Postępowanie administracyjne zostało szczegółowo uregulowane w Kodeksie postępowania administracyjnego (k.p.a.).

1.1. Dopuszczalność działania przez pełnomocnika

W postępowaniu administracyjnym strona może być reprezentowana przez pełnomocnika.

Pełnomocnikiem strony może być osoba fizyczna posiadająca zdolność do czynności prawnych. Należy podkreślić, że pełnomocnikiem nie może być osoba prawna. Jednak w niektórych przypadkach strona jest zobligowana do osobistego udziału w postępowaniu administracyjnym. Osobiste działanie strony w toku postępowania może być wymagane z mocy przepisów prawa, może wynikać z postanowień organu prowadzącego postępowanie albo z samej natury czynności procesowych. Na przykład strona nie będzie mogła skorzystać z usług pełnomocnika, jeżeli np. ma osobiście złożyć wyjaśnienia w sprawie (art. 50 § 1 k.p.a.) czy ma zostać przesłuchana w charakterze strony (art. 86 k.p.a.).

UWAGA!

Ustanowienie pełnomocnika w postępowaniu administracyjnym nie wyklucza uprawnienia strony do działania we własnym imieniu.

Od chwili ustanowienia pełnomocnika działa on za stronę z pełnymi konsekwencjami prawnymi. Oznacza to w szczególności, że czynności procesowe dokonane przez pełnomocnika odnoszą skutek w sferze prawnej strony, a pominięcie pełnomocnika strony jest równoznaczne z pominięciem strony w danym postępowaniu administracyjnym.

1.2. Forma ustanowienia pełnomocnictwa, zakres i rodzaje oraz zasady uwierzytelniania

1.2.1. Forma pełnomocnictwa

Pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie, w formie dokumentu elektronicznego lub zgłoszone do protokołu. Oznacza to, że przepisy nie zawierają szczególnych wymogów co do dokumentu pełnomocnictwa, które w postępowaniu administracyjnym jest odformalizowane (istnieje szeroka dowolność co do jego treści i formy). Samo już oświadczenie woli mocodawcy tworzy pełnomocnictwo (zgłoszenie do protokołu w formie oświadczenia).

Nie jest jednak dopuszczalne domniemywanie istnienia pełnomocnictwa. Obowiązek wykazania istnienia pełnomocnictwa w konkretnej sprawie ciąży zawsze na stronie lub na samym jej pełnomocniku. W przypadku braku legitymowania się przez pełnomocnika dokumentem pełnomocnictwa ważność czynności prawnych podejmowanych przez "nielegitymowanego" pełnomocnika będzie wówczas zależeć od potwierdzenia ich przez mocodawcę (potwierdzenie takie będzie obejmować formę, termin dokonania czynności oraz przewidziane dla niej skutki) lub od przedłożenia dokumentu pełnomocnictwa.

UWAGA!

Niedołączenie pełnomocnictwa do pisma sporządzonego przez pełnomocnika w imieniu mocodawcy (i brak tego dokumentu w aktach sprawy) stanowi brak formalny pisma, który podlega usunięciu na podstawie art. 64 § 2 k.p.a.

1.2.2. Zakres i rodzaje

Ze względu na rodzaj zakresowy pełnomocnictwa można wyróżnić:

● pełnomocnictwo ogólne - obejmuje umocowanie do czynności zwykłego zarządu,

● pełnomocnictwo rodzajowe - obejmuje umocowanie do pewnego rodzaju czynności przekraczających zwykły zarząd,

● pełnomocnictwo do konkretnie oznaczonej czynności.

Pełnomocnictwo udzielone w ogólnym postępowaniu administracyjnym obowiązuje zarówno w postępowaniu głównym, jak i odwoławczym oraz w tzw. postępowaniach nadzwyczajnych (chyba że co innego wynika z treści pełnomocnictwa).

W treści pełnomocnictwa należy wskazać, czy obejmuje ono wszelkie czynności procesowe czy tylko niektóre z nich, czy dotyczy całego postępowania czy tylko określonego etapu.

UWAGA!

Z treści dokumentu pełnomocnictwa powinien jasno wynikać jego zakres (do podejmowania jakich czynności, w jakim postępowaniu, przed jakim organem został uprawniony pełnomocnik).

1.3. Uwierzytelnianie

Strona może złożyć w toku postępowania administracyjnego zamiast oryginału dokumentu jego odpis, jeżeli jego zgodność z oryginałem została poświadczona przez notariusza albo przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub doradcą podatkowym. Jedynie bowiem profesjonalni pełnomocnicy (adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy) są uprawnieni do samodzielnego uwierzytelniania odpisów udzielanych im pełnomocnictw. Pozostali pełnomocnicy, chcąc przedłożyć odpis udzielonego im pełnomocnictwa, muszą uzyskać notarialne uwierzytelnienie.

Przy poświadczaniu pełnomocnictwa samo uwierzytelnienie zasadniczo nie ma na celu "zrównania dokumentu pełnomocnictwa z dokumentem urzędowym", lecz jedynie wykazanie istnienia umocowania do działania. Dla wykazania, że pełnomocnik został ustanowiony dla strony, niezbędne jest jedynie okazanie dokumentu stwierdzającego ustanowienie takiego pełnomocnictwa. Pełnomocnik powinien także dołączyć do akt sprawy oryginał lub urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa, z tym zastrzeżeniem, że adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy, a także doradca podatkowy mogą sami uwierzytelnić odpis udzielonego im pełnomocnictwa oraz odpisy innych dokumentów wykazujących ich umocowanie.

UWAGA!

Brak odpowiedniego poświadczenia dokumentu pełnomocnictwa stanowi brak formalny.

Organ administracji publicznej może w razie wątpliwości zażądać urzędowego poświadczenia podpisu strony. W sprawach mniejszej wagi organ administracji publicznej może nie żądać pełnomocnictwa, jeśli pełnomocnikiem jest członek najbliższej rodziny lub domownik strony, a nie ma wątpliwości co do istnienia i zakresu upoważnienia do występowania w imieniu strony.

Pełnomocnictwo w formie dokumentu elektronicznego (a także jego odpis) powinno być uwierzytelnione za pomocą mechanizmów określonych w art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Odpisy pełnomocnictwa lub odpisy innych dokumentów wykazujących umocowanie, uwierzytelniane elektronicznie, są sporządzane w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 pkt 1 tej ustawy.

Jak wynika z postanowienia Naczelnego Sądu Administracyjnego z 24 października 2012 r. (sygn. akt I FSK 1212/12):

Prawo uwierzytelniania pełnomocnictw w postępowaniu sądowo-administracyjnym obejmuje możliwość uwierzytelniania wyłącznie swojego pełnomocnictwa. Innymi słowy tylko radca prawny (odpowiednio adwokat, doradca podatkowy, rzecznik patentowy), któremu zostało udzielone pełnomocnictwo, może dokument tego pełnomocnictwa uwierzytelnić. Nikt tej czynności nie może ani za niego dokonać, ani go w niej wyręczyć.

1.4. Wygaśnięcie pełnomocnictwa

Pełnomocnictwo wygasa z chwilą jego odwołania (wypowiedzenia) przez mocodawcę lub pełnomocnika, a także z chwilą śmierci mocodawcy lub pełnomocnika. Forma odwołania pełnomocnictwa nie musi być tożsama z formą jego udzielenia. Wystarczy, aby z takiej formy wynikało, że pełnomocnictwo zostało cofnięte (dla celów dowodowych, zgodnie z ogólną zasadą pisemności, oświadczenie o odwołaniu/wypowiedzeniu pełnomocnictwa powinno zostać dokonane pisemnie lub ustnie do protokołu).

UWAGA!

Odwołanie/wypowiedzenie pełnomocnictwa wywołuje skutek wobec organu administracyjnego oraz innych stron postępowania od momentu zawiadomienia ich o tej okoliczności.

1.5. Pełnomocnictwo a przedstawicielstwo ustawowe

Od instytucji pełnomocnika w postępowaniu administracyjnym należy odróżnić instytucję przedstawiciela ustawowego. W przypadku bowiem przedstawiciela ustawowego prawo do działania w cudzym imieniu wynika bezpośrednio z podstawy prawnej zawartej w ustawie (nie jest wymagany dokument pełnomocnictwa!). Takim przedstawicielem może być np. osoba pełniąca funkcję zarządu spółki kapitałowej, fundacji lub stowarzyszenia (osoby uprawnione do reprezentacji zgodnie z zasadami ujawnionymi w Krajowym Rejestrze Sądowym). Podobnie ustawowi przedstawiciele osób niepełnoletnich będą działać w ich imieniu i na ich rzecz z mocy prawa przyznanego im przez przepisy poszczególnych ustaw.

1.6. Opłata skarbowa od pełnomocnictwa

Pełnomocnictwo podlega obowiązkowi opłaty skarbowej. Opłacie skarbowej podlega bowiem złożenie dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa lub prokury albo jego odpisu, wypisu lub kopii - w sprawie z zakresu administracji publicznej lub w postępowaniu sądowym. Obowiązek zapłaty opłaty skarbowej ciąży na mocodawcy, pełnomocniku, przedsiębiorcy lub prokurencie. Zapłaty dokonuje się w kasie właściwego miejscowo organu podatkowego lub na jego rachunek bankowy.

UWAGA!

Za każdy stosunek pełnomocnictwa należy uiścić opłatę skarbową. Od pełnomocnictwa należy uiścić opłatę skarbową, nawet jeśli składane jest ono kilkakrotnie w tej samej sprawie.

Opłata skarbowa za dokument stwierdzający udzielenie pełnomocnictwa oraz jego odpis, wypis lub kopię od każdego stosunku pełnomocnictwa (prokury) wynosi 17 zł. W sytuacji gdy mocodawca ustanawia dwóch pełnomocników lub jeden pełnomocnik reprezentuje dwóch mocodawców, opłata skarbowa wynosi 2 x 17 zł. Jeżeli pełnomocnik udziela pełnomocnictwa substytucyjnego trzem osobom, wówczas opłata skarbowa wynosi 3 x 17 zł.

Obowiązek uiszczenia opłaty skarbowej od pełnomocnictwa powstaje z chwilą złożenia dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa/prokury, jego odpisu, wypisu lub kopii w organie administracji publicznej/sądzie/organie administracji samorządowej.

UWAGA!

Brak uiszczenia należnej opłaty skarbowej nie oznacza, że pełnomocnictwo zostało udzielone nieskutecznie.

Żądanie przez organ administracji państwowej składania pełnomocnictwa do każdego postępowania, jeżeli jego prowadzenie wymaga odrębności akt sprawy, wynika z art. 33 § 3 k.p.a., zgodnie z którym pełnomocnik dołącza do akt oryginał lub urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa. Tak wynika również z wyroku NSA z 11 kwietnia 2008 r. (sygn. akt II FSK 128/08):

(...) pełnomocnik, chcąc występować w postępowaniu, jest zobligowany do przedłożenia do akt konkretnej sprawy dokumentu potwierdzającego umocowanie do działania w cudzym imieniu i wyznaczającego jego zakres.

Wprawdzie obowiązywanie pełnomocnictwa nie jest uzależnione od uiszczenia opłaty skarbowej z tytułu jego wystawienia, jednak musi zostać należycie opłacone.

Zwolniony z obowiązku uiszczenia opłaty skarbowej jest dokument stwierdzający udzielenie pełnomocnictwa oraz jego odpis, wypis lub kopia:

1) poświadczony notarialnie lub przez uprawniony organ, upoważniające do odbioru dokumentów;

2) w sprawach:

a) karnych, karnych skarbowych i dyscyplinarnych oraz w sprawach o wykroczenia,

b) cywilnych, w których mocodawcy przysługuje zwolnienie od kosztów sądowych;

3) jeżeli pełnomocnictwo jest udzielane małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu;

4) jeżeli mocodawcą jest podmiot zaliczony do następujących kategorii: państwa obce - na zasadzie wzajemności, jednostki budżetowe, jednostki samorządu terytorialnego, organizacje pożytku publicznego w związku z nieodpłatną działalnością, osoby przedstawiające zaświadczenie o korzystaniu ze świadczeń pomocy społecznej z powodu ubóstwa, osoby fizyczne w zakresie przedmiotów opłaty skarbowej związanych z ochroną przyrody);

5) jeżeli dotyczy podpisywania deklaracji podatkowych składanych za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Nie podlega opłacie skarbowej złożenie dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa lub prokury albo jego odpisu, wypisu lub kopii w sprawach:

a) alimentacyjnych, opieki, kurateli i przysposobienia,

b) ubezpieczenia społecznego, ubezpieczenia zdrowotnego, rent strukturalnych, ulg określonych w przepisach szczególnych dla żołnierzy niezawodowych i osób odbywających służbę zastępczą oraz ich rodzin, a także uprawnień dla osób niepełnosprawnych i osób objętych przepisami o szczególnych uprawnieniach dla kombatantów,

c) świadczeń socjalnych oraz w sprawach załatwianych na podstawie przepisów o pomocy społecznej, przepisów o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej oraz przepisów o zatrudnieniu socjalnym,

d) wyboru Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej, wyborów do Sejmu, Senatu, Parlamentu Europejskiego i organów samorządu terytorialnego oraz referendum,

e) powszechnego obowiązku obrony, z wyjątkiem decyzji w sprawach udzielania zgody obywatelom polskim na służbę w obcym wojsku lub w obcej organizacji wojskowej,

f) zatrudnienia, wynagrodzeń za pracę,

g) nauki, szkolnictwa i oświaty pozaszkolnej oraz ochrony zdrowia,

h) załatwianych na podstawie przepisów ustawy z 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz.U. z 2015 r. poz. 782),

i) nabycia obywatelstwa polskiego w drodze repatriacji oraz stwierdzenia posiadania obywatelstwa polskiego nabytego w ten sposób,

j) pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej obywateli państw członkowskich Unii Europejskiej, państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) - stron umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym lub Konfederacji Szwajcarskiej, oraz członków ich rodzin, którzy do nich dołączają lub z nimi przebywają,

k) udzielenia ochrony międzynarodowej, udzielenia azylu, zgody na pobyt ze względów humanitarnych, zgody na pobyt tolerowany oraz w sprawach ochrony czasowej,

l) rekompensat w rozumieniu ustawy z 8 lipca 2005 r. o realizacji prawa do rekompensaty z tytułu pozostawienia nieruchomości poza obecnymi granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2014 r. poz. 1090).

1.7. Obowiązek przekazywania zbiorczej informacji w sprawie opłat skarbowych

Organy administracji rządowej i samorządowej oraz sądy mają obowiązek przekazania organowi podatkowemu właściwemu w sprawie opłaty skarbowej (wójtowi, burmistrzowi, prezydentowi miasta) zbiorczej informacji o przypadkach nieuiszczenia należnej opłaty skarbowej. Odpowiednio zatem organy administracji rządowej i samorządowej oraz sądy przekazują organowi podatkowemu właściwemu w sprawie opłaty skarbowej zbiorczą informację o przypadkach nieuiszczenia należnej opłaty skarbowej od złożonych do nich dokumentów stwierdzających udzielenie pełnomocnictwa lub prokury oraz ich odpisów, wypisów lub kopii.

Informacja ta przekazywana jest co miesiąc, do siódmego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nie uiszczono należnej opłaty skarbowej, i zawiera następujące dane:

1) imię i nazwisko (nazwę lub firmę), adres podmiotu zobowiązanego do uiszczenia opłaty skarbowej,

2) przedmiot, od którego nie uiszczono należnej opłaty skarbowej, w tym dane jednoznacznie identyfikujące ten przedmiot.

PRZYKŁAD 1

Pełnomocnik spółki prawa handlowego składa pełnomocnictwo do reprezentowania przed organem administracji samorządowej w sprawie m.in. wydawania zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych. Pełnomocnictwo jest udzielone na czas oznaczony, np. od 1 czerwca 2015 r. do 30 czerwca 2019 r. Zostało złożone przy składaniu wniosku o wydanie zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych. Znajduje się tu umocowanie do: złożenia wniosku o wydanie zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych i składania oświadczeń o wartości sprzedaży napojów alkoholowych.

Pytanie: Czy w tym przypadku opłatę skarbową za złożenie pełnomocnictwa należy pobrać wyłącznie jeden raz, czy też za każdym razem - gdy pełnomocnik najpierw, np. w czerwcu, złoży wniosek w sprawie wydania zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych, a potem w styczniu następnego roku złoży oświadczenie o wartości sprzedaży napojów alkoholowych?

Odpowiedź: W każdej z tych spraw trzeba będzie odrębnie przedłożyć pełnomocnictwo i uiścić należną opłatę skarbową (2 x 17 zł). Żądanie przez organ administracji państwowej składania pełnomocnictwa do każdego postępowania, jeżeli jego prowadzenie wymaga odrębności akt sprawy, wynika z art. 33 § 3 k.p.a., zgodnie z którym pełnomocnik dołącza do akt oryginał lub urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa.

PRZYKŁAD 2

Spółka prawa handlowego ustanowiła najpierw jednego pełnomocnika, a ten z kolei ustanowił kolejnego, do czego został umocowany.

Pytanie: Czy opłacie skarbowej podlega złożenie wyłącznie ostatniego dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa (1 x 17 zł), na podstawie którego pełnomocnik (ten ostatni) będzie dokonywał czynności na rzecz mocodawcy, czy też każdego pełnomocnictwa (od pierwszego i od drugiego) w chwili składania przez tego ostatniego pełnomocnictwa do sprawy, np. złożenia oświadczenia o wartości sprzedaży napojów alkoholowych?

Odpowiedź: Opłacie będzie podlegało pełnomocnictwo główne i substytucyjne (2 x x 17 zł). Oba należy także przedłożyć organowi w celu wykazania ciągu umocowania. Opłata skarbowa za dokument stwierdzający udzielenie pełnomocnictwa oraz jego odpis, wypis lub kopię, od każdego stosunku pełnomocnictwa (prokury), wynosi 17 zł.

PRZYKŁAD 3

Spółka prawa handlowego - mocodawca - ustanowiła dwóch pełnomocników działających łącznie m.in. w sprawie złożenia wniosku o wydanie zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych, składania oświadczeń o wartości sprzedaży napojów alkoholowych itp. (pełnomocnictwo łączne).

Pytanie: Czy w tym przypadku pobiera się opłatę skarbową wyłącznie w wysokości 17 zł czy od każdego złożonego pełnomocnictwa?

Odpowiedź: Od każdego pełnomocnictwa należy uiścić odrębnie opłatę w wysokości 17 zł. Jeżeli zatem spółka ustanowiła dwóch pełnomocników mających działać łącznie, wówczas należy uiścić opłatę w wysokości 2 x 17 zł (od każdego pełnomocnictwa odrębnie), z zastrzeżeniem, że pełnomocnictwa te trzeba będzie przedkładać i uiszczać odrębne opłaty w każdej sprawie administracyjnej (wymagającej odrębności akt sprawy).

Należy podkreślić, że w omawianych przypadkach pełnomocnik jest zobowiązany przedłożyć oryginał pełnomocnictwa lub jego urzędowo poświadczony odpis. Jedynie adwokat, radca prawny lub rzecznik patentowy, a także doradca podatkowy mogą sami uwierzytelnić odpis udzielonego im pełnomocnictwa oraz odpisy innych dokumentów wykazujących ich umocowanie (art. 33 § 3 k.p.a.).

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 1 ust. 1 pkt 2, art. 2, art. 5, art. 6 ust. 1 pkt 4, art. 7, art. 8 ust. 1, art. 11 ustawy z 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej - j.t. Dz.U. z 2015 r. poz. 783; ost.zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 544

● art. 1-2, art. 32, art. 50 § 1, art. 64 § 2, art. 86 ustawy z 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 23; ost.zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 868

● art. 48 § 3 ustawy z 30 sierpnia 2002 r. o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 718; ost.zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 846

Emilia Bartkowiak

radca prawny