie takie rozwiązanie w trakcie roku budżetowego i na przełomie lat.

2. Budowa zakładowego planu kont - zobowiązania i koszty

Jednostka przy tworzeniu własnego zakładowego planu kont powinna uwzględniać możliwości wprowadzone w § 15 rozporządzenia Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (dalej: rozporządzenie w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont):

§ 15. 1. Ustalając zakładowy plan kont, należy się kierować następującymi zasadami:

1) konta wskazane w planach kont należy traktować jako standardową liczbę kont, która może być ograniczona jedynie o konta służące do księgowania operacji gospodarczych niewystępujących w jednostce lub placówce albo uzupełniona o konta zgodne co do treści ekonomicznej, w tym również przy wykorzystaniu symboli kont, które nie mają zastosowania w jednostce;

2) plan kont dla budżetu jednostki samorządu terytorialnego może być uzupełniony, w miarę potrzeby, o właściwe konta planu kont dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych;

3) konta wskazane w planach kont ujętych w załącznikach do rozporządzenia mogą być dzielone na dwa lub więcej kont syntetycznych;

4) zakładowy plan kont powinien uwzględniać ustalenia dysponenta części budżetowej lub zarządu jednostki samorządu terytorialnego dotyczące zasad grupowania operacji gospodarczych istotnych dla rodzaju działalności;

5) zakładowy plan kont powinien zapewniać możliwość sporządzenia sprawozdań finansowych, sprawozdań budżetowych lub innych sprawozdań określonych w odrębnych przepisach.

2. W jednostkach zobowiązanych - na podstawie odrębnych przepisów - do planowania i sprawozdawczości budżetowej w układzie zadaniowym, ewidencja operacji dotyczących wykonania budżetu w układzie zadaniowym jest prowadzona z wykorzystaniem konta pozabilansowego planu kont jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych zawartego w załączniku nr 3 do rozporządzenia, z zastrzeżeniem ust. 2a.

2a. Ewidencja wykonania budżetu w układzie zadaniowym może być prowadzona w inny sposób ustalony przez jednostkę, pod warunkiem że zapewni wykonanie obowiązków sprawozdawczych wynikających z odrębnych przepisów.

3. Plan kont dla budżetu państwa może być uzupełniony o dodatkowe konta.

Bazując na tej kompetencji, każdy plan kont nie musi być ograniczony tylko do liczby kont syntetycznych wykazanych w załączniku nr 3 do ww. rozporządzenia. Konta syntetyczne mogą być dzielone według indywidualnych potrzeb każdej jednostki. W praktyce oznacza to, że podzielone konto pierwotne ulega likwidacji, a w jego miejsce powstają dwa (lub więcej) nowe konta syntetyczne.

PRZYKŁAD

Dla jednostki budżetowej - PODATNIK VAT

Konto syntetyczne pierwotne: 201 "Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami"

Nowe konta syntetyczne powstałe w wyniku likwidacji dotychczasowego konta syntetycznego:

● 201/1 "Zobowiązania z tytułu dostaw, robót i usług finansowanych z budżetu - objęte sprawozdaniem Rb-28/Rb-28S - zakup bezpośrednio związany ze sprzedażą opodatkowaną",

● 201/2 "Zobowiązania z tytułu dostaw, robót i usług finansowanych z budżetu - objęte sprawozdaniem Rb-28/Rb-28S - zakup związany ze sprzedażą zwolnioną",

● 201/3 "Zobowiązania z tytułu dostaw, robót i usług finansowanych z budżetu - objęte sprawozdaniem Rb-28/Rb-28S - zakup związany ze sprzedażą opodatkowaną i zwolnioną",

● 201/4 "Zobowiązania z tytułu dostaw, robót i usług finansowanych z budżetu - objęte sprawozdaniem Rb-28/Rb-28S - zakup związany z czynnościami niepodlegającymi opodatkowaniu",

gdzie rozszerzenie z wykorzystaniem ukośnika oraz odpowiedniej cyfry oznacza nowe znaczenie treściowe konta.

Nowo powstałe konta syntetyczne dostosowane są do potrzeb prowadzenia rozliczeń związanych z VAT.

W miejsce ukośnika jednostka może wykorzystać myślnik ("-"), z dalszym rozszerzeniem o odpowiednią cyfrę

albo

to samo konto według potrzeb jednostki może być podzielone jeszcze zupełnie inaczej:

● 201-1 "Zobowiązania z tytułu dostaw, robót i usług finansowanych z budżetu - objęte sprawozdaniem Rb-28/Rb-28S - zakup bezpośrednio związany ze sprzedażą opodatkowaną",

● 201-2 "Zobowiązania z tytułu dostaw, robót i usług finansowanych z budżetu - objęte sprawozdaniem Rb-28/Rb-28S - zakup związany ze sprzedażą zwolnioną",

● 201-3 "Zobowiązania z tytułu dostaw, robót i usług finansowanych z budżetu - objęte sprawozdaniem Rb-28/Rb-28S - zakup związany ze sprzedażą opodatkowaną i zwolnioną",

● 201-4 "Zobowiązania z tytułu dostaw, robót i usług finansowanych z budżetu - objęte sprawozdaniem Rb-28/Rb-28S - zakup związany z czynnościami niepodlegającymi opodatkowaniu",

● 201-5 "Zobowiązania z tytułu dostaw, robót i usług finansowanych ze środków gromadzonych na rachunku wydzielonym (dochody własne) - objęte sprawozdaniem Rb-34S - zakup bezpośrednio związany ze sprzedażą opodatkowaną",

● 201-6 "Zobowiązania z tytułu dostaw, robót i usług finansowanych ze środków gromadzonych na rachunku wydzielonym (dochody własne) - objęte sprawozdaniem Rb-34S - zakup związany ze sprzedażą zwolnioną",

● 201-7 "Zobowiązania z tytułu dostaw, robót i usług finansowanych ze środków gromadzonych na rachunku wydzielonym (dochody własne) - objęte sprawozdaniem Rb-34S - zakup związany ze sprzedażą opodatkowaną i zwolnioną",

● 201-8 "Zobowiązania z tytułu dostaw, robót i usług finansowanych ze środków gromadzonych na rachunku wydzielonym (dochody własne) - objęte sprawozdaniem Rb-34S - zakup związany z czynnościami niepodlegającymi opodatkowaniu",

gdzie rozszerzenie z wykorzystaniem myślnika oraz odpowiedniej cyfry oznacza nowe znaczenie treściowe konta.

W podanym przykładzie podzielone konto pierwotne dotyczy rozliczeń zakupów finansowanych z budżetu (pierwsze cztery cyfry) oraz rozliczeń finansowanych w ramach dochodów własnych (pozostałe cztery) - jednostka systemu oświaty będąca czynnym podatnikiem VAT.

Jednostka może także podzielić konto syntetyczne pierwotne według innego kryterium, jeśli taki podział ma znaczenie dla prowadzonej przez jednostkę działalności. Szczególnie ważne jest to przy prowadzeniu sprzedaży opodatkowanej VAT.

Jednostka może podzielić konto 201 "Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami" w zupełnie inny sposób:

1) 201 "Należności z tytułu dostaw, robót i usług finansowanych z budżetu",

2) 202 "Zobowiązania z tytułu dostaw, robót i usług finansowanych z budżetu".

W tym przypadku konto aktywno-pasywne 201 zostało podzielone na dwa nowe konta syntetyczne, na których odrębnie jednostka księguje zobowiązania i należności.

Jednostka może także rozbudować analitykę do konta już istniejącego 202 "Zobowiązania z tytułu dostaw, robót i usług finansowanych z budżetu" - uwzględniającą potrzeby informacyjno-sprawozdawcze według przykładu:

● 202/1 "Zobowiązania z tytułu dostaw, robót i usług finansowanych z budżetu - objęte sprawozdaniem Rb-28/Rb-28S - zakup bezpośrednio związany ze sprzedażą opodatkowaną",

● 202/2 "Zobowiązania z tytułu dostaw, robót i usług finansowanych z budżetu - objęte sprawozdaniem Rb-28/Rb-28S - zakup związany ze sprzedażą zwolnioną",

● 202/3 "Zobowiązania z tytułu dostaw, robót i usług finansowanych z budżetu - objęte sprawozdaniem Rb-28/Rb-28S - zakup związany ze sprzedażą opodatkowaną i zwolnioną",

● 202/4 "Zobowiązania z tytułu dostaw, robót i usług finansowanych z budżetu - objęte sprawozdaniem Rb-28/Rb-28S - zakup związany z czynnościami niepodlegającymi opodatkowaniu",

gdzie rozszerzenie z wykorzystaniem ukośnika oraz odpowiedniej cyfry oznacza nowe znaczenie treściowe konta.

Nie tylko konto 201, lecz także inne konta syntetyczne kont rozrachunkowych można dzielić według zasad przyjętych w polityce rachunkowości. Nie ma żadnych przeszkód formalnoprawnych na przeprowadzenie takiego zabiegu. Na przykład konto 231 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń" można podzielić na dwa nowe konta:

1) 231 "Rozrachunki z pracownikami z tytułu wynagrodzeń",

2) 232 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń bezosobowych - umowy zlecenia, umowy o dzieło".

Konto 231 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń" może zostać podzielone na poziomie analitycznym następująco:

● 231/1 "Zobowiązania z tytułu wynagrodzeń osobowych",

● 231/2 "Zobowiązania z tytułu wynagrodzeń bezosobowych",

● 231/3 "Zobowiązania z tytułu wynagrodzeń osobowych - zaliczki",

● 231/4 "Zobowiązania z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego",

gdzie rozszerzenie z wykorzystaniem ukośnika oraz odpowiedniej cyfry oznacza nowe znaczenie treściowe konta.

Dalej zaprezentowane są konta zespołu 2 - "Rozrachunki i rozliczenia" wraz z powiązaniami księgowymi z innymi kontami ze szczególnym uwzględnieniem zobowiązań. Zaproponowane w tabelach powiązania księgowe są przykładowe. W zakładowym planie kont każda jednostka musi uwzględnić specyfikę właściwą dla swej działalności, gdyż to ta specyfika determinuje powiązania księgowe w zakresie zobowiązań, a jednocześnie uwzględnić obowiązujące przepisy właściwe dla jednostki. Konta zespołu 2 są kontami, na których jednostka ujmuje wszelkie rozliczenia dotyczące zobowiązań. Zaprezentowane powiązania związane są z:

● budżetem - zobowiązania objęte sprawozdaniem Rb-28/Rb-28S oraz zobowiązania-nadpłaty z Rb-27/Rb-27S,

● dochodami własnymi - dotyczy jednostek systemu oświaty,

● funduszami celowymi.

I. KONTA ZESPOŁU 2 - BUDŻET

Konto 201 "Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami"

Konto 201 służy w jednostce do ewidencji w szczególności rozrachunków i roszczeń:

● krajowych z tytułu dostaw, robót i usług, w tym również zaliczek na poczet dostaw, robót i usług,

● zagranicznych z tytułu dostaw, robót i usług, w tym również zaliczek na poczet dostaw, robót i usług,

● kwot zabezpieczeń, poręczeń czy też kaucji, jeśli nie są ujęte na koncie 240 "Pozostałe rozrachunki".

Konto to obciąża się za powstałe należności i roszczenia oraz za spłatę i zmniejszenie zobowiązań, a uznaje się za powstałe zobowiązania oraz spłatę i zmniejszenie należności i roszczeń.

Ewidencja szczegółowa do konta 201:

1) prowadzona jest według podziałek klasyfikacji budżetowej,

2) zapewnia możliwość ustalenia należności i zobowiązań krajowych oraz zagranicznych według poszczególnych kontrahentów w ramach prowadzonych kont ksiąg pomocniczych określonych w punkcie 1.

Konto 201 może mieć dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności i roszczeń, a saldo Ma - stan zobowiązań.

Typowe zapisy strony Wn konta 201 "Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami":

Treść operacji	Konto przeciwstawne
1. Zapłata zobowiązań za dostawy i usługi	101, 130
2. Odpisanie zobowiązań (przedawnionych, umorzonych): ● działalności operacyjnej jednostki ● działalności inwestycyjnej (środki trwałe w budowie)	751, 761 080

Typowe zapisy strony Ma konta 201 "Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami":

Treść operacji	Konto przeciwstawne
1. Zobowiązania jednostki wynikające z faktur VAT lub rachunków z tytułu dostaw robót i usług dotyczące: ● działalności operacyjnej jednostki ● działalności inwestycyjnej (środki trwałe w budowie) ● zakupu środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych	401, 402, 409 080 011, 020
2. Zobowiązania wobec dostawców z tytułu odsetek i kar umownych w ramach działalności operacyjnej jednostki: ● kary ● odsetki za zwłokę w zapłacie	761 751

Prowadząc konto 201, jednostka może mieć wątpliwości, czy za pośrednictwem tego można księgować faktury albo rachunki związane z nabyciem środków trwałych, gdyż w opisie do tego konta mowa jest o robotach. Uznać należy, że gdyby opis konta 201 zawierał tylko sformułowanie "zakup towarów i usług", to bez wątpienia wydatki z paragrafu np. 606 "Wydatki na zakupy inwestycyjne jednostek budżetowych" nie mogłyby być rozliczane na koncie 201, lecz na koncie 240 "Pozostałe rozrachunki".

W tych okolicznościach należy przyjąć, że także zakupy inwestycyjne z paragrafu 606 należy rozliczać za pośrednictwem konta 201.

Konto 221 "Należności z tytułu dochodów budżetowych"

Konto 221 służy w jednostce do ewidencji należności z tytułu dochodów budżetowych.

Na stronie Wn tego konta jednostka ujmuje ustalone należności z tytułu dochodów budżetowych i zwroty nadpłat, natomiast na stronie Ma - wpłaty należności z tytułu dochodów budżetowych oraz odpisy (zmniejszenia) należności.

Ewidencja szczegółowa do konta 221 prowadzona jest według:

1) dłużników,

2) podziałek klasyfikacji budżetowej,

3) budżetów.

Konto 221 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności z tytułu dochodów budżetowych, a saldo Ma - stan zobowiązań jednostki budżetowej z tytułu nadpłat w tych dochodach.

Typowe zapisy strony Wn konta 221 "Należności z tytułu dochodów budżetowych":

Treść operacji	Konto przeciwstawne
1. Przypis należności głównej 2. Zwrot nadpłat	720 101, 130

Typowe zapisy strony Ma konta 221 "Należności z tytułu dochodów budżetowych":

Treść operacji	Konto przeciwstawne
1. Zmniejszenie (odpis) uprzednio przypisanej należności głównej 2. Odpis należności głównej przedawnionej albo umorzonej 3. Odpis należności ubocznej (odsetki) przedawnionej albo umorzonej	720 761 751

Prowadząc konto 221, jednostka może wygenerować saldo zobowiązań z tytułu powstałych nadpłat. Nadpłaty takie należy traktować jako zobowiązania ujmowane zarówno w bilansie jednostki, jak i w skonsolidowanym bilansie jednostki samorządu terytorialnego.

Wystąpienie salda nadpłat na koncie 221 oznacza także obowiązek ujęcia w sprawozdaniu Rb-27 czy Rb-27S i absolutnie nie można tego traktować jako zobowiązania do sprawozdania Rb-28 czy Rb-28S. Dla jednostki oznacza to, że ewentualna nadpłata musi być rozliczana przy jej zwrocie dla uprawnionego podmiotu:

● Wn 221 "Należności z tytułu dochodów budżetowych",

● Ma 130 "Rachunek bieżący jednostki"/101 "Kasa".

Błędne jest przyjęcie założenia, że zwrot nadpłaty może być dokonany jako wydatek budżetowy. Poniesienie wydatku budżetowego w podziałce klasyfikacji budżetowej nie może mieć miejsca.

Nadpłata powstała na koncie 221 może być rozliczana na podstawie ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (dalej: Ordynacja podatkowa) albo według zasad określonych w ustawie z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (dalej: k.c.), jeśli przepisy szczególne dla danego typu zobowiązania (należności) nie stanowią inaczej.

W przypadku nadpłaty związanej z należnością budżetową, co do której jednostka zobowiązana jest stosować przepisy Ordynacji podatkowej, zobowiązanie na stronie Ma konta 221 i jego likwidacja powinny przebiegać przy uwzględnieniu podanych przepisów Ordynacji podatkowej w części dotyczącej nadpłat.

POZNAJ PRZEPISY

Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa:

Art. 72. § 1. Za nadpłatę uważa się kwotę:

1) nadpłaconego lub nienależnie zapłaconego podatku;

2) podatku pobraną przez płatnika nienależnie lub w wysokości większej od należnej;

3) zobowiązania zapłaconego przez płatnika lub inkasenta, jeżeli w decyzji, o której mowa w art. 30 § 4, określono je nienależnie lub w wysokości większej od należnej;

4) zobowiązania zapłaconego przez osobę trzecią lub spadkobiercę, jeżeli w decyzji o ich odpowiedzialności podatkowej lub decyzji ustalającej wysokość zobowiązania podatkowego spadkodawcy określono je nienależnie lub w wysokości większej od należnej.

(...)

Art. 77b. § 1. Zwrot nadpłaty następuje:

1) na wskazany rachunek bankowy podatnika, płatnika lub inkasenta obowiązanego do posiadania rachunku bankowego;

2) w gotówce, jeżeli podatnik, płatnik lub inkasent nie są obowiązani do posiadania rachunku bankowego, chyba że zażądają zwrotu nadpłaty na rachunek bankowy.

§ 2. Za dzień zwrotu nadpłaty uważa się dzień:

1) obciążenia rachunku bankowego organu podatkowego na podstawie polecenia przelewu;

2) nadania przekazu pocztowego;

3) wypłacenia kwoty nadpłaty przez organ podatkowy lub postawienia nadpłaty do dyspozycji podatnika w kasie.

§ 3. Nadpłata, której wysokość nie przekracza kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym, podlega zwrotowi wyłącznie w kasie.

§ 4. Nadpłata zwracana przekazem pocztowym jest pomniejszana o koszty jej zwrotu.

§ 5. Przepisy § 1-4 stosuje się odpowiednio do osób, które były wspólnikami spółki cywilnej w chwili rozwiązania spółki.

(...)

Art. 80. § 1. Prawo do zwrotu nadpłaty podatku wygasa po upływie 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin jej zwrotu.

§ 2. Po upływie terminu określonego w § 1 wygasa również prawo do złożenia wniosku o zaliczenie nadpłaty na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych oraz możliwość zaliczenia nadpłaty na poczet zaległych oraz bieżących zobowiązań podatkowych.

§ 3. Złożenie wniosku o stwierdzenie nadpłaty, zwrot nadpłaty lub zaliczenie jej na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych przerywa bieg terminu do zwrotu nadpłaty.

W przypadku nadpłaty związanej z należnością budżetową o charakterze cywilnoprawnym jednostka nie stosuje regulacji zawartych w Ordynacji podatkowej. Zobowiązanie występujące na stronie Ma konta 221 i jego likwidacja powinny przebiegać przy uwzględnieniu art. 405-414 k.c. dotyczących bezpodstawnego wzbogacenia się.

Problematykę rozliczania nadpłaty z konta 221 ilustrują przykłady.

PRZYKŁAD 1

Jednostka A przypisuje na koncie 221 należności budżetowe, do których zastosowanie mają wprost przepisy Ordynacji podatkowej. W lipcu 2015 r. na konto jednostki wpłynęły środki pieniężne. Podmiotem wpłacającym nie jest podmiot, na którym ciąży obowiązek publicznoprawny - tzw. wpłata podmiotu X za obowiązek podmiotu Y.

W tych okolicznościach na koncie 221 pojawia się zobowiązanie do zwrotu kwoty na rzecz podmiotu X.

Zwrot kwoty nadpłaty na rzecz podmiotu X doprowadzi do wygaśnięcia zobowiązania, który ciąży na jednostce wobec podmiotu X.

Jednostka A zamierza rozliczyć nadpłatę (zobowiązania z konta 221 - strona Ma), zgodnie z instytucją bezpodstawnego wzbogacenia regulowaną w k.c.

PRZYKŁAD 2

Jednostka B przypisuje na koncie 221 należności budżetowe, do których zastosowanie mają wprost przepisy Ordynacji podatkowej. W sierpniu 2015 r. na konto jednostki wpłynęły środki pieniężne. Podmiotem wpłacającym nie jest podmiot, na którym ciąży obowiązek publicznoprawny - tzw. wpłata podmiotu Y za obowiązek podmiotu Z.

W tych okolicznościach na koncie 221 pojawia się zobowiązanie do zwrotu kwoty na rzecz podmiotu Y.

Zwrot kwoty nadpłaty na rzecz podmiotu Y doprowadzi do wygaśnięcia zobowiązania, który ciąży na jednostce wobec podmiotu Y.

Jednostka B zamierza rozliczyć nadpłatę (zobowiązania z konta 221 - strona Ma), zgodnie z regulacjami zawartymi w Ordynacji podatkowej.

Niezależnie od tego, czy zastosowanie będzie mieć Ordynacja podatkowa (działanie jednostki B), czy też nie (działanie jednostki A), to nie ma to wpływu na istotę zapisów na koncie 221 w kontekście zobowiązania ciążącego na jednostce. Saldo Ma konta 221 na potrzeby sprawozdania finansowego oznacza zobowiązanie.

Konto 222 "Rozliczenie dochodów budżetowych"

Konto 222 służy w jednostce do ewidencji rozliczenia zrealizowanych przez jednostkę dochodów budżetowych.

Na stronie Wn tego konta jednostka ujmuje dochody budżetowe przelane do budżetu, w korespondencji odpowiednio z kontem 130 (albo 130/1), a na stronie Ma jednostka ujmuje w ciągu roku budżetowego okresowe lub roczne przeksięgowania zrealizowanych dochodów budżetowych na konto 800, na podstawie sprawozdań budżetowych.

Ewidencja szczegółowa do konta 222 może być prowadzona według podziałek klasyfikacji budżetowej.

Konto 222 może wykazywać saldo Ma, które oznacza stan dochodów budżetowych zrealizowanych, lecz nieprzelanych do budżetu. Saldo to ulega likwidacji poprzez księgowanie przelewu do budżetu dochodów budżetowych pobranych, lecz nieprzelanych do końca roku, w korespondencji z kontem 130 (albo 130/1).

Typowe zapisy strony Wn konta 222 "Rozliczenie dochodów budżetowych":

Treść operacji	Konto przeciwstawne
Okresowe przelewy zrealizowanych dochodów budżetowych	130

Typowe zapisy strony Ma konta 222 "Rozliczenie dochodów budżetowych":

Treść operacji	Konto przeciwstawne
Przeniesienie sumy zrealizowanych dochodów budżetowych na podstawie właściwego sprawozdania typu Rb na fundusz jednostki	800

Może się tak zdarzyć, że niestety konto 222 będzie wykazywało saldo Ma na dzień bilansowy. W takich okolicznościach saldo Ma należy wykazać w bilansie jednostki oraz w skonsolidowanym bilansie jednostki samorządu terytorialnego jako zobowiązanie.

PRZYKŁAD

Jednostka prowadzi sprzedaż opodatkowaną VAT i przyjmuje jako dochód budżetowy kwotę 100% należności. Dochody są planowane wraz z VAT na sprzedaży.

Ewidencję księgową przedstawia schemat.

SCHEMAT. Należności z tytułu dochodów budżetowych

Z podanego przykładu wynika, że na dzień bilansowy w jednostce wystąpi saldo Ma konta 222 w wysokości 230 zł. Saldo to powinno być ujęte w bilansie jednostki oraz w skonsolidowanym bilansie jednostki samorządu terytorialnego jako zobowiązanie. Saldo Ma konta 222 w tym przykładzie nie może być rozliczone. Przyczyną tego stanu rzeczy jest przypisywanie na koncie 221 należności wraz z VAT i traktowanie takiej należności brutto jako kategorii przyszłego dochodu budżetowego. W praktyce oznacza to, że saldo Ma konta 222 co roku ulegałoby przyrostowi bez możliwości jego rozliczenia, mimo że sam zapis księgowy jest poprawny oraz fakt, że z uzyskanego dochodu uregulowano zobowiązanie z konta 225. Gdyby jednostka planowała dochody bez VAT przy wykonywaniu czynności opodatkowanych VAT, to na dzień bilansowy nie wystąpiłoby saldo Ma konta 222. Obroty konta 222 byłyby zgodne z obrotami konta 221 oraz 130.

Konto 223 "Rozliczenie wydatków budżetowych"

Konto 223 służy w jednostce do ewidencji rozliczenia zrealizowanych przez jednostkę wydatków budżetowych.

Na stronie Wn tego konta jednostka ujmuje w ciągu roku budżetowego okresowe lub roczne przeniesienia, na podstawie sprawozdań budżetowych, zrealizowanych wydatków budżetowych, a na stronie Ma - okresowe wpływy środków pieniężnych otrzymanych na pokrycie wydatków budżetowych.

Ewidencja szczegółowa do konta 223 może być prowadzona według podziałek klasyfikacji budżetowej.

Konto 223 może wykazywać saldo Ma, które oznacza stan środków pieniężnych otrzymanych na pokrycie wydatków budżetowych, lecz niewykorzystanych do końca roku. Saldo konta 223 ulega likwidacji poprzez księgowanie przelewu na rachunek dysponenta wyższego stopnia środków pieniężnych niewykorzystanych do końca roku, w korespondencji z kontem 130.

Typowe zapisy strony Wn konta 223 "Rozliczenie wydatków budżetowych":

Treść operacji	Konto przeciwstawne
1. Zwroty niewykorzystanych środków na wydatki 2. Przeniesienie sumy zrealizowanych wydatków budżetowych na podstawie właściwego sprawozdania typu Rb na fundusz jednostki	130 800

Typowe zapisy strony Ma konta 223 "Rozliczenie wydatków budżetowych":

Treść operacji	Konto przeciwstawne
Wpływ środków na wydatki dotyczące działalności operacyjnej jednostki związanej z: ● zadaniami własnymi ● zadaniami zleconymi	130 130

Tak jak w przypadku konta 222 i tutaj może pojawić się saldo Ma konta 223, które należy ujawnić w bilansie jednostki oraz w skonsolidowanym bilansie jednostki samorządu terytorialnego.

Konto 225 "Rozrachunki z budżetami"

Konto 225 służy w jednostce do ewidencji rozrachunków z budżetami w szczególności z tytułu podatków, nadpłat w rozliczeniach z budżetami.

Na stronie Wn tego konta jednostka ujmuje nadpłaty oraz wpłaty do budżetu, a na stronie Ma - zobowiązania wobec budżetów.

Ewidencja szczegółowa do konta 225 zapewnia możliwość ustalenia stanu należności i zobowiązań według każdego z tytułów rozrachunków z budżetem odrębnie. Ewidencja szczegółowa prowadzona jest także według podziałek klasyfikacji budżetowej w następujący sposób:

● 225/1/Podatek dochodowy od osób fizycznych,

● 225/2/Inne obciążenia wobec budżetu.

Konto 225 może mieć dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności, a saldo Ma - stan zobowiązań wobec budżetów.

Typowe zapisy strony Wn konta 225 "Rozrachunki z budżetami":

Treść operacji	Konto przeciwstawne
1. Zapłata naliczonego podatku dochodowego od osób fizycznych z tytułu: ● umowy o pracę ● umowy zlecenia ● umowy o dzieło	130 130 130
2. Zapłata naliczonych odsetek za nieterminowe opłacanie zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych z tytułu: ● umowy o pracę ● umowy zlecenia ● umowy o dzieło	130 130 130
3. Zapłata naliczonych podatków i opłat obciążających koszty działalności jednostki	130

Typowe zapisy strony Ma konta 225 "Rozrachunki z budżetami":

Treść operacji	Konto przeciwstawne
1. Naliczone podatki i opłaty obciążające koszty działalności jednostki	403
2. Naliczony i potrącony na listach płac podatek dochodowy od osób fizycznych z tytułu: ● umowy o pracę ● umowy zlecenia ● umowy o dzieło	231 231 231
3. Naliczone odsetki należne budżetowi z tytułu zwłoki w zapłacie zobowiązań 4. Wpływy należności z tytułu rozrachunków z budżetem jako zwrot wydatków - tylko rozliczenia dotyczące konta 225	751 130

Konto 229 "Pozostałe rozrachunki publicznoprawne"

Konto 229 służy w jednostce do ewidencji, innych niż z budżetami, rozrachunków publicznoprawnych, a w szczególności z tytułu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych.

Na stronie Wn tego konta jednostka ujmuje należności oraz spłatę i zmniejszenie zobowiązań, a na stronie Ma - zobowiązania, spłatę i zmniejszenie należności z tytułu rozrachunków publicznoprawnych.

Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 229 zapewnia możliwość ustalenia stanu należności i zobowiązań według tytułów rozrachunków oraz podmiotów, z którymi są dokonywane rozliczenia. Ewidencja szczegółowa prowadzona jest także według podziałek klasyfikacji budżetowej w następujący sposób:

● 229/1/ZUS,

● 229/2/Ubezpieczenie zdrowotne,

● 229/3/Inne obciążenia.

Konto 229 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności, a saldo Ma - stan zobowiązań.

Typowe zapisy strony Wn konta 229 "Pozostałe rozrachunki publicznoprawne":

Treść operacji	Konto przeciwstawne
1. Zapłata obciążeń publicznoprawnych: ● ZUS ● FP ● PFRON 2. Zapłata obciążeń publicznoprawnych - ZUS - osoby uprawnione na podstawie odrębnych przepisów prawa	130 130 130 130
3. Odpis zobowiązań przedawnionych, umorzonych 4. Korekty składek pokrywanych przez pracownika	761/800 231

Typowe zapisy strony Ma konta 229 "Pozostałe rozrachunki publicznoprawne":

Treść operacji	Konto przeciwstawne
1. Naliczone składki ZUS pokrywane przez pracodawcę z tytułu wynagrodzeń 2. Naliczone składki na FP 3. Naliczone składki ZUS pokrywane przez jednostkę za osoby uprawnione na podstawie odrębnych przepisów prawa	405 405 409

Konto 231 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń"

Konto 231 służy w jednostce do ewidencji rozrachunków z pracownikami i innymi osobami fizycznymi z tytułu wypłat pieniężnych i świadczeń rzeczowych zaliczonych, zgodnie z odrębnymi przepisami, do wynagrodzeń, a w szczególności należności za pracę wykonywaną na podstawie stosunku pracy, umowy zlecenia, umowy o dzieło, umowy agencyjnej i innych umów zgodnie z odrębnymi przepisami.

Na stronie Wn tego konta jednostka ujmuje w szczególności:

● wypłaty pieniężne lub przelewy wynagrodzeń,

● wypłaty zaliczek na poczet wynagrodzeń,

● wartość wydanych świadczeń rzeczowych zaliczanych do wynagrodzeń,

● potrącenia wynagrodzeń obciążające pracownika.

Natomiast na stronie Ma jednostka ujmuje w szczególności swoje zobowiązania z tytułu wynagrodzeń.

Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 231 zapewnia możliwość ustalenia stanów należności i zobowiązań z tytułu wynagrodzeń i świadczeń zaliczanych do wynagrodzeń. Ewidencja szczegółowa prowadzona jest także według podziałek klasyfikacji budżetowej.

Konto 231 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności, a saldo Ma - stan zobowiązań jednostki z tytułu wynagrodzeń.

Typowe zapisy strony Wn konta 231 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń":

Treść operacji	Konto przeciwstawne
1. Wypłata wynagrodzeń i zaliczek na poczet wynagrodzeń: ● gotówką z kasy ● przelewem 2. Potrącenia dokonane na liście płac z tytułu zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych	101 130 225
3. Potrącenia dokonane na liście płac z tytułu składek na Fundusz Ubezpieczeń Społecznych pokrywanych przez pracowników	229
4. Potrącenia dokonane na liście płac z tytułu alimentów i innych zobowiązań pracowników 5. Odpis przedawnionych zobowiązań z tytułu wynagrodzeń	234/240 760

Typowe zapisy strony Ma konta 231 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń":

Treść operacji	Konto przeciwstawne
1. Naliczone wynagrodzenia brutto obciążające: 1) koszty działalności operacyjnej z tytułu: ● umowy o pracę ● umowy zlecenia ● umowy o dzieło	404 404 404
2) koszty inwestycji (środków trwałych w budowie) z tytułu: ● umowy o pracę ● umowy zlecenia ● umowy o dzieło	080 080 080
3) straty nadzwyczajne z tytułu: ● umowy o pracę ● umowy zlecenia ● umowy o dzieło 2. Odpis należności przedawnionych i umorzonych	771 771 771 761

Konto 234 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami"

Konto 234 służy w jednostce do ewidencji należności, roszczeń i zobowiązań wobec pracowników z innych tytułów niż wynagrodzenia.

Na stronie Wn tego konta jednostka ujmuje w szczególności:

● wypłacone pracownikom zaliczki i sumy do rozliczenia na wydatki obciążające jednostkę,

● należności od pracowników z tytułu dokonanych przez jednostkę świadczeń odpłatnych,

● należności z tytułu pożyczek z ZFŚS,

● należności i roszczenia od pracowników z tytułu niedoborów i szkód,

● zapłacone zobowiązania wobec pracowników.

Na stronie Ma jednostka ujmuje w szczególności:

● wydatki wyłożone przez pracowników w imieniu jednostki,

● rozliczone zaliczki i zwroty środków pieniężnych,

● wpływy należności od pracowników.

Zaliczki wypłacone pracownikom w walutach obcych jednostka ujmuje, do czasu ich rozliczenia, w równowartości waluty polskiej ustalonej przy wypłacie zaliczki.

Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 234 zapewnia możliwość ustalenia stanu należności, roszczeń i zobowiązań według tytułów rozrachunków. Ewidencja szczegółowa prowadzona jest także według podziałek klasyfikacji budżetowej.

Konto 234 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności i roszczeń, a saldo Ma - stan zobowiązań wobec pracowników.

Typowe zapisy strony Wn konta 234 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami":

Treść operacji	Konto przeciwstawne
1. Wypłaty zaliczek dla pracowników: ● z kasy ● z rachunku bankowego 2. Należności z tytułu udzielonych pożyczek mieszkaniowych wypłaconych z ZFŚS	101 130 135
3. Należności z tytułu udzielonych pożyczek mieszkaniowych z ZFŚS - odsetki od pożyczek mieszkaniowych z ZFŚS	851
4. Należności z tytułu niedoborów i szkód zawinionych przez pracownika	Konta zespołu 0, 1, 3

Typowe zapisy strony Ma konta 234 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami":

Treść operacji	Konto przeciwstawne
1. Rozliczenie przez pracownika pobranej zaliczki obciążającej: ● koszty działalności operacyjnej ● koszty inwestycji (środków trwałych w budowie) ● koszty ZFŚS 2. Rozliczenie przez pracownika pobranej zaliczki w związku z zakupem materiałów przyjętych do magazynu	401, 402, 409 080 851 310
3. Wpłaty sum niewykorzystanych zaliczek: ● do kasy ● na rachunek bankowy	101 130

Konto 240 "Pozostałe rozrachunki"

Konto 240 służy w jednostce do ewidencji krajowych i zagranicznych należności i roszczeń oraz zobowiązań związanych z realizacją zadań jednostki, a nieobjętych ewidencją na kontach: 201, 221, 222, 223, 225, 229, 231 i 234.

Na stronie Wn tego konta jednostka ujmuje powstałe należności i roszczenia oraz spłatę i zmniejszenie zobowiązań, a na stronie Ma - powstałe zobowiązania oraz spłatę i zmniejszenie należności i roszczeń.

Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 240 zapewnia ustalenie rozrachunków, roszczeń i rozliczeń z poszczególnych tytułów. Ewidencja szczegółowa prowadzona jest według podziałek klasyfikacji budżetowej.

Konto 240 może mieć dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności i roszczeń, a saldo Ma - stan zobowiązań.

Typowe zapisy strony Wn konta 240 "Pozostałe rozrachunki":

Treść operacji	Konto przeciwstawne
1. Pożyczki mieszkaniowe udzielone osobom niebędącym pracownikami	101, 135
2. Ujawnione niedobory i szkody: ● gotówki w kasie ● podstawowych środków trwałych - wartość nieumorzona ● pozostałych środków trwałych ● inwestycji (środków trwałych w budowie) ● materiałów znajdujących się w magazynie jednostki	101 011 013 080 310
3. Roszczenia sporne z tytułu: ● dostaw i sprzedaży ● należności od pracowników	201 234
4. Wypłaty z kasy dotyczące: zasiłków celowych, zasiłków stałych, świadczeń rodzinnych, zasiłków zwrotnych, dodatków mieszkaniowych, stypendiów	101
5. Wypłaty z rachunku bankowego dotyczące: zasiłków celowych, zasiłków stałych, świadczeń rodzinnych, zasiłków zwrotnych, dodatków mieszkaniowych, stypendiów	130
6. Zapłata za usługi opiekuńcze	130

Typowe zapisy strony Ma konta 240 "Pozostałe rozrachunki":

Treść operacji	Konto przeciwstawne
1. Rozliczenie niedoborów i szkód: ● zaliczonych do kosztów działalności podstawowej jednostki (w granicach norm dopuszczalnych)	401, 409
● obciążających straty nadzwyczajne ● obciążających osoby materialnie odpowiedzialne	771 234
2. Protokół różnic inwentaryzacyjnych - nadwyżki: ● w kasie ● materiałów w magazynie ● środków trwałych, pozostałych środków trwałych ● wartości niematerialnych i prawnych	101 310 011, 013 020
3. Wartość naliczonych świadczeń na rzecz osób uprawnionych zgodnie z odrębnymi przepisami: zasiłków celowych, zasiłków stałych, świadczeń rodzinnych, zasiłków zwrotnych, dodatków mieszkaniowych, stypendiów, usług opiekuńczych, innych	409

II. KONTA ZESPOŁU 2 - DOCHODY WŁASNE

Konto 201 "Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami - dochody własne"

Konto 201 służy w jednostce do ewidencji rozrachunków i roszczeń:

● krajowych z tytułu dostaw, robót i usług, w tym również zaliczek na poczet dostaw, robót i usług finansowanych ze środków dochodów własnych,

● zagranicznych z tytułu dostaw, robót i usług, w tym również zaliczek na poczet dostaw, robót i usług finansowanych ze środków dochodów własnych.

Konto 201 obciąża się za powstałe należności i roszczenia oraz za spłatę i zmniejszenie zobowiązań, a uznaje się za powstałe zobowiązania oraz spłatę i zmniejszenie należności i roszczeń.

Ewidencja szczegółowa do konta 201:

1) prowadzona jest według podziałek klasyfikacji budżetowej,

2) zapewnia możliwość ustalenia należności i zobowiązań krajowych i zagranicznych według poszczególnych kontrahentów w ramach prowadzonych kont ksiąg pomocniczych określonych w punkcie 1.

Konto 201 może mieć dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności i roszczeń, a saldo Ma - stan zobowiązań.

Typowe zapisy strony Wn konta 201 "Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami - dochody własne":

Treść operacji	Konto przeciwstawne
1. Zapłata zobowiązań za dostawy i usługi	101, 132
2. Odpis zobowiązań (przedawnionych, umorzonych): ● działalności operacyjnej jednostki ● działalności inwestycyjnej (środki trwałe w budowie)	751, 761 080

Typowe zapisy strony Ma konta 201 "Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami - dochody własne":

Treść operacji	Konto przeciwstawne
1. Zobowiązania jednostki wynikające z faktur VAT lub rachunków z tytułu dostaw robót i usług dotyczące: ● działalności operacyjnej jednostki ● działalności inwestycyjnej (środki trwałe w budowie) ● zakupu środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych	401, 402, 409 080 011, 020
2. Zobowiązania wobec dostawców z tytułu odsetek i kar umownych w ramach działalności operacyjnej jednostki: ● kary ● odsetki za zwłokę w zapłacie	761 751

Konto 225 "Rozrachunki z budżetami - dochody własne"

Konto 225 służy w jednostce do ewidencji rozrachunków z budżetami w szczególności z tytułu podatków, nadpłat w rozliczeniach z budżetami oraz rozliczeń środków na rachunku bankowym na dzień 31 grudnia każdego roku.

Na stronie Wn tego konta jednostka ujmuje nadpłaty oraz wpłaty do budżetu, a na stronie Ma - zobowiązania wobec budżetów.

Ewidencja szczegółowa do konta 225 zapewnia możliwość ustalenia stanu należności i zobowiązań według każdego z tytułów rozrachunków z budżetem odrębnie. Ewidencja szczegółowa prowadzona jest także według podziałek klasyfikacji budżetowej w następujący sposób:

● 225/1/Podatek dochodowy od osób fizycznych,

● 225/2/Inne obciążenia wobec budżetu.

Konto 225 może mieć dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności, a saldo Ma - stan zobowiązań wobec budżetów.

Typowe zapisy strony Wn konta 225 "Rozrachunki z budżetami - dochody własne":

Treść operacji	Konto przeciwstawne
1. Zapłata naliczonego podatku dochodowego od osób fizycznych z tytułu: ● umowy zlecenia ● umowy o dzieło	132 132
2. Zapłata naliczonych odsetek za nieterminowe opłacanie zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych z tytułu: ● umowy zlecenia ● umowy o dzieło	132 132
3. Zapłata naliczonych podatków i opłat obciążających koszty działalności jednostki	132
4. Przelew środków z rachunku bankowego pozostałych na koniec roku (art. 223 ust. 4 uofp)	132

Typowe zapisy strony Ma konta 225 "Rozrachunki z budżetami - dochody własne":

Treść operacji	Konto przeciwstawne
1. Naliczone podatki i opłaty obciążające koszty działalności jednostki	403
2. Naliczony i potrącony podatek dochodowy od osób fizycznych z tytułu: ● umowy zlecenia ● umowy o dzieło 3. Naliczone odsetki należne budżetowi z tytułu zwłoki w zapłacie zobowiązań 4. Rozliczenie środków na rachunku bankowym na koniec roku przelanych w nowym roku kalendarzowym	231 231 751 820

Konto 229 "Pozostałe rozrachunki publicznoprawne - dochody własne"

Konto 229 służy w jednostce do ewidencji, innych niż z budżetami, rozrachunków publicznoprawnych, a w szczególności z tytułu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych związanych z wynagrodzeniami bezosobowymi.

Na stronie Wn tego konta jednostka ujmuje należności oraz spłatę i zmniejszenie zobowiązań, a na stronie Ma - zobowiązania, spłatę i zmniejszenie należności z tytułu rozrachunków publicznoprawnych.

Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 229 zapewnia możliwość ustalenia stanu należności i zobowiązań według tytułów rozrachunków oraz podmiotów, z którymi są dokonywane rozliczenia. Ewidencja szczegółowa prowadzona jest także według podziałek klasyfikacji budżetowej w następujący sposób:

● 229/1/ZUS,

● 229/2/Ubezpieczenie zdrowotne,

● 229/3/Inne obciążenia.

Konto 229 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności, a saldo Ma - stan zobowiązań.

Typowe zapisy strony Wn konta 229 "Pozostałe rozrachunki publicznoprawne - dochody własne":

Treść operacji	Konto przeciwstawne
1. Zapłata obciążeń publicznoprawnych - ZUS 2. Zapłata zobowiązań publicznoprawnych przedawnionych	132 132

Typowe zapisy strony Ma konta 229 "Pozostałe rozrachunki publicznoprawne - dochody własne":

Treść operacji	Konto przeciwstawne
Naliczone składki ZUS pokrywane przez pracodawcę od wynagrodzeń bezosobowych	405

Konto 231 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń bezosobowych - dochody własne"

Konto 231 służy w jednostce do ewidencji rozrachunków z tytułu umowy zlecenia, umowy o dzieło, umowy agencyjnej i innych umów zgodnie z odrębnymi przepisami.

Na stronie Wn tego konta jednostka ujmuje w szczególności:

● wypłaty pieniężne lub przelewy wynagrodzeń bezosobowych,

● wypłaty zaliczek na poczet wynagrodzeń bezosobowych,

● ewentualne potrącenia wynagrodzeń obciążające zleceniobiorcę.

Natomiast na stronie Ma jednostka ujmuje w szczególności swoje zobowiązania z tytułu wynagrodzeń bezosobowych.

Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 231 zapewnia możliwość ustalenia stanów należności i zobowiązań z tytułu wynagrodzeń bezosobowych. Ewidencja szczegółowa prowadzona jest także według podziałek klasyfikacji budżetowej.

Konto 231 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności, a saldo Ma - stan zobowiązań jednostki z tytułu wynagrodzeń bezosobowych.

Typowe zapisy strony Wn konta 231 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń bezosobowych - dochody własne":

Treść operacji	Konto przeciwstawne
1. Wypłata wynagrodzeń bezosobowych i zaliczek na poczet tych wynagrodzeń: ● gotówką z kasy ● przelewem	101 132
2. Potrącenia dokonane z tytułu zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych	225
3. Potrącenia dokonane z tytułu składek na Fundusz Ubezpieczeń Społecznych pokrywanych przez zleceniobiorców	229
4. Odpis przedawnionych zobowiązań z tytułu wynagrodzeń bezosobowych	761

Typowe zapisy strony Ma konta 231 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń bezosobowych - dochody własne":

Treść operacji	Konto przeciwstawne
1. Naliczone wynagrodzenia brutto obciążające: 1) koszty działalności operacyjnej z tytułu: ● umowy zlecenia ● umowy o dzieło	404 404
2) koszty inwestycji (środków trwałych w budowie) z tytułu: ● umowy zlecenia ● umowy o dzieło	080 080
3) straty nadzwyczajne z tytułu: ● umowy zlecenia ● umowy o dzieło	771 771

Konto 240 "Pozostałe rozrachunki - dochody własne"

Konto 240 służy w jednostce do ewidencji krajowych i zagranicznych należności i roszczeń oraz zobowiązań związanych z realizacją zadań finansowanych ze środków dochodów własnych, a nieobjętych ewidencją na kontach: 201, 225, 229, 231 i 234.

Na stronie Wn tego konta jednostka ujmuje powstałe należności i roszczenia oraz spłatę i zmniejszenie zobowiązań, a na stronie Ma - powstałe zobowiązania oraz spłatę i zmniejszenie należności i roszczeń.

Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 240 zapewnia ustalenie rozrachunków, roszczeń i rozliczeń z poszczególnych tytułów. Ewidencja szczegółowa prowadzona jest także według podziałek klasyfikacji budżetowej.

Konto 240 może mieć dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności i roszczeń, a saldo Ma - stan zobowiązań.

Typowe zapisy strony Wn konta 240 "Pozostałe rozrachunki - dochody własne":

Treść operacji	Konto przeciwstawne
1. Ujawnione niedobory i szkody gotówki w kasie 2. Roszczenia sporne z tytułu dostaw i sprzedaży 3. Wypłaty z kasy	101 201 101

Typowe zapisy strony Ma konta 240 "Pozostałe rozrachunki - dochody własne":

Treść operacji	Konto przeciwstawne
1. Rozliczenie niedoborów i szkód obciążających osoby materialnie odpowiedzialne - kasjer 2. Protokół różnic inwentaryzacyjnych - nadwyżki	234 Konta zespołu 0, 1

III. KONTA ZESPOŁU 2 - FUNDUSZE CELOWE

Konto 225 "Rozrachunki z budżetami obciążające fundusz celowy"

Konto 225 służy w jednostce do ewidencji rozrachunków z budżetami w szczególności z tytułu podatków.

Na stronie Wn tego konta jednostka ujmuje nadpłaty oraz wpłaty do budżetu, a na stronie Ma - zobowiązania wobec budżetów.

Ewidencja szczegółowa do konta 225 zapewnia możliwość ustalenia stanu należności i zobowiązań według każdego z tytułów rozrachunków z budżetem odrębnie. Ewidencja szczegółowa prowadzona jest także według podziałek klasyfikacji budżetowej w następujący sposób:

● 225/1/Podatek dochodowy od osób fizycznych,

● 225/2/Inne obciążenia wobec budżetu.

Konto 225 może mieć dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności, a saldo Ma - stan zobowiązań wobec budżetów.

Typowe zapisy strony Wn konta 225 "Rozrachunki z budżetami obciążające fundusz celowy":

Treść operacji	Konto przeciwstawne
1. Zapłata naliczonego podatku dochodowego od osób fizycznych z tytułu: ● umowy o pracę ● umowy zlecenia ● umowy o dzieło	136 136 136
2. Zapłata naliczonych odsetek za nieterminowe opłacanie zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych z tytułu: ● umowy o pracę ● umowy zlecenia ● umowy o dzieło	136 136 136
3. Zapłata naliczonych podatków i opłat obciążających koszty działalności jednostki	136

Typowe zapisy strony Ma konta 225 "Rozrachunki z budżetami obciążające fundusz celowy":

Treść operacji	Konto przeciwstawne
1. Naliczone podatki i opłaty obciążające koszty funduszu celowego	853
2. Naliczony i potrącony na listach płac podatek dochodowy od osób fizycznych z tytułu: ● umowy o pracę ● umowy zlecenia ● umowy o dzieło	231 231 231
3. Naliczone odsetki należne budżetowi z tytułu zwłoki w zapłacie zobowiązań	853

Konto 229 "Pozostałe rozrachunki publicznoprawne obciążające fundusz celowy"

Konto 229 służy w jednostce do ewidencji, innych niż z budżetami, rozrachunków publicznoprawnych, a w szczególności z tytułu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych obciążających fundusz celowy.

Na stronie Wn tego konta jednostka ujmuje należności oraz spłatę i zmniejszenie zobowiązań, a na stronie Ma - zobowiązania, spłatę i zmniejszenie należności z tytułu rozrachunków publicznoprawnych.

Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 229 zapewnia możliwość ustalenia stanu należności i zobowiązań według tytułów rozrachunków oraz podmiotów, z którymi są dokonywane rozliczenia. Ewidencja szczegółowa prowadzona jest także według podziałek klasyfikacji budżetowej w następujący sposób:

● 229/1/ZUS,

● 229/2/Ubezpieczenie zdrowotne,

● 229/3/Inne obciążenia.

Konto 229 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności, a saldo Ma - stan zobowiązań.

Typowe zapisy strony Wn konta 229 "Pozostałe rozrachunki publicznoprawne obciążające fundusz celowy":

Treść operacji	Konto przeciwstawne
1. Zapłata obciążeń publicznoprawnych 2. Odpis zobowiązań przedawnionych, umorzonych	136 853

Typowe zapisy strony Ma konta 229 "Pozostałe rozrachunki publicznoprawne obciążające fundusz celowy":

Treść operacji	Konto przeciwstawne
Naliczone składki ZUS obciążające fundusz celowy	853

Konto 231 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń obciążające fundusz celowy"

Konto 231 służy w jednostce do ewidencji rozrachunków z pracownikami i innymi osobami fizycznymi z tytułu wypłat pieniężnych i świadczeń rzeczowych zaliczonych, zgodnie z odrębnymi przepisami, do wynagrodzeń, a w szczególności należności za pracę wykonywaną na podstawie stosunku pracy, umowy zlecenia, umowy o dzieło, umowy agencyjnej i innych umów zgodnie z odrębnymi przepisami, obciążających fundusz celowy.

Na stronie Wn tego konta jednostka ujmuje w szczególności:

● wypłaty pieniężne lub przelewy wynagrodzeń,

● wypłaty zaliczek na poczet wynagrodzeń,

● wartość wydanych świadczeń rzeczowych zaliczanych do wynagrodzeń,

● potrącenia wynagrodzeń obciążające pracownika.

Natomiast na stronie Ma jednostka ujmuje w szczególności swoje zobowiązania z tytułu wynagrodzeń.

Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 231 zapewnia możliwość ustalenia stanów należności i zobowiązań z tytułu wynagrodzeń i świadczeń zaliczanych do wynagrodzeń. Ewidencja szczegółowa prowadzona jest także według podziałek klasyfikacji budżetowej.

Konto 231 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności, a saldo Ma - stan zobowiązań jednostki z tytułu wynagrodzeń.

Typowe zapisy strony Wn konta 231 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń obciążające fundusz celowy":

Treść operacji	Konto przeciwstawne
1. Wypłata wynagrodzeń i zaliczek na poczet wynagrodzeń: ● gotówką z kasy ● przelewem	101 136
2. Potrącenia dokonane na liście płac z tytułu zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych	225
3. Potrącenia dokonane na liście płac z tytułu składek na Fundusz Ubezpieczeń Społecznych pokrywanych przez pracowników	229
4. Potrącenia dokonane na liście płac z tytułu alimentów i innych zobowiązań pracowników	234
5. Odpis przedawnionych zobowiązań z tytułu wynagrodzeń	853

Typowe zapisy strony Ma konta 231 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń obciążające fundusz celowy":

Treść operacji	Konto przeciwstawne
Naliczone wynagrodzenia brutto obciążające koszty działalności operacyjnej z tytułu: ● umowy o pracę ● umowy zlecenia ● umowy o dzieło	853 853 853

Konto 234 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami obciążające fundusz celowy"

Konto 234 służy w jednostce do ewidencji należności, roszczeń i zobowiązań wobec pracowników z innych tytułów niż wynagrodzenia obciążających fundusze celowe.

Na stronie Wn tego konta jednostka ujmuje w szczególności:

● wypłacone pracownikom zaliczki i sumy do rozliczenia na wydatki obciążające fundusz celowy,

● zapłacone zobowiązania wobec pracowników obciążające fundusz celowy.

Natomiast na stronie Ma jednostka ujmuje w szczególności:

● wydatki wyłożone przez pracowników w imieniu jednostki obciążające fundusz celowy,

● rozliczone zaliczki i zwroty środków pieniężnych obciążające fundusz celowy.

Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 234 zapewnia możliwość ustalenia stanu należności, roszczeń i zobowiązań według tytułów rozrachunków. Ewidencja szczegółowa prowadzona jest także według podziałek klasyfikacji budżetowej.

Konto 234 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności i roszczeń, a saldo Ma - stan zobowiązań wobec pracowników.

Typowe zapisy strony Wn konta 234 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami obciążające fundusz celowy":

Treść operacji	Konto przeciwstawne
Wypłaty zaliczek dla pracowników: ● z kasy ● z rachunku bankowego	101 136

Typowe zapisy strony Ma konta 234 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami obciążające fundusz celowy":

Treść operacji	Konto przeciwstawne
1. Rozliczenie przez pracownika pobranej zaliczki obciążającej fundusz celowy 2. Wpłaty sum niewykorzystanych zaliczek:	853
● do kasy ● na rachunek bankowy	101 136

Konto 240 "Pozostałe rozrachunki obciążające fundusz celowy"

Konto 240 służy w jednostce do ewidencji krajowych i zagranicznych należności i roszczeń oraz zobowiązań obciążających fundusze celowe, a nieobjętych ewidencją na kontach: 225, 229, 231 i 234.

Na stronie Wn tego konta jednostka ujmuje powstałe należności i roszczenia oraz spłatę i zmniejszenie zobowiązań, a na stronie Ma - powstałe zobowiązania oraz spłatę i zmniejszenie należności i roszczeń.

Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 240 zapewnia ustalenie rozrachunków, roszczeń i rozliczeń z poszczególnych tytułów. Ewidencja szczegółowa prowadzona jest także według podziałek klasyfikacji budżetowej.

Konto 240 może mieć dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności i roszczeń, a saldo Ma - stan zobowiązań.

Typowe zapisy strony Wn konta 240 "Pozostałe rozrachunki obciążające fundusz celowy":

Treść operacji	Konto przeciwstawne
1. Roszczenia sporne z tytułu: ● dostaw i sprzedaży ● należności od pracowników 2. Wypłaty z kasy dotyczące świadczeń finansowanych z funduszu celowego 3. Wypłaty z rachunku bankowego dotyczące świadczeń finansowanych z funduszu celowego	201 234 101 136

Typowe zapisy strony Ma konta 240 "Pozostałe rozrachunki obciążające fundusz celowy":

Treść operacji	Konto przeciwstawne
Naliczenie świadczeń obciążających fundusz celowy	853

W celu lepszego zilustrowania zasad ewidencji zobowiązań w relacji do kosztów działalności podstawowej, pozostałej operacyjnej, strat nadzwyczajnych oraz działalności inwestycyjnej opracowano przykłady księgowe. W przykładach pominięto niektóre składki (np. składkę na ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy itd.), skupiając się na relacji kont zespołu 2 z kontami zespołu 4, 7 oraz 0.

PRZYKŁAD 1

Wynagrodzenia związane z działalnością bieżącą jednostki

W jednostce A została sporządzona lista płac za marzec 2015 r., gdzie wynagrodzenie pracownika związane jest z działalnością bieżącą (podstawowa działalność operacyjna jednostki).

Ewidencję księgową przedstawia schemat.

SCHEMAT. Ewidencja wynagrodzenia związanego z działalnością bieżącą jednostki

W kwietniu 2015 r. zostaną dokonane uzupełniające księgowania związane z zapłatą zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz na Fundusz Pracy na podstawie wyciągów bankowych.

SCHEMAT. Zapłata składek ZUS, składki na FP oraz zaliczki na podatek dochodowy

Uwaga! Kwoty w zapisach księgowych są podane przykładowo na potrzeby prezentacji powiązań księgowych.

PRZYKŁAD 2

Wynagrodzenia związane z działalnością inwestycyjną jednostki

W jednostce B została sporządzona lista płac za marzec 2015 r., gdzie wynagrodzenie pracownika związane jest w całości z prowadzonym przez jednostkę zadaniem inwestycyjnym.

Ewidencję księgową przedstawia schemat.

SCHEMAT. Ewidencja wynagrodzenia związanego z działalnością inwestycyjną jednostki

Jak widać, wynagrodzenie nie jest rozliczane na kontach kosztów rodzajowych, lecz w korespondencji z kontem 080.

W kwietniu 2015 r. zostaną dokonane uzupełniające księgowania związane z zapłatą zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz na Fundusz Pracy na podstawie wyciągów bankowych.

SCHEMAT. Zapłata składek ZUS, składki na FP oraz zaliczki na podatek dochodowy

Uwaga! Kwoty w zapisach księgowych są podane przykładowo na potrzeby prezentacji powiązań księgowych.

PRZYKŁAD 3

Wynagrodzenia związane bezpośrednio z usuwaniem skutków zdarzeń nadzwyczajnych - straty nadzwyczajne

W jednostce C została sporządzona lista płac za marzec 2015 r., gdzie wynagrodzenie pracownika związane jest w całości z usuwaniem skutków zdarzeń nadzwyczajnych.

Ewidencję księgową przedstawia schemat.

SCHEMAT. Ewidencja wynagrodzenia związanego bezpośrednio z usuwaniem skutków zdarzeń nadzwyczajnych

Jak widać, wynagrodzenie nie jest rozliczane na kontach kosztów rodzajowych ani w ciężar nakładów inwestycyjnych (budowa albo rozbudowa środka trwałego), lecz w korespondencji z kontem 771.

W kwietniu 2015 r. zostaną dokonane uzupełniające księgowania związane z zapłatą zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz na Fundusz Pracy na podstawie wyciągów bankowych.

SCHEMAT. Zapłata składek ZUS, składki na FP oraz zaliczki na podatek dochodowy

Uwaga! Kwoty w zapisach księgowych są podane przykładowo na potrzeby prezentacji powiązań księgowych.

W przypadku wynagrodzeń bezosobowych (umów zlecenia, umów o dzieło czy też innych umów o podobnym charakterze) jednostka rozlicza je w sposób wskazany w poniższych przykładach.

PRZYKŁAD 1

Wynagrodzenia bezosobowe związane z działalnością bieżącą jednostki

Do jednostki A w marcu 2015 r. wpłynął rachunek wystawiony przez zleceniobiorcę na kwotę 1500 zł.

Ewidencję księgową przedstawia schemat.

SCHEMAT. Ewidencja wynagrodzenia bezosobowego związanego z działalnością bieżącą jednostki

W kwietniu 2015 r. zostaną dokonane uzupełniające księgowania związane z zapłatą zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych na podstawie wyciągu bankowego.

SCHEMAT. Zapłata zaliczki na podatek dochodowy

Uwaga! Kwoty w zapisach księgowych są podane przykładowo na potrzeby prezentacji powiązań księgowych.

PRZYKŁAD 2

Wynagrodzenia bezosobowe związane z działalnością inwestycyjną jednostki

Do jednostki B w marcu 2015 r. wpłynął rachunek wystawiony przez zleceniobiorcę na kwotę 1500 zł.

SCHEMAT. Ewidencja wynagrodzenia bezosobowego związanego z działalnością inwestycyjną jednostki

W kwietniu 2015 r. zostaną dokonane uzupełniające księgowania związane z zapłatą zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych na podstawie wyciągu bankowego.

SCHEMAT. Zapłata zaliczki na podatek dochodowy

Uwaga! Kwoty w zapisach księgowych są podane przykładowo na potrzeby prezentacji powiązań księgowych.

PRZYKŁAD 3

Wynagrodzenia bezosobowe związane bezpośrednio z usuwaniem skutków zdarzeń nadzwyczajnych - straty nadzwyczajne

Do jednostki C w marcu 2015 r. wpłynął rachunek wystawiony przez zleceniobiorcę na kwotę 1500 zł.

SCHEMAT. Ewidencja wynagrodzenia bezosobowego związanego z usuwaniem skutków zdarzeń nadzwyczajnych

W kwietniu 2015 r. zostaną dokonane uzupełniające księgowania, związane z zapłatą zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych na podstawie wyciągu bankowego.

SCHEMAT. Zapłata zaliczki na podatek dochodowy

Uwaga! Kwoty w zapisach księgowych są podane przykładowo na potrzeby prezentacji powiązań księgowych.

Prowadzenie rozliczeń wynagrodzeń osobowych może spowodować - i czasami się tak zdarza - że w danej jednostce powstaje nadpłata składki na ubezpieczenia społeczne z uwagi na przekroczenie rocznego limitu. W tych okolicznościach jednostka musi dokonać rozliczenia takiej nadpłaty, uwzględniając:

● rok poprzedni, kiedy powstała nadpłata,

● ten sam rok kalendarzowy, w którym jednostka powzięła informację o nadpłacie.

PRZYKŁAD 1

Jednostka A w maju 2015 r. powzięła informację o nadpłacie w 2014 r. składki na ubezpieczenia społeczne w wysokości 5000 zł. Skutki tej korekty zostaną ujawnione w księgach rachunkowych nowego roku, tj. 2015 r.

Ewidencję księgową przedstawia schemat.

SCHEMAT. Rozliczenie nadpłaty składek na ubezpieczenia społeczne

Uwaga! Wysokość kwot jest podana przykładowo na potrzeby prezentacji powiązań księgowych.

PRZYKŁAD 2

Jednostka B w październiku 2015 r. powzięła informację o nadpłacie składki na ubezpieczenia w wysokości 5000 zł. Skutki tej korekty zostaną ujawnione jeszcze w księgach rachunkowych 2015 r.

Ewidencję księgową przedstawia schemat.

SCHEMAT. Rozliczenie nadpłaty składek na ubezpieczenia

Uwaga! Wysokość kwot jest podana przykładowo na potrzeby prezentacji powiązań księgowych.

W obu przykładach jednostka A i jednostka B dokonały takich samych rozliczeń. Różnica pomiędzy jednostką A i jednostką B ujawnia się w obszarze dochodów i wydatków budżetowych. Jednostka A wygenerowała dochód budżetowy, natomiast jednostka B w związku ze zwrotem zmniejszyła wykonanie wydatków. Zaznaczyć należy, że w miejsce zwrotu może nastąpić zarachowanie w ramach bieżących rozliczeń składek na ubezpieczenia jako pomniejszenie bieżącej składki na ubezpieczenia. Taka sytuacja - czysto teoretycznie - mogłaby dotyczyć wynagrodzenia związanego z realizowanym zadaniem, wtedy korekta ujęta byłaby na koncie 080 w miejsce konta 405 (ujęcie korekty składki finansowanej przez jednostkę A/B w wysokości 3500 zł) w następujący sposób:

● Wn 229 "Pozostałe rozrachunki publicznoprawne",

● Ma 405 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia".

MACIEJ WOJDOWSKI

prawnik, specjalista z zakresu finansów publicznych i rachunkowości, wieloletni trener wiodących firm szkoleniowych. Tematyką finansów publicznych i rachunkowości budżetowej zajmuje się od 1997 r.
Autor wielu publikacji, w tym wzorcowego planu kont dla jednostek systemu pomocy społecznej oraz jednostek systemu oświaty

PODSTAWA PRAWNA:

● Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 330; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 4)

● Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (j.t. Dz.U. z 2015 r. poz. 613)

● Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 885; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 532)

● Ustawa z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 121; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 397)

● Rozporządzenie Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 289)

● Komunikat nr 2 Ministra Finansów z 21 marca 2014 r. w sprawie ogłoszenia uchwały Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia znowelizowanego Krajowego Standardu Rachunkowości nr 6 "Rezerwy, bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów, zobowiązania warunkowe" (Dz.Urz. MF z 2014 r. poz. 12)