Zaświadczenie A1 jest wydawane na wniosek osoby zainteresowanej lub pracodawcy i jest dokumentem potwierdzającym, któremu ustawodawstwu w zakresie obowiązku ubezpieczeń i opłacania składek podlega osoba przebywająca za granicą. Formularz A1 poświadcza ZUS na podstawie wypełnionej przez wnioskodawcę "Informacji w celu wydania zaświadczenia o ustawodawstwie właściwym". W przypadku delegowania pracownika będzie to druk ZUS US-3.
Wydanie zaświadczenia potwierdzającego właściwe ustawodawstwo następuje w ciągu 7 dni od złożenia przez wnioskodawcę kompletu dokumentów, tj. "Informacji w celu wydania zaświadczenia o ustawodawstwie właściwym" i wypełnionego formularza A1.
Wypełnianie wniosku ZUS US-3 (Informacja w celu wydania zaświadczenia o ustawodawstwie właściwym)
Wniosek ZUS US-3 jest wypełniany dla delegowanego pracownika. Na podstawie zawartych w nim informacji ZUS potwierdzi lub nie zaświadczenie A1, które stanowi dla ubezpieczonego dokument potwierdzający właściwe ustawodawstwo w zakresie obowiązku ubezpieczeń.
Formularz składa się z czterech bloków, które powinny być wypełnione ze szczególną uwagą.
Prawidłowe wypełnienie formularza ZUS US-3
Blok I. Dane pracownika delegowanego | Należy wpisać dane identyfikacyjne pracownika delegowanego: ● PESEL (lub serię i numer dowodu osobistego lub paszportu, jeśli numer PESEL nie został nadany), |
Blok II. Dane delegującego pracodawcy | Należy wpisać dane pracodawcy: ● NIP, |
Blok III. Dane dotyczące delegowania | Pracodawca wypełnia informacje dotyczące delegowania pracownika. Blok jest podzielony na 9 punktów: ● pkt 1 - pracodawca wskazuje rodzaj zatrudnienia pracownika, tj. na jaki okres jest zawarta umowa, czy został podpisany aneks do umowy o pracę na okres wykonywania pracy za granicą, - czy praca za granicą będzie wykonywana na rzecz pracodawcy delegującego, - który podmiot będzie wypłacał pracownikowi wynagrodzenie, - czy pracownik w okresie delegowania nie przebywa na urlopie bezpłatnym (chodzi o istnienie więzi między pracownikiem a pracodawcą, który wysyła go do pracy za granicą), - czy pracownik nie został delegowany w celu zastąpienia innego delegowanego pracownika. |
Blok IV. Dane dotyczące charakteru i zakresu prowadzonej działalności | Należy podać: ● pkt 1 - rodzaj wykonywanej działalności według PKD, Pracodawca składa też oświadczenie, że podane przez niego informacje są zgodne ze stanem faktycznym. |
Informacja w celu wydania zaświadczenia o ustawodawstwie właściwym (ZUS US-3) dotyczy tylko pracowników delegowanych. Dla innych grup ubezpieczonych, np. dla osób prowadzących działalność gospodarczą, należy wypełnić inny wniosek. Druki "Informacji" są dostępne w terenowych jednostkach ZUS oraz na Platformie Usług Elektronicznych ZUS - pue.zus.pl.
Wzór prawidłowo wypełnionego wniosku ZUS US-3
Wypełnianie zaświadczenia A1
Formularz A1 składa się z 6 bloków. Pięć pierwszych bloków wypełnia wnioskodawca, natomiast ostatni - 6 blok potwierdza jednostka terenowa ZUS. Wnioskodawca powinien wypełnić dokument ze szczególną starannością.
Prawidłowe wypełnienie formularza A1
Dane osobowe posiadacza (blok 1) | Należy wykazać dane osobowe osoby delegowanej, tj.: ● w poz. 1.1 należy wpisać numer identyfikacyjny, np. PESEL, NIP, a jeżeli tych numerów nie nadano, ubezpieczonemu należy podać serię i numer dowodu osobistego lub paszportu z odpowiednim oznaczeniem identyfikatora (P - PESEL, N - NIP, D.O. - dowód osobisty, PAS - paszport), a ponadto w odpowiednich polach należy zaznaczyć płeć, |
Ustawodawstwo państwa członkowskiego mające zastosowanie (blok 2) | ● w poz. 2.1 należy wpisać symbol państwa, którego ustawodawstwo ma zastosowanie (w przypadku polskiego ustawodawstwa należy wpisać PL), |
Potwierdzenie Pana/Pani statusu (blok 3) | Należy zaznaczyć właściwe pole ("X"), stosownie do posiadanego statusu: ● poz. 3.1 - gdy oddelegowany jest pracownik najemny, Należy zaznaczyć tylko jeden punkt spośród punktów 3.1-3.11. |
Informacje o pracodawcy/pracy na własny rachunek (blok 4) | ● w poz. 4.1.1 - wstawić "X", jeżeli osoba wykonuje w Polsce pracę najemną (np. na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenia, jest osobą duchowną), |
Informacje o pracodawcy/pracy na własny rachunek w miejscu wykonywania pracy (blok 5) | ● w poz. 5.1 należy wpisać nazwę/nazwy firmy/firm lub statku/portu macierzystego, gdzie jest wykonywana praca najemna lub praca na własny rachunek. Można podać również numery identyfikacyjne tych firm, jeżeli są znane. Nie należy wypełniać tej pozycji, gdy pracownik nie wykonuje pracy w konkretnym przedsiębiorstwie albo nazwa firmy/kilku firm nie jest znana. Jeżeli w poz. 5.1 nie zostały wymienione konkretne nazwy firm, należy wpisać adres miejsc wykonywania pracy za granicą, |
Instytucja wypełniająca formularz (blok 6) | Blok ten wypełnia właściwa jednostka terenowa ZUS. Oprócz danych identyfikacyjnych i adresowych poświadczenie musi zawierać datę potwierdzenia oraz podpis i pieczęć pracownika ZUS. |
Pracodawca wypełnia zaświadczenie A1 w czterech egzemplarzach:
● jeden egzemplarz dla ubezpieczonego,
● jeden egzemplarz dla płatnika,
● 2 egzemplarze dla ZUS (w tym jeden przekazywany jest do zagranicznej instytucji ubezpieczeniowej).
Wypełniony przez wnioskodawcę formularz A1 jest poświadczany przez terenowe jednostki organizacyjne ZUS. ZUS ma 7 dni na wydanie zaświadczenia A1, chyba że prowadzi postępowanie wyjaśniające. Wówczas termin wydania tego formularza ulega wydłużeniu, o czym ZUS powinien poinformować wnioskodawcę.
Wzór prawidłowo wypełnionego formularza A1
Najczęściej popełniane błędy
Błąd 1. Nieprawidłowe wskazanie właściwego ustawodawstwa
Płatnicy często popełniają błąd wypełniając blok 2 polegający na jednoczesnym zaznaczaniu poz. 2.3 i 2.4, które się wzajemnie wykluczają. W przypadku pracowników delegowanych określenie ustawodawstwa nie ma charakteru tymczasowego. Jedynie w przypadku osób wykonujących pracę najemną czy pracę na własny rachunek (działalność) jednocześnie w różnych państwach instytucja miejsca zamieszkania wstępnie ustala, które ustawodawstwo należy tymczasowo stosować (art. 16 rozporządzenia (WE) Nr 987).
Błąd 2. Nieprawidłowo podawane informacje o pracodawcy
Wypełniając formularz A1 bardzo często płatnicy delegujący pracowników za granicę nie wskazują swoich danych identyfikacyjnych w bloku 4. Głównie chodzi o podanie pełnej nazwy NIP, REGON, PESEL a dopiero potem numeru identyfikatora.
PODSTAWA PRAWNA:
● art. 11-16, art. 87 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) Nr 883/2004 z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego - Dz.U. UE L Nr 166, poz. 1; ost.zm. Dz.U. UE L z 2013 r. Nr 346, poz. 27
● art. 16 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) Nr 987/2009 z 16 września 2009 r. dotyczącego wykonywania rozporządzenia (WE) Nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego - Dz.U. UE L Nr 284, poz. 1; ost.zm. Dz.U. UE L z 2013 r. Nr 346, poz. 27
Małgorzata Kozłowska
radca prawny, od 10 lat zajmuje się prawem ubezpieczeń społecznych, autorka licznych publikacji z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń, specjalizuje się m.in. w problematyce koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w UE, były wieloletni pracownik ZUS