Szkoły, dla których organem nadrzędnym są jednostki samorządu terytorialnego, działają w formie samorządowych jednostek budżetowych. Wymogi w zakresie prowadzenia ewidencji wydatków strukturalnych w jednostkach budżetowych określa rozporządzenie Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (dalej: rozporządzenie w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont). W załączniku do rozporządzenia nr 3 Plan kont dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych wprowadzono konto pozabilansowe 975 "Wydatki strukturalne". Zgodnie z opisem, konto to służy do ewidencji wartości zrealizowanych wydatków strukturalnych w jednostkach, w których ewidencja wydatków strukturalnych nie jest uwzględniona w ewidencji analitycznej prowadzonej do kont bilansowych. Możliwe jest więc ewidencjonowanie wydatków o charakterze strukturalnym albo za pośrednictwem ewidencji analitycznej prowadzonej do kont bilansowych, albo za pośrednictwem wspomnianego pozabilansowego konta 975. Istotne jest, by forma ewidencji oraz sposób jej prowadzenia zostały uszczegółowione i doprecyzowane w polityce rachunkowości oraz zakładowym planie kont danej jednostki.

Dokonując wyboru konkretnych rozwiązań, trzeba rozważyć kilka istotnych kwestii. Po pierwsze, samorządowe szkoły stanowią jednostki organizacyjne jednostek samorządu terytorialnego (dalej: JST). Organy JST mogą opracować i przekazać do realizacji swoim jednostkom organizacyjnym wymogi obowiązujące w zakresie prowadzenia ewidencji wydatków strukturalnych. Wymogi te nie mogą jednak być sprzeczne z zasadami określonymi w przywołanym powyżej rozporządzeniu, niemniej jednak jednostki organizacyjne muszą mieć na względzie wskazania organu nadrzędnego w tym zakresie.

Wybierając spośród dostępnych sposobów prowadzenia ewidencji, należy mieć na uwadze przede wszystkim specyfikę działalności, jak również dostępne zasoby, a więc np. posiadane oprogramowanie. Rozwiązaniem, które teoretycznie jest najkorzystniejsze dla jednostek budżetowych, jest możliwość prowadzenia ewidencji za pośrednictwem posiadanego programu finansowo-księgowego. Część programów zezwala na księgowanie wydatków o charakterze strukturalnym w momencie księgowania wydatków na rachunkach bankowych. Tego typu rozwiązanie jest korzystne również z tego względu, że prawdopodobieństwo popełnienia ewentualnych błędów jest znacznie niższe. Niemniej jednak możliwe jest prowadzenie ewidencji także w formie papierowej lub np. za pomocą arkusza kalkulacyjnego. Tego typu rozwiązania mogą być bardziej korzystne dla tych jednostek, w których sporadycznie dochodzi do ponoszenia wydatków o charakterze strukturalnym.

Podsumowując, ewidencja wydatków strukturalnych w samorządowych szkołach publicznych musi być prowadzona zgodnie z wymogami rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont, tj. albo za pośrednictwem konta pozabilansowego 975 "Wydatki strukturalne", albo za pośrednictwem ewidencji analitycznej prowadzonej do kont bilansowych. Szczegółowy sposób prowadzenia ewidencji musi być sprecyzowany w polityce rachunkowości oraz zakładowym planie kont. Wybierając konkretny sposób, należy mieć jednak na uwadze ewentualne ograniczenia określone przez organ nadrzędny oraz specyfikę działalności danej jednostki.

DANIEL JUREWICZ

członek Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Bydgoszczy, prowadzący szkolenia dla służb finansowych jednostek sektora finansów publicznych, autor publikacji z zakresu finansów publicznych

PODSTAWY PRAWNE

● rozporządzenie Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 289)

W kolejnym numerze RB wyjaśnimy: Czy wynagrodzenia pracowników zatrudnionych w ramach przedsięwzięć rewitalizacyjnych stanowią wydatki strukturalne?