Podanie takie należy wpiąć do części A akt osobowych, ponieważ należy je potraktować jako dokument złożony w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, mimo że pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy już wcześniej.

W praktyce kadrowej stosuje się rozwiązanie polegające na tym, aby na podaniu dotyczącym pierwszego zatrudnienia lub przedłużenia terminowej umowy znalazł się dekret pracodawcy mówiący o zgodzie na zatrudnienie, przedłużenie umowy lub o braku zgody na kontynuowanie współpracy. W tym ostatnim przypadku podanie pracownika również powinno znaleźć się w części A akt osobowych, mimo że nie dojdzie do nawiązania kolejnego stosunku pracy.

Inaczej należy potraktować podanie pracownika, gdy nie dojdzie do zawarcia kolejnej umowy o pracę, lecz do zmiany za porozumieniem stron czasu trwania danej (np. pierwszej) umowy o pracę. Wówczas prośba pracownika będzie równoznaczna z wnioskiem o zawarcie porozumienia zmieniającego treść umowy o pracę. W takiej sytuacji jako dokument związany z przebiegiem trwającego zatrudnienia powinien on być włożony do części B akt osobowych.

Obowiązek prowadzenia akt osobowych pracownika wynika wprost z art. 94 pkt 9a i 9b ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (dalej: k.p.) oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (dalej: rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej).

Pracodawca zakłada i prowadzi oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe.

Akta osobowe pracowników składają się z trzech części i obejmują:

● w części A - dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,

● w części B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika,

● w części C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.

W tym celu można skorzystać z gotowych teczek akt osobowych zawierających odpowiednie wkładki do części A, B i C. Każda taka teczka powinna być opisana imieniem i nazwiskiem pracownika, którego dotyczy. Przy dużej liczbie zatrudnionych osób warto sporządzić alfabetyczny spis akt osobowych i przypisać numerację poszczególnym pracownikom. Ułatwi to znacznie wyszukiwanie akt podczas codziennej pracy. Ważne jest, aby dokumentacja wpięta była w odpowiednich zakładkach. Kwestia ta często jest przedmiotem kontroli PIP.

ZAPAMIĘTAJ!

Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane; każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów (§ 6 ust. 3 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej).

Czasem zdarza się, że akta osobowe wymagają uporządkowania, ponieważ np. dokumenty wpięte są nie po kolei lub znajdują się w nieodpowiednich częściach. W takiej sytuacji, gdy już zostaną one umieszczone w odpowiednich zakładkach, potrzebne będzie jeszcze naniesienie nowej numeracji na dokumentach. Chociaż przepisy prawa nie regulują tej kwestii, to najlepiej przekreślić na nich stary numer i obok niego nanieść nowy, stawiając przy tym swoją parafkę.

Pracodawca, który nie prowadzi dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, bądź też pozostawia ją w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem, jest narażony na karę grzywny od 1000 do 30 000 zł (art. 281 pkt 6-7 k.p.).

ANNA DRYJA

główny specjalista ds. kadr w wojewódzkiej placówce doskonalenia nauczycieli, specjalista w zakresie prawa pracy i prawa oświatowego

PODSTAWY PRAWNE

● art. 94 pkt 9a i 9b, art. 281 pkt 6-7 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 1735)

● § 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 2005)

PRZECZYTAJ TEŻ:

Jakie dokumenty powinien wypełnić nowy pracownik w związku z zatrudnieniem?