Przedsiębiorcy poprzez zgodę na polubowne rozwiązanie konfliktu w drodze mediacji mogą skrócić czas i tym samym obniżyć koszty rozwiązywania sporów gospodarczych przede wszystkim z uwagi na uniknięcie konieczności skierowania sprawy na drogę postępowania sądowego i prowadzenia (często kosztownego i czasochłonnego) procesu w sądzie powszechnym.

W praktyce zwykle przedsiębiorca przesyła dłużnikowi sporządzone (samodzielnie lub przy udziale prawnika) przedsądowe wezwanie do zapłaty, w którym wskazuje, że po przekroczeniu wyznaczonego w nim terminu płatności zobowiązania sprawa zostanie skierowana na drogę postępowania sądowego. W wielu przypadkach sprawa ostatecznie trafia do sądu (gdyż wezwany kontrahent nie zapłacił w ogóle albo zapłacił niższą kwotę), od pozwu trzeba uiścić wpis sądowy, opłacić prawnika, przy założeniu wygrania sprawy, pozostaje jeszcze kwestia skutecznej egzekucji zasądzonej kwoty. Koszty rosną i mnożą się, począwszy od postępowania sądowego, a skończywszy na postępowaniu egzekucyjnym. Kontakty biznesowe zostają zwykle zerwane i nie ma już między takimi podmiotami miejsca na jakikolwiek dialog gospodarczy.

Dzięki mediacji (która zyskuje na znaczeniu i stanowi konkurencyjną - w stosunku do procesu - metodę rozwiązywania sporów/konfliktów) przedsiębiorcy:

● oszczędzają na kosztach,
● wypracowują wzajemnie i całkowicie dobrowolne porozumienie,
● po zawarciu ugody mają gwarancję jej wykonania/realizacji,
● pomimo zaistniałego sporu dzięki zawartej ugodzie mają szansę utrzymać dalsze kontakty biznesowe ze stroną konfliktu (co ma fundamentalne znaczenie choćby w przypadku kontraktów długoterminowych).

Warto już w samym wezwaniu do zapłaty (a zatem na etapie jeszcze przedsądowym), skierowanym do dłużnika, zawrzeć propozycję innego/polubownego sposobu rozwiązania danej sprawy, tak by została ona zakończona zawarciem ugody/porozumienia (np. zamiast zapłaty alternatywą byłaby dodatkowa darmowa dostawa towaru, rozłożenie płatności na dogodne raty, obniżenie cen przy następnej zakontraktowanej dostawie itp.).

W drodze porozumienia strony dążą do rozwiązania zaistniałego konfliktu i poszukują takiego rozwiązania/ugody, które będą przez nie w pełni akceptowalne. Rolą profesjonalnego mediatora biorącego udział w mediowaniu jest stworzenie dla skonfliktowanych stron odpowiednich warunków sprzyjających wypracowaniu wzajemnego porozumienia poprzez zapewnienie bezpieczeństwa i zagwarantowanie poufności, neutralności zarówno wobec przedmiotu sporu, jak i samych stron konfliktu. Mediator nie wydaje tutaj rozstrzygnięcia, nie narzuca własnych rozwiązań i własnego punktu widzenia, ale pomaga sformułować wypracowane przez strony ustalenia przy jednoczesnej dbałości o zapewnienie wzajemnej równowagi stron w przebiegu procesu mediacji (co jest niezwykle istotne).

Schemat. Rodzaje mediacji

Mediację prowadzi się na podstawie umowy o mediację albo postanowienia sądu kierującego strony do mediacji. Umowa może być zawarta także przez wyrażenie przez stronę zgody na mediację, gdy druga strona złożyła wniosek w tym przedmiocie. W umowie o mediację strony określają w szczególności przedmiot mediacji, osobę mediatora albo sposób wyboru mediatora. Mediację prowadzi się przed wszczęciem postępowania, a za zgodą stron także w toku sprawy.

Tabela. Podstawowe cechy mediacji

1. Mediator i jego rola w procesie mediacji

Nie można zasiąść do stołu mediacyjnego bez obecności bezstronnego mediatora, którego głównym zadaniem jest stworzenie pomostu do wypracowania wzajemnego porozumienia skonfliktowanych stron.

UWAGA!

Mediatorem nie może być sędzia (nie dotyczy to sędziów w stanie spoczynku).

Mediatorem może być wyłącznie osoba fizyczna:

● mająca pełną zdolność do czynności prawnych,
● korzystająca w pełni z praw publicznych.

Mediator (bezstronna i neutralna osoba trzecia) prowadzi mediację, wykorzystując różne metody zmierzające do polubownego rozwiązania sporu, w tym poprzez wspieranie stron w formułowaniu przez nie propozycji ugodowych, lub na zgodny wniosek stron może wskazać sposoby rozwiązania sporu, które nie są dla stron wiążące.

Oznacza to, że rolą mediatora - jako całkowicie bezstronnego pośrednika - jest udzielenie pomocy skonfliktowanym stronom w znalezieniu satysfakcjonującego je rozwiązania w drodze całkowicie dla nich dobrowolnego i niesformalizowanego postępowania z gwarancją poufności.

Rolą mediatora prowadzącego postępowanie mediacyjne jest ułatwienie stronom dojścia do porozumienia poprzez tworzenie bezpiecznej i poufnej atmosfery w przebiegu procesu mediowania. Istotne jest, że mediator nie narzuca swojego punktu widzenia i swoich rozwiązań. Jest bezstronny, dba o równowagę/równorzędność stron w trakcie całego procesu mediacji.

UWAGA!

Mediator tworzy bezpieczną, poufną atmosferę podczas postępowania mediacyjnego, ale zachowuje jednocześnie pełną neutralność i nie narzuca w żaden sposób własnego punktu widzenia czy sposobu rozwiązania konfliktu. Mediator nie jest sędzią!

Reasumując, zasadniczą rolą mediatora jest:

● przedstawienie stronom (uczestnikom mediacji) zasad, standardów i celów mediowania w sposób dla nich jasny i zrozumiały,
● przekazanie stronom informacji dotyczących procedury, kosztów i korzyści z podjęcia mediacji,
● zorganizowanie spotkania/spotkań mediacyjnych w odpowiednim, neutralnym miejscu (biuro mediatora) - miejsce prowadzenia mediacji powinno być na tyle bezpieczne, by obie strony miały gwarancję neutralności i poufności prowadzonych rozmów,
● służenie pomocą obu stronom w ich wzajemnej komunikacji (uświadomienie wzajemne stron co do ich potrzeb/celów),
● zdiagnozowanie typu zaistniałego konfliktu, dbałość o zachowanie obopólnej równowagi stron przy zachowaniu neutralności i bezstronności,
● dopilnowanie, by wypracowana ugoda jako dokument była jasna, zrozumiała, rzeczowa, czytelna dla obu stron,
● sporządzenie i podpisanie protokołu z posiedzenia mediacyjnego.

2. Lista mediatorów

Listy mediatorów są prowadzone przez organizacje pozarządowe w zakresie ich zadań statutowych oraz uczelnie. Jednostki te mogą tworzyć także ośrodki mediacyjne. Oprócz mediatorów wpisanych na listy ośrodków mediacyjnych są także tzw. stali mediatorzy wpisani na listy prowadzone przez prezesów sądów okręgowych.

Ośrodki mediacyjne mogą samodzielnie (we własnym zakresie) ustalać i określać wymogi, jakim powinna sprostać osoba ubiegająca się o wpis na ich listy mediatorów. Z kolei wobec stałych mediatorów stawiane są odgórne wymogi. Na listy tzw. stałych mediatorów prowadzone przez prezesów sądów okręgowych może zostać bowiem wpisany mediator spełniający następujące warunki:

● ogólne (pełna zdolność do czynności prawnych, korzystanie z pełni praw publicznych),
● dodatkowe: osoba niekarana za przestępstwo umyślne, w wieku co najmniej 26 lat, znająca język polski oraz posiadająca wiedzę i umiejętności w zakresie prowadzenia mediacji.

Listy mediatorów prowadzone przez ośrodki mediacyjne są także przekazywane prezesom sądów okręgowych.

UWAGA!

Wpis na listę mediatorów wymaga zgody danego mediatora wyrażonej w formie pisemnej.

3. Wybór mediatora przez strony

Strony, które zdecydowały się na rozwiązanie sporu za pośrednictwem mediacji, mają całkowitą swobodę w zakresie wyboru mediatora (może to być także osoba spoza listy mediatorów prowadzonej przez prezesa właściwego miejscowo sądu okręgowego). Zasada swobodnego wyboru mediatora doznaje ograniczenia jedynie w przypadku, gdy:

● mediacja została zainicjowana na skutek skierowania sądu (jeżeli strony nie dokonały wyboru osoby mediatora, sąd, kierując strony do mediacji, wyznacza mediatora mającego odpowiednią wiedzę i umiejętności w zakresie prowadzenia mediacji w sprawach danego rodzaju, biorąc pod uwagę w pierwszej kolejności stałych mediatorów),
● strony nie doszły do porozumienia w jakimś zakresie podczas mediacji prowadzonej przez wybranego przez siebie mediatora - sąd wyznacza wówczas mediatora wyspecjalizowanego w określonym rodzaju mediacji.

Mediacja może mieć charakter mediacji instytucjonalnej, gdy jest prowadzona w ośrodkach mediacyjnych, ale może być też tzw. mediacją ad hoc - w przypadku gdy wybrany mediator lub zespół mediacyjny został wyznaczony do konkretnej/pojedynczej sprawy. Jeżeli jednak strony poddały się mediacji instytucjonalnej, w konsekwencji zwykle muszą zaakceptować regulamin danego ośrodka mediacyjnego.

UWAGA!

Każda ze stron konfliktu ma wpływ na wybór mediatora, i to niezależnie od tego, która z nich wyszła z inicjatywą podjęcia mediacji. Jednocześnie każda ze stron może w każdym czasie wycofać się z mediacji (spór pozostanie nierozstrzygnięty).

4. Rodzaje spraw poddawanych mediowaniu

Zasadniczo prawie każda sprawa rodząca konflikt między co najmniej dwiema stronami może zostać rozwiązana w nieformalnym postępowaniu, jakim jest mediacja. Mediacja jest bowiem procedurą, której można poddać każdy rodzaj sporu/konfliktu, a jedynym warunkiem poddania danej sprawy pod mediację jest wyrażenie zgody na udział w mediacji przez strony.

Przekrój zakresu spraw poddawanych mediacji jest niezwykle różnorodny, ponieważ znajdują się tam sprawy cywilne i karne, a mianowicie:

● mediacja w sprawach cywilnych - z zakresu prawa cywilnego, a także w konfliktach środowiskowych (społecznych czy nawet sąsiedzkich),
● mediacja w sprawach rodzinnych - z zakresu prawa rodzinnego i opiekuńczego - w konfliktach małżeńskich, rodzinnych (ustalenie alimentów, podział majątku po rozwodzie, ustalenie zasad opieki nad małoletnimi dziećmi itp.),
● mediacja w sprawach pracowniczych - z zakresu prawa pracy - w sporach na linii pracodawca-pracownik,
● mediacja w sprawach gospodarczych - z zakresu prawa gospodarczego - w konfliktach biznesowych/partnerskich (kwestie związane z płatnościami za towary, kwestie dotyczące własności intelektualnej itp.),
● mediacja w sprawach karnych - z zakresu prawa karnego/wykroczeń - z nieletnim/młodocianym/dorosłym sprawcą czynu przestępczego.

UWAGA!

Mediacja jest procedurą, której można poddać każdy rodzaj sporu. Jedynym warunkiem jest wyrażenie dobrowolnej zgody na udział w niej przez strony konfliktu.

5. Przebieg mediacji - uczestnicy mediacji, etapy oraz dokumentacja i koszty

5.1. Uczestnicy mediacji

Uczestnikami w postępowaniu mediacyjnym są przede wszystkim same skonfliktowane strony. Niejednokrotnie jednak strony dla podniesienia własnego komfortu korzystają z usług profesjonalnych pełnomocników (radców prawnych/adwokatów). Pełnomocnicy stron są zatem także współuczestnikami mediacji (w zależności od woli samej strony pełnomocnik może brać udział w postępowaniu mediacyjnym od samego początku, tj. w całym procesie mediacji, albo wyłącznie na jej końcowym etapie, tj. formułowania postanowień wypracowanej ugody). Rolą pełnomocnika w procesie mediacji jest udzielenie wsparcia swemu mocodawcy, nadzór nad sformułowaniem zapisów wypracowanej ugody w sposób zgodny z intencjami stron i przepisami obowiązującego prawa.

Ponadto w postępowaniu mediacyjnym (podobnie jak w przypadku postępowania sądowego) strony mogą postanowić o tzw. przerwie w mediacji w celu skorzystania z wiedzy specjalistycznej/z pomocy specjalisty w jakiejś konkretnej dziedzinie (analogicznie jak z biegłego). Decyzja w tym zakresie leży wyłącznie w gestii samych stron (a nie mediatora).

5.2. Etapy postępowania mediacyjnego

Etap 1. Wszczęcie mediacji - zgłoszenie sprawy do mediacji

Mediacja może zostać przeprowadzona na podstawie skierowania przez sąd (sąd wydaje w tym przedmiocie postanowienie o skierowaniu sprawy do mediacji) albo na wniosek samej strony/stron, względnie na podstawie umowy o mediację.

We wszystkich sprawach, w których zawarcie ugody jest dopuszczalne, sąd dąży w każdym stanie postępowania do ich ugodowego załatwienia, w szczególności poprzez nakłanianie stron do mediacji. Tym samym w każdym stadium postępowania sądowego, jeśli tylko sąd uzna to za celowe, sprawa może zostać skierowana do mediacji. Strony zawsze muszą wyrazić zgodę na przeprowadzenie mediacji (jeżeli sąd skierował sprawę do mediacji, ale któraś ze stron nie wyraziła na to zgody, mediacja nie może się odbyć).

Etap 2. Posiedzenie mediacyjne informacyjne (czas trwania około 1 godziny)

W pierwszej kolejności odbywa się tzw. spotkanie wstępno-informacyjne stron z mediatorem. Ważne, by w spotkaniu brała udział zainteresowana w sprawie sama strona (nie jej pełnomocnik). Na takim spotkaniu mediator informuje strony o zasadach mediacji, jej przebiegu, wskazuje na swoją rolę w procesie mediacji, informuje o kosztach, a przede wszystkim odbiera zgodę stron na udział w mediacji.

UWAGA!

Ustawodawca wprowadził obowiązek informowania sądu już w pozwie o podjęciu próby polubownego/ugodowego rozwiązania sporu przed skierowaniem sprawy na drogę postępowania sądowego, a w przypadku gdy takiej próby w ogóle nie podjęto, strona ma obowiązek wyjaśnić sądowi przyczynę/przyczyny braku podjęcia takiej próby.

Etap 3. Posiedzenia wspólne/sesje mediacyjne (czas trwania jednego posiedzenia około 2 godzin)

Jest to wspólne spotkanie mediatora i wszystkich stron konfliktu, mające na celu wspólne odnalezienie możliwych rozwiązań, satysfakcjonujących wszystkich uczestników. Strony przedstawiają sobie wzajemnie swój punkt widzenia, wypracowują, przy udziale mediatora, korzystne i akceptowalne rozwiązanie i zawierają w tym zakresie porozumienie. W tych spotkaniach (może być jedno lub kilka) mogą brać udział także pełnomocnicy stron.

Mediator może stosować podczas mediacji wiele pomocnych technik (m.in. tzw. aktywnego słuchania, wyjaśniania, odzwierciedlania uczuć, a także spotkań na osobności), ułatwiających stronom ich wzajemną komunikację.

Etap 4. Zakończenie mediacji - sporządzenie i podpisanie wypracowanej ugody

Jeżeli mediacja kończy się zawarciem porozumienia, następuje podpisanie ugody (po uprzednim jej sporządzeniu np. przez pełnomocników stron). Mediator czuwa nad tym, aby treść zwartej przez strony ugody była zgodna z prawem, zasadami współżycia społecznego, by była dla wszystkich stron jasna/zrozumiała i by nie zawierała rozwiązań sprzecznych ze sobą.

Następnie strony podpisują ugodę, zostaje sporządzony protokół i następuje zakończenie procesu mediacji.

Etap 5. Zatwierdzenie ugody przez sąd

W przypadku mediacji sądowej mediator wysyła do sądu protokół mediacji i treść ugody (jeśli została zawarta), a stronom wręcza po egzemplarzu zawartej ugody wraz z odpisem wniosku o jej zatwierdzenie oraz protokół i inne niezbędne dokumenty (np. odpisy pełnomocnictw, odpisy z KRS itp.). Po zatwierdzeniu przez sąd ugoda staje się prawomocna i kończy postępowanie sądowe. W przypadku zaś gdy ugoda nie została zawarta w postępowaniu mediacyjnym (toczącym się podczas zawieszonego postępowania sądowego), strony uczestniczą w dalszym procesie sądowym (zawieszone postępowanie sądowe zostaje podjęte i jest dalej prowadzone - konflikt zostanie osądzony przez sąd).

W przypadku mediacji pozasądowej, na wniosek stron, mediator również może złożyć do sądu dokumenty z prośbą o uprawomocnienie ugody. W takim przypadku sąd nie zatwierdzi ugody, jeśli jest sprzeczna z prawem/zasadami współżycia społecznego/zmierza do obejścia prawa/gdy jest niezrozumiała lub zawiera sprzeczności.

Sąd (właściwy do rozpoznania sprawy według właściwości ogólnej lub wyłącznej) przeprowadza postępowanie co do zatwierdzenia ugody zawartej przed mediatorem i wydaje postanowienie w tym zakresie na posiedzeniu niejawnym. Jeżeli zaś ugoda podlega wykonaniu w drodze egzekucji, sąd zatwierdza taką ugodę, nadając jej klauzulę wykonalności.

Każda ugoda zawarta przez strony przed mediatorem wymaga zatwierdzenia przez sąd, by mogła uzyskać moc prawną ugody sądowej, tzn. by mogła wywoływać takie same skutki jak w przypadku, gdyby strony zawarły ugodę przed sądem. Ugoda zawarta przed mediatorem, którą zatwierdzono poprzez nadanie jej klauzuli wykonalności, jest tytułem wykonawczym.

UWAGA!

Sąd odmawia nadania klauzuli wykonalności albo zatwierdzenia ugody zawartej przed mediatorem, jeżeli ugoda byłaby sprzeczna z prawem czy zasadami współżycia społecznego, zmierzałaby do obejścia prawa, byłaby niezrozumiała, zawierałaby sprzeczności (stąd tak ważna rola mediatora, by ugoda spełniała określone warunki).

5.3. Dokumentacja z mediacji

Dokumentacja we wszystkich mediacjach cywilnych (w tym gospodarczych) zawiera:

● ugodę - podpisaną przez same strony (przez podpisanie ugody strony wyrażają zgodę na wystąpienie do sądu z wnioskiem o jej zatwierdzenie),
● wniosek o zatwierdzenie ugody skierowany do sądu,
● protokół z przebiegu mediacji (jego załącznikami są ugoda oraz wniosek o zatwierdzenie ugody przekazany do sądu), w którym oznacza się miejsce i czas prowadzenia mediacji, imiona i nazwiska (nazwy) i adresy stron oraz mediatora, a ponadto zamieszcza się w nim wynik mediacji (protokół podpisuje mediator).

Protokół (wraz z załącznikami) doręczany jest stronom przez mediatora. Dokumentacja ta jest zabezpieczana i przechowywana przez mediatora/ośrodek mediacyjny w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami prawa oraz zgodnie z zasadą poufności.

5.4. Koszty mediacji

Mediacja wiąże się co prawda z określonymi kosztami, ale są one relatywnie mniejsze niż koszty sądowe i obejmują przede wszystkim wynagrodzenie mediatora, opłatę wstępną oraz zwrot kosztów prowadzonej mediacji. Zwykle strony ponoszą te koszty po połowie. Opłata zaś dokonywana jest zgodnie z zapisami umowy o przeprowadzenie mediacji.

Mediator ma prawo do wynagrodzenia i zwrotu wydatków związanych z przeprowadzeniem mediacji, chyba że wyraził zgodę na prowadzenie mediacji bez wynagrodzenia. Wynagrodzenie i zwrot wydatków obciążają strony (nawet gdy mediacja toczy się na podstawie skierowania sądu, a strona w procesie była zwolniona od kosztów sądowych).

Wysokość wynagrodzenia mediatora jest określana zgodnie z:

● przepisami rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z 20 czerwca 2016 r. w sprawie wysokości wynagrodzenia i podlegających zwrotowi wydatków mediatora w postępowaniu cywilnym - w przypadku mediacji sądowych,
● regulaminem mediacyjny/indywidualnymi uzgodnieniami stron z mediatorem - w przypadku mediacji umownych.

To rozporządzenie określa wysokość wynagrodzenia mediatora, w tym stałego mediatora, za prowadzenie postępowania mediacyjnego w sprawach cywilnych wszczętego na podstawie skierowania sądu i wydatki mediatora podlegające zwrotowi. Zgodnie z przepisami w sprawach o prawa majątkowe wynagrodzenie mediatora wynosi 1% wartości przedmiotu sporu, jednak nie mniej niż 150 zł i nie więcej niż 2000 zł za całość postępowania mediacyjnego.

Z kolei w sprawach o prawa majątkowe, w których wartości przedmiotu sporu nie da się ustalić, oraz w sprawach o prawa niemajątkowe wynagrodzenie mediatora za prowadzenie postępowania mediacyjnego wynosi za pierwsze posiedzenie 150 zł, a za każde kolejne - 100 zł, łącznie nie więcej niż 450 zł.

Zwrotowi podlegają udokumentowane i niezbędne wydatki mediatora poniesione w związku z przeprowadzeniem mediacji na pokrycie kosztów:

1) przejazdów - w wysokości i na warunkach określonych w przepisach dotyczących wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej,

2) wynajmu pomieszczenia niezbędnego do przeprowadzenia posiedzenia mediacyjnego, w wysokości nieprzekraczającej 70 zł za jedno posiedzenie,

3) korespondencji, w wysokości nieprzekraczającej 30 zł.

W razie nieprzystąpienia stron do mediacji mediatorowi przysługuje zwrot poniesionych wydatków w wysokości nieprzekraczającej 70 zł.

W mediacji umownej (cywilnej) koszty mediacji wynikają z cenników poszczególnych ośrodków i są określone w umowie o mediację, jaką strony zawierają z mediatorem (lub ośrodkiem mediacyjnym).

6. Mediacja umowna - klauzula mediacyjna

W umowie o mediację strony określają w szczególności przedmiot mediacji, osobę mediatora albo sposób wyboru mediatora. Mediację można prowadzić zarówno przed wszczęciem postępowania, jak i (za zgodą stron) w jego toku. W przypadku mediacji umownej cywilnej strony wskazują osobę mediatora albo sposób jego wyboru w samej umowie o mediację. Jeśli jednak strony zawarły umowę mediacyjną, ale nie wskazały w niej konkretnego mediatora - wybór mediatora wymaga zgody obu stron. Mediacja nie zostanie wszczęta, jeżeli druga strona w terminie tygodnia nie wyrazi zgody na osobę mediatora.

W przypadku gdy strona wnosi o przeprowadzenie mediacji, ale umowa o mediację między nią a jej partnerem handlowym (drugą stroną) nie została w ogóle zawarta, wówczas warunkiem wszczęcia mediacji jest zgoda drugiej strony zarówno na samą mediację, jak i na osobę mediatora, co może rodzić określone niedogodności w praktyce i pogłębiać zaistniały już konflikt między stronami.

Szansą na szybie porozumienie się stron może być tzw. klauzula mediacyjna, która stanowi podstawę do rozwiązania zaistniałego sporu we wczesnym jego stadium. Klauzula mediacyjna może zostać zamieszczona w kontrakcie handlowym zawieranym przez strony/przedsiębiorców i w przypadku zaistnienia ewentualnego sporu związanego z wykonywaniem/obowiązywaniem tego kontraktu umożliwi stronom szybkie podjęcie rozmów ugodowych, co zapobiegnie konieczności skierowania sprawy na drogę postępowania sądowego (wejścia w proces sądowy).

Wzór. Przykład klauzuli mediacyjnej/klauzuli rozwiązywania sporów

1. Strony zgodnie postanawiają, że w przypadku zaistnienia między nimi ewentualnego sporu dotyczącego realizacji niniejszej umowy, przed skierowaniem sprawy na drogę sądową, w pierwszej kolejności podejmą próbę rozwiązania sporu w trybie mediacji przy udziale mediatora wybranego z .......................... (nazwa ośrodka mediacyjnego).

2. Strony zobowiązują się względem siebie, że najpóźniej w terminie ....................... dni od dnia zaistnienia ewentualnego sporu wystąpią wspólnie z wnioskiem o przeprowadzenie mediacji.

PODSUMOWUJĄC:

Mediację prowadzi się przed wszczęciem postępowania sądowego, na podstawie umowy o mediację (umowa może być w formie ustnej lub pisemnej), a za zgodą stron także w toku procesu (na wniosek stron o mediację skierowany do sądu).

W procesie mediację prowadzi się na podstawie postanowienia sądu kierującego strony do mediacji.

Z punktu widzenia momentu rozpoczęcia rozmów ugodowych mających doprowadzić strony do polubownego rozwiązania sporu mediacje gospodarcze dzieli się na:

a) mediacje przedsądowe,

b) mediacje sądowe,

c) mediacje pozasądowe.

PRZYKŁAD

Spółka AFOG Sp. z o.o. podpisała długoterminową umowę handlową ze spółką ERDA Spółka akcyjna. Przedmiotem umowy jest wzajemna wymiana handlowa towarów pochodzących z rynków europejskich. Spółka ERDA zalegała jednak w stosunku do spółki AFOG z płatnościami za ostatnie dwie dostawy (zaległość na kwotę 500 000 zł). Spółka AFOG, po dwóch kolejnych bezskutecznych wezwaniach do zapłaty, skierowała sprawę na drogę postępowania sądowego. W odpowiedzi na pozew spółka ERDA wskazała, że z uwagi na zerwanie kontaktu X przez jej zachodniego kontrahenta nie mogła zbyć w terminie towaru kupionego od spółki AFOG i chwilowo utraciła płynność finansową, jest jednak zainteresowana utrzymaniem dalszych relacji biznesowych ze spółką AFOG i deklaruje wolę polubownego rozwiązania sporu. W związku z tym sąd skierował sprawę do mediacji. W wyniku przeprowadzonej mediacji spółki AFOG i ERDA doszły do porozumienia i zawarły ugodę przed mediatorem.

W jaki sposób ugoda będzie podlegać wykonaniu?

Ugoda zawarta przed mediatorem, po jej zatwierdzeniu przez sąd, ma moc prawną ugody zawartej przed sądem.

Spółki AFOG i ERDA muszą złożyć wniosek do sądu (który skierował je do mediacji) o zatwierdzenie zawartej ugody. Taki wniosek składają u mediatora, który dostarczy go następnie sądowi wraz z pełną dokumentacją (protokół przebiegu mediacji wraz z ugodą podpisaną przez strony oraz wnioskiem o jej zatwierdzenie). Z chwilą zatwierdzenia ugody przez sąd dalsze postępowanie sądowe stanie się bezprzedmiotowe i zostanie umorzone przez sąd.

Przez wzgląd na okoliczność, że ugoda zawarta między spółkami AFOG i ERDA reguluje kwestie mogące być przedmiotem postępowania egzekucyjnego (odnosi się bowiem do roszczenia majątkowego w wysokości 500 000 zł), sąd zatwierdzi ją poprzez nadanie klauzuli wykonalności. Oznacza to, że ugoda w momencie jej zatwierdzenia stanie się tytułem wykonawczym umożliwiającym spółce AFOG wyegzekwowanie należności w sytuacji, gdyby spółka ERDA dobrowolnie nie wykonała jej postanowień. Ugoda zawarta przed mediatorem, po jej zatwierdzeniu przez sąd, ma moc prawną ugody zawartej przed sądem.

7. Korzyści z mediacji - dlaczego warto?

1. Mediacja pozwala na uniknięcie konieczności wniesienia i prowadzenia sprawy w sądzie. Mediacja prowadzona poza sądem daje możliwość rozmowy o problemach i konfliktach w neutralnej, a nawet przyjaznej atmosferze, sprzyjającej swobodnym wypowiedziom stron oraz rozładowaniu emocji, a ponadto w postępowaniu mediacyjnym nie ma powodów/pozwanych ani sędziego, który sam decyduje o wyniku procesu. To strony wypracowują wzajemnie akceptowalne rozwiązanie - porozumienie. Mediator niczego nie narzuca.

2. Mediator jest osobą wskazaną przez samych zainteresowanych (strony mają realny wpływ na wybór mediatora). Jedynie w przypadku, gdy strony nie wskażą mediatora, jego wyboru dokonuje sąd.

3. Mediator jest zobowiązany do zachowania tajemnicy, chyba że strony zwolnią go z tego obowiązku, a samo postępowanie mediacyjne jest niejawne (bezskuteczne jest powoływanie się w toku postępowania przed sądem lub sądem polubownym na propozycje ugodowe, propozycje wzajemnych ustępstw lub inne oświadczenia składane w postępowaniu mediacyjnym).

4. Czas trwania postępowania mediacyjnego nie powinien przekroczyć trzech miesięcy (według statystyk średni czas postępowania sądowego w Polsce w procesie sądowym wynosi ponad 480 dni, a w przypadku mediacji tylko 42 dni).

5. Strony mają szansę na polubowne rozwiązanie sporu, zakończenie mediacji ugodą. Mogą wzajemnie i dobrowolnie wypracować porozumienie, które będzie dla nich tak samo satysfakcjonujące i dzięki temu całkowicie akceptowalne. Wysoką skuteczność gwarantuje wypracowanie i uzgodnienie warunków wzajemnego porozumienia przez samych uczestników sporu.

6. Koszty postępowania sądowego i inne koszty ekonomiczne konfliktu zostają zredukowane. Jeśli mediacja zostaje wszczęta na skutek skierowania danej sprawy przez sąd do mediacji, a jednocześnie ugoda zostałaby zawarta przed wyznaczeniem pierwszej rozprawy, następuje zwrot poniesionych kosztów sądowych (wpisu) w wysokości 100%, a gdy ugoda zostanie zawarta po rozpoczęciu rozprawy - zwrot opłaty w wysokości 3/4 uiszczonego wpisu sądowego.

7. Są utrzymane wzajemne dalsze relacje biznesowe.

8. Zostaje utrzymany pozytywny wizerunek firmy/osoby (w mediacji nie ma postępowania dowodowego, sztywnej procedury procesu - strony rozwiązują konflikt poprzez prowadzone między sobą rozmowy).

9. W każdej chwili, w przypadku niezadowalającego przebiegu postępowania mediacyjnego, każda ze stron może zrezygnować z mediacji bez żadnych konsekwencji prawnych.

10. W sesjach mediacyjnych każdej ze stron może towarzyszyć pełnomocnik (np. radca prawny/adwokat, który bierze udział w mediacji, funkcjonując w relacji prawnik-klient, prawnik-mediator, prawnik-druga strona sporu i zapewniając lepsze samopoczucie i komfort swemu mocodawcy).

SŁOWNICZEK

Instytucja mediacji - Mediacja jest poufnym, dobrowolnym porozumieniem się skonfliktowanych stron przy obecności bezstronnego, neutralnego oraz profesjonalnego mediatora, które to porozumienie jest akceptowane przez strony.

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 10, art. 98¹ § 4, art. 103 § 2, art. 109 § 2, art. 183¹-183⁵ ustawy z 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1822; ost.zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 1948

● art. 1, art. 10, art. 13 ustawy z 10 września 2015 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze wspieraniem polubownych metod rozwiązywania sporów - Dz.U. z 2015 r. poz. 1595

● § 1-6 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z 20 czerwca 2016 r. w sprawie wysokości wynagrodzenia i podlegających zwrotowi wydatków mediatora w postępowaniu cywilnym - Dz.U. z 2016 r. poz. 921

Emilia Bartkowiak

radca prawny