Mimo że od dawna przepisy dotyczące wykorzystywania urlopów wypoczynkowych nie zmieniły się znacznie, to jednak udzielanie urlopu wypoczynkowego nadal sprawia pracodawcom spore problemy.

Problem 1. Czy pracownik przebywający na urlopie wypoczynkowym może pracować u swojego pracodawcy na podstawie umowy zlecenia

Jeżeli pracownik jest zatrudniony u swojego pracodawcy jednocześnie na umowę zlecenia, to nie ma przeszkód, aby wykonywał tę umowę w czasie urlopu wypoczynkowego.

Pracownik może pracować u swojego pracodawcy na podstawie umowy zlecenia, jeśli wykonuje pracę innego rodzaju niż wykonywana na podstawie umowy o pracę oraz praca ta nie spełnia warunków właściwych dla stosunku pracy.

Pracownikowi przysługuje urlop wypoczynkowy tylko z tytułu zatrudnienia na umowę o pracę. Nie ma go natomiast z tytułu pracy na umowę zlecenia. Zatem pracownik, który korzysta z urlopu wypoczynkowego z tytułu umowy o pracę, może u tego samego pracodawcy pracować w czasie urlopu na podstawie umowy zlecenia. Nie ma też przeszkód, aby pracownik nie tylko kontynuował, ale w ogóle podjął pracę na podstawie umowy zlecenia lub innej umowy cywilnoprawnej w czasie urlopu wypoczynkowego u innego lub u swojego dotychczasowego pracodawcy.

W praktyce najczęściej pracownicy przerywają wykonywanie pracy na zlecenie w czasie korzystania u swojego pracodawcy z urlopu wypoczynkowego. Wówczas nie przysługuje im wynagrodzenie z tytułu zlecenia.

Problem 2. Czy pracownik musi odbierać telefon służbowy od swojego pracodawcy w czasie urlopu wypoczynkowego

Pracodawca nie może żądać od pracowników odbierania na urlopie wypoczynkowym telefonów służbowych. Może jednak ustalić w przepisach wewnątrzzakładowych, że obowiązek odbierania telefonu służbowego mają pracownicy kluczowi dla firmy lub niezbędni w razie awarii. Istnieje bowiem duże prawdopodobieństwo, że pracownicy ci zostaną odwołani z urlopu wypoczynkowego.

PRZYKŁAD

W regulaminie pracy pracodawca ustalił, że członkowie zarządu spółki, dyrektorzy oraz główny księgowy mają obowiązek odbierania telefonów służbowych na urlopie wypoczynkowym. Takie ustalenie jest prawidłowe, ponieważ pracodawca wybrał osoby kluczowe dla firmy do odbierania telefonów służbowych w czasie urlopu wypoczynkowego.

Jeżeli pracownik odbiera telefon służbowy i pracodawca przeprowadza z nim rozmowy służbowe, to wówczas taką sytuację należy potraktować jako świadczenie pracy. Pracownik może domagać się za taki dzień wynagrodzenia i oddania dodatkowego dnia urlopu w innym terminie.

Przepisy nie nakładają na pracowników obowiązku pozostawienia pracodawcy prywatnego numeru telefonu komórkowego czy numeru telefonu hotelu lub kwatery, w której będą spędzać urlop. Taką opinię prezentuje również Generalny Inspektorat Ochrony Danych Osobowych (GIODO). Zdaniem GIODO, żądanie od pracownika podania prywatnego numeru telefonu, który ma posłużyć pracodawcy do ewentualnego odwołania pracownika z urlopu, jest sprzeczne z ustawą o ochronie danych osobowych.

UWAGA!

Pracodawca nie może nakazać odbierania telefonu służbowego w czasie urlopu wypoczynkowego.

Problem 3. Czy można nakazać pracownikowi wykorzystanie urlopu wypoczynkowego w okresie wakacji

Pracodawca nie może nakazać pracownikowi wykorzystania urlopu wypoczynkowego w okresie letnim. Ma jednak takie prawo, gdy pracownik miał zaplanowany w tym terminie urlop wypoczynkowy i nie chce go wykorzystać. Jeżeli u pracodawcy był sporządzony plan urlopów i pracownik ustalił urlop w terminie letnim, to może on zostać przesunięty tylko w konkretnych przypadkach. Możemy je podzielić na przyczyny obligatoryjne i nieobligatoryjne.

Przyczyny przesunięcia urlopu wypoczynkowego

Pracodawca może zatem, ale nie musi, przesunąć termin urlopu wypoczynkowego pracownika na jego wniosek. Jeżeli nie wyrazi zgody na jego przesunięcie, pracownik powinien wykorzystać urlop w terminie letnim ustalonym w planie urlopów. Gdy pracownik stawi się do pracy w terminie ustalonym w planie urlopów jako termin wykorzystania urlopu, to wówczas pracodawca nie musi go dopuścić do pracy.

Pracownik musi wykorzystać urlop w okresie wakacyjnym także wtedy, gdy jest w okresie wypowiedzenia i pracodawca skieruje go na ten urlop w tym czasie (art. 167¹ Kodeksu pracy). Pracodawca ma bowiem prawo skierować pracownika w okresie wypowiedzenia na urlop wypoczynkowy zarówno bieżący, jak i zaległy. Pracownik nie może odmówić wykorzystania tego urlopu.

Również w sytuacji, gdyby pracownik powrócił do pracy w okresie wakacji po długotrwałej nieobecności i ma zaległy urlop za 2012 r. lub jeszcze wcześniejszy, to tego urlopu należy mu udzielić w okresie letnim jak najszybciej, nawet bez jego zgody.

PRZYKŁAD

Pracownik ma zaległy urlop wypoczynkowy za 2012 r. w wymiarze 15 dni. Miał go wykorzystać we wrześniu 2013 r., ale w tym miesiącu zachorował. Chorował przez cały okres zasiłkowy, tj. 182 dni. Następnie od marca 2014 r. korzystał ze świadczenia rehabilitacyjnego. Wrócił do pracy w lipcu 2014 r. Pracodawca powinien mu udzielić jak najszybciej urlopu wypoczynkowego za 2012 r., ponieważ urlop ten powinien być udzielony najpóźniej do 30 września 2013 r., ale ze względu na chorobę pracownika było to niemożliwe. Nawet jeżeli pracownik nie będzie chciał skorzystać z urlopu, to pracodawca powinien go udzielić bez jego zgody zaraz po jego powrocie w lipcu br. Zaległego urlopu za 2013 r. należy udzielić pracownikowi do końca września 2014 r.

Problem 4. Czy nieodpłatne udostępnienie pracownikowi pojazdu służbowego w okresie urlopu wypoczynkowego do celów prywatnych spowoduje obowiązek zapłaty podatku i składek

Nieodpłatne powierzenie pracownikowi służbowego pojazdu powoduje, co do zasady, powstanie po stronie zatrudnionego przychodu ze stosunku pracy, który należy opodatkować i oskładkować. Przy nieodpłatnym udostępnieniu służbowego pojazdu, jeżeli pracownik uzyskuje z tego tytułu korzyść i powierzenie następuje na podstawie układu zbiorowego, regulaminu wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu oraz ponosi choćby symboliczny koszt zakupu takiej usługi od pracodawcy, to wartość tego przysporzenia jest zwolniona ze składek ubezpieczeniowych (§ 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia składkowego).

Aby zatem otrzymana przez pracownika korzyść materialna była zwolniona ze składek ZUS, musi:

● mieć postać niepieniężną oraz

● być udzielona w formie prawa do zakupu artykułów lub usług po cenach niższych niż detaliczne - pracownik musi ponieść choćby symboliczną odpłatność za zakup artykułu, przedmiotu lub usługi oraz

● prawo do niej wynikać z układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu.

Zapisy o możliwości udostępnienia pracownikowi służbowego pojazdu zawarte w umowie o pracę nie są podstawą do zwolnienia ze składek takiego świadczenia. Umowa użyczenia pojazdu również nie jest podstawą do zwolnienia świadczenia z obciążeń na rzecz ZUS.

Jeżeli powierzenie świadczenia nie spełnia wymienionych wyżej warunków, podlega oskładkowaniu na zasadach ogólnych, po uprzednim ustaleniu jego wartości pieniężnej (§ 3 rozporządzenia składkowego).

UWAGA!

Umowa użyczenia pracownikowi pojazdu służbowego do celów prywatnych nie jest podstawą do zwolnienia wartości takiego świadczenia ze składek ZUS.

W zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych nieodpłatne powierzenie pracownikowi służbowego pojazdu do celów służbowych, np. na podstawie umowy użyczenia, powoduje powstanie opodatkowanego przychodu po stronie odbiorcy świadczenia.

Wartość pieniężną świadczenia należy, co do zasady, ustalić według reguł określonych w art. 11 ust. 2-2a ustawy o pdof, tj. np. według ceny zakupu. Organy podatkowe dopuszczają też możliwość ustalenia przychodu z tytułu takiego świadczenia np. jako iloczyn stawki za 1 kilometr (wynikającej z sumy rat najmu samochodu przez pracodawcę) i liczby przejechanych kilometrów (w całym okresie najmu).

Jeżeli za udostępnienie pojazdu pracownik będzie ponosił pełną odpłatność, to nie powstanie obowiązek podatkowy ani, co do zasady, obowiązek składkowy.

Problem 5. Kto powinien przetłumaczyć zwolnienie lekarskie wystawione podczas urlopu wypoczynkowego w państwie spoza Unii Europejskiej - pracownik czy pracodawca?

Ani ustawa zasiłkowa, ani rozporządzenia w sprawie określenia dowodów stanowiących podstawę przyznania i wypłaty zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa nie określają, na kim spoczywa obowiązek przetłumaczenia zwolnienia lekarskiego. Zatem kto będzie ponosił koszty tłumaczenia, zależy od zapisów w regulaminie wynagradzania.

Każde zwolnienie lekarskie wystawione przez instytucję zagraniczną jest dokumentem uprawniającym do np. zasiłku (wynagrodzenia) chorobowego. Aby jednak ubezpieczony mógł otrzymać należny zasiłek, w niektórych sytuacjach wymagane jest tłumaczenie zwolnienia lekarskiego. Przetłumaczone i to przez tłumacza przysięgłego muszą być wszystkie zwolnienia lekarskie wystawione w:

● krajach nienależących do Unii Europejskiej,

● państwach niebędących członkami Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) i niebędących stroną umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym,

● Szwajcarii,

● państwach, które nie są stroną umowy międzynarodowej z zakresu zabezpieczenia społecznego.

Jeżeli ubezpieczony nie dostarczy zwolnienia lekarskiego wraz z tłumaczeniem lub dostarczy zwolnienie bez tłumaczenia, nie będzie miał prawa do zasiłku.

Istotnym problemem jest kwestia, kto ponosi koszty tłumaczenia zwolnienia lekarskiego. Obowiązujące przepisy nie określają żadnych zasad. Liczni eksperci prezentują odmienne stanowiska.

Z powszechnie obowiązujących opinii można wyodrębnić 3 poglądy:

● pierwszy - uznaje, że koszt tłumaczenia spoczywa na pracodawcy, ponieważ to on powinien sprawdzić, czy zwolnienie lekarskie jest wystawione prawidłowo,

● drugi - uznaje, że to pracownik powinien ponieść koszt tłumaczenia zwolnienia lekarskiego, ponieważ to on nabędzie prawo do zasiłku i jest to w jego interesie,

● trzeci - o tym, kto pokrywa koszty tłumaczenia, decyduje powód wyjazdu za granicę. Jeżeli pracownik przebywał za granicą "na własną rękę", np. był na urlopie, sam powinien ponieść koszty tłumaczenia. Natomiast w przypadku, gdy np. został wysłany w delegację, na szkolenie, wyjazd integracyjny, to koszty tłumaczenia pokrywa pracodawca.

W celu uniknięcia wątpliwości i przyszłych konfliktów z pracownikiem zalecane jest wprowadzenie zasad, jakie będą obowiązywały w danym zakładzie pracy, w regulaminie wynagradzania. Pracodawca z uwagi na brak regulacji ma dowolność w kwestii ustalenia zasad obowiązujących przy tłumaczeniach zwolnień lekarskich wystawianych przez instytucję zagraniczną. Zasadnym i rekomendowanych rozwiązaniem jest refinansowanie pracownikowi kosztów tłumaczenia zwolnienia lekarskiego wynikającego z wyjazdu zagranicznego wykonywanego na polecenie pracodawcy.

Przykładowy zapis regulaminu wynagradzania dotyczący tłumaczeń zwolnień lekarskich

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 92, art. 163-165, art. 167¹, art. 168 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 208

● art. 4, art. 11 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa - j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 159

● § 5, § 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 2 kwietnia 2012 r. w sprawie określenia dowodów stanowiących podstawę przyznania i wypłaty zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa - Dz.U. z 2012 r., poz. 444; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz. 1380

● § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - Dz.U. Nr 161, poz. 1106; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 127, poz. 860

● art. 11 ust. 2-2a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 773

Bożena Goliszewska-Chojdak

ekonomistka, specjalista z zakresu kadr i płac, redaktor MONITORA prawa pracy i ubezpieczeń, praktyk z kilkunastoletnim doświadczeniem w dziale personalnym

Katarzyna Kalata

ekspert z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, doktorantka Wydziału Prawa Uniwersytetu Warszawskiego, praktyk z 11-letnim doświadczeniem w działach personalnych

Marek Skałkowski

prawnik, ekspert z zakresu prawa pracy, redaktor naczelny MONITORA prawa pracy i ubezpieczeń, były pracownik działu porad prawnych Państwowej Inspekcji Pracy