Niewłaściwe przeprowadzenie czynności przygotowawczych do zamknięcia ksiąg rachunkowych

Nieprawidłowość: Zamknięcie ksiąg rachunkowych jednostki budżetowej na koniec 2014 r. nie zostało poprzedzone weryfikacją kompletności ujęcia w zamykanych księgach wszystkich dowodów księgowych odnośnie do kosztów obciążających ten rok, na skutek czego koszty dotyczące 2014 r. (np. takie jak naliczone a nieopłacone na czas opłaty za korzystanie ze środowiska) zostały zaewidencjonowane w księgach 2015 r.

Prawidłowy sposób postępowania: Przed zamknięciem ksiąg rachunkowych należy przeprowadzić czynności przygotowawcze, które m.in. obejmują sprawdzenie kompletności ujęcia w księgach dowodów księgowych. W ramach tych czynności księgowość powinna upewnić się, czy wszystkie dowody źródłowe spłynęły z komórek merytorycznych oraz czy zostały ujęte w księgach rachunkowych zamykanego roku.

Nieprawidłowe ujmowanie w księgach rachunkowych odsetek od zobowiązań

Nieprawidłowość: W księgach rachunkowych urzędu miasta i gminy nie naliczono i nie ujęto na koniec roku odsetek od zobowiązań urzędu nieopłaconych w terminie (niezaewidencjonowana kwota wynosiła ponad 20 000 zł). Ponadto w rocznych sprawozdaniach Rb-28S i Rb-Z nie wykazano w ogóle, że jednostka ma zobowiązania wymagalne, w tym także powstałe we wcześniejszych latach, mimo że w ewidencji księgowej oznaczona była data wymagalności zobowiązań i opcja programu komputerowego służącego do prowadzenia ksiąg rachunkowych dawała możliwość wydrukowania zobowiązań jednostki na zadany dzień, z podziałem na niewymagalne oraz wymagalne (powstałe w roku bieżącym i latach wcześniejszych). Opisane działania miały na celu ukrycie faktycznego stanu zadłużenia jednostki.

Prawidłowy sposób postępowania: W księgach rachunkowych jednostek budżetowych odsetki od zobowiązań należy ujmować z dniem zapłaty, jednak nie później niż na koniec danego kwartału w kwocie odsetek należnych a nieopłaconych (§ 8 pkt 5 rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont). Przepis ten ma na celu ukazanie w ewidencji księgowej jednostek budżetowych faktycznego stanu ich zadłużenia - co następnie zostaje uwidocznione w sprawozdaniu finansowym oraz sprawozdaniach budżetowych. Informacje te dają radzie gminy oraz regionalnej izbie obrachunkowej (organowi nadzoru) obraz faktycznego zadłużenia JST, a także określają tendencje w jego narastaniu (właśnie na skutek generowania dodatkowych kosztów w postaci odsetek za zwłokę), co umożliwia podjęcie na czas odpowiednich środków zaradczych.

Nieprawidłowe ujmowanie w księgach rachunkowych zobowiązań

Nieprawidłowość: W księgach rachunkowych urzędu miasta nie ujmowano we właściwych okresach sprawozdawczych powstania zobowiązań, ujmując zarówno przypis zobowiązania (na podstawie faktury, decyzji), jak i jego zapłatę pod datą zapłaty, mimo że na skutek braku wystarczających środków w budżecie miasta zobowiązania były regulowane najczęściej z opóźnieniem (wynoszącym od kilku, kilkunastu dni do kilku miesięcy). Efektem takiego prowadzenia ewidencji było to, że jednostka na koniec poszczególnych okresów sprawozdawczych w ogóle nie wykazywała żadnych zobowiązań, podczas gdy faktycznie miała zobowiązania w znacznej w kwocie, w tym zobowiązania wymagalne.

Prawidłowy sposób postępowania: Jednostki budżetowe mają obowiązek ujmowania w księgach rachunkowych operacji gospodarczych zgodnie z ich prawdziwą treścią ekonomiczną i terminowo, tzn. w okresie sprawozdawczym, w którym zostały wykonane (okresem sprawozdawczym dla jednostek budżetowych jest miesiąc). Konieczność ewidencjonowania zarówno faktu powstania, jak i spłaty zobowiązań w jednostkach odpowiedzialnych za realizację budżetu JST wynika z przyjętego systemu finansów publicznych, gdzie musi być zapewnione bieżące monitorowanie stanu zadłużenia tego sektora i zmian w tym stanie, zarówno w odniesieniu do poszczególnych jednostek realizujących budżet państwa czy budżety JST, jak i sektora jako całości.

Oprac. Izabela Motowilczuk