11/2016, data dodania: 18.05.2016 Wpływ nieprawidłowego funkcjonowania kontroli zarządczej na prowadzenie ewidencji księgowej
OPIS NIEPRAWIDŁOWOŚCI: W urzędzie gminy stosowano nieprawidłową ewidencję operacji gospodarczych w ujęciu systematycznym, nie przestrzegając zasad funkcjonowania poszczególnych kont zespołu 2. Pracownicy referatu finansowego, odpowiedzialni za dekretację dowodów księgowych oraz prowadzenie kont syntetycznych, analitycznych i szczegółowych zespołu 2, w złożonych wyjaśnieniach stwierdzili, że mieli wątpliwości co do księgowania pewnych operacji, jednak nie mając dostępu do literatury fachowej (w jednostce nie było nawet komentarza do planu kont), nie mogli sprawdzić poprawności dokonanej przez siebie ich kwalifikacji. Skarbnik gminy natomiast stwierdził, że obaj pracownicy: dekretujący dowody i prowadzący urządzenia księgowe, podpisali zakresy czynności, w których oświadczyli, że posiadają wiedzę konieczną do wykonywania powierzonych im zadań i zobowiązali się do samokształcenia - dlatego ich praca nie była w jakiś szczególny sposób nadzorowana. Z kolei wójt gminy wyjaśnił, że nic nie wiedział na temat potrzeb w zakresie szkoleń czy zapewnienia publikacji fachowych dla pracowników księgowości, gdyż skarbnik gminy nie zgłaszał do niego wniosków w tym zakresie.
KOMENTARZ: W jednostkach budżetowych obowiązują zasady grupowania operacji gospodarczych na kontach syntetycznych zespołu 2 określone w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (dalej: rozporządzenie w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont).
Pracownicy kontrolowanej jednostki, odpowiedzialni za dekretację dowodów księgowych oraz prowadzenie kont syntetycznych, analitycznych i szczegółowych kont zespołu 2, nie znali i nie potrafili zastosować w praktyce opisu zasad funkcjonowania tych kont. Nieprawidłowo sklasyfikowane przez nich operacje, wraz z podaniem prawidłowych kont syntetycznych, na jakich powinny być ujęte, przedstawia tabela.
Tabela. Opis nieprawidłowości stwierdzonych w księgach rachunkowych urzędu gminy w zakresie kwalifikacji operacji ewidencjonowanych na kontach zespołu 2
| Lp. | Opis operacji | Konto | |
| zastosowane przez jednostkę | służące do ewidencji | ||
| 1. | Powstanie i spłata należności gminy z tytułu podatków i opłat lokalnych | 222 "Rozliczenie dochodów budżetowych" | 221 "Należności z tytułu dochodów budżetowych" |
| 2. | Powstanie i spłata zobowiązań gminy z tytułu składek na rzecz stowarzyszeń i związków gminnych | 201 "Rozrachunki z dostawcami" | 240 "Pozostałe rozrachunki" |
| 3. | Powstanie i spłata zobowiązań gminy z tytułu prowizji za inkaso podatków i opłat lokalnych dla sołtysów | 231 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń" | 240 "Pozostałe rozrachunki" |
| 4. | Powstanie i spłata zobowiązań gminy wobec pracowników z tytułu ryczałtów za używanie pojazdów prywatnych do celów służbowych | 231 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń" | 234 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" |
| 5. | Powstanie i spłata należności zakładowego funduszu świadczeń socjalnych z tytułu pożyczek mieszkaniowych emerytów | 202 "Rozrachunki z odbiorcami" | 240 "Pozostałe rozrachunki" |
| 6. | Powstanie i spłata należności od pracowników z tytułu udzielnych im zaliczek na pokrycie kosztów zakupów i usług bieżących zapewniających ciągłość działania działalności jednostki | 201 "Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami" | 234 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" |
W ramach prawidłowo działających procedur kontroli zarządczej, za których ustalenie i zapewnienie ich funkcjonowania odpowiada zgodnie z art. 68 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (dalej: uofp) kierownik jednostki sektora finansów publicznych (tu: wójt gminy będący kierownikiem urzędu gminy), powinny być określone standardy odpowiadające elementom kontroli zarządczej, takim jak:
● środowisko wewnętrzne jednostki,
● informacja i komunikacja,
● monitorowanie i ocena.
Zgodnie z wytycznymi zawartymi w komunikacie nr 23 Ministra Finansów z 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, kierownik jednostki powinien zadbać o takie środowisko wewnętrzne jednostki, w którym osoby zarządzające (tu: skarbnik gminy) oraz pracownicy posiadają wiedzę, umiejętności i doświadczenie pozwalające skutecznie i efektywnie wypełniać powierzone im zadania - przy czym zapewnienie tych warunków powinno odbywać się poprzez:
● proces zatrudnienia zorganizowany w taki sposób, aby na dane stanowisko był wyłaniany najlepszy spośród ubiegających się o nie kandydatów,
● zapewnienie rozwoju kompetencji osób zarządzających jednostką oraz pracowników.
Ponadto w ramach zapewnienia właściwej informacji i komunikacji w jednostce kierownik jednostki powinien umożliwić pracownikom jednostki dostęp do informacji niezbędnych do wykonywania przez nich obowiązków oraz ustalić system komunikacji wewnętrznej - w którym istotne dla prawidłowego wykonywania zadań informacje są przekazywane nie tylko z góry w dół struktury organizacyjnej (czyli od kierowników do pracowników), ale także na odwrót - czyli od pracowników bezpośrednio wykonujących zadania jednostki, poprzez kierowników niższego szczebla aż do osób zarządzających jednostką. Poza tym skuteczność poszczególnych elementów kontroli zarządczej powinna być na bieżąco monitorowana, tak aby było możliwe niezwłoczne rozwiązywanie pojawiających się w działalności jednostki problemów.
Jak wynika z wyjaśnień składanych w toku kontroli przez pracowników urzędu gminy, skarbnika oraz wójta gminy - do opisanych nieprawidłowości w prowadzeniu ewidencji na kontach zespołu 2 doszło na skutek nieskuteczności opisanych wyżej trzech elementów kontroli zarządczej. Pracownicy, którzy mieli wątpliwości co do sposobu księgowania określonych operacji gospodarczych - nie mieli żadnego wsparcia ze strony przełożonego - skarbnika gminy, który nie tylko nie dbał o zapewnienie dostępu do fachowych publikacji czy szkoleń pracownikom z podległej mu bezpośrednio komórki księgowości, ale w ogóle nie interesował się, w jaki sposób wykonują oni swoje obowiązki. Z kolei pracownicy ci, z jakiegoś powodu (zapewne ze strachu przed tym, że okażą się niewystarczająco kompetentni) nie zgłaszali wątpliwości co do zastosowania przepisów załącznika nr 3 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont skarbnikowi - chociaż w normalnie działających jednostkach takie wątpliwości powinny być zgłaszane właśnie bezpośredniemu przełożonemu. Nieprawidłowo funkcjonujące środowisko wewnętrzne jednostki, brak komunikacji pomiędzy pracownikami i ich przełożonymi oraz brak bieżącego monitorowania działania systemu kontroli zarządczej - mogą przełożyć się na powstawanie wielu różnych nieprawidłowości w prowadzeniu ewidencji księgowej. W tej konkretnej jednostce doprowadziło do powstania błędów w ewidencji zdarzeń gospodarczych - które zostały wykryte dopiero przez kontrolę z zewnątrz - chociaż były to błędy bardzo proste, które powinny zostać wyeliminowane przez samego skarbnika gminy w toku normalnej działalności jednostki.
OSOBY ODPOWIEDZIALNE: Za powstanie nieprawidłowości odpowiadają:
● wójt gminy - jako kierownik jednostki, który nie ustalił właściwych procedur oraz nie zapewnił w jednostce funkcjonowania skutecznej kontroli zarządczej (z art. 69 ust. 1 pkt 3 uofp),
● skarbnik gminy - który zgodnie z zakresem obowiązków powierzonych mu w regulaminie organizacyjnym urzędu gminy powinien był na bieżąco nadzorować pracę podległych mu pracowników i korygować stwierdzone błędy, a także przeprowadzać wewnętrzne szkolenia z zakresu prowadzenia rachunkowości dla pracowników referatów: budżetowego, podatków i opłat lokalnych oraz finansowego.
IZABELA MOTOWILCZUK
magister administracji, były wieloletni inspektor kontroli gospodarki finansowej w regionalnej izbie obrachunkowej, autor licznych publikacji
PODSTAWY PRAWNE
● art. 68, art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 885; ost.zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 195)
● załącznik nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 289; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 1954)
● komunikat nr 23 Ministra Finansów z 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz.Urz. Min.Fin. Nr 15, poz. 23)
W urzędzie miejskim na koncie syntetycznym 221 przypisy i odpisy należności podatkowych były dokonywane w okresach miesięcznych, w kwocie równej różnicy pomiędzy przypisami a odpisami (przy czym jeśli te drugie były wyższe, księgowano przypisy wyrażające się liczbą ujemną). Również zapisy na kontach analitycznych i szczegółowych do konta 221 były wykonywane niezgodnie z ich faktyczną treścią ekonomiczną. W następnym numerze podamy prawidłowe zasady prowadzenia ewidencji na koncie 221 w urzędach obsługujących samorządowe organy podatkowe.
