Obowiązek sporządzenia informacji PIT-11 mają płatnicy, którzy nie dokonują podatnikowi rocznego obliczenia podatku na druku PIT-40. W informacji PIT-11 płatnik powinien rozliczyć m.in.:

● przychody ze stosunku pracy oraz zasiłki z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakład pracy,

● przychody z działalności wykonywanej osobiście,

● przychody z praw autorskich i innych praw majątkowych, o których mowa w art. 18 updof,

● inne przychody, od których płatnik jest obowiązany pobrać zaliczkę na podatek.

W informacji PIT-11 nie należy wykazywać przychodów z tzw. innych źródeł, od których wypłacający nie ma obowiązku pobrania zaliczki. W takim przypadku wystawia on podatnikowi informację PIT-8C. W informacji PIT-11 płatnik nie wykazuje również przychodów (dochodów) objętych podatkiem ryczałtowym, które są rozliczane w deklaracji PIT-8AR. Przykładem są tzw. małe zlecenia objęte 18% podatkiem ryczałtowym na podstawie art. 30 ust. 1 pkt 5a updof.

Informację PIT-11 za 2015 r. płatnicy mają obowiązek przesłać do urzędu skarbowego elektronicznie do 29 lutego 2016 r. Płatnicy, którzy PIT-11 za 2015 r. sporządzają dla nie więcej niż pięciu osób fizycznych, mogą przesłać PIT-11 do urzędu skarbowego w formie papierowej. W takim przypadku termin na przesłanie PIT-11 jest krótszy. Trzeba to zrobić do 1 lutego 2016 r. (31 stycznia 2016 r. przypada w niedzielę). Niezależnie od formy przesłania PIT-11 do urzędu skarbowego, podatnikowi należy przesłać PIT-11 do 29 lutego 2016 r. Informację PIT-11 za 2015 r. należy sporządzać na wersji 23 tego formularza.

Przedstawiamy rozwiązania problemów związanych ze sporządzaniem PIT-11.

1. Co podajemy w danych podatnika: NIP czy PESEL?

Dla większości podatników właściwe jest podanie PESEL. NIP stosujemy w przypadku osób:

● nieobjętych systemem PESEL, np. cudzoziemców,

● prowadzących działalność gospodarczą,

● zarejestrowanych jako podatnicy VAT,

● będących płatnikami podatków lub składek ZUS.

Jeżeli więc pracownik prowadzi również działalność gospodarczą, to w wystawionej informacji PIT-11 należy podać jego NIP. W razie wątpliwości co do rodzaju stosowanego identyfikatora płatnik powinien zwrócić się do podatnika o potwierdzenie właściwego identyfikatora w formie oświadczenia woli podatnika.

2. Jaki adres wpisujemy w PIT-11, gdy pracownik nie poinformował pracodawcy o zmianie miejsca zamieszkania?

W informacji należy podać adres widniejący w dokumentach kadrowych. Pracodawca, który wystawił prawidłowo informację PIT-11 i przesłał ją listem poleconym na adres zamieszkania znany z dokumentów kadrowych, nie ponosi żadnej odpowiedzialności, gdy PIT-11 nie zostanie odebrany i wróci do siedziby firmy.

3. Do którego urzędu skarbowego przesyłamy PIT-11?

Informację PIT-11 należy złożyć do urzędu skarbowego właściwego według miejsca zamieszkania podatnika. Jeżeli podatnik zmieniał w ciągu roku miejsce zamieszkania, właściwy jest urząd według miejsca zamieszkania podatnika na dzień 31 grudnia roku, za który sporządzana jest informacja PIT-11 (dotyczy to informacji sporządzanych po zakończeniu roku). W przypadku gdy podatnik nie poinformuje płatnika o zmianie miejsca zamieszkania, płatnik powinien przesłać informację do urzędu skarbowego właściwego ze względu na znane mu miejsce zamieszkania podatnika i nie ma obowiązku dokonywania żadnych korekt informacji. Dla podatników objętych ograniczonym obowiązkiem podatkowym właściwy będzie urząd do opodatkowania osób zagranicznych.

4. W jaki sposób przekazujemy informację PIT-11 podatnikowi?

Doręczenie informacji PIT-11 podatnikowi może nastąpić nie tylko przez osobiste albo listowne jej doręczenie. Może ono nastąpić również za pomocą środków komunikacji elektronicznej, np. e-mailem, pod warunkiem że zostanie zachowany wzór informacji PIT-11 i będzie on zawierał wszystkie niezbędne elementy określone przepisami prawa, w tym podpis elektroniczny lub tradycyjny (zachowany przy przesłaniu skanu deklaracji).

5. Czy biuro rachunkowe może przesłać PIT-11 do urzędu skarbowego w formie papierowej?

Biuro rachunkowe działające w imieniu klienta nie może przesłać informacji PIT-11 w formie papierowej. Może ją przesłać wyłącznie w formie elektronicznej. W tym celu musi posiadać certyfikowany, bezpieczny podpis elektroniczny. W celu złożenia elektronicznej deklaracji konieczne jest złożenie jednorazowo do urzędu skarbowego właściwego dla płatnika formularza UPL-1 w formie papierowej (pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej przy użyciu podpisu elektronicznego). Od 1 stycznia 2016 r. pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanej w formie elektronicznej może być złożone w formie dokumentu elektronicznego (art. 80a § 2a i § 2b Ordynacji podatkowej).

6. Czy w PIT-11 wykazujemy świadczenie rzeczowe dla pracownika, od którego nie pobrano zaliczki na podatek?

Tak, w PIT-11 za 2015 r. należy rozliczyć taki przychód. Pracodawca nie ma obowiązku zapłaty zaliczki na podatek dochodowy od przekazanego pracownikowi świadczenia w naturze, jeżeli w danym miesiącu brak jest wypłat pieniężnych dla tego pracownika. Taka sytuacja może wystąpić m.in. w przypadku, gdy pracownik przebywa na długim zwolnieniu, a obowiązek wypłaty zasiłku przejął ZUS. Płatnik nie ma obowiązku zapłacić zaliczki od wynagrodzeń pracownika z własnych środków, a następnie dochodzić jej zwrotu od pracownika. Przepisy updof nie obligują także pracownika do wpłacenia stosownej zaliczki na podatek swojemu zakładowi pracy. Brak możliwości poboru zaliczki na podatek nie oznacza jednak, że płatnik nie ma obowiązku wystawić pracownikowi informacji PIT-11 z rozliczonym przychodem rzeczowym. Pracownik jest zobowiązany do opodatkowania tego przychodu w swoim zeznaniu rocznym. Dlatego konieczne jest wystawienie mu informacji PIT-11. Stanowisko to potwierdził również Minister Finansów w interpretacji indywidualnej z 20 lipca 2012 r., sygn. DD3/033/67/IMD/12/PK-1270. Czytamy w niej, że:

Przychód uzyskany z tytułu opłacenia przez Wnioskodawcę w danym roku przedmiotowej składki płatnik będzie zobowiązany wykazać w rocznej informacji PIT-11, a podatnik będzie zobowiązany uwzględnić go w rocznym zeznaniu podatkowym składanym do urzędu skarbowego i od sumy uzyskanych w danym roku podatkowym dochodów zapłacić należny podatek.

7. Czy w PIT-11 wykazujemy dochody zwolnione od podatku dochodowego?

W informacji PIT-11 zasadniczo nie wykazuje się dochodów zwolnionych od podatku na podstawie updof oraz od których zaniechano poboru podatku na podstawie Ordynacji podatkowej. Należy natomiast uwzględnić w niej dochody zwolnione od podatku na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania lub innych umów międzynarodowych. Chodzi o dochody zwolnione, uzyskane z takich źródeł, jak: umowa o pracę, stosunek służbowy, praca nakładcza czy zagraniczne emerytury lub renty. Na zasadzie wyjątku w części F "Informacja o przychodach zwolnionych od podatku oraz o załączniku" podaje się też informacje o przychodach (dochodach) zwolnionych od podatku:

● na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 74 updof, tj. m.in. o zagranicznych rentach inwalidzkich z tytułu inwalidztwa wojennego (poz. 74),

● na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 46 updof, tj. o przychodach pochodzących z bezzwrotnej pomocy zagranicznej (poz. 75).

8. Czy płatnik koryguje PIT-11, jeżeli pracownik ma prawo do wyższych kosztów niż zastosowane przez płatnika przy poborze zaliczek na podatek?

Płatnik nie koryguje informacji PIT-11, gdy podatnik ma prawo do wyższych kosztów niż faktycznie zastosowane przez płatnika. W PIT-11 płatnik wykazuje bowiem koszty faktycznie zastosowane przy obliczaniu zaliczek. Przysługujące koszty (wyższe niż zastosowane przez płatnika) podatnik rozliczy samodzielnie w zeznaniu rocznym. Potwierdzają to organy podatkowe. Przykładowo - w interpretacji indywidualnej z 4 sierpnia 2014 r., sygn. ITPB2/415-496a/14/MU, Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy stwierdził, że:

(...) Mając na względzie przytoczone powyżej przepisy oraz przedstawiony stan faktyczny stwierdzić należy, iż w przypadku osiągania przez Wnioskodawcę przychodów z dwóch odrębnych stosunków pracy nawiązanych z tym samym pracodawcą, w sytuacji gdy pracodawca nie stosuje wobec Wnioskodawcy kosztów uzyskania przychodu od każdego stosunku pracy, w wysokości określonej w art. 22 ust. 2 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, to Wnioskodawca ma prawo w składanym za rok podatkowy zeznaniu uwzględnić koszty we właściwej wysokości, zgodnie z wytycznymi zawartymi w art. 22 ust. 2 pkt 2 ustawy.

Również Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 31 października 2008 r., sygn. IPPB2/415-1147/08-2/MK, stwierdził, że:

W przedstawionym zdarzeniu przyszłym, w ciągu roku podatkowego, pracodawca przy wypłatach honorariów autorskich sukcesywnie nie będzie uwzględniał kosztów uzyskania przychodów w wysokości 50 proc. przychodów, co znajdzie odzwierciedlenie w sporządzanej po zakończeniu roku informacji podatkowej PIT-11. Niemniej nie ma przeszkód prawnych, aby wnioskodawca uwzględnił w zeznaniu rocznym przysługujące mu koszty uzyskania przychodu, w sytuacji gdy płatnik dokonał poboru zaliczki na podatek dochodowy z pominięciem uwzględnienia normy 50 proc. kosztów uzyskania przychodów i koszty te nie zostały wykazane w informacji podatkowej PIT-11 o wysokości dochodu. Informacja o wysokości dochodu służy określeniu wysokości pobranych zaliczek na podatek i nie może przesądzać o przysługujących podatnikowi, bądź nie, kosztach uzyskania przychodu. Podatek pobrany przez płatnika ma charakter zaliczek na podatek, zaś właściwe rozliczenie z dochodu uzyskanego w danym roku podatkowym polega na złożeniu zeznania rocznego.

9. Czy wystawiamy PIT-11 dla spadkobierców pracownika?

Jeżeli po zmarłym pracowniku nie ma osób uprawnionych do renty rodzinnej, płatnik powinien wystawić tylko informację PIT-11 na osobę zmarłą z rozliczeniem wynagrodzeń wypłaconych za jej życia. W takim przypadku egzemplarz przeznaczony dla podatnika (tj. zmarłego pracownika) należy pozostawić w aktach osoby zmarłej. Drugi egzemplarz z informacją o zgonie pracownika należy przesłać do właściwego urzędu skarbowego.

W przypadku istnienia osób uprawnionych do renty rodzinnej po zmarłym pracowniku płatnik wystawia dwie informacje PIT-11:

● pierwszą na osobę zmarłego pracownika z rozliczeniem wynagrodzeń wypłaconych za jego życia,

● drugą na osobę uprawnioną do renty rodzinnej, która przejmuje prawo do niewypłaconych zmarłemu pracownikowi świadczeń (np. wynagrodzeń za pracę). Wypłacone takiej osobie świadczenia są wykazywane w PIT-11 jako prawa majątkowe, o których mowa w art. 18 updof.

Taki sposób rozliczenia potwierdzają organy podatkowe. Jak podkreślał Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z 18 listopada 2008 r., sygn. ITPB2/415-830/08/ENB:

Skoro zatem pracownikowi przysługiwało prawo do wynagrodzenia ze stosunku pracy i po jego śmierci - w myśl art. 63¹ § 2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2008 r. poz. 21, ust. 94) - prawo to przeszło na osoby uprawnione do renty rodzinnej po zmarłym, to jego realizacja, tj. wypłata świadczenia, stanowi realizację prawa majątkowego,
a w konsekwencji u osób uprawnionych powstaje przychód z praw majątkowych. (...) Wnioskodawca będzie zobowiązany wystawić osobom uprawnionym do otrzymania świadczeń PIT-11 i wykazać w nim wypłacone świadczenie jako przychód z praw majątkowych.

Prawa majątkowe ze stosunku pracy przysługujące osobom uprawnionym do renty rodzinnej po śmierci pracownika nie wchodzą do spadku (art. 63¹ § 2 Kodeksu pracy).

10. Jak rozliczyć zwrot nienależnie wypłaconego wynagrodzenia?

Pod koniec listopada 2015 r. były pracownik zwrócił premię, która została mu nienależnie wypłacona w 2014 r. Premia była wykazana w informacji PIT-11 za 2014 r. Pracownik nie pracuje u nas od 1 stycznia 2015 r. Czy w takim przypadku mamy obowiązek korygowania wystawionej mu za 2014 r. informacji PIT-11?

W przedstawionym przypadku płatnik nie ma obowiązku korygowania informacji PIT-11 wystawionej pracownikowi za 2014 r. Zwrot nienależnie pobranego świadczenia były pracownik powinien odliczyć od dochodu we własnym zeznaniu rocznym składanym za 2015 r. Jeżeli dochód w zeznaniu za 2015 r. nie pozwala na pełne odliczenie zwróconego świadczenia, podatnik może dokonać jego odliczenia w najbliższych kolejno po sobie następujących 5 latach podatkowych.

Kwoty zwróconych świadczeń, wcześniej nienależnie pobranych, które uprzednio zwiększały dochód do opodatkowania, podlegają odliczeniu od dochodu (art. 26 ust. 1 pkt 5 updof). Odliczenia pobranego świadczenia może dokonać podatnik w zeznaniu rocznym albo płatnik w rozliczeniu zaliczek na podatek (art. 41b updof). Podatnik dokona odliczenia zwrotu pobranych nienależnie świadczeń, jeżeli zwrot ten nie zostanie potrącony przy wyliczaniu zaliczek przez płatnika. Jak jednak ustalić, kiedy odliczenia dokonać ma płatnik, a kiedy podatnik. Przepisy updof nie precyzują tego w sposób dostateczny. Z interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 7 września 2011 r., sygn. IPTPB2/415-311/11-2/MP, wynika, że płatnik dokona odliczenia tylko tych świadczeń nienależnych, które zostały pobrane i zwrócone w tym samym roku podatkowym. W pozostałych przypadkach odliczenia od dochodu powinien dokonać podatnik w zeznaniu rocznym. Jeżeli dochód w zeznaniu nie pozwala na pełne odliczenie zwróconego świadczenia, podatnik może dokonać jego odliczenia w najbliższych kolejno po sobie następujących pięciu latach podatkowych (art. 26 ust. 7h updof).

Odliczeniu podlegają zwrócone świadczenia w kwotach uwzględniających podatek. Co to oznacza w praktyce? Czy odliczeniu podlegają kwoty brutto wraz ze składkami na ubezpieczenia społeczne? Wyjaśnienie tego zagadnienia znajdziemy w przywołanej już interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 7 września 2011 r., sygn. IPTPB2/415-311/11-2/MP. Czytamy w niej, że:

Ustosunkowując się do podniesionej we wniosku kwestii, czy pracownik powinien zwrócić nienależnie pobrane wynagrodzenie w kwocie netto wraz z zaliczką na podatek dochodowy, lub też wraz ze składką na ubezpieczenie zdrowotne i ubezpieczenie społeczne, czyli całe wynagrodzenie brutto, należy uznać stanowisko wnioskodawcy za prawidłowe. Pracownik dokonując zwrotu nienależnie otrzymanego wynagrodzenia, winien dokonać tego zwrotu w kwocie netto, powiększonej o zaliczkę na podatek dochodowy. Zatem wnioskodawca prawidłowo stwierdził we wniosku, iż wyrażenie "zwrotów nienależnie pobranych świadczeń", o którym mowa w art. 26 ust. 1 pkt 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, obejmuje kwotę netto wynagrodzenia, powiększoną o pobraną zaliczkę na podatek dochodowy. Natomiast w wyrażeniu "zwrotów nienależnie pobranych świadczeń" nie mieszczą się składki na ubezpieczenie społeczne.

Co więc dzieje się ze składkami na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne? Składki ZUS od wynagrodzenia są wpłacane przez pracodawcę do ZUS. Pracownik ich nie otrzymuje. W przypadku nienależnie zapłaconych składek ZUS z urzędu zalicza je na poczet zaległych lub bieżących składek, a w razie ich braku - na poczet przyszłych składek, chyba że płatnik składek złoży wniosek o ich zwrot (art. 24 ust. 6a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). W przypadku złożenia wniosku o zwrot bezpośredni ZUS sprawdza, czy płatnik ma zaległości w opłacaniu składek. Jeżeli zaległości istnieją, nadpłacone składki ZUS zalicza na zaległe zobowiązania, jeżeli nie istnieją, zwraca składki na rachunek płatnika. Rozliczeń z ZUS dokonuje pracodawca (płatnik składek).

W analizowanym przypadku pracownik nie otrzyma faktycznie tych składek, ponieważ cała premia (rozumiana jako kwota brutto) była nienależna. Jeżeli więc nawet pracodawca (płatnik składek) otrzyma bezpośrednio zwrot nadpłaconych składek ZUS, to nie przekaże ich pracownikowi. Zwrot składek ZUS należy jednak rozliczyć podatkowo, ponieważ w rozliczeniu podatku dochodowego pracownika za 2014 r.:

● składki na ubezpieczenia społeczne zostały odliczone od dochodu,

● składka na ubezpieczenie zdrowotne (w ramach limitu) została odliczona od podatku.

W odniesieniu do składek ZUS należy stosować art. 45 ust. 3a updof. Na jego podstawie pracownik (nie pracodawca) ma obowiązek doliczyć:

● do dochodu zwrot składek na ubezpieczenia społeczne, które wcześniej odliczył od dochodu,

● do podatku składki na ubezpieczenie zdrowotne, które wcześniej odliczył od podatku.

Odpowiedniego doliczenia otrzymanego zwrotu składek ZUS pracownik dokonuje w zeznaniu rocznym składanym za rok podatkowy otrzymania zwrotu. W analizowanym przypadku pracownik dokona doliczenia w zeznaniu rocznym składanym za 2015 r. Informację o zwróconych kwotach poszczególnych składek pracownik powinien otrzymać od pracodawcy.

Wszystkie powyższe czynności są dokonywane w zeznaniu rocznym i nie wpływają na informację PIT-11 za 2014 r. Dlatego pracodawca nie ma obowiązku korygowania tej informacji.

11. W której rubryce PIT-11 należy ująć przychód pracownika z tytułu wykorzystania samochodu służbowego do celów prywatnych?

Przychód pracownika z tytułu użytkowania samochodu służbowego do celów prywatnych jest przychodem ze stosunku pracy. Należy go rozliczyć w pozycji 29 informacji PIT-11.

PRZYKŁAD

Pracownik użytkuje samochód służbowy o pojemności 1400 cm³ do celów prywatnych. Płaci za to 150 zł miesięcznie. Ryczałt za używanie samochodu służbowego do celów prywatnych o pojemności do 1600 cm³ wynosi 250 zł. Przychód pracownika z tytułu użytkowania samochodu służbowego do celów prywatnych wynosi w takim przypadku 100 zł miesięcznie (250 zł - 150 zł). Rocznie doliczono mu do przychodów kwotę 1200 zł. Wynagrodzenie zasadnicze pracownika wyniosło w 2015 r. 45 600 zł brutto. W sumie jego przychód wyniósł więc 46 800 zł (45 600 zł + 1200 zł). Kwota ta zostanie ujęta w ramach przychodów ze stosunku pracy w pozycji 29 informacji PIT-11.

PODSTAWA PRAWNA

● art. 18, art. 26 ust. 1 pkt 5 i ust. 7h, art. 39 ust. 1, art. 41b, art. 45 ust. 3a, art. 45ba ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 2299

● art. 24 ust. 6a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2015 r., poz. 121; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 1893

● art. 63¹ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 1268

● art. 80a § 2a i § 2b ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa - j.t. Dz.U. z 2015 r., poz. 613; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 2184

Grzegorz Ziółkowski

doradca podatkowy, właściciel kancelarii doradztwa podatkowego, autor licznych publikacji z dziedziny podatków