27/2014, data dodania: 08.07.2014 Przechowywanie dokumentów pracowniczych i wydawanie ich duplikatów - instrukcja dla pracodawcy
Pracodawca musi prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Dokumenty składane przez pracownika, będące jego własnością, mogą być przechowywane w aktach osobowych tylko w formie odpisów lub kopii, a stanowiące własność pracodawcy są przechowywane w oryginale. Na wniosek pracownika pracodawca powinien mu wydać nieodpłatny odpis dokumentu znajdującego się w jego aktach osobowych.
Pracodawca musi prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (art. 94 pkt 9a ustawy - Kodeks pracy, dalej: k.p.).
Szczegółowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej reguluje rozporządzenie w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (dalej: rozporządzenie w sprawie dokumentacji kadrowej).
Wykaz podstawowych dokumentów, które należy gromadzić w aktach osobowych, wskazany w rozporządzeniu w sprawie dokumentacji kadrowej, nie ma charakteru katalogu zamkniętego. Specyfika zatrudnienia u danego pracodawcy może wymagać przedstawienia i przechowywania innych dokumentów. Szczególne regulacje mogą dotyczyć np. osób zatrudnianych na podstawie tzw. pragmatyk służbowych.
Dokumenty przechowywane w aktach osobowych pracownika
Pracodawca musi założyć dla każdego pracownika odrębnie akta osobowe. Dotyczy to pracowników, czyli osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę.
W aktach osobowych wydzielone są części A, B i C. W części A gromadzone są dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, w części B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w części C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.
Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika odpisy lub kopie składanych dokumentów. Od pracownika może żądać przedłożenia oryginałów tych dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii.
Forma przechowywania dokumentów w aktach osobowych pracownika
| Część | Rodzaj dokumentu | Forma dokumentu |
| 1 | 2 | 3 |
| A | kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie | oryginał |
|
| świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia | kopie lub odpisy |
|
| dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy, np. uprawnienia lub licencje | kopie lub odpisy |
|
| świadectwo ukończenia gimnazjum - w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego, inne świadectwa ukończenia szkoły lub dyplom ukończenia szkoły wyższej - niezbędne do określenia wymiaru urlopu | kopie lub odpisy |
|
| orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku (nie ma potrzeby przechowywania kserokopii skierowania na badania) | oryginał |
| dokumenty potwierdzające inne umiejętności i osiągnięcia zawodowe, dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy | kopie lub odpisy | |
| B | umowy, aneksy, porozumienia zawierane między pracownikiem a pracodawcą: l umowa o pracę, l potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków, a także zakres czynności (zakres obowiązków), l umowa o podnoszenie kwalifikacji zawodowych, l umowa o zakazie konkurencji na okres pozostawania w stosunku pracy, l umowa o odpowiedzialności materialnej itp. | oryginały (umowę sporządza się co najmniej w 2 jednobrzmiących egzemplarzach) |
| pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z regulaminami: pracy i wynagrodzeń oraz zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy | oryginały | |
| oświadczenia pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień rodzicielskich określonych w przepisach Kodeksu pracy | oryginały | |
| dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych, np. świadectwa | kopie lub odpisy | |
| oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie | oryginały (podobnie jak umowę sporządza się w 2 jednobrzmiących egzemplarzach) | |
| dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej | oryginały | |
| pisma pracodawcy dotyczące przyznania pracownikowi uprawnień rodzicielskich, np.: l dodatkowego urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego, urlopu wychowawczego, l dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy w związku z korzystaniem z uprawnień rodzicielskich | oryginały (dokumentem niezbędnym może okazać się odpis aktu urodzenia dziecka - jeżeli ma pozostać w aktach, pracodawca może domagać się jedynie kopii; gdy dokument ma zostać przekazany do ZUS, niezbędny jest oryginalny odpis z USC) | |
| orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi | oryginały | |
| wnioski pracownika, np.: l dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy, stosowania do niego: ruchomych godzin pracy, systemu skróconego tygodnia pracy czy weekendowego systemu czasu pracy, l o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy, l o udzielenie urlopu bezpłatnego | oryginały | |
| korespondencja z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy | oryginały | |
| C | oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę | oryginał (podobnie jak umowę sporządza się w 2 jednobrzmiących egzemplarzach) |
| wnioski pracownika dotyczące żądania wydania świadectwa pracy oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy | oryginały | |
| świadectwo pracy wydane pracownikowi | kopia | |
|
| potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym | oryginały |
| umowa o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy | oryginał (umowę sporządza się co najmniej w 2 jednobrzmiących egzemplarzach) | |
| orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy | oryginały |
Dokumenty składane przez pracownika stanowiące jego własność mogą być przechowywane w aktach osobowych tylko w formie odpisów lub kopii, dotyczy to przede wszystkim: świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy, dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, referencji, które pracownik przedstawia, ubiegając się o zatrudnienie.
Otrzymane od pracodawcy dokumenty i formularze pracownik ma obowiązek wypełnić i oddać w oryginale wraz z odręcznym podpisem.
Wiele kontrowersji budzi zaświadczenie o niekaralności wydawane przez Krajowy Rejestr Karny. Należy przyjąć, że jeżeli taki dokument opłacany jest przez samego pracownika, to w aktach osobowych pracodawca może przechowywać tylko kopię, a oryginału żądać do wglądu.
Wątpliwości mogą pojawiać się również ze świadectwem pracy wydawanym pracownikowi po ustaniu stosunku pracy. W tym przypadku oryginał należy wydać pracownikowi, a w aktach osobowych przechowywać kopię (§ 6 ust. 2 pkt 3 lit. b rozporządzenia w sprawie dokumentacji kadrowej).
Pracodawca powinien przechowywać w oryginale tylko dokumenty będące jego własnością, natomiast z otrzymanych od pracownika powinien zrobić kopie.
Z praktyki wynika, że Państwowa Inspekcja Pracy podczas kontroli zwraca znacznie większą uwagę na to, że w aktach osobowych znajdują się oryginały dokumentów zamiast kopii, niż wtedy, gdy akta osobowe prowadzone są wadliwie poprzez umieszczenie jakiegoś dokumentu w nieodpowiednim miejscu. Jest to o tyle uzasadnione, że w pierwszym przypadku pracodawca działa przede wszystkim na szkodę pracownika.
Kopia, odpis lub duplikat
Posługując się terminologią: "kopia", "odpis", "duplikat", warto wyjaśnić te pojęcia. Są one dość podobne, ale nie tożsame. Kopia jest wiernym odtworzeniem oryginału, natomiast odpis to przepisanie tekstu oryginalnego z wiernym zachowaniem zgodności co do treści tego tekstu z tekstem oryginalnym. Odpis co do zasady nie powinien być kserokopią, lecz wynikiem przepisania dokumentu oryginalnego, ale w praktyce poświadczone przez upoważnioną osobę ksero z akt też bywa nazywane odpisem. Duplikat to kolejny egzemplarz dokumentu.
Wydawanie odpisów
Przechowując dokumentację pracowniczą, pracodawca ma także obowiązek wydawania z niej odpowiednich odpisów. Najczęściej pracownicy zwracają się o wydanie duplikatu świadectwa pracy, rzadziej o odpis innego dokumentu.
Pracownicy często używają sformułowania "duplikat" świadectwa pracy. Należy jednak pamiętać, że chodzi o odpis, czyli dokument o treści tożsamej z tym, który został wydany pracownikowi uprzednio. Na odpisie świadectwa pracy powinna być umieszczona data wystawienia oryginału, a nie stworzenia tego odpisu. Jednak, aby nie występowało w obrocie kilka oryginałów (zaginione świadectwo może się przecież kiedyś odnaleźć), wskazuje się, że jest to duplikat i przy tej adnotacji podaje się aktualną datę jego wystawienia.
Z dokumentów zgromadzonych w aktach osobowych pracodawca na żądanie pracownika powinien wydać odpis.
Często byli pracownicy zwracają się o wydanie odpisu wystawionego przed laty zaświadczenia ZUS Rp-7 (zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu). Postępowanie jest analogiczne przy każdym wydawanym pracownikowi odpisie z dokumentacji pracowniczej. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby wystawić pracownikowi nowe zaświadczenie ZUS Rp-7 z aktualnymi danymi.
Wzór zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu (ZUS Rp-7) znajduje się na stronie www.spp.infor.pl w zakładce "Niezbędnik".
Pracodawca nie może odmówić wydania kolejnych odpisów, nawet jeżeli wcześniej już jakieś sporządzał. Z przepisów nie wynika żadne ograniczenie, jeżeli pracownik uzasadni potrzebę wydania mu kolejnego odpisu, pracodawca powinien mu go wydać. Nie ma ograniczenia także co do liczby duplikatów. I co ważne, pracodawca nie ma prawa pobierania jakichkolwiek opłat za wystawienie odpisu dokumentu znajdującego się w dokumentacji pracowniczej.
Za wydawanie odpisów dokumentów pracodawca nie może pobierać opłat.
Okres przechowywania dokumentacji
Na pracodawcy spoczywa również obowiązek przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. W stosunku do pracodawców niebędących organami państwowymi nie ma przepisów określających zasady i okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Należy jednak zwrócić uwagę na przepisy szczególne, np. art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych wskazujący, że płatnicy składek mają obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą, na podstawie której następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty przez okres 50 lat od dnia zakończenia stosunku pracy. Pozostała dokumentacja powinna być przechowywana przez taki okres, w jakim zachowuje swoją przydatność, np. ze względu na przedawnienie roszczeń pracowniczych (na podstawie art. 291 § 1 k.p. roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się po upływie 3 lat od dnia, w którym dane roszczenie stało się wymagalne). Inne dokumenty należy usuwać z akt osobowych na bieżąco. Przykładem może być zawiadomienie o ukaraniu pracownika, którego odpis usuwa się z akt po roku nienagannej pracy, a karę porządkową uważa się za niebyłą (art. 113 § 1 k.p.).
W tym czasie pracodawca, jeżeli to on przechowuje dokumenty, powinien na żądanie pracownika udostępniać odpisy i wykonywać kserokopie.
Przejęcie zakładu pracy
Odpisy z akt będzie musiał wydawać też nowy pracodawca (następca prawny) po przejęciu zakładu pracy.
Przykład
Joanna P. jest specjalistą ds. windykacji w ABC Komputery Sp. z o.o. Doszło do przejścia zakładu pracy na spółkę COMPUTER SYSTEM Sp. z o.o. Joanna P. w momencie sprzedaży spółki, w której była zatrudniona, znajdowała się w okresie wypowiedzenia. Po zakończeniu okresu wypowiedzenia Joanna P. zwróciła się do swojego byłego pracodawcy o wydanie jej świadectwa pracy oraz odpisu z dokumentacji z akt osobowych. Były pracodawca odmówił, uzasadniając, że cała dokumentacja znajduje się już w nowej firmie.
Joanna P. powinna otrzymać świadectwo pracy od firmy COMPUTER SYSTEM Sp. z o.o., gdyż w momencie rozwiązania stosunku pracy (upływu okresu wypowiedzenia) stroną dotychczasowych stosunków pracy stał się z mocy prawa nowy pracodawca i to on przejął wszelkie prawa i obowiązki pracodawcy. Jako następca prawny dysponuje dotychczasową dokumentacją pracowniczą i jest zobowiązany do wydania odpisów z akt osobowych, o które prosi pracownica.
W przypadku rozbudowanej struktury organizacyjnej u danego pracodawcy może się zdarzyć, że trzeba będzie ustalić właściwą komórkę.
Przykład
Zbigniew M. jest agentem ubezpieczeniowym zatrudnionym w Grupie Ubezpieczeniowej "UDC". Pracuje na 1/2 etatu w "UDC Życie" i 1/2 etatu "UDC Komunikacja". Grupa Ubezpieczeniowa posiada jeden dział kadrowy. Dla Zbigniewa M. "UDC Życie" i "UDC Komunikacja" to dwaj odrębni pracodawcy, dlatego dokumentacja, w tym i akta osobowe, musi być prowadzona odrębnie dla każdego stosunku pracy. Oni też będą upoważnieni do wydawania odpisów z dokumentacji pracowniczej pracownika.
Rady dla pracodawcy:
● ustal procedurę wydawania duplikatów, odpisów itp. dokumentów w firmie,
● wskaż osobę zobowiązaną do wydawania dokumentów, duplikatów, odpisów,
● przekaż powyższe informacje w sposób zwyczajowo przyjęty w zakładzie pracy, np. poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń, zamieszczenie na stronie intranetowej.
DOROTA BRZESZCZAK-ZAGRODZKA
adwokat, specjalista z zakresu prawa pracy
PODSTAWA PRAWNA:
● art. 221, art. 94 pkt 9a, art. 113 § 1, art. 291 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost. zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 208),
● art. 125a ust. 4 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 1440; ost. zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 567),
● art. 6 ust. 1 pkt 10 ustawy z 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym (j.t. Dz.U. z 2012 r. poz. 654; ost. zm. Dz.U. z 2012 r. poz. 1514),
● § 1 ust. 1, ust. 2, ust. 2b i ust. 3, § 2 ust. 1 i 2, § 6 ust. 1-3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286; ost. zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 115, poz. 971),
● § 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (Dz.U. Nr 60, poz. 282; ost. zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 251, poz. 1509).
