Jednym z podstawowych obowiązków płatników jest prawidłowe obliczanie i odprowadzanie składek ZUS i podatku dochodowego. Płatnik powinien m.in. zadbać o to, aby prawidłowo ustalić moment przekroczenia rocznego limitu podstawy wymiaru składek ZUS oraz progu skali podatkowej. Przekroczenie tych limitów zmienia bowiem rozliczenia wynagrodzeń pracownika oraz obciążenia podatkowo-składkowe. Co istotne, bieżąca weryfikacja podstaw zusowskich i podatkowych pozwala na uniknięcie korekt list płac oraz deklaracji rozliczeniowych i podatkowych. Kwoty wspomnianego limitu i progu podatkowego obowiązują w danym roku kalendarzowym, a ich przekroczenie następuje zazwyczaj w ostatnich miesiącach roku. W publikacji przedstawiamy, w jaki sposób prawidłowo wyliczać wynagrodzenia, składki oraz podatek w przypadku ich przekroczenia.

Jak ustalać limit ograniczający podstawę wymiaru składki emerytalnej i rentowej

Pracodawca jako płatnik składek jest obowiązany według zasad wynikających z przepisów ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: ustawa systemowa) obliczać, potrącać z dochodów ubezpieczonych, rozliczać oraz opłacać należne składki za każdy miesiąc kalendarzowy. Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (a także na pozostałe fundusze) stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany przez pracowników z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Wyjątkiem jest wynagrodzenie chorobowe płacone przez pracodawcę na podstawie art. 92 Kodeksu pracy, które należy do przychodów ze stosunku pracy, ale nie podlega składkom na ubezpieczenia społeczne, a jedynie składce zdrowotnej. Z kolei składkę zdrowotną nalicza się od podstawy wymiaru ustalonej na ubezpieczenia społeczne, pomniejszonej o składki emerytalne, rentowe i chorobowe w części finansowanej przez pracownika (łącznie 13,71%).

UWAGA!

Składki ZUS rozlicza się "kasowo", tj. od przychodów uzyskanych przez pracownika w danym miesiącu, bez względu na to, za jaki okres były one należne.

Na przestrzeni danego roku kalendarzowego podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe ulega ograniczeniu. Roczna podstawa wymiaru składek na te ubezpieczenia, m.in. pracowników, nie może być bowiem wyższa od kwoty odpowiadającej 30-krotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy (w 2016 r. tzw. limit 30-krotności wynosi 121 650 zł). Ograniczenie to ma również zastosowanie do składek na Fundusz Emerytur Pomostowych. Nie dotyczy natomiast składek na ubezpieczenie chorobowe, wypadkowe, zdrowotne oraz na tzw. fundusze pozaubezpieczeniowe - Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Oznacza to, że składki te są naliczane i odprowadzane od faktycznego, comiesięcznego, oskładkowanego przychodu, niezależnie od wysokości rocznej podstawy.

Jak obliczyć składki po przekroczeniu limitu ograniczenia podstawy wymiaru składek

Do osiągnięcia kwoty limitu składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oblicza się i przekazuje do ZUS od podstawy wymiaru ustalonej na zasadach ogólnych, czyli od przychodów ze stosunku pracy. Natomiast od nadwyżki ponad wyznaczony roczny limit składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe już się ich nie pobiera. Tym samym płatnik składek jest zobowiązany zaprzestać obliczać i przekazywać składki na wymienione ubezpieczenia po przekroczeniu przez ubezpieczonego kwoty rocznej podstawy wymiaru składek.

Wstrzymanie opłacania składek emerytalnych i rentowych następuje na podstawie:

● informacji uzyskanej z ZUS, że kwota ograniczenia w danym roku została osiągnięta,

● własnej dokumentacji płacowej lub

● informacji przekazanej przez ubezpieczonego.

Informację o przekroczeniu przez pracownika rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe podaje się w imiennym raporcie ZUS RCA, w bloku III.B, w polu 02. Wpisuje się tam cyfrę 1, 2 lub 3, w zależności od kogo pochodzi informacja o tym przekroczeniu:

1 - gdy przekazał ją ubezpieczony,

2 - gdy przekazuje ją sam płatnik składek,

3 - gdy przekazał ją ZUS.

Fragment formularza ZUS RCA

Jeżeli zakład pracy jest jedynym pracodawcą dla danego pracownika i jedynym płatnikiem jego składek emerytalnej i rentowej, to na podstawie własnej dokumentacji płacowej ma możliwość sprawdzania na bieżąco wysokości przychodu pod kątem limitu 30-krotności. W tym celu należy sumować przychody podlegające oskładkowaniu, uzyskiwane przez pracownika, narastająco począwszy od stycznia bieżącego roku kalendarzowego. Oznacza to, że w przypadku gdy z dokumentacji płacowej płatnika wynika, że w danym miesiącu następuje przekroczenie kwoty ograniczenia, płatnik oblicza i przekazuje składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe tylko od tej części podstawy wymiaru składek, która nie spowoduje przekroczenia kwoty limitu.

PRZYKŁAD

Pracownik firmy konsultingowej zarabia od początku 2016 r. 12 000 zł miesięcznie. Jest to jedyny jego tytuł do ubezpieczeń. Od stycznia do października 2016 r. jego wynagrodzenie łącznie wyniesie 120 000 zł, co oznacza, że do przekroczenia kwoty tegorocznego limitu 30-krotności dojdzie w listopadzie. Gdyby pracodawca za ten miesiąc naliczył składki emerytalną i rentową od pełnej kwoty wynagrodzenia, wówczas wystąpiłyby składki nienależne. Aby do tego nie dopuścić, pracodawca powinien za listopad obliczyć i opłacić składki tylko od części pensji, tj. od kwoty 1650 zł:

121 650 zł - 120 000 zł (12 000 zł x 10 miesięcy)

Natomiast podstawą wymiaru pozostałych składek będzie pełna kwota wynagrodzenia, tj. 12 000 zł. Z kolei za grudzień należne już będą tylko składki: chorobowa, wypadkowa, składki na FP i FGŚP, których podstawę będzie stanowiło wynagrodzenie w całości, oraz składka zdrowotna, dla której podstawą będzie wynagrodzenie po odliczeniu składki chorobowej (12 000 zł x 2,45% = 294 zł; 12 000 zł - 294 zł = 11 706 zł; 11 706 zł x 9% = 1053,54 zł).

Należy dodać, że obliczając wysokość przychodów na potrzeby ustalenia momentu osiągnięcia rocznej podstawy wymiaru składek emerytalnej i rentowej, wlicza się do nich również wypłacone zasiłki macierzyńskie. Jako jedyne z grupy świadczeń z ubezpieczenia społecznego podlegają one składkom: emerytalnej i rentowej, choć pracodawca składki te tylko nalicza, a finansuje budżet państwa. Podstawą wymiaru jest tu kwota zasiłku, dlatego są one uwzględniane w limicie 30-krotności.

Jak obliczyć limit oraz składki, gdy pracownik jest zatrudniony u więcej niż jednego pracodawcy

Dla ustalenia rocznej podstawy wymiaru składek sumuje się wszystkie przychody ubezpieczonego, podlegające oskładkowaniu, uzyskane od każdego z płatników. Dotyczy to sytuacji, gdy jedna osoba uzyskuje w ciągu roku przychody z kilku źródeł stanowiących tytuły do ubezpieczeń społecznych, np. z kilku umów o pracę czy z umowy o pracę i umów zlecenia. Dlatego też w takiej sytuacji sam ubezpieczony ma obowiązek kontrolować, czy kwota ograniczenia została już osiągnięta. Jeśli tak, zawiadamia o tym wszystkich swoich płatników. Wówczas płatnicy, na podstawie złożonego przez pracownika oświadczenia, zaprzestają naliczania i wpłacania na konto ZUS składek emerytalnej i rentowej. Wynika to wprost z przepisów ustawy systemowej, zgodnie z którą jeżeli do opłacania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe jest zobowiązany więcej niż jeden płatnik składek, ubezpieczony jest zobowiązany zawiadomić wszystkich płatników składek o przekroczeniu kwoty rocznej podstawy wymiaru składek (art. 19 ust. 6 ustawy systemowej). Przekazanie takiej informacji upoważnia płatnika do naliczenia składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe od podstawy wskazanej przez ubezpieczonego albo do zaprzestania naliczania składek od miesiąca wskazanego w oświadczeniu.

Jeżeli więc łączny przychód ubezpieczonego przekracza kwotę ograniczenia, płatnicy ustalają w miesiącu przekroczenia podstawę wymiaru składek proporcjonalnie do osiągniętego u nich wynagrodzenia. Wówczas należy:

1) ustalić kwotę przekroczenia, tzn. od sumy przychodów uzyskanych od wszystkich płatników za okres od stycznia danego roku do miesiąca przekroczenia włącznie, odjąć kwotę limitu, określonego na dany rok,

2) kwotę przekroczenia rozliczyć na wszystkich płatników.

Do obliczeń można wykorzystać następujący wzór:

X = (A x B) : C

gdzie:

X - kwota przekroczenia za dany miesiąc u danego płatnika,

A - kwota przekroczenia limitu ogółem,

B - przychód uzyskany w miesiącu przekroczenia u danego płatnika,

C - suma przychodów ogółem u wszystkich płatników.

PRZYKŁAD

Pracownik firmy A zarabia miesięczne 11 000 zł. Oprócz tej umowy o pracę ma jeszcze zawartą drugą umowę o pracę na pół etatu z firmą B, z pensją 3000 zł. Do przekroczenia obecnego limitu dojdzie we wrześniu 2016 r. Do sierpnia łączny przychód wyniósł bowiem 112 000 zł [(11 000 zł x 8 mies.) + (3000 zł x 8 mies.)]. We wrześniu osiągnie już kwotę 126 000 zł. Aby nie doszło do nadpłacenia składek emerytalnej i rentowej, należy wykonać następujące kroki:

Krok 1. Ustalić kwotę przekroczenia:

126 000 zł - 121 650 zł = 4350 zł.

Krok 2. Ustalić łączną kwotę podstawy wymiaru składek za wrzesień 2016 r.:

(11 000 zł + 3000 zł) - 4350 zł = 9650 zł.

Krok 3. Ustalić kwotę przekroczenia za wrzesień u pracodawcy A (z wynagrodzeniem 11 000 zł), według podanego wzoru:

A = (4350 zł x 11 000 zł) / 14 000 zł = 3417,86 zł.

Krok 4. Ustalić kwotę przekroczenia za wrzesień u pracodawcy B (pół etatu), według podanego wzoru:

B = (4350 zł x 3000 zł) / 14 000 zł = 932,14 zł.

Krok 5. Ustalić podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za wrzesień:

- u pracodawcy A: 11 000 zł - 3417,86 zł = 7582,14 zł,

- u pracodawcy B: 3000 zł - 932,14 zł = 2067,86 zł.

Sprawdzenie: 7582,14 zł + 2067,86 zł = 9650 zł (kwota z kroku 2.).

Za miesiące od października do grudnia 2016 r. żaden z płatników nie będzie odprowadzał już składek emerytalnej i rentowej.

W przypadku przekazania błędnego oświadczenia ubezpieczony jest zobowiązany do spłacenia całości powstałego zadłużenia. Oznacza to, że pracownik reguluje zaległe składki finansowane zarówno w części przez płatnika, jak i w części przez ubezpieczonego oraz odsetki za zwłokę, naliczone do dnia zapłaty włącznie. Za skutki błędnego zawiadomienia powodującego nieopłacenie należnych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe odpowiada bowiem ubezpieczony (art. 19 ust. 6 ustawy systemowej oraz § 10 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe).

Warto dodać, że ubezpieczony nie może np. upoważnić jednego ze swoich płatników do nieodprowadzania składek, jeżeli nie została osiągnięta roczna podstawa. Nie może dojść do sytuacji, w której jeden płatnik będzie wykazywał zerowe podstawy wymiaru na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, a drugi będzie je wykazywał aż do osiągnięcia górnej granicy limitu 30-krotności.

Jakie są skutki zapłaty składek emerytalnych i rentowych ponad kwotę rocznego limitu

W razie przeoczenia faktu osiągnięcia przez danego pracownika górnej granicy rocznej podstawy i dalszego opłacania składek powstaje ich nadpłata. W praktyce płatnik najczęściej dowiaduje się o nadpłacie z pisma ZUS, który w wyniku sprawdzenia wysokości rocznej podstawy wymiaru składek stwierdził opłacenie składek od nadwyżki ponad kwotę limitu. ZUS informuje o tym niezwłocznie płatnika składek i ubezpieczonego (za pośrednictwem jego płatnika).

Zakład pracy, który rozliczył w miesięcznych dokumentach rozliczeniowych składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe od podstawy wyższej niż roczna kwota ograniczenia, ma obowiązek dokonać korekty tych dokumentów. W wyniku sporządzenia korekty dokumentów rozliczeniowych w ZUS wystąpi nadpłata składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz niedopłata składki na ubezpieczenie zdrowotne. Niedopłata bierze się z tego, że uprzednio podstawa wymiaru składki zdrowotnej była niższa ze względu na zawyżenie podstawy wymiaru składek emerytalnych i rentowych. Po korekcie, gdy obniżeniu ulega podstawa wymiaru składki emerytalnej i rentowej, wzrasta podstawa wymiaru składki zdrowotnej, co skutkuje niedopłatą tej składki.

UWAGA!

Nienależnie opłacone składki podlegają zwrotowi przez ZUS w terminie 30 dni od dnia wpływu wniosku płatnika w tym zakresie.

Za datę stwierdzenia nienależnie opłaconych składek uwaz˙a sie? date? otrzymania przez ZUS korekty imiennego raportu miesie?cznego i deklaracji rozliczeniowej. Nienależnie opłacone składki ZUS zalicza z urzędu na poczet zaległych lub bieżących składek, a w razie ich braku - na poczet przyszłych składek, chyba że płatnik złoży wniosek o ich zwrot. Wtedy ZUS zawiadamia płatnika o kwocie nienależnie opłaconych składek, które mogą być zwrócone, chyba że nie przekraczają wysokości kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym.

Po otrzymaniu zwrotu nadwyz˙ki (również w formie zaliczenia nadpłaty na poczet składek) płatnik składek zobowia?zany jest niezwłocznie zwro´cic´ ubezpieczonemu (np. pracownikowi) finansowana? przez niego cze?s´c´ składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, po pomniejszeniu jej o niedopłaconą składkę zdrowotną.

Kwota nadpłaty (jeszcze przed pomniejszeniem z tytułu składki zdrowotnej) stanowi u pracownika przychód podlegający opodatkowaniu w miesiącu dokonania zwrotu. Wcześniej bowiem podstawa opodatkowania została obniżona o niesłusznie potrącone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Obliczoną zaliczkę na podatek obniża się o składkę zdrowotną w wysokości różnicy między tą składką odliczoną przed korektą a składką, jaka przypada do odliczenia po korekcie.

Od kwoty nadpłaty nie pobiera się już żadnych składek.

PRZYKŁAD

We wrześniu 2016 r. firma otrzymała z ZUS informację, że w 2015 r. za jednego z pracowników zostały opłacone składki emerytalne i rentowe od podstawy wymiaru przekraczającej roczną kwotę graniczną (za listopad i grudzień 2015 r.). W wyniku korekty dokumentów rozliczeniowych za te dwa miesiące ustalono, że nadpłata składek w części pochodzącej od pracownika wyniosła: 1489,70 zł, a niedopłata składki na ubezpieczenie zdrowotne: 134,38 zł, z tego do odliczenia od zaliczki na podatek: 115,45 zł. Pracownik zarabia 12 000 zł miesięcznie, a rozliczenie z tytułu nadpłaconych składek nastąpi w październiku 2016 r.

W przypadku gdy do otrzymania zwrotu składek uprawnionych jest kilku płatników składek, ZUS dzieli kwotę nadpłaconych składek i zwraca je płatnikom w takich częściach, w jakich opłacali składkę w miesiącu, w którym nastąpiło przekroczenie kwoty ograniczenia.

Jakie są skutki zbyt wczesnego zaprzestania opłacania składek emerytalnych i rentowych

U płatnika może wystąpić również sytuacja odwrotna, tj. niedopłata składek emerytalnej, rentowej oraz nadpłata składki zdrowotnej. Taki skutek wywołuje zbyt wczesne zaprzestanie odprowadzania składek, co może być spowodowane np. błędnym ustaleniem przez pracodawcę momentu przekroczenia kwoty limitu 30-krotności. W takim przypadku również konieczne jest skorygowanie dokumentów rozliczeniowych do ZUS za okres, kiedy składki te powinny być jeszcze zapłacone. W dokumentach korygujących płatnik składek nalicza je ponownie, tym razem od właściwej podstawy wymiaru. Całą zaległą sumę, a więc zarówno w części finansowanej przez ubezpieczonego, jak i płatnika, należy uregulować wraz z odsetkami za zwłokę. W wyniku korekt dokumentacji do ZUS powstanie nadpłata składki zdrowotnej ze względu na obniżenie podstawy jej wymiaru. Przed korektą podstawa wymiaru składki zdrowotnej była wyższa, bo obniżona tylko o składkę chorobową lub o niższą kwotę składek emerytalnej i rentowej.

Nadpłatę składki zdrowotnej ZUS zaliczy na poczet zaległych składek ZUS. Płatnik może więc niejako uzupełnić niedopłatę składek emerytalnej i rentowej nadpłatą składki zdrowotnej. Składka zdrowotna jest w pełni finansowana przez samego ubezpieczonego. Dlatego jej nadpłatę pracodawca musi oddać pracownikowi (zaliczając ją na poczet zaległych pozostałych składek). Między pracownikiem a pracodawcą pozostanie jeszcze do rozwiązania kwestia rozliczenia się z tytułu zapłaconych przez pracodawcę zaległych składek emerytalnej i rentowej w części pokrywanej przez pracownika. Pracownik powinien ją zwrócić płatnikowi, a wtedy będzie miał prawo do odliczenia zwrotu od swojego dochodu w zeznaniu rocznym (chyba że zwrot nastąpi w drodze potrącenia dobrowolnego z wynagrodzenia za pracę, zgodnie z art. 91 Kodeksu pracy; wtedy płatnik będzie mógł odliczyć składki od bieżącego dochodu pracownika).

Jak obliczać składki u zleceniobiorców objętych dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym

U zleceniobiorców pojawia się jeszcze jeden limit, który dotyczy podstawy wymiaru dobrowolnej składki chorobowej. Otóż, podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe osób, które ubezpieczeniu chorobowemu podlegają dobrowolnie, nie może przekraczać miesięcznie 250% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, przyjętego do ustalenia kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na dany rok kalendarzowy. W 2016 r. miesięcznie podstawa wynosi maksymalnie 10 137,50 zł.

PRZYKŁAD

W styczniu 2016 r. 45-letni menedżer zawarł kontrakt, który stanowi tytuł do ubezpieczeń jako umowa zlecenia. Nie prowadzi działalności gospodarczej. Miesięcznie zarabia 20 000 zł i wynagrodzenie otrzymuje za miesiąc, za który mu przysługuje. Przystąpił do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego. Jego miesięczne składki w 2016 r. wynoszą:

20 000 zł x 9,76% = 1952 zł - składka emerytalna

20 000 zł x 1,5% = 300 zł - składka rentowa

10 137,50 zł x 2,45% = 248,37 zł - składka chorobowa

Składki społeczne łącznie - 2500,37 zł

20 000 zł - 2500,37 zł = 17 499,63 zł - podstawa wymiaru składki zdrowotnej

17 499,63 zł x 9% = 1574,97 zł - składka zdrowotna

Menedżer już w lipcu przekroczył roczny limit 30-krotności dla składki emerytalnej i rentowej. Za lipiec składki powinny być naliczone od podstawy 1650 zł (20 000 zł x 6 mies. = 120 000 zł + 1650 zł za lipiec = 121 650 zł), a składka chorobowa od limitu miesięcznego 10 137,50 zł. Za kolejne miesiące należne będą tylko składki chorobowa (cały czas od podstawy 10 137,50 zł) oraz zdrowotna (a także wypadkowa, na FP i FGŚP).

Jak rozliczyć wynagrodzenie w przypadku przekroczenia górnej granicy pierwszego przedziału skali podatkowej

Zakłady pracy są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku pracy oraz stosunków pokrewnych, a także zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez uprawnione do tego zakłady pracy. Dochody ze stosunku pracy są opodatkowane na zasadach ogólnych, a więc według dwustopniowej skali podatkowej.

Zaliczki za miesiące od stycznia do grudnia wynoszą:

● za miesiące od początku roku do miesiąca włącznie, w którym dochód podatnika uzyskany od początku roku w tym zakładzie pracy przekroczył kwotę stanowiącą górną granicę pierwszego przedziału skali - 18% dochodu uzyskanego w danym miesiącu,

● za miesiące następujące po miesiącu, w którym dochód uzyskany od początku roku przekroczył kwotę, o której mowa w pkt 1 - 32% dochodu uzyskanego w danym miesiącu.

Skala podatkowa w 2016 r.

Podstawą opodatkowania jest dochód, za który uważa się uzyskane w ciągu miesiąca przychody ze stosunku pracy oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez płatnika, po odliczeniu kosztów uzyskania w wysokości: 111,25 zł lub 139,06 zł dla pracowników zamiejscowych albo 50% w razie wykonywania przez pracownika pracy twórczej, oraz po odliczeniu potrąconych przez płatnika w danym miesiącu składek na ubezpieczenia społeczne.

Tak obliczoną zaliczkę zmniejsza się o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, określonej w pierwszym przedziale obowiązującej skali podatkowej, jeżeli pracownik przed pierwszą wypłatą wynagrodzenia w roku podatkowym złożył zakładowi pracy oświadczenie PIT-2. Miesięcznie kwota ta wynosi 46,33 zł. Zaliczkę zmniejsza się również o kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne, pobranej w tym miesiącu przez zakład pracy ze środków podatnika, ale w wysokości nie wyższej niż 7,75% podstawy jej wymiaru.

W miesiącu, w którym dochód pracownika liczony narastająco od początku roku przekroczył górną granicę pierwszego przedziału skali, tj. kwotę 85 528 zł, do całego dochodu z tego miesiąca zastosowanie ma jeszcze stawka 18%. Wyższą, czyli 32% stawkę potrąca się dopiero począwszy od następnego miesiąca.

Z punktu widzenia prawa podatkowego momentem uzyskania przez pracownika przychodu jest dzień, w którym przychód został faktycznie wypłacony lub postawiony do dyspozycji pracownika. Istotny jest zatem ten moment, a nie okres, za jaki wynagrodzenie przysługuje. W konsekwencji, np. przy obliczaniu zaliczki od wynagrodzenia należnego za pracę w grudniu, a wypłaconego w styczniu nowego roku, pracodawca potrąci stawkę podatku, uwzględni koszty uzyskania przychodów oraz kwotę zmniejszającą w normach obowiązujących w roku wypłaty (nawet jeśli dochód pracownika przekroczył próg podatkowy w roku ubiegłym).

Przy ustalaniu, kiedy dojdzie do przekroczenia kwoty 85 528 zł, bierze się pod uwagę dochód (z umowy o pracę i wypłacone zasiłki) pracownika uzyskany od początku roku u danego pracodawcy. Oznacza to, że nie uwzględnia się tu dochodów od innych pracodawców, z którymi pracownik jest jednocześnie związany, ani też z dodatkowych umów cywilnoprawnych zawartych z własnym pracodawcą.

Sumuje się natomiast dochody z wszystkich umów o pracę, które pracownik zawarł z jednym pracodawcą. Wówczas mamy do czynienia z dochodami z jednego źródła i od tego samego zakładu pracy. Dotyczy to przypadków, gdy pracownik wykonuje np. dwie umowy o pracę o różnym przedmiocie - jedną na pełen etat, a drugą na część, lub obie umowy opiewają na ułamek etatu.

PRZYKŁAD

Pracownik zarabia 11 000 zł miesięcznie. Jego miesięczny dochód wynosi 9381 zł:

11 000 zł - 13,71% = 9491,90 zł - 111,25 zł = 9380,65 zł; po zaokrągleniu 9381 zł

Zasadniczo do przekroczenia progu podatkowego dojdzie więc w październiku:

9381 zł x 10 mies. = 93 810 zł

Jednak zaliczkę za październik płatnik musi jeszcze obliczyć od pełnego wynagrodzenia, w stawce 18%. Dopiero zaliczki od dochodu za listopad i grudzień wyniosą po 32%.

Jak postąpić w przypadku, gdy pracownik złoży wniosek o pobór wyższych (32%) zaliczek

Pracodawca w trakcie roku jest uprawniony do stosowania takiej stawki podatku, jaka wynika z dochodów wypłaconych danemu pracownikowi. Może jednak zacząć szybciej pobierać wyższą zaliczkę, tj. 32%, ale tylko na wniosek samego podatnika. Nie może tego robić z własnej inicjatywy. Taki zabieg opłaca się tym podatnikom, którzy osiągają wysokie dochody pochodzące z kilku źródeł. By uniknąć dopłacania podatku w zeznaniu rocznym, podatnicy mogą szybciej płacić wyższe zaliczki za pośrednictwem swojego płatnika. Wniosek można złożyć w dowolnym czasie roku podatkowego. Nie ma urzędowego wzoru takiego wniosku, dlatego można go sformułować we własnym zakresie. Płatnik powinien taki wniosek respektować i pobierać wyższe zaliczki począwszy od miesiąca wskazanego przez podatnika.

Jak postąpić, gdy pracownik złoży oświadczenie w sprawie poboru niższych (18%) zaliczek

Jeżeli podatnik złoży płatnikowi oświadczenie, że za dany rok zamierza opodatkować dochody łącznie z małżonkiem bądź na zasadach określonych dla opiekunów samotnie wychowujących dzieci, a za rok podatkowy przewidywane, określone w oświadczeniu dochody podatnika:

● nie przekroczą górnej granicy pierwszego przedziału skali, a odpowiednio małżonek lub dziecko nie uzyskują żadnych dochodów, z wyjątkiem renty rodzinnej - zaliczki za wszystkie miesiące roku podatkowego wynoszą 18% dochodu uzyskanego w danym miesiącu i są dodatkowo pomniejszane za każdy miesiąc o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, określonej w pierwszym przedziale skali podatkowej,

● przekroczą górną granicę pierwszego przedziału skali, a odpowiednio małżonek lub dziecko nie uzyskują żadnych dochodów, z wyjątkiem renty rodzinnej, lub dochody małżonka mieszczą się w niższym przedziale skali - zaliczki za wszystkie miesiące roku podatkowego wynoszą 18% dochodu uzyskanego w danym miesiącu

- wówczas pracodawca w pierwszym przypadku pomniejsza miesięczne zaliczki na podatek o dodatkową kwotę, tj. o 46,33 zł, czyli łącznie o 92,66 zł, natomiast w drugim zaliczki na podatek za wszystkie miesiące wynoszą 18%. Należy jednak pamiętać, że w obu przypadkach, tj. zmniejszenia zaliczki bądź zastosowania niższej stawki podatkowej, decyduje moment złożenia oświadczenia.

UWAGA!

Pracodawca stosuje dodatkowe zmniejszenie zaliczki bądź niższą stawkę podatku, począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym pracownik złożył oświadczenie.

W razie zaistnienia zmian w stanie faktycznym, które odbierałyby możliwość preferencyjnego rozliczania, podatnik jest zobowiązany poinformować o tym płatnika. W tym przypadku od miesiąca następującego po miesiącu, w którym podatnik przestał spełniać warunki do obniżki zaliczek, są one pobierane według ogólnych zasad.

PRZYKŁAD

We wrześniu pracownik złożył pracodawcy oświadczenie, że spełnia warunki do dodatkowego pomniejszania zaliczek na podatek. Kwotę zmniejszającą w podwójnej wysokości pracodawca zastosuje od października.

PRZYKŁAD

W sierpniu 2016 r. dochód pracownicy przekroczył pierwszy próg podatkowy. Oświadczenie, że będzie się rozliczać jako osoba samotnie wychowująca dziecko, złożyła pracodawcy we wrześniu. Oznacza to, że za wrzesień pracodawca będzie musiał potrącić zaliczkę 32%, a dopiero za październik i kolejne dwa miesiące zaliczka wyniesie 18%. Gdyby pracownica złożyła podanie w tej sprawie jeszcze w sierpniu, to przez cały rok miałaby pobierane 18% zaliczki na podatek dochodowy.

Zleceniobiorcom w trakcie roku oblicza się miesięczne zaliczki na podatek dochodowy według stawki 18%. Nie stosuje się też (tak jak u pracowników) kwoty zmniejszającej podatek. Wyższą stawkę, tj. 32%, płatnik potrąca tylko na wniosek wykonawcy, na podstawie art. 41a updof.

Jak rozliczyć wynagrodzenie pracownika w przypadku przekroczenia progu podatkowego i składkowego

U pracowników z wysokimi dochodami w roku kalendarzowym często dochodzi do dwóch przekroczeń, tj. składkowego limitu 30-krotności i progu podatkowego. Aby ustalić, czy pracownik osiągnął roczną podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, należy brać pod uwagę narastający od początku roku przychód ze stosunku pracy, stanowiący podstawę wymiaru składek na te ubezpieczenia. Natomiast do celów podatkowych należy sumować narastający od początku roku dochód, a więc przychód po stosownych pomniejszeniach. Ze względu na dość wysoki limit rocznej podstawy wymiaru składek zazwyczaj wcześniej dochodzi do przekroczenia progu podatkowego.

PRZYKŁAD

Pracownik zarabia miesięcznie 11 500 zł. Ma prawo do podstawowych kosztów uzyskania przychodów i złożył PIT-2. Zakładając, że otrzymywał co miesiąc wynagrodzenie w tej wysokości, dochód od początku roku do września włącznie wyniósł 88 308 zł, a więc przekroczył górny pułap pierwszego przedziału skali podatkowej [11 500 zł - (13,71% x 11 500 zł) - 111,25 zł = 9812 zł x 9 mies.]. Pierwszą zaliczkę w wysokości 32% płatnik pobierze od dochodu za październik. Natomiast do przekroczenia limitu 30-krotności dojdzie dopiero w listopadzie. Do października 2016 r. jego oskładkowany przychód narastająco wyniósł 115 000 zł (11 500 zł × 10 miesięcy). Aby nie nadpłacić składek, trzeba je naliczyć za listopad tylko od przychodu 6650 zł (różnica między kwotą rocznego ograniczenia 121 650 zł a przychodem narastająco, tj. 115 000 zł). Rozliczenie pracownika za listopad 2016 r. wygląda następująco:

Zaliczkę oraz składki za grudzień 2016 r. obliczamy w następujący sposób:

Jak ustalać limit kosztów uzyskania przychodów z praw autorskich

Pracownikowi zwykle przysługują standardowe, kwotowe koszty uzyskania przychodów ze stosunku pracy. Jednak przy wykonywaniu pewnych zawodów koszty te mogą być wyższe, w normie procentowej. Tak jest np. u informatyków czy dziennikarzy, którzy wykonują prace twórcze, podlegające prawu autorskiemu. Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych dopuszcza stosowanie u pracowników kosztów na podstawie i w wysokości określonej w art. 22 ust. 9 pkt 1-3 updof. Są to m.in. koszty z tytułu korzystania przez twórców z praw autorskich i artystów wykonawców z praw pokrewnych, w rozumieniu odrębnych przepisów, lub rozporządzania przez nich tymi prawami - w wysokości 50% uzyskanego przychodu, z tym że koszty te oblicza się od przychodu pomniejszonego o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe, których podstawę wymiaru stanowi ten przychód. Wynagrodzenie za pracę, będącą przedmiotem prawa autorskiego, wykonywaną w ramach umowy o pracę stanowi przychód ze stosunku pracy (a nie z praw majątkowych). O zastosowaniu 50% kosztów uzyskania przychodów z tytułu korzystania przez twórców z praw autorskich decyduje wyłącznie fakt uzyskania przychodu jako wynagrodzenia za wykonanie czynności (utworu), będącej przedmiotem prawa autorskiego. Ponadto konieczne jest wyodrębnienie części wynagrodzenia, która przysługuje za korzystanie z praw autorskich i eksploatację dzieła, a nie tylko wskazanie np. czasu pracy poświęconego na jego wykonanie.

UWAGA!

Koszty autorskie są limitowane w stosunku rocznym. W roku podatkowym łączne koszty nie mogą przekroczyć 1/2 kwoty stanowiącej górną granicę pierwszego przedziału skali podatkowej, tj. 42 764 zł.

Zakład pracy przy obliczaniu zaliczki podatkowej może zrezygnować z naliczania autorskich kosztów uzyskania przychodu na podstawie oświadczenia złożonego w tej sprawie przez pracownika. Oświadczenie to składa się odrębnie dla każdego roku podatkowego. Jeżeli jednak pracownik nie złoży takiego oświadczenia, wówczas pracodawca będący płatnikiem przy obliczaniu zaliczki z umowy o pracę z przeniesieniem praw autorskich stosuje te koszty i sam na bieżąco monitoruje ich kwotę w ujęciu rocznym. Po przekroczeniu przewidzianego ustawowo limitu zobligowany jest do zaprzestania ich stosowania. Tym samym płatnik zobowiązany jest do bieżącej weryfikacji, jaka kwota zryczałtowanych kosztów uzyskania przychodu została już w danym roku podatkowym odliczona. Po wyczerpaniu limitu rocznego nie stosuje się już żadnych kosztów do tej części wynagrodzenia, która przypada za prace twórcze.

Należy zaznaczyć, że koszty autorskie mogą być odliczone wyłącznie od wynagrodzenia za przeniesienie praw, a nie od wynagrodzenia z innych tytułów, np. wynagrodzenia urlopowego czy chorobowego. Jeśli pracownik tworzy utwory, jak też wykonuje inne prace niepodlegające prawu autorskiemu, koszty procentowe można potrącić tylko od przychodu z pracy twórczej, a od pozostałego - koszty pracownicze kwotowe.

Niekiedy pracownik uzyskuje przychody z praw autorskich od kilku płatników. Wówczas dany płatnik pilnuje limitu kosztów tylko przez niego odliczanych. Ustawodawca nie wprowadził bowiem żadnych dodatkowych regulacji, które obligowałyby podatnika do informowania płatnika o uzyskiwaniu przychodów objętych autorskimi kosztami u innych płatników bądź też o przekroczeniu limitu dla stosowania takich podwyższonych kosztów.

PRZYKŁAD

Pracownik zatrudniony jako informatyk tworzy dla pracodawcy aplikacje oraz moduły do oprogramowania. Ze stosunku pracy płatnik odlicza mu 50% koszty od przychodu za przeniesienie praw autorskich. Do września 2016 r. pracodawca odliczył łącznie koszty w wysokości 15 930,39 zł. W październiku 2016 r. pracownik uzyskał jeszcze wynagrodzenie z umowy o dzieło, też z przeniesieniem praw do programu komputerowego, który napisał dla innej firmy. Koszty z tej umowy wyniosły 30 000 zł. W związku z przekroczeniem rocznego ich limitu pracownik złożył swojemu pracodawcy pod koniec października oświadczenie o rezygnacji z podwyższonych 50% kosztów. Pracodawca nie będzie już ich stosował począwszy od listopada.

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 12 ust. 1, art. 22 ust. 2, 9, 9a, art. 31, 32, 41 i 41a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2016 r., poz. 1206

● art. 19 ust. 1, 3, 5, 6, 6a, 6b, art. 20 ust. 3 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2016 r., poz. 963

● § 1 i 7-10 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - j.t. Dz.U. z 2015 r., poz. 2236; ost.zm. Dz.U. z 2016 r., poz. 1381

● art. 91 i 92 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2016 r., poz. 1053

● obwieszczenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 21 grudnia 2015 r. w sprawie kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w roku 2016 oraz przyjętej do jej ustalenia kwoty prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia - Dz.U. z 2015 r., poz. 1292

Izabela Nowacka

ekonomistka, od wielu lat zajmuje się tematyką wynagrodzeń i rozliczaniem płac, autorka licznych publikacji z dziedziny prawa pracy i ubezpieczeń społecznych