Ujęcie należności w księgach rachunkowych wydawałoby się z pozoru bardzo prostą czynnością księgową. Jako czynność księgowa tak, natomiast jako odkodowanie właściwego momentu w niektórych sytuacjach budzi poważne wątpliwości. Stąd też zasadne jest rozważenie różnych sytuacji dotyczących tzw. momentu ujęcia należności cywilnoprawnej w księgach rachunkowych danej jednostki.

W tym rozdziale przeanalizowane zostały zagadnienia dotyczące okresu, w którym jednostka powinna wprowadzić należność do ksiąg rachunkowych. Zagadnienie to jest ważne z uwagi na poprawne ustalenie wysokości należności dla danego okresu sprawozdawczego (miesięczny okres sprawozdawczy).

Zagadnienie momentu powstania należności nie jest uregulowane ani w uor, ani w uofp. Używając zwrotu "przypis należności" w kontekście momentu jej powstania, w celu wprowadzenia do ksiąg rachunkowych, nie jest rzeczą prostą. Co do zasady, w rachunkowości mówimy o rozpoznaniu momentu powstania przychodu, ponieważ to moment powstania przychodu wskazuje, do którego okresu należy przyporządkować daną transakcję.

W przypadku świadczenia usług moment ten, co do zasady, może być utożsamiany z momentem wykonania usługi na rzecz kontrahenta. W przypadku dostawy towarów (sprzedaż składników majątkowych - aktywa trwałe i nie tylko) moment ten, co do zasady, będzie powstawał z chwilą przejścia na nabywcę wszelkich korzyści i ryzyka związanego z nabytym dobrem.

Nie bez znaczenia w kontekście prowadzenia rozliczeń należności cywilnoprawnych mają znaczenie takie zdarzenia, jak: otrzymanie zaliczki, zadatku czy też przedpłaty. Pomijając tutaj prawnicze zawiłości związane z tymi pojęciami, może powstać problem w jednostce, czy w takiej sytuacji wystąpią rozrachunki - należności cywilnoprawne.

PRZYKŁAD 1

Jednostka A w grudniu 2015 r. otrzymała "z góry" całą należność za 2016 r. w wysokości 5000 zł. Transakcja jest zwolniona z VAT. Wpływ w grudniu jednostka potraktowała jako zrealizowany dochód budżetowy w paragrafie 083 "Wpływy z usług". Czy w związku z otrzymaniem takiego wpływu w jednostce powstanie należność budżetowa?

ROK 2015

Ewidencję księgową otrzymanego wpływu w grudniu 2015 r. (opłata z góry za 2016 r.) przedstawia schemat.

Schemat. Wpływ środków budżetowych - dochody

Zapis księgowy wskazuje, że jednostka nie ma należności, tylko kasowo zrealizowane dochody w paragrafie 083 "Wpływy z usług".

ROK 2016

W 2016 r. jednostka musi przeksięgować z konta 840 na konto 720 wartość zrealizowanych przychodów w kwocie 5000 zł.

Ewidencję księgową w 2016 r. przedstawia schemat.

Schemat. Przeksięgowanie do przychodów 2016 r.

PRZYKŁAD 2

Jednostka B w grudniu 2015 r. otrzymała "z góry" całą należność za 2016 r. w wysokości 10 000 zł. Transakcja jest zwolniona z VAT. Wpływ w grudniu jednostka potraktowała jako zrealizowany dochód budżetowy w paragrafie 083 "Wpływy z usług". Czy w związku z otrzymaniem takiego wpływu w jednostce powstanie należność budżetowa?

Ewidencję księgową otrzymanego wpływu w grudniu 2015 r. (opłata z góry za 2016 r.) przedstawia schemat.

Schemat. Wpływ należności

W okolicznościach podanych w przykładzie 2 jednostka nie może zastosować konta 840 "Rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów", gdyż nie zachodzi zgodność pomiędzy obrotami konta 720 oraz konta 130 (subkonto dochodów). Skoro jednostka zrealizowała już w grudniu dochód budżetowy w paragrafie 083 "Wpływy z usług", to też w grudniu powstał przychód z tytułu dochodów budżetowych.

Przyjęcie rozwiązania stosowanego w jednostce B automatycznie eliminuje otrzymane zaliczki, zadatki czy też przedpłaty z kategorii rozliczeń międzyokresowych przychodów. Jednostka taka, choć w planie kont ma konto 840, to używa tego konta do rozliczeń należności długoterminowych bez rozliczeń międzyokresowych przychodów z tytułu otrzymanych zaliczek, zadatków czy też przedpłat.

Zapisy księgowe wskazują, że jednostka nie ma należności, tylko kasowo zrealizowane dochody w paragrafie 083 "Wpływy z usług".

Stosując rozliczenie przez konto 840, zapisy księgowe przedstawiają się następująco:

ROK 2015

Schemat. Wpływ środków budżetowych - dochody

ROK 2016

W 2016 r. jednostka musi przeksięgować z konta 840 na konto 720 równowartość zrealizowanych przychodów w kwocie 10 000 zł.

Ewidencję księgową w 2016 r. przedstawia schemat.

Schemat. Przeksięgowanie równowartości zrealizowanych przychodów 2016 r.

MACIEJ WOJDOWSKI

prawnik, specjalista z zakresu finansów publicznych i rachunkowości, wieloletni trener wiodących firm szkoleniowych. Tematyką finansów publicznych i rachunkowości budżetowej zajmuje się od 1997 r.

Autor wielu publikacji, w tym wzorcowego planu kont dla jednostek systemu pomocy społecznej oraz jednostek systemu oświaty

PODSTAWY PRAWNE

● Rozporządzenie Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 289)