Projektowane rozwiązania polegają na ograniczeniu zakresu i czasu przechowywania dokumentacji pracowniczej przez pracodawców. Będą one na nowo - w sposób optymalny z punktu widzenia kosztów i ochrony praw pracowniczych i emerytalnych - kształtowały zasady ogólne przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Projekt uwzględnia zasadę nienaruszania dotychczasowych uprawnień pracowników.

Projekt ustawy określa nowe okresy przechowywania dokumentacji, zróżnicowane w zależności od rodzaju dokumentu i jego przydatności do celów bieżących, do dochodzenia roszczeń ze stosunku pracy oraz dla celów emerytalno-rentowych.

Nowelizacja określa trzy okresy przechowywania dokumentacji:

● przez okres zatrudnienia (określany jako "0 lat" - czyli zniesienie obowiązku przechowywania dokumentu po zakończeniu zatrudnienia u danego pracodawcy),

● pięcioletni okres po ustaniu zatrudnienia (dla dokumentacji, która może być pomocna przy dochodzeniu roszczeń ze stosunku pracy),

● pięćdziesięcioletni okres po ustaniu zatrudnienia (dotyczący co do zasady dokumentów gromadzonych do celów emerytalno-rentowych).

W związku z ustaleniem nowych okresów przechowywania dokumentacji, zmianie ulegnie sposób gromadzenia akt osobowych pracownika. Akta osobowe pracownika będą składały się z trzech części, ale wyodrębnionych ze względu na okres przechowywania gromadzonych w nich dokumentów.

Zmiany mają zacząć obowiązywać z dniem 1 stycznia 2016 r.

oprac. Alicja Fal