Zamawiający powinien przechowywać dowody zamieszczenia ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych (BZP) lub dowody przekazania ogłoszenia do publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (DUUE) w formie pisemnej (wydruk) jako załącznik do protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Taki wniosek wynika z łącznej interpretacji poszczególnych przepisów ustawy z 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (dalej: upzp) i aktu wykonawczego do niej.

Przede wszystkim należy zwrócić uwagę na art. 11a upzp. Nakazuje on zamawiającemu udokumentowanie zamieszczenia ogłoszenia w BZP. W szczególności nakazuje przechowywanie dowodu jego zamieszczenia. Nakłada też obowiązek udokumentowania publikacji ogłoszenia w DUUE. Przede wszystkim chodzi tu o przechowywanie dowodu przekazania tego ogłoszenia.

Z kolei na wymóg załączenia do protokołu postępowania o udzielenie zamówienia dowodu zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu w BZP lub publikacji w DUUE wskazuje rozporządzenie Ministra Rozwoju z 26 lipca 2016 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Przykładowo, obowiązek taki został zamieszczony w poz. 6.1 załącznika nr 1 do tego rozporządzenia. Dotyczy on protokołu postępowania w trybie przetargu nieograniczonego (druk ZP-PN).

Obowiązek załączenia do protokołu dowodu zamieszczenia lub publikacji ogłoszenia odnosi się ponadto do ogłoszenia o zmianie ogłoszenia (sprostowaniu) zamieszczonego w BZP lub takiego ogłoszenia przekazanego do publikacji w DUUE (zob. np. poz. 6.7 druku ZP-PN), a także do ogłoszenia o udzieleniu zamówienia (zob. np. poz. 26.2 druku ZP-PN).

Warto zwrócić uwagę na użyte w przepisach upzp i rozporządzeniu sformułowania w odniesieniu do ogłoszenia publikowanego na szczeblu unijnym. Z art. 11a pkt 2 upzp wynika, że zamawiający ma udokumentować publikację ogłoszenia, w szczególności przechowywać dowód jego przekazania. W rozporządzeniu natomiast wpisano, że trzeba załączyć dowód publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. Zasadne jest zatem, aby w celu dopełnienia wymogów obu regulacji przechowywać zarówno dowód przekazania ogłoszenia do publikacji, jak i jego publikacji.

Nie można przy tym zapominać, że protokół postępowania o udzielenie zamówienia publicznego to - stosownie do art. 2 pkt 7b upzp - dokument sporządzany przez zamawiającego w formie pisemnej. Ma on potwierdzać przebieg postępowania. Zamawiający przechowuje protokół wraz z załącznikami przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, w sposób gwarantujący jego nienaruszalność (art. 97 ust. 1 upzp). To oznacza, że dowody związane z zamieszczeniem lub publikacją ogłoszeń, załączane do protokołu, także są przechowywane przez ten okres. Niewątpliwie są istotnym dowodem dla oceny prawidłowości przeprowadzonego postępowania.

W praktyce, w BZP ogłoszenia zamieszczane są "od razu". Zamawiający powinien wtedy - korzystając z możliwości stworzonych na portalu Urzędu Zamówień Publicznych (np. z komunikatu "przejdź do potwierdzenia") - wybrać opcję "wydrukuj potwierdzenie" lub "pobierz ogłoszenie". Najlepiej dokonać obu czynności, aby wszelkim formalnościom stało się zadość.

W przypadku natomiast ogłoszenia przekazywanego do publikacji w DUUE, najpierw na adres e-mail podany przez zamawiającego przychodzi informacja, że ogłoszenie otrzymano i że nadano mu tymczasowy numer. Następnie zamawiający otrzymuje kolejny e-mail w dniu publikacji ogłoszenia z wiadomością, że "ogłoszenie będzie udostępnione w TED od dnia (...) od godz. (...)". Podany jest w nim także numer, pod którym ogłoszenie jest opublikowane.

Obowiązki dokumentacyjne związane z ogłoszeniami są bardzo ważne. Zgodnie bowiem z art. 17 ust. 1 pkt 5 ustawy z 17 grudnia 204 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych, nieprzekazanie do publikacji w DUUE lub niezamieszczenie w BZP ogłoszenia o zamówieniu, ogłoszenia o sprostowaniu, zmianach lub dodatkowych informacjach - stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

ANDRZELA GAWROŃSKA-BARAN

doktor nauk prawnych, wieloletni praktyk zamówień publicznych, były wiceprezes Urzędu Zamówień Publicznych, wykładowca na wyższych uczelniach i trener na szkoleniach, autor wielu artykułów i komentarzy z zakresu zamówień publicznych, radca prawny

PODSTAWY PRAWNE

● art. 2 pkt 7b, art. 11a, art. 97 ust. 1 ustawy z 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz.U. z 2015 r. poz. 2164; ost.zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 2260)

● art. 17 ust. 1 pkt 5 ustawy z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 168; ost.zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 2260)

● załącznik nr 1 do rozporządzenia Ministra Rozwoju z 26 lipca 2016 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz.U. z 2016 r. poz. 1128)

PRZECZYTAJ TEŻ:

● Dokumentowanie zamówień publicznych.

● Jak przeprowadzić procedurę przygotowania przetargu?