Ostateczny termin na wprowadzenie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług (dalej: VAT) to 1 stycznia 2017 r. Od tego dnia wszystkie samorządy są zobowiązane przekazywać do urzędów skarbowych jedną zbiorczą deklarację VAT za wszystkie jednostki budżetowe, dla których są organem prowadzącym.

Taka zmiana podejścia do rozliczeń podatku od towarów i usług powoduje przede wszystkim to, że jednostki budżetowe, w tym samorządowe jednostki oświatowe, nie będą korzystać ze zwolnienia z podatku na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług; dalej: ustawa o VAT (zwolnienie dotyczące wysokości obrotu), gdyż limit obrotu należy od tej pory liczyć w skali całego samorządu (łącznie dla wszystkich jednostek budżetowych), a nie dla każdej jednostki odrębnie.

W związku z obowiązkiem składania łącznej deklaracji VAT szkoły i przedszkola czeka konieczność wprowadzenia wielu zmian. Dotyczy to głównie tych jednostek, które oprócz działalności edukacyjnej prowadzą dodatkową działalność gospodarczą, np. wynajmują pomieszczenia czy prowadzą przy szkole internat dla uczniów.

Zmiany dotyczą między innymi:

● dostosowania zapisów w umowach zawieranych z kontrahentami,

● wystawiania faktur sprzedażowych,

● powiązywania dokonywanych zakupów z rodzajem prowadzonej działalności (dokonywanej sprzedaży),

● posiadania kas fiskalnych,

● dostosowania systemów finansowo-księgowych.

Rodzaje działalności (sprzedaży) prowadzonych przez jednostki oświatowe

Jednostki organizacyjne samorządu wykonują różnorodną działalność (dokonują sprzedaży), którą można podzielić na:

● niepodlegającą opodatkowaniu VAT, którą jest działalność statutowa, np. wydawanie praw jazdy, dowodów osobistych, kultura, edukacja, ochrona zdrowia, ochrona zabytków, utrzymanie porządku publicznego, utrzymanie gminnych dróg i ulic,

● zwolnioną z opodatkowania, np. dostawa gruntów zabudowanych, usługi finansowe,

● opodatkowaną, np. najem, dzierżawa, sprzedaż gruntów niezabudowanych, sprzedaż biletów wstępu na basen.

Często jednostki budżetowe wykonują różne rodzaje działalności równocześnie, np.:

● niepodlegającą opodatkowaniu oraz zwolnioną albo

● niepodlegającą opodatkowaniu oraz opodatkowaną lub

● niepodlegającą opodatkowaniu, zwolnioną i opodatkowaną.

Mamy wówczas do czynienia z prowadzeniem przez jednostkę działalności mieszanej.

Tabela 1. Przykłady działalności występujących w jednostkach oświatowych

Działalność niepodlegająca opodatkowaniu VAT	Działalność zwolniona z VAT	Działalność opodatkowana VAT
		8%	23%
● pobieranie przez dzieci i młodzież nauki w szkołach, ● pobyt dzieci w przedszkolach w ramach podstawy programowej, ● zajęcia dla dzieci prowadzone w młodzieżowych domach kultury i placówkach edukacji pozaszkolnej	● pobyt dzieci w przedszkolu ponad podstawę programową (pobyt, za który pobierana jest opłata) - na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 24 ustawy o VAT, ● żywienie dzieci w przedszkolach i szkołach - na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 30 ustawy o VAT, ● sprzedaż posiłków personelowi pedagogicznemu - na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 30 ustawy o VAT, ● organizowanie w szkołach zajęć dodatkowych dla uczniów - na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 24 ustawy o VAT, ● wydawanie duplikatów świadectw i legitymacji szkolnych - na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 26 ustawy o VAT, ● zakwaterowanie w internacie uczniów szkoły, przy której znajduje się internat, lub uczniów z innych szkół na podstawie porozumień dyrektorów o zakwaterowaniu - na podstawie art. 42 ust. 1 pkt 30 ustawy o VAT	● żywienie personelu administracyjnego i obsługi, ● zakwaterowanie w internacie uczniów innej szkoły niż ta, przy której jest internat (gdy nie ma porozumienia między szkołami o zakwaterowaniu uczniów), ● zakwaterowanie w internacie innych osób niż uczniowie (tzw. krótkotrwałe zakwaterowanie)	● najem pomieszczeń i umowy o podobnym charakterze

Ze względu na specyfikę i różnorodność działań w jednostkach oświatowych najczęściej występuje działalność mieszana. I tak, np.:

W przedszkolach jest to:

● pobyt dzieci w ramach podstawy programowej,

● pobyt dzieci ponad podstawę programową,

● żywienie dzieci,

● sprzedaż posiłków pracownikom pedagogicznym,

● sprzedaż posiłków pracownikom niepedagogicznym.

W szkołach jest to:

● pobieranie nauki przez dzieci i młodzież,

● organizowanie zajęć dodatkowych dla uczniów,

● żywienie dzieci,

● sprzedaż posiłków pracownikom pedagogicznym,

● sprzedaż posiłków pracownikom niepedagogicznym,

● prowadzenie internatu dla uczniów własnej szkoły,

● wynajem sali lekcyjnej prywatnej szkole językowej.

Zmiany w umowach z kontrahentami

W związku z centralizacją VAT należy przeanalizować zawarte z kontrahentami umowy pod kątem wprowadzenia do nich koniecznych zmian i dostosowania ich do aktualnej sytuacji. Dotyczy to zarówno umów na dostawę towarów i usług, jak i umów dochodowych, takich jak umowy na wynajem pomieszczeń.

Pierwszą zasadniczą zmianą w umowach zawartych z kontrahentami jest wskazanie stron umowy. Łączne rozliczanie VAT jednostki oświatowej z organem prowadzącym powoduje, że stroną, która zawiera umowę, nie jest konkretna szkoła czy przedszkole, ale organ prowadzący daną jednostkę oświatową, w imieniu którego działa dyrektor jednostki oświatowej na podstawie posiadanego pełnomocnictwa.

Przykład

W celu uniknięcia nieporozumień i problemów z otrzymywaniem faktur (np. takich, że faktury za dokonane zakupy nie dotrą do szkoły czy przedszkola, tylko zostaną wysłane przez kontrahenta na adres urzędu gminy/powiatu), dobrym rozwiązaniem jest podanie w zawartej umowie na dostawę towarów lub usług adresu, na który faktura powinna być przekazana.

Kolejną istotną zmianą, dotyczącą przede wszystkim umów dochodowych (sprzedażowych), jest określenie otrzymywanego wynagrodzenia w stawce netto + VAT.

Przykład

Stawka miesięcznego czynszu za najem wynosi .............. zł netto + 23% VAT w kwocie .............. zł; łącznie wynagrodzenie brutto wynosi .............. zł.

Faktury sprzedażowe i zakupowe

W sytuacji prowadzenia działalności gospodarczej istnieje obowiązek wystawiania faktur dokumentujących wysokość sprzedaży. Jedynie w przypadku sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej fakturę wystawia się na żądanie nabywcy.

Faktury sprzedażowe należy wystawiać w terminie nie późniejszym niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę albo otrzymano zaliczkę, i nie wcześniej niż 30 dnia przed dokonaniem dostawy, wykonaniem usługi lub otrzymaniem zaliczki.

Natomiast w przypadku sprzedaży usługi najmu fakturę wystawia się nie później niż z chwilą upływu terminu płatności i nie wcześniej niż 30 dnia przed datą upływu tego terminu. Istnieje możliwość wystawienia faktury wcześniej niż 30 dnia przed upływem terminu płatności, jednak warunkiem skorzystania z tego uprawnienia jest konieczność wskazania na fakturze okresu rozliczeniowego, którego dotyczy faktura.

W przypadku wystawiania faktur na żądanie kupującego - osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, obowiązek wystawienia faktury istnieje, jeżeli kupujący zwróci się z prośbą dotyczącą otrzymania faktury w ciągu 3 miesięcy od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. Wówczas faktura musi być wystawiona w terminie:

● do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu dostarczenia usługi, jeżeli żądanie zostało zgłoszone do końca miesiąca, w którym świadczona była usługa,

● nie później niż 15 dnia od dnia zgłoszenia żądania, jeżeli żądanie to zostało zgłoszone po miesiącu wykonania usługi.

ZAPAMIĘTAJ!

Po scentralizowaniu VAT w samorządzie, faktury należy wystawiać wyłącznie podmiotom, które nie wchodzą w skład tego samego samorządu.

W rozliczeniach prowadzonych pomiędzy jednostkami objętymi centralizacją VAT należy stosować noty księgowe. Nie jest możliwe w takich rozliczeniach wystawianie faktur.

Przykład

Szkoła obciąża ośrodek pomocy społecznej z tytułu żywienia dzieci objętych pomocą.

W tej sytuacji szkoła obciąży ośrodek kosztami żywienia notą księgową.

Wobec tego, że po centralizacji podatku nabywcą (sprzedawcą) jest gmina (powiat), pojawiają się określenia, które należy zamieszczać w wystawianych i otrzymywanych przez jednostkę oświatową fakturach:

1. W przypadku nabywania towarów i usług:

● nabywca,

● odbiorca.

2. W przypadku sprzedaży towarów i usług:

● sprzedawca,

● wystawca faktury.

Dlatego też:

● na fakturach zakupowych należy wskazywać:

● na fakturach sprzedażowych należy podać:

Rozliczeń podatku od towarów i usług oraz sporządzenia deklaracji VAT dokonuje się na podstawie rejestrów zakupu i sprzedaży. W rejestrach tych należy ujmować wyłącznie prawidłowo wystawione faktury, dokumentujące dokonane zakupy oraz osiągniętą sprzedaż lub korekty tych faktur.

W rejestrze sprzedaży można ująć fakturę, która zawiera co najmniej następujące elementy (zgodnie z art. 106e ustawy o VAT):

● datę wystawienia;

● numer kolejny;

● oznaczenie nabywcy i sprzedawcy wraz z ich adresami - zgodnie ze schematem:

- w fakturach zakupowych: nabywca-odbiorca-sprzedawca,

- w fakturach sprzedażowych: sprzedawca-wystawca faktury-nabywca;

● numer NIP - nie dotyczy osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej;

● datę sprzedaży - określoną konkretnym dniem;

● nazwę towaru, usługi;

● miarę i ilość towarów lub usług - te pola nie mogą pozostać puste;

● cenę jednostkową netto;

● kwotę udzielonych opustów, obniżek, rabatów;

● wartość netto;

● stawki podatku;

● wartość sprzedaży netto ogółem;

● kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;

● kwotę należności ogółem.

Faktury dokumentujące sprzedaż usług edukacyjnych nie muszą zawierać wszystkich elementów wymienionych w art. 106e ustawy o VAT. Muszą jednak zawierać co najmniej:

● datę wystawienia,

● numer kolejny,

● oznaczenie nabywcy i sprzedawcy,

● nazwę usługi,

● zakres wykonywanych usług,

● cenę jednostkową,

● kwotę należności ogółem,

● podstawę prawną zwolnienia z VAT.

W przypadku dokonywania sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i gdy nie zgłoszono żądania wystawienia faktury, aby prawidłowo ująć w rejestrze osiągniętą sprzedaż, należy wystawić dokument wewnętrzny. Może to być wewnętrzna faktura.

W jednostkach oświatowych faktury wewnętrzne należy wystawiać w następujących przypadkach:

● odpłatność za pobyt dzieci w przedszkolu,

● odpłatność za żywienie dzieci w przedszkolu lub szkole,

● sprzedaż posiłków pracownikom pedagogicznym i niepedagogicznym,

● odpłatność za zajęcia dodatkowe organizowane przez szkołę i za szkolne wycieczki, jeżeli wpływają na rachunek szkoły,

● odpłatność za zakwaterowanie w internacie,

● odpłatność za duplikaty legitymacji i świadectw,

● inną sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.

Faktury wewnętrzne wystawia się zarówno na wpłaty otrzymywane gotówką, jak i wpływające bezpośrednio na rachunek bankowy jednostki oświatowej.

W rozumieniu ustawy o VAT, fakturą jest dokument w formie papierowej lub elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą o VAT i przepisami wydanymi na jej podstawie. W związku z tym za fakturę można uznać każdy dokument (również paragon, rachunek) pod warunkiem, że posiada wszystkie elementy wymienione w art. 106e ustawy o VAT.

Wymienione w art. 106e ustawy o VAT elementy faktur dotyczą również faktur otrzymywanych przez jednostki oświatowe (faktur zakupowych). Brak któregokolwiek z tych elementów dyskwalifikuje fakturę jako dokument dający prawo do skorzystania z obniżenia podatku należnego o podatek naliczony.

W odniesieniu do faktur zakupowych istotne jest powiązanie dokonywanych zakupów z rodzajem prowadzonej działalności. Wobec tego zatwierdzając otrzymane faktury do zapłaty, w opisie faktury należy wskazać rodzaj działalności, której dotyczy dany zakup, tzn. czy dotyczy wyłącznie działalności niepodlegającej opodatkowaniu, opodatkowanej, zwolnionej czy działalności mieszanej.

ZAPAMIĘTAJ!

Wskazanie na fakturze prawidłowego rodzaju działalności jest możliwe wyłącznie po przeprowadzeniu analizy pod względem miejsca wykorzystania oraz przeznaczenia zakupywanych towarów i usług.

Typowym przykładem działalności opodatkowanej w jednostce oświatowej jest najem pomieszczeń. Faktury za zakupione towary i usługi, które wykorzystywane będą wyłącznie na potrzeby wynajmowanych pomieszczeń, należy opisywać jako związane wyłącznie z działalnością opodatkowaną.

Przykład

Szkoła wynajmuje pomieszczenie na szkolny sklepik. W pomieszczeniu tym dokonano naprawy podłogi. Koszt naprawy poniosła szkoła. W związku z tym, że naprawa miała miejsce w pomieszczeniu wykorzystywanym wyłącznie przez osobę prowadzącą sklepik, fakturę za zakup usługi naprawy podłogi należy opisać jako związaną wyłącznie z działalnością opodatkowaną.

Natomiast najczęściej pojawiającą się sytuacją występowania jednocześnie działalności opodatkowanej i zwolnionej w jednostce oświatowej jest prowadzenie stołówki szkolnej (przedszkolnej) dla dzieci oraz sprzedaż posiłków personelowi administracyjnemu i pedagogicznemu. W takich przypadkach faktury na zakup artykułów spożywczych należy opisywać jako związane jednocześnie z działalnością opodatkowaną (sprzedaż posiłków pracownikom niepedagogicznym) i zwolnioną (sprzedaż posiłków dzieciom oraz pracownikom pedagogicznym).

Kolejny przykład dotyczy występowania w jednostce oświatowej równocześnie działalności opodatkowanej i niepodlegającej opodatkowaniu.

Przykład

Szkoła wynajmuje kilka razy w tygodniu, w godzinach popołudniowych, boisko szkolne na zajęcia gry w koszykówkę. Z boiska korzystają również uczniowie i nauczyciele w trakcie swoich zajęć lekcyjnych. Szkoła dokonała naprawy kosza do gry w koszykówkę. Fakturę dokumentującą zakup usługi naprawy należy opisać jako zakup związany jednocześnie z działalnością opodatkowaną (wynajem boiska) i niepodlegającą opodatkowaniu (zajęcia lekcyjne).

Inny przykład dotyczy opisywania faktur dotyczących zakupów związanych z prowadzeniem wszystkich rodzajów działalności jednocześnie.

Przykład

Szkoła wynajmuje w godzinach popołudniowych salę gimnastyczną na zajęcia sportowe. Z sali tej korzystają również uczniowie i nauczyciele podczas swoich zajęć lekcyjnych. Szkoła prowadzi także stołówkę szkolną dla uczniów (nie ma sprzedaży posiłków personelowi szkoły). Zakupuje się środki czystości, które są wykorzystywane do sprzątania: sal lekcyjnych, korytarzy, sali gimnastycznej, stołówki i innych pomieszczeń. Faktury dokumentujące zakup środków czystości należy opisywać jako zakup związany z działalnością opodatkowaną (wynajem sali), zwolnioną (sprzedaż posiłków uczniom) i niepodlegającą opodatkowaniu (korzystanie z sal lekcyjnych, korytarzy i innych pomieszczeń w celu edukacyjnym).

Natomiast opisywanie faktur dokumentujących zakupy związane wyłącznie z działalnością niepodlegającą opodatkowaniu lub zwolnioną będzie miało miejsce w przypadku:

1) zakupu pomocy dydaktycznych, sprzętu i wyposażenia w szkole wykorzystywanych przez uczniów i nauczycieli na zajęciach lekcyjnych - działalność niepodlegająca opodatkowaniu,

2) wydatków dokonywanych w związku z realizacją programów i projektów edukacyjnych - działalność niepodlegająca opodatkowaniu,

3) zakupu pomocy dydaktycznych, sprzętu i wyposażenia, mediów itd. dokonywanych w placówkach edukacji pozaszkolnej nieprowadzących żadnej działalności zwolnionej i opodatkowanej - działalność niepodlegająca opodatkowaniu,

4) zakupu artykułów spożywczych w szkołach i przedszkolach, w których posiłki sprzedawane są wyłącznie dzieciom i personelowi pedagogicznemu - działalność zwolniona,

5) zakup druków legitymacji i świadectw szkolnych w celu wydawania ich duplikatów - działalność zwolniona.

Powiązywanie dokonywanych zakupów z rodzajem prowadzonej działalności dotyczy również zakupu mediów, usług telekomunikacyjnych, usług dostępu do Internetu itp. Zakup takich usług również może być związany z działalnością niepodlegającą opodatkowaniu, opodatkowaną, zwolnioną lub działalnością mieszaną w różnych kombinacjach.

Nie ma obowiązku zamieszczania na fakturze podpisu wystawcy oraz odbiorcy. Jednak dla celów dowodowych, zwłaszcza w przypadku faktur sprzedażowych, gdy nabywca (np. najemca pomieszczenia szkolnego) nie wywiązuje się z płatności, dobrze jest posiadać potwierdzenie odbioru faktury.

Natomiast posiadanie potwierdzenia odbioru faktury jest konieczne w przypadku faktury korygującej.

Za potwierdzenie odbioru można uznać:

● pokwitowanie odbioru,

● wysłanie listem korekty faktury i otrzymanie zwrotnie podpisanej faktury przez odbiorcę,

● wysłanie listem korekty faktury za potwierdzeniem odbioru - potwierdzeniem będzie podpisana zwrotka (nie musi być podpisanej faktury),

● mailowa akceptacja faktury korygującej przez odbiorcę,

● wysłanie faktury korygującej mailem i wydruk raportu z potwierdzeniem odbioru maila.

Warunku posiadania przez podatnika potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę można nie stosować w przypadku, gdy mimo udokumentowanej próby dostarczenia faktury korygującej nie uzyskano jej potwierdzenia odbioru, a z posiadanej dokumentacji wynika, że nabywca wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w fakturze korygującej. W tym przypadku przykładem potwierdzenia może być np. mniejsza wpłata należności przez nabywcę (uwzględniająca fakturę korygującą).

Faktury nie muszą być wystawiane wyłącznie w formie papierowej. Można umówić się z kontrahentem na przesyłanie faktur drogą elektroniczną.

Formy elektronicznej faktury nie określa żaden przepis prawny, dlatego dozwolony jest każdy format faktury. Stosowanie faktur elektronicznych wymaga jednak akceptacji odbiorcy faktury (może to być akceptacja ustna).

ZAPAMIĘTAJ!

W przypadku faktur przekazywanych drogą elektroniczną należy pamiętać o zachowaniu gwarancji autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktury.

Kasy fiskalne

Prowadzenie sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej może wiązać się z koniecznością zainstalowania kasy fiskalnej.

Za pomocą kasy fiskalnej prowadzi się ewidencję każdej sprzedaży, w tym zwolnionej.

Do końca 2016 r., na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów z 4 listopada 2014 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących, jednostki oświatowe korzystają ze zwolnień z obowiązku ewidencji sprzedaży z zastosowaniem kasy fiskalnej na taką sprzedaż, jak:

● usługi w zakresie edukacji,

● usługi związane z krótkotrwałym zakwaterowaniem,

● usługi stołówek udostępnionych wyłącznie dla uczniów, nauczycieli i personelu,

● usługi na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli świadczący usługę otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła.

Obowiązek podatkowy, podatek należny i naliczony, obniżenie podatku należnego

Dokonywanie sprzedaży opodatkowanej wiąże się z powstaniem obowiązku podatkowego w określonych przepisami prawa terminach. I tak, np.:

● dla najmu pomieszczeń szkolnych, hal sportowych, boisk szkolnych, miejsc parkingowych itp. obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury, a jeśli faktura nie została wystawiona lub została wystawiona z opóźnieniem, z momentem upływu terminu wystawienia faktury, a gdy takiego terminu nie określono - z chwilą upływu terminu płatności; w przypadku najmu i umów o podobnym charakterze otrzymanie zaliczki nie powoduje powstania obowiązku podatkowego;

● dla sprzedaży posiłków w jednostkach oświatowych obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wykonania usługi; jeżeli przed wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty (np. zaliczkę), obowiązek podatkowy w odniesieniu do tej kwoty powstaje z chwilą jej otrzymania;

● dla usług zakwaterowania w internacie obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wykonania usługi; jeżeli przed wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty (np. zaliczkę), obowiązek podatkowy w odniesieniu do tej kwoty powstaje z chwilą jej otrzymania.

SŁOWNICZEK

Podatek należny - to kwota podatku obliczona od wartości sprzedaży, podlegająca odprowadzeniu do urzędu skarbowego, określona na fakturze wystawionej przez podatnika.

Podatek naliczony - to suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług (szczegółowo, co stanowi podatek naliczony, określa art. 86 ust. 2 ustawy o VAT).

Podatnik (jednostka oświatowa) może korzystać z pomniejszenia podatku należnego o podatek naliczony w takim zakresie, w jakim nabyte towary i usługi wykorzystywane są do prowadzenia działalności opodatkowanej. Jest to tzw. odliczenie wprost.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, oraz w okresie, w którym podatnik otrzymał fakturę. Jeżeli w tym terminie podatek należny nie został obniżony, prawo do jego obniżenia istnieje jeszcze w jednym z dwóch następnych okresów rozliczeniowych. Natomiast, jeżeli również w tym terminie nie dokonano obniżenia podatku należnego, możliwe jest jeszcze jego obniżenie, ale wyłącznie poprzez złożenie korekty deklaracji podatkowej za okres, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego.

W przypadku gdy nie jest możliwe wyodrębnienie całości lub części kwot podatku naliczonego związanego z działalnością opodatkowaną, możliwe jest pomniejszenie kwoty podatku należnego o taką część kwoty podatku naliczonego, którą można proporcjonalnie przypisać czynnościom, w stosunku do których przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego.

Proporcję ustala się jako udział rocznego obrotu z tytułu czynności, w związku z którymi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, w całkowitym obrocie uzyskanym z tytułu czynności, w związku z którymi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, oraz czynności, w związku z którymi takie prawo nie przysługuje - art. 90 ust. 3 ustawy o VAT.

Proporcję określa się procentowo w stosunku rocznym na podstawie obrotu osiągniętego w roku poprzedzającym rok podatkowy, w odniesieniu do którego jest ustalana proporcja. Proporcję tę zaokrągla się w górę do najbliższej liczby całkowitej.

Organizacja procesu rozliczania VAT

Wysokość podatku należnego podlegającego odprowadzeniu do urzędu skarbowego obliczana jest na podstawie rejestrów sprzedaży i zakupu.

W sytuacji centralizacji VAT, gdy kwota podatku odprowadzana jest nie przez każdą jednostkę osobno, lecz zbiorczo przez samorząd, jednostki podlegające centralizacji zobowiązane są do sporządzania cząstkowych rejestrów sprzedaży i zakupu oraz cząstkowych deklaracji VAT, które należy przekazać do organu prowadzącego.

Na podstawie zebranych rejestrów i deklaracji cząstkowych samorząd sporządzi zbiorczą deklarację, którą złoży w urzędzie skarbowym. W ślad za dokumentami jednostki organizacyjne powinny przekazać do organu prowadzącego obliczoną kwotę podatku należnego do zapłaty.

Obowiązek organizacji obiegu dokumentów, terminów i sposobu przekazywania danych (forma pisemna czy elektroniczna) spoczywa na jednostkach samorządowych. Konieczne jest wprowadzenie jednolitych procedur i przeprowadzenia szkoleń, zwłaszcza dla pracowników jednostek, które dotychczas korzystały ze zwolnień z VAT.

Opracowanie jednolitych zasad często poprzedzone musi być, zwłaszcza w dużych samorządach, zebraniem pełnych informacji o rodzajach prowadzonych działalności (dokonywanej sprzedaży) przez podległe jednostki organizacyjne i rozpatrzenie najróżniejszych przypadków pod kątem rozliczeń VAT.

ANNA ŻYŁA

 specjalista w zakresie finansów i rachunkowości samorządowych jednostek oświatowych

PODSTAWY PRAWNE

● art. 5, art. 15, art. 19a, art. 29a, art. 41 ust. 1 i 2, art. 43 ust. 1 pkt 26, art. 86, art. 90, art. 106e, art. 113 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 710; ost.zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 846)

● § 3 rozporządzenia Ministra Finansów z 15 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. z 2013 r. poz. 363)

● załącznik nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z 4 listopada 2014 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz.U. z 2014 r. poz. 1544; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 1498)

● § 3 rozporządzenia Ministra Finansów z 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz.U. z 2013 r. poz. 1485)

● § 3 rozporządzenia Ministra Finansów z 17 grudnia 2015 r. w sprawie sposobu określania zakresu wykorzystywania nabywanych towarów i usług do celów działalności gospodarczej w przypadku niektórych podatników (Dz.U. z 2015 r. poz. 2193)

W jednym z kolejnych dodatków "Rachunkowość w oświacie" w dziale "Prawo pracy" polecamy m.in. artykuł: Jak obliczyć wynagrodzenie pracownika przechodzącego na emeryturę w trakcie miesiąca?