Istotne i praktyczne zmiany w zakresie zasad reprezentowania podatników przez ich pełnomocników zostały wprowadzone przez ustawę z 10 września 2015 r. o zmianie ustawy - Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw.

Nowelizacja Ordynacji podatkowej wprowadziła istotne zmiany w zakresie udzielania pełnomocnictw w sprawach podatkowych. Najistotniejszymi z nich są:

● wprowadzenie trzech kategorii pełnomocnictw (ogólnego, szczególnego, do doręczeń),
● instytucja pełnomocnika tymczasowego,
● zmiany w zakresie pełnomocnictw do podpisywania deklaracji,
● dopuszczalność składania pełnomocnictw w formie elektronicznej,
● Centralny Rejestr Pełnomocnictw Ogólnych (Centralny Rejestr).

1. Trzy kategorie pełnomocnictw

Strona może działać przez pełnomocnika, chyba że charakter czynności wymaga jej osobistego działania. Pełnomocnikiem strony może być generalnie osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych.

W Ordynacji podatkowej wyodrębniono trzy rodzaje pełnomocnictw:

● pełnomocnictwo ogólne,
● pełnomocnictwo szczególne,
● pełnomocnictwo do doręczeń.

2. Zasady ogólne udzielania pełnomocnictw

Pełnomocnikiem może być osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych. Na gruncie postępowania podatkowego katalog podmiotów mogących być pełnomocnikami ograniczono wyłącznie do osób fizycznych. Aby osoba fizyczna mogła być pełnomocnikiem, musi legitymować się pełną zdolnością do czynności prawnych. Bez znaczenia jest wykształcenie, wykonywany zawód czy kwalifikacje tej osoby. Między mocodawcą a pełnomocnikiem nie muszą również zachodzić powiązania rodzinne czy prawne.

Strona nie może ustanowić w postępowaniu podatkowym jako pełnomocnika osoby prawnej, np. spółki doradztwa podatkowego działającej w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością lub spółki akcyjnej.

Każde pełnomocnictwo musi zawierać dane identyfikujące mocodawcę i pełnomocnika, w tym ich identyfikatory podatkowe, a także:

● w przypadku nierezydentów - numer i serię paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość albo inny numer identyfikacyjny, jeśli nie posiadają identyfikatora podatkowego, oraz adres do doręczeń w kraju tego pełnomocnika,
● w przypadku adwokata, radcy prawnego lub doradcy podatkowego - również jego adres elektroniczny (art. 138c § 1 O.p.).

Pełnomocnik ustanowiony w procedurze szczególnej (np. VAT-Refund), będący nierezydentem i nieposiadający identyfikatora podatkowego, ma obowiązek wskazać numer służący do identyfikacji dla celów podatkowych nadany w jego państwie, a w przypadku jego braku - numer i serię paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość. Pełnomocnik ten ma również obowiązek wskazać swój adres elektroniczny (art. 138c § 2 O.p.).

Jeżeli pełnomocnictwa udzieli osoba, która nie może się podpisać, będzie ono zgłaszane ustnie do protokołu albo podpisane za nią przez osobę sprawującą nad nią opiekę ze stosowną wzmianką obok podpisu (art. 138c § 3 O.p.).

3. Uwierzytelnienie odpisu pełnomocnictwa

Adwokat, radca prawny oraz doradca podatkowy mogą sami (tak jak dotychczas) uwierzytelnić odpis udzielonego im pełnomocnictwa oraz odpisy innych dokumentów wykazujących ich umocowanie (ciąg pełnomocnictw, odpisy z KRS itp.), przy czym w razie wątpliwości organ podatkowy będzie mógł zażądać urzędowego poświadczenia podpisu strony (art. 138a § 4 O.p.).

UWAGA!

Adwokat, radca prawny lub doradca podatkowy, który wypowiedział pełnomocnictwo, jest obowiązany działać za stronę jeszcze przez dwa tygodnie od wypowiedzenia, chyba że mocodawca zwolni go od tego obowiązku (art. 138i § 3 O.p.).

4. Pełnomocnictwo ogólne

Pełnomocnictwo ogólne jest nową instytucją w Ordynacji podatkowej i w aspekcie reprezentowania podatników stanowi najbardziej doniosłą i pożądaną zmianę. Przepisy odnoszące się do pełnomocnictwa ogólnego będą obowiązywać od 1 lipca 2016 r.

Pełnomocnictwo ogólne upoważnia do działania we wszystkich sprawach podatkowych oraz w innych sprawach należących do właściwości organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, z wyłączeniem uprawnień do podpisywania deklaracji (art. 138d § 1 O.p.).

Możliwość skorzystania z tego rodzaju pełnomocnictwa będą mieli wszyscy podatnicy.

Pełnomocnik ogólny będzie mógł zostać ustanowiony w każdym momencie, tj. zarówno na etapie już toczącej się sprawy podatkowej (w toku sprawy), jak i przed wszczęciem takiej procedury. Ustanowienie, zmiana zakresu, odwołanie lub wypowiedzenie pełnomocnictwa ogólnego będą następowały zasadniczo w formie elektronicznej (według wzoru), a jedynie w przypadku wystąpienia problemów technicznych uniemożliwiających wysyłkę dokumentu elektronicznego będzie mogło być składane w formie pisemnej zgodnej ze stosownym wzorem określonym przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych (MF).

Ustanowienie, jak również zmiana zakresu, odwołanie lub wypowiedzenie pełnomocnictwa ogólnego będą wywierały skutek od dnia wpływu pełnomocnictwa bezpośrednio do Centralnego Rejestru albo do CEIDG, skąd będą importowane do Centralnego Rejestru (pełnomocnictwo ogólne może być zgłoszone także za pośrednictwem Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej).

Adwokat, radca prawny oraz doradca podatkowy będą mogli sami zgłaszać udzielenie im pełnomocnictwa ogólnego oraz zawiadamiać o jego zmianie, odwołaniu lub wypowiedzeniu ze wskazaniem daty zwolnienia z obowiązku reprezentacji (art. 138d § 5 O.p.).

Minister właściwy do spraw finansów publicznych w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji oraz ministrem właściwym do spraw gospodarki określi, w drodze rozporządzenia, szczegółowy sposób zgłaszania pełnomocnictw ogólnych za pośrednictwem Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej oraz ich przekazywania do Centralnego Rejestru, mając na względzie potrzebę zapewnienia sprawnego zgłaszania pełnomocnictw do Centralnego Rejestru oraz pewność ustalenia zakresu działania pełnomocnika.

W przypadku ustanowienia pełnomocnika ogólnego organ podatkowy, w razie potrzeby, będzie dołączać do akt sprawy wydruk pełnomocnictwa ogólnego (a w przypadku pełnomocnictwa szczególnego - wydruk pełnomocnictwa szczególnego) udzielonego w formie dokumentu elektronicznego oraz zawiadomienia o zmianie zakresu, odwołaniu lub wypowiedzeniu pełnomocnictwa. Zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym potwierdza, w formie adnotacji, pracownik urzędu obsługującego organ podatkowy lub funkcjonariusz celny, który dokona wydruku.

UWAGA!

Dopuszczalność ustanowienia pełnomocnika ogólnego ma na celu uproszczenie zasad reprezentacji strony/podatnika przed organami podatkowymi poprzez wyeliminowanie uciążliwości związanej z dotychczasowym wymogiem przedkładania pełnomocnictwa (lub jego urzędowo poświadczonego odpisu) do akt każdej sprawy podatkowej.

UWAGA!

W celu ułatwienia korzystania z nowej instytucji pełnomocnictwa ogólnego, a także zapewnienia efektywności korzystania z bazy danych przez organy podatkowe (z uwzględnieniem m.in. potrzeby zapewnienia bezpieczeństwa, wiarygodności i niezaprzeczalności danych zawartych w pełnomocnictwach oraz potrzeby ich ochrony przed nieuprawnionym dostępem), wzór pełnomocnictwa ogólnego i zawiadomienia o jego zmianie, odwołaniu lub wypowiedzeniu oraz sposób przesyłania pełnomocnictwa ogólnego w formie dokumentu elektronicznego zostaną określone w rozporządzeniu MF (nie ma jeszcze przepisów wykonawczych w tym zakresie - będą obowiązywać od 1 lipca 2016 r.).

5. Stały kontakt z pełnomocnikiem ogólnym

Pełnomocnik ogólny będzie miał obowiązek zawiadomienia o zmianie adresu, pod którym dokonuje się doręczeń, lub adresu elektronicznego. Zawiadomienie o zmianie pełnomocnictwa w zakresie adresu będzie składane do Centralnego Rejestru. W razie niedopełnienia przez pełnomocnika ogólnego tego obowiązku pismo będzie uważane za doręczone pod dotychczasowym adresem.

6. Centralny Rejestr Pełnomocnictw Ogólnych

Centralny Rejestr to informatyczna baza danych, która ma zacząć funkcjonować z dniem 1 lipca 2016 r., tj. z dniem wejścia w życie przepisów dotyczących pełnomocnictw ogólnych. W Centralnym Rejestrze będą gromadzone pełnomocnictwa ogólne, a także zawiadomienia o ich zmianie lub odwołaniu. Rejestr ten będzie prowadzony przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych i będzie dostępny na bieżąco dla wszystkich organów podatkowych oraz organów kontroli skarbowej (art. 138d § 4 i art. 138k § 2 O.p.).

UWAGA!

Pełnomocnictwo ogólne, ze względu na szczególny charakter i zasady jego ustanawiania, analogicznie jak pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji podatkowych składanych za pomocą środków komunikacji elektronicznej, nie będzie podlegało opłacie skarbowej.

7. Pełnomocnictwo szczególne

Pełnomocnictwo szczególne, tak jak do tej pory, upoważnia do działania we wskazanej sprawie podatkowej lub innej wskazanej sprawie należącej do właściwości organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej. Może zostać udzielone na piśmie, w formie dokumentu elektronicznego lub zgłoszone ustnie do protokołu.

Pełnomocnictwo szczególne udzielone na piśmie oraz zawiadomienie o jego zmianie, odwołaniu lub wypowiedzeniu składa się do akt sprawy według wzoru, w oryginale, lub składa się jego notarialnie poświadczony odpis. Pełnomocnik może okazać oryginał lub notarialnie poświadczony odpis pełnomocnictwa szczególnego oraz zawiadomienie o jego zmianie, odwołaniu lub wypowiedzeniu w celu sporządzenia przez organ podatkowy jego urzędowego odpisu i dołączenia do akt sprawy.

Podobnie jak w przypadku pełnomocnictwa ogólnego sposób przesyłania pełnomocnictwa szczególnego w formie dokumentu elektronicznego, z uwzględnieniem potrzeby zapewnienia bezpieczeństwa, wiarygodności i niezaprzeczalności danych zawartych w pełnomocnictwach oraz potrzeby ich ochrony przed nieuprawnionym dostępem, zostanie określony w drodze rozporządzenia Ministra Finansów (art. 138j § 2 O.p.).

Pełnomocnik szczególny może brać udział w toczącym się już postępowaniu albo zainicjować to postępowanie, składając wniosek wraz z pełnomocnictwem.

Według stanu prawnego obowiązującego do 31 grudnia 2015 r. pełnomocnik dołączał do akt oryginał lub urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa, a urzędowe poświadczenie odpisu pełnomocnictwa było dokonywane - co do zasady - przez notariusza. Jednocześnie z ustawy o opłacie skarbowej wynikało, że poświadczenie zgodności duplikatu, odpisu, wyciągu, wypisu lub kopii mogło być dokonane przez organy administracji rządowej lub samorządowej (część II pkt 4 załącznika do ustawy o opłacie skarbowej - wykaz przedmiotów opłaty skarbowej, stawki tej opłaty oraz zwolnienia), przy czym poświadczenia pełnomocnictwa przez organ administracji rządowej lub samorządowej dokonywało się wyłącznie na potrzeby prowadzonej przez ten organ sprawy.

Od 1 stycznia 2016 r. regulacje zostały doprecyzowane poprzez wskazanie, że pełnomocnik dołącza do akt oryginał lub notarialnie poświadczony odpis pełnomocnictwa szczególnego. Ponadto obecnie pełnomocnik może okazać oryginał lub notarialnie poświadczony odpis pełnomocnictwa szczególnego oraz zawiadomienia o jego zmianie, odwołaniu lub wypowiedzeniu w celu sporządzenia przez organ podatkowy jego urzędowego odpisu i dołączenia do akt sprawy (art. 138e § 4 O.p.).

Dokumenty ustanawiające pełnomocnictwo szczególne, zawiadomienie o zmianie jego zakresu, odwołaniu lub wypowiedzeniu, tak jak to było dotychczas, będą dołączane do akt konkretnej sprawy (art. 138e § 3 O.p.) i będą wywierały skutek od dnia zawiadomienia o tym organu podatkowego prowadzącego wskazaną w tym pełnomocnictwie sprawę podatkową (art. 138i § 2 O.p.).

W celu ułatwienia korzystania z instytucji pełnomocnictwa szczególnego jego wzór oraz wzory zawiadomienia o jego zmianie, odwołaniu lub wypowiedzeniu zostały określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z 28 grudnia 2015 r. w sprawie wzorów pełnomocnictwa szczególnego i pełnomocnictw do doręczeń oraz wzorów zawiadomienia o zmianie, odwołaniu lub wypowiedzeniu tych pełnomocnictw. Są to wzory PPS-1 oraz OPS-1.

UWAGA!

Złożenie dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa podlega opłacie skarbowej na podstawie art. 1 ust. 1 pkt 2 ustawy z 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz.U. z 2015 r. poz. 783, z późn. zm.). Składający pełnomocnictwo jest zobowiązany dołączyć do niego dowód zapłaty należnej opłaty skarbowej albo jego uwierzytelnioną kopię, nie później niż w ciągu trzech dni od chwili powstania obowiązku jej zapłaty.

8. Pełnomocnictwo do doręczeń

Zgodnie z przepisami obowiązującymi do 31 grudnia 2015 r. podatnik/strona (rezydent) - w razie wyjazdu za granicę na okres co najmniej dwóch miesięcy - jak i osoba fizyczna będąca nierezydentem byli zobligowani do ustanowienia pełnomocnika do spraw doręczeń. Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej w wyroku z 19 grudnia 2012 r., wydanym w sprawie prejudycjalnej Alder et Alder (C-325/11), orzekł, że regulacja nakazująca wskazanie pełnomocnika dla doręczeń powinna być ograniczona do sytuacji, w której strona ma miejsce zamieszkania lub zwykłego pobytu w państwie, które nie jest członkiem Unii Europejskiej.

W konsekwencji w art. 138f § 1 pkt 1 O.p. zawarto przepis, zgodnie z którym strona zmieniająca adres miejsca zamieszkania lub zwykłego pobytu na adres w państwie niebędącym państwem członkowskim Unii Europejskiej ma obowiązek ustanowienia krajowego pełnomocnika do spraw doręczeń, bez względu na okres jej przebywania poza granicami kraju.

UWAGA!

Pełnomocnik do spraw doręczeń powinien zostać ustanowiony, gdy nie ustanowiono pełnomocnika ogólnego lub szczególnego albo gdy nie jest możliwe doręczenie za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Obowiązek ustanowienia pełnomocnika do doręczeń dotyczy także osób niemających miejsca zamieszkania lub zwykłego pobytu w Rzeczypospolitej Polskiej lub w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej (art. 138f § 1 pkt 2 O.p.) i odnosi się do sytuacji, w których taka osoba uzyska status strony postępowania w czasie pobytu w Polsce.

Tak jak było to dotychczas, w przypadku niedopełnienia obowiązku ustanowienia pełnomocnika pismo będzie uważane za doręczone pod dotychczasowym adresem w kraju, a organ podatkowy pozostawi pismo w aktach sprawy (art. 138f § 3 O.p.). Pełnomocnictwo do doręczeń może zostać udzielone na piśmie, zgłoszone ustnie do protokołu lub w formie dokumentu elektronicznego.

Strona, ustanawiając więcej niż jednego pełnomocnika o tym samym zakresie działania lub ustanawiając pełnomocnika ogólnego oraz szczególnego w tej samej sprawie, jest zobowiązana do wyznaczenia jednego z nich jako pełnomocnika do doręczeń.

Wzór pełnomocnictwa do doręczeń oraz wzory zawiadomienia o jego zmianie, odwołaniu lub wypowiedzeniu, jak również sposób ich przesyłania zostały określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z 28 grudnia 2015 r. w sprawie wzorów pełnomocnictwa szczególnego i pełnomocnictwa do doręczeń oraz wzorów zawiadomienia o zmianie, odwołaniu lub wypowiedzeniu tych pełnomocnictw. Są to PPD-1 oraz OPD-1.

Złożenie dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa do doręczeń podlega opłacie skarbowej na podstawie art. 1 ust. 1 pkt 2 ustawy z 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz.U. z 2015 r. poz. 783, z późn. zm.). Składający pełnomocnictwo jest zobowiązany dołączyć do niego dowód zapłaty należnej opłaty skarbowej albo jego uwierzytelnioną kopię, nie później niż w ciągu trzech dni od chwili powstania obowiązku jej zapłaty.

9. Pełnomocnictwo ogólne, szczególne oraz do doręczeń w formie dokumentu elektronicznego

Organ podatkowy w razie potrzeby dołącza do akt sprawy wydruk pełnomocnictwa ogólnego lub szczególnego udzielonego w formie dokumentu elektronicznego oraz zawiadomienia o zmianie zakresu, odwołaniu lub wypowiedzeniu pełnomocnictwa. Zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym potwierdzana jest, w formie adnotacji, przez pracownika urzędu obsługującego organ podatkowy lub funkcjonariusza celnego, który dokona wydruku. Pełnomocnictwo ogólne, w formie dokumentu elektronicznego, będzie przesyłane przez portal podatkowy.

Pełnomocnictwo szczególne oraz pełnomocnictwo do doręczeń, w formie dokumentu elektronicznego, są przesyłane przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej właściwego w sprawie, której to pełnomocnictwo dotyczy. Pełnomocnictwa te będą/są przesyłane z uwzględnieniem potrzeby zapewnienia bezpieczeństwa, wiarygodności i niezaprzeczalności danych w nich zawartych oraz potrzeby ich ochrony przed nieuprawnionym dostępem.

10. Tymczasowy pełnomocnik szczególny

Organ podatkowy, w sprawie niecierpiącej zwłoki, tj. w sprawie, w której istnieje bezwzględna konieczność podjęcia niezbędnych czynności procesowych, ma obowiązek wyznaczyć dla osoby nieobecnej tzw. tymczasowego pełnomocnika szczególnego, upoważnionego do działania do czasu wyznaczenia przez sąd kuratora dla osoby nieobecnej.

Tymczasowym pełnomocnikiem szczególnym może być wyznaczony w pierwszej kolejności przez organ podatkowy członek rodziny osoby nieobecnej, jeżeli wyrazi na to zgodę, a w przypadku braku takiej zgody - adwokat, radca prawny lub doradca podatkowy.

Osobą nieobecną jest osoba niemająca miejsca zamieszkania w rozumieniu art. 25 Kodeksu cywilnego (miejscem zamieszkania osoby fizycznej jest miejscowość, w której osoba ta przebywa z zamiarem stałego pobytu) lub której miejsce pobytu nie jest znane.

UWAGA!

Tymczasowy pełnomocnik jest wyznaczany dla:

● nieobecnej osoby fizycznej - w pierwszej kolejności będzie wyznaczony przez organ podatkowy członek jej rodziny, o ile wyrazi na to zgodę, a w przypadku braku takiej zgody - adwokat, radca prawny lub doradca podatkowy;

● osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej w przypadku braku jej organów lub niemożności ustalenia adresu siedziby, miejsca prowadzenia działalności lub miejsca zamieszkania osób upoważnionych do reprezentowania jej spraw - będzie to adwokat, radca prawny lub doradca podatkowy (taki pełnomocnik będzie uprawniony do działania do czasu wyznaczenia kuratora przez sąd).

W praktyce często zdarzają się sytuacje, gdy podatnika należy uznać za osobę nieobecną, z tego względu organy podatkowe powinny mieć możliwość dysponowania instrumentami prawnymi pozwalającymi na podejmowanie działań także wobec takich podatników. Z tego względu instytucja pełnomocnika tymczasowego ma praktyczny wymiar i zastosowanie (w miejsce przedstawiciela dla osoby nieobecnej wprowadzono instytucję tymczasowego pełnomocnika szczególnego, a przesłanką jego ustanowienia jest sprawa niecierpiąca zwłoki).

Pełnomocnik tymczasowy wyznaczany dla osoby nieobecnej w sprawach niecierpiących zwłoki jest uprawniony do dokonywania w imieniu tej osoby wszystkich czynności procesowych.

Wprowadzone rozwiązanie zapewnia organowi podatkowemu możliwość wszczęcia postępowania podatkowego także w przypadku braku kontaktu za stroną, przy jednoczesnym zagwarantowaniu reprezentacji przez członka rodziny lub profesjonalnej reprezentacji (adwokat, radca prawny, doradca podatkowy) w trakcie postępowania podatkowego w czasie jej nieobecności i właściwej ochrony jej interesów.

11. Pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji (jako pełnomocnictwo szczególne)

Zasadniczą zmianą wynikającą z nowelizacji przepisów Ordynacji podatkowej jest możliwość składania pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji oraz zawiadomienia o jego odwołaniu także w formie dokumentu elektronicznego do ministra właściwego do spraw finansów publicznych. Zmiana ta związana jest z wprowadzeniem instytucji pełnomocnictwa ogólnego i szczególnego oraz składania ich w formie dokumentu elektronicznego. Zamierzonym skutkiem tej zmiany ma być zawarcie w jednej bazie danych informacji dotyczących wszystkich pełnomocnictw do podpisywania deklaracji elektronicznych i papierowych.

Wzory pełnomocnictw do podpisywania deklaracji (w formie papierowej oraz elektronicznej), a także wzory zawiadomienia o zmianie lub odwołaniu tych pełnomocnictw, określa rozporządzenie Ministra Finansów z 29 grudnia 2015 r. w sprawie wzorów pełnomocnictw do podpisywania deklaracji oraz wzorów zawiadomień o zmianie lub odwołaniu tych pełnomocnictw, wskazując zakres pełnomocnictwa i dane identyfikujące podatnika, płatnika lub inkasenta oraz pełnomocnika, a także mając na celu uproszczenie ich zgłaszania oraz pewność ustalenia zakresu działania pełnomocnika.

UWAGA!

Pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji oraz zawiadomienie o odwołaniu tego pełnomocnictwa może być złożone w formie dokumentu elektronicznego, który podatnik/płatnik/inkasent powinien złożyć do ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

Deklaracja, w tym deklaracja składana za pomocą środków komunikacji elektronicznej (tzw. deklaracja elektroniczna), może być podpisana także przez pełnomocnika podatnika, płatnika lub inkasenta.

Pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji oraz zawiadomienie o odwołaniu tego pełnomocnictwa składa się organowi podatkowemu właściwemu w sprawach podatku, którego dana deklaracja dotyczy. Pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji elektronicznej oraz zawiadomienie o odwołaniu tego pełnomocnictwa podatnik, płatnik lub inkasent składa naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu w sprawach ewidencji podatników i płatników.

Jeżeli przepisy prawa podatkowego wymagają podpisania deklaracji przez więcej niż jedną osobę, pełnomocnictwo do podpisania tej deklaracji jest skuteczne, jeżeli udzieliły go wszystkie osoby.

W kwestiach dotyczących pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące pełnomocnictwa w postępowaniu podatkowym. O ile przepisy nie stanowią inaczej, podpisanie deklaracji przez pełnomocnika zwalnia podatnika, płatnika lub inkasenta z obowiązku jej podpisania.

UWAGA!

Podpisywanie deklaracji przez pełnomocnika wymaga złożenia szczególnego pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji. Zatem upoważnienia do podpisywania deklaracji podatkowych nie można wywodzić z ogólnego pełnomocnictwa do reprezentowania firmy przed organami podatkowymi.

12. Zakres pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji

Pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji podatkowych jest szczególnym rodzajem pełnomocnictwa, upoważniającym jedynie do złożenia podpisu na deklaracji, z wyłączeniem innych działań na rzecz podatnika (tak m.in. NSA w wyroku z 18 grudnia 2009 r., sygn. akt I FSK 1303/08). Pełnomocnictwo do podpisania deklaracji nie uprawnia do sporządzenia deklaracji, co musi wynikać z innego tytułu prawnego. Osoba ustanowiona jedynie do podpisywania deklaracji nie może też poprawiać danych zawartych w deklaracji. Wszelkie skutki prawnopodatkowe związane z danymi ujawnionymi w deklaracji obciążają zatem podatnika, płatnika lub inkasenta. Pełnomocnik nie ponosi z tego tytułu żadnej odpowiedzialności.

Pełnomocnictwo szczególne do podpisania deklaracji powinno zawierać zakres pełnomocnictwa, czyli wskazanie, do podpisywania deklaracji na jaki podatek podatnik upoważnia pełnomocnika (rodzaj deklaracji), oraz okres obowiązywania.

Pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji oraz zawiadomienia o ich odwołaniu są obecnie składane według urzędowo określonych wzorów. Wskutek zmian wprowadzonych w Ordynacji podatkowej określono także wzór pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji składanej w postaci papierowej UPL-1P oraz o jego odwołaniu OPL-1P, a dotychczas stosowane formularze pełnomocnictw do podpisywania deklaracji składanych elektronicznie UPL-1 oraz o jego odwołaniu OPL-1 uległy zmianom.

Złożenie dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa w postaci papierowej podlega opłacie skarbowej na podstawie art. 1 ust. 1 pkt 2 ustawy z 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej. Składający pełnomocnictwo jest obowiązany dołączyć do niego dowód zapłaty należnej opłaty skarbowej albo jego uwierzytelnioną kopię, nie później niż w ciągu trzech dni od chwili powstania obowiązku jej zapłaty.

Z kolei złożenie pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji w formie elektronicznej jest zwolnione z opłaty skarbowej na podstawie części IV kolumny 4 pkt 5 załącznika do ustawy o opłacie skarbowej.

PRZYKŁAD

Pani Zofia Kowalska prowadzi biuro rachunkowe "BILANSIK". Jeden z klientów - spółka MARIBO Sp. z o.o. - upoważnił ją do podpisywania w jego imieniu deklaracji składanych drogą internetową/elektroniczną. Pani Zofia Kowalska na podstawie takiego pełnomocnictwa nie może jednak podpisywać deklaracji składanych w formie papierowej.

Pełnomocnik ustanowiony do podpisania deklaracji może podpisywać zarówno deklaracje składane w formie pisemnej, jak i elektronicznej. Wymaga to jednak sporządzenia i złożenia dwóch różnych upoważnień (w dodatku odrębnych od pełnomocnictwa ogólnego), co wynika z art. 80a O.p.

Nie ma przeciwwskazań, aby tę samą osobę upoważnić do podpisywania deklaracji składanych zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Musi ona jednak legitymować się odpowiednimi pełnomocnictwami. Pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji papierowych nie uprawnia do podpisywania e-deklaracji, i odwrotnie.

UWAGA!

Pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji oraz zawiadomienie o jego odwołaniu mogą być składane drogą elektroniczną. Obowiązek przekazania tych dokumentów w tej formie nałożono na podatnika (płatnika). Od 1 stycznia 2016 r. w jednej bazie gromadzone są informacje dotyczące wszystkich pełnomocnictw do podpisywania deklaracji - elektronicznych i papierowych. Pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji oraz zawiadomienia o ich odwołaniu są składane według urzędowo określonych wzorów.

13. Ważność pełnomocnictw do podpisywania deklaracji złożonych przed 1 stycznia 2016 r.

Przepisy wykonawcze określające nowe wzory pełnomocnictw do podpisywania deklaracji i wzory zawiadomienia o zmianie lub odwołaniu tych pełnomocnictw, które zostały wydane na podstawie upoważnienia zawartego w art. 80a § 5 O.p., w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2016 r., nie działają wstecz. Wobec tego w przypadku złożenia pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji przed 1 stycznia 2016 r. nie ma obowiązku ponownego składania pełnomocnictwa według nowego wzoru.

Wcześniejsze pełnomocnictwa zachowają moc do czasu ich wygaśnięcia lub odwołania. Tak wynika ze stanowiska Departamentu Polityki Podatkowej Ministerstwa Finansów wyrażonego w piśmie z 30 grudnia 2015 r. skierowanym do wszystkich dyrektorów izb skarbowych (sygn. PK4.8022.45.2015).

14. Przepisy przejściowe

Nowe zasady ustanawiania pełnomocników w sprawach podatkowych weszły w życie z dniem 1 stycznia 2016 r., z wyjątkiem regulacji dotyczących pełnomocnictw ogólnych i przepisów dotyczących Centralnego Rejestru Pełnomocnictw Ogólnych, które zaczną obowiązywać od 1 lipca 2016 r.

Pełnomocnictwa dołączone do akt sprawy przed 1 stycznia 2016 r., a także ich urzędowo poświadczone odpisy oraz uwierzytelnione odpisy, uznaje się za pełnomocnictwa szczególne.

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 80a, art. 80b, art. 138a, 138b, art. 138c, art. 138d, art. 138e, art. 138f, art. 138g, art. 138h, art. 138i, art. 138j, art. 138k, art. 138l, art. 138m ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa - j.t. Dz.U. z 2015 r. poz. 613; ost.zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 615

● § 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z 28 grudnia 2015 r. w sprawie sposobu przesyłania, w formie dokumentu elektronicznego, pełnomocnictwa ogólnego, pełnomocnictwa szczególnego oraz pełnomocnictwa do doręczeń - Dz.U. z 2015 r. poz. 2290

● § 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z 28 grudnia 2015 r. w sprawie wzorów pełnomocnictwa szczególnego i pełnomocnictw do doręczeń oraz wzorów zawiadomienia o zmianie, odwołaniu lub wypowiedzeniu tych pełnomocnictw - Dz.U. z 2015 r. poz. 2330

● § 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z 29 grudnia 2015 r. w sprawie wzorów pełnomocnictw do podpisywania deklaracji oraz wzorów zawiadomień o zmianie lub odwołaniu tych pełnomocnictw - Dz.U. z 2015 r. poz. 2337

Emilia Bartkowiak

radca prawny