1 czerwca 2017 r. weszły w życie istotne zmiany Kodeksu postępowania administracyjnego (dalej: k.p.a.). Nowelizacja stanowi część przygotowanego przez Ministerstwo Rozwoju pakietu "100 zmian dla firm - Pakiet ułatwień dla przedsiębiorców". Nowe przepisy mają zapobiegać przewlekłości postępowania. Jest to szczególnie istotne dla przedsiębiorców w odniesieniu do postępowań administracyjnych związanych z działalnością gospodarczą, takich jak uzyskanie koncesji lub zezwolenia czy też decyzji związanych z procesem inwestycyjnym.
Zmiany w k.p.a. mają się przyczynić do usprawnienia postępowania oraz skrócić czas jego trwania. Ma to nastąpić m.in. poprzez przyznanie stronom możliwości decydowania w szerszym zakresie o realizacji ich prawa do pełnego, dwukrotnego rozpoznania sprawy w procedurze administracyjnej. Nowe przepisy mają też zmienić podejście administracji do obywateli. Bardziej partnerskie relacje mają zapewnić takie reguły jak: zasada przyjaznej interpretacji prawa i rozstrzygania wątpliwości faktycznych na korzyść strony oraz wprowadzenie metod polubownego rozwiązywania kwestii spornych (mediacja). Przedstawiamy przegląd nowych rozwiązań wprowadzonych nowelizacją - istotnych dla przedsiębiorców.
Nowelizacja wprowadza następujące zasady ogólne postępowania administracyjnego:
Prawo do wniesienia ponaglenia służy stronie, której sprawa nie została załatwiona w terminie. Organy administracji mają obowiązek pouczyć stronę o możliwości wniesienia takiego ponaglenia w piśmie informującym o niezałatwieniu sprawy w terminie (art. 36 § 1 k.p.a.). Przed nowelizacją, gdy taka sytuacja miała miejsce, strona miała możliwość złożenia zażalenia. Zgodnie z nowym brzmieniem art. 37 k.p.a.:
Stronie służy prawo do wniesienia ponaglenia, jeżeli:
Strona wnosząca o ponaglenie ma obowiązek ponaglenie uzasadnić. Ponaglenie należy wnieść do organu wyższego stopnia za pośrednictwem organu prowadzącego postępowanie lub do tego samego organu (gdy nie ma organu wyższego stopnia). Organ odwoławczy ma siedem dni na rozpatrzenie ponaglenia, a następnie wydaje postanowienie, w którym:
- wyznacza termin załatwienia sprawy i zobowiązuje właściwy organ do załatwienia sprawy w tym terminie,
- wyjaśnia przyczyny i ustala winnych bezczynności lub przewlekłości.
Zgodnie z nowymi przepisami pracownik organu administracji publicznej będzie podlegał odpowiedzialności (porządkowej, dyscyplinarnej lub innej przewidzianej przepisami prawa), nie tylko wtedy, gdy z nieuzasadnionych przyczyn nie załatwi sprawy w terminie, ale także wtedy, gdy będzie prowadził postępowanie dłużej niż to było niezbędne do załatwienia sprawy (art. 38 k.p.a.).
Od lat kwestią sporną w sprawach administracyjnych jest status soboty jako dnia wolnego. Kodeks postępowania administracyjnego nie uznawał soboty za "dzień wolny", a tym samym, gdy termin upływał w sobotę, termin nie ulegał przesunięciu na najbliższy dzień roboczy. Choć orzecznictwo sądów administracyjnych było korzystne, praktyka organów administracji była różna. Nowelizacja rozwiązuje ten problem. Zgodnie z nowym brzmieniem art. 57 § 4 k.p.a., jeżeli koniec terminu do wykonania czynności przypada na dzień uznany ustawowo za wolny od pracy lub na sobotę, termin upływa następnego dnia, który nie jest dniem wolnym od pracy ani sobotą.
Dookreślona została też definicja terminu liczonego w latach. Mianowicie termin ten kończy się z upływem tego dnia w ostatnim roku, który odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim roku nie było - w dniu poprzedzającym bezpośrednio ten dzień (art. 57 § 3a k.p.a.).
W przypadku gdy podanie nie spełnia określonych wymagań, organ ma obowiązek wezwać stronę do uzupełnienia tych braków. Przed nowelizacją k.p.a. przewidywał "sztywny" siedmiodniowy termin na uzupełnienie braków podania. Nieuzupełnienie braków w tym terminie automatycznie oznaczało, że sprawa była pozostawiana bez rozpatrzenia. Po nowelizacji organ będzie mógł wyznaczyć stronie dłuższy niż siedmiodniowy termin na usunięcie braków (art. 64 § 2 k.p.a.). Organ będzie musiał dostosować długość tego terminu do okoliczności sprawy i czasu potrzebnego stronie na uzupełnienie braków. Automatyzm w tym zakresie może powodować naruszenie ogólnych zasad postępowania, w tym przede wszystkim zasadę zaufania do organów administracji.
W trakcie postępowania strona będzie się mogła domagać, aby pracownik prowadzący postępowanie poświadczył za zgodność z oryginałem przedstawiane mu odpisy dokumentów (art. 76a § 2b k.p.a.). Dzięki temu rozwiązaniu strona nie będzie musiała ponosić dodatkowych kosztów uzyskania urzędowo poświadczonych odpisów, odpisów lub wypisów aktów notarialnych i tym podobnych dokumentów, które mogą być potrzebne w postępowaniu administracyjnym.
Organ administracji, informując o możliwości wypowiedzenia się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań, będzie miał obowiązek poinformować stronę, jakie przesłanki (zależne od strony) w danej sprawie nie zostały spełnione, co może skutkować wydaniem decyzji niezgodnej z żądaniem strony (art. 79a k.p.a.). W terminie przeznaczonym do wypowiedzenia się w sprawie strona będzie mogła wymagane dowody uzupełnić. Dzięki takiemu rozwiązaniu sprawa będzie mogła zostać rozstrzygnięta zgodnie z oczekiwaniami strony.
W art. 7a k.p.a. została zapisana zasada, zgodnie z którą wątpliwości prawne powinny być rozstrzygane na korzyść strony. W art. 81a k.p.a. uzupełniono, że również niedające się usunąć wątpliwości co do okoliczności faktycznych powinny być rozstrzygane na korzyść strony. Od tej reguły są cztery wyjątki:
Nowelizacja wprowadza do procedury administracyjnej instytucję mediacji. Mediacja jest dobrowolna. Jej celem jest:
"wyjaśnienie i rozważenie okoliczności faktycznych i prawnych sprawy oraz dokonanie ustaleń dotyczących jej załatwienia w granicach obowiązującego prawa, w tym przez wydanie decyzji lub zawarcie ugody" (art. 96a k.p.a.).
Zgodnie z regułą ogólną (art. 13) organy administracji zostały zobowiązane do informowania stron o prawie do skorzystania z mediacji. W przypadku gdy strony zdecydują się na skorzystanie z mediacji, sprawa zostaje zawieszona na okres nie dłuższy niż 3 miesiące. Gdy strony nie dojdą do porozumienia w tym terminie, organ wydaje postanowienie o zakończeniu mediacji i załatwia sprawę (art. 96e k.p.a.).
Mediację prowadzi mediator, dążąc do polubownego rozwiązania sporu, w tym przez wspieranie uczestników mediacji w formułowaniu przez nich propozycji ugodowych (art. 96k k.p.a.). Mediatorem może być osoba fizyczna, która posiada pełną zdolność do czynności prawnych i korzysta z pełni praw publicznych. Natomiast w sprawach, w których uczestnikiem mediacji jest organ prowadzący postępowanie, mediatorem może być wyłącznie osoba wpisana na listę stałych mediatorów lub do wykazu instytucji i osób uprawnionych do prowadzenia postępowania mediacyjnego, prowadzonych przez prezesa sądu okręgowego lub mediator wpisany na listę prowadzoną przez organizację pozarządową lub uczelnię, o której informację przekazano prezesowi sądu okręgowego (art. 96f k.p.a.).
Mediacja jest odpłatna. Koszty wynagrodzenia mediatora i zwrotu wydatków związanych z przeprowadzeniem mediacji pokrywa organ administracji publicznej, a w sprawach, w których może być zawarta ugoda - strony w równych częściach, chyba że postanowią one inaczej.
Jeżeli w wyniku mediacji zostaną dokonane ustalenia dotyczące załatwienia sprawy w granicach obowiązującego prawa, organ administracji publicznej załatwia sprawę zgodnie z tymi ustaleniami, zawartymi w protokole z przebiegu mediacji (art. 96n k.p.a.).
Strona postępowania, która otrzyma decyzję, będzie mogła zrzec się odwołania od tej decyzji wobec organu administracji publicznej, który wydał decyzję. W ten sposób decyzja szybciej stanie się ostateczna i prawomocna. Adresat decyzji nie będzie musiał czekać, aby decyzja się uprawomocniła (art. 107 § 1, art. 127a. § 1 k.p.a.). Gdy wszystkie strony zrzekną się prawa do wniesienia odwołania, decyzja szybciej też będzie mogła zostać wykonana (art. 130 § 4 k.p.a.).
W k.p.a. wprowadzono instytucję tzw. "milczącego załatwienia sprawy". Zastosowanie tej instytucji będzie dopuszczalne tylko w przypadkach, gdy przepisy szczególne będą taką możliwość przewidywać (art. 122a k.p.a.).
Zgodnie z nowymi regulacjami sprawę uznaje się za załatwioną milcząco w sposób w całości uwzględniający żądanie strony, jeżeli w terminie miesiąca od dnia doręczenia żądania strony właściwemu organowi administracji publicznej albo innym terminie określonym w przepisie szczególnym organ ten:
Organ administracji publicznej, w przypadku milczącego załatwienia sprawy, jest związany wydanym w tym trybie rozstrzygnięciem od dnia następującego po dniu, w którym upływa termin przewidziany na wydanie decyzji lub postanowienia kończącego postępowanie albo wniesienie sprzeciwu, o ile kodeks nie stanowi inaczej (art. 110 § 2 k.p.a.).
W sprawie, w której toczy się postępowanie administracyjne, strony mogą zawrzeć ugodę, jeżeli charakter sprawy na to pozwala i nie sprzeciwiają się temu przepisy szczególne. (art. 114 k.p.a.). Przed nowelizacją ugoda była dopuszczalna, jeżeli przyczyniało się to do uproszczenia lub przyspieszenia postępowania. Ustawodawca zrezygnował z konieczności spełniania tych warunków. Od 1 czerwca 2017 r. zawarcie ugody jest dopuszczalne we wszystkich sprawach, których charakter pozwala na zawarcie ugody, chyba że przepisy szczególne wykluczają możliwość jej zawarcia.
W takich sprawach organ administracji wyznaczy stronom termin na zawarcie ugody i odroczy wydanie decyzji (art. 116 k.p.a.). Ugoda może być zawarta także przed mediatorem (art. 121a k.p.a.).
W k.p.a. zostało wprowadzone administracyjne postepowanie uproszczone (art. 163b). Organ załatwi sprawę w trybie uproszczonym w przypadkach, w których taki tryb jest dopuszczony przez przepisy. Co do zasady postępowanie uproszczone ma zastosowanie w sprawach, w których występuje tylko jedna strona zainteresowana. W postępowaniu uproszczonym strona może skorzystać z urzędowego formularza, przy czym nie jest wówczas dopuszczalne składanie nowych żądań, a postępowanie dowodowe jest ograniczone. Załatwienie sprawy w postępowaniu uproszczonym powinno nastąpić niezwłocznie, nie później niż w terminie miesiąca od dnia wszczęcia postępowania (art. 35 § 3a k.p.a.)
Nowe przepisy zmierzają do zapewnienia adekwatności administracyjnych kar pieniężnych do zaistniałych przypadków naruszenia prawa. W tym celu w k.p.a. zostały wprowadzone ogólne dyrektywy wymiaru kar, przesłanki odstąpienia od nałożenia kary, terminy przedawnienia nałożenia i egzekucji kary oraz warunki udzielania ulg w zapłacie kar pieniężnych. Nowe przepisy mają zapewniać adekwatność kar zamiast stosowanego dotychczas automatyzmu.
Zgodnie z nowymi przepisami, wymierzając administracyjną karę pieniężną, organ administracji publicznej powinien wziąć pod uwagę wszystkie ściśle wymienione w przepisach okoliczności sprawy, takie jak:
Odstąpienie od wymierzenia kary pieniężnej może mieć miejsce wówczas, gdy:
Prawo do ukarania administracyjną karą pieniężna ulegnie przedawnieniu po upływie 5 lat od dnia naruszenia prawa albo wystąpienia skutków naruszenia prawa (art. 189g k.p.a.), a nałożona kara nie będzie podlegała egzekucji, jeżeli upłynie 5 lat od dnia, w którym powinna być wykonana.
Od kary niezapłaconej w terminie (zaległej) nalicza się odsetki za zwłokę w wysokości określonej dla zaległości podatkowych (art. 189i k.p.a.).
W przypadkach uzasadnionych ważnym interesem publicznym lub ważnym interesem strony organ, który nałożył administracyjną karę pieniężną, na wniosek strony, może udzielić ulg w wykonaniu administracyjnej kary pieniężnej przez:
W przypadku kar administracyjnych nakładanych na strony prowadzące działalność gospodarczą ulgi te są udzielane, pod warunkiem że jest to dopuszczalne w rozumieniu zasad udzielania pomocy publicznej przedsiębiorcom.
Podstawa prawna:
Ustawa z 7 kwietnia 2017 r. o zmianie ustawy - Kodeks postępowania administracyjnego oraz niektórych innych ustaw - do dnia oddania bieżącego numeru "Mk" do druku nie została opublikowana w Dzienniku Ustaw.
art. 7a, 8, 13, 35, art. 36-38, art. 57 § 3a, 4, art. 64 § 2, art. 76a § 2b, art. 79a, 81a, 96a, 96e, 96k, 96f, 96n, art. 107 § 1, art. 110 § 2, art. 114, 116, 121a, 122a, art. 127a § 1, art. 130 § 4, art. 163b, 189d, 189f, 89g, 189i i 189k ustawy z 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 23 ze zm. - w brzmieniu obowiązującym od 1 czerwca 2017 r.
Ewa Sławińska
prawnik, redaktor naczelna MONITORA księgowego