Ponieważ w wyniku oddelegowania stałe miejsce pracy Państwa pracownika znajduje się w Moskwie, przyjazdy do Polski na polecenie przełożonych należy uznać za podróże służbowe. Z tego tytułu zatrudnionemu przysługują m.in. diety, których wysokość za dobę nie może być niższa niż 30 zł. W tym przypadku zasady naliczania diet mogą Państwo ustalić w przepisach wewnątrzzakładowych lub w umowie o pracę. Szczegóły w uzasadnieniu.

Przepisy prawa pracy nie zawierają definicji oddelegowania. Powszechnie przyjmuje się, że polega ono na zmianie określonego w umowie o pracę miejsca wykonywania pracy na mocy porozumienia stron lub w trybie wypowiedzenia zmieniającego. Natomiast podróż służbowa charakteryzuje się tym, że jest odbywana:

● poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy,

● na polecenie pracodawcy,

● w celu wykonania zadania określonego przez pracodawcę.

Wszystkie powyższe elementy muszą wystąpić łącznie (wyrok SN z 22 lutego 2008 r., I PK 208/07, OSNP 2009/11-12/134).

Pracownik, któremu na pewien czas zmieniono stałe miejsce świadczenia pracy i który został do niego oddelegowany, nie jest z tego powodu uprawniony do świadczeń z tytułu podróży służbowych (w tym do diet). Jednak nie zmienia to faktu, że w okresie oddelegowania pracownik może odbywać podróże służbowe, jeżeli będzie wykonywał na polecenie zakładu pracy określone zadania w innym miejscu niż to, do którego został oddelegowany.

Sposób rozliczania takich podróży w firmach prywatnych zależy od wewnętrznych zasad ustalonych przez pracodawcę w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania (art. 77⁵ § 3 Kodeksu pracy). Pracodawca, który nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania, powinien zamieścić odpowiednie regulacje w umowie o pracę.

Przepisy ograniczają firmy prywatne tylko w jednej kwestii - minimalnej wysokości diety. Wewnętrzne uregulowania u pracodawców prywatnych nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej (zarówno krajowej, jak i zagranicznej) na niższym poziomie niż dieta z tytułu delegacji na obszarze kraju określona dla pracownika sfery budżetowej, która obecnie wynosi 30 zł. Należności z tytułu delegacji mogą być wypłacane pracownikom firm prywatnych także na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Dlatego powinni Państwo poinformować pracownika o zasadach rozliczania podróży służbowych, które odbywa w trakcie oddelegowania, i o należnych mu z tego tytułu świadczeniach.

PRZYKŁAD

Pracownik prywatnej firmy, pracujący w Warszawie, na okres od 1 kwietnia do 31 sierpnia 2016 r. zostanie oddelegowany do pracy w Moskwie. W tym czasie na polecenie pracodawcy będzie też odbywał podróże służbowe do Polski. Jego pracodawca przy rozliczaniu delegacji stosuje zasady obowiązujące w tym zakresie u pracodawców ze sfery budżetowej. Pracownikowi oddelegowanemu za czas podróży służbowej do Polski będą przysługiwać diety zagraniczne za czas podróżowania po Rosji (48 euro za dobę) i diety krajowe za czas podróżowania po Polsce (30 zł za dobę). Załóżmy, że pracownik będzie odbywał podróż służbową do Polski samolotem (bezpośredni lot). Wylot z lotniska w Moskwie nastąpi 9 maja 2016 r. o godz. 8.30, a przylot na lotnisko w Warszawie tego samego dnia o godz. 11.30. Pracownik przebywał w Polsce do 16 maja 2016 r. do godz. 11.00 (wylot z Warszawy). W Moskwie pracownik był w tym samym dniu o 14.15. W czasie pobytu w Polsce pracownikowi zapewniono hotel i w tej usłudze 7 śniadań, 7 obiadów i 8 kolacji. Podróż krajowa trwała 6 dni 23 godziny i 30 minut. Za czas pobytu w Polsce zatrudnionemu nie przysługują diety, tj.:

● 7 dób (6 dni 23 godziny i 30 minut) x 30 zł = 210 zł,

● 210 zł - 217,50 zł [30 zł x (25% x 7 śniadań + 50% x 7 obiadów + 25% x 8 kolacji)] = 0 zł.

Podróż zagraniczna trwała 6 godzin i 15 minut. W tym czasie pracownikowi nie zapewniono żadnego posiłku. Za ten czas przysługuje mu dieta w wysokości 16 euro (48 euro x 1/3 = 16 euro).

Podstawa prawna:

● art. 77⁵ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 1268

● § 2, § 7, § 13 i załącznik do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej - Dz.U. z 2013 r., poz. 167

Mariusz Pigulski

ekspert ds. prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, autor licznych opracowań i publikacji z dziedziny kadrowo-płacowej