W odniesieniu do płatników składek ZUS wydaje decyzje administracyjne w następujących sprawach:

● zgłaszania do ubezpieczeń społecznych (zarówno ubezpieczonych, jak i samych płatników),

● przebiegu ubezpieczeń,

● ustalania wymiaru składek i ich poboru,

● umarzania należności z tytułu składek,

● ustalania uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych,

● wymiaru świadczeń z ubezpieczeń społecznych.

Ponadto również w formie decyzji ZUS udziela przedsiębiorcom interpretacji indywidualnych w sprawie prawidłowego stosowania przepisów ubezpieczeniowych (art. 83 ust. 1, art. 83d ustawy systemowej), a także rozstrzyga wniosek płatnika o umorzenie należności z tytułu składek.

W zakresie odwołań od decyzji ZUS najczęstsze wątpliwości płatników składek dotyczą m.in. zasad ustalania terminu na złożenie odwołania, wymogów formalnych, które powinno spełniać odwołanie i potencjalnych kosztów wiążących się z zakwestionowaniem decyzji.

Jakie działania podjąć po doręczeniu decyzji ZUS

Po pierwsze, otrzymując decyzję ZUS w jakiejkolwiek sprawie, należy przede wszystkim bardzo uważnie zapoznać się z jej treścią. Decyzje są często napisane trudnym, urzędowym językiem. Należy precyzyjnie ustalić, czego dokładnie dotyczy decyzja ZUS, jakie niesie konsekwencje i czy płatnik zgadza się z ostatecznymi ustaleniami organu.

PRZYKŁAD

Płatnik składek (przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą na podstawie wpisu do CEIDG) od 1 grudnia 2016 r. zatrudnił w swojej firmie członka rodziny, pana Karola, który po 2 miesiącach od zatrudnienia stał się niezdolny do pracy. Płatnik wypłacił pracownikowi wynagrodzenie chorobowe za 33 dni. Następnie przekazał stosowną dokumentację do ZUS w celu podjęcia przez organ wypłaty zasiłku chorobowego za dalszy okres niezdolności do pracy. ZUS przeprowadził postępowanie wyjaśniające, w wyniku którego została wydana decyzja stwierdzająca, że pan Karol nie podlega ubezpieczeniom społecznym z tytułu stosunku pracy w okresie od 1 grudnia 2016 r.

Decyzja ta oznacza dla pana Karola, że ZUS nie wypłaci mu zasiłku chorobowego, ponieważ - zdaniem organu - nie podlegał on ubezpieczeniu chorobowemu, które jest podstawą do przyznania świadczenia. Jeżeli płatnik składek:

● zgadza się z decyzją ZUS - ma obowiązek skorygowania dokumentacji zgłoszeniowej i rozliczeniowej za tego pracownika (obowiązek wyrejestrowania z ubezpieczeń i wycofania raportów imiennych za ubezpieczonego) w ciągu 7 dni od jej uprawomocnienia,

● nie zgadza się z decyzją ZUS - powinien złożyć odwołanie od decyzji za pośrednictwem organu rentowego. W tym przypadku złożenie dokumentów korygujących nastąpi dopiero po otrzymaniu prawomocnego wyroku, w którym sąd utrzyma w mocy decyzję ZUS lub ją zmieni.

Jeżeli sąd uwzględni odwołanie w całości, płatnik nie musi korygować dokumentacji w zakresie skutecznie zaskarżonej decyzji ZUS.

Po drugie, należy prawidłowo ustalić i dobrze zapamiętać datę doręczenia decyzji. Od dnia jej doręczenia liczy się bowiem termin na złożenie odwołania, który nie może zostać przekroczony.

PRZYKŁAD

W wyniku kontroli u płatnika składek pani Alicji (osoba prowadząca działalność pozarolniczą) ZUS wydał decyzję określającą obowiązek zgłoszenia do ubezpieczeń 3 zleceniobiorców oraz rozliczenia i opłacenia za nich należnych składek za okres od 1 stycznia do 30 września 2016 r.

Przesyłka doręczająca pokontrolną decyzję ZUS była dwukrotnie awizowana - 9 i 16 lutego 2017 r.

Wariant I

Ostatecznie pani Alicja odebrała decyzję osobiście, w urzędzie pocztowym 21 lutego 2017 r. Termin na złożenie odwołania od decyzji biegnie od daty jej doręczenia, za którą uznaje się datę wskazaną na zwrotnym poświadczeniu odbioru, czyli 21 lutego 2017 r.

Wariant II

Pani Alicja w ogóle nie odebrała decyzji, która oczekiwała, po jej dwukrotnym awizowaniu, w urzędzie pocztowym przez 14 dni (do 23 lutego 2017 r.). Po tej dacie przesyłka została zwrócona do adresata (czyli do ZUS) i dołączona do akt sprawy. Uznaje się ją jednak za skutecznie doręczoną, z datą 23 lutego 2017 r. (tzw. doręczenie zastępcze). Termin na złożenie odwołania od decyzji ZUS biegnie od 23 lutego 2017 r.

Odwołanie wniesione po terminie zostanie odrzucone przez sąd, chyba że przekroczenie terminu nie jest nadmierne i nastąpiło z przyczyn niezależnych od odwołującego się (art. 477(9) § 3 Kodeksu postępowania cywilnego).

Do jakiego organu składa się odwołanie

Odwołanie wnosi się na piśmie do jednostki organizacyjnej ZUS, która wydała decyzję lub do protokołu sporządzonego przez tę jednostkę. Jeżeli ZUS uzna odwołanie za słuszne, sam zmieni lub uchyli decyzję, nie później niż w terminie 30 dni od dnia wniesienia odwołania. W tym przypadku odwołaniu nie nadaje się dalszego biegu. Jeżeli na tym etapie ZUS nie uzna stanowiska odwołującego płatnika, wówczas niezwłocznie przekaże odwołanie, razem z aktami sprawy, do właściwego sądu.

Tabela. Jak ustalić właściwość sądu/organu kompetentnego do rozpatrzenia odwołania od decyzji ZUS

Jak ustalić termin na złożenie odwołania

Odwołanie od decyzji ZUS należy wnieść w terminie 1 miesiąca od dnia doręczenia decyzji. Termin na złożenie odwołania od decyzji ZUS jest liczony w miesiącach, a zatem kończy się z upływem dnia, który nazwą lub datą odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim miesiącu nie było - w ostatnim dniu tego miesiąca (art. 112 Kodeksu cywilnego). Jeżeli koniec terminu na wniesienie odwołania przypada na dzień ustawowo wolny od pracy lub na sobotę, odwołanie należy złożyć najpóźniej następnego dnia, który nie jest dniem wolnym od pracy ani sobotą (art. 115 k.c.).

Przykład

Spółce z o.o. została prawidłowo doręczona decyzja ZUS.

Wariant I

Data doręczenie decyzji to 7 stycznia 2017 r. Termin na złożenie odwołania od decyzji upływa 7 lutego 2017 r. (z dniem, który po 1 miesiącu odpowiada nazwą dniowi doręczenia decyzji, będącego początkiem biegu terminu).

Wariant II

Data doręczenia decyzji to 11 stycznia 2017 r. Termin na a złożenie odwołania od decyzji upływa 13 lutego 2017 r. (miesięczny termin upływa 11 lutego, a ponieważ jest to sobota, termin ulega przesunięciu na najbliższy dzień powszedni).

Wariant III

Data doręczenia decyzji to 31 stycznia 2017 r. Termin na złożenie odwołania upływa 28 lutego 2017 r. (termin zasadniczo powinien upłynąć po 1 miesiącu, z dniem odpowiadającym nazwą dniowi doręczenia decyzji, ponieważ jednak w lutym takiego dnia nie ma - termin upływa z ostatnim dniem miesiąca).

Za dzień wniesienia odwołania uznaje się:

● datę wpływu do ZUS - jeżeli zostało ono złożone bezpośrednio do organu rentowego,

● datę stempla pocztowego w dniu nadania przesyłki - jeżeli odwołanie przesyłane jest pocztą.

Aby udowodnić terminowość wniesienia odwołania, płatnik powinien domagać się potwierdzenia wpływu odwołania (stempel na kopii) albo zachować dowód nadania i poświadczenie odbioru (w przypadku przesyłki pocztowej).

Jaką formę powinno mieć odwołanie

Odwołanie od decyzji ZUS powinno zawierać co najmniej:

● oznaczenie zaskarżonej decyzji,

● zwięzłe przytoczenie zarzutów oraz wniosków i ich uzasadnienie,

● podpis osoby odwołującej.

Przykładowa forma pisma zawierającego odwołanie od decyzji ZUS

Czy składając odwołanie, należy wnieść opłatę

Strona wnosząca odwołanie do sądu pracy i ubezpieczeń społecznych jest zwolniona z kosztów sądowych (art. 96 ust. 1 pkt 4 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych). Jeżeli jednak płatnik przegra sprawę, a ZUS był reprezentowany przez profesjonalnego pełnomocnika (radcę prawnego), płatnik będzie musiał uiścić koszty zastępstwa procesowego.

Jakie skutki wywołuje złożenie odwołania

Terminowe złożenie odwołania od decyzji ZUS powoduje, że decyzja nie uprawomocnia się. Jako nieprawomocna nie jest też wykonalna, tzn. ZUS nie może na jej podstawie podjąć np. egzekucji.

PRZYKŁAD

W spółce akcyjnej została przeprowadzona kontrola ZUS. W jej wyniku stwierdzono, że płatnik nie odprowadzał składek od wartości pieniężnej świadczeń rzeczowych, które nie powinny być wyłączone z oskładkowania. Należność składkowa (tzw. przypis składek) wyniósł kwotę ponad 230 tys. zł. Płatnik wniósł zastrzeżenia do protokołu kontroli ZUS, lecz nie zostały one uwzględnione. Ponieważ spółka nadal nie zgadzała się z rozstrzygnięciem kontroli, nie złożyła dokumentów korygujących i nie opłaciła składek, które ZUS uznał za zaległość. W związku z tym po 2 miesiącach ZUS wydał decyzję administracyjną, ustalającą kwoty podstaw wymiaru składek, od których płatnik powinien opłacić składki. Spółka terminowo odwołała się do sądu, (zatem decyzja ZUS nie uprawomocniła się). ZUS nie ma podstaw, aby wszcząć egzekucję zaległości składkowej. Będzie to możliwe dopiero, gdy sąd prawomocnym wyrokiem potwierdzi stanowisko ZUS.

Niestety, powszechną praktyką ZUS jest jednak np. wstrzymywanie wypłaty świadczeń na podstawie nieprawomocnej decyzji.

PRZYKŁAD

Pani Daria zarejestrowała w CEIDG działalność gospodarczą w połowie 2015 r. Przez 1 pełny miesiąc kalendarzowy opłacała składki (w tym składkę chorobową) od maksymalnej dopuszczalnej podstawy wymiaru (250% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego). Następnie stała się niezdolna do pracy i wystąpiła do ZUS z wnioskiem o wypłatę zasiłku chorobowego. ZUS wydał w odniesieniu do przedsiębiorczyni 2 decyzje - w 1. wyłączył ją z ubezpieczeń społecznych (w tym chorobowego), kwestionując założenie działalności jako czynność pozorną, a w 2. decyzji - odmówił jej wypłaty zasiłku chorobowego. Pani Daria odwołała się od obu decyzji. ZUS nie wypłacił ubezpieczonej zasiłku chorobowego (później także macierzyńskiego). ZUS podejmie wypłatę dopiero po wyroku sądu, pod warunkiem że wyrok ten będzie korzystny dla ubezpieczonej.

Jakie skutki wywołuje orzeczenie sądowe

W sprawach z zakresu ubezpieczeń społecznych do rozpatrzenia odwołania właściwe są sądy powszechne (rejonowe, okręgowe), a nie administracyjne, jak w przypadku decyzji wydawanych przez większość organów państwowych. Ma to ważny skutek - sąd rozpatrujący odwołanie nie będzie skupiał się na formalnym aspekcie prawidłowości przeprowadzonego postępowania, ale rozstrzygnie spór pomiędzy płatnikiem a ZUS co do jego istoty. A zatem uzyskując wyrok sądu, płatnik zasadniczo uzyskuje zmianę (lub utrzymanie) decyzji ZUS, a nie np. jej zwrot do organu w celu ponownego zbadania (tylko wyjątkowo sąd II instancji może przekazać sprawę ponownie do ZUS). Jest to korzystne rozwiązanie, bo skraca potencjalny czas uzyskania prawomocnego wyroku i zobowiązuje sąd do ostatecznego i pełnego rozstrzygnięcia sporu płatnika z ZUS. Prawomocny wyrok sądu, po nadaniu klauzuli wykonalności, stanowi tytuł egzekucyjny, którym można się posłużyć w przypadku, gdyby ZUS nie chciał wypłacić zasądzonych odwołującemu kwot pieniężnych.

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 83 i 83d ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 963; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 60

● art. 112, art. 115 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 380; ost.zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 2255

● art. 477(8)-477(14a) ustawy z 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1822; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 85

● art. 42-44, art. 61 § 1 ustawy z 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 23; ost.zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 2138

● art. 96 ust. 1 pkt 4 ustawy z 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych - j.t. Dz.U z 2016 r. poz. 623; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 85

Joanna Stolarska

ekspert ds. prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, autor licznych opracowań i publikacji z dziedziny kadrowo-płacowej