WSTĘP

Każdy pracodawca może zostać skontrolowany przez Państwową Inspekcję Pracy pod względem legalności i prawidłowości zatrudniania pracowników. Co więcej, od 1 stycznia 2017 r. kontrole mogą dotyczyć także wypłacania zleceniobiorcom i osobom świadczącym usługi wynagrodzenia w wysokości wynikającej z minimalnej stawki godzinowej, zgodnie z przepisami o minimalnym wynagrodzeniu za pracę.

Inspektorzy pracy zwykle nie zapowiadają swojej wizyty w zakładzie pracy, a ich obecność w firmie może skończyć się procesem sądowym. Istnieją jednak sposoby na wcześniejsze przygotowanie się do kontroli, dzięki którym można ograniczyć związany z tym stres. Warto poznać swoje prawa w trakcie kontroli oraz zagadnienia, którymi prawie zawsze zainteresuje się inspektor w trakcie kontroli.

W książce w praktyczny sposób przedstawiamy m.in. przebieg kontroli przez inspektora pracy, zakres kontroli, środki prawne stosowane przez PIP, procedurę odwoławczą czy sądową kontrolę rozstrzygnięć organów PIP.

W celu bliższego zapoznania pracodawców oraz pracowników z tematem kontroli w publikacji zostały szczegółowo omówione m.in. następujące zagadnienia:

● w jaki sposób przebiega kontrola,
● jakie mogą być powody przeprowadzenia kontroli,
● jakie są prawa i obowiązki inspektorów pracy oraz pracodawcy,
● co zawiera protokół pokontrolny i kto jest uprawniony do jego podpisania,
● kiedy można wnieść zastrzeżenia do protokołu,
● jak wygląda procedura odwoławcza,
● jakie są kary za wykroczenia przeciwko prawom pracowników.

Całość uzupełniają wzory dokumentów i pism składanych w związku z kontrolą przeprowadzaną przez organy PIP.

ZAGADNIENIA OGÓLNE

1. Regulacje prawne

Choć ustawa z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1829; ost. zm. Dz.U. z 2016 r, poz. 2255) przewiduje szerokie uprawnienia dla kontrolowanych przedsiębiorców, to jednak wiele z nich nie znajdzie zastosowania do kontroli przeprowadzanej przez Państwową Inspekcję Pracy (dalej: PIP). Ponieważ działania inspektorów pracy prowadzą często do usunięcia stanu bezpośredniego zagrożenia życia lub zdrowia pracowników, przepisy przyznają im szersze uprawnienia kontrolne niż w przypadku innych instytucji.

Zasady i sposób przeprowadzania kontroli uregulowane w ustawie o swobodzie działalności gospodarczej odnoszą się wyłącznie do działalności gospodarczej przedsiębiorców, którymi są osoby fizyczne, prawne oraz jednostki organizacyjne niebędące osobą prawną, którym odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną - wykonujące we własnym imieniu działalność gospodarczą, oraz wspólnicy spółki cywilnej w zakresie wykonywanej przez nich działalności gospodarczej (art. 4 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej). Jednak PIP ma prawo kontrolować znacznie więcej podmiotów, w tym: urzędy, publiczne szkoły czy zakłady opieki zdrowotnej, a zatem tzw. sferę budżetową. Do tego kręgu pracodawców nie znajdują zastosowania regulacje ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, w związku z czym kontrole są w nich przeprowadzane są wyłącznie na podstawie przepisów ustawy z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (j.t. Dz.U. z 2015 r. poz. 640; ost. zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 1948 - dalej: ustawa o PIP).

W przypadku pracodawców należących do sfery budżetowej kontrola PIP jest przeprowadzana wyłącznie na podstawie przepisów ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy.

Przykład

W publicznej szkole podstawowej ma zostać przeprowadzona kontrola. Dyrektor szkoły musi liczyć się z tym, że inspektor pracy nie ma obowiązku uprzedzenia go o zamiarze przeprowadzenia kontroli, jak również przedłożenia upoważnienia do kontroli. W tym wypadku inspektora nie ograniczają także zasady co do długości trwania takiej kontroli, wynikające z ustawy o swobodzie działalności gospodarczej.

2. Powody przeprowadzania kontroli

W praktyce kontrole PIP wynikają najczęściej z:

● harmonogramu kontroli - dla inspektorów (w całym kraju lub w poszczególnych województwach) ustalane są centralnie plany kontroli na cały rok. Harmonogram może uwzględniać typy podmiotów kontrolowanych (np. banki, sklepy wielkopowierzchniowe itp.) lub też problemy sezonowe (np. odśnieżanie dachów);
● realizacji tematów - również tematy kontroli ustalane są centralnie dla całego kraju lub poszczególnych województw i decydują o przedmiotowym zakresie kontroli (np. czas pracy, wynagrodzenia, urlopy, legalność zatrudnienia, przestrzeganie przepisów bhp itp.);
● skarg - jeśli do PIP wpływa sporo pism aktualnie zatrudnionych i byłych pracowników danego pracodawcy, jak również związków zawodowych lub społecznych inspektorów pracy, to istnieje wysokie prawdopodobieństwo, że u takiego pracodawcy zostanie wszczęta kontrola.

Niestety, pracodawca nie ma możliwości sprawdzenia, z jakiego powodu wszczęto kontrolę. Informacji takiej nie udzieli inspektor pracy, gdyż zabraniają mu tego przepisy. Może się jednak zdarzyć, choć w praktyce ma to miejsce rzadko, że skarżący wyrazi na piśmie zgodę na ujawnienie złożenia przez niego skargi (art. 44 ust. 3 ustawy o PIP). Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie w wyroku z 6 marca 2014 r. (II SA/Kr 132/14) stwierdził, że Tajemnicą chronioną na podstawie art. 44 ust. 3 ustawy z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy objęte są nie tylko dane osobowe skarżącego, ale również treść skargi i sam fakt jej złożenia. Cele, którym służą działania Państwowej Inspekcji Pracy i związane z nimi wartości są na tyle istotne i ważne z punktu widzenia zapewnienia prawidłowej ochrony praw pracowniczych, a przez to funkcjonowania systemu społecznego i prawnego, że należy im dać pierwszeństwo przed ogólnie szeroko ujętym w prawie polskim dostępem do informacji publicznej.

Inspektor pracy nie może poinformować pracodawcy o powodzie wszczęcia kontroli, chyba że skarżący zgodzi się na ujawnienie faktu złożenia skargi.

W takim przypadku inspektor pracy może oficjalnie powołać się na ten fakt przed pracodawcą, a w przeprowadzanej kontroli ograniczyć się do zbadania jedynie faktów opisanych w skardze i dotyczących wyłącznie osoby ją składającej. W większości jednak przypadków skarżący nie wyrażają zgody na ujawnienie faktu złożenia przez nich skargi, w związku z czym w trakcie kontroli inspektor pracy musi dołożyć wszelkich starań, aby ukryć powód jej przeprowadzenia przed pracodawcą.

Przykład

Zwolniony pracownik złożył skargę na swojego byłego pracodawcę, że nie wypłacił mu wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych za ostatnie 3 miesiące. Nie wyraził przy tym zgody na ujawnienie pracodawcy faktu złożenia skargi. W takim przypadku inspektor pracy, rozpoczynając kontrolę, przekaże pracodawcy informację, że będzie dotyczyć ona kwestii związanych z wypłatą wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy oraz poprosi o imienną listę aktualnie zatrudnionych i zwolnionych w ostatnim czasie pracowników. Z listy tej wybierze kilka, kilkanaście nazwisk pracowników (w tym skarżącego), w stosunku do których sprawdzi prawidłowość wypłacania wynagrodzeń i innych świadczeń ze stosunku pracy.

3. Podmioty podlegające kontroli PIP

Kontroli Państwowej Inspekcji Pracy podlegają:

● pracodawcy, a w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz kontroli legalności zatrudnienia także niebędący pracodawcami przedsiębiorcy i inne jednostki organizacyjne - na rzecz których jest świadczona praca przez osoby fizyczne, w tym przez osoby wykonujące na własny rachunek działalność gospodarczą, bez względu na podstawę świadczenia tej pracy,
● podmioty świadczące usługi pośrednictwa pracy, doradztwa personalnego, poradnictwa zawodowego oraz pracy tymczasowej,
● pracodawcy delegujący pracowników na terytorium Polski w zakresie określonym w ustawie z 10 czerwca 2016 r. o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług (Dz.U. z 2016 r. poz. 868),
● przedsiębiorcy albo inne jednostki organizacyjne, na rzecz których w ramach prowadzonej przez te podmioty działalności jest wykonywane zlecenie lub są świadczone usługi przez przyjmującego zlecenie lub świadczącego usługi - w zakresie wypłacania takim osobom wynagrodzenia w wysokości wynikającej z wysokości minimalnej stawki godzinowej, zgodnie z przepisami ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę.

PIP przeprowadza również kontrole u przedsiębiorców niebędących pracodawcami, o ile na ich rzecz świadczona jest praca przez osoby fizyczne, w tym przez osoby wykonujące na własny rachunek działalność gospodarczą, bez względu na podstawę świadczenia tej pracy. Przedsiębiorcami mogą być osoby fizyczne, osoby prawne i jednostki organizacyjne niebędące osobą prawną, której odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną, wykonujące we własnym imieniu działalność gospodarczą oraz wspólnicy spółki cywilnej w zakresie wykonywanej przez nich działalności gospodarczej (art. 4 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej). Osobami zaś świadczącymi na ich rzecz pracę, ale niebędącymi pracownikami, mogą być zleceniobiorcy, wykonawcy dzieła, osoby prowadzące własną działalność gospodarczą - czyli tzw. samozatrudnieni oraz pracujący "na czarno".

Przedsiębiorcy niebędący pracodawcami także podlegają kontroli PIP, jeżeli osoby fizyczne świadczą pracę na ich rzecz.

Warto też wiedzieć, że PIP może przeprowadzić kontrolę stanu zapewnienia przez pracodawcę lub inny podmiot zatrudniający bezpiecznych i higienicznych warunków pracy dla:

● osób fizycznych wykonujących pracę na innej podstawie niż stosunek pracy w ramach prac społecznie użytecznych,
● osób przebywających w zakładach karnych i zakładach poprawczych, wykonujących pracę,
● żołnierzy w służbie czynnej, wykonujących powierzoną im pracę,
● studentów i uczniów niebędących pracownikami, odbywających zajęcia na terenie zakładu pracy

- art. 10 ust. 2 i 3 ustawy o PIP.

4. Miejsce przeprowadzania kontroli

Zazwyczaj kontrola przeprowadzana jest w siedzibie kontrolowanego podmiotu, tj. w zakładzie pracy lub w miejscu wykonywania jego zadań (art. 26 ust. 1 ustawy o PIP).

Przykład

W spółce "Dom" zajmującej się usługami budowlanymi ma zostać przeprowadzona kontrola warunków pracy robotników oraz legalności zatrudnienia. W związku z tematyką kontroli, czynności prowadzone będą w dwóch miejscach. Na budowie, czyli w miejscu świadczenia pracy przez zatrudnionych przez firmę robotników, będą prowadzone czynności dotyczące warunków pracy, natomiast w siedzibie pracodawcy będzie sprawdzana legalność zatrudnienia (ponieważ to w siedzibie przechowywane są akta osobowe pracowników).

W ostatnim czasie pracodawcy chętnie korzystają też z możliwości outsourcowania kadr oraz księgowości poza siedzibę firmy. Prowadzenie spraw kadrowo-księgowych, związanych z zatrudnieniem pracowników, powierzane jest zewnętrznemu podmiotowi, którym najczęściej jest niezależne biuro kadrowo-rachunkowe. Nie ma wówczas potrzeby sprowadzania dokumentów związanych z zatrudnieniem pracowników do siedziby kontrolowanej firmy, gdyż inspektor pracy może również przeprowadzać czynności kontrolne w miejscu przechowywania dokumentów finansowych lub kadrowych, tj. np. w biurze kadrowo-finansowym, prowadzącym sprawy kadrowo-księgowe kontrolowanego pracodawcy (art. 26 ust. 1 ustawy o PIP).

W przypadku takiej kontroli sprawdzane mogą być wyłącznie kwestie związane z kontrolowanym zakładem pracy. Inspektorzy nie mają zatem uprawnienia np. do kontrolowania warunków pracy panujących w pomieszczeniach biura kadrowo-rachunkowego.

Przykład

Firma ABC jest właścicielem dwóch budynków. W jednym znajduje się siedziba firmy, natomiast w drugim zakład produkcyjny. Pracodawca został powiadomiony, że PIP zamierza przeprowadzić kontrolę warunków pracy oraz legalności zatrudnienia. W związku z tematyką kontroli czynności prowadzone będą w dwóch miejscach: w siedzibie, gdzie urzęduje zarząd, kadry i księgowość i gdzie przechowywane są akta osobowe pracowników (tu sprawdzane będą warunki i legalność zatrudnienia) oraz w budynku, w którym znajduje się zakład produkcyjny (tu przeprowadzane będą wyłącznie czynności sprawdzające warunki zatrudnienia).

Może się także zdarzyć, że niektóre czynności trzeba będzie przeprowadzić w siedzibie jednostki organizacyjnej PIP, tj. w siedzibie okręgowego inspektoratu pracy lub jednego z oddziałów terenowych (art. 26 ust. 2 ustawy o PIP). Będzie tak np. gdy:

● warunki techniczne do przeprowadzenia kontroli panujące w siedzibie firmy są nieodpowiednie

Przykład

Kontrola odbywa się w kiosku z prasą, który nie ma żadnego zaplecza, w związku z tym nie ma możliwości wyznaczenia miejsca do pracy dla inspektora.

● w trakcie kontroli przeprowadzane są czynności wymagające osobnego pomieszczenia

Przykład

W trakcie kontroli przesłuchiwani są pracownicy w charakterze świadków na jakąś okoliczność będącą przedmiotem kontroli. W takiej sytuacji przesłuchania powinny odbywać się bez udziału osób postronnych, w tym również pracodawcy.

● ze względu na przedmiot kontroli konieczne jest przeanalizowanie przez inspektora pracy dużej liczby dokumentów, co zajmie wiele dni.

Przykład

W ramach kontroli u pracodawcy inspektor pracy ma do przeanalizowania ewidencję czasu pracy oraz listy płac w celu ustalenia stanu faktycznego. Czynności te zajmą kilka dni. W takim przypadku inspektor nie musi przesiadywać nad dokumentami w siedzibie pracodawcy, ale może je sprawdzić w swoim biurze w siedzibie PIP.

Zasadą jest, że inspektor zabiera z zakładu wyłącznie kserokopie. Wypożyczanie z firmy oryginałów dokumentów dopuszczalne jest wyjątkowo w szczególnie uzasadnionych przypadkach i zawsze za pokwitowaniem. Dzieje się tak np. przy kontroli tzw. wykresówek rejestrujących czas prowadzenia pojazdu przez kierowcę, gdyż po skserowaniu są one często nieczytelne.

5. Termin przeprowadzania kontroli

Inspektorzy pracy są uprawnieni do przeprowadzania, bez uprzedzenia i o każdej porze dnia i nocy, kontroli przestrzegania przepisów prawa pracy, w szczególności stanu bezpieczeństwa i higieny pracy, kontroli przestrzegania przepisów dotyczących legalności zatrudnienia w zakresie oraz kontroli wypłacania wynagrodzenia w wysokości wynikającej z wysokości minimalnej stawki godzinowej, zgodnie z przepisami ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (art. 24 ust. 1 ustawy o PIP).

Inspektor pracy nie ma obowiązku uprzedzania pracodawcy o zamiarze przeprowadzenia kontroli w jego zakładzie pracy.

W praktyce takie nieprzewidziane kontrole stosowane są rzadko, przeważnie w przypadku, gdy:

● uprzedzenie pracodawcy o zamiarze skontrolowania jego firmy mogłoby znacząco wpłynąć na wynik kontroli,
● okoliczności faktyczne uzasadniają niezwłoczne podjęcie kontroli u przedsiębiorcy (np. względy bezpieczeństwa i higieny pracy).

W zdecydowanej większości przypadków pracodawcy są uprzedzani przez PIP o zamiarze przeprowadzenia kontroli. Zazwyczaj jest to informacja telefoniczna w przeddzień zaplanowanej kontroli. Jeśli bowiem kontrola ma dotyczyć zagadnień prawnych (np. czasu pracy, wynagrodzeń, urlopów itp.), to w ciągu jednego dnia pracodawca nie jest w stanie uzupełnić lub wyprostować wszystkich nieprawidłowości w dokumentacji pracowniczej. Uprzedzenie pracodawcy o zamiarze przeprowadzenia jest niejako w interesie kontrolujących, ponieważ pozwala uniknąć sytuacji, w której inspektor, pojawiając się w zakładzie pracy, nie zastanie w nim pracodawcy lub innej upoważnionej przez niego osoby, która ma dostęp do dokumentacji pracowniczej (np. akt osobowych, ewidencji czasu pracy czy listy płac), a co za tym idzie, byłaby w stanie udostępnić je do kontroli.

6. Kto jest uprawniony do przeprowadzania kontroli

Co do zasady czynności kontrolne przeprowadzają inspektorzy pracy (art. 22 ustawy o PIP). Jednak w pewnych sytuacjach w kontroli mogą uczestniczyć pracownicy nadzorujący czynności kontrolne (czyli wyznaczeni pracownicy Głównego Inspektoratu Pracy) oraz podinspektorzy pracy (czyli osoby będące w trakcie nauki na inspektora). Tacy pracownicy PIP nie mogą jednak samodzielnie przeprowadzać kontroli i muszą działać na podstawie imiennych upoważnień wystawionych przez głównego lub okręgowego inspektora pracy.

Osoby będące w trakcie nauki na inspektora pracy mogą uczestniczyć w kontroli pod warunkiem posiadania upoważnienia od głównego lub okręgowego inspektora pracy.

W drodze wyjątku Główny Inspektor Pracy może też upoważnić do wyznaczenia inspektora pracy do wykonywania określonych czynności na obszarze działania innego okręgowego inspektoratu pracy lub poza terytorium RP, gdzie stosunek pracy podlega polskim przepisom prawa pracy (art. 22 ust. 2 ustawy o PIP). PIP może kontrolować pracowników zatrudnionych w naszych placówkach dyplomatycznych czy też członków załóg statków powietrznych oraz morskich.

7. Uprawnienia przysługujące inspektorowi pracy

Przy kontroli w zakładzie pracy kluczowa dla pracodawcy jest wiedza na temat uprawnień i obowiązków inspektora. Dzięki temu ma on możliwość dokonania oceny, czy inspektor działa ściśle w sposób zgodny z przepisami. Zdarza się bowiem, że inspektorzy, wykorzystując niewiedzę pracodawców lub ich służb kadrowych, żądają więcej informacji lub dokumentów, niż wynika to z przepisów.

Przykład

W firmie przeprowadzona została kontrola, w związku z podejrzeniem dyskryminacji pracowników. W przypadku podejrzenia złamania tego zakazu PIP uprawniona jest do przeprowadzania postępowania wyjaśniającego. W toku kontroli inspektor pracy zażądał od pracodawcy danych dotyczących pracowników, a także podania listy osób, które wzięły udział w rekrutacji na stanowisko głównego informatyka. W takiej sytuacji pracodawca powinien podać dane zatrudnionych obecnie pracowników, nie ma natomiast obowiązku podawania danych osób, które brały udział w rekrutacji.

Ustawa o PIP przyznaje inspektorom wiele uprawnień w celu umożliwienia sprawnego przeprowadzenia kontroli (art. 23 ust. 1 ustawy o PIP). Zostały one przedstawione w tabeli.

Uprawnienia inspektora pracy w czasie przeprowadzania kontroli

UPRAWNIENIE	UWAGA
Swobodny wstęp na teren oraz do obiektów i pomieszczeń w kontrolowanym zakładzie pracy	Inspektor pracy w żadnym przypadku nie musi posiadać przepustki ani nie może zostać poddawany rewizji osobistej, także w przypadku, gdy przewiduje ją wewnętrzny regulamin zakładu pracy
Przeprowadzanie oględzin obiektów, stanowisk pracy, maszyn i urządzeń oraz przebiegu procesów technologicznych i pracy	-
Żądanie od pracodawcy oraz od wszystkich pracowników lub osób, które są lub były zatrudnione albo które wykonują lub wykonywały pracę na jego rzecz na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym osób wykonujących na własny rachunek działalność gospodarczą, pisemnych i ustnych informacji w sprawach objętych kontrolą oraz wzywania i przesłuchiwania tych osób w związku z przeprowadzaną kontrolą	Żądanie to inspektor może zgłosić w formie ustnej lub na piśmie, a w przypadkach niecierpiących zwłoki również przy użyciu najnowszych środków łączności (np. telefonicznie, faksem, mailowo). Osobie, która w związku z przeprowadzaną kontrolą wzywana jest np. do siedziby PIP w celu jej przesłuchania, przysługuje zwrot kosztów podróży, utraconych za czas przesłuchania zarobków oraz innych należności. Aby uzyskać zwrot kosztów, należy zgłosić żądanie przyznania należności jeszcze tego samego dnia, po wykonaniu obowiązku złożenia wyjaśnień. W przeciwnym przypadku wezwany traci swoje roszczenie
Żądanie okazania dokumentów dotyczących budowy, przebudowy lub modernizacji oraz uruchomienia zakładu pracy, planów i rysunków technicznych, dokumentacji technicznej i technologicznej, wyników ekspertyz, badań i pomiarów dotyczących produkcji bądź innej działalności podmiotu kontrolowanego, jak również dostarczenia mu próbek surowców i materiałów używanych, wytwarzanych lub powstających w toku produkcji, w ilości niezbędnej do przeprowadzenia analiz lub badań, gdy mają one związek z przeprowadzaną kontrolą	Dotyczy to zazwyczaj odbiorów wybudowanych lub przebudowanych obiektów, w których ma się odbywać proces pracy
Żądanie przedłożenia akt osobowych i wszelkich dokumentów związanych z wykonywaniem pracy przez pracowników lub osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy	Inspektor ma prawo żądać okazania jedynie dokumentów związanych z wykonywaniem pracy przez osoby zatrudnione u pracodawcy (np. akt osobowych, umów cywilnoprawnych, ewidencji czasu pracy, list płac oraz potwierdzeń wypłaty wynagrodzenia). Zdarza się, że inspektorzy proszą o okazanie również innych dokumentów, do których żądania nie są uprawnieni (np. rachunkowych). W takiej sytuacji pracodawca ma prawo odmówić ich przedłożenia
Zapoznanie się z decyzjami wydanymi przez inne organy kontroli i nadzoru nad warunkami pracy oraz ich realizacją	-
Utrwalanie przebiegu i wyników oględzin obiektów, pomieszczeń, stanowisk pracy, maszyn i urządzeń oraz przebiegu procesów technologicznych i pracy za pomocą aparatury i środków technicznych służących do utrwalania obrazu lub dźwięku	Uprawnienie to jest wykorzystywane przez inspektorów najczęściej przy okazji przeprowadzania tzw. kontroli technicznych, a zwłaszcza na placach budów. Zdjęcia wykonane w ramach kontroli stanowią załącznik do protokołu z kontroli, a tym samym dowód w postępowaniu sądowym, wszczętym na wniosek inspektora pracy o ukaranie osoby winnej tych naruszeń za wykroczenie przeciwko prawom pracownika
Wykonywanie niezbędnych dla celów kontroli odpisów lub wyciągów z dokumentów, jak również zestawień i obliczeń sporządzanych na podstawie dokumentów, a w razie potrzeby żądania ich od podmiotu kontrolowanego	-
Sprawdzanie tożsamości osób wykonujących pracę lub przebywających na terenie podmiotu kontrolowanego, ich przesłuchiwania i żądania oświadczeń w sprawie legalności zatrudnienia lub prowadzenia innej działalności zarobkowej	-
Korzystanie z pomocy biegłych i specjalistów oraz akredytowanych laboratoriów	-

8. Obowiązki inspektora pracy

Poza licznymi uprawnieniami ustawa nakłada na inspektorów szereg obowiązków związanych z przebiegiem kontroli, a pracodawca ma pełne prawo domagać się ich przestrzegania.

Podstawowym obowiązkiem inspektora pracy, wchodzącego do zakładu, jest wylegitymowanie się (art. 24 ustawy o PIP). Tylko to daje bowiem pracodawcy pewność, że ma do czynienia z osobą uprawnioną do przeprowadzania czynności kontrolnych. WSA w Gdańsku w wyroku z 3 marca 2010 r. (III SA/Gd 543/09) uznał, że Przepis art. 24 ust. 3 ustawy z 13 kwietnia 2007 roku o Państwowej Inspekcji Pracy (Dz.U. z 2007 r. Nr 89, poz. 589 ze zm.) nie ustanawia obowiązku formalnego doręczenia legitymacji podmiotowi podlegającemu kontroli, lecz obowiązek jego okazania.

Ponadto inspektor zobowiązany jest do przedłożenia pracodawcy imiennego upoważnienia do przeprowadzenia kontroli, jeśli podmiotem kontrolowanym jest przedsiębiorca. Upoważnienie takie sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden inspektor pozostawia w zakładzie pracy, a drugi z podpisem pracodawcy lub osoby upoważnionej do występowania w jego imieniu trafia do akt inspektora.

Podczas wykonywania czynności kontrolnych inspektor pracy oraz osoby mu towarzyszące (np. biegli, specjaliści lub podinspektorzy pracy) zobowiązani są do przestrzegania przepisów bhp, przeciwpożarowych oraz o ochronie informacji niejawnych (art. 30 ustawy o PIP). Pracodawca ma więc prawo oczekiwać, że inspektorzy poddadzą się wszystkim obowiązującym w zakładzie rygorom z zakresu bhp lub przeciwpożarowym zarówno z uwagi na ich własne bezpieczeństwo, jak i wszystkich osób przebywających na terenie zakładu.

Inspektor ma też obowiązek zachowania w tajemnicy informacji powziętych w związku z kontrolą, przy czym obowiązek ten trwa również po ustaniu zatrudnienia w PIP (art. 45 ustawy o PIP).

Inspektor pracy jest zobowiązany do wydania postanowienia o zachowaniu w tajemnicy okoliczności umożliwiających ujawnienie tożsamości osoby przesłuchiwanej (art. 23 ust. 2 ustawy o PIP). Dotyczy to sytuacji, gdy występuje uzasadniona obawa, że udzielenie inspektorowi pracy informacji mogłoby narazić taką osobę na jakikolwiek uszczerbek lub zarzut z przyczyny udzielenia tej informacji (np. zwolnienie z pracy, niekorzystne traktowanie, szykany wobec pracownika). Podmiotem ochrony tożsamości osoby może być zarówno aktualny, jak i były pracownik, a także osoba, która wykonuje lub wykonywała pracę na innej podstawie niż stosunek pracy (także zleceniodawca).

Jeżeli przesłuchiwana osoba udzieli inspektorowi pracy informacji mogących narazić ją na niekorzystne działania ze strony pracodawcy, inspektor PIP zachowuje w tajemnicy okoliczności umożliwiające zidentyfikowanie tej osoby.

Wniosek o wydanie postanowienia o zachowaniu w tajemnicy okoliczności uniemożliwiających ujawnienie tożsamości pracownika lub osoby, w tym danych osobowych, składa się inspektorowi pracy prowadzącemu kontrolę i stanowi on załącznik do protokołu przesłuchania tego pracownika lub osoby. Inspektor pracy przystępujący do przesłuchania powinien pouczyć przesłuchiwanego o prawie domagania się wydania postanowienia o zachowaniu w tajemnicy jego danych osobowych. Pracownikowi lub takiej osobie doręcza się zawiadomienie lub wezwanie inspektora pracy w sposób uniemożliwiający ujawnienie osobom nieuprawnionym tożsamości tego pracownika lub osoby (na wskazany przez te osoby adres do korespondencji).

W przypadku wydania postanowienia o zachowaniu w tajemnicy danych osobowych takiej osoby pozostają one wyłącznie do wiadomości inspektora pracy, a sam protokół przesłuchania pracownika inspektor pracy udostępnia pracodawcy w sposób uniemożliwiający zidentyfikowanie danej osoby. Pracodawca ma możliwość złożenia na takie postanowienie wydane przez inspektora pracy zażalenia do okręgowego inspektora pracy nie później niż w ciągu 3 dni od doręczenia postanowienia (art. 23 ust. 4 ustawy o PIP). Zażalenie w tej sprawie rozpatruje okręgowy inspektor pracy w postępowaniu niejawnym bez udziału pracodawcy, a postępowanie dotyczące zażalenia jest objęte tajemnicą służbową.

Okręgowy inspektor pracy może utrzymać w mocy postanowienia o zachowaniu w tajemnicy danych osobowych osoby przesłuchiwanej, bądź też uwzględnia zażalenia pracodawcy, co oznacza, że postanowienie jest nieskuteczne. Jednak w razie uwzględnienia zażalenia ochrona osoby składającej informację jest w pewnym stopniu podtrzymywana. W takiej sytuacji protokół przesłuchania tej osoby podlega zniszczeniu (o czym inspektor pracy czyni wzmiankę w protokole z kontroli).

WSA w Gdańsku w wyroku z 11 grudnia 2008 r. (III SA/Gd 306/08) stwierdził, że: Rzeczą organów stosujących przepisy ustawy z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy jest takie uzasadnienie postanowień opartych na art. 23 ust. 2 tej ustawy, by nie umożliwiały one identyfikacji osób, których dotyczą - a równocześnie, by odpowiadały wymogom wynikającym z przepisów art. 107 § 3 w związku z art. 126 k.p.a. Wymaga to niewątpliwie wysokich umiejętności po stronie organów stosujących prawo, lecz równocześnie jest jedynym sposobem umożliwiającym rzeczywiste, a nie formalne tylko dokonanie kontroli zarówno instancyjnej, jak również kontroli sprawowanej przez sądy administracyjne. Kontrola taka nie jest bowiem możliwa, jeśli uzasadnienie zaskarżonego postanowienia sprowadza się do przytoczenia treści stosowanego przepisu i stwierdzenia, że w sprawie zachodzą przesłanki do jego stosowania". Z kolei zdaniem NSA Postępowanie kontrolne nie stanowi postępowania administracyjnego sensu stricto, wydane w jego toku postanowienie o zachowaniu w tajemnicy tożsamości osoby przesłuchiwanej w charakterze świadka nie jest postanowieniem wydanym w toku postępowania administracyjnego. Jest to szczególne rozwiązanie prawne przyjęte na potrzeby postępowania kontrolnego (wyrok NSA z 16 września 2010 r., I OSK 412/10).

9. Obowiązki kontrolowanego pracodawcy

Pracodawca zobowiązany jest do zapewnienia inspektorowi warunków i środków niezbędnych do sprawnego przeprowadzenia kontroli (art. 27 ustawy o PIP).

Chodzi tu przede wszystkim o:

● niezwłoczne przedstawianie żądanych dokumentów i materiałów,
● zapewnienie terminowego udzielania informacji przez pracowników lub osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych czy samozatrudnione,
● udostępnienie urządzeń technicznych,
● w miarę możliwości udostępnienie oddzielnego pomieszczenia z odpowiednim wyposażeniem.

Celem wymienionych obowiązków pracodawcy jest zapewnienie sprawnego i szybkiego przebiegu kontroli i zmniejszenie utrudnień w funkcjonowaniu firmy.

W praktyce inspektorom potrzebna będzie zazwyczaj drukarka (do wydrukowania protokołu) lub ksero do powielenia dokumentów, które następnie będą załącznikami do protokołu z kontroli i zapewnienie osobnego pomieszczenia, np. do przesłuchiwania świadków.

Pracodawca ma też obowiązek zapewnienia inspektorowi niezbędnej odzieży ochronnej lub roboczej oraz środków ochrony indywidualnej.

Warto w tym miejscu przytoczyć wyrok WSA w Krakowie z 16 kwietnia 2008 r. (III SA/KR 950/07). Sąd przestrzegał w nim, że: Obowiązki pracodawcy i udzielona pomoc nie zdejmują z inspektora Państwowej Inspekcji Pracy obowiązku zweryfikowania informacji otrzymanych od pracodawcy oraz wykonania swych kompetencji na własną odpowiedzialność. Decyzja inspektora nie może być wydana wyłącznie w oparciu o zaufanie, że pracodawca jest uczciwy i solidny, zaś jego dane są wiarygodne.

10. Jak należy przygotować się do kontroli

Pracodawca powinien przygotować się do kontroli. Przede wszystkim powinien zebrać wszystkie dokumenty pracownicze i przeanalizować je z odpowiednią osobą, np. kadrową. Inspektorzy sprawdzają, czy pracownicy zostali przeszkoleni w zakresie bhp, a w szczególności, czy mają aktualne szkolenia wstępne przed dopuszczeniem do wykonywania pracy oraz szkolenia okresowe.

Szczególnie ważną kwestią przed kontrolą PIP jest sprawdzenie, czy wszyscy pracownicy mają aktualne zaświadczenia lekarskie, potwierdzające zdolność do wykonywania pracy na określonym stanowisku pracy.

Brak zaświadczeń lekarskich czy brak przeszkolenia w zakresie bhp są w praktyce najczęściej spotykanymi zaniedbaniami pracodawców. W efekcie kontrola kończy się nałożeniem mandatu karnego w wysokości nie mniejszej niż 1000 zł lub skierowaniem do sądu karnego wniosku o ukaranie.

Bardzo ważne będzie także sprawdzenie, czy dokumentacja pracownicza jest prawidłowo prowadzona. Jeśli okaże się, że brakuje np. oświadczeń woli dotyczących rozwiązywania stosunku pracy lub zmiany jego treści, pracodawca może jeszcze uzupełnić te dokumenty. Warto też zweryfikować, czy dokumentacja prowadzona jest zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62 poz. 286; ost. zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 2005).

Kolejną kwestią, którą będą sprawdzać inspektorzy, jest terminowa wypłata wynagrodzeń dla pracowników oraz innych świadczeń płynących ze stosunku pracy. Warto zwrócić na to szczególną uwagę, ponieważ jest to bardzo często spotykane wśród pracodawców wykroczenie.

Inspektorzy pracy bardzo często sprawdzają terminowość wypłat wynagrodzeń i innych świadczeń pracownikom.

Od 1 stycznia 2017 r. inspektorzy pracy mogą także kontrolować wypłacanie wynagrodzenia osobom świadczącym pracę na podstawie umów zlecenia i umów o świadczenie usług. Minimalna stawka godzinowa wynosi 13 zł brutto za godzinę. Wypłaty wynagrodzenia w kwocie wynikającej z wysokości minimalnej stawki na godzinę powinny mieć formę pieniężną, przez co należy rozumieć zapłatę w gotówce, albo zapłatę w formie bezgotówkowej. W umowach ze zleceniobiorcami i usługodawcami należy wskazywać sposób potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług. Należy pamiętać, że jeśli ustaleń w tym zakresie nie będzie, zleceniobiorca przedkłada w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej informację o liczbie godzin pracy, w terminie poprzedzającym dzień wypłaty wynagrodzenia.

Zanim dojdzie do kontroli, pracodawca powinien też sprawdzić, czy w zakładzie pracy przestrzegane są przepisy dotyczące czasu pracy pracowników. Niemniej ważne jest także stosowanie się do zasad bhp. Zakład powinien posiadać ważne okresowe przeglądy instalacji i przewodów kominowych, odpowiednie zabezpieczenie tablic rozdzielczych prądu elektrycznego, a przede wszystkim ogólne oględziny stanu technicznego budynku, w którym mieści się zakład i innych zabudowań integralnie z nim związanych. Dzięki analizie dokumentów związanych z tymi kwestiami możliwe będzie uniknięcie niepotrzebnych konsekwencji.

To oczywiście tylko jedne z podstawowych spraw, na które pracodawca powinien zwrócić uwagę przed wizytą kontrolerów. Trzeba jednak pamiętać, że zazwyczaj pracodawca nie zna celu wizyty w zakładzie pracy inspektorów pracy. Ich obecność może być przecież wynikiem zamiaru przeprowadzenia kontroli rutynowej lub też następstwem złożonej skargi. W związku z tym warto się wcześniej zabezpieczyć na wszystkich płaszczyznach, które będą podlegały kontroli.

ZAKRES KONTROLI

1. Kontrola legalności zatrudnienia

Do zadań PIP należy m.in. kontrola legalności zatrudnienia, innej pracy zarobkowej, wykonywania pracy przez cudzoziemców. W wymienionych sprawach prowadzone są zazwyczaj postępowania mandatowe. Inspektor pracy może też wystąpić do sądu z wnioskiem o ukaranie osób odpowiedzialnych za stwierdzone nieprawidłowości.

Inspektor pracy jest oskarżycielem publicznym:

● w sprawach o wykroczenia przeciwko prawom pracownika określonych w przepisach Kodeksu pracy,
● w sprawach o wykroczenia polegających na naruszeniu przepisów ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 645; ost. zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 1984),
● w sprawach o inne wykroczenia związane z prawem pracy, jeżeli ustawa tak stanowi (np. ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 800, ost. zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 1984; dalej: ustawa o ZFŚS, oraz ustawa z 24 czerwca 1983 r. o społecznej inspekcji pracy - j.t. Dz.U. z 2015 r. poz. 567; dalej: ustawa o społecznej inspekcji pracy).

W trakcie kontroli legalności zatrudnienia, innej pracy zarobkowej, wykonywania działalności oraz kontroli wykonywania pracy przez cudzoziemców inspektorzy pracy badają m.in. następujące zagadnienia:

● odprowadzanie składki na Fundusz Pracy,
● zgłoszenie osób wykonujących pracę (pracowników i osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych) do ubezpieczenia społecznego,
● powierzenie cudzoziemcowi nielegalnego wykonywania pracy.

Nieprawidłowości najczęściej ujawniane przez inspektorów pracy w trakcie kontroli z zakresu legalności zatrudnienia to:

● brak potwierdzenia na piśmie umowy o pracę,
● zawarcie umowy cywilnoprawnej, mimo że cechy łączącego strony stosunku prawnego wskazują na istnienie stosunku pracy,
● nieodprowadzanie składek na Fundusz Pracy,
● nieterminowe odprowadzanie składek na Fundusz Pracy,
● niezgłoszenie wymaganych danych lub zgłoszenie nieprawdziwych danych mających wpływ na wymiar składek na Fundusz Pracy,
● niezgłoszenie osób wykonujących pracę (zarówno na podstawie umowy o pracę, jak i umowy zlecenia) do ubezpieczenia społecznego.

Inspektor pracy ma obowiązek powiadomić właściwe organy o naruszeniu przepisów prawa stwierdzonych w trakcie kontroli (art. 37 ust. 2 ustawy o PIP). Obowiązek ten obejmuje wszystkie naruszenia prawa, i nie ogranicza się tylko do przepisów prawa pracy.

Organy najczęściej zawiadamiane przez inspektorów pracy o naruszeniu prawa

Organ	Naruszenie
Zakład Ubezpieczeń Społecznych	w zakresie ubezpieczeń społecznych
urząd kontroli skarbowej	przepisy prawa podatkowego
Policja	przepisy o cudzoziemcach
Straż Graniczna	przepisy o cudzoziemcach
właściwy starosta	przepisy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy

Przykład

Podczas czynności kontrolnych prowadzonych u pracodawcy inspektor pracy stwierdził nieprawidłowości w zakresie ustalania podstawy wymiaru składek (podstawa wymiaru składek była niższa niż wynagrodzenie faktycznie wypłacane pracownikowi). W takim przypadku inspektor pracy zawiadomi ZUS o tych nieprawidłowościach.

2. Kontrola wypłacania minimalnej stawki godzinowej za wykonywanie zlecenia lub świadczenie usług

Od 1 stycznia 2017 r. został poszerzony katalog zadań Państwowej Inspekcji Pracy. Od tego dnia do zadań PIP należy także kontrola wypłacania wynagrodzenia w wysokości wynikającej z wysokości minimalnej stawki godzinowej, zgodnie z przepisami ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz.U. z 2015 r. poz. 2008; ost. zm. Dz.U. z 2016 r., poz. 1265). Jest to konsekwencja wejścia w życie przepisów regulujących zasady wynagradzania osób świadczących pracę na podstawie umów zlecenia lub umów o świadczenie usług. W stosunku do tych umów należy stosować minimalną stawkę godzinową w wysokości 13 zł brutto za godzinę.

Zmiana zasad wynagradzania dotyczy osób fizycznych:

● wykonujących działalność gospodarczą zarejestrowaną w Polsce albo w państwie niebędącym państwem członkowskim Unii Europejskiej lub państwem Europejskiego Obszaru Gospodarczego, niezatrudniających pracowników lub niezawierające umów ze zleceniobiorcami albo
● niewykonujących działalności gospodarczej,

- które przyjmują zlecenie lub świadczą usługi na podstawie umowy zlecenia albo umowy o świadczenie usług (do której zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego stosuje się przepisy dotyczące zlecenia) na rzecz przedsiębiorcy albo na rzecz innej jednostki organizacyjnej, w ramach prowadzonej przez te podmioty działalności.

Należy pamiętać, że nowe regulacje dotyczące zasad wynagradzania nie obejmują wszystkich umów zlecenia i umów o świadczenie usług. Przepisów o minimalnej stawce godzinowej nie stosuje się do umów:

● zlecenia i umów o świadczenie usług, jeżeli o miejscu i czasie wykonania usług decyduje zleceniobiorca lub świadczący usługi, a wynagrodzenie mu przysługujące jest jedynie prowizyjne;
● dotyczących usług opiekuńczych i bytowych realizowanych przez rodzinne domy pomocy;
● dotyczących pełnienia funkcji rodziny zastępczej zawodowej, o utworzeniu rodziny zastępczej zawodowej lub rodzinnego domu dziecka, o prowadzenie rodzinnego domu dziecka, o pełnienie funkcji rodziny pomocowej, o pełnienie funkcji dyrektora placówki opiekuńczo-wychowawczej typu rodzinnego, o pełnienie funkcji wychowawcy wyznaczonego do pomocy w kierowaniu placówką opiekuńczo-wychowawczą typu rodzinnego, w przypadku gdy w tej placówce nie ma zatrudnionego dyrektora - jeżeli ze względu na charakter sprawowanej opieki usługi są świadczone nieprzerwanie przez okres dłuższy niż 1 doba;
● dotyczących usług sprawowania opieki podczas wypoczynków lub wycieczek - jeżeli ze względu na jej charakter opieki usługi są świadczone nieprzerwanie przez okres dłuższy niż 1 doba;
● dotyczących usług opieki domowej nad osobą niepełnosprawną, przewlekle chorą lub w podeszłym wieku, gdy w związku z ich wykonywaniem osoba je świadcząca zamieszkuje wspólnie z podopiecznym w jego mieszkaniu lub domu, a ze względu na charakter opieki usługi są świadczone jednej osobie lub wspólnie zamieszkującej rodzinie nieprzerwanie przez okres dłuższy niż jedna doba (nie dotyczy placówek świadczących całodobowe usługi dla takich osób).

3. Kontrola bezpieczeństwa i higieny pracy

Kontrolując przestrzeganie w zakładzie pracy zasad bhp, inspektorzy będą badać następujące zagadnienia:

1) badania lekarskie - w zakresie:

● czy zawarta została pisemna umowa z jednostką medycyny pracy, która ma sprawować kontrolę nad zdrowiem pracowników,
● czy wyniki badań znajdują się w aktach osobowych pracownika,
● czy pracownicy nie wykonują pracy bez ważnych orzeczeń lekarskich,
● czy nowo zatrudnieni pracownicy kierowani są na wstępne badania lekarskie,
● czy pracownicy nowo zatrudnieni są dopuszczani do pracy przed uzyskaniem orzeczenia lekarskiego,
● czy pracownicy kierowani są na badania okresowe,
● czy stanowisko pracy (rodzaj pracy) określony w orzeczeniu lekarskim pokrywa się z faktycznie zajmowanym przez pracownika stanowiskiem pracy (rodzajem wykonywanej pracy),
● czy pracownicy po nieobecności spowodowanej chorobą, która trwa dłużej niż 30 dni, kierowani są na badania kontrolne,
● czy pracodawca stosuje się do zaleceń lekarskich wskazanych w orzeczeniu,
● czy zaświadczenia lekarskie wydane są przez uprawnionego lekarza medycyny pracy - zgodnie z podpisaną umową,
● czy pracownicy, którzy otrzymali skierowanie na badania lekarskie, a badań tych nie wykonali, są dopuszczani do pracy, mimo upływu terminu ważności poprzedniego badania,
● czy w skierowaniu na badania lekarskie wskazano wszystkie stanowiska pracy (rodzaje prac) wykonywanych przez pracownika,
● czy lekarz profilaktyk w orzeczeniu wpisał wszystkie stanowiska pracy (rodzaje prac), które były wskazane w skierowaniu,
● czy w skierowaniu na badania lekarskie wskazano czynniki szkodliwe lub uciążliwe dla zdrowia,
● czy osoby zatrudniane na podstawie umów cywilnoprawnych posiadają aktualne orzeczenia lekarskie, stwierdzające brak przeciwwskazań do wykonywanej przez nich pracy;

2) szkolenia bhp - w zakresie:

● czy nowo zatrudnieni pracownicy przeszli szkolenia wstępne przed dopuszczeniem do pracy,
● czy szkolenie wstępne jest adekwatne do zajmowanego stanowiska/rodzaju wykonywanej pracy,
● czy pracownicy zatrudnieni na kilku stanowiskach przeszli szkolenia wstępne na każdym z tych stanowisk,
● czy przeprowadzono szkolenie wstępne w przypadku zmiany stanowiska pracy (rodzaju wykonywanej pracy),
● czy pracownicy potwierdzili na piśmie fakt odbycia szkolenia wstępnego,
● czy pracownicy przeszli szkolenia okresowe,
● czy szkolenia okresowe są adekwatne do zajmowanych przez pracowników stanowisk (rodzaju wykonywanej pracy),
● czy pracodawca (osoby reprezentujące pracodawcę) odbył szkolenie bhp,
● czy czas szkolenia wliczono do czasu pracy;

3) ocena ryzyka zawodowego - w zakresie:

● czy pracodawca dokonał oceny ryzyka zawodowego i należycie je udokumentował,
● czy ocena ryzyka zawodowego jest okresowo aktualizowana,
● czy wszyscy pracownicy zostali poinformowani o ryzyku zawodowym związanym z wykonywaną przez nich pracą,
● czy z oceną ryzyka zawodowego zapoznani zostali przedstawiciele ustawowi pracowników młodocianych,
● czy pracownicy są zapoznawani z okresowymi wynikami oceny ryzyka zawodowego,
● czy prowadzony jest rejestr wypadków przy pracy;

4) służba bhp - w zakresie:

● czy pracodawca zatrudniający powyżej 100 pracowników utworzył służbę bhp,
● czy pracodawca zatrudniający mniej niż 100 pracowników zapewnił wykonywanie zadań służby bhp zgodnie z przepisami,
● czy osoby zatrudnione w służbie bhp lub wykonujące jej zadania mają odpowiednie kwalifikacje,
● czy pracodawca samodzielnie wykonujący zadania służby bhp odbył szkolenie niezbędne do wykonywania zadań tej służby.

W trakcie kontroli z zakresu bhp najczęściej ujawniane przez inspektorów pracy są następujące nieprawidłowości:

● brak pisemnej umowy z jednostką medycyny pracy,
● ponoszenie kosztów badań przez pracowników,
● zaświadczenia lekarskie od lekarzy medycyny pracy, z którymi pracodawca nie ma podpisanej umowy,
● data orzeczenia lekarskiego jest późniejsza niż data rozpoczęcia pracy przez pracownika na danym stanowisku,
● pracownicy nie są kierowani na badania lekarskie w przypadku przenoszenia ich na inne stanowisko pracy (do pracy innego rodzaju),
● pomimo otrzymanego skierowania na badania lekarskie pracownicy nie wykonują badań i nadal dopuszczani są do pracy; pracodawca zaś nie egzekwuje tych badań od pracowników,
● na podstawie umowy o pracę pracownicy zatrudniani są na kilku stanowiskach pracy, a orzeczenie lekarskie wystawione jest tylko na jedno z tych stanowisk,
● od osób zatrudnianych na podstawie umów cywilnoprawnych lub w formie samozatrudnienia, które wykonują pracę na terenie zakładu pracy należącego do pracodawcy, nie żąda się aktualnych badań lekarskich,
● po trwającej minimum 30 dni chorobie pracodawca nie kieruje pracowników na badania kontrolne, a do akt osobowych wpinane są zaświadczenia wydane przez lekarza prowadzącego leczenie, a nie lekarza medycyny pracy,
● karty szkoleń wstępnych bhp oraz zaświadczenia o odbyciu szkolenia okresowego przechowywane są przez komórki bhp, a nie w aktach osobowych,
● szkolenia wstępne przeprowadzane są już po dopuszczeniu pracownika do pracy,
● szkolenia nie są przeprowadzane terminowo, a tym samym dopuszczani do pracy są pracownicy nieposiadający aktualnych zaświadczeń,
● brak szkoleń w razie zmiany stanowiska pracy/rodzaju wykonywanej pracy,
● brak oceny ryzyka zawodowego,
● pracownicy nie są zapoznawani z ryzykiem zawodowym związanym z wykonywaną przez nich pracą,
● ocena ryzyka nie jest przeprowadzana na wszystkich stanowiskach pracy,
● nieuwzględnienie w przeprowadzonej ocenie wszystkich czynników występujących na danym stanowisku pracy,
● powierzenie zadań służby specjaliście ds. bhp spoza zakładu pracy przez pracodawców zatrudniających powyżej 100 pracowników,
● tworzenie służby bhp składającej się z mniejszej liczby pracowników niż wymagana przepisami prawa,
● powierzanie pracownikom zatrudnionym przy innej pracy zadań służby bhp, w przypadkach gdy stan zatrudnienia wskazuje już na obowiązek tworzenia takiej służby jako oddzielnej komórki organizacyjnej (lub jednoosobowego stanowiska pracy),
● brak odpowiednich kwalifikacji osób wykonujących zadania służby bhp lub zatrudnionych w tej służbie.

4. Kontrola przestrzegania czasu pracy

Kontrolując przestrzeganie przez pracodawcę przepisów dotyczących czasu pracy, inspektor będzie badać następujące zagadnienia:

● prowadzenie akt osobowych pracowników,
● przestrzeganie norm czasu pracy,
● praca w godzinach nadliczbowych,
● praca w soboty, niedziele i święta,
● prawo do odpoczynku,
● praca w porze nocnej,
● ewidencja czasu pracy,
● udzielanie urlopów wypoczynkowych,
● funkcjonowanie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,
● wypłata wynagrodzenia oraz innych świadczeń pieniężnych.

Najczęściej popełniane błędy przez pracodawców

Zakres kontroli	Błędy
Prowadzenie akt osobowych	● brak chronologii w dokumentach, ● brak podziału na części A, B i C, ● umieszczanie dokumentów w niewłaściwej części akt, np. umowy o pracę w części A, ● brak numeracji na wszystkich lub niektórych kartach, ● przechowywanie oryginalnych dokumentów, takich jak np. świadectwa szkolne czy świadectwa pracy z poprzednich zakładów pracy, ● przechowywanie dokumentów dotyczących kar porządkowych po upływie roku nienagannej pracy
Systemy i rozkłady czasu pracy oraz okresy rozliczeniowe	● wprowadzenie systemów czasu pracy jedynie w umowach o pracę, ● wprowadzenie systemów czasu pracy bez zachowania przesłanek, od których uzależnia się możliwość ich wprowadzania, ● stosowanie systemów czasu pracy nieprzewidzianych w przepisach zakładowych, ● przedłużanie okresów rozliczeniowych ponaddopuszczalne, ● nieinformowanie PIP o wydłużeniu okresu rozliczeniowego ponadstandardowy
Normy czasu pracy	● planowanie pracy ponad dopuszczalny, maksymalny dobowy wymiar czasu pracy, ● planowanie pracy z naruszeniem doby pracowniczej, ● błędne ustalanie wymiaru czasu pracy, ● planowanie pracy ponad wymiar czasu pracy obowiązujący w danym okresie rozliczeniowym, ● naruszanie zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy
Praca w godzinach nadliczbowych/ /praca nauczycieli w godzinach ponadwymiarowych	● polecanie pracy nadliczbowej/ponadwymiarowej w sytuacjach, które są wynikiem złej organizacji pracy, ● przekraczanie dopuszczalnych limitów godzin nadliczbowych/ponadwymiarowych, ● błędne ustalanie dobowych i średniotygodniowych godzin nadliczbowych, ● nieprawidłowe obliczanie wynagrodzenia lub dodatku za jedną godzinę nadliczbową/ponadwymiarową, ● oddawanie czasu wolnego za nadgodziny, bez wniosku pracownika, w stosunku 1:1, ● nieprawidłowe wypłacanie wynagrodzenia przy oddawaniu czasu wolnego za nadgodziny
Praca w soboty, niedziele i święta	● polecanie pracy w niedziele i święta w razie szczególnych potrzeb pracodawcy, ● oddawanie za pracę w sobotę, niedzielę, święto, która przekraczała 8 godzin, jedynie dnia wolnego od pracy, ● oddawanie czasu wolnego za pracę w niedzielę (święto) czy sobotę równego liczbie przepracowanych godzin, a nie całego dnia wolnego, ● wypłacanie za pracę w sobotę dodatków do wynagrodzenia
Odpoczynki	● niezapewnianie odpoczynków dobowych i tygodniowych, ● brak równoważenia odpoczynków dobowych, ● naruszanie odpoczynków na skutek szczególnych potrzeb pracodawcy
Praca w porze nocnej	● niedoprecyzowanie czasu trwania pory nocnej, często polegające na przepisaniu uregulowań KP - pora nocna obejmuje 8 godz. pomiędzy 21.00 a 7.00, ● brak poinformowania właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy mimo wniosku pracownika, ● zatrudnianie w porze nocnej kobiet w ciąży i pracowników opiekujących się dzieckiem w wieku do 4 lat, ● obliczanie dodatku za jedną godzinę pracy w porze nocnej przez podzielenie stawki miesięcznego wynagrodzenia przez liczbę przepracowanych godzin w danym miesiącu
Limit godzin ponadwymiarowych niepełnoetatowca	● brak postanowienia umownego określającego limit godzin ponadwymiarowych, ● określenie limitu na poziomie norm czasu pracy (8 godz. na dobę i przeciętnie 40 tygodniowo), ● nieprawidłowe rozliczanie dodatkowej pracy przekraczającej wymiar etatu wynikający z umowy o pracę
Ewidencja czasu pracy	● brak ewidencji czasu pracy pracowników zarządzających, zatrudnionych w zadaniowym systemie czasu pracy oraz wynagradzanych za pracę nadliczbową i w porze nocnej w formie ryczałtowej, ● prowadzenie rozbudowanych list obecności zamiast ewidencji czasu pracy, ● brak oznaczenia w ewidencji pracy w porze nocnej, w niedziele czy w nadgodzinach, ● wpisywanie delegacji do ewidencji czasu pracy jako np. "DEL" bez wpisywania godzin pracy w trakcie jej trwania, ● brak dołączenia wniosków o udzielenie czasu wolnego w zamian za pracę nadliczbową, ● niezgodność zapisów w ewidencji z innymi dokumentami, np. drukami delegacji, wykresówkami z tachografów, harmonogramami czasu pracy
Udzielanie urlopów wypoczynkowych	● liczenie miesięcy według zasad określonych ustawą z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny przy nabywaniu prawa do urlopu, ● zaokrąglanie wymiaru urlopu w sposób matematyczny, ● kumulowanie zaległych urlopów, ● niezapewnianie pracownikowi co najmniej jednej części urlopu obejmującej minimum 14 dni kalendarzowych (nawet jeśli jest zgodne z wolą pracownika), ● planowanie całości urlopu w planie urlopów (tj. łącznie z urlopem na żądanie), ● nieuwzględnianie trwających okresów zatrudnienia, w części przypadającej przed nawiązaniem danego stosunku pracy, których pracownik nie może udokumentować okazaniem świadectwa pracy (chodzi o sytuację równoczesnego pozostawania pracownika w dwóch lub więcej stosunkach pracy),
Funkcjonowanie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych	● nieprzekazanie w terminie równowartości dokonanych odpisów na dany rok kalendarzowy na wyodrębniony rachunek bankowy funduszu, ● przelewanie środków z rachunku funduszu na rachunek bieżący w razie trudności finansowych pracodawcy, ● nieuzgadnianie regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych z przedstawicielstwem załogi, ● przyznawanie świadczeń socjalnych bez konsultacji ze związkiem zawodowym lub przedstawicielami załogi
Treść regulaminów socjalnych	● wyłączanie niektórych osób z grona uprawnionych do korzystania ze świadczeń socjalnych, m.in. pracowników przebywających na urlopach wychowawczych, pracowników podczas trwającego wypowiedzenia warunków pracy, ● ustalanie rodzajów i form wydatków niepodlegających finansowaniu z funduszu, ● posługiwanie się pozasocjalnymi kryteriami udzielania świadczeń socjalnych, jak: staż zakładowy, wymiar czasu pracy, przynależność do określonej grupy zawodowej, nakładanie obowiązku składania deklaracji o miejscu korzystania ze świadczeń przez pracowników zatrudnionych u kilku pracodawców, ● przyznawanie pracownikom świadczeń w jednakowej wysokości bez zróżnicowania wynikającego z kryterium socjalnego
Wypłata wynagrodzenia oraz innych świadczeń pieniężnych	● niewypłacenie wynagrodzenia w całości lub w części, ● niewypłacenie jakiegoś składnika wynagrodzenia (np. premii), ● niewypłacenie innego świadczenia ze stosunku pracy (np. wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych, w niedziele i święto lub w dniu wolnym z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy), ● wypłacenie wynagrodzenia za pracę w terminie do 10. dnia następnego miesiąca, mimo że przepisy wewnątrzzakładowe przewidują wcześniejszy termin wypłaty (np. 5. dzień następnego miesiąca), ● wypłacenie wynagrodzenia w nieprawidłowej wysokości, ● dzielenie podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego przez nominalny czas pracy z okresu, w którym ją ustalono, a nie rzeczywisty czas przepracowany w tym okresie, ● dzielenie wynagrodzenia przez liczbę dni roboczych (a nie przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu) przy obliczaniu wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca, ● dokonanie bezpodstawnych potrąceń z wynagrodzenia, najczęściej na podstawie blankietowej zgody pracownika, tj. złożonej jeszcze przed powstaniem "długu" wobec pracodawcy, ● dokonywanie potrąceń z wynagrodzenia niezgodnie z kolejnością przewidzianą w przepisach, ● dokonywanie potrąceń z wynagrodzenia ponadustawowy limit, ● nieprecyzyjne określenie terminu wypłaty w przepisach wewnątrzzakładowych (np. "do 10. dnia miesiąca")

PRZEBIEG KONTROLI

1. W jaki sposób przebiega kontrola przeprowadzana przez inspektora pracy

Z uwagi na znaczne sformalizowanie procesu kontroli możliwe jest przedstawienie krok po kroku kolejnych posunięć kontrolującego, których pracodawcy mogą się spodziewać. Poszczególne kontrole mogą jednak różnić się od siebie ze względu na specyficzną tematykę kontroli, specyfikę branży lub danego zakładu pracy, lub takie kwestie, jak np. możliwość (lub jej brak) ujawnienia danych osoby, która złożyła skargę na pracodawcę.

Przebieg kontroli PIP składa się z następujących etapów:

Okazanie dokumentów upoważniających do kontroli

Każda kontrola powinna być poprzedzona okazaniem pracodawcy legitymacji służbowej, a w przypadku kontrolowania przedsiębiorcy - także upoważnienia do kontroli.

W razie kontroli podmiotu, który nie jest przedsiębiorcą w rozumieniu ustawy o swobodzie działalności gospodarczej (np. w jednostce sfery budżetowej), wystarczającym dokumentem upoważniającym do rozpoczęcia czynności kontrolnych będzie legitymacja. Inspektor nie musi wówczas posiadać przepustek, upoważnień czy delegacji od swoich zwierzchników.

Zgłoszenie pracodawcy obecności kontrolera

Kiedy kontrolujący okaże dokumenty uwiarygodniające, powinien zgłosić swoją obecność podmiotowi kontrolowanemu (tj. dyrektorowi, prezesowi itp.). Wyjątkowo inspektor może rozpocząć kontrolę bez informowania pracodawcy, w sytuacji gdy uprzedzenie kontrolowanego o wkroczeniu inspektora do firmy mogłoby wpłynąć na wynik kontroli (art. 26 ust. 3 ustawy o PIP).

Przykład

W firmie X zatrudniającej m.in. spawaczy ma odbyć się kontrola warunków bhp. Sprawdzane będzie, czy spawacze pracują w fartuchach i maskach ochronnych. W takiej sytuacji wcześniejsze poinformowanie pracodawcy o rozpoczęciu kontroli z pewnością poskutkowałoby szybkim usunięciem przez niego braków dotyczących zapewnienia środków ochrony indywidualnej, a tym samym kontrola nie przyniosłaby efektów.

Podczas spotkania z pracodawcą inspektor powinien:

● przedłożyć upoważnienie do kontroli, jeśli jest ono wymagane, oraz ewentualnie ustnie doprecyzować jej zakres (wskazując pracodawcy, jakie zagadnienia będzie badał),
● dokonać wpisu do książki kontroli,
● zwrócić się do pracodawcy o wyznaczenie pracownika, który będzie z nim współpracował w trakcie kontroli (w praktyce pracodawca zwykle nie uczestniczy osobiście przy poszczególnych czynnościach kontrolnych, takich jak np. sprawdzanie dokumentów, wizytowanie stanowisk pracy itp.),
● poprosić o przydzielenie mu miejsca do pracy w firmie (tj. biurka, a jeśli jest taka możliwość to oddzielnego pokoju),
● ustalić, czy u pracodawcy działają związki zawodowe, rada pracowników, społeczna inspekcja pracy lub organy samorządu załogi, a jeśli tak, poprosić pracodawcę o poinformowanie takiego podmiotu o jego obecności w firmie.

Wymienione powyżej przedstawicielstwa pracowników mają prawo żądać od inspektora informacji o tematyce i zakresie przeprowadzanej kontroli, porad i informacji z zakresu prawa pracy, a ponadto mogą zgłaszać uwagi i zastrzeżenia, które powinny zostać przeanalizowane przez inspektora w trakcie kontroli (art. 29 ustawy o PIP).

W toku wykonywania czynności kontrolnych inspektor pracy współdziała ze związkami zawodowymi, organami samorządu załogi, radami pracowników i społeczną inspekcją pracy.

Zazwyczaj współdziałanie PIP z przedstawicielami pracowników sprowadza się do spotkania z inspektorem, który przedstawia zakres zagadnień, jakie będzie badał w trakcie kontroli. Przedstawiciele pracowników mogą zwrócić inspektorowi uwagę na zaobserwowane przez nich nieprawidłowości również w innych tematach, dotyczących przestrzegania prawa pracy lub bezpieczeństwa i higieny pracy. Tym samym mają oni prawo rozszerzyć pierwotnie założony zakres kontroli PIP.

Wpis do książki kontroli

Przed podjęciem czynności kontrolnych, inspektor ma obowiązek wpisać się do książki kontroli. Na podstawie zawartej w książce informacji inspektor ustala, czy pracodawca był ostatnio kontrolowany i jakie środki pokontrolne zostały wydane. Informację na ten temat inspektor może też uzyskać przed pojawieniem się w firmie z rejestrów informatycznych prowadzonych przez PIP. Dowie się z nich m.in.: jakie środki prawne wydano po poprzedniej kontroli, kiedy upłynął termin ich wykonania, czy pracodawca został ukarany. Z pewnością zainteresuje się również sposobem wykonania środków prawnych po poprzednich kontrolach.

Niewykonanie nakazu inspektora pracy stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika, zagrożone grzywną do 30 000 zł (art. 283 § 2 pkt 7 ustawy - Kodeks pracy, dalej: k.p.). Natomiast zlekceważenie wystąpienia nie jest wprawdzie wykroczeniem, jednak może zostać potraktowane jako utrudnianie działalności inspektora pracy i skutkować skierowaniem przez niego do Prokuratury zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa (art. 225 § 1 ustawy - Kodeks karny, dalej: k.k.).

Czynności kontrolne

W praktyce najszybciej kontrola przeprowadzana jest w przypadku, gdy została wszczęta na podstawie skargi. Jeśli inspektor posiada zgodę na ujawnienie tego faktu pracodawcy, może ograniczyć się do kontroli osoby, która złożyła skargę i wyłącznie do zarzutów przedstawionych w skardze.

Przykład

Była pracownica spółki ABC złożyła do PIP skargę na swojego byłego pracodawcę, w związku z niewypłaceniem ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy, odprawy ekonomicznej i niewystawieniem świadectwa pracy. Ponieważ skarżąca nie jest już pracownicą spółki ABC, wyraziła ona zgodę na ujawnienie faktu złożenia skargi. W takim przypadku inspektor będzie mógł oficjalnie poinformować pracodawcę, kto jest skarżącym i czego dotyczy sprawa. Pozwoli to na zawężenie postępowania kontrolnego wyłącznie do kwestii wypłacenia ekwiwalentu i odprawy oraz wydania świadectwa pracy skarżącej.

Jednak w praktyce rzadko się zdarza, aby osoba składająca skargę wyraziła zgodę na ujawnienie tego faktu. Tym samym inspektor musi zatajać fakt, że powodem jego wizyty w zakładzie jest skarga. Przedmiotem kontroli mogą być wówczas zagadnienia wskazane w skardze, ale kontrola musi objąć większą liczbę pracowników, tak by uniemożliwić pracodawcy ustalenie, który z nich poskarżył się do PIP.

Przykład

Dwaj pracownicy spółki Z. wnieśli do PIP skargę na nieprawidłowe rozliczanie godzin nadliczbowych. Podczas kontroli mającej na celu zweryfikowanie takiej skargi, inspektor będzie musiał zbadać kwestię nadgodzin u większej liczby osób. Zapewne zwróci się do pracodawcy z prośbą o sporządzenie listy pracowników zatrudnionych w firmie lub z danego działu, czy spełniających jakieś kryterium, np. przedstawicieli handlowych czy kierowców. Dopiero z takiej listy wybierze kilka osób, które zostaną skontrolowane.

Znacznie więcej czasu zajmują kontrole tematyczne, czyli polegające na kompleksowym badaniu wszystkich zagadnień związanych z danym tematem (np. czasem pracy, wynagrodzeniami, urlopami, ochroną rodzicielstwa itp.). W takiej sytuacji konieczne będzie bowiem wybranie reprezentatywnej grupy pracowników, oraz przekrojowe sprawdzenie każdego aspektu przestrzegania przepisów danego działu prawa pracy.

Spisanie protokołu kontroli

Inspektor dokumentuje swoje ustalenia w protokole kontroli. W przypadku gdy nie zostaną stwierdzone żadne uchybienia, wynik kontroli może być udokumentowany w formie notatki urzędowej (art. 31 ust. 10 ustawy o PIP). Inspektor sporządza te dokumenty co najmniej w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron kontroli (tj. pracodawcy i inspektora) i zamieszcza w nich zwięzły opis stanu faktycznego. O ile protokół z kontroli musi być podpisany przez obie strony postępowania kontrolnego, o tyle notatkę urzędową podpisuje wyłącznie inspektor pracy. W konsekwencji na podstawie notatki urzędowej inspektor nie może wydać żadnych decyzji (nakazów), a jedynie wystąpienia.

Notatka urzędowa nie może być podstawą do wydania decyzji przez inspektora pracy.

Osoba składająca skargę i inicjująca w ten sposób wszczęcie kontroli nie otrzymuje protokołu z kontroli. Skarżący może jedynie liczyć na pisemną odpowiedź od inspektora, w której zostanie opisane, co udało się inspektorowi ustalić w jego sprawie oraz jakie środki prawne zastosował inspektor w celu przywrócenia stanu zgodnego z prawem.

Powiadomienie przedstawicieli pracowników o wynikach kontroli

Po podpisaniu protokołu inspektor musi jeszcze poinformować o jej wynikach i podjętych decyzjach przedstawicieli pracowników, z którymi współdziałał w trakcie przeprowadzanej kontroli (art. 29 ust. 2 pkt 3 ustawy o PIP). Podmioty te nie są jednak stroną postępowania kontrolnego, a więc nie otrzymują kopii (czy egzemplarza) protokołu, a jedynie pisemną informację o wynikach kontroli i środkach prawnych podjętych przez inspektora.

Każdemu przysługuje prawo dostępu do informacji publicznej ograniczone przepisami o ochronie informacji niejawnych, o ochronie tajemnic ustawowo chronionych, a także ze względu na prywatność osoby fizycznej lub tajemnicę przedsiębiorcy (art. 2 ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1764). Udostępnieniu podlegają m.in. dokumentacja przebiegu i efektów kontroli oraz wystąpienia, stanowiska, wnioski i opinie podmiotów ją przeprowadzających.

Przedstawiciele pracowników mają prawo wystąpić do PIP o umożliwienie im wglądu do dokumentacji pokontrolnej w trybie informacji publicznej.

2. Treść protokołu kontroli

Protokół jest dokumentem, zawierającym wszelkie ustalenia poczynione przez inspektora w trakcie kontroli (art. 31 ust. 1 ustawy o PIP). Układ graficzny i zawartość poszczególnych elementów protokołu pozostaje zawsze taka sama, zmienia się jedynie opisywany przez inspektora stan faktyczny.

Protokół jest bardzo sformalizowanym dokumentem, który musi zawierać obligatoryjne elementy wskazane przepisami ustawy o PIP.

Do obowiązkowych elementów protokołu należą:

● nazwa podmiotu kontrolowanego w pełnym brzmieniu i jego adres oraz numer z krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej (REGON) oraz numer identyfikacji podatkowej (NIP),
● imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe inspektora pracy,
● imię i nazwisko osoby reprezentującej podmiot kontrolowany oraz nazwę organu reprezentującego ten podmiot,
● data rozpoczęcia działalności przez podmiot kontrolowany oraz data objęcia stanowiska przez osobę lub powołania organu reprezentującego kontrolowany podmiot,
● oznaczenie dni, w których przeprowadzano kontrolę,
● informacja o realizacji uprzednich decyzji i wystąpień organów PIP oraz wniosków, zaleceń i decyzji innych organów kontroli i nadzoru nad warunkami pracy,
● opis stwierdzonych naruszeń prawa oraz inne informacje mające istotne znaczenie dla wyników kontroli.

Może się zdarzyć, że lektura protokołu będzie dla pracodawcy bardzo trudna ze względu na trudny język prawny. Dlatego też warto, aby przy podpisywaniu protokołu obecna była osoba, która współpracowała z inspektorem w trakcie kontroli lub inny specjalista w dziedzinie, będącej przedmiotem kontroli. Zawsze istnieje także możliwość poproszenia inspektora o wyjaśnienie poszczególnych zapisów i ich konsekwencji.

● dane osoby legitymowanej oraz określenie czasu, miejsca i przyczyny legitymowania,
● informacja o pobraniu próbek surowców i materiałów używanych, wytwarzanych lub powstających w toku produkcji,
● treść decyzji ustnych oraz informacja o ich realizacji,
● informacja o liczbie i rodzaju udzielonych porad z zakresu prawa pracy - dane o charakterze wyłącznie informacyjnym, ale warto wiedzieć, że zarówno pracodawca, jak i pracownicy firmy mogą pytać inspektora nie tylko o sprawy związane z kontrolą, ale również o wszelkie zagadnienia związane z prawną ochroną pracy, legalnością zatrudnienia i bhp,
● wyszczególnienie załączników stanowiących składową część protokołu z kontroli - czyli np. potwierdzone za zgodność z oryginałem kserokopie dokumentów stanowiących podstawę ustaleń inspektora pracy,
● informacja o osobach, w obecności których przeprowadzono kontrolę - czyli pracowników wyznaczonych przez pracodawcę do współpracy z inspektorem w trakcie kontroli,
● wzmianka o informacjach objętych tajemnicą przedsiębiorstwa, którą zamieszcza się w protokole wyłącznie na wniosek podmiotu kontrolowanego,
● wzmianka o wniesieniu lub niewniesieniu zastrzeżeń do treści protokołu oraz ewentualnym usunięciu stwierdzonych nieprawidłowości przed zakończeniem kontroli,
● data i miejsce podpisania protokołu przez osobę kontrolującą oraz przez osobę lub organ reprezentujący podmiot kontrolowany.

W protokole nie należy zamieszczać informacji ocennych, a jedynie suchy opis stanu faktycznego zastanego przez inspektora w trakcie kontroli.

Wzór protokołu kontroli pracodawcy

3. Osoby uprawnione do podpisania protokołu

Protokół podpisywany jest przez strony, tj. inspektora prowadzącego kontrolę oraz osobę lub organ reprezentujący kontrolowany podmiot (art. 31 ust. 3 ustawy o PIP).

Podpisanie protokołu jest równoznaczne z tym, że pracodawca potwierdza prawdziwość informacji opisanych przez inspektora w tym dokumencie. W takim przypadku nie będzie już mógł kwestionować wydanych na podstawie zapisów protokołu środków prawnych.

Po podpisaniu protokołu pracodawca nie będzie mógł zgłosić zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole.

Bardzo ważne jest ustalenie osoby upoważnionej do podpisania protokołu z kontroli w imieniu pracodawcy. Inspektor może określić w tym celu zasady reprezentacji określonych podmiotów, w zależności od ich charakteru prawnego (np. w przypadku urzędu centralnego będzie to jego kierownik, a w przypadku spółki kapitałowej - jej organ w postaci zarządu). Może też ustalić osobę uprawnioną do reprezentacji firmy na podstawie dokumentów rejestracyjnych kontrolowanego podmiotu (np. odpisu KRS lub zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej).

Może się zdarzyć, że kontrolę będzie przeprowadzać kilku inspektorów. Według stanowiska WSA w Białymstoku wyrażonego w wyroku z 13 października 2011 r. (II SA/Bk 468/11) w sytuacji, gdy kontrolę przeprowadza kilku inspektorów pracy i ustalenia każdego z inspektorów stanowią "bazę" późniejszych nakazów, konieczne jest podpisanie się pod ich treścią przez wszystkich inspektorów dokonujących ustaleń.

4. Czy protokół może zostać objęty tajemnicą

Przy podpisywaniu protokołu pracodawca może wskazać w jego treści (lub w załącznikach) informacje, które stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. W takim przypadku inspektor zamieści w protokole wzmiankę o utajnieniu tych fragmentów i nie będą one mogły zostać ujawnione (art. 31 ust. 2 pkt 14 ustawy o PIP). Chociaż egzemplarze protokołu otrzymuje jedynie inspektor i pracodawca, to jednak z uwagi na publiczny charakter działań PIP, każdej osobie przysługuje prawo do wystąpienia z wnioskiem o udostępnienie dokumentacji z kontroli (tj. protokołu wraz z załącznikami oraz środków prawnych wydanych po kontroli). W takim przypadku, wnioskodawca otrzymuje jedynie żądane dokumenty w formie przetworzonej, tzn. po usunięciu z nich danych osobowych, pozwalających na zidentyfikowanie poszczególnych pracowników. Jednakże nawet takie działanie nie zabezpiecza w sposób wystarczający interesów pracodawców, dlatego też przepisy ustawy o PIP umożliwiają pracodawcom objęcie fragmentów protokołu z kontroli - tajemnicą przedsiębiorstwa.

Warto też wiedzieć, że utajnieniu podlegają jedynie nieujawnione do wiadomości publicznej informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, co do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich w poufności (definicja tajemnicy przedsiębiorstwa z art. 11 ust. 4 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji).

Tajemnicą przedsiębiorstwa nie mogą zostać objęte informacje powszechnie znane lub takie, o których treści każdy zainteresowany może się legalnie dowiedzieć.

Z informacjami tajnymi mamy najczęściej do czynienia w kontrolach dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy. Zazwyczaj obejmują one dane dotyczące używanych w firmie maszyn i ich typów, stosowanych technologii, receptur, schematów linii produkcyjnych czy składu chemicznego stosowanych przy produkcji substancji. Ujawnienie ich konkurencji mogłyby zagrozić bytowi firmy na rynku i dlatego należy uznać je za tajemnicę przedsiębiorstwa i objąć prawną ochroną. Rzadziej takie informacje znajdą się w protokołach z kontroli prawnych.

Przykład

W spółce Y zajmującej się wyrobem czekolady przeprowadzona została kontrola dotycząca przestrzegania przepisów prawa pracy. W protokole z kontroli inspektor opisał dokładnie kilka dni pracy zaopatrzeniowca, aby wykazać naruszenia przepisów o czasie pracy. Opisy zawierały dane dotyczące kontrahentów pracodawcy, od których pracownik przywoził składniki do wyrobu czekolady oraz rodzaj przywożonego asortymentu. Pracodawca ma prawo domagać się utajnienia tego rodzaju informacji, gdyż ujawnienie ich np. konkurencji spółki mogłoby okazać się dla niego niekorzystne.

Pracodawca powinien złożyć wniosek o utajnienie informacji na piśmie, ponieważ musi on zostać załączony do protokołu z kontroli.

Często zdarza się, że pracodawcy domagają się utajnienia całego protokołu. Nie jest to niestety możliwe. Pracodawca powinien wybrać i wskazać te elementy protokołu (informacje), które faktycznie mogą stanowić tajemnicę przedsiębiorstwa.

Nie można utajnić całego protokołu, tylko te informacje, które stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa.

Również protokoły przesłuchanych w trakcie kontroli świadków mogą zostać utajnione (tj. pracowników lub osób zatrudnionych na innej podstawie niż stosunek pracy). Jest to często jedyny sposób na ustalenie przez inspektora stanu faktycznego. Najczęściej ten środek dowodowy wykorzystywany jest w przypadku kontroli dotyczących: mobbingu, legalności zatrudnienia, ale również czasu pracy lub szkoleń bhp (art. 23 ust. 2 ustawy o PIP).

5. Podpisanie protokołu

Podpisanie protokołu jest ostatnim etapem postępowania kontrolnego. Wydanie środków prawnych to już tzw. czynność pokontrolna, oparta na ustaleniach poczynionych w trakcie kontroli i udokumentowanych w protokole. Do podpisania protokołu dochodzi zazwyczaj w siedzibie kontrolowanej firmy, w trakcie ostatniego spotkania stron kontroli (tj. inspektora i pracodawcy). Może się też zdarzyć, że inspektor zaprosi kontrolowanego pracodawcę do siedziby PIP w celu podpisania protokołu.

Przykład

W związku z przeprowadzoną kontrolą inspektor zamierza skierować do sądu wniosek o ukaranie pracodawcy, jako osoby obwinionej o popełnienie wykroczenia przeciwko prawom pracownika. Przy okazji podpisywania protokołu z kontroli inspektor chce przesłuchać pracodawcę w charakterze osoby, co do której istnieje uzasadniona podstawa do sporządzenia przeciwko niej wniosku o ukaranie. W takiej sytuacji inspektor zaprosi pracodawcę do siedziby PIP.

Zazwyczaj podpisywanie protokołu jest dla kontrolowanego pracodawcy czynnością stresującą. Pracodawca zdaje sobie bowiem sprawę, że podpisując protokół, potwierdza prawdziwość przedstawionych przez inspektora faktów, co może wywołać określone konsekwencje zarówno dla niego samego (np. nałożenie przez inspektora mandatu karnego), jak i dla przedsiębiorstwa (np. wydanie środków prawnych - nakazów i wystąpień). Często też zdarza się, że pracodawcy nie rozumieją w pełni zawiłych i napisanych trudnym językiem zapisów protokołu.

Przed podpisaniem protokołu pracodawca powinien poprosić inspektora o omówienie tych fragmentów w protokole, które są dla niego niezrozumiałe i wyjaśnienie, na czym polegają stwierdzone nieprawidłowości i jakie wiążą się z nimi konsekwencje.

Pracodawca ma też prawo zaprosić na podpisywanie protokołu fachowe służby kadrowe, księgowe lub bhp, w zależności od tego, jaki był zakres kontroli. Wprawdzie podpisanie protokołu może jest wyłączną kompetencją reprezentanta pracodawcy, ale przy jego czytaniu i omawianiu mogą być obecne także inne osoby.

Pracodawca nie ma obowiązku podpisania protokołu z kontroli zaraz po jego odczytaniu przez inspektora.

Kontrolowany pracodawca składa swój podpis w protokole w dwóch miejscach. Pierwsze miejsce to zdanie o treści: W dniu ... zostałem zapoznany z treścią protokołu i otrzymałem jego jeden egzemplarz. Podpis pod tym zdaniem stanowi jedynie pokwitowanie odbioru egzemplarza protokołu i nie odnosi się zupełnie do treści dokumentu. Dopiero złożenie podpisu w drugim miejscu, czyli na samym końcu protokołu, po pouczeniu, jest równoznaczne z akceptacją jego zapisów.

Pracodawca może więc poprzestać jedynie na pokwitowaniu odbioru protokołu i poinformować inspektora o tym, że protokół zostanie podpisany w ciągu 7 dni - taki bowiem termin ustawodawca przyznaje kontrolowanemu pracodawcy na wniesienie umotywowanych zastrzeżeń do protokołu z kontroli (art. 34 ust. 4 i 5 ustawy o PIP).

6. Kiedy można wnieść zastrzeżenia do protokołu

Termin na wniesienie zastrzeżeń do protokołu (7 dni) ma charakter nieprzekraczalny. Oznacza to, że jeśli w tym czasie pracodawca ich nie wniesie, inspektor uzna, że pracodawca zgadza się w całości z ustaleniami protokołu. Konsekwencją tego będzie niedopuszczalność kwestionowania przez pracodawcę treści protokołu, a co za tym idzie również wydanych na jego podstawie środków prawnych.

Podczas tych 7 dni na wniesienie zastrzeżeń pracodawca ma czas na spokojne zapoznanie się z treścią protokołu bez stresującej obecności inspektora i ewentualne skonsultowanie jego zapisów z fachowcami (np. kadrowym, księgowym czy radcą prawną lub adwokatem).

Jeśli pracodawca nie ma żadnych uwag do treści protokołu, powinien w terminie 7 dni przesłać inspektorowi informację, że nie wnosi zastrzeżeń.

Jeżeli zaś pracodawca kwestionuje prawdziwość zawartych w protokole ustaleń dotyczących stanu faktycznego, wnosi zastrzeżenia. W takiej sytuacji inspektor ma obowiązek zbadać ich zasadność. Jeżeli zastrzeżenia okażą się zasadne, inspektor zobowiązany jest zmienić lub uzupełnić protokół z kontroli.

Przykład

W aktach osobowych pracownicy inspektor pracy nie znalazł zaświadczenia o ukończeniu szkolenia w zakresie bhp. W związku z czym w protokole z kontroli zapisał, że pracownica została dopuszczona do pracy bez niego. Na szczęście przy podpisywaniu protokołu obecny był również kierownik ds. kadr, który pamiętał, że osobiście odbierał od pracownicy takie zaświadczenie. Pracodawca skorzystał z prawa do wniesienia zastrzeżeń i jeszcze tego samego dnia wyjaśniło się, że zaginiony dokument znajdował się u specjalisty ds. bhp w zakładzie pracy. W związku z tym inspektor powinien uzupełnić zapisy protokołu o informację, że okazano mu zaświadczenie potwierdzające fakt odbycia przez pracownicę szkolenia wstępnego. Wówczas inspektor może co najwyżej skierować do pracodawcy wystąpienie o przechowywanie zaświadczeń z odbytych przez pracowników szkoleń z zakresu bhp w ich aktach osobowych. Gdyby zaś zastrzeżenia nie zostały wniesione i zapis protokołu nie zostałby zmieniony, wówczas inspektor nakazałby niezwłocznie poddać pracownicę szkoleniu wstępnemu z zakresu bhp, a ponadto osoba, która dopuściła ją do pracy - jako winna popełnienia wykroczenia - zostałaby ukarana mandatem w wysokości od 1000 do 30 000 zł.

Oczywiście pracodawca może też odmówić podpisania protokołu, nie wnosząc żadnych umotywowanych zastrzeżeń. Trzeba jednak pamiętać, że odmowa podpisania protokołu nie stanowi przeszkody do zastosowania przez inspektora pracy środków prawnych.

7. Powiadomienie przedstawicieli pracowników o wynikach kontroli

Po podpisaniu protokołu inspektor musi jeszcze poinformować o jej wynikach i podjętych decyzjach przedstawicieli pracowników, z którymi współdziałał w trakcie przeprowadzanej kontroli (art. 29 ust. 1 i 2 pkt 3 ustawy o PIP). Podmioty te nie są jednak stroną postępowania kontrolnego, a więc nie otrzymują kopii (czy egzemplarza) protokołu, a jedynie pisemną informację o wynikach kontroli i środkach prawnych podjętych przez inspektora.

Przedstawiciele pracowników mają prawo wystąpić do PIP o udostępnienie im wglądu do dokumentacji pokontrolnej w trybie informacji publicznej.

ŚRODKI PRAWNE WYDAWANE PRZEZ PIP

1. Wykaz środków

W wyniku ustaleń dokonanych w toku kontroli właściwy inspektor pracy:

1) wydaje decyzje dotyczące:

● nakazania usunięcia stwierdzonych uchybień w ustalonym terminie w przypadku, gdy naruszenie dotyczy przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy;
● nakazania: wstrzymania prac lub działalności, gdy naruszenie powoduje bezpośrednie zagrożenie życia lub zdrowia pracowników lub innych osób wykonujących te prace lub prowadzących działalność; skierowania do innych prac pracowników lub innych osób dopuszczonych do pracy wbrew obowiązującym przepisom przy pracach wzbronionych, szkodliwych lub niebezpiecznych albo pracowników lub innych osób dopuszczonych do pracy przy pracach niebezpiecznych, jeżeli pracownicy ci lub osoby nie posiadają odpowiednich kwalifikacji; nakazy w tych sprawach podlegają natychmiastowemu wykonaniu;
● nakazania wstrzymania eksploatacji maszyn i urządzeń w sytuacji, gdy ich eksploatacja powoduje bezpośrednie zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzi; nakazy w tych sprawach podlegają natychmiastowemu wykonaniu;
● zakazania wykonywania pracy lub prowadzenia działalności w miejscach, w których stan warunków pracy stanowi bezpośrednie zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzi; nakazy w tych sprawach podlegają natychmiastowemu wykonaniu;
● nakazania ustalenia, w określonym terminie, okoliczności i przyczyn wypadku;
● nakazania wykonania badań i pomiarów czynników szkodliwych i uciążliwych w środowisku pracy w przypadku naruszenia trybu, metod, rodzaju lub częstotliwości wykonania tych badań i pomiarów lub konieczności stwierdzenia wykonywania pracy w szczególnych warunkach;
● nakazania pracodawcy wypłaty należnego wynagrodzenia za pracę, a także innego świadczenia przysługującego pracownikowi; nakazy w tych sprawach podlegają natychmiastowemu wykonaniu;
● nakazania pracodawcy umieszczenia pracownika w ewidencji pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, o której mowa w art. 41 ust. 4 pkt 2 ustawy z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (j.t. Dz.U. z 2015 r. poz. 965; ost. zm. Dz.U. z 2016 r., poz. 615), wykreślenia go z ewidencji oraz do sporządzenia korekty dokonanego wpisu w tej ewidencji;

2) kieruje wystąpienia i wydaje polecenia:

● w razie stwierdzenia innych naruszeń niż wymienione w pkt 1, w sprawie ich usunięcia, a także wyciągnięcia konsekwencji w stosunku do osób winnych;
● w sprawie wypłacenia wynagrodzenia w wysokości wynikającej z wysokości minimalnej stawki godzinowej, zgodnie z przepisami ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę;

3) wnosi powództwa oraz wstępuje do postępowania w sprawach, przed sądem pracy, w sprawach o ustalenie istnienia stosunku pracy;

4) podejmuje inne działania, jeżeli prawo lub obowiązek ich podjęcia wynika z odrębnych przepisów.

Środki prawne, o których mowa powyżej w pkt 1 i 2, dotyczące terenowych jednostek organizacyjnych podmiotu kontrolowanego, inspektor pracy kieruje do tego podmiotu, bez względu na swoją właściwość terytorialną. Jeżeli usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości nie wymaga decyzji pracodawcy, a także gdy nie można inaczej uniknąć niebezpieczeństwa zagrażającego życiu lub zdrowiu pracowników, decyzje wydaje się osobie kierującej tą jednostką.

Środki prawne wydawane przez inspektora pracy mogą dotyczyć jedynie sytuacji niezgodnych z przepisami prawa pracy lub bezpieczeństwa i higieny pracy. Jeśli jednak w trakcie kontroli inspektor stwierdzi naruszenie innych przepisów prawa, wówczas zobowiązany jest zawiadomić o tym fakcie właściwe organy.

Pracodawca, do którego po kontroli zostaną skierowane środki prawne, zobowiązany jest wykonać je w wyznaczonym przez inspektora terminie, a następnie poinformować PIP na piśmie o terminie i sposobie ich realizacji (art. 35 i art. 36 ustawy o PIP). W przypadku braku informacji od pracodawcy, inspektor pracy sam sprawdza stan realizacji wydanych przez siebie zaleceń, co może skutkować tzw. rekontrolą. Również wtedy, gdy pracodawca przesłał odpowiedź do PIP, inspektor może zechcieć sprawdzić stan rzeczywisty. Czasem zdarza się bowiem, że pracodawcy odsyłają informację do PIP, a w praktyce nie wykonują zaleceń pokontrolnych i działają jak dotychczas.

Pracodawca powinien poinformować PIP o realizacji zaleceń pokontrolnych skierowanych do niego przez inspektora pracy.

Dokonane przez inspektora pracy zapisy w protokole, odzwierciedlające nieprawidłowości wykryte w trakcie kontroli, stanowią podstawę do wydania środków prawnych, którymi są nakazy i wystąpienia. Na ich podstawie inspektor zobowiąże pracodawcę do usunięcia stwierdzonych uchybień i przywrócenia stanu zgodnego z prawem.

2. Nakazy

Nakaz jest najsilniejszym środkiem oddziaływania przez inspektora pracy, gdyż stanowi decyzję administracyjną i jest obwarowany przymusem prawnym. Jego niewykonanie jest bowiem zagrożone sankcją (stanowi wykroczenie z art. 283 § 2 pkt 7 k.p.).

Z technicznego punktu widzenia nakaz (oprócz nakazu ustnego) powinien zawierać:

● wskazanie treści i podstawy prawnej poszczególnych decyzji,
● termin usunięcia stwierdzonych uchybień,
● pouczenie o przysługujących podmiotowi kontrolowanemu środkach odwoławczych oraz
● podpis inspektora pracy.

W wyroku z 14 grudnia 2011 r. (I OSK 753/11) NSA podkreślił, że: Nakazy inspektora pracy wydawane są, zgodnie z art. 34 ust. 1 pkt 1 cyt. ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy, w formie pisemnej. W myśl art. 34 ust. 2 ustawy, powyższe decyzje oprócz treści powinny zawierać określenie podstawy prawnej, termin usunięcia stwierdzonych uchybień oraz pouczenie o przysługujących podmiotowi kontrolowanemu środkach odwoławczych. Powołany przepis wymienia wszystkie niezbędne elementy omawianej decyzji. Ze sformułowania "decyzja ... powinna zawierać" wynika, że wyliczenie to nie ma charakteru przykładowego, lecz stanowi katalog zamknięty. Oznacza to, że w tym zakresie ustawodawca wyłączył stosowanie art. 107 k.p.a. (...) nie może budzić wątpliwości, że przedmiotowa decyzja nie musi zawierać uzasadnienia faktycznego i prawnego (...). Z kolei w wyroku z 4 czerwca 2009 r., IIISA/Gd 199/09, WSA w Gdańsku uznał, że Pojęcie "treść" użyte w art. 34 ust. 2 ustawy z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy nie obejmuje uzasadnienia faktycznego i uzasadnienia prawnego (które to elementy wymienia art. 107 § 3 k.p.a. jako obligatoryjne elementy decyzji administracyjnej), gdyż sprawa składników nakazu wydawanego w formie decyzji pisemnej została kompleksowo uregulowana w ustawie o Państwowej Inspekcji Pracy.

Co do zasady, za pomocą nakazów inspektor pracy reguluje wszelkie nieprawidłowości stwierdzone w zakresie bhp. W tym celu kontrolujący mają prawo nakazać:

1) usunięcie w ustalonym terminie stwierdzonych uchybień, jeżeli naruszenie dotyczy przepisów i zasad bhp,

2) wstrzymanie prac lub działalności, w przypadku gdy naruszenie powoduje bezpośrednie zagrożenie życia lub zdrowia pracowników albo innych osób wykonujących te prace lub prowadzących działalność,

3) skierowanie do innych prac pracowników lub innych osób dopuszczonych do pracy wbrew obowiązującym przepisom przy pracach wzbronionych, szkodliwych lub niebezpiecznych albo pracowników lub innych osób dopuszczonych do pracy przy pracach niebezpiecznych, jeżeli pracownicy ci lub osoby nie posiadają odpowiednich kwalifikacji,

4) wstrzymanie eksploatacji maszyn i urządzeń w sytuacji, gdy ich eksploatacja powoduje bezpośrednie zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzi.

Nakazy w powyższych sprawach podlegają natychmiastowemu wykonaniu.

Ponadto inspektor pracy ma prawo nakazać:

1) ustalenie w określonym terminie okoliczności i przyczyn wypadku,

2) wykonanie badań i pomiarów czynników szkodliwych i uciążliwych w środowisku pracy w przypadku naruszenia trybu, metod, rodzaju lub częstotliwości wykonania tych badań i pomiarów lub konieczności stwierdzenia wykonywania pracy w szczególnych warunkach,

3) zaprzestanie prowadzenia działalności bądź działalności określonego rodzaju w przypadku stwierdzenia, że stan bhp zagraża życiu lub zdrowiu pracowników lub osób fizycznych wykonujących pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym osób wykonujących na własny rachunek działalność gospodarczą.

Inspektor pracy może także nakazać pracodawcy umieszczenia pracownika w ewidencji pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, wykreślenia go z ewidencji oraz do sporządzenia korekty dokonanego wpisu w tej ewidencji.

Kontrolujący ma prawo zakazać wykonywania pracy lub prowadzenia działalności w miejscach, w których stan warunków pracy stanowi bezpośrednie zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzi. Nakazy w tych sprawach podlegają natychmiastowemu wykonaniu.

Inspektor pracy może zakazać wykonywania pracy lub prowadzenia działalności w miejscach, w których warunki pracy stanowią zagrożenie dla życia lub zdrowia.

Inny charakter mają tzw. nakazy płacowe, za pomocą których inspektor zobowiązuje pracodawcę do (art. 11 pkt 7 i art. 11b ustawy o PIP):

1) wypłacenia konkretnego świadczenia pieniężnego o charakterze bezspornym i to zarówno co do jego przysługiwania konkretnemu pracownikowi, jak i wysokości,

2) skierowania wystąpienia lub wydania polecenia w sprawie wypłacenia wynagrodzenia w wysokości wynikającej z wysokości minimalnej stawki godzinowej, zgodnie z przepisami ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę.

Przykład

Kontrola z zakresu wynagrodzeń wykazała, że jednemu z pracowników naliczono na liście płac, a mimo to nie wypłacono wynagrodzenia za grudzień 2014 r. w kwocie 3500 zł. W związku z powyższym inspektor pracy skierował do pracodawcy nakaz płacowy o treści: "Wypłacić Janowi Kowalskiemu naliczone na liście płac, a nie wypłacone wynagrodzenie za grudzień 2014 r. w kwocie 3500 zł".

Oprócz przedstawionego powyżej podziału decyzji, ze względu na ich przedmiot na tzw. behapowskie i płacowe, nakazy można również podzielić z uwagi na techniczną stronę ich wydawania. Mogą one bowiem przyjmować formę decyzji:

1) pisemnych - takie decyzje są najczęściej stosowane i odnoszą się do najszerszej problematyki stwierdzonych uchybień, naruszenia przepisów prawa pracy lub zasad bhp bądź wypłacenia wynagrodzenia lub innego świadczenia. Podmiot, do którego została skierowana decyzja organów PIP, ma obowiązek informowania odpowiedniego organu PIP o jej realizacji z upływem terminów określonych w nakazie (art. 35 ustawy o PIP).

2) wpisu do książki budowy - decyzje mogą mieć też formę wpisu do książki budowy. W takim wypadku kopia lub odpis tej decyzji stanowi załącznik do protokołu kontroli (art. 34 ust. 3 ustawy o PIP);

Zarówno decyzja wydana w formie pisemnej, jak i decyzja stanowiąca wpis do dziennika budowy powinna zawierać:

● oznaczenie organu Państwowej Inspekcji Pracy,
● datę wydania,
● oznaczenie strony lub stron,
● powołanie podstawy prawnej,
● rozstrzygnięcie,
● termin usunięcia stwierdzonych uchybień oraz
● pouczenie o przysługujących środkach odwoławczych.

3) ustnych - te decyzje stanowią wyjątek. Nakaz ustny inspektora pracy może dotyczyć jedynie drobnych uchybień, które winny być usunięte w czasie kontroli inspektora pracy. Do takich można zaliczyć, np. nakaz wprawienia szyby, zalecenie zamknięcia tablicy rozdzielczej prądu, wymianę spalonej żarówki, itp., czyli proste czynności, które poprawiają natychmiast stan bezpieczeństwa lub warunków pracy w zakładzie w czasie przeprowadzania kontroli przez inspektora pracy lub niezwłocznie po jej zakończeniu (art. 34 ust. 4 ustawy o PIP);

Przykład

W trakcie wizytacji stanowisk pracy inspektor pracy stwierdził, że z piły tarczowej usunięto osłonę. W związku z tym skierował do pracodawcy nakaz ustny zamontowania z powrotem zabezpieczenia, co zostało niezwłocznie wykonane.

Ponadto nakazy dzielą się na:

● terminowe - takie, co do których inspektor pracy wyznaczył termin na ich realizację. Do tej grupy należą nakazy ze względu na przedmiot (tj. dotyczące usunięcia stwierdzonych uchybień oraz ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku). Zwykle stosuje się je w przypadkach, gdy usunięcie stwierdzonych w trakcie kontroli uchybień wymaga nakładów czasowych, finansowych lub organizacyjnych.

Przykład

W zakładzie zatrudniającym powyżej 100 pracowników nie utworzono służby bhp. W związku z tym inspektor pracy wydał nakaz: "Zapewnić wykonywanie zadań służby bhp w zakładzie pracy" i wyznaczył termin jego realizacji w ciągu 30 dni od zakończenia kontroli.

● z rygorem natychmiastowej wykonalności - muszą być niezwłocznie wykonane. Do tej grupy należą decyzje ze względu na przedmiot (chodzi tu o sytuacje zagrożenia życia i zdrowia pracowników) oraz nakazy płacowe. Wszystkie one są wyposażone w rygor natychmiastowej wykonalności z mocy prawa.

Pracodawca, który nie wykonuje nakazu, naraża się na wszczęcie przeciwko niemu postępowania egzekucyjnego. Najpierw jednak inspektor pracy skieruje do niego pisemne upomnienie, w którym ponownie wezwie pracodawcę do wykonania obowiązków określonych w nakazie (np. wypłacenia pracownikom ich należności, poddania ich badaniom lekarskim czy szkoleniom bhp). Z otrzymaniem tego pisma będzie się wiązać również obowiązek uiszczenia kosztów upomnienia w kwocie 11,60 zł.

Jeśli i to nie poskutkuje i pracodawca nadal nie wykona nakazu, inspektor pracy sporządzi tytuł wykonawczy oraz nałoży na niego grzywnę w celu przymuszenia do wykonania obowiązków będących przedmiotem nakazu. Wysokość grzywny wynosi:

● do 10 000 zł - w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą,
● do 50 000 zł - w przypadku osób prawnych lub jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej.

Inspektor pracy może nałożyć grzywnę na pracodawcę, który nie wykonał obowiązków określonych w nakazie.

Warto przy tym podkreślić, że grzywny mogą być nakładane wielokrotnie (z wyjątkiem obowiązków wynikających z przepisów prawa budowlanego) w tej samej lub wyższej wysokości, z tym że łączna kwota nałożonych grzywien nie może przekroczyć:

● 50 000 zł - w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą,
● 200 000 zł - w przypadku osób prawnych i jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej

- art. 121 § 2-4 ustawy z 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 599; ost. zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 1948).

Gdyby okazało się, że pomimo nałożonych grzywien pracodawca nadal uchyla się od wykonania nakazu, wówczas inspektor pracy przekaże tytuł wykonawczy do urzędu skarbowego, który przystąpi do egzekucji świadczeń.

Jeżeli po nałożeniu grzywny pracodawca wykona nakaz - może wystąpić do inspektora pracy z wnioskiem o umorzenie grzywny. W uzasadnionych przypadkach inspektor przychyli się do tego wniosku, a jeśli została ona już wcześniej uiszczona, to możliwy jest także jej zwrot. Działania takie będą jednak zależały od uznania inspektora.

Inspektor pracy może umorzyć grzywnę, jeżeli pracodawca wykonał nakaz i wystąpił z wnioskiem o jej umorzenie.

Wzór nakazu inspektora pracy

3. Wystąpienia

Poprzez wystąpienia regulowane są zasadniczo wszelkie nieprawidłowości z zakresu prawnej ochrony pracy. Dotyczą one takich kwestii jak:

● prowadzenie akt osobowych (np. ponumerowanie, podzielenie na części),
● nawiązanie stosunku pracy (np. potwierdzanie na piśmie zatrudnienia, poinformowanie o warunkach zatrudnienia),
● rozwiązanie stosunku pracy (np. wydanie świadectwa pracy, zachowanie prawidłowej długości okresu wypowiedzenia),
● czasu pracy (np. zapewnienie 11-godzinnego odpoczynku dobowego, określenie przyjętego okresu rozliczeniowego),
● wynagrodzeń (np. naliczanie i wypłacenie, terminowe wypłacanie, przestrzeganie limitów potrąceń). Wyjątkiem jest sytuacja, w której określone świadczenie pieniężne jest bezsporne (tzn. zostało naliczone i uznane przez pracodawcę do wypłaty), ale niewypłacone np. z powodu braku środków finansowych. W takiej sytuacji inspektor wydaje decyzję administracyjną w postaci nakazu zapłaty (art. 11 pkt 7 ustawy o PIP).
● urlopów (np. udzielanie urlopów nie później niż do 30 września następnego roku, zapewnienie, by co najmniej jedna część obejmowała 14 dni kalendarzowych).

Wystąpienia mogą odnosić się do drobnych uchybień dotyczących zasad i przepisów bhp.

W razie drobnych uchybień pracodawcy dotyczących zasad i przepisów bhp inspektor pracy może zastosować wystąpienie.

Wystąpienie może też zostać zastosowane w sytuacji, gdy pracodawca wprawdzie w sposób poważny naruszył zasady lub przepisy bhp, ale swój błąd zdążył naprawić jeszcze przed wizytą inspektora w firmie. W takim przypadku zastosowany środek prawny będzie wywoływał skutki na przyszłość.

Pracodawca powinien w terminie nie dłuższym niż 30 dni, określonym w wystąpieniu zawiadomić odpowiedni organ PIP (który skierował wystąpienie), kiedy i jak realizuje wnioski pokontrolne (art. 36 ust. 2 ustawy o PIP). Obowiązkiem adresata wystąpienia jest wyłącznie zawiadomienie danego inspektora pracy w terminie określonym w wystąpieniu o czasie i sposobie wykonywania zalecanych wniosków. W udzielonej inspektorowi pracy informacji pracodawca może zapewnić kontrolującego o przystąpieniu do wykonania wystąpienia, zwłaszcza gdy jego realizacja wymaga nakładów lub środków (dłuższego czasu).

Od wystąpienia nie są przewidziane środki odwoławcze ani też inne środki zaskarżenia. W konsekwencji od tego rodzaju środka prawnego wydanego przez organ PIP nie można odwołać się do sądu administracyjnego, gdyż wystąpienia inspektora w ogóle nie podlegają kontroli takich sądów. Jeżeli adresat wystąpienia zakwestionuje wnioski, zalecenia zawarte w wystąpieniu, właściwy organ odwoławczy PIP (okręgowy inspektor pracy) rozpatruje wystąpienia inspektora pracy i załatwia sprawy w trybie postępowania skargowego. Należy zauważyć, że Kodeks pracy wprost przewiduje obowiązek wykonania zawartych w wystąpieniu wniosków pokontrolnych przez pracodawcę, wydanych przez organy nadzoru nad warunkami pracy (art. 207 § 2 pkt 7 k.p.).

Inspektor pracy wydaje wystąpienia na piśmie. Powinny one zawierać:

● określenie wniosków i podstawy prawnej ich wystosowania,
● uzasadnienie faktyczne, którego podstawę stanowi protokół z kontroli,
● ustalony przez inspektora pracy termin - nie dłuższy jednak niż 30 dni - do którego pracodawca zobowiązany będzie zawiadomić go o sposobie wykonania ujętych w wystąpieniu wniosków.

Wystąpienie stanowi czynność inspektora pracy o charakterze niewładczym, a zatem pracodawca nie poniesie sankcji prawnej za jego niezrealizowanie. Nie oznacza to jednak, że może zlekceważyć wnioski zawarte w wystąpieniu. Ich niewykonanie może stanowić podstawę do skierowania przez inspektora pracy zawiadomienia do prokuratury o podejrzeniu popełnienia przestępstwa - tj. utrudnianie działalności organom PIP (art. 225 § 2 k.k.).

Wzór wystąpienia

4. Pouczenia

W uzasadnionych przypadkach, wobec pracodawcy rozpoczynającego działalność, a także jeżeli nie stwierdzono:

● bezpośredniego zagrożenia życia lub zdrowia pracowników lub innych osób wykonujących pracę,
● popełnienia wykroczenia z winy umyślnej

- inspektor pracy może odstąpić od stosowania środków prawnych, jakimi są m.in. nakaz i wystąpienie, poprzestając na ustnym pouczeniu o sposobach zgodnego z wymogami prawa zorganizowania pracy i odebraniu od podmiotu kontrolowanego oświadczenia o terminie usunięcia ujawnionych w toku kontroli uchybień (art. 37a ustawy o PIP).

Zarówno ustawa o PIP, jak i Kodeks pracy nie przewidują obowiązku informowania inspektora pracy o rozpoczęciu przez pracodawcę działalności. Ustawodawca nie wyjaśnia, jak należy rozumieć pojęcie "rozpoczęcie działalności". W przepisie tym nie ma mowy o zatrudnieniu pracownika lub pracowników, z którego momentem związane jest rozpoczęcie działalności. Należy przyjąć, że rozpoczęcie działalności przez pracodawcę to powstanie nowego pracodawcy.

Zgodnie z rozwiązaniami przyjętymi w prawie pracy, rozpoczęciem działalności pracodawcy będzie zatrudnienie pierwszego pracownika na podstawie umowy o pracę, a nie - jak np. w prawie gospodarczym - chwila zarejestrowania działalności gospodarczej.

Pracodawca rozpoczyna działalność z chwilą zatrudnienia pierwszego pracownika.

Instytucja odstąpienia, o której mowa w art. 37a ustawy o PIP, nie ma zastosowania w przypadku pracodawców prowadzących działalność od pewnego czasu, a także wobec pracodawców rozpoczynających działalność, dopuszczających się naruszeń stanowiących bezpośrednie zagrożenie życia lub zdrowia pracowników lub innych osób.

ODWOŁANIA OD DECYZJI PIP

1. Treść odwołania

Od każdej decyzji wydanej w I instancji stronie służy odwołanie do instancji wyższej. W przypadku odwołania pozostaje obowiązek ponownego rozpatrzenia sprawy przez właściwy organ II instancji i ustosunkowanie się do decyzji wydanej w tej sprawie w I instancji. A zatem pracodawca bądź inny podmiot, który dostał niekorzystny nakaz inspektora pracy, może odwołać się do okręgowego inspektora pracy - organu II instancji (art. 34 ust. 5 ustawy o PIP).

Z odwołania powinno wynikać, że strona nie jest zadowolona z treści decyzji. Warto jednak pamiętać, że dobrze sformułowane odwołanie ułatwia kontrolę instancyjną organowi odwoławczemu.

Dlatego też w odwołaniu należy zawrzeć:

● treść żądania,
● wskazanie strony, od której pochodzi,
● jej adres, siedzibę albo miejsce prowadzenia działalności.

W odwołaniu pracodawca może zarzucić naruszenie przepisów proceduralnych, np. nieuwzględnienie wniosków dowodowych pracodawcy, wskazać dowody uzasadniające żądanie. Niewątpliwie jednak pracodawca powinien sporządzić odwołanie w taki sposób, aby zawierało zarzuty wobec nakazu czy decyzji inspektora pracy. Podmiot skarżący decyzję inspektora pracy do okręgowego inspektora pracy powinien wskazać uchybienie, które powoduje, że wydana decyzja narusza przepisy prawa pracy materialnego lub dotyczące samego postępowania decyzyjnego.

Pracodawca powinien sprecyzować w odwołaniu, czego oczekuje od okręgowego inspektora pracy w związku z nakazem inspektora pracy. Może żądać uchylenia nakazu inspektora pracy, jego zmiany lub ponownego rozpoznania sprawy (uchylenie w całości lub w części nakazu co do istoty bądź przekazanie sprawy do ponownego rozpoznania inspektorowi pracy, umorzenie postępowania w sprawie). Inaczej mówiąc, zakres żądania pracodawcy powinien określać, w jaki sposób i w jakim zakresie powinien zostać zweryfikowany nakaz inspektora pracy.

W odwołaniu pracodawca powinien również przytoczyć dowody, które dają możliwość zweryfikowania prawdziwości twierdzeń zawartych w odwołaniu oraz uzasadniających żądanie sformułowane w odwołaniu. Odwołujący pracodawca w tej fazie postępowania może złożyć wniosek o przeprowadzenie dowodów (np. przesłuchanie pracowników wskazanych przez pracodawcę, przeprowadzenie oględzin stanowiska pracy lub maszyny, względnie urządzenia powodującego zagrożenie dla życia lub zdrowia pracownika).

2. Terminy do wniesienia odwołania od decyzji inspektora pracy

Od decyzji inspektora pracy wydanej w formie pisemnej oraz w formie wpisu do dziennika budowy przysługuje odwołanie do okręgowego inspektora pracy w terminie 7 dni (art. 34 ust. 5 ustawy o PIP), a nie jak to przewiduje Kodeks postępowania administracyjnego w ciągu 14 dni od doręczenia decyzji. Termin odwołania odnosi się do decyzji (nakazów) tylko inspektorów pracy. Natomiast od decyzji wydanej przez okręgowego inspektora pracy w razie nakazania zaprzestania prowadzenia działalności bądź działalności określonego rodzaju, odwołanie wnoszone jest do Głównego Inspektora Pracy w terminie przewidzianym w Kodeksie postępowania administracyjnego, tj. 14 dni (art. 34 ust. 5 ustawy o PIP). Wniesienie odwołania po upływie 7 dni do okręgowego inspektora pracy lub po upływie 14 dni do Głównego Inspektora Pracy jest bezskuteczne.

Wniesienie odwołania po terminie jest bezskuteczne.

W wyroku z 16 listopada 2010 r. (III SA/Lu 231/10) WSA w Lublinie stwierdził, że zgodnie z treścią art. 34 ust. 5 w zw. z ust. 1 ustawy o PIP od decyzji inspektora pracy, wydanej na podstawie art. 11 pkt 1-7 ustawy w formie pisemnej lub w formie wpisu do dziennika budowy, podmiotowi kontrolowanemu przysługuje odwołanie, które należy wnieść w terminie 7 dni od otrzymania decyzji. W przypadku nakazu wydanego na podstawie art. 11a ustawy odwołanie wnieść należy w terminie wyznaczonym przez art. 129 § 2 KPA, tj. w terminie 14 dni dnia doręczenia decyzji stronie, a gdy decyzja została ogłoszona ustnie - od dnia jej ogłoszenia stronie.

Zgodnie z zasadami obowiązującymi przy obliczaniu terminów nie uwzględnia się dnia doręczenia decyzji adresatowi.

Przykład

Inspektor pracy doręczył pracodawcy nakaz 1 grudnia 2016 r. Tego dnia pracodawca nie wlicza do terminu na wniesienie odwołania, a zatem koniec terminu do wniesienia odwołania nastąpił 8 grudnia 2016 r.

W przypadku gdy koniec terminu przypada na dzień ustawowo wolny od pracy (niedziela, święto niebędące niedzielą lub sobotą - uchwała NSA z 15 czerwca 2011 r., I OPS 1/11, OSP 2011/12/123), za ostatni dzień terminu uważa się najbliższy następny dzień powszedni.

Pracodawca może wysłać odwołanie listem poleconym lub doręczyć osobiście, jednak w tym drugim przypadku powinien uzyskać potwierdzenie jego odbioru. Jeżeli odwołanie przesyła się za pośrednictwem poczty, 7-dniowy termin na jego wniesienie będzie zachowany, jeśli pismo odwoławcze zostanie złożone na poczcie przed upływem terminu.

O zachowaniu terminu decyduje stempel na kopercie, a nie data fizycznego doręczenia odwołania przez pocztę.

Jeżeli stwierdzone zostanie uchybienie terminowi na wniesienie odwołania, okręgowy inspektor pracy odrzuci odwołanie.

Należy pamiętać, że postanowienia dotyczące stwierdzenia uchybienia terminu powinny być wydawane wówczas, gdy przekroczenie terminu jest oczywiste i po wyjaśnieniu ewentualnych wątpliwości, które mogą powstać po analizie materiału dowodowego (wyrok NSA z 23 listopada 2007 r. II FSK 1316/06).

Warto też podkreślić, że w sytuacji gdy strona ustanowiła pełnomocnika albo też w postępowaniu przed inspektorem pracy, firmę reprezentuje jej przedstawiciel ustawowy, termin do wniesienia odwołania biegnie od dnia doręczenia decyzji organu PIP pełnomocnikowi lub przedstawicielowi ustawowemu.

Istnieje możliwość przywrócenia terminu na wniesienie dowołania. Przywrócenia terminu dokonuje organ odwoławczy, czyli okręgowy inspektor pracy po spełnieniu przesłanek ustanowionych w art. 58 k.p.a. Upływ terminu do wniesienia odwołania od decyzji inspektora pracy oznacza, że decyzja organu PIP I instancji stała się ostateczna, a prawa i obowiązki z niej wynikające podlegają wykonaniu nawet w drodze egzekucji administracyjnej.

Wzór odwołania od nakazu inspektora pracy

3. Usprawiedliwienie opóźnienia i przywrócenie terminu do wniesienia odwołania

W przypadku gdy podmiot kontrolowany złoży odwołanie po terminie, organ II instancji wydaje postanowienie stwierdzające uchybienie terminowi. Stwierdzenie, że podmiot nie wniósł odwołania w terminie, powoduje, że organ II instancji nie może rozpatrzeć odwołania. W takiej sytuacji pracodawca może wnioskować o przywrócenie terminu na wniesienie odwołania, jeżeli uprawdopodobni, że uchybienie nastąpiło bez winy zainteresowanego. Wniosek o przywrócenie terminu należy złożyć w ciągu 7 dni od dnia ustania przyczyny jego przekroczenia. Równocześnie z wniesieniem wniosku zainteresowany musi dołączyć odwołanie, dla którego określony był termin. Aby przywrócenie terminu było możliwe, podmiot musi wykazać, że spóźnienie nastąpiło z przyczyn od niego niezależnych.

Jednak orzecznictwo sądów administracyjnych jest w tym zakresie bardzo rygorystyczne:

- Choroba wieńcowa i stan przedzawałowy serca nie uprawdopodabniają braku winy w uchybieniu terminu do złożenia odwołania (wyrok WSA w Warszawie z 29 października 2004 r., III SA 2967/03)

- Uprawdopodobnienie braku winy powinno odnosić się do przyczyn niedotrzymania terminu, a nie być skierowane przeciwko podstawie prawnej lub okolicznościom faktycznym dotyczącym samej decyzji. Do przyczyn niezależnych od osoby zainteresowanej, które uzasadniają brak winy w dotrzymaniu terminu, uważa się przede wszystkim okoliczności utożsamiane z działaniem siły wyższej, takie jak: przerwa w komunikacji (katastrofa komunikacyjna), powódź, pożar (wyrok NSA z 14 maja 1991 r., II SA 340/91, ONSA 1991/3-4/60).

Z orzecznictwa NSA wynika, że do okoliczności uzasadniających brak winy w uchybieniu terminu można zaliczyć również fakt nieprawidłowego doręczenia pisma, służbowy pobyt za granicą w czasie, gdy biegł termin dokonania czynności procesowej, błędna informacja, której stronie udzielił inspektor pracy. Nie jest natomiast uznany za brak winy bałagan panujący w zakładzie pracy, który nie dopełnił terminowej czynności. Okolicznością uzasadniającą brak winy w uchybieniu terminu nie może być natomiast nieznajomość języka polskiego, gdyż język polski jest językiem urzędowym organów, instytucji i urzędów w Polsce (art. 4 ustawy z 7 października 1999 r. o języku polskim - j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 43, poz. 224; ost. zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 1132).

Do okoliczności uzasadniających brak winy w uchybieniu terminu można zaliczyć również fakt nieprawidłowego doręczenia pisma, służbowy pobyt za granicą w czasie, gdy biegł termin dokonania czynności procesowej, błędna informacja, której stronie udzielił inspektor pracy. Nie jest natomiast uznany za brak winy bałagan panujący u pracodawcy, który nie dopełnił terminowej czynności.

Przywrócenie terminu ma charakter wyjątkowy. Należy też zwrócić uwagę, że przywrócenie terminu z urzędu jest niedopuszczalne. O przywróceniu terminu postanawia właściwy terytorialnie okręgowy inspektor pracy bądź Główny Inspektor Pracy, zależnie od właściwości. Na postanowienie o odmowie przywrócenia terminu służy zażalenie.

Wzór wniosku o przywrócenie terminu

Okręgowy inspektor pracy bądź Główny Inspektor Pracy wydaje orzeczenie w przedmiocie przywrócenia terminu w formie postanowienia. Na podstawie takiego postanowienia właściwy organ II instancji PIP zarówno przywraca termin, jak i odmawia jego przywrócenia. Postanowienie doręczane jest zainteresowanemu (art. 125 § 1 k.p.a.). Powinno ono zawierać uzasadnienie faktyczne i prawne, w którym organ PIP wyjaśni motywy nieprzywrócenia terminu (art. 124 § 2 k.p.a.).

Postanowienie okręgowego inspektora pracy lub Głównego Inspektora Pracy w sprawie przywrócenia terminu powinno zawierać uzasadnienie.

Postanowienie organów PIP o odmowie przywrócenia terminu do wniesienia odwołania ma charakter ostateczny, co oznacza, że nie przysługuje na nie zażalenie.

Pracodawca ma natomiast możliwość wniesienia na takie postanowienie skargi do wojewódzkiego sądu administracyjnego. Skarga przysługuje w terminie 30 dni od dnia doręczenia postanowienia.

4. Rodzaje decyzji organu odwoławczego PIP

Jeżeli nakaz inspektora pracy jest prawidłowy, okręgowy inspektor pracy wydaje decyzję o utrzymaniu w mocy zaskarżonego nakazu (art. 138 § 1 pkt 1 k.p.a.).

W przypadku gdy okręgowy inspektor pracy stwierdzi, że doszło do naruszenia prawa przy wydaniu nakazu, wówczas podejmuje decyzję, w której:

● uchyla zaskarżony nakaz w całości albo w części i wydaje w danej sprawie nową decyzję co do istoty sprawy bądź
● uchylając nakaz - umarza postępowanie inspektora pracy albo
● umarza postępowanie odwoławcze

- art. 138 § 1 pkt 2 i 3 k.p.a.

Z treści decyzji powinno precyzyjnie wynikać, w jakim zakresie (w jakiej części) nakaz inspektora pracy został uchylony.

Okręgowy inspektor pracy uchyla zaskarżony nakaz inspektora pracy i umorzy postępowanie inspektora pracy, w sytuacji gdy postępowanie to stało się bezprzedmiotowe (art. 105 § 1 k.p.a.). Postępowanie jest bezprzedmiotowe w sytuacji, gdy nakaz:

● został wydany bez podstawy prawnej bądź
● dotyczy sprawy rozstrzygniętej już decyzją ostateczną organów PIP, jeżeli został skierowany do podmiotu, który nie jest stroną w sprawie, bądź
● wydany z naruszeniem przepisów o właściwości inspektora pracy.

Okręgowy inspektor pracy może również uchylić zaskarżony nakaz inspektora pracy w całości i przekazać sprawę do ponownego rozpatrzenia przez inspektora pracy. Przekazując sprawę, okręgowy inspektor pracy powinien wskazać, jakie okoliczności inspektor pracy powinien wziąć pod uwagę przy ponownym rozpatrzeniu sprawy. Sprawę po uchyleniu nakazu może rozpatrywać ten sam inspektor pracy, który uczestniczył w wydaniu kwestionowanego rozstrzygnięcia bądź inny. Skarżący może domagać się wyłączenia danego inspektora pracy ze względu na okoliczności, które mogą wywołać wątpliwości co do jego bezstronności. Okoliczności powodujące, że bezstronność inspektora pracy wzbudza wątpliwości, muszą być uwiarygodnione. Mogą one mieć charakter osobisty albo zawodowy.

Przykład

Okręgowy inspektor pracy uchylił zaskarżony przez firmę ABC nakaz inspektora pracy i przekazał sprawę do ponownego rozpoznania przez inspektora pracy, który wydał nakaz. Inspektorem tym był pan Malinowski. Skarżąca firma domaga się jednak wyłączenia pana Malinowskiego od ponownego rozpatrywania sprawy, wskazując, że pan Malinowski jest właścicielem nieruchomości sąsiadującej z nieruchomością należącą do firmy ABC, na której znajduje się zakład produkcyjny. Między firmą ABC a panem Malinowskim trwa konflikt o usytuowanie zakładu i zakłócenia spokoju jego głośnym funkcjonowaniem. W takiej sytuacji firma faktycznie ma prawo domagać się wyłączenia tego inspektora, zachodzą bowiem okoliczności wzbudzające wątpliwość co do jego bezstronności.

Strona może cofnąć odwołanie przed wydaniem decyzji przez okręgowego inspektora pracy. W takim przypadku okręgowy inspektor pracy umorzy postępowanie odwoławcze decyzją na podstawie art. 137 k.p.a.

Wszystkie decyzje okręgowego inspektora pracy wydane przez organ II instancji muszą zawierać uzasadnienie faktyczne i prawne (art. 107 § 1 i 4 k.p.a.).

Decyzje okręgowego inspektora pracy bądź Głównego Inspektora Pracy są decyzjami ostatecznymi (art. 16 § 1 k.p.a.). Powyższe decyzje mogą być zaskarżone do wojewódzkiego sądu administracyjnego. Dlatego też o dopuszczalności i trybie wniesienia skargi do sądu administracyjnego organ odwoławczy PIP powinien pouczyć stronę w decyzji (art. 107 § 1 k.p.a.).

5. Wstrzymanie natychmiastowego wykonania decyzji w przypadku wniesienia odwołania

Nakazy wydawane przez inspektorów pracy na podstawie art. 11 pkt 1-4 i pkt 7 ustawy o PIP oraz nakazy wydawane przez okręgowego inspektora pracy na podstawie art. 19 ust. 1 pkt 4 w zw. z art. 11 pkt 5 ustawy o PIP podlegają natychmiastowej wykonalności. Wniesienie odwołania od takiego nakazu lub wniesienie odwołania od nakazu inspektora pracy, któremu nadał on rygor natychmiastowej wykonalności (nakaz usunięcia uchybień, gdy naruszenie dotyczy przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy) nie wstrzymuje wykonalności nakazu. Jednakże okręgowy inspektor pracy może wstrzymać jego wykonanie do czasu rozpatrzenia odwołania, jeżeli podjęte przez podmiot kontrolowany przedsięwzięcia wyłączają bezpośrednie zagrożenie życia lub zdrowia. Wstrzymanie natychmiastowego wykonania nakazu inspektora pracy może nastąpić zarówno na żądanie strony, jak i z urzędu. Żądanie wstrzymania natychmiastowego wykonania nakazu inspektora pracy może zostać zawarte w odwołaniu wniesionym przez stronę.

Okręgowy inspektor pracy dokonuje czynności wstrzymania natychmiastowego wykonania nakazu w formie postanowienia, na które nie służy zażalenie. W sytuacji gdy o wstrzymanie natychmiastowego wykonania nakazu wnioskowała strona, a okręgowy inspektor pracy nie znalazł podstaw do pozytywnego rozpatrzenia wniosku, odmowa również powinna zapaść w formie postanowienia, na które nie służy zażalenie. O tym, że na takie postanowienie nie przysługuje zażalenie, strona powinna być poinformowana poprzez zamieszczenie w postanowieniu stosownej klauzuli.

6. Rozpatrywanie odwołań od decyzji inspektorów pracy

Odwołanie od decyzji organu PIP wnosi się do tego organu, który wydał zaskarżoną decyzję, ale w nagłówku odwołania wymienia się nazwę właściwego organu odwoławczego PIP (art. 129 § 1 k.p.a.). A zatem odwołanie do okręgowego inspektora pracy wnosi się za pośrednictwem inspektora pracy, który wydał nakaz. Organ PIP wydający decyzję w I instancji, do którego wpłynęło odwołanie, ma obowiązek przesłać odwołanie wraz z aktami sprawy organowi odwoławczemu w terminie 7 dni od dnia, w którym je otrzymał (art. 133 k.p.a.). Termin 7 dni na przekazanie odwołania umożliwia organowi I instancji, który wydał decyzję, samokontrolę wydanego przez niego rozstrzygnięcia.

Odwołanie wnosi się do właściwego organu odwoławczego za pośrednictwem organu, który wydał decyzję.

Jeżeli pracodawca wniósł odwołanie w terminie, a organ I instancji, który wydał decyzję (inspektor pracy, okręgowy inspektor pracy), uzna, że odwołanie zasługuje w całości na uwzględnienie, to może wydać nową decyzję uchylającą lub zmieniającą zaskarżoną decyzję (art. 132 § 1 k.p.a.). Uwzględnienie w całości odwołania oznacza, że inspektor pracy, który wydał decyzję zaskarżoną odwołaniem, uwzględnia zawarte w odwołaniu żądania co do przedmiotu i zakresu weryfikacji decyzji.

W wyroku z 27 marca 1985 r. (III SA 119/85, ONSA 1985/1/16) NSA stwierdził, że: jeżeli organ, który wydał decyzję zaskarżoną odwołaniem, uzna, że odwołanie tylko w części zasługuje na uwzględnienie, nie może zmienić lub uchylić swej decyzji na podstawie art. 132 KPA, lecz jest obowiązany odwołanie wraz z aktami sprawy przesłać organowi odwoławczemu.

Decyzja organu PIP I instancji wydana na podstawie art. 132 k.p.a. przez inspektora pracy bądź okręgowego inspektora pracy w ramach trybu samokontroli musi bezwzględnie zawierać uzasadnienie faktyczne i prawne, gdyż mamy tu do czynienia z decyzją organu administracji publicznej wydaną na skutek odwołania (art. 107 § 4 k.p.a.).

Decyzja wydana w trybie art. 132 k.p.a. przez inspektora pracy, która uchyla lub zmienia zaskarżoną decyzję organu PIP, jest decyzją organu wydaną w I instancji. Od tej decyzji stronie służy odwołanie do organu PIP II instancji. Strona może zatem zakwestionować taką decyzję organu PIP. Wniesienie odwołania od nowej decyzji dokonywane jest również za pośrednictwem inspektora pracy, który wydał decyzję. Należy zwrócić uwagę, że postępowanie odwoławcze przed inspektorem pracy - stosownie do treści art. 132 k.p.a. - powinno zostać zakończone w terminie 7 dni od dnia otrzymania odwołania przez inspektora pracy. Nieskorzystanie w tym terminie przez inspektora pracy z uprawnień samokontrolnych powoduje obowiązek przesłania okręgowemu inspektorowi pracy (organowi odwoławczemu) odwołania wraz z aktami sprawy.

Obowiązek przesłania organowi II instancji odwołania przez inspektora pracy powstaje także w sytuacji, gdy zachodzi konieczność podjęcia decyzji o dopuszczalności odwołania lub wydania orzeczenia w przedmiocie zachowania terminu do wniesienia odwołania (przesłanka przekroczenia terminu). Powyższe kompetencje odnośnie do tych spraw przysługują wyłącznie okręgowemu inspektorowi pracy lub Głównemu Inspektorowi Pracy (organowi odwoławczemu).

Stosownie do art. 35 § 3 k.p.a. okręgowy inspektor pracy oraz Główny Inspektor Pracy (organy odwoławcze) powinni załatwić sprawę w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania. W przypadku niezałatwienia odwołania w terminie organ odwoławczy PIP musi zawiadomić stronę, podać przyczynę zwłoki i wyznaczyć nowy termin załatwienia sprawy, informując o tym stronę. Takie zawiadomienie musi mieć formę postanowienia (art. 36 k.p.a.).

SĄDOWA KONTROLA ROZSTRZYGNIĘĆ ORGANÓW PIP

1. Prawo wniesienia skargi do sądu administracyjnego

Skargę do sądu administracyjnego na rozstrzygnięcia organów PIP pracodawca bądź inny uprawniony podmiot (może nim być każdy, kto ma w tym interes prawny) może wnieść za pośrednictwem organu PIP, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 Prawa o postępowaniu przed sądami administracyjnymi).

2. Termin na wniesienie skargi

Skargę wnosi się w terminie 30 dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia organu PIP w sprawie. Termin do wniesienia skargi rozpoczyna bieg od dnia następnego po dniu, w którym skarżącemu zostało doręczone rozstrzygnięcie podlegające zaskarżeniu. Jeżeli ostatni dzień terminu przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, za ostatni dzień terminu uważa się następny po dniu lub dniach wolnych od pracy (art. 83 Prawa o postępowaniu przed sądami administracyjnymi).

Przykład

30 grudnia 2016 r. Prezes Spółki X otrzymał decyzję okręgowego inspektora pracy w Krakowie utrzymującą w mocy nakaz inspektora pracy zobowiązujący pracodawcę do wypłacenia 3000 zł pracownikowi z tytułu premii za październik 2016 r. Koniec terminu na wniesienie skargi do sądu administracyjnego przypadałby na 29 stycznia 2017 r. (30 dni). Jednak z uwagi na to, że jest to niedziela, termin ten upłynie w poniedziałek 30 stycznia 2017 r.

Jeżeli termin na wniesienie skargi do sądu administracyjnego nie został zachowany i termin 30-dniowy został przekroczony, to sąd administracyjny odrzuci skargę. Jeżeli skarżący przez pomyłkę prześle skargę organowi PIP I instancji (inspektorowi pracy), to organ ten ma obowiązek przekazać ją właściwemu organowi PIP przed upływem 30-dniowego terminu. W takiej sytuacji termin na wniesienie skargi zostanie uznany za zachowany.

3. Przywrócenie terminu na wniesienie skargi

Przekroczony termin na wniesienie skargi do sądu administracyjnego może być przez sąd administracyjny przywrócony. Warunkiem jest brak winy strony w przekroczeniu terminu oraz wniesienie wniosku o przywrócenie terminu wraz z dokonaniem uchybionej czynności sądem administracyjnym. Przyczyna uchybienia terminu musi mieć charakter obiektywny, np. pobyt pracodawcy w szpitalu spowodowany ciężką chorobą uniemożliwiającą skorzystanie z pełnomocnika, nieprawidłowość w doręczeniu decyzji odwoławczej (nie pozostawiono awiza).

Sąd administracyjny może przywrócić termin na wniesienie skargi, jeżeli przekroczenie terminu nastąpiło bez winy strony.

NSA w postanowieniu z 29 stycznia 2015 r. (II OZ 51/15) stwierdził, że: Brak winy strony w dokonaniu czynności procesowej ma miejsce wtedy, gdy istnieje przeszkoda uniemożliwiająca zachowanie terminu i gdy strona nie może usunąć tej przeszkody przy użyciu największego w danych okolicznościach wysiłku. W innym postanowieniu, z 20 listopada 2013 r. (I GZ 504/13) NSA uznał, że: Strona, która nie dokonała w terminie czynności w postępowaniu sądowym musi wykazać dołożenie szczególnej staranności przy dokonywaniu czynności procesowej. Sąd powinien przyjąć obiektywny miernik staranności, której można wymagać od każdego należycie dbającego o swoje interesy.

Strona składająca wniosek o przywrócenie terminu powinna uprawdopodobnić okoliczności opóźnienia dowodami, np. zaświadczeniem urzędu pocztowego. Sąd administracyjny przywraca termin lub odmawia jego przywrócenia w formie postanowienia, Na postanowienie takie stronie przysługuje zażalenie do NSA. Należy je wnieść w terminie 7 dni od dnia doręczenia postanowienia. Zażalenie przekazuje się za pośrednictwem wojewódzkiego sądu administracyjnego, który dokonuje jego kontroli pod kątem zachowania wymagań formalnych oraz dochowania terminu do jego wniesienia (art. 178 w zw. z art. 197 § 2 Prawa o postępowaniu przed sądami administracyjnymi).

4. Warunki wniesienia skargi

Pracodawca może wnieść skargę do wojewódzkiego sądu administracyjnego dopiero po wyczerpaniu wszystkich środków odwoławczych (np. złożenia odwołania w przypadku nakazu inspektora pracy czy zażalenia w przypadku postanowienia), które mu służą.

Prawo zaskarżenia do wojewódzkiego sądu administracyjnego nie przysługuje pracodawcy w przypadku nakazu czy decyzji inspektorów pracy, które stały się ostateczne, prawomocne, ponieważ nie wydano decyzji przez organ PIP II instancji w administracyjnym postępowaniu odwoławczym.

5. Orzeczenie sądu administracyjnego

Rozpatrując skargę pracodawcy na akt administracyjny PIP lub inną czynność tego organu, wojewódzki sąd administracyjny, uwzględniając skargę na decyzję lub postanowienie organów PIP:

● uchyla decyzję lub postanowienie PIP w całości albo w części,
● stwierdza nieważność decyzji lub postanowienia PIP w całości lub w części,
● stwierdza wydanie decyzji lub postanowienia z naruszeniem prawa

- art. 145 § 1 Prawa o postępowaniu przed sądami administracyjnymi.

Sąd administracyjny rozstrzyga w granicach danej sprawy, nie jest związany zarzutami i wnioskami skargi pracodawcy (granicami skargi) oraz powołaną podstawą prawną.

Wyrok sądu administracyjnego w sprawach dotyczących zakresu przestrzegania prawa pracy rozstrzyga wyłącznie kwestie administracyjne wynikające z działalności organów kontroli publicznej, jakim jest PIP. W przypadku uwzględnienia skargi pracodawcy wyrok taki nie rozstrzyga bezpośrednio o uprawnieniach pracowników wymienionych w decyzji organu PIP. Będzie to jedynie orzeczenie o uchyleniu lub stwierdzeniu nieważności zaskarżonej decyzji PIP bądź stwierdzenia niezgodności decyzji PIP z prawem, co zobowiązuje organ PIP do dalszego załatwiania sprawy w drodze postępowania administracyjnego. Z wyroku sądu administracyjnego nie wynikają żadne uprawnienia bezpośrednio dla pracownika. Wyrok ten ma moc wiążącą wyłącznie w postępowaniu administracyjnym.

A zatem skutkiem postępowania sądowo-administracyjnego po uprawomocnieniu się orzeczenia o uwzględnieniu skargi (wtedy, gdy pracodawca lub organ PIP nie złożył skargi kasacyjnej, albo z niej nie skorzystał) jest to, że akta sprawy z sądu administracyjnego wracają do organu PIP (art. 286 § 1 Prawa o postępowaniu przed sądami administracyjnymi). Oznacza to, że organy PIP w przypadku orzeczenia sądowego dla nich niekorzystnego muszą załatwić sprawę w terminie określonym w k.p.a., podejmując decyzję w stosownym terminie nie później niż w ciągu 2 miesięcy od daty wpływu sprawy z sądu administracyjnego.

W wyroku z 28 maja 2010 r. (II SA/Po 962/09) WSA z siedzibą w Poznaniu stwierdził, że: Bieg terminu do załatwienia sprawy rozpoczyna się w przypadku doręczenia organowi administracji odpisu prawomocnego orzeczenia ze stwierdzeniem jego prawomocności oraz doręczenia organowi akt sprawy - tylko spełnienie obydwóch powyższych przesłanek powoduje powstanie, po stronie organu administracji publicznej obowiązku załatwienia sprawy. Dalej ten sam sąd stwierdza: Wykonaniu mogą podlegać jedynie te wyroki sądowe, które są prawomocne, a więc od których nie wniesiono skargi kasacyjnej, tym samym organ administracji nie może podjąć żadnych działań zmierzających do wykonania wyroku sądowego, aż do momentu jego uprawomocnienia się.

Organ PIP związany jest oceną prawną określoną w wyroku sądu administracyjnego i zawartymi tam wskazaniami co do dalszego postępowania. Od nowej decyzji organu PIP pracodawcy służy droga administracyjna i kolejna skarga, co powoduje, że procedura sądowo-administracyjna może się powtórzyć.

Jeżeli organ PIP zignoruje orzeczenie sądu administracyjnego, w razie niewykonania wyroku uwzględniającego skargę, pracodawca może wezwać organ PIP na piśmie do wykonania wyroku lub załatwienia sprawy (art. 154 § 1 Prawa o postępowaniu przed sądami administracyjnymi). Gdy wezwanie to nie poskutkuje, pracodawca ma prawo wnieść do sądu administracyjnego kolejną skargę, tym razem żądając ukarania organu PIP grzywną. Sąd administracyjny będzie mógł wówczas wyjść poza żądania pracodawcy, czyli nie tylko nałożyć grzywnę, ale jeżeli pozwala na to charakter sprawy - orzec o prawach lub obowiązkach pracodawcy skarżącego rozstrzygnięcie PIP. W takim wypadku wyrok sądu administracyjnego niejako zastąpi decyzję PIP.

6. Pośrednictwo organu, którego działania lub bezczynność są przedmiotem skargi

Pracodawca nie składa skargi bezpośrednio do sądu administracyjnego, lecz za pośrednictwem organu, którego działania lub bezczynność są jej przedmiotem (art. 54 § 1 Prawa o postępowaniu przed sądami administracyjnymi). Organ ten ma 30 dni, w czasie których może wycofać się ze swojej decyzji, uwzględniając skargę pracodawcy w całości, w ramach tzw. autokontroli. Daje to zarówno pracodawcy, jak i organowi PIP możliwość weryfikacji decyzji bez konieczności rozpatrywania sprawy przez sąd.

Wzór skargi na decyzję PIP do sądu administracyjnego

7. Skarga kasacyjna do NSA

Od wydanego na skutek skargi orzeczenia wojewódzkiego sądu administracyjnego pracodawcy przysługuje skarga kasacyjna do NSA (art. 173 § 1 Prawa o postępowaniu przed sądami administracyjnymi). Powinien ją wnieść w terminie 30 dni od daty doręczenia stronie odpisu orzeczenia wraz z uzasadnieniem. Sąd administracyjny doręcza wszystkim stronom odpis wyroku, którego uzasadnienie jest sporządzane z urzędu (orzeczenie uznające skargę). Oznacza to, że wyroku, którego uzasadnienie nie jest sporządzane z urzędu (oddalający skargę), nie doręcza się stronie, jeżeli nie został złożony stosowny wniosek o jego uzasadnienie.

Nie jest więc dopuszczalne złożenie skargi kasacyjnej od wyroku wojewódzkiego sądu administracyjnego, który nie podlega obowiązkowi uzasadnienia z urzędu bez uprzedniego złożenia wniosku o jego uzasadnienie w terminie 7 dni od dnia ogłoszenia wyroku (art. 141 § 2 Prawa o postępowaniu przed sądami administracyjnymi).

Skarga kasacyjna pracodawcy do NSA musi być oparta na uchybieniach i nieprawidłowościach postępowania wojewódzkiego sądu administracyjnego. Nie może zatem odnosić się do ewentualnych błędów popełnionych w postępowaniu administracyjnym przez organy PIP ani naruszenia przez nie zarówno prawa materialnego, jak i procesowego, jeśli nie ma to bezpośredniego związku z wydanym wyrokiem wojewódzkiego sądu administracyjnego. Oznacza to, że skargi kasacyjnej do NSA nie można skutecznie zgłosić, jeżeli pracodawca powołuje się jedynie na wady decyzji organów PIP, mimo że miały one wpływ na treść rozstrzygnięcia sądu administracyjnego. Nawet wskazanie w skardze kasacyjnej, że organy PIP, wydając decyzję, dokonały błędnej wykładni materialnego prawa pracy lub niewłaściwie zastosowały przepisy postępowania administracyjnego, nie prowadzi do uwzględnienia skargi kasacyjnej, jeżeli wojewódzki sad administracyjny tych zarzutów nie rozpatrywał.

Niewątpliwie więc skarga kasacyjna jest środkiem bardzo sformalizowanym. Pracodawca nie może osobiście sporządzić i wnieść skargi do tego sądu, powinna być bowiem sporządzona przez adwokata lub radcę prawnego.

Skarga kasacyjna powinna być sporządzona przez adwokata lub radcę prawnego.

W skardze kasacyjnej należy wykazać naruszenie prawa materialnego bądź przepisów procesowych przez sąd administracyjny niższej instancji poprzez "jego niewłaściwe zastosowanie", które wywarły wpływ na treść rozstrzygnięcia (art. 174 Prawa o postępowaniu przed sądami administracyjnymi). NSA jest też związany podstawami i wnioskami skargi kasacyjnej, których pracodawca nie może później modyfikować (zmieniać).

8. Skarga na przewlekłość postępowania sądu administracyjnego

Ważnym środkiem prawnym przysługującym pracodawcy niezadowolonemu z tempa postępowania sądowego jest również skarga na przewlekłość postępowania sądowego. Pracodawca musi tu jednak wykazać, że nastąpiło naruszenie jego prawa do rozpoznania sprawy bez nieuzasadnionej zwłoki przez sąd administracyjny.

O przewlekłości postępowania sądowoadministracyjnego orzeka się w tzw. postępowaniu wpadkowym. Pracodawca może zatem zaskarżyć wyłącznie sprawę wniesioną przeciwko inspekcji pracy, która się jeszcze nie zakończyła prawomocnym orzeczeniem sądu administracyjnego. Sam fakt przewlekłości zostaje ustalony przez sąd administracyjny w postępowaniu odrębnym i wydanym w nim orzeczeniu.

To szczególne postępowanie odbywa się w trakcie toczącego się już postępowania sądowoadministracyjnego, wszczętego na skutek skargi pracodawcy na decyzję PIP.

Po zakończeniu postępowania merytorycznego w sprawie (wydania orzeczenia przez wojewódzki sąd administracyjny) pracodawca traci uprawnienie do wniesienia skargi na przewlekłość postępowania sądu administracyjnego.

Nie można wnieść skargi na przewlekłość postępowania sądu administracyjnego, jeżeli sąd zakończył postępowanie i wydał już orzeczenie.

Sądem właściwym do rozpoznania takiej skargi jest NSA. Badając na skutek skargi pracodawcy, czy w sprawie doszło do przewlekłości postępowania, NSA oceni nie tylko dotychczasową działalność wojewódzkiego sądu administracyjnego, któremu zarzucono opieszałość, ale także zachowanie skarżącego pracodawcy. Jeżeli długotrwały proces sądowoadministracyjny spowodowany jest okolicznościami niezależnymi od sądu (np. niepodanie przez pracodawcę nowego adresu zakładu pracy), nie zachodzi stwierdzenie przewlekłości. Orzeczenie w sprawie przewlekłości musi zapaść w ciągu 2 miesięcy, licząc od daty złożenia skargi.

Jeżeli NSA stwierdzi, że nastąpiła przewlekłość postępowania, uwzględnia skargę pracodawcy. Na żądanie skarżącego pracodawcy NSA może zalecić wojewódzkiemu sądowi administracyjnemu rozpoznającemu sprawę co do istoty podjęcie odpowiednich czynności procesowych w wyznaczonym terminie. Zalecenia nie mogą dotyczyć oceny faktycznej i prawnej sprawy, która dopiero zostanie rozstrzygnięta przez sąd administracyjny. Naczelny Sąd Administracyjny może także na żądanie skarżącego pracodawcy przyznać od Skarbu Państwa odpowiednią rekompensatę finansową, ograniczoną do wysokości 10 000 zł. Wydane orzeczenie jest ostateczne, co oznacza, że nie można się od niego odwołać.

Przyznanie odpowiedniej rekompensaty finansowej za przewlekłość postępowania sądowego nie wyklucza możliwości dochodzenia w procesie cywilnym odszkodowania przez pracodawcę na zasadach ogólnych. W odrębnym postępowaniu odszkodowawczym pracodawca musi wówczas wykazać wysokość szkody i związek przyczynowy między działaniem sądu administracyjnego a szkodą.

POSTĘPOWANIE W SPRAWACH O WYKROCZENIA

1. Na czym polega wykroczenie

Wykroczeniem jest czyn społecznie szkodliwy, zabroniony przez ustawę obowiązującą w czasie jego popełnienia pod groźbą kary aresztu, ograniczenia wolności, grzywny do 5000 zł lub nagany (art. 1 ustawy - Kodeks wykroczeń, dalej: k.w.).

Przez czyn należy rozumieć zarówno działanie (np. zawarcie umowy cywilnoprawnej w warunkach, w których powinna być zawarta umowa o pracę, stosowanie innych kar niż przewidziane w przepisach prawa pracy o odpowiedzialności porządkowej pracowników), jak i zaniechanie (np. nieprzestrzeganie przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, niewypłacenie w ustalonym terminie wynagrodzenia za pracę). Natomiast społeczna szkodliwość czynu to wyrządzenie komuś krzywdy materialnej o charakterze indywidualnym lub społecznym.

Przy ocenie stopnia społecznej szkodliwości czynu uwzględnia się rodzaj i charakter naruszonego dobra, rozmiary wyrządzonej lub grożącej szkody, sposób i okoliczności popełnienia czynu, wagę naruszonych przez sprawcę obowiązków, postać zamiaru, motywację sprawcy, oraz rodzaj naruszonych reguł ostrożności i stopień ich naruszenia (art. 47 § 6 k.w.).

Podstawową przesłanką odpowiedzialności za wykroczenie jest wina sprawcy. A zatem, jeśli pracodawcy nie można przypisać winy (umyślnej lub nieumyślnej), to nie odpowiada on za popełnione uchybienie, ponieważ nie można w takim przypadku mówić o wykroczeniu.

Przykład

Pracodawca nie odpowiada za wykroczenie polegające na nieudzieleniu przysługującego pracownicy urlopu wypoczynkowego w sytuacji, gdy plan urlopów przewidywał wykorzystanie przez nią całego przysługującego jej urlopu za 2015 r. w lipcu i sierpniu, a od końca czerwca pracownica korzystała ze zwolnienia lekarskiego z powodu ciąży, a następnie z urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego z tytułu urodzenia dziecka - nieprzerwanie do końca września 2016 r. W takim przypadku pracodawca nie mógł udzielić pracownicy przysługującego jej urlopu wypoczynkowego ani w roku, w którym nabyła do niego prawo, ani także do 30 września kolejnego roku.

2. Kary za wykroczenie

Do kar za popełnienie wykroczenia zaliczają się:

● kara aresztu w wymiarze od 5 do 30 dni,
● kara ograniczenia wolności w wymiarze 1 miesiąca,
● kara grzywny od 20 do 5000 zł,
● kara nagany

- art. 18 - art. 20 k.w.

Niewątpliwie najsurowszą karą za wykroczenie jest kara aresztu. Jest ona wymierzana w dniach, a sąd może ją orzec tylko wówczas, gdy konkretny przepis mu na to zezwala.

Kara ograniczenia wolności wymierzana jest na jeden miesiąc. W trakcie jej odbywania ukarany:

● nie może bez zgody sądu zmieniać miejsca stałego pobytu,
● jest obowiązany do wykonywania pracy wskazanej przez sąd,
● ma obowiązek udzielania wyjaśnień dotyczących przebiegu odbywania kary

- art. 20 k.w.

Obowiązek wykonywania pracy wskazanej przez sąd może polegać na:

● wykonywaniu nieodpłatnej kontrolowanej pracy na cele społeczne w wymiarze od 20 do 40 godzin przez osoby niezatrudnione albo
● potrącenie od 10 do 25% wynagrodzenia za pracę na rzecz Skarbu Państwa lub na cel społeczny w przypadku osób zatrudnionych

- art. 21 k.w.

Jeśli chodzi o karę grzywny, jej wymiar określany jest "widełkowo", tj. od 20 do 5000 zł (art. 24 § 1 k.w.). Grzywną zagrożone są np. wykroczenia określone w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (art. 12a ust. 1 ustawy o zfśs). Jednakże od tej reguły przepisy szczególne przewidują wyjątki podwyższające granice grzywny. Przykładowo wyższy wymiar grzywny jest przewidziany dla wykroczeń określonych w Kodeksie pracy - od 1000 do 30 000 zł (art. 281 - art. 283 k.p.). Oznacza to, że część wykroczeń przeciwko prawom pracownika jest zagrożona grzywną w wymiarze określonym przez Kodeks wykroczeń, tj. od 20 do 5000 zł, pozostałe zaś grzywną w wyższym wymiarze określonym przez konkretny przepis.

Przepisy szczególne mogą przewidywać grzywnę w wyższej wysokości, niż przewidują przepisy Kodeksu wykroczeń.

Kara nagany jest wymierzana wówczas, gdy ze względu na charakter i okoliczności czynu lub właściwości i warunki osobiste sprawcy należy przypuszczać, że jej zastosowanie jest wystarczające do wdrożenia go do poszanowania prawa i zasad współżycia społecznego (art. 36 § 1 k.w.).

Przykład

Termin wypłaty wynagrodzenia w firmie zawsze był przez pracodawcę dotrzymywany. Niestety, w grudniu 2016 r. z powodu przeoczenia kadrowa wypłaciła pracownikom 90% wynagrodzeń. Mimo że następnego dnia po wypłacie pracownicy otrzymali resztę wynagrodzeń, inspektor PIP skierował przeciwko pracodawcy wniosek o ukaranie do sądu. Sąd uznał kadrową winną popełnionego wykroczenia (tj. niewypłacenia wynagrodzenia w terminie) i wymierzył jej karę nagany, uwzględniając fakt, że taka sytuacja miała miejsce po raz pierwszy, oraz że w terminie wypłaty wynagrodzenia pracownicy otrzymali większą część wynagrodzenia, a resztę zaś otrzymali następnego dnia.

3. Organ prowadzący postępowanie w sprawach o wykroczenia

W sprawach o wykroczenia orzekają sądy rejonowe, jednoosobowo zarówno na rozprawie, jak i na posiedzeniu. Orzekające w sprawach o wykroczenia sądy wymierzają karę w granicach przewidzianych przez ustawę za dane wykroczenie, oceniając stopień społecznej szkodliwości czynu i biorąc pod uwagę:

● cele kary w zakresie społecznego oddziaływania oraz cele zapobiegawcze i wychowawcze, które ma ona osiągnąć w stosunku do ukaranego (art. 33 § 1 k.w.),
● rodzaj i rozmiar szkody wyrządzonej wykroczeniem, stopień winy, pobudki, sposób działania, stosunek do pokrzywdzonego, właściwości, warunki osobiste i majątkowe sprawcy, jego stosunki rodzinne, sposób życia przed popełnieniem i zachowanie się po popełnieniu wykroczenia (art. 33 § 2 k.w.).

Okoliczności wpływające na rodzaj wymierzonej kary przedstawione zostały w tabeli.

Okoliczności wpływające na rodzaj wymierzonej kary

Okoliczności łagodzące (art. 33 § 3 k.w.)

Okoliczności obciążające (art. 33 § 4 k.w.)

● działanie sprawcy wykroczenia pod wpływem ciężkich warunków rodzinnych lub osobistych, ● działanie sprawcy wykroczenia pod wpływem silnego wzburzenia wywołanego krzywdzącym stosunkiem do niego lub do innych osób, ● działanie z pobudek zasługujących na uwzględnienie, ● prowadzenie przez sprawcę nienagannego życia przed popełnieniem wykroczenia i wyróżnianie się spełnianiem obowiązków, zwłaszcza w zakresie pracy, ● przyczynienie się lub staranie się sprawcy o przyczynienie się do usunięcia szkodliwych następstw swego czynu

● działanie sprawcy w celu osiągnięcia bezprawnej korzyści majątkowej, ● działanie w sposób zasługujący na szczególne potępienie, ● uprzednie ukaranie sprawcy za podobne przestępstwo lub wykroczenie, ● chuligański charakter wykroczenia, ● działanie pod wpływem alkoholu lub innego środka odurzającego, ● popełnienie wykroczenia na szkodę osoby bezradnej lub osoby, której sprawca powinien okazać szczególne względy, ● popełnienie wykroczenia we współdziałaniu z małoletnim

W szczególnych przypadkach sądy mogą zastosować nadzwyczajne złagodzenie kary, polegające na wymierzeniu kary niższej niż określona w przepisie (np. zamiast 20 zł sąd wymierza 10 zł) lub łagodniejszej (gdy przepis przewiduje tylko karę grzywny, sąd wymierza karę nagany) albo odstąpić od jej wymierzenia (art. 39 § 1 i 2 k.w.). Stosując nadzwyczajne złagodzenie kary, sąd może wymierzyć niższą karę nawet w sytuacji, gdy ustawowe zagrożenie czynu jej nie przewiduje.

Przykład

Pracodawca zatrudnił pracownika w niepełnym wymiarze czasu pracy i przy ustalaniu wymiaru przysługującego mu urlopu nie dokonał zaokrągleń w górę do pełnego dnia, przez co pracownik stracił jeden dzień urlopu wypoczynkowego. Inspektor PIP skierował przeciwko pracodawcy wniosek o ukaranie do sądu. Sąd zaś uznał, że kara przewidziana przez Kodeks pracy za to wykroczenie jest za wysoka (tj. od 1000 do 30 000 zł) i zastosował nadzwyczajne złagodzenie kary, wymierzając pracodawcy karę nagany, której nie przewidywał przepis Kodeksu pracy.

4. Tryby postępowania

W sprawach o wykroczenia sądy orzekają w trybie zwyczajnym, przyspieszonym i nakazowym. Obecnie regułą jest uprzywilejowanie trybu nakazowego i przyspieszonego przed trybem zwyczajnym (art. 2 § 1 i 1a ustawy - Kodeks postępowania w sprawach o wykroczenia; dalej k.p.w.). Oznacza to, że większość spraw powinna być rozpatrywana w trybach pozwalających na szybkie ich zakończenie.

Specyfika trybu przyspieszonego sprawia, że w praktyce nie odgrywa on istotnej roli w sprawach o wykroczenia przeciwko prawom pracownika. W sprawach o wykroczenia przeciwko prawom pracownika sądy orzekają często w trybie nakazowym. W tym trybie rozstrzygnięcie w sprawie zapada na posiedzeniu bez udziału stron (tzn. bez przeprowadzania rozprawy), gdy okoliczności popełnienia czynu i wina obwinionego nie budzą wątpliwości (art. 93 § 2 k.p.w.). Tryb ten zostanie zatem zastosowany w sytuacji, gdy sprawca przyznaje się do popełnienia wykroczenia lub jego wina jest ewidentna, a zebrane przez inspektora pracy dowody bezsprzecznie ją potwierdzają. Wyrokiem nakazowym można wymierzyć kary: nagany, grzywny albo ograniczenia wolności (art. 93 § 1 k.p.w.).

Natomiast w trybie zwyczajnym sąd orzeka na rozprawie, w trakcie której przeprowadzane są dowody, np. zeznania świadków. Sprawa jest rozpatrywana w tym trybie jedynie wówczas, gdy:

● brak podstaw do skazania sprawcy w postępowaniu nakazowym lub przyspieszonym albo
● ukarany wyrokiem nakazowym wniósł od niego sprzeciw.

Orzekanie w sprawach o wykroczenia należy wyłącznie do sądów. Wymierzenie grzywny w drodze mandatu karnego nie jest orzekaniem w sprawach o wykroczenia.

5. Mandat karny

Nałożenie grzywny w drodze mandatu karnego jest rozstrzygnięciem wiążącym w sprawie o wykroczenie, lecz nie stanowi orzekania w tej sprawie. Może zostać zastosowane przez uprawniony organ jedynie w wypadkach wskazanych w Kodeksie postępowania w sprawach o wykroczenia i na zasadach w nim określonych (art. 2 § 2 k.p.w.).

Co do zasady postępowanie to prowadzone jest przez policję (art. 95 § 1 k.p.w.). Natomiast w sprawach o wykroczenia przeciwko prawom pracownika określone w Kodeksie pracy, a także w sprawach o inne wykroczenia związane z wykonywaniem pracy zarobkowej, jeżeli Kodeks postępowania w sprawach o wykroczenia tak stanowi, oskarżycielem publicznym jest inspektor pracy (art. 95 § 3 w zw. z art. 17 § 2 k.p.w.). Oznacza to, że inspektor pracy może wymierzyć grzywnę w postępowaniu mandatowym tylko i wyłącznie w przypadku, gdy konkretny przepis uprawnia go do tego w wyraźny sposób. Natomiast, gdy brak jest takiej delegacji, inspektor może skierować przeciwko sprawcy wykroczenia wniosek o ukaranie do sądu, przeprowadzając uprzednio niezbędne czynności wyjaśniające. Taka sytuacja ma miejsce w przypadku np. wykroczeń określonych w ustawie o zfśs czy w ustawie o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Pomimo że obie te ustawy przewidują odpowiedzialność za wykroczenie przeciwko ich przepisom, żadna z nich nie przewiduje możliwości nakładania grzywien mandatem karnym. W takiej sytuacji inspektor pracy musi skierować wniosek o ukaranie do sądu lub w szczególnych przypadkach zastosować środki wychowawcze, np. pouczenie.

Osoba, która popełniła wykroczenie, może odmówić przyjęcia proponowanego przez inspektora PIP mandatu karnego (art. 97 § 2 k.p.w.), o czym powinna zostać przez niego poinformowana przed nałożeniem grzywny. Ponadto inspektor powinien poinformować taką osobę także o:

● wysokości grzywny, którą zamierza nałożyć,
● wykroczeniu zarzucanym sprawcy,
● skutkach odmowy przyjęcia mandatu

- art. 97 § 3 k.p.w.

Kodeks postępowania w sprawach o wykroczenia przewiduje 3 rodzaje mandatów karnych: gotówkowy, kredytowany, zaoczny.

Mandat gotówkowy wymaga zapłacenia grzywny "natychmiast" - bezpośrednio organowi lub funkcjonariuszowi, który ją nałożył. Z chwilą uiszczenia grzywny staje się on prawomocny (tj. ostateczny). Można go zastosować jedynie wobec osoby czasowo przebywającej na terytorium Polski lub niemającej stałego miejsca zamieszkania albo pobytu (art. 98 § 1 pkt 1 i art. 98 § 2 k.p.w.). W praktyce inspektor pracy może nałożyć taki mandat na pracodawcę będącego cudzoziemcem.

Mandat kredytowany jest wydawany ukaranemu za potwierdzeniem odbioru. Staje się prawomocny z chwilą pokwitowania jego odbioru przez ukaranego, a grzywnę nim wymierzoną należy zapłacić w terminie 7 dni od daty jego przyjęcia. Mandat powinien zawierać pouczenie o obowiązku zapłaty grzywny oraz o skutkach jej nieuiszczenia w terminie (art. 98 § 1 pkt 2 i art. 98 § 3 k.p.w.). Mandaty kredytowane stanowią przeważającą część wszystkich mandatów wystawianych przez inspektorów pracy.

Mandat zaoczny można zastosować w razie stwierdzenia wykroczenia, którego sprawcy nie zastano na miejscu jego popełnienia, a nie zachodzi wątpliwość co do osoby tego sprawcy. W tym przypadku mandat pozostawia się w takim miejscu, aby sprawca mógł go niezwłocznie odebrać, np. może zostać przekazany innej osobie za pisemnym zobowiązaniem do jego doręczenia ukaranemu. Mandat ten powinien zawierać informację, gdzie w terminie 7 dni od daty jego wystawienia ukarany może uiścić grzywnę oraz o skutkach jej nieuiszczenia w terminie. Staje się on prawomocny z chwilą uiszczenia grzywny we wskazanym miejscu i terminie (art. 98 § 1 pkt 3, art. 98 § 3 i 4 k.p.w.). W przypadku braku wpłaty inspektor pracy kieruje do sądu wniosek o ukaranie.

Przykład

W trakcie kontroli w firmie X inspektor stwierdził popełnienie przez pracodawcę wykroczenia przeciwko prawom pracownika. Jednak w owym czasie kierownik firmy przebywał poza granicami kraju, a zakładem pracy podczas jego nieobecności zarządzała księgowa. Za popełnione wykroczenie inspektor zaproponował mandat karny w wysokości 1000 zł. W takiej jednak sytuacji mógł zaproponować jedynie mandat zaoczny, ponieważ sprawca wykroczenia był nieobecny. Księgowa skontaktowała się telefonicznie z kierownikiem, a ten zgodził się na ukaranie mandatem. W tym celu inspektor wystawił dla kierownika mandat zaoczny i pozostawił go księgowej, odbierając od niej pisemne zobowiązanie, że przekaże go pracodawcy.

Zasadniczo w drodze mandatu karnego organ uprawniony może nałożyć grzywnę w wysokości do 500 zł, a w przypadku popełnienia jednym czynem więcej niż jednego wykroczenia - do 1000 zł (art. 96 § 1 k.p.w.). Wyjątkiem od tej reguły są inspektorzy pracy, którzy wobec sprawcy wykroczenia mogą zastosować mandat w wysokości do 2000 zł (art. 96 § 1a k.p.w.).

W postępowaniu mandatowym inspektor pracy może nałożyć grzywnę w wysokości 2000 zł.

Natomiast w przypadku, gdy inspektor ma zamiar wymierzyć grzywnę osobie, która została w ciągu dwóch ostatnich lat co najmniej dwukrotnie ukarana za wykroczenie przeciwko prawom pracownika określone w Kodeksie pracy (działała w warunkach recydywy), może wobec niej zastosować mandat w wysokości do 5000 zł (art. 96 § 1b k.p.w.).

Przy nakładaniu grzywien w drodze mandatu karnego inspektorzy pracy nie są związani żadnym taryfikatorem, który przewidywałby konkretną wysokość grzywien za poszczególne wykroczenia. Inspektorzy nakładają grzywny w granicach określonych widełkowo przez Kodeks postępowania w sprawach o wykroczenia według własnego uznania, uwzględniając dochody sprawcy, jego warunki osobiste i rodzinne, stosunki majątkowe i możliwości zarobkowe.

Mandat karny nałożony przez uprawniony do tego organ, np. inspektora pracy, staje się prawomocny (tj. ostateczny) z chwilą jego przyjęcia przez sprawcę wykroczenia (mandat kredytowany) lub zapłacenia (mandat gotówkowy i zaoczny), a przepisy Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia nie przewidują możliwości złożenia odwołania od takiego rozstrzygnięcia. Oznacza to, że osoba ukarana mandatem karnym nie może żądać jego zmiany, uchylenia lub umorzenia. Jedyną możliwością żądania uchylenia prawomocnego mandatu jest sytuacja, w której grzywnę nałożono za czyn niebędący czynem zabronionym jako wykroczenie (art. 101 § 1 zd. pierwsze k.p.w.), a więc za takie zachowanie, które nie wypełnia znamion żadnego wykroczenia. W takim przypadku ukarany może w terminie 7 dni od uprawomocnienia się mandatu, tj. od daty zapłacenia mandatu gotówkowego lub zaocznego albo od chwili przyjęcia mandatu kredytowanego, wystąpić do sądu właściwego do rozpoznania sprawy, na terenie którego mandat nałożono, o jego uchylenie (art. 101 § 1 zd. drugie k.p.w.).

6. Środki wychowawcze

Zamiast ukarania sprawcy mandatem lub skierowania wniosku o ukaranie do sądu inspektor pracy może w wyjątkowych sytuacjach poprzestać na zastosowaniu wobec sprawcy wykroczenia środków wychowawczych w postaci pouczenia, zwrócenia uwagi, ostrzeżenia lub innych (art. 41 k.w.). Taka sytuacja będzie miała miejsce w przypadku wykroczeń mniejszej wagi (tj. drobnych naruszeń przepisów) lub też gdy mają one charakter epizodyczny.

Przykład

Pracodawca pomyłkowo ustalił zbyt wysoki roczny limit godzin nadliczbowych w regulaminie pracy. Po przeliczeniu w trakcie kontroli okazało się, że przekracza on maksimum określone w Kodeksie pracy o jedną godzinę. Jeden z pracowników wypracował taki limit nadgodzin, a więc przekroczył progi kodeksowe o godzinę. W takiej sytuacji inspektor pracy zobowiązał pracodawcę do skorygowania zapisów regulaminu oraz zastosował wobec niego pouczenie.

7. Przedawnienie karalności za wykroczenie

Inspektor pracy nie może ukarać za wykroczenie, jeśli od czasu jego popełnienia upłynął rok. W takim przypadku karalność wykroczenia ustaje. Jednak jeżeli w okresie roku od popełnienia wykroczenia wszczęto postępowanie sądowe (a więc w tym okresie inspektor zdążył sporządzić wniosek o ukaranie, przesłał go do sądu, a sąd wszczął postępowanie), to karalność wykroczenia zostaje przedłużona o kolejny rok, co oznacza, że w takim wypadku karalność ustaje z upływem 2 lat od popełnienia wykroczenia (art. 45 § 1 k.w.).

Przykład

Inspektor pracy 15 grudnia 2016 r. przeprowadził kontrolę, w trakcie której ustalił, że pracodawca nie wypłacił w terminie pracownikom wynagrodzenia za listopad 2015 r. Termin wypłaty został określony w regulaminie pracy na 5. dzień kolejnego miesiąca, co oznacza, że następnego dnia (tj. 6 listopada 2015 r.) zostało popełnione wykroczenie polegające na niewypłaceniu wynagrodzeń w terminie. Od popełnienia wykroczenia upłynął rok, w związku z czym inspektor nie może ukarać za nie pracodawcy.

8. Osoba ukarana za wykroczenie

Za wykroczenie może zostać ukarany tylko winny, a więc osoba, która nieprawidłowo wykonała swoje obowiązki wobec zatrudnionych bądź w ogóle ich nie wykonała.

Ukarany może zostać:

● pracodawca,
● osoba działająca w jego imieniu w pewnym obszarze (np. kadrowa, księgowa, dyrektor personalny), za który pracodawca uczynił ją odpowiedzialną,
● osoba odpowiedzialna za stan bhp w zakładzie pracy (np. kierownik służby bhp),
● osoba kierująca pracownikami (np. kierownicy poszczególnych działów lub oddziałów, kierownik budowy).

W wyroku Sądu Najwyższego z 3 lutego 2003 r. (III KK 388/02, niepubl.) sąd podkreślił, że: Podmiotem wykroczenia z art. 282 § 2 k.p. może być kierownik zakładu pracy lub główny księgowy lub każdy inny pracownik, który został upoważniony w tym zakresie do działania w imieniu zakładu pracy.

9. Czynności wyjaśniające

Zanim inspektor nałoży na sprawcę wykroczenia mandat karny lub skieruje przeciwko niemu wniosek o ukaranie do sądu, przeprowadza czynności wyjaśniające, które zmierzają do ustalenia, czy rzeczywiście popełnione zostało wykroczenie, kto je popełnił i czy istnieją podstawy do ukarania sprawcy (art. 54 § 1 k.p.w.).

W tym celu inspektor pracy m.in.:

● przesłuchuje świadków, np. pracowników danego zakładu pracy,
● dokonuje oględzin, np. miejsca zdarzenia w przypadku naruszeń przepisów bhp,
● przesłuchuje sprawcę wykroczenia, tj. osobę, co do której istnieje uzasadniona podstawa do ukarania za wykroczenie.

Osoba ta ma prawo złożyć wyjaśnienia, zgłosić wnioski dowodowe, np. w postaci dokumentów, lub żądania przesłuchania wskazanych osób, np. pracowników, a nawet odmówić składania wyjaśnień. O tym prawie inspektor pracy powinien ją pouczyć (art. 54 § 6 k.p.w.). Jeśli mimo pouczenia zdecyduje się składać wyjaśnienia, przesłuchanie rozpoczyna się od powiadomienia jej o treści stawianego jej zarzutu wpisanego do protokołu przesłuchania. Przedstawiany zarzut powinien zawierać wskazanie miejsca, czasu, sposobu oraz okoliczności popełnienia czynu, a także dokonać kwalifikacji prawnej czynu.

Osoba, co do której istnieje podstawa do sporządzenia przeciwko niej wniosku o ukaranie, ma prawo odmówić złożenia wyjaśnień oraz zgłosić wnioski dowodowe.

W wyjątkowych przypadkach inspektor pracy może odstąpić od przesłuchania osoby, co do której istnieje uzasadniona podstawa do ukarania za wykroczenie. Inspektor PIP może skorzystać z tej instytucji w sytuacji, gdyby przesłuchanie tej osoby było połączone ze znacznymi trudnościami, np. osoba nie stawia się na wezwania inspektora, ponieważ przebywa w szpitalu czy mieszka w innym województwie. W takiej sytuacji inspektor powinien poinformować ją o odstąpieniu od przesłuchania i pouczyć, że ma prawo nadesłać swoje wyjaśnienia na piśmie w terminie 7 dni od odstąpienia od przesłuchania (art. 54 § 7 k.p.w.). Jeżeli w tym terminie nie nadeśle swoich wyjaśnień, inspektor uzna, że osoba ta skorzystała z prawa do odmowy składania wyjaśnień.

10. Wniosek o ukaranie

Jeśli przeprowadzone przez inspektora czynności wyjaśniające doprowadziły do wniosku, że istnieje uzasadniona podstawa do sporządzenia przeciwko osobie podejrzanej wniosku o ukaranie, to inspektor wniosek taki sporządza i przesyła do sądu.

Inspektor pracy kieruje do sądu wniosek o ukaranie, w przypadku gdy:

● osoba, która popełniła wykroczenie, odmówi przyjęcia zaproponowanego jej mandatu karnego (art. 99 k.p.w.),
● uzna, że kara, jaką mógłby nałożyć w drodze mandatu, byłaby niewystarczająca do popełnionych wykroczeń albo
● przepisy nie przewidują możliwości ukarania sprawcy wykroczenia mandatem karnym.

Prawidłowy, tj. zgodny z wymogami formalnymi, wniosek o ukaranie powinien zawierać:

● imię i nazwisko oraz adres obwinionego, a także inne dane niezbędne do ustalenia jego tożsamości,
● określenie zarzucanego obwinionemu czynu ze wskazaniem miejsca, czasu, sposobu i okoliczności jego popełnienia,
● wskazanie dowodów,
● imię i nazwisko oraz podpis sporządzającego wniosek,

- art. 57 § 2-4 k.p.w.

Dodatkowo - jako pochodzący od oskarżyciela publicznego, a jest nim inspektor pracy - wniosek powinien zawierać wskazanie:

● przepisów, pod które zarzucany czyn podpada,
● miejsca zatrudnienia obwinionego oraz dane o jego warunkach materialnych, rodzinnych i osobistych,
● pokrzywdzonych, jeśli takich ujawniono,
● wysokości wyrządzonej szkody,
● stanowiska osoby sporządzającej wniosek,
● sądu właściwego do rozpoznania sprawy,
● danych dotyczących uprzedniego skazania obwinionego za podobne przestępstwo lub wykroczenie, jeżeli oskarżyciel powołuje się na tę okoliczność

- art. 57 § 3 k.p.w.

Ponadto wniosek o ukaranie może, za zgodą obwinionego, zawierać wniosek inspektora pracy jako oskarżyciela publicznego o skazanie bez przeprowadzania rozprawy obwinionego przesłuchanego w toku czynności wyjaśniających (art. 58 § 1 k.p.w.), tj. o wymierzenie mu określonej kary lub uznanie winnym i odstąpienie od wymierzenia kary. W praktyce taki wniosek jest poprzedzony uznaniem swojej winy przez osobę, która popełniła wykroczenie oraz uzgodnieniami pomiędzy nią a inspektorem co do wysokości kary, która ma zostać wymierzona. Wniosek taki może zostać zamieszczony we wniosku o ukaranie, pod warunkiem że wyjaśnienia obwinionego nie budzą wątpliwości, a cele postępowania zostaną osiągnięte pomimo eliminacji rozprawy (art. 58 § 2 k.p.w.).

Przykładowe oświadczenie obwinionego w tej sprawie przedstawia wzór.

Oświadczenie obwinionego o skazanie bez przeprowadzenia rozprawy

Do wniosku o ukaranie inspektor pracy dołącza materiały z czynności wyjaśniających lub postępowania przygotowawczego, a także, do wiadomości sądu, adresy świadków i pokrzywdzonych oraz po jednym odpisie wniosku dla każdego z obwinionych (art. 57 § 4 k.p.w.).

W sprawach o wykroczenia przeciwko prawom pracowników u osób wykonujących pracę zarobkową zamiast policji działa inspektor pracy (art. 17 § 1 i 2 k.p.w.). Przepisy Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia przyznają mu w tym względzie identyczne uprawnienia jak Policji, zarówno w trakcie przeprowadzania czynności wyjaśniających, jak i w późniejszym etapie postępowania, zmierzającym do ukarania sprawcy wykroczenia. Od ujawnienia wykroczenia do ukarania mandatem karnym lub uprawomocnienia się wydanego przez sąd wyroku inspektor pracy działa jako strażnik interesu publicznego (społecznego).

Od 1 stycznia 2017 r. obowiązuje minimalna stawka godzinowa w wysokości 13 zł należna osobom przyjmującym zlecenie lub świadczącym usługi. Przedsiębiorcy albo osoby działające w imieniu przedsiębiorcy albo innej jednostki organizacyjnej, dopuszczają się wykroczenia, jeżeli wypłacają wynagrodzenie za każdą godzinę wykonania zlecenia lub świadczenia usług w wysokości niższej niż 13 zł. Orzekanie w sprawach o takie czyny następuje w trybie przepisów Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia (art. 8f ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę).

Przed sądem inspektor pracy pełni rolę oskarżyciela publicznego, a więc strony postępowania.

Taka pozycja procesowa uprawnia go m.in. do:

● popierania wniosku o ukaranie przed sądem,
● zadawania w trakcie rozprawy pytań obwinionemu i świadkom,
● składania wniosków dowodowych,
● wygłaszania mowy końcowej,
● wnioskowania o wymierzenie obwinionemu określonej kary,
● zaskarżania orzeczeń sądu.

Najważniejsze uprawnienia inspektora pracy związane z postępowaniem w sprawach o wykroczenia to:

● przeprowadzanie kontroli w zakładzie pracy (ujawnienie popełnienia wykroczenia w trakcie kontroli),
● wymierzenie grzywny w drodze mandatu karnego,
● zastosowanie środków wychowawczych,
● prowadzenie czynności wyjaśniających,
● sporządzanie i skierowanie do sądu wniosku o ukaranie,
● pełnienie roli oskarżyciela publicznego (a więc strony w postępowaniu przed sądem).

11. Kary za wykroczenia przeciwko prawom pracowników

Kary za wykroczenia przeciwko prawom pracownika przedstawia tabela.

Kary za wykroczenia przeciwko prawom pracowników

Wykroczenie	Kara	Podstawa prawna
● zawarcie umowy cywilnoprawnej w warunkach, w których zgodnie z art. 22 § 1 k.p. powinna być zawarta umowa o pracę, ● niezawiadomienie właściwego okręgowego inspektora pracy, w formie pisemnej lub elektronicznej, o zawarciu umowy o pracę, o której mowa w art. 251 § 4 pkt 4 k.p., wraz ze wskazaniem przyczyn zawarcia takiej umowy, w terminie 5 dni roboczych od dnia jej zawarcia, ● niepotwierdzenie na piśmie zawartej z pracownikiem umowy o pracę, ● wypowiedzenie lub rozwiązanie z pracownikiem stosunku pracy bez wypowiedzenia z rażącym naruszeniem przepisów prawa pracy, ● stosowanie wobec pracowników innych kar niż przewidziane w przepisach prawa pracy o odpowiedzialności porządkowej pracowników, ● naruszenie przepisów o czasie pracy, ochronie pracy i zatrudnianiu młodocianych, uprawnieniach pracowników związanych z rodzicielstwem, nieprowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, ● pozostawienie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem	grzywna od 1000 zł do 30 000 zł	art. 281 k.p.
● niewypłacenie w ustalonym terminie wynagrodzenia za pracę lub innego świadczenia przysługującego pracownikowi albo uprawnionemu do tego świadczenia członkowi rodziny pracownika, ● bezpodstawne obniżenie wysokości wynagrodzenia za pracę lub innego świadczenia albo dokonywanie bezpodstawnych potrąceń, ● nieudzielenie przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawne obniżenie wymiaru urlopu, ● niewydanie pracownikowi świadectwa pracy	grzywna od 1000 zł do 30 000 zł	art. 282 k.p.
● nieprzestrzeganie przepisów lub zasad bhp, ● niezapewnienie, wbrew obowiązkowi, aby budowa lub przebudowa obiektu budowlanego albo jego części, w których przewiduje się pomieszczenia pracy, była wykonywana na podstawie projektów uwzględniających wymagania bhp, ● wyposażenie stanowisk pracy w maszyny i inne urządzenia techniczne, które nie spełniają wymagań dotyczących oceny zgodności, ● dostarczenie pracownikom środków ochrony indywidualnej, które nie spełniają wymagań dotyczących oceny zgodności, ● stosowanie materiałów i procesów technologicznych bez uprzedniego ustalenia stopnia ich szkodliwości dla zdrowia pracowników i bez podjęcia odpowiednich środków profilaktycznych, ● stosowanie substancji chemicznych i ich mieszanin nieoznakowanych w sposób widoczny i umożliwiający ich identyfikację, ● stosowanie niebezpiecznych substancji i niebezpiecznych mieszanin, substancji stwarzających zagrożenie nieposiadających kart charakterystyki, a także opakowań zabezpieczających przed ich szkodliwym działaniem, pożarem lub wybuchem, ● niezawiadomienie właściwego okręgowego inspektora pracy, prokuratora lub innego właściwego organu o śmiertelnym, ciężkim lub zbiorowym wypadku przy pracy oraz o każdym innym wypadku, który wywołał wymienione skutki, mającym związek z pracą, jeżeli może być uznany za wypadek przy pracy, niezgłoszenie choroby zawodowej albo podejrzenia o taką chorobę, nieujawnienie wypadku przy pracy lub choroby zawodowej, albo przedstawienie niezgodnych z prawdą informacji, dowodów lub dokumentów dotyczących takich wypadków i chorób, ● niewykonanie w wyznaczonym terminie podlegającego wykonaniu nakazu organu Państwowej Inspekcji Pracy, ● utrudnianie działalności organu Państwowej Inspekcji Pracy, w szczególności uniemożliwianie prowadzenia wizytacji zakładu pracy lub nieudzielanie informacji niezbędnych do wykonywania jej zadań, ● dopuszczenie do wykonywania pracy lub innych zajęć zarobkowych przez dziecko do ukończenia przez nie 16. roku życia bez zezwolenia właściwego inspektora pracy	grzywna od 1000 zł do 30 000 zł	art. 283 k.p.
● wypłacanie przyjmującemu zlecenie lub świadczącemu usługi wynagrodzenia za każdą godzinę wykonania zlecenia lub świadczenia usług w wysokości niższej niż obowiązująca wysokość minimalnej stawki godzinowej	grzywna od 1000 zł do 30 000 zł	art. 8e ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę
● niewykonanie przepisów ustawy o zfśs, ● podejmowanie działań niezgodnych z przepisami ustawy o zfśs	grzywna od 20 zł do 5000 zł	art. 12a ust. 1 ustawy o zfśs
● naruszenie przepisów ustawy o społecznej inspekcji pracy, ● uniemożliwianie działalności społecznego inspektora pracy, ● niewykonanie zalecenia zakładowego społecznego inspektora pracy	grzywna od 20 zł do 2500 zł	art. 22 ustawy o społecznej inspekcji pracy
● przeszkadzanie we wszczęciu lub w prowadzeniu w sposób zgodny z prawem sporu zbiorowego, ● niedopełnienie obowiązków określonych w ustawie o rozwiązywaniu sporów zbiorowych	grzywna od 20 zł do 5000 zł	art. 26 ustawy z 23 maja 1991 r. o rozwiązywaniu sporów zbiorowych
● niezapewnienie pracownikowi tymczasowemu bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy tymczasowej; ● niewyposażenie stanowiska pracy pracownika tymczasowego w maszyny i inne urządzenia techniczne, które spełniają wymagania dotyczące oceny zgodności; ● niewypełnianie uzgodnionych na piśmie z agencją pracy tymczasowej obowiązków pracodawcy, w tym: - niedostarczenie pracownikowi tymczasowemu odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, - niezapewnienie pracownikowi tymczasowemu napojów i posiłków profilaktycznych, - niezapewnienie przeszkolenia pracownika tymczasowego w zakresie bhp przed dopuszczeniem go do pracy oraz szkolenia okresowego, - niezapewnienie ustalenia w przewidzianym trybie okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy, któremu uległ pracownik tymczasowy, - nieinformowanie pracownika tymczasowego o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą oraz zasadach ochrony przed zagrożeniami, - niewypełnienie innych obowiązków uzgodnionych z agencją pracy tymczasowej, związanych z wykonywaniem pracy tymczasowej przez pracownika tymczasowego	grzywna od 20 zł do 5000 zł	art. 27 ustawy z 9 maja 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych
● uniemożliwienie utworzenia rady pracowników, ● niepodanie informacji o osiągnięciu wielkości zatrudnienia co najmniej 50 pracowników, ● niezorganizowanie wyborów rady pracowników, ● utrudnianie zorganizowania wyborów rady pracowników, ● nieinformowanie rady pracowników w sprawach określonych w ustawie o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji, ● nieprzeprowadzanie z nią konsultacji w sprawach określonych w ustawie o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji, ● utrudnienie przeprowadzenia konsultacji, ● dyskryminowanie członka rady pracowników w związku z wykonywaniem przez niego czynności związanych z informowaniem i przeprowadzaniem konsultacji	grzywna od 20 zł do 5000 zł	art. 19 ust. 1 ustawy z 7 kwietnia 2006 r. o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji
● powierzenie cudzoziemcowi nielegalnego wykonywania pracy	grzywna od 3000 zł	art. 120 ust. 1 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy
● doprowadzenie cudzoziemca do nielegalnego wykonywania pracy za pomocą wprowadzenia w błąd, wyzyskania błędu, wykorzystania zależności służbowej lub niezdolności do należytego pojmowania przedsiębranego działania	grzywna do 10 000 zł	art. 120 ust. 3 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy
● żądanie od cudzoziemca korzyści majątkowej w zamian za podjęcie działań zmierzających do uzyskania zezwolenia na pracę lub innego dokumentu uprawniającego do wykonywania pracy	grzywna od 3000 zł	art. 120 ust. 4 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy
niedopełnienie obowiązku niezwłocznego (najpóźniej w ciągu 7 dni) poinformowania organu wydającego zezwolenie o tym, że cudzoziemiec: ● rozpoczął pracę o innym charakterze lub na innym stanowisku niż określone w zezwoleniu na pracę, ● nie podjął pracy w okresie 3 miesięcy od początkowej daty ważności zezwolenia na pracę, ● przerwał pracę na okres przekraczający 3 miesiące, ● zakończył pracę wcześniej niż 3 miesiące przed upływem okresu ważności zezwolenia na pracę	grzywna od 100 zł	art. 120 ust. 6 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy
● nieopłacanie składek na Fundusz Pracy ● nieopłacanie składek na Fundusz Pracy w przewidzianym przepisami terminie ● niezgłoszenie wymaganych danych lub zgłoszenie nieprawdziwych danych mających wpływ na wymiar składek na Fundusz Pracy, ● udzielenie w tym zakresie nieprawdziwych wyjaśnień lub odmowa ich udzielenia	grzywna od 3000 zł	art. 122 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy

Podstawa prawna:

● art. 4, art. 77, art. 79-83, art. 84c ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1829; ost. zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 2255),

● art. 63 § 2 ustawy z 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 23; ost. zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 2138),

● art. 3, art. 10 ust. 2 i 3, art. 11 pkt 7, art. 13, art. 22, art. 23, art. 24, art. 26, art. 27, art. 29, art. 30 - 39, art. 45 ustawy z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 640; ost. zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 1948),

● art. 2, art. 3, art. 209, art. 225 § 2, art. 281-283 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666; ost. zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 2255),

● art. 83, art. 145, art. 154 § 1, art. 178, art. 197 § 2, art. 286 § 1 ustawy z 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 718; ost. zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 1948),

● art. 121 § 2-4 ustawy z 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 599; ost. zm. Dz.U. z 2016 r., poz. 1948),

● art. 8a - art. 8f ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (j.t. Dz.U. z 2015 r. poz. 2008; ost. zm. Dz.U. z 2016 r., poz. 1265),

● art. 120-122 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 645; ost. zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 2138),

● art. 225 § 1 ustawy z 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1137; ost. zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 2138),

● art. 1, art. 18-21, art. 24 § 1, art. 36, art. 47 § 6 ustawy z 20 maja 1971 r. - Kodeks wykroczeń (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 1094; ost. zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 1707),

● art. 12a ust. 1 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 800; ost. zm. poz. 2255),

● art. 19 ust. 1 ustawy z 7 kwietnia 2006 r. o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji (Dz.U. Nr 79, poz. 550; ost. zm. Dz.U. z 2009 r., Nr 97, poz. 805),

● art. 27 ustawy z 9 maja 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 360),

● art. 26 ustawy z 23 maja 1991 r. o rozwiązywaniu sporów zbiorowych (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 295; ost. zm. Dz.U. z 2016 r., poz. 1948),

● art. 22 ustawy z 24 czerwca 1983 r. o społecznej inspekcji pracy (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 567).

KATARZYNA CZAJKOWSKA-MATOSIUK

prawnik, ekspert z zakresu prawa pracy i prawa podatkowego