Tak, zarzut kontrolujących co do zasady jest słuszny. Zarówno państwowe, jak i samorządowe jednostki budżetowe prowadzące działalność na podstawie ustawy z 7 września 1991 r. o systemie oświaty, w prowadzeniu rachunkowości mają obowiązek przestrzegać zasad określonych w przepisach o rachunkowości oraz o finansach publicznych (art. 40 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych). Oznacza to dla nich między innymi obowiązek ujmowania w księgach rachunkowych zdarzeń gospodarczych w ujęciu systematycznym (czyli na kontach księgi głównej i w odpowiadających im księgach pomocniczych) według zasad grupowania tych operacji wynikających z przepisów załącznika nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych praz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (dalej: rozporządzenie w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont).

W przypadku ewidencjonowania należności budżetowych z tytułów cywilnoprawnych (opłat za najem, dzierżawę) podlegają one ewidencji na koncie 221 "Należności z tytułu dochodów budżetowych", do którego należy prowadzić ewidencję szczegółową według:

● dłużników,

● podziałek klasyfikacji budżetowej,

● budżetów, których należności dotyczą (podział ten dotyczy tylko jednostek, które pobierają zarówno należności budżetu państwa, jak i budżetu jednostki samorządu terytorialnego).

Tak więc księgi rachunkowe ewidencji pomocniczej dla konta 221 w przypadku należności z tytułu opłat za wynajem sal dydaktycznych czy też hali sportowej w szkole gminnej, stanowiących w całości dochód budżetu gminy, powinny być ewidencjonowane na:

● pierwszym stopniu podziału analitycznego - jako przypisy, odpisy i wpłaty dochodów budżetowych zaliczanych do odpowiedniego działu, rozdziału i paragrafu klasyfikacji budżetowej,

● drugim stopniu podziału analitycznego - jako przypisy, odpisy i wpłaty należności od danego kontrahenta wynajmującego salę dydaktyczną lub halę sportową.

Uporządkowane w ten sposób wielkości pozwalają na otrzymywanie z ksiąg rachunkowych danych na temat stanu należności i zobowiązań jednostki z tytułu poszczególnych rodzajów dochodów budżetowych oraz przebiegu rozliczeń z poszczególnymi kontrahentami - co jest m.in. konieczne do prawidłowego sporządzenia sprawozdawczości z zakresu wykonywania dochodów budżetowych i stanu należności budżetowych. Kierownik szkoły nie ma kompetencji do zmiany zasad prowadzenia ewidencji szczegółowej do konta 221 określonych w rozporządzeniu w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont w drodze wprowadzenia odmiennych postanowień do planu kont jednostki, ponieważ takich uprawnień nie dają mu obowiązujące przepisy. Zgodnie z postanowieniami § 14 i 15 rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont - plan kont zawarty w załączniku nr 3 do tego rozporządzenia stanowi bazę do opracowania zakładowego planu kont danej jednostki - przy czym od zasad prowadzenia ewidencji ustalonych w tym rozporządzeniu możliwe są jedynie odstępstwa wyraźnie w nim przewidziane. Żadna z możliwości wymienionych w § 15 tego rozporządzenia nie pozwala jednak na zmianę zasad prowadzenia ewidencji szczegółowej do konta 221, polegającą na zastąpieniu ewidencji należności z tytułu dochodów w podziale według klasyfikacji budżetowej i kontrahentów - na ewidencję należności z tytułu czynszów najmu w podziale na przedmiot najmu/dzierżawy.

Jeśli jednostka potrzebuje uzyskiwać informacje na temat stanu należności z tytułu dochodów budżetowych w dodatkowych przekrojach, to jej kierownik na podstawie § 15 ust. 1 pkt 3 ww. rozporządzenia może wprowadzić do zakładowego planu kont odpowiedni dodatkowy podział konta syntetycznego 221 na kilka kont, na przykład:

● 221/1 - należności z tytułu najmu/dzierżawy sal dydaktycznych,

● 221/2 - należności z tytułu najmu/dzierżawy hali sportowej,

● 221/3 - inne należności.

Jednak ewidencja szczegółowa do tych kont będzie musiała być prowadzona zgodnie z zasadami określonymi w załączniku nr 3 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości, czyli według podziałek klasyfikacji budżetowej i kontrahentów.

IZABELA MOTOWILCZUK

magister administracji, były wieloletni inspektor kontroli gospodarki finansowej w regionalnej izbie obrachunkowej, autor licznych publikacji

Podstawy prawne

● ustawa z 7 września 1991 r. o systemie oświaty (j.t. Dz.U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572; ost.zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 7)

● art. 40 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 885; ost.zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 379)

● § 14 i § 15 załącznika nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych praz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 289)