W przepisach powszechnego prawa pracy nie ma regulacji bezpośrednio wskazującej na to, że należy udostępnić na żądanie pracownika jego akta osobowe. Może to jednak wynikać z licznych obowiązków pracodawcy. Nie oznacza to jednak, że pracodawca na wniosek pracownika powinien sporządzić kopię całej teczki akt osobowych.

Bezpośrednio w przepisach ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (dalej: k.p.) wskazuje się na obowiązek udostępnienia pracownikowi na jego żądanie części dokumentacji jego dotyczącej, która jest w posiadaniu pracodawcy. Dotyczy to mianowicie:

● dokumentów, na podstawie których zostało obliczone wynagrodzenie pracownika (art. 85 § 5 k.p.),

● ewidencji czasu pracy (art. 149 § 1 k.p.).

Nie ma zaś takiego obowiązku w odniesieniu do akt osobowych. W tym zakresie istotne jest postanowienie Sądu Najwyższego z 16 września 1999 r. (sygn. akt I PKN 331/99), zgodnie z którym pracownik może dochodzić przed sądem pracy nakazania udzielenia informacji mających istotne znaczenie dla jego sytuacji pracowniczej (art. 2 § 1 i art. 476 § 1 k.p.c.). Sąd w uzasadnieniu wskazuje, że w ramach obowiązku dbałości o dobro pracownika, który wywieść można z całości przepisów prawa pracy, mieści się między innymi jego powinność dostarczania pracownikowi informacji i dokumentów (świadectwa pracy, zaświadczeń o stażu pracy itp.) istotnych z punktu widzenia realizacji stosunku pracy, a nawet szerzej (np. gdy idzie o zaświadczenie o zarobkach potrzebne dla realizacji uprawnień poza zakładem pracy). Nie oznacza to oczywiście, że pracownik może od pracodawcy domagać się wszelkich informacji, które go dotyczą; muszą one mieć ważne znaczenie dla jego sytuacji pracowniczej, a ponadto wyłączenie udzielenia przez pracodawcę informacji określonego typu może wynikać wprost lub pośrednio z przepisów prawa (np. ze sposobu ukształtowania instytucji odpowiedzialności dyscyplinarnej). Wynika stąd tym samym, że uznanie, iż domaganie się przez pracownika informacji dotyczącej jego sytuacji jako strony stosunku pracy, choć mieści się w pojęciu sprawy ze stosunku pracy (z zakresu prawa pracy) w rozumieniu art. 476 § 1 pkt 1 k.p.c., nie musi jeszcze oznaczać, że w danym przypadku na pracodawcy ciąży powinność jej udzielenia, a pracownikowi służy prawo skutecznego domagania się czy egzekwowania jej na drodze sądowej.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z 6 września 2005 r. (sygn. akt II SA/Wa 825/05) orzekł, że kwestia udostępnienia dokumentów znajdujących się w aktach osobowych pracownika nie jest w ogóle objęta regulacją ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych i nie może być na jej gruncie rozpatrywana. Uprawnienie do żądania udostępnienia pracownikowi dokumentów (kserokopii) złożonych w jego aktach osobowych nie mieści się w zakresie praw, które przysługują osobie w związku z przetwarzaniem jego danych osobowych, uprawnienia tego należy poszukiwać w treści praw i obowiązków wynikających ze stosunku pracy. Art. 22¹ § 5 k.p. nie stanowi podstawy do żądania pracownika wydania dokumentów z akt osobowych w oparciu o przepisy o ochronie danych osobowych. Przepis ten określa prawa pracodawcy związane z przetwarzaniem danych osobowych pracownika i tylko w tym zakresie, w kwestiach nieuregulowanych odsyła do przepisów ustawy o ochronie danych osobowych.

A zatem pracodawca nie powinien wydawać pracownikowi akt osobowych, ale umożliwić mu sporządzenie odpisu oraz zrobić - na umotywowany wniosek pracownika - kopie wskazanych dokumentów. To drugie nie zostało na pracodawcę w żaden sposób narzucone. W obu wskazanych wyrokach podkreśla się jednak, że pracownik może dochodzić przed sądem pracy udostępnienia mu informacji mających znaczenie dla jego sytuacji pracowniczej. Udostępnienie nie może się tutaj ograniczać jedynie do pokazania tych dokumentów, pracownik powinien mieć możliwość sporządzenia ich kopii. Trudno jednak przyjąć, że pracownik będzie miał uzasadnioną potrzebę uzyskania kopii całości posiadanej przez pracodawcę dokumentacji.

MAREK ROTKIEWICZ

prawnik, specjalista z zakresu prawa pracy, autor licznych publikacji prasowych oraz książkowych o tej tematyce, wykładowca, trener

PODSTAWA PRAWNA

● art. 85 § 5, art. 149 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666)

W jednym z kolejnych numerów "Rachunkowości Budżetowej" w dziale "Prawo pracy" odpowiemy m.in. na pytanie: Czy pracownik zatrudniony na czas określony nabędzie prawo do trzynastki w przypadku jego długotrwałej choroby w danym roku?